documentacion del sistema de registro academico fundageo
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UNIVERSIDAD CAPITAN GENERAL GERARDO BARRIOS
FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGIA
CARRERA:
INGENIERIA EN SISTEMA Y REDES INFORMATICO.
CATEDRA:
INGENIERIA DE SOFTWARE II
DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE REGISTRO
ACADEMICO FUNDAGEO PARA EL PROGRAMA
“VENTANA AL MUNDO”.
CATEDRATICO:
LICDA. CARMEN ELENA CRUZ
INTEGRANTES: HEYDI JULISSA VENTURA REYES
FATIMA YESSENIA HENRRIQUEZ SANDOVAL
CECILIA DEL CARMEN GOMEZ VILLALTA
JULIO CESAR MACHADO
JOSE MANUEL NIETO
SAN MIGUEL, JUNIO DE 2013
Capítulo I
1. Planteamiento de Problema
1.1. Definición del tema
El desarrollo de un sistema para el registro académico de la FundaGeo
de las actividades que se desarrollan con los estudiantes del programa
denominado “Ventana al Mundo”
1.2. Descripción de la Empresa.
Fundación La Geo tiene sus inicios en:
• PACO (Programa de Atención Comunitaria): Enero del 2000
• APS (Área de Proyección Social): Enero del 2006
• Funda Geo (Fundación LaGeo): Enero del 2008
Objetivo de la Fundación La Geo
Apoyar iniciativas de desarrollo local sostenible en las Comunidades del
área de acción de las Centrales Geotérmicas, incidiendo y creando
sinergia con las Comunidad, Gobiernos Locales y otras Instituciones,
para la implementación de prácticas y acciones que permitan a las
Comunidades mejorar sus condiciones de vida y de su entorno, en sus
dimensiones económica, social y ambiental.
Áreas de Influencia
FundaGeo trabaja principalmente en las zonas vecinas a los Campos
Geotérmicos administrados por LaGeo (Ahuachapán y Berlín).
FundaGeodesea enfocar sus esfuerzos a la educación (formal y no
formal), así como al desarrollo de capacidades y habilidades, que
propicien el desarrollo integral de las Comunidades, su productividad y
auto sostenibilidad.
FundaGeo tiene presencia en 4 Municipios de El Salvador:
• Alegría
• Berlín
• Mercedes Umaña
• Ahuachapán
Trabajando en 37 Comunidades (entre cantones, colonias, barrios y
caseríos), circunscritos en los Municipios antes mencionados.
La población total de las áreas de influencia donde trabaja FundaGeo
es de 16,048. Muchas veces esa población meta se ve superada debido
a proyectos o acciones de impacto desarrolladas en las áreas urbanas
de las Municipios.
Los ejes de acción en que se desarrollaFUNDAGEO son:
Infraestructura Social Básica
Proyectos productivos
Educación
¿Qué es Ventana al Mundo?
Ventana al Mundo es un Programa Educativo que consiste en impartir
paralelo al año lectivo escolar, clases de Inglés, Informática y
Arte/Creatividad a Centros Escolares, maestros, personal de salud e
instituciones vecinas de las Centrales Geotérmicas de Ahuachapán y
Berlín. El programa cuenta también con sub programas como lo son los
círculos de Lectura, Club de Tareas y Atención Psicológica.
Durante las vacaciones escolares, Ventana al Mundo, también imparte
“Cursos de Verano”, orientado a contribuir con la formación de niños y
jóvenes, a efecto que puedan emplear su tiempo en actividades sanas
y productivas.
Objetivo General
Implementar un Centro de Informática e idiomas y de desarrollo de
habilidades Artístico-Creativas para niños y jóvenes de las comunidades
vecinas a las instalaciones de LaGeo y en el área urbana de Berlín y
Ahuachapán con el objeto de acceder la adquisición de habilidades
que les permitirán reducir la brecha tecnológica y enfrentar los retos de
la modernización a través de la utilización efectiva de la tecnología que
faciliten tener mayores oportunidades de formación superior y un mejor
capacitación para cuando ingresen al mercado laboral.
Objetivos Específicos
Proporcionar conocimiento para el uso y acceso a herramientas
que permitan mejores oportunidades de desarrollo intelectual y
de habilidades en la población estudiantil.
Crear y mantener entornos de aprendizaje con acceso libre y
gratuito a tecnologías de información y conocimiento, incluyendo
Internet e inglés.
Objetivos Sociales
Contribuir con los Centros Escolares de la zona para el desarrollo
de habilidades y conocimiento para los estudiantes en el área de
informática, inglés y Arte-Creatividad.
Capacitar a personas de las comunidades para mejores y
mayores oportunidades de empleo.
1.3. Situación Problemática
La fundación Geo brinda algunos beneficios a las comunidades
principalmente la educación con especialización en ingles,
computación y Arte-creatividad para lo cual hay instructores para
cada área.
Los inconvenientes que se han presentado en el registro académico es
que los instructores se demoran en presentar las notas de las
evaluaciones de sus alumnos/as ya que lo registran mediante hojas de
calcula de Excel
Con el uso del sistema que se va implementar se pretende facilitar el
trabajo a los instructores ya que además se presentan distintos reportes
como la asistencia, los promedios por materia, alumnos sobresalientes,
deserción de alumnos/as, etc. ya que todos estos informes son
entregados al Director de la FundaGeo y enviados a los docentes de los
Centros Escolares y al Ministerio de Educación semanal, mensual y
trimestralmente.
1.4. Justificación
La implementación de un software en nuestras labores diarias se va
haciendo más necesaria ya que nos facilita nuestro trabajo, acortando
el tiempo, reduciendo costos y minimizando errores.
Por la situación actual en que vivimos es importante y necesario el
desarrollo del sistema informático en la fundación FundaGeo el cual se
realizará un control académico en el proyecto “Ventana al Mundo” ya
que los instructores de las clases de inglés, computación y arte-
creatividad realizan los registros académicos manualmente en hojas de
cálculo de Excel ya que no poseen un software que les pueda ayudar
a facilitar estas actividades.
