documentación del análisis de sistema: empresa ingeniería irc
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Documentación del análisis de Sistemas llevado acabo en la Empresa Ingeniería IRC, la cual cumple con el requesito del Curso de Análisis de Sistemas correspondiente al 8vo, Semestre de la Carrera de Ingeniería en Sistemas de la Universidad Mariano Galvez de GuatemalaTRANSCRIPT
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UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALASAN PEDRO SAC. SAN MARCOS
TAREA:DOCUMENTACIÓN DEL ANÁLISIS DE SISTEMA DE LA EMPRESA
INGENIERÍA IRC
CARRERA:INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION
CICLO8VO. SEMESTRE
CURSO:ANÁLISIS DE SISTEMAS
CATEDRATICO:LIC. OTONIEL SÁNCHEZ
ESTUDIANTE CARNÉ:EDWARD EVERARDO GONZALEZ NAVARRO 0903-07-11451
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2. INTRODUCCION:
El presente informe contiene el análisis de la empresa que se seleccionó para realizar el estudio de su funcionamiento con el objetivo de satisfacer el prerrequisito del Curso de Análisis de Sistemas del 8vo. Semestre de la Carrera de Ingeniería en Sistemas de Información; pero más que eso se presenta un informe de las mejoras propuestas al sistema de la empresa seleccionada.
Esta documentación corresponde al análisis del sistema de la Empresa Ingeniería IRC en él se detallan las oportunidades de mejoras encontradas para la empresa, se detallan los principales flujos de información, se ejemplifica a través del diseño de los diagramas de flujos de datos la manera en la que fluye la información y se inicia el proceso del diseño del sistema con el desarrollo del diccionario de datos.
Lo cual en resumen en esta documentación se presentan las primeras 3 fases del Ciclo de Vida de Desarrollo de un Sistema (SDLC) que corresponden a Determinación de Problemas, Oportunidades y Objetivos, Determinación de los Requerimientos de Información, y Análisis de las Necesidades del Sistema.
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3. OBJETIVO GENERAL:
Entender el funcionamiento de la empresa para poder comprender sus fortalezas y sus oportunidades de mejora. Determinar los problemas por los que atraviesa la empresa en este momento es fundamental para buscar soluciones que ayuden a fortalecer estos aspectos y así poder proponer soluciones que ayuden en el desempeño de las actividades básicas de la empresa.
Así mismo aprender a desarrollar análisis a sistemas basados en las herramientas y técnicas indispensables para realizarlos de manera exitosa.
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4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Acercarse al funcionamiento de una empresa.Analizar su funcionamiento para determinar oportunidades de mejora.Evaluar junto con los miembros de la empresa los puntos prioritarios de mejora.Proponer soluciones eficaces a los problemas determinados.Utilizar las herramientas y técnicas para desarrollar un análisis de sistema.Desarrollar los roles principales de un analista de sistemas (consultor, experto en soporte técnico y agente de cambio).Aprender a utilizar cada una de las fases de SDLC y los pasos que implican cada una de ellas.Interactuar realmente con el análisis de un sistema real y propuestas de mejoraGenerar sistemas informáticos que ayuden a automatizar los procesos vitales de Ingeniería IRC.
5. INDICE:
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DESCRIPCION PÁGINA.1. CARÁTULA 12. INTRODUCCIÓN 23. OBJETIVO GENERAL 34. OBJETIVOS ESPECIFICOS 45. INDICE 5-7
6. ANALISIS DE LA EMPRESA6.1. DATOS GENERALES 86.2. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 86.3. MISION 86.4. VISION 86.5. RESEÑA HISTORICA 86.6. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA 96.7. SERVICIOS 9
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES7.1. CRONOGRAMA DEL MES DE AGOSTO 107.2. CRONOGRAMA DEL MES DE SEPTIEMBRE 107.3. CRONOGRAMA DEL MES DE OCTUBRE 117.4. CRONOGRAMA DEL MES DE SEPTIEMBRE 11
8. FASES DE ANÁLISIS DE LA EMPRESA8.1. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y
OBJETIVOS 128.1.1. DEPARTAMENTO DE VENTAS 138.1.2. DEPARTAMENTO TÉCNICO 13-148.1.3. ESTIMACIÓN DE LOS ALCANCES DEL SISTEMA 148.1.4. ANALISIS DE VIALIBIDAD 15
8.1.4.1. VIABILIDAD TÉCNICA 15-168.1.4.1.1. EQUIPOS DE COMPUTO 168.1.4.1.2. RESULTADOS 16
8.1.4.2. VIABILIDAD ECONÓMICA 16-178.1.4.3. VIABILIDAD OPERATIVA 17
8.2. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS 18
8.2.1. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE INVENTARIOS 19
8.2.2. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE COMPRA DE MECADERIA 20
8.2.3. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE VENTAS AL CONTADO 21
8.2.4. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE REDACCIÓN DE DOCUMENTO DE COBRO 22
8.2.5. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE RECEPCION DE EQUIPO DE COMPUTO 23
8.2.6. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE IMPUESTOS Y PAGOS 24
8.2.7. INSTRUMENTOS UTILIZADOS 26-278.2.8. RECOMENDACIONES 28
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8.3. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA 298.3.1. DIAGRAMAS 29
8.3.1.1. DIAGRAMA DE CONTEXTO ACTUAL 298.3.1.2. DIAGRAMA 0 ACTUAL Y ANALISIS 30-318.3.1.3. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE
SOLICITUD DE MERCADERIA 32 8.3.1.4. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE
REVISION DEL PRODUCTO 338.3.1.5. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE
VENTA DE MERCADERIA AL CONTADO 348.3.1.6. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE
VENTA DE MERCADERIA AL CRÉDITO 358.3.1.7. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE
PAGO DE IMPUESTOS 368.3.1.8. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA
SOLICITUD DE MERCADERA 378.3.1.9. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA
DEPOSITOS BANCARIOS 388.3.1.10. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA
RECEPCIÓN DE MERCADERIA Y TRASLADO AL DEPARTAMENTO DE VENTAS 39
8.3.1.11. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CONTADO 40
8.3.1.12. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CRÉDITO 41
8.3.1.13. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA PAGO DE IMPUESTOS
8.3.1.14. DIAGRAMA DE CONTEXTO PROPUESTO 438.3.1.15. DIAGRAMA LÓGICO PROPUESTO 448.3.1.16. MATRIZ CLAE PARA INGRESOS 458.3.1.17. MATRIZ CLAE PARA MERCADERIA 458.3.1.18. MATRIZ CLAE PARA VENTA DE
MERCADERIA CRÉDITO O CONTADO 458.3.1.19. DIAGRAMA FÍSICO FUNCIONAMIENTO
PROPUESTO DE LA EMPRESA 468.3.1.19.1. COMPRA DE MERCADERIA 478.3.1.19.2. VENTAS AL CONTADO 488.3.1.19.3. VENTAS AL CRÉDITO 49
8.3.2. MATRIZ COMPARATIVA 508.3.3. MATRIZ COSTO-BENEFICIO 518.3.4. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO SISTEMA IRC 528.3.5. FORMULARIO DE SOLICITU DE COMPRAS 53-548.3.6. DESCRIPCIÓN DEL FLUJO DE DATOS 55
8.3.6.1. FLUJO DE DATOS DE VENTAS 55-568.3.6.2. FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL
CREDITO 568.3.7. DICCIONARIO DE DATOS 57
8.3.7.1. ENTIDAD DE USUARIO DEL SISTEMA 578.3.7.2. ENTIDAD DE EMPLEADOS 57-58
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8.3.7.3. ENTIDAD PROVEEDORES 588.3.7.4. ENTIDAD CLIENTES 598.3.7.5. ENTIDAD PRODUCTO 59-608.3.7.6. PROCESO VENTAS AL CONTADO 608.3.7.7. DETALLES DE VENTA AL CONTADO 618.3.7.8. PROCESO VENTAS AL CREDITO 618.3.7.9. DETALLES DE VENTAS AL CREDITO 628.3.7.10.PROCESO DE PAGOS DE DOCUMENTOS POR
COBRAR 62-638.3.7.11.ENTIDAD CHEQUES 63
8.3.8. FORMULARIOS DE ALMACENES DE DATOS 648.3.8.1. ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS 64-658.3.8.2. ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES 65-668.3.8.3. ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES 668.3.8.4. ARCHIVO MAESTRO DE VENTAS 678.3.8.5. ARCHIVO MAESTRO DE DETALLE DE
VENTAS 67-688.3.8.6. ARCHIVO MAESTRO DE CHEQUES 68
8.3.9. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES FINALES 69-70
9. HERRAMIENTAS Y SOFTWARE UTILIZADOS 7110. CONCLUSIONES 7211. BIBLIOGRAFIA 73
6. ANALISIS DE EMPRESA
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6.1 DATOS GENERALES:
Nombre: Ingeniería IRCDirección: 9ª. Calle 5-03 zona 1 San Marcos.Tel.: (502) 7760-3137Email: ingenierí[email protected]:Oscar Ernesto Chávez Ángel
6.2 OBJETIVOS DE LA EMPRESA6.3 VISION
Consolidar a la empresa como líder en el Mercado de la informática. Para satisfacer los más refinados requerimientos del Mercado, a los precios más competitivos, utilizando tecnología novedosa y manteniendo el mejoramiento continuo de excelencia y tiempo de respuesta, así mismo buscar soluciones prácticas y rápidas para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
6.4 MISION:
Brindar un servicio de alta calidad tanto en productos como en asesoría técnica, brindar soporte de calidad y estar a la vanguardia de los productos y servicio requeridos.