1.5. Objetivos
1.5.1. Objetivo General.
Desarrollar un sistema de informático para la institución FundaGeo en el
cual se lleve el registro académico de los alumnos/as del programa
educativo denominado “Ventana al Mundo”.
1.5.2. Objetivo Especifico
Identificar los requerimientos fundamentales para el desarrollo del
sistema informático a desarrollarse en la FundaGeo.
Diseñar el sistema informático de registro académico con todos
los requerimientos necesarios para obtener un software de
calidad.
Implementar el registro académico en el área donde será
utilizado para tener especificaciones de las funciones que
realizara el sistema informático.
Documentar un manual de usuario sobre el registro académico
para que los usuarios puedan usarlo más fácilmente.
1.6. Alcances y Limitaciones
1.6.1. Alcances.
1.6.1.1. Alcance Espacial
El desarrollo del software en la Fundación FundaGeo ubicada en Berlín
departamento de Usulután beneficia a los instructores de las diferentes
especialidades ya que les ayudara a llevar un mejor control de los
registros académicos.
1.6.1.2. Alcance Temporal
El sistema informático ha desarrollarse para mejorar el control
académico del proyecto “Ventana al Mundo” de la fundación
FundaGeo se realizara en un periodo de 8 meses.
1.7 Limitaciones.
La FundaGeo es una institución en donde hay mas instalaciones y
el sistema a desarrollar facilitara las actividades únicamente de
una instalación ya que estamos en proceso de aprendizaje, el
tiempo y los conocimientos no alcanza a cubrir todas las
necesidades generales de la Institución,
El sistema solo podrá ser utilizado para institución FundaGeo.
La institución tendrá que realizar la adquisición del equipo que
necesitaran para la implantación del sistema.
Sobre todas esas limitaciones antes mencionadas se hará todo lo
posible para cumplir con los objetivos propuestos.
Capitulo II
2.1. MARCO TEORICO.
Sistemas de información
El desarrollo de un Sistema de Información, necesita que los
investigadores manejen de una manera profunda todo lo relacionado
con el problema que se desea resolver; es por ello que se debe tener
claro el significado del término sistema de información, según el libro
Análisis y Diseño de Sistemas de Kendall y Kendall lo define: “Sistemas
computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción
entre usuarios, hardware y software, para que funcionen de manera
coordinada, con el fin de dar apoyo a tareas organizacionales”.
Es importante comprender que el sistema de información realiza cuatro
actividades básicas las cuales son:
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema
de Información interacciona con el usuario para obtener los datos
que necesita.
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecida.
Almacenamiento de Información: El almacenamiento es una de
las actividades más importantes que tiene un sistema de
información, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recuperar la información guardada en la sección o proceso
anterior.
Salida de Información: La salida de información es la capacidad
de un sistema de información para obtener la información
procesada o bien datos de entrada al exterior.
Características de los sistemas de información
Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.
Tiene la propiedad de ser recolectores de información y son
capaces de manejar grandes cantidades de datos, para realizar
sus operaciones que dan como resultado un gran volumen de
información.
Son adaptables a aplicaciones que se encuentran en el mercado.
Ventajas de los sistemas de información
Integridad de la información: hace referencia a que la
información se encuentra en óptimas condiciones al estar en un
medio informático seguro, diseñado especialmente para tal fin,
comparado con un medio manual ó físico.
Confidencialidad de la información y seguridad: solo personal
autorizado tiene acceso a determinada información, permitiendo
que no pueda ser modificada o alterada.
Disponibilidad de datos estadísticos: al contar con información
debidamente organizada se pueden tener datos estadísticos en
tiempo real.
Eliminación de cuellos de botella: un aspecto importante en la
eficiencia organizacional es la eliminación de los cuellos de
botella, el sistema de información los elimina distribuyendo el
proceso de captura y salida de datos.
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA
Para la implantación del sistema se determinaron los requerimientos de
Hardware y Software para que la aplicación, tanto en el Cliente como
en el Servidor, así como también se especificó como configurar cada
uno de estos componentes.
Por último se creó un manual para el usuario, a través del cual se explica
el funcionamiento del sistema para cada modulo, los cuales son:
Administración de Usurios y Perfiles
Búsquedas del sistema
Detalles de información (Edición de Información)
Reportes del sistema
ANTECEDENTES
En la actualidad los colegios desean mejorar la administración de los
procesos de registro académico, en lo que se refiere al expediente de
sus alumnos, inscripciones de grado y registro de notas. La planificación
académica se vuelve cada vez más compleja, por el incremento de
alumnos, secciones por grado y la propia infraestructura de la
institución, que tiene la necesidad de satisfacer su demanda.
Para ofrecer soporte a nuevos niveles de crecimiento y estar preparados
para el futuro, los colegios deben adquirir una solución informática
integrada y de fácil uso, diseñada para aportar la precisión y control
necesario que proporcione una fuente integral de datos y sofisticadas
herramientas de control administrativo.
REGISTRO ACADEMICO
El registro académico de una institución de estudios superiores es el pilar
fundamental al momento de hablar del histórico académico de los
estudiantes. En vista de lo anterior la universidad Albert Einstein decidió a
partir del año de 1984 adquirir su primer sistema informático de registro
académico, el cual ha sido actualizado frecuentemente para estar de
acuerdo con las necesidades de la institución.
La continua recopilación de información de los estudiantes juega un
papel determinante en los resultados que pueda brindar un sistema de
registro académico, siendo ésta lo más fiable, concisa y lo más exacta
posible.
Actualmente la universidad Albert Einstein cuenta con una aplicación
desarrollada en Microsoft Visual Basic 5.0 que interactúa con una Base
de Datos diseñada en Microsoft Access 97, la cual se encuentra
instalada en las computadoras del Departamento de Secretaría
Académica. Los usuarios asignados al sistema son: personal de
Secretaría Académica, personal de Secretaría Académica, Docentes y
demás personal de la universidad que piden autorización para su uso
por motivos determinados.