6.5 RESEÑA HISTORICA:
La empresa es fundada originalmente con el nombre de Ingeniería R&C de Guatemala por Oscar Ernesto Chávez Ángel y José Humberto Rosal Paz, en el año 2,002. Fue fundada con el propósito de abarcar 3 aéreas las cuales son: Informática, industria y construcción.
A medida que el tiempo fue pasando el área de informática se fue afianzando de tal modo que se posiciono como el área primordial en el trabajo de la empresa, no obstante el área de industria y construcción se siguen trabajando pero de manera secundaria.
En el año 2008 la empresa deja de ser una sociedad y pasa a pertenecer a Oscar Ernesto Chávez Ángel como único propietario y así funciona hasta el día de hoy y toma el nombre actual de Ingeniería IRC
Al día de hoy la dinámica principal de la empresa está enfocada al área de informática como actividad número uno dentro de la misma, y esta área será en la que nos enfocaremos dentro de éste análisis.
6.6 INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA:
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Como se mencionó anteriormente Ingeniería IRC dentro de su dinámica de trabajo cuenta con 3 áreas importantes, haciendo la salvedad que en este análisis nos enfocaremos al aspecto de informática.
Dentro de ésta área se cuentan con 3 departamentos claramente definidos los cuales son los siguientes: Gerencia, Departamento de Ventas y Departamento Técnico.
La gerencia es la encargada de coordinar, delegar funciones y verificar que los objetivos de la empresa definidos en la misión y visión de la empresa se cumplan. Así mismo se encarga del manejo de las cuentas bancarias, enlace directo con los proveedores y la representación legal de la empresa.
El departamento de Ventas es el encargado de realizar la compra-venta de equipos de cómputo, suministros. El contacto directo de con los clientes y también con los proveedores se realiza en este departamento. Cuenta con 2 empleados específicos para este departamento, divididos de la siguiente manera:
Una persona fija dentro de la tienda, la cual tiene como funciones básicas la atención al cliente, realizar los pedidos de mercadería a los proveedores, tomar los pedidos de los clientes y encargarse de la entrega dentro de la tienda.
La otra persona es la encargada de las visitas a los clientes, y colaborar con el departamento de ventas.
El departamento Técnico es el encargado de dar mantenimiento tanto correctivo como preventivo a los equipos de cómputo, asesoría técnica y también atención al público.
También se cuenta con un área de internet para el público, que está ubicado en el mismo ambiente que el departamento de ventas y es atendido por los mismos empleados de ventas.
6.7 SERVICIOS:
Estos son algunos de los servicios que presta la empresa.
1. Mantenimiento Preventivo y Correctivo.2. Compra-Venta de Equipos de Cómputo, accesorios y suministros 3. Cableado Estructurado, Redes inalámbricas.4. Instalación de Sistemas de Vigilancia5. Internet6. Asesoría Técnica
Previo a describir cada una de las etapas de análisis del sistema presentamos el cronograma de actividades, el cual esta divido en meses para que sea más ordenado.
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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
7.1 CRONOGRÁMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE AGOSTO:
7.2 CRONOGRÁMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE SEPTIEMBRE:
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7.3 CRONOGRÁMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE OCTUBRE:
7.4 CRONOGRÁMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE NOVIEMBRE:
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8. FASES DE ANALISIS DE LA EMPRESA:
8.1 IDENTIFICACION DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS:
Al realizar el análisis de la empresa se pudieron identificar varios problemas y oportunidades de mejora dentro de los mismos departamentos de la empresa, a continuación se mencionan varios problemas visibles dentro de la empresa, separados por departamentos:
8.1.1 DEPARTAMENTO DE VENTAS:
Al analizar este departamento se determinaron varias oportunidades de mejora debido a que existen problemas puntuales sobre los cuales se puede trabajar para gestionar un sistema que ayude a realizar de manera más fáciles las tareas de la empresa.
En la empresa se han utilizado varios sistemas orientados al manejo de inventarios y lo relacionado con el departamento de ventas. Algunos de ellos no han sido funcionales debido a que no se acomodan realmente a las necesidades de la empresa, y debido a que son sistemas generales poseen funciones que no son útiles a la empresa o carecen de algunas que son indispensables dentro de la empresa.
Otro aspecto que ha sido causa de que los sistemas implementados no sean de utilidad es la falta capacitación a los empleados por parte del proveedor del sistema, lo que tiene como resultado la mala utilización del sistema creando inconsistencias en el sistema.
Otro problema también que se presentaba con el sistema anterior era que al momento de que el equipo de cómputo fallaba ya sea por infección de virus, problemas con el hardware del equipo el soporte técnico no era lo suficientemente eficiente para poder dar soluciones rápidas a dicho problema. Lo cual tenía como resultado que el proceso de ventas sufría inconsistencias porque durante el proceso de reparación del equipo o reinstalación del sistema se perdían las ventas realizadas en este lapso de tiempo.
Y también se notó que el proveedor del sistema nunca dejo los instaladores del mismo para realizar el mantenimiento de manera rápida.
Otro problema visible es que la falta de un sistema de control tanto de ventas tiene como resultado el mal registro de las cuentas tanto por cobrar como por pagar de la empresa.
La empresa cuenta con clientes los cuales compran al crédito a cierto tiempo estipulado, pero como no se cuenta con un sistema que lleve el control de las ventas al contado y crédito, se hace dificultosa la generación de reportes de cobro para los clientes que tengan cuentas por pagar.
De igual manera se presenta el mismo inconveniente al momento de saldar las cuentas por pagar con los proveedores que dan crédito a la empresa.
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8.1.2. DEPARTAMENTO TÉCNICO:
El principal problema que presenta el departamento es la falta de fluidez de información para determinar el estado de progreso en el mantenimiento de un equipo en particular.
A continuación se presenta una imagen del formulario de recepción de los equipos de cómputo.
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En la empresa se desea poder tener un sistema que pueda ayudar a llevar un mejor registro de los ingresos de equipos de cómputo, el proceso de mantenimiento y así mismo los equipos que han egresado del departamento técnico.
Aunque esta fase del proyecto podría ser una próxima actualización a medida que se logre implantar de manera eficiente el sistema de control de inventarios.
8.1.3. ESTIMACIÓN DE LOS ALCANCES DEL SISTEMA:
Como se mencionó anteriormente la principal oportunidad de mejora que se puede observar en Ingeniería IRC es el control del Inventario de la empresa y el control detallado de las Cuentas por Cobrar de parte de Ingeniería IRC.
Se mencionó por parte de los representantes de la empresa que esta es la principal actividad de la empresa por lo cual se requiere que se pueda contar con un control estricto del mismo.
Por lo cual en este proyecto de Sistema de Información se delimitan los Alcances del mismo de la Siguiente Manera:
Módulo de Proveedores. Módulo de Clientes Módulo de Empleados. Módulo de Ingreso de Inventario Módulo de Ventas Módulo de Ventas al Crédito. Reportes de Clientes Deudores Reportes de Ventas por Fecha y por Rango de Fechas.
Dejando claro que el módulo de facturación no se implementara en esta fase del sistema debido a no contar con los permisos correspondientes de la entidad estatal correspondiente que para este caso es la Superintendencia de Administración Tributaria SAT.
Llegando al Mutuo Acuerdo que el Sistema Gestor de Base de Datos a utilizar es: Microsoft SQL Server 2005, debido al soporte, tiempo de respuesta y sobre todo la integridad y seguridad de los datos.
También se llega al acuerdo que la Interfaz Gráfica de Usuario (GUI) queda a discreción del analista de Sistemas y de su equipo de programadores en base a las necesidades del diseño y habilidades de programación de los antes mencionados.
Así mismo se llega junto a la gerencia de Ingeniería IRC que el módulo de control de RMA no se implementara en esta fase del Sistema debido a falta de tiempo para poder implementarla pero a medida de que sea factible implementar dicho módulo se hará la correspondiente implementación en una fase de Mantenimiento y mejora al sistema en el próximo entregable.
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8.1.4. ANALISIS DE VIABILIDAD:
En base a la información recabada anteriormente y analizando los recursos con los que cuenta la empresa del caso de estudio, se puede determinar la viabilidad de este proyecto una vez determinados los alcances del mismo.
Estudiando junto al personal de Ingeniería IRC acerca de los recursos y factores ambientales que puede tener influencia en la consecución del éxito de este proyecto se determina el siguiente análisis de viabilidad del sistema en mención:
8.1.4.1 VIABILIDAD TÉCNICA:
En esta fase del análisis de viabilidad se realizó el análisis de la existencia de sistemas anteriores para determinar si era preciso agregar un nuevo módulo al sistema existente si lo hubiera o si se opta por implementar un nuevo sistema desde cero obteniendo los siguientes resultados.
En la empresa se han implementado varios sistemas para llevar el control de inventarios entre los cuales podemos mencionar: INVEX,
Así mismo la SUITE DE ASPEL entre la cual se incluyen las siguientes aplicaciones: ASPEL SAE ASPEL CAJA ASPEL RAE ASPEL BANCO ASPEL NOI ASPEL COI
Como se puede observar son aplicaciones muy bien posicionadas en el campo empresarial y para una ilustración Empresas como Intcomex de Guatemala utilizan parte de la Suite de Aspel.
Al realizar las debidas consultar a los empleados de Ingeniería IRC de la razón por la cual no es utilizado estos sistemas, se indicó por parte de ellos que estos sistemas fueron implementados sin la debida consulta a los mismos y sin la capacitación correspondiente a los empleados.
La razón principal del rechazo de los sistemas anteriores es debido a que los módulos son muy complejos de utilizar, así mismo no son sistemas fácilmente adaptables.
Se realizó la consulta a la Gerencia de la Empresa de cuál había sido la razón para adquirir dichos sistemas y se nos indicó que el precio del Sistema se les oferto de manera muy económica pero que nunca habían estimado el inconveniente de la complejidad del uso del mismo.
Así mismo se indica que la principal razón para no optar por la correspondiente capacitación a los empleados es porque la Empresa desarrolladora de ASPEL ofrece la capacitación para el uso del sistema a un costo de Q. 2,000.00 por persona en el curso Básico teniendo una duración de 15 horas.
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La Gerencia nos indica que es un costo que no estuvo dispuesto adquirir. Lo cual llevo a la no utilización del Sistema ASPEL
De manera paralela se realiza el correspondiente inventario de los equipos de cómputo propiedad de Ingeniería IRC y disponibles para el Departamento de Ventas.
8.1.4.1.1. EQUIPOS DE CÓMPUTO:
Procesador Intel Pentium Dual Core E5400 (2M Caché, 800 MHZ FSB, 2,70 GHZ) 2 núcleos, 2 Hilos por Núcleo
Memoria RAM DDR2 de 2GB marca Kingston de 800 MHZ Mother Board Marca Biostar G31-M7 Socket LGA 775 Chipset Intel G31 /
Intel ICH7 Disco Duro de 160 GB SATA II 3 Gb/s marca Seagate 7200 RPM Quemador de DVD’s Marca LG SuperMulti Licencia del Sistema Operativo Windows XP Service Pack2 (ActionPack)
Por lo cual en base a estos 2 puntos mencionados tanto de los sistemas existentes y de la tecnología de los equipos de cómputo con los que se cuenta se concluye en la viabilidad Técnica:
8.1.4.1.1. RESULTADOS:
La viabilidad de agregar un módulo a los sistemas existentes no es viable debido a que ambos sistemas mencionados anteriormente son Sistemas Patentados por lo cual no hay manera de solicitar algún modulo personalizado para la empresa, por lo cual de determinar que es únicamente viable la opción del diseño del sistema desde cero lo cual es el objetivo principal de este proyecto.
En referencia a los equipos de cómputo con los que cuenta la Empresa satisfacen las necesidades requeridas para la nueva implementación del sistema, por lo cual no es necesario realizar cambio alguno al equipo existente. Esta recomendación se puedo establecer gracias al apoyo del personal de Ingeniera IRC y el rol de experto en Soporte Técnico del analista del sistema.
8.1.4.2. VIABLIDAD ECONÓMICA:
Como continuación del estudio de viabilidad del proyecto, por parte de la empresa se ha mencionado en los gastos incurridos anteriormente en sistemas de alta eficiencia con los cuales se asumía que se solventarían el inconveniente que se tiene del manejo de los inventarios.
Lastimosamente por no realizar el correspondiente estudio para la implementación del mismo no se logró éxito en estos sistemas. Lo cual llevo a la Gerencia a adoptar el no volver a implementar un sistema por las malas experiencias con los sistemas anteriores.
En este sentido la viabilidad económica de este proyecto y del Sistema propuesto no es problema debido a que la empresa no gastará para nada en la realización del mismo, ya que por ser por propósito estudiantil del analista, todas las fases del proyecto desde la
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determinación de los problemas, oportunidades y objetivos hasta la implantación del mismo será totalmente gratis para la empresa.
Únicamente colaborando con el tiempo destinado por parte del Gerente y de los empleados de para recabar la información necesaria para garantizar el éxito del proyecto propuesto.
8.1.4.3 VIABILIDAD OPERATIVA:
En este aspecto sobre la viabilidad operativa del proyecto, se estimó la voluntad del personal en cuanto a la disposición de los mismos de utilizar el sistema propuesto, así mismo si estarían de acuerdo a colaborar en todas las fases posteriores a esta.
Se indicó por parte de la Gerencia la plena disposición por parte de ellos en colaborar en todos los datos requeridos para poder llevar a buen puerto el sistema que propone este proyecto.
Por parte de los empleados usuarios también se indicó la disposición para colaborar con este proyecto, colaborando en proporcionar información vital de transito mayor dentro de la empresa y en colaborar en las fases posteriores del sistema para poder realizar de manera fácil y entendible tanto el manejo de los datos como el diseño de las interfaces.
Por lo cual se determina en conjunto a la Gerencia que el proyecto es viable desde los 3 puntos de vista fundamentales para poder llevar acabo el Sistema de información propuesto. Así mismo se comprometen las partes involucradas tanto la Empresa como el Equipo de Análisis y Diseño a colaborar en las fases venideras de este proyecto y mantenerse en constante comunicación sobre el avance del mismo.