Dicha aplicación permite:
Asignar cuotas a los alumnos.
Inscribir materias.
Retirar materias.
Generar una vista del detalle de los alumnos que se cambiaron
de carrera.
Generar una vista del detalle de los alumnos que ingresaron a la
universidad por equivalencias.
Hacer cálculos de C.U.M. de un alumno en particular.
Generar reportes de alumnos y profesores.
Generar boletas de notas, etc.
Registro de Notas
Utilice este proceso para el registro de calificaciones en períodos
activos, es decir, trabajando de acuerdo al calendario académico
publicado por el Departamento de Acreditación Institucional.
Cada una de las opciones que se describirán a continuación las
encontrará en el módulo de notas, al entrar con el usuario de registro
académico de la institución.
Orden Original del menú Orden de opciones a seguir en esta sección
El orden de las opciones se alterará, pues se indicará el proceso de
Registro de notas, sin embargo se tomarán en cuenta todas las
opciones de acuerdo a la sección.
Existen además usuarios docentes quienes tendrán a su cargo una
sección en especifico, sin embargo este tipo de usuarios no verá todo el
menú que en la pantalla se despliega, pues no tiene asignados los
mismos privilegios de registro académico. Pueden usar este manual
solamente en la parte que les corresponde.
Opción Iniciar Registro
Se encuentra en la primera posición del menú este proceso debe
ejecutarse antes del ingreso de notas, pues lo que hace es:
Identificar a cada uno de los alumnos matriculados en la institucion,
sección por sección, a fin de colocar el plan de estudios respectivo.
Debe ejecutarse en dos circunstancias:
1‐ Cuando se esta empezando con el registro, es decir, es el inicio del
año escolar, no hay ninguna nota registrada, y se comenzará con el
primer período de todas las secciones de la institución
2‐ Cuando se matriculen alumnos de forma extemporánea, por
cualquier motivo (ej.
Traslados, movilidades horizontales, falta de documentación… etc.)
Asegúrese que el proceso se ha ejecutado con el mensaje “Proceso
ejecutado con éxito”, este puede tardar varios minutos dependiendo
de la cantidad de matricula que posea la institución.
Opción Registro de Notas
Se encuentra en la tercera posición del menú
Una vez ejecutado el proceso “iniciar Registro”, puedo pasar a la
opción “Registro de notas” que encontraré siempre en el módulo de
notas. En esta opción podrá ver la nomina de los alumnos matriculados
y validados de una sección en especifico. Para utilizar esta opción:
Debe seleccionar el servicio educativo, utilizo solamente un filtro
Al hacer clic en el botón aparecerá la siguiente pantalla, siga el
orden de los pasos:
Tras haber seleccionado el servicio educativo, tengo que escoger el
plan de estudios, la materia a la que le registrará notas
Luego, escoger el periodo :
Dar clic en “filtrar” para ver la nomina de estudiantes. Vea la pantalla
con el orden de los pasos a seguir.
Opción Control de Notas
Se encuentra en la penultima posición del menú
Tiene como objetivo permitir al registro académico hacer el control de
calidad del dato ingresado. Pasa las notas de un estado “digitado” a
“registrado” para asegurar que las notas estan correctas. La forma de
uso se parece a la de registro de notas, vea la pantalla a continuación:
Pantalla general de Control de notas:
Opción Registro de Conducta
Se encuentra en la cuarta posición del menú
Esta opción permite llevar el registro de la conducta del alumno,
período por período. Utilice los filtros para llegar hasta la sección a la
que desea registrarle conducta
Siga los pasos en el orden que se muestran en la pantalla:
Recuerde que la conducta se ingresa de forma conceptual, teniendo la
siguiente escala:
· Excelente
· Muy Bueno
· Bueno
· Regular
Debe seleccionar una por cada alumno, en cada uno de los cuatro
períodos.
Opción Registro de Asistencia
Se encuentra en la quinta posición del menú
Permite al usuario , registrar la cantidad de días asistidos por el alumno.
Teniendo un máximo de 50 días por período, haciendo un total de 200
días al año. (ej. El Alumno Oscar Santiago
Domínguez asistio 48 días del primer período, eso equivale a un 98% de
la asistencia total del período)
Recuerde que una vez cerrado el tiempo de ingreso, no será posible
hacer este registro, por lo que recomendamos que se apegue al tiempo
establecido en el calendario académico institucional. La forma de filtrar
es parecida a las de las opciones anteriores.
Habiendo seleccionado la sección, siga los pasos a continuación
Opción Emitir Notas (Para construir la boleta de notas)
Se encuentra en la sexta posición del menú
Al haber ingresado las notas, utilice este proceso para contruir el reporte
“boleta de notas”, el proceso se hace para cada una de las secciones
creadas en un año escolar.
Utilice los filtros para llegar hasta la sección que desea:
Filtre y guarde período por período, para asegurarse de ver los datos
completos. Asegúrese que todos los alumnos esten marcados con el
cheque
El resultado será ver una boleta de notas completa o parcial
dependiendo de el período en el que se encuentre.
REPORTES DE NOTAS
Existen varios reportes que facilitarán al encargado de registro
académico la entrega de notas a los alumnos. Los reportes que se
describirán a continuación son:
· La Boleta de Notas
· Cuadro de Notas
· Cuadro de Promoción
· Acta de Segunda Matrícula
· Certificados
Debe asegurarse que el navegador que utilice, este configurado de tal
manera que vea las ventanas emergentes, pues de lo contrario no
podrá ver este tipo de reportes.
Boleta de Notas
Este reporte se genera para un solo alumno, previo a este reporte, debo
haber efectuado la Emisión de las notas (Opción Emitir Notas).