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8.2 DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN:
En esta sección evaluaremos los principales requerimientos de información de la Empresa Ingeniería IRC y como a través de los procesos de captura de datos por parte de la empresa se pueden llevar a cabo las principales actividades de la empresa.
Por consiguiente empezaremos retomando las principales actividades de la empresa para poder partir de ahí a desglosar cada una de ellas para realizar una determinación eficiente de información.
Los principales requerimientos de información por parte de la empresa vienen tanto del interior como del exterior de la empresa. Debido a la forma de operación de la empresa se ha determinado la importancia de poder contar con información detallada de la siguiente manera:
Es indispensable por parte de la gerencia poder contar con información histórica del funcionamiento de la empresa, así mismo para poder estimar si los objetivos de la empresa se están obteniendo y hacer una medición cuantitativa en base a la cantidad totalidad de ventas de la empresa. Esta información es la que ayudara a evaluar el verdadero desempeño de la empresa.
Para este proceso de determina el inventario de la empresa una o varias veces por semana dependiendo de las necesidades de información, este proceso se realiza manualmente y se describe a continuación a través de mapas conceptuales:
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8.2.1 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE INVENTARIOS
Como podemos ver este proceso es tedioso y demasiado complicado para cada uno de los empleados, así mismo no se puede determinar de manera clara el estado de los inventarios si son coherentes o si existen ambigüedades entre ellos.
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También es importante mencionar el proceso de compra de mercadería ya que es otra actividad de vital importancia dentro de la empresa.
A continuación se detalla esta actividad.
8.2.2 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE COMPRA DE MERCADERIA
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De la misma manera es importante poder tener informes detallados de la existencia de mercadería para poder determinar la cantidad de X producto vendido mensualmente, los productos de mayor y menor tránsito en ventas. Mantener actualizado el inventario de la empresa para realizar los respectivos pedidos de mercadería para poder tener siempre existencia y poder satisfacer las necesidades de los clientes.
Así mismo poder tener el historial de los pedidos de los clientes y en qué cantidad han sido atendidos.
También otro flujo importante de información son las ventas al contado de productos, dicho proceso se describe a continuación:
8.2.3 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE VENTAS AL CONTADO
Otro flujo de información importante tanto para la gerencia como para la parte operativa de la empresa específicamente para el departamento de ventas es poder contar con información clara y precisa de las cuentas de los clientes que pueden acceder a productos al crédito. Este es uno de los principales flujos de información que se realizan en la empresa debido a que la empresa cuenta con clientes que necesitan el producto y posteriormente realizar el pago correspondiente. Para realizar esta actividad
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la empresa cuenta con documentos de cobro en formato de Microsoft Excel, el cual se almacena en disco duro de manera individual por cliente donde se detalla la cantidad de producto entregado al igual que la realización de la factura correspondiente de manera manual.
En dicho documento de cobro se describen los siguientes datos:
8.2.4 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE REDACCION DE DOCUMENTO DE COBRO
Debido al tipo de documento que se utilizar da cabida a que algunas veces los documentos se sobrescriban es decir que al momento de realizar un nuevo envió este se guarde con los datos actuales sin cambiar el nombre correspondiente del mismo y haya perdida de la información que almacenaba anteriormente. O también muchas veces el no almacenar dicha información lo cual crea ambigüedad en la información de cada
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cliente. Así mismo al momento de realizar abonos de los envíos de crédito no es fácil poder determinar los saldos correspondientes de cada cliente.
También como parte de la empresa se encuentra el departamento Técnico, en el cual se realizan las siguientes actividades: reparación y mantenimiento de equipos de cómputo, servicio de redes, asesoría técnica entre otros.
Para lo cual explicaremos de manera breve la principal actividad de este departamento el cual es la recepción de equipos para mantenimiento tanto correctivo como preventivo.
Al momento de que un cliente se acerca a las oficinas, alguno de los técnicos realizar la recepción del equipo de cómputo. Para lo cual se le extiende un documento manuscrito manualmente similar a un talonario de facturas en el cual se describen los siguientes datos:
8.2.5 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE RECEPCION DE EQUIPO DE CÓMPUTO
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Cabe mencionar que esta actividad no se implementara en el sistema propuesto pero se describe en esta fase debido a la importancia de la actividad y la información vital que refleja.
Otra actividad de vital importancia para la actividad de la empresa es el traslado de las facturas de compras y ventas para el cálculo de los correspondientes impuestos. A continuación se describe este proceso:
8.2.6 MAPA CONCEPTUAL DEL REDACCION DE IMPUESTOS Y PAGOS
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Básicamente estos puntos mencionados son las principales actividades y flujos de información con los que cuenta la empresa en estudio.
Para este análisis es preciso poder mencionar que los aspectos que un analista de sistemas debe evaluar que son los siguientes:
El quién El qué El dónde El cuándo El cómo
Se evaluaron en la descripción de cada una de las actividades de la empresa sin ser necesario especificar cada uno de los roles correspondientes.
También se cuestionó a la gerencia y a los empleados la razón de realizar las actividades de esta manera y se nos indicó que la principal razón es por la costumbre de los empleados en realizar las actividades de esta manera y la comodidad para ellos para hacerlos de esta manera, así mismo se nos indicó que hasta el momento no se ha pensado en realizar de otra manera las actividades
De la misma manera al indagar del motivo por el cual las ventas diarias se apuntan en un libro de inventarios se indicó que debido a que no existía un sistema que debitara del inventario directamente la venta se realizaba de esta manera, lo cual reflejo que este proceso no es confiable para determinar si hay variantes en el inventario y para estimar las ventas diarias y mensuales de la empresa.
Pasando a otro punto importante de esta fase se realizó una encuesta a los empleados de la empresa, la cual tiene como principal objetivo estimar la manera en que los empleados ven este análisis y su voluntad para colaborar con el mismo, así mismo se especifican en ella preguntas que son importantes para el diseño del sistema propuesto y de las interfaces.
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8.2.7. INSTRUMENTO UTILIZADO PARA LA ENCUESTA DE ACEPTACION, DISPONIBILIDAD DE USO DEL SISTEMA PROPUESTO Y
REQUISITOS DE INTERFACES DEL SISTEMA
-------------------------------------------------------------------------------------------------ENCUESTA EMPRESA “INGENIERIA IRC”ASPECTOS DE MEJORA EN LA EMPRESA
Nombre del Encuestado:_________________________________________________________
Puesto:_______________________________ Departamento:___________________________
Tiempo de laborar:_______________________________
1.) ¿De las siguientes opciones cuál de ellas considera que es la principal causa de debilidad en la empresa en el acceso a información?
a) Falta de información rápida b) Registros información anticuadac) Falta de interés de la empresa por un sistema de información
2.) ¿De los Sistemas anteriormente utilizados podría mencionar cual fue la causa por la cual usted dejo de utilizarlo o nunca se interesó en utilizarlo?a) Falta de Capacitación b) Complejidad en su usoc) Errores Internos del sistema d) Falta de planificación para su
implementacióne) Módulos complejos de usar c) Falta de interés en su uso
3.) ¿Considera que es importante contar con un sistema de apoyo a las operaciones de la empresa?
SI NO
4.) ¿Estaría dispuesto a utilizar un Sistema de apoyo a las operaciones de la empresa si fuera necesaria la implementación de alguno de ellos?
SI NO
5.) Cuál de las siguientes características le gustaría que se incluyeran en un sistema de información para Ingeniera IRC:
a. Control de inventariosb. Control de cuentas por pagarc. Control de cuentas por cobrard. Todas las anteriorese. Otras
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Especifique:____________________________________________________________________________________________________________________________________
6.) De las siguientes cuál cree que es la característica más de la interfaz de un sistema:
a) Amigable b) Fácil utilización
c) Controles y botones novedosos d) sencilla pero eficiente
e) otras
Especifique:____________________________________________________________________________________________________________________________________
7.) ¿De las siguientes opciones cuales consideran que podrían ser los mayores aportes del sistema?a) Información rápida b) Atención rápida a clientes
c) Mejor manejo de datos vitales d) facturación eficiente
e) Manejo eficiente de inventarios y otros f) otros
Especifique:____________________________________________________________________________________________________________________________________
8). De forma breve podría indicar cuál sería su postura al momento de utilizar un sistema de apoyo a las operaciones de la empresa:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9). De forma breve podría indicar si considera importante la implementación de este sistema y si considera que puede beneficiarle en el desarrollo de sus tareas diarias:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
También puede realizar la encuesta en el siguiente link
http://polldaddy.com/s/87AD680C752CB56E-----------------------------------------------------------------------------
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8.2.8. RECOMENDACIONES
Gracias a la información que revelo la fase anterior donde se identificaron los aspectos que son causa de problemas dentro del funcionamiento de la empresa.
Como se mencionó en los problemas del departamento de ventas, se plantean los siguientes aspectos:
La principal solución es la creación de un sistema que pueda controlar el inventario de la empresa.
Este sistema estaría diseñado en base a las necesidades de la empresa. Lo cual se logra gracias a la información establecida en las entrevistas y encuestas que se realizaron al personal de la empresa.
Es esencial gestionar de manera eficiente las cuentas por pagar de los clientes. Debido a que en este momento no se cuenta con alguna herramienta que ayude a llevar un control eficiente de dichas cuentas por cobrar, recala en pérdidas económicas para la empresa. El objetivo es velar porque se tenga un estricto control en la gestión de las cuentas que se cobraran para poder tener datos reales y cantidades exactas.
En el punto de la cuentas por pagar no es tan vital poder contar con un módulo para esta sección debido a que los proveedores de la empresa cuentan con los datos exactos de las deudas de la empresa, pero de desea por parte de la gerencia contar con éste módulo para poder llevar un registro de los pagos realizados, los pagos próximos para evitar problemas de moras y recargos en los montos de las facturas y así evitar pérdida de dinero por olvidos en los pagos.
En el departamento técnico de sea crear un sistema que pueda ayudar a llevar un mejor registro en los ingresos de equipos para reparaciones, el cual debe de tener como principal función poder generar informes del progreso de reparación de los equipos para tener la información exacta a la mano para poder comunicarles a los clientes del estado y avance en la reparación de sus respectivos equipos.
Esto ayudaría a determinar la prioridad de trabajo de los equipos, ya que en la empresa el orden de reparación de los equipos es según el ingreso de ellos. Aunque este último modulo no se implementara en esta entrega como se menciona anteriormente en mutuo acuerdo con la gerencia de la empresa.
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8.3 ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA:
Tomando como referencia las fases anteriores pero principalmente la fase número 2 del presente diseño donde se presenta de forma detallada cada una de las actividades que son parte que constituyen las funciones diarias de la empresa.
Tomando en cuenta toda la información obtenida en la fase 2 se procede a hacer el correspondiente análisis de los principales flujos de información de la empresa Ingeniería IRC y gracias a la colaboración de su personal proporcionando información de vital importancia para el análisis de las actividades se puede diseñar de manera gráfica cada una de ellas, la cual dará una visión más clara del funcionamiento de la empresa y como fluye la información vital de la empresa.
A continuación se presentan los principales diagramas del funcionamiento de la empresa así mismo los principales flujos de información.
8.3.1 DIAGRAMAS:
8.3.1.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO ACTUAL
Diagrama de flujo básico del sistema actual de Ingeniería IRC, en el cual se describen las principales entidades que actúan para realizar las actividades de la empresa. Así mismo se denotan las entradas básicas de información y como fluyen para generar las salidas correspondientes según correspondan.
30
8.3.1.2.DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS: FUNCIONAMIENTO ACTUAL DE LA EMPRESA DIAGRAMA 0
31
ANALISIS Y EXPLICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS ANTERIORES
Como se puede observar en los diagramas anteriores en la empresa las principales actividades llevadas a cabo con la compra de mercaderías, la venta de mercadería al contado y al crédito.
Como lo refleja el gráfico anterior las principales actividades son desarrolladas por la interacción de los principales miembros de la empresa.
El flujo de datos que fluye tanto del interior como del exterior de la empresa es de vital importancia porque a través de ella las actividades a desarrollar son cumplidas con eficiencia.
El grafico demuestra que para la actividad de compra de mercadería dicha actividad es realizada por la entidad Empleados de la empresa, el cual observa la necesidad de adquirir nuevo productos para mantener existencia para satisfacer las necesidades de los clientes. Posteriormente se realiza el correspondiente pedido al proveedor seleccionado el cual se encarga de realizar correspondiente facturación de los productos y él envió correspondiente.
La segunda actividad esencial de la empresa es la recepción de la mercadería. En la cual los empleados de la empresa tienen como principal actividad recibir la mercadería del transporte que se encarga del traslado de la misma. Posteriormente a este paso se realiza la debida revisión de la totalidad de la mercadería recibida para que el dato se coherente con la cantidad del producto facturado por parte del proveedor.
Seguido al paso anterior, si todo el producto está acorde al pedido realizado se procede al cálculo del precio de venta de la mercadería, y posteriormente el traslado a sala de ventas y a la bodega correspondiente para su disponibilidad para la venta a los clientes.
Seguidamente se analiza el flujo de datos de las ventas de la empresa, en la cual hay dos modos de operación ventas al contado y ventas al crédito: Las ventas al contado se realiza de manera manual, en la cual el cliente hace la solicitud de compra de los productos y los empleados procesan dicha solicitud, una vez terminada la venta se realiza el proceso de facturación y la entrega del producto con su factura correspondiente.
El proceso de ventas al crédito sigue la misma forma de operación de la anterior con la salvedad que adicionalmente a este proceso se redacta un documento de cobro en el cual se detalla la mercadería entregada y la información correspondiente. De dicho documento se imprimen 2 copias una de las cuales queda en pertenencia del cliente solicitan y otra queda de constancia de cobro para la empresa con la respectiva firma. Lamentablemente el almacén de dichas hojas de cobro no es muy seguro lo cual da cabida al extravió de las mismas y por ende perdida de información valiosa para determinar el estado de cuentas de los clientes.
Otro proceso es el pago de impuestos el cual cuenta con los siguientes pasos: se hace la recolección de las facturas de compras y ventas y se trasladan a la oficina encargada de contabilidad, donde se realiza la recepción de las facturas y el debido cálculo de los
32
impuestos correspondientes, así mismo se genera el formulario de pago. Luego uno de los empleados de Ingeniería IRC se encarga de recoger el formulario mencionado, solicitar el pago a Gerencia ya sea al en efectivo o el cheque respectivo, dirigirse al banco correspondiente y realizar el pago del impuesto y el traslado del formulario pagado de nuevo a contabilidad para su almacén.
Para su mejor comprensión a continuación se detallan de manera gráfica cada una de las fases individuales de los flujos de datos principales de la empresa.
8.3.1.3 DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: SOLICITUD DE MERCADERIA:
33
8.3.1.4. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: REVISION DEL PRODUCTO
34
8.3.1.5 DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: VENTA DE MERCADERIA (CONTADO)
35
8.3.1.6. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: VENTA DE MERCADERIA (CREDITO)
Nota: se denota con la misma numeración que la anterior porque radican del mismo proceso
36
8.3.1.7. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: CONTABILIDAD Y PAGO DE IMPUESTO
37
8.3.1.8. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA SOLICITUD DE MERCADERIA:
Diagrama de Flujo para el proceso de solicitud y compra de mercadería:
Un empleado se encarga de realizar el pedido de mercadería, los proveedores realizan la recepción del pedido procesan la información del pedido realizan la correspondiente factura y comprobante, realizan el envió del producto el cual tiene como destino final el departamento de ventas de Ingeniería IRC
38
8.3.1.9. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA DEPOSITOS BANCARIOS:
Diagrama de flujo de datos para el proceso de Depósitos Bancarios:
A raíz del pedido realizado en el proceso anterior el proveedor proporciona el total del monto de la factura, dicho dato es recibido por un empleado de la empresa el cual se encarga de hacer la solicitud a Gerencia del cheque correspondiente para cubrir el monto del pedido, posteriormente se conduce a una de las agencias bancarias realiza el depósito y se dirige de nuevo a Ingeniería IRC para informar al proveedor de los datos del depósito.