Para generarlo debo de seleccionar el módulo de “Reportes” la opción
“Reporte de Notas” la categoría del reporte “Alumno”.
En esta pantalla se solicitarán filtros de búsqueda, utilice solamente uno,
es decir, puedo utilizar unicamente el NIE del alumno de la siguiente
forma:
De clic en el vinculo en rojo “Boleta de Notas” y le mostrara la siguiente
ventana de búsqueda:
2.2 DEFINICION DE TERMINOS.
Usuario:
Son personas que están interactuando con el sistema; los cuales se
benefician con el resultado de procesamiento de datos que se
ejecutan.
Usuarios finales:
Son personas que interactúan con un sistema de información en el
medio que realizan su trabajo dentro de una organización.
Software:
Es la parte intangible (no se puede tocar) o conjunto de programas, e
instrucciones que ejecutan procedimientos asociados con la operación
de un computador.
Ingeniería de sistema:
Conjunto de herramientas de software (programas) que ayudan a los
profesionales para la elaboración de sistemas.
Actualizar:
Esta operación permite al sistema modificar o actualizar los valores
actuales de las clases existentes.
Eliminar:
En esta acción el usuario puede eliminar algún dato u registro que ya
no sea de utilidad.
Ingreso al sistema:
Las cuentas de acceso (usuario y clave) son personal e intransferible
Análisis:
Primera fase del ciclo de vida del desarrollo de software, en la cual se
definen las necesidades, se analizan los sistemas actuales; se desarrollan
soluciones alternativas y se selecciona la mejor solución y sus funciones.
Actualización:
Mantener al día todos los datos que se manejan en el Registro
Académico de la institución.
Diseño:
Segunda fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, en la que el
equipo del proyecto investiga y desarrolla alternativas para satisfacer las
necesidades de cómputo de una organización.
Identificación:
Determinación de los datos o información que se desea organizar.
Implementación:
Cuarta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, en la que se
instalan software y hardware nuevos en el ambiente del usuario, se
ofrece capacitación y se completa la prueba del sistema.
Instalación:
Consiste en transferir componentes del programa de un disquete o CD-
ROM a un disco duro y dejar listo el programa para su operación.
Reportes:
Son documentos impreso, para este caso referente a registros de notas,
estadísticas y otros.
Requisitos de ingreso:
Son las normas y procedimientos que regulan el ingreso al plan curricular
de un programa.
Requerimientos:
Características que describen el tipo de información que se desea
organizar dentro del sistema.
Matrícula:
Registro oficial de los cursos u otras actividades académicas que el
estudiante realiza para cumplir con el plan curricular, siendo autorizadas
por las instancias académicas competentes.
Sistema de información:
Conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan entre sí,
para darle solución a un mismo problema.
Capitulo III
3. Metodología de la Investigación
3.1. Tipo de Investigación
El tipo de investigación será Descriptiva ya que conoceremos los
requerimientos o necesidades de los instructores, para poder realizar
el cuadro de notas, a través de la descripción exacta de las
actividades, objetivos, procesos y demás funciones para poder
desarrollar el sistema de control de notas del proyecto ventana al
mundo de la fundación FundaGeo.
Además se caracterizará la investigación cualitativa es ver los
acontecimientos, acciones, normas, valores, etc., desde la
perspectiva de la gente que está siendo estudiada.
Sustentada en las tendencias subjetivistas, las que pretenden una
comprensión del fenómeno social, concediendo a lo subjetivo la
principal fuente de los datos; antes que generar leyes universales,
buscan la descripción y comprensión de escenario particulares. El
mundo social depende de los sujetos y son ellos quienes los
construyen y lo vivencian; por lo tanto, para conocerlo no es
suficiente generar explicaciones objetivas sobre él, no es posible
considerar que el mundo social este regido por leyes universales,
puesto que las realidades son para los sujetos y grupos una realidad
diferente.
En este sentido, una realidad social no puede cuadricularse en un
plano cartesiano y tabla porcentual, puesto que la sociedad es
dinámica de significantes y significados que constituyen dicha
realidad.
3.2. Técnicas e instrumentos para la recolección de información.
Las técnicas utilizadas para obtener los requerimientos del software que
vamos a desarrollar para la institución FundaGeo fueron:
Entrevista.
Realizamos una entrevista a El Director del la FundaGeo y a los
instructores de la institución.
Cuestionario.
Realizamos un cuestionario que consistió en hacerles una serie de
preguntas al Director y los instructores relacionadas con varios
aspectos para tomar nota de los requerimientos, conociendo las
necesidades o las dificultades que se presentan en la institución.
Sistemas existentes.
Hemos recopilado información sobre sistemas que ya han sido
diseñados para el control de notas para analizar que
requerimientos nos hace falta o para mejorar la calidad del
sistema.
Lluvia de ideas.
Como equipo de trabajo hemos aportado nuestras ideas con el
objetivo de desarrollar un software de calidad, que el director y
los instructores de la institución queden satisfechos con el
producto.
Casos de Uso.
Hemos realizado e ilustrado los casos de uso que nos permitió
descubrir la posible secuencia de interacciones entre el sistema y
uno o más actores, una descripción de un conjunto de
escenarios, cada uno de ellos comenzando con un evento inicial
desde un actor hacia el sistema.
Los instrumentos utilizados para obtener los requerimientos del software
que vamos a desarrollar para la institución FundaGeo fueron:
IBM RationalRequisitePro.
Utilizamos este instrumento ya que es una herramienta fácil de
usar, nos permitió crear y compartir los requerimientos utilizando
métodos familiares basados en documentos potenciados por la
aplicación de las capacidades de una base de datos como la
trazabilidad y análisis de impacto ya que era tan necesario e
importante que todos los miembros de nuestro equipo posean un
entendimiento compartido de la visión del proyecto, las metas,
especificaciones y requerimientos.