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8.3.1.10. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA RECEPCION DE MERCADERIA Y TRASLADO AL DEPARTAMENTO DE VENTAS:
Diagrama de flujo de datos para el proceso de Recepción de Mercadería y Traslado al departamento de ventas:
Después de realizadas los dos procesos anteriores el proveedor contacta a la empresa de transporte quien se encarga de trasladar la mercadería hasta la oficina de Ingeniería IRC, los empleados del departamento de ventas reciben el producto corroboran que todo el producto este conforme la factura y en buenas condiciones, se realiza el cálculo del precio de venta y etiquetado de los productos y se traslada a la sala de ventas y a la bodega, cabe mencionar que no hay almacén de datos de los productos ingresados en un inventario
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8.3.1.11. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CONTADO:
Diagrama de flujo de datos para el proceso de Ventas al Contado:
Uno de los procesos de alta relevancia lo constituyen las ventas al contado, el proceso se describe de la siguiente manera: Un cliente se acerca a Ingeniería IRC y solicita la compra de productos, uno de los empleados se encarga de realizar el proceso de dicha venta corroborando para ellos la suficiente existencia de los productos solicitados este paso se realiza en todos los productos solicitados, una vez se ha concluido la solicitud de mercadería se calcula el total del pedido y el cliente cancela el valor en caja chica, se realiza la factura correspondiente, y la entrega de los productos al cliente junto a su factura
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8.3.1.12. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CREDITO:
Diagrama de flujo de datos para el proceso de Ventas al Crédito:
Uno de los procesos de alta relevancia lo constituyen las ventas al crédito, el proceso se describe de la siguiente manera: Un cliente se acerca a Ingeniería IRC y solicita la compra de productos, uno de los empleados se encarga de realizar el proceso de dicha venta corroborando para ellos la suficiente existencia de los productos solicitados este paso se realiza en todos los productos solicitados, una vez se ha concluido la solicitud de mercadería se calcula el total del pedido y se detallan los productos en un documento de cobro, se realiza la factura correspondiente, y la entrega de los productos al cliente junto a su factura, y se solicita la el cliente firme la hoja de cobro para tener el comprobante, y se almacena dicho documento.
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8.3.1.13. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA PAGO DE IMPUESTOS:
Gracias a la utilización de los diagramas anteriores es más fácil poder establecer como la información fluye en la empresa, se puede identificar las principales actividades de la misma y las entidades tanto internas como externas involucradas para realizar cada una de las actividades.
En base a esta información se puede diseñar un nuevo diagrama 0 y diagrama de contexto de subprocesos con las modificaciones correspondientes que el analista de sistemas propone para poder tener mejoras en el modo de operación de la empresa y refleja cómo se puede beneficiar con la implementación de un sistema de control de inventario para contar con información clara, precisa y eficiente de los procesos.
Diagrama de flujo de datos para el proceso de Pago de Impuestos:
En este proceso se trasladan todas las facturas tanto de compras como de ventas a la oficina encargada de la contabilidad, quienes se encargan de realizar el cálculo de los impuestos y se realiza el formulario de pago. Se recoge el formulario y se solicita el total del valor del pago a Gerencia y se realiza el pago en cualquiera de los bancos del sistema, posteriormente dicho formulario es trasladado de nuevo a contabilidad para su almacén
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8.3.1.14. DIAGRAMA DE CONTEXTO PROPUESTO
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8.3.1.15. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS: DIAGRAMA LÓGICO PROPUESTO
45
8.3.1.16. Matriz CLAE para INGRESOS:
C= CREAR, L=LEER, A=ACTUALIZAR, E=ELIMINAR
ACTIVIDAD PROVEEDOR CLIENTE EMPLEADO VENTA PRODUCTORegistro L L L C LAlmacén C C C A CModificación LA LA LA CLE LAEliminar LE LE LE LEBuscar L L L L L
8.3.1.17. Matriz CLAE para COMPRA DE MERCADERIA:
ACTIVIDAD PROVEEDOR EMPLEADO VENTA PRODUCTOSolicitud de compra L L
Consulta de existencias
C L
Agregar más productos a la venta
LA L
Guardar venta A LA APago del pedido A A LAQuitar artículo del pedido
A E
8.3.1.18. Matriz CLAE para VENTA DE MERCADERIA (CREDITO O CONTADO):
ACTIVIDAD CLIENTE EMPLEADO VENTA PRODUCTOSolicitud de compra L L
Consulta de existencias
C L
Agregar más productos a la venta
LA L
Guardar venta A LA APago del pedido A A LAQuitar artículo del pedido
A E
46
8.3.1.19. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE MODULOS
47
8.3.1.19.1. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE COMPRA DE MERCADERIA
48
8.3.1.19.2. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE VENTAS AL CONTADOS
49
8.3.1.19.3. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE VENTA AL CRÉDITOVISTA INDIVIDUAL
50
La principal diferencia entre el sistema de procesos actual y el propuesto radica principalmente en el sistema propuesto utiliza almacén de datos en la mayoría de los procesos a realizar. Así mismo las principales actividades de ventas al contado y al crédito se realizarían en el sistema que se propone lo cual ayudara en la automatización de los procesos de la empresa.
Dicha automatización contribuirá a poder contar con información precisa y concreta sobre los aspectos a indagar y evitará la pérdida de información vital para las actividades y las redundancias de datos y procesos que con frecuencia se dan. También contribuirá a reducir el tránsito de papeleo sobre las cuentas y ayudar a generar reportes eficientes y eficaces de información vital.
A continuación se presenta una matriz comparativa de los procesos realizados en la empresa del modo actual de realización y el sistema propuesto por el analista de sistema.
8.3.2. MATRIZ COMPARATIVA
Como podemos observar el sistema propuesto propicia mejoras en actividades deficientes de la empresa como lo son inventarios actualizados y controles en cuentas por cobrar.
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8.3.3. MATRIZ COSTO-BENEFICIO
También se presente una matriz Costo-Beneficio de las actividades para fundamentar de mejor manera la implementación del sistema propuesto. Esta matriz no presentara datos cuantitativos de mejoras sino datos cualitativos.
MATRIZ COSTO-BENEFICIO DEL SISTEMA PROPUESTOCaracterística Costo Beneficio
Análisis del sistema actual Medio Detección de oportunidades de mejora
Mejoras en los procesos actuales de la empresa
Bajo Optimizar las actividades para hacerlas más eficientes
Dividir entidades en módulos individuales
Bajo Información ordenada por entidad
Almacén de Datos en Base de Datos
Medio Información segura e integra
Actualización de equipos de computo
Nada No es necesario por el momento actualizar los equipos
Acceso a información Vital de manera rápida
Bajo Informes en tiempos precisos y justo en el momento necesario
Capacitación de los empleados Medio Aceptación del nuevo sistema por parte de los empleados
Adaptación al nuevo sistema Alto
Pueden existir deficiencias al inicio pero una vez realizada la adaptación los empleados realizaran de mejor manera sus actividades
Mejoras en tiempos de respuestas
Bajo Mejor atención a los clientes
Diseño del Sistema propuesto Bajo El sistema estará diseñado de manera exclusiva para Ingeniera IRC
Implementación y Mantenimiento
Medio
Generará mejoras en las actividades antes mencionadas y el mantenimiento asegurara que los datos sean íntegros y mejorara las funcionalidades del sistema
Como se observa el costo del nuevo sistema es relativamente bajo para la empresa en relación con los aspectos que abarca, el costo se hace mínimo gracias a que se realiza el diseño en base al proyecto final del Curso de Análisis de Sistemas de la carrera de Ingeniería en Sistemas correspondiente al 8vo. Semestre de la Universidad Mariano Gálvez. Ya que este tipo de análisis se encarece en los costos que implica realizar el análisis y el diseño del sistema, en el pago del analista y su grupo de colaboradores pero en este proyecto no habrá tal costo debido a las razones ya explicadas.