3.3 PROCESAMIENTOS Y ANALISIS DE LAS NECESIDADES.
¿El programa ventana al mundo no cuenta con un sistema adecuado
para el buen manejo de registro académico y control de notas de sus
estudiantes?
3.3 JUSTIFICACIÓN
Se formula el análisis y diseño de un sistema de información para el
sistema registro académico y control de notas de sus estudiantes
debido a que es necesario e indispensable.
En el Programa Ventana al mundo para poder llevar el registro
académico y control de notas cuenta con algunas dificultades debido
a que no cuenta con un Sistema adecuado esto interfiere con la
demora del registro académico; entrega de informes como: notas
,asistencias, libreta de Notas a cada Estudiante etc.
Tomando en cuenta la tecnología de los sistemas de información y para
poder innovar, se tiene tomar a bien la implementación del diseño de
un sistema correctamente planteado, que facilitara el proceso de
ingreso académico de estudiantes y el buen manejo de Notas.
Por ello nuestra investigación se centra en el análisis y diseño del sistema
de información para el buen manejo de Notas, estamos consiente de la
ubicación geográfica en donde se encuentra fundación La Geo
(FUNDAGEO) dando un seguimiento continuo, rápido y fiable en cada
proceso.
OBJETIVO GENERAL
Analizar y diseñar un programa eficaz para el buen funcionamiento de
un sistema para el registro académico y control de notas de sus
estudiantes del Programa Ventana al Mundo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Analizar los procesos sistema para el registro académico y control de
notas de sus estudiantes del Programa Ventana al Mundo.
• Diseñar un programa efectivo para un vertiginoso procesamiento de
Nota del Programa Ventana al Mundo(FUNDAGEO).
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
4.2 ANÁLISIS:
Análisis de requerimientos:
Esta disciplina tuvo como objetivo establecer lo que el sistema debe
hacer según la especificación de requerimientos, este análisis consiste
en describir lo que el sistema para el registro académico y control de
notas de sus estudiantes del Programa Ventana al Mundo
proporcionará en términos de funcionalidad, el cual define requisitos
funcionales y operativos del sistema.
Capitulo IV
4. Especificación de Requerimientos del sistema.
4.1 Modelo A Utilizar
El modelo a utilizar en nuestro proyecto es el lineal secuencial.
4.1.1 Etapas
1) Análisis y Definición de Requerimientos. Los servicios, restricciones y
metas del sistema se definen a partir de las consultas con los usuarios;
que luego se definen en detalle como « Especificación del Sistema ».
2) Diseño del Sistema y del Software. El Diseño del Sistema divide los
requerimientos en: Hardware o Software. Establece una Arquitectura
completa del Sistema. El Diseño del Software identifica y describe las
abstracciones fundamentales del Software y sus relaciones. Modelo en
Cascada Etapas
3) Implementación y Prueba de Unidades. Como el diseño del software
se lleva a cabo como un conjunto de unidades de programas. Esta
prueba implica verificar que cada una cumpla su especificación.
4) Integración y prueba del sistema. Los programas o las unidades
individuales de programas se integran y prueban como un sistema
completo para asegurar que se cumplan los requerimientos del
software. Después de las pruebas, el sistema software se entrega al
cliente.
5) Funcionamiento y mantenimiento. Por lo general es la fase más larga
del Ciclo de Vida. El sistema se instala y se pone en funcionamiento
práctico. El mantenimiento implica: Corregir errores no descubiertos en
las etapas anteriores del ciclo de vida. Mejorar la implementación de las
unidades del sistema. Aumentar los servicios del sistema una vez que se
descubren nuevos requerimientos.
4.1.2 Ventajas
Modelo y planificación fácil y sencillos.
Sus fases son conocidas por los desarrolladores.
Los usuarios lo pueden comprender fácilmente.
4.1.3 Inconvenientes
Es general establecer todos los requisitos al principio de proceso
de desarrollo es un mito inalcanzable. Los usuarios no pueden
imaginarse lo que quieren hasta que no ven un sistema
funcionando.
Los requisitos no se pueden congelar mientras dura el desarrollo.
El usuario debe esperar mucho tiempo hasta ver los resultados.
Se genera mucho mantenimiento inicial debido al periodo de
congelación de requisitos y este recae, en su mayor parte.
Alto riesgo en sistemas nuevos debido a problemas en las
especificaciones y en el diseño.
Bajo riesgo para desarrollos bien comprendidos utilizando
tecnología conocida.
4.2 Descripción técnica del software
4.2.1 Tipo Software
El tipo de Software que aplica para el desarrollo de sistema
informático en registro Académico de la Funda-Geo es el de
aplicación o de gestión, porque existe una interacción con el
usuario, ya que es un conjunto de procedimientos específicos a
gestionar en dicho software, que se obtienen entrada y salida de
información es decir llenado de ficha de estudiante, matricula del
estudiante, registro de notas, ingreso de asistencia, ingreso de
conductos y generar reportes que el usuario requiera.
4.2.2 Plataforma a Utilizar
El tipo de plataforma a utilizar para la realización de sistema de
información del registro académico en la Funda-GEO son:
MySQL: Es un sistema de gestión de base de datos relacional, multihilo y
multiusuario muy utilizado en aplicaciones web, como Drupal o PHP.
Características de MySQL
La siguiente lista describe algunas de las características más importantes
del software de base de datos MySQL.
Escrito en C y en C++
Probado con un amplio rango de compiladores diferentes
Funciona en diferentes plataformas.
APIs disponibles para C, C++, Java, Perl, PHP, Python, Ruby, y Tcl.
Joins muy rápidos usando un multi-join de un paso optimizado.
Las funciones SQL están implementadas usando una librería
altamente optimizada y deben ser tan rápidas como sea posible.
El servidor está disponible como un programa separado para usar
en un entorno de red cliente/servidor.
Ventajas de MySQL
MySQL software es Open Source
Velocidad al realizar las operaciones, lo que le hace uno de los
gestores con mejor rendimiento.
Bajo costo en requerimientos para la elaboración de bases de
datos, ya que debido a su bajo consumo puede ser ejecutado en
una máquina con escasos recursos sin ningún problema.
Facilidad de configuración e instalación.
Soporta gran variedad de Sistemas Operativos.
Baja probabilidad de corromper datos, incluso si los errores no se
producen en el propio gestor, sino en el sistema en el que está.
Su conectividad, velocidad, y seguridad hacen de MySQL Server
altamente apropiado para acceder bases de datos en Internet.
Leguaje de programación
El lenguaje a utilizar por los programadores es un lenguaje de alto nivel
ya que está diseñado para las personas que lo escriban y lo entiendan
es mucho más fácil. Un programa escrito en lenguaje de alto nivel es
independiente de la máquina, por lo que estos programas son portables
o transportables y pueden ser ejecutados con poca o ninguna
modificación en diferentes tipos de computadoras.
Dentro de los lenguajes de programación más conocidos podemos
mencionar los siguientes: Basic, Pascal Prolog, C, C++, Perl, Python, Java,
Java Script, PHP, ASP, ActionScript.
PHP:
Es un lenguaje de programación interpretado, diseñado originalmente
para la creación de páginas web dinámicas. Se usa principalmente
para la interpretación del lado del servidor pero actualmente puede ser
utilizado en la creación de otros tipos de programas incluyendo
aplicaciones con interfaz gráfica; entre sus ventajas están:
Es un lenguaje multiplataforma.
Orientado al desarrollo de aplicaciones web dinámicas con
acceso a información almacenada en una base de datos.
El código fuente escrito en PHP es invisible al navegador web y al
cliente ya que es el servidor el que se encarga de ejecutar el
código y enviar su resultado HTML al navegador. Esto hace que la
programación en PHP sea segura y confiable.
Capacidad de conexión con la mayoría de los motores de base
de datos que se utilizan en la actualidad, destaca su
conectividad con MySQL y PostgreSQL.
Posee una amplia documentación en su sitio web oficial, entre la
cual se destaca que todas las funciones del sistema están
explicadas y ejemplificadas en un único archivo de ayuda.
La plataforma a utilizar para el desarrollo de sistema de Registro
Académico es Windows, ya que es el que actualmente es compatible
con diferentes programas, y su entorno es de facilidad para el usuario.
4.2.3 Problemas a Resolver
El sistema de información beneficiara a la institución de FUNDAGEO en
su programa Ventana al Mundo, con el propósito de mejorar y facilitar
su trabajo. Ya que vimos la necesidad que la institución tenia, pues le
costaba mucho realizar este trabajo, se demoraban mucho para
entregar los reportes de las notas, etc. Lo que antes se hacía en una
semana, hoy se realizara en dos días.
Con el sistema de información se podrá resolver:
Llevar un control eficiente de matrículas de los estudiantes por
años.
Ingreso de ficha de Estudiante.
Generar registro de conducta de los estudiantes.
Generar los listados por cursos de los estudiantes.
Generar control de notas por alumno individual o por curso.
Generar los reportes de notas mensuales y trimestrales de los
estudiantes para los instructores.
Generar los reportes de asistencias mensuales o trimestrales de los
estudiantes para los instructores.
Mejorar el tiempo de entrega de todos los informes por parte de
los instructores al coordinador del programa.
Mejorar el tiempo de entrega de las notas a los estudiantes del
programa.
Generar reportes estadísticos de alumnos aprobados, reprobados.
4.3 Descripción funcional
4.3.1 Requerimientos del sistema
4.3.1.1 Lista de requerimientos Funcionales
El sistema para el registro académico de la FundaGeo tendrá
identificados los usuarios.
Cuando los instructores o Director ingresen su usuario y contraseña
correctamente tendrán acceso al sistema de FundaGeo.
Luego de acceder al sistema presentara las opciones:
Ingreso de ficha del estudiante: el instructor ingresara el nombre,
fecha de nacimiento, grado, curso a recibir, dirección, teléfono y
matricula.
Registrar notas: las evaluaciones serán realizadas en 9 meses
distribuidos por periodos de tres meses, se desarrollaran 3
evaluaciones por cada trimestre, luego estas notas obtenidas
serán ingresadas y guardadas en el sistema por el instructor.
Ingreso de asistencia: la asistencia se tomará, ingresará y
guardará la asistencia de los alumnos.
Ingreso de conducta: la conducta se tomará dependiendo de
notas, asistencia y comportamiento de los estudiantes obtenidos
trimestralmente.
Generar reportes: Los reportes se generaran de los datos
ingresados ficha de datos, notas, asistencia y conducta de los
estudiantes.
El usuario ingresara a la opción que desee, el sistema mostrara
pantalla de acuerdo al orden que se halla ejecutado el usuario.
El sistema identificara los alumnos que ya estén registrados en el
sistema para no volver a llenar nueva ficha.
4.3.1.2 Lista de requerimientos No Funcionales
Cuando se le dé una orden incorrecta al sistema de FundaGeo se
obtendrá dará un mensajes de error.
El sistema tendrá una base de datos de los estudiantes que han
cursado las materias impartidas por FundaGeo.
Con la utilización dl software se facilita el desarrollo de las
actividades de los instructores ya que tomaran menos tiempo
para generar los reportes, ingresar las notas y llevar un mejor
control de todas las actividades, ya no se harán manualmente.
El número de usuarios concurrentes serán 4 (los tres instructores y el
Director).
El sistema dará mensajes de confirmación para la mayoría de
órdenes dadas al sistema con el objetivo de tener una mayor
seguridad en la hora de trabajar en el sistema y que no hayan
posibles pérdidas o daños de información.
Cada usuario tendrá su respectiva contraseña en el caso de
insertar contraseña invalida por tres veces consecutivas el sistema
bloqueara el usuario por 15 minutos para volver a intentar
acceder.
Con la utilización del sistema los instructores tendrán mayor
confianza con los datos que se manejarán más fácilmente.