A continuación se presenta diagramas de Causa y Efecto (pescado o de Ishikawa) que ayudaran comprender de mejor forma los procesos y el sistema propuesto
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8.3.4. DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTOINGENIERIA IRC
PROYECTO EN GENERAL
CALIDAD COSTO ALCANCETIEMPO
DISEÑO
PROBAR
CODIFICAR
ESCUCHAR
DISEÑO INFORMACIÓN Informacion
Interfaces
Funcionamientos
Recopilación
Análisis
RECURSOS
Equipos
Personas
PROYECTOPatrocinio
Sueldos
SISTEMA
Mejoras
Desarrollo
PROYECTO
Cumple los Objetivos
Satisface las necesidades
LIMITADOS
SE EXTIENDEN
CROGRAMA
Estructurado
Bien establecidoEntregables a tiempoACORTA
Baja en costos
Ejecución eficiente
EXTIENDEAumento en costos
Retraso en proyecto
CREATIVIDAD
Amigable
Novedoso Elegante
EFICIENCIA
Alta
DeficienteSATISFACTORIA
Aprobado
Listo para implantación
ERRORES
Incremento en tiempo y costos
Retroalimentación
PARADIGMA
Estructurado
Orientado a objetos
Procedimental
CAMBIOS DEL NEGOCIO
Volver a codificar
COMPLEJIDAD
DOCUMENTACION
Diccionario de datos
Manuales
DOCUMENTACION
D. de flujoD. Nassi-Schneriderm
Modelo ER
Pseudocódigo
FALLIDA
Objetivos no claros
Satisfacción de Requerimientos y necesidades fallida
COMUNICACIÓN EFICIENTE
Objetivos claros
Satisfacción de Requerimientos y necesidades
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8.3.5. FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRAS
Para iniciar el análisis del sistema por medio de diccionario de datos, se muestra el formulario de solicitud y compra de mercadería ya sea al contado o crédito el cual tiene como propósito ilustrar de forma detallada los principales datos requeridos para dicho proceso.
A continuación se presentan el formulario ante mencionado.
Nombre:
Dirección: Teléfono:
Fecha: (Día/Mes/Año) 10/10/2010
Nit:
Tipo venta: Crédito Contado
Detalle de artículos adquiridosCantidad Descripción Precio
unitarioTotal
TOTAL DEL PEDIDOForma de pago
Efectivo: Cheque
Llenar solo si paga con cheque:Fecha Emisión: (Día/Mes/Año)
Fecha de Cobro: (Día/Mes/Año)
Número de Cheque:
Banco:
Monto:
Ejemplo ilustrativo donde se presentan los principales flujos de datos, se puede observar la información solicitada del cliente, el detalle de los productos vendidos y las opciones de pago de la venta:
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Nombre: Ricardo Alberto LópezDirección: 13ave. 5-10 zona 4 San Marcos
Teléfono: 77603259
Fecha: (Día/Mes/Año) 10/10/2010
Nit: 1818997-1
Tipo venta: Crédito Contado
Detalle de artículos adquiridosCantidad Descripción Precio
unitarioTotal
2 Teclado marca Genius usb slimStar210 150 3003 Mouse Genius USB minitraveler 65 1951 Torre de 100 CD’s marca Maxell 170 170
TOTAL DEL PEDIDO 665Forma de pago
Efectivo: Cheque
Llenar solo si paga con cheque:Fecha Emisión: (Día/Mes/Año) 10/10/2010Fecha de Cobro: (Día/Mes/Año)30/10/2010Número de Cheque:0004385Banco:BanruralMonto: Q. 665.00
8.3.6. DESCRIPCIÓN DEL FLUJO DE DATOS
X
X
55
Posteriormente a los formularios anteriores se describe la definición de flujos de datos para el proceso de venta al contado y crédito. Los cuales muestran el nombre de la entidad, el origen, el destino de la información, el medio de recepción de esta información, el tiempo aproximado de realización, y una descripción sobre el proceso específico.
DESCRIPCION DEL FLUJO DE DATOSID_VENTA:___________________________________________________________________
NOMBRE: _____________ ___________ DESCRIPCION:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________
ORIGEN: DESTINO:
TIPO DE FLUJO DE DATOSARCHIVO: VENTANA: INFORME: TALONARIO:
LA ESTRUCTURA DE DATOS QUE VIAJA CON EL FLUJO TIEMPO
INFORMACIÓN:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8.3.6.1. DESCRIPCION DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS
DESCRIPCION DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTASID_VENTA:___________________________________________________________________
NOMBRE: VENTA AL CONTADO ___________ DESCRIPCION: CONTIENE INFORMACIÓN DEL PEDIDO DE UN CLIENTE Y SE UTILIZA PARA____ ACTUALIZAR EL ARCHIVO MAESTRO DE PRODUCTOS, Y PARA CREAR UN REGISTRO DE______ PEDIDOS ___________ __________________
ORIGEN:CLIENTE
DESTINO:ARCHIVO MAESTRO DE PRODUCTOS
TIPO DE FLUJO DE DATOSARCHIVO: VENTANA: INFORME: TALONARIO:X
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LA ESTRUCTURA DE DATOS QUE VIAJA CON EL FLUJOINFORMACIÓN DE LA VENTA
TIEMPO5-10 MINUTOS
INFORMACIÓN:INFORMACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA POR PARTE DEL CLIENTE, EL CUAL SE PUEDE RECIBIR POR TELEFONO, POR EMAIL O DIRECTAMENTE EN LA SALA DE VENTAS, SE CONSULTAN LOS ARCHIVOS DE CLIENTE, PRODUCTOS Y POSTERIORMENTE SE ACTUALIZA LA EXISTENCIA DEL PRODUCTO SELECCIONADO________________________________________
8.3.6.2 DESCRIPCION DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CRÉDITO
DESCRIPCION DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CRÉDITOID_VENTA:___________________________________________________________________
NOMBRE: VENTA AL CRÉDITO ___________ DESCRIPCION: CONTIENE INFORMACIÓN DEL PEDIDO DE UN CLIENTE DEUDOR Y SE UTILIZA PARA ACTUALIZAR EL ARCHIVO MAESTRO DE PRODUCTOS, Y PARA CREAR UN REGISTRO DE PEDIDOS AL CREDITO Y CREAR EL DOCUMENTO DE COBRO ASI MISMO SE ALMACENA EN EL ARCHIVO MAESTRO DE PEDIDOS ___________ __________________
ORIGEN:CLIENTE
DESTINO:ARCHIVO MAESTRO DE PRODUCTOS
TIPO DE FLUJO DE DATOSARCHIVO: VENTANA: INFORME: TALONARIO:
LA ESTRUCTURA DE DATOS QUE VIAJA CON EL FLUJOINFORMACIÓN DE LA VENTA
TIEMPO5-10 MINUTOS
INFORMACIÓN:INFORMACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA POR PARTE DEL CLIENTE, EL CUAL SE PUEDE_____ RECIBIR POR TELEFONO, POR EMAIL O DIRECTAMENTE EN LA SALA DE VENTAS, SE_________ CONSULTAN LOS ARCHIVOS DE CLIENTE, PRODUCTOS Y POSTERIORMENTE SE ACTUALIZA LA EXISTENCIA DEL PRODUCTO SELECCIONADO________________________________________
Como parte fundamental del análisis de sistemas también deben de presentarse los diagramas de descripción del elemento, para este análisis los formularios se han reemplazo por matrices, en las cuales se describe cada una de las entidades que se necesitan para poder realizar el diseño del sistema propuesto.
En dichas matrices se especifica también los atributos de cada entidad y sus características, las cuales son la base del sistema.