El sistema de FundaGeo tendrá un sistema de ayuda.
4.3.2 Modelado del requerimientos del sistema
4.3.2.1 Listado de Casos de Uso
Caso de uso Registro de ficha de datos
Caso de uso Matricula
Caso de uso Registrar las notas
Caso de uso Ingreso de asistencia
Caso de uso Elaboración de reporte
4.3.2.2 Diagrama de Casos de Uso
Caso de uso Registro de ficha de datos
C
a
s
o
Caso de uso Matricula
Caso de uso Registrar las notas
Caso de uso Ingreso de asistencia
Caso de uso Elaboración de reporte
4.3.2.3 Descripción de Casos de usos
NOMBRE: Registro de Ficha de datos.
DESCRIPCION: Ingresar todos los datos de los estudiantes
DEPENDENCIA: Acceso al sistema
ACTORES: Instructores.
PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tener
el permiso del acceso a la ficha.
POSTCONDICIONES:----------
ESCENARIO PRINCIPAL
INSTRUCTOR SISTEMA
1. El instructor Accesar al
sistema
2. Permitir el acceso
3. El instructor ingresa a la
opción ficha de datos.
4. Mostrar la ficha y valida que
sea nuevo el estudiante.
5. Ingresar los datos básicos
como nombre, fecha de
nacimiento, dirección,
teléfono, nombre del
centro escolar, entre otros.
6. El sistema valida que los datos
ingresados estén correctos y
completos.
7. Guardar la ficha de datos
del estudiante
8. Genera reporte de la ficha
9. Imprime la ficha
ALTERNATIVA: Ninguna
OBSERVACIONES:
NOMBRE: Matricula
DESCRIPCION: Matricular a los estudiantes en diferentes curso
DEPENDENCIA: Registro de la Ficha de datos
ACTORES: Instructor
PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tener
el permiso del acceso a la matricula
POSTCONDICIONES:Una nueva matrícula registrada en el sistema.
ESCENARIO PRINCIPAL
INSTRUCTOR SISTEMA
1. El instructor ingresa a la
opción de matrícula del
estudiante.
2. Mostar el formulario de la
matricula
3. Llenar los datos de la
matricula
4. El sistema valida que los datos
ingresados estén correctos y
completos
5. Guardar la matricula del
estudiante
6. Genera reporte.
ALTERNATIVA: Tiene que estar registrado los datos del alumnos
OBSERVACIONES:
NOMBRE: Registrar las Notas
DESCRIPCION: Ingreso de notas del estudiantes de cada una de las
áreas.
DEPENDENCIA: Matricula
ACTORES: Instructor.
PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tener
el permiso del acceso al registro de notas.
POSTCONDICIONES:-------------------------
ESCENARIO PRINCIPAL
INSTRUCTOR SISTEMA
1. El instructor ingresa a la
opción registrar nota
2. Mostrar el formulario de
registro de notas
3. Llenar los datos de la
notas
4. El sistema validad los datos
ingresados y que estén
correctos.
5. Guardar las notas del
estudiante
6. Generar Reporte
ALTERNATIVA: Tiene que estar registrado los datos del alumnos
OBSERVACIONES:
NOMBRE: Ingreso de Asistencia
DESCRIPCION: Ingreso de la asistencia de los estudiantes.
DEPENDENCIA: Registro de Notas
ACTORES: Instructor.
PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tener
el permiso del acceso al ingreso de asistencia
POSTCONDICIONES:----------------
ESCENARIO PRINCIPAL
INSTRUCTOR SISTEMA
1. El instructor ingresa la
opción de asistencia
2. Mostrar el formulario de
ingreso de asistencia
3. Llenar la asistencia de los
estudiantes
4. El sistema validad los datos
ingresados y que estén
correctos
5. Guardar la asistencia del
estudiante
6. Generar reporte.
ALTERNATIVA: Tiene que estar registrado los datos del alumnos
OBSERVACIONES:
NOMBRE: Elaboración de Reporte
DESCRIPCION: Adjuntar todos los reportes del estudiantes para realizar
la estadística de cada uno de ellos
DEPENDENCIA: Registro de Notas y Registro de estudiantes
ACTORES: Instructores
PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tener
el permiso del acceso para generar reporte
POSTCONDICIONES:----------------
ESCENARIO PRINCIPAL
INSTRUCTOR SISTEMA
1. El instructor ingresa a la
opción generar reporte
2. Mostrar los reportes que el
instructor necesita
3. Visualizar el reporte que
selecciono y realizar la
estadística del estudiante
4. Generar la estadística de los
estudiantes.
5. Imprimir reporte 6. Guardar reporte
ALTERNATIVA: Tiene que estar registrado los datos del alumnos
OBSERVACIONES:
Instructores
Instructores
Notas y
Conducta
Evaluaciones
Instructores
4.3.2.4 Diagrama conceptual
Estudiantes
Curso
Director MINED
Generador de
Reportes
4.3.2.5 Diagrama de Clases
Estudiantes
Nombre
Fecha de nacimiento del
estudiante
Edad del estudiante
Genero del estudiante
Cursos
Dirección del estudiante
Teléfono del estudiante
Modificar()
Guardar()
Eliminar()
Buscar()
Director
Nombre
Usuario
Password
Administrador
Actualizar ()
Eliminar()
Agregar()
Generar()
Buscar()
Curso
Nombre
Instructor
Estudiantes
Eliminar()
Actualizar()
Registrar()
Instructor
Nombre
Usuario
Password
Cursos
Auxiliar
Ingresar()
Generar()
Buscar()
4.1.1 Modelado de datos
4.1.1.1 Datos de Entrada
4.1.1.2 Datos de Salida
DATOS DE ENTRADA
Ingresar fichas de datos de los estudiantes
Ingresar conducta de los estudiantes según su
comportamiento.
Ingresar asistencia de estudiante.
Ingresar notas de los estudiantes de acuerdo a los resultados
obtenidos en sus actividades.
DATOS DE SALIDA
Genera reporte de ficha de datos.
Genera reporte conducta de los estudiantes
Genera reporte de asistencia de estudiantes.
Genera reporte de notas de los estudiantes.
Promedio para identificar los alumnos sobresalientes.
Capitulo V
5. Diseño de Software
5.1 Carta estructurada
Menú
Ficha de
Estudiante
Registro de
Notas
Registro de
Asistencia
Registro de
Conducta
Reporte Salir Ayuda
Búsqueda
Nuevo
Ficha del Es.
Nota
Asistencia
Conducta
Manual de
Usuario
Nuevo Nuevo Nuevo
5.2 Diagrama Entidad Relación
Estudiantes
cod_estudiante
Nombre
Fecha de nacimiento del
estudiante
Edad del estudiante
Genero del estudiante
Cursos
Dirección del estudiante
Teléfono del estudiante
cod_instructor
Director
cod_director
Nombre
Usuario
Password
Administrador
Instructor
cod_instructor
Nombre
Usuario
Password
Cursos
Auxiliar
cod_director
Curso
cod_curso
Nombre
Instructor
Estudiantes
cod_estudiante
cod_instructor
Asistencia
cod_asistencia
Instructor
Estudiantes
cod_estudiante
Conducta
cod_conducta
Instructor
Estudiantes
cod_estudiante
5.3 DISEÑO DE INTERFAZ
5.3.1 PANTALLAS PRINCIPALES
Acceso al Sistema
Menú
Modulo de Ficha del estudiante
Pantalla de Búsqueda de Ficha de Estudiante.
Formulario de Ficha del Estudiante
Formulario de registro de Notas
Guardar Imprimir Limpiar
Guardar Imprimir Limpiar
Formulario de registro de Conducta
Formulario de Registro de Asistencia
Imprimir
Guardar Imprimir Limpiar
Limpiar
5.3.2 Dialogo de Usuario
Cuadro WBS
Sistema de Registro
Academico
Ingrese Usuario y Contraseña
Ficha de Estudiante
Buscar
Ingresar datos Estudiante
Impresion
Registro de Estudiante
Ingresar Estudiante
Actualizar Estudiante
Eliminar Estudiante
Buscar Estudiante
Reportes
Impresion
Registro de Notas
Ingresar Notas
Actualizar Notas
Eliminar Notas
Buscar Notas de Estudiante
Reportes
Impresion
Registro de conducta
Ingresar Conducta de Estudiante
Actualizar Conducta de Estudiante
Eliminar Conducta de Estudiante
Buscar Conducta de Estudiante
Impresion
Administrador de alumnos
Ficha de Estudiante
Registro de Estudiante
Registro de Notas
Registro de conducta
Reportes
Impresion
Diagrama de Gantt
Instrumentos.
Objetivo: recolectar datos e información para el desarrollo de aplicaciones automatizadas para
la empresa
Saludo: Estimado Sr(a) ________________________ cargo: ___________________, deseamos
éxitos en su quehacer diario y agradecemos de antemano el brindarnos la información para
facilitar el proceso de registro y control de notas que ayudaran a crear una aplicación a la
medida.
Indicación: Responda cada interrogante planteada:
1. ¿Quiénes son los encargados y como realizan el registro académico de alumnos?
__________________________________________________________________________
2. ¿Considera usted que el personal administrativo lleva un buen control?
__________________________________________________________________________
3. ¿Cuántos registros se procesan anualmente en su institución?
__________________________________________________________________________
4. ¿Se lleva un control de pagos por el uso del aula de informática?
__________________________________________________________________________
5. ¿Cuánto tiempo se tarda su personal en realizar informes de alumnos aprobados y
reprobados con graficas o estadísticas?
__________________________________________________________________________
6. ¿Qué otras funciones le gustaría que el sistema realizara?
__________________________________________________________________________
UNIVERSIDAD CAPITÁN GENERAL GERARDO BARRIOS. FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA. Guía de Entrevista dirigido a: Personal Administrativo de FundaGeo.
Objetivo: recolectar datos e información para el desarrollo de aplicaciones automatizadas para
la empresa
Saludo: Estimado Sr(a) ________________________ cargo: ___________________, deseamos
éxitos en su quehacer diario y agradecemos de antemano el brindarnos la información para
facilitar el proceso de registro y control de notas que ayudaran a crear una aplicación a la
medida.
Indicación: subraye la opción que a su criterio mejor responde a cada interrogante.
1-¿Tiene usted un sistema que controle el registro académico de su institución?
a) Si b) No.
2- ¿Se lleva registro manual para el control de la institución?
a) Si b) No.
3--¿Cuánto tiempo tarda el proceso de cálculo y entrega de notas promedios de los alumnos?
a) 2-3 día b) 3-4 días c) 4-5 días d) Mas de 6 días
4- Al realizar el proceso de entrega de notas y promedios ¿Quiénes son los encargados del
registro?
a) Director b) Secretaria c) Docente d) Otros
5-¿Piensa usted que le beneficiara un sistema de registro académico en su institución?
a) Si b) No.
UNIVERSIDAD CAPITÁN GENERAL GERARDO BARRIOS. FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA. Cuestionario dirigido a: Personal Administrativo de FundaGeo.
Indicación: Responda cada interrogante planteada:
6- ¿Se lleva registro manual de todas las operaciones realizadas para controlar el registro
académico y control de notas?
__________________________________________________________________________
7- ¿Consideran que un sistema de información les ayudaría a hacer eficiente en su institución o
trabajo?
__________________________________________________________________________
8- ¿Qué documentos se llenan para el registro académico de los alumnos?
__________________________________________________________________________
9-¿hay personal autorizado para el registro académico en su institución?
__________________________________________________________________________
10- ¿De qué manera o que objetos utiliza para guardar los reportes de las notas?
__________________________________________________________________________