8.3.7. DICCIONARIO DE DATOS
X
57
A continuación se describe el diccionario de datos para el sistema propuesto:
Como anotación se representa de manera algebraica de la manera siguiente:
1. Un signo de igual (-) significa "está compuesto de".2. Un signo de suma (+) significa "y".3. Los paréntesis () representan un elemento opcional. Los elementos opcionales se podrían dejar en blanco en la entrada de las pantallas y podrían contener espacios o ceros para campos numéricos en las estructuras de archivos
8.3.7.1. ENTIDAD USUARIOS DEL SISTEMA:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE USUARIOSRegistro de usuario=
Id_usuario+Login+Password+Id_empleado
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_usuario Numérico(Entero)
X X Identificador único del usuario
Login Alfabético 20 X Nombre del usuarioPassword Alfa-
numérico20 X Contraseña acceso
del usuarioId_empleado Numérico
(entero)X Registro de
empleadosX Id del empleado a
que corresponde el usuario
8.3.7.2. ENTIDAD EMPLEADOS:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE EMPLEADOSRegistro de empleados=
Id_empleado+Nombre+(segundo_nombre)+Apellido+(Segundo apellido)+Dirección+Teléfono+Fecha_contrato+salario
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARI
A
LLAVE FORANEA
REFERENCIA LONGITUD NO NULO
DESCRIPCION
ID_empleado Entero X X Identificador único del empleado
Nombre Alfabético 20 X Primer nombre del
58
empleadoSegundo_nombre Alfabético 20 Segundo nombre
opcionalApellido Alfabético 20 X Apellido del
empleadoSegundo_apellido Alfabético 20 Segundo apellido
opcionalDirección Alfa-
numérico30 X Dirección del
empleadoTeléfono Alfa-
numérico10 Teléfono del
empleadoFecha_contrato Fecha 15 X Fecha de inicio de
laboresSalario Real X Salario del
empleado
8.3.7.3. ENTIDAD PROVEEDORES:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE PROVEEDORES
Registro de Proveedores=Id_proveedor+Nombre+Razón_social+(Contacto)+Dirección+Teléfono+(Celular)+(Email)
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_proveedor Numérico(Entero)
X X Identificador único del proveedor
Nombre Alfabético 20 X Nombre del proveedor
Razon_social Alfabético 20 X Nombre exacto de la empresa proveedora
Contacto Alfabético Nombre del contacto del proveedor opcional
Dirección Alfa-numérico
40 X Dirección del proveedor
Teléfono Alfa-numérico
10 X Teléfono del proveedor
Celular Alfa-numérico
10 Celular del contacto opcional
Email Alfabético 20 Email de la empresa
59
o contacto
8.3.7.4. ENTIDAD CLIENTES:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE CLIENTES
Registro de Clientes=Id_cliente+(Nit)+Nombre+(Razón_social)+(Contacto)+Dirección+Teléfono+(Celular)+(Email)
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_cliente Numérico(Entero)
X X Identificador único del cliente
Nit Alfa-numérico
X Llave candidata
10 Puede ser opcional
Nombre Alfabético 20 X Nombre del clienteRazon_social Alfabético 20 Nombre de la
empresa opcionalContacto Alfabético Nombre del contacto
del cliente opcionalDirección Alfa-
numérico40 X Dirección del
proveedorTeléfono Alfa-
numérico10 X Teléfono del
proveedorCelular Alfa-
numérico10 Celular del contacto
opcionalEmail Alfabético 20 Email de la empresa
o contacto
8.3.7.5. ENTIDAD PRODUCTOS:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE PRODUCTOS
Registro de Producto=Id_producto+Descripcion+Medida+existencia+(existencia_min)+(Fecha_caducidad)+
60
Precio_compra+Precio_venta+
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_producto Numérico(Entero)
X X Identificador único del producto
Medida Alfabético 20 X Unidad de medida del producto
Existencia Numérico 20 X Existencia que se adquiere del producto
Existencia_min Alfabético Existencia mínima, opcional
Fecha_caducidad Fecha 10 Fecha de caducidad del producto, opcional
Precio_compra Numérico X Precio de compra del producto
Precio_venta Numérico X Precio de venta del producto
8.3.7.6. PROCESO VENTAS AL CONTADO:
Registro de venta=Id_venta+fecha+id_cliente+Total+Id_pago
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_venta Numérico(Entero)
X X Identificador único de la venta
Fecha Fecha 20 X Fecha de realización de venta
Id_cliente Numérico (Entero)
X Registro de cliente
X Id del cliente que realiza la compra
Total Numérico X Almacena el total de la venta
Id_pago Numérico (Entero)
X Forma de Pago
Almacena la forma de pago del servicio
61
8.3.7.7. DETALLE DE VENTAS AL CONTADO:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DEL DETALLE DE VENTA AL CONTADORegistro del Detalle=
Id_detalle+Id_venta+Id_producto+cantidad+subtotal+
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_detalle Numérico(Entero)
X X Identificador único del detalle
Id_venta Numérico(Entero)
X Registro de ventas
X Id de la venta a la que corresponde el detalle
Id_producto Numérico (Entero)
X Registro de producto
X Id del producto asignado a la venta
Cantidad Numérico X Cantidad del producto a vender
Subtotal Numérico X Total del producto seleccionado por el detalle
8.3.7.8. PROCESO VENTAS AL CRÉDITO
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE VENTAS AL CRÉDITO
Registro de ventaC=Id_ventaC+fecha+id_cliente+TotalC+
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_ventaC Numérico(Entero)
X X Identificador único de la venta al crédito
Fecha Fecha 20 X Fecha de realización de venta al crédito
Id_cliente Numérico (Entero)
X Registro de cliente
X Id del deudor que realiza la compra
62
deudorTotalC Numérico X Almacena el total
por cobrar de esta venta al crédito
8.3.7.9. DETALLE DE VENTAS AL CRÉDITO:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DEL DETALLE DE VENTA AL CRÉDITORegistro del Detalle=
Id_detalle+Id_ventaC+Id_producto+cantidad+subtotal+
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_detalle Numérico(Entero)
X X Identificador único del detalle
Id_ventaC Numérico(Entero)
X Registro de ventas
X Id de la venta al crédito a la que corresponde el detalle
Id_producto Numérico (Entero)
X Registro de producto
X Id del producto asignado a la venta
Cantidad Numérico X Cantidad del producto a vender
Subtotal Numérico X Total del producto seleccionado por el detalle
8.3.7.10. PROCESO DE PAGOS DE DOCUMENTOS POR COBRAR:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE PAGOS DE DOCUMENTOS POR COBRARRegistro del cobro=
Id_cobro+Fecha+Id_ventaC+Id_formap+(id_cheque)
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
DESCRIPCION
63
OId_cobro Numérico
(Entero)X X Identificador único
del cobroFecha Fecha X Fecha de pago
Id_ventaC Numérico(Entero)
X Registro de ventas al Crédito
X Id de la venta al crédito a la que corresponde el detalle
Id_formap Numérico (Entero)
X Registro de la forma de
pago
X Id de la forma de pago
(id_cheque) Numérico (Entero) X
Id del cheque
X Si el pago es en cheque se indican los datos del mismo
8.3.7.11. ENTIDAD CHEQUES:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DEL DETALLE DE CHEQUESRegistro del cheque=
Id_cheque+Fecha_emision+Fecha_cobro+Numero+Banco+Monto
CAMPO TIPO DE DATO
LLAVE PRIMARIA
LLAVE FORANEA
REFERENCIA
LONGITUD NO NUL
O
DESCRIPCION
Id_cheque Numérico(Entero)
X X Identificador único del cheque
Fecha_emision Fecha X Fecha de emisión del cheque
Fecha_cobro Fecha X Fecha de cobro del cheque
Número Numérico X Número de chequeMonto Numérico X Total del cheque
emitido
Las anteriores matrices describen el diccionario de datos para el sistema propuesto, como podemos observar la base de datos a diseñar es del tipo relacional debido a que la información que se utiliza en actividades como ventas, solicitud de mercadería entre otros realizan consultas a los archivos maestros de las entidades necesarias para realizar dichas actividades.
Utilizando la información anterior, podemos realizar los formularios de descripción de almacenes de datos, los cuales hacen referencia a la tabla a la que perteneces, así mismo
64
las principales características de cada una ellas, los datos que contendrán y el modo de almacenamiento.
8.3.8. FORMULARIOS DE ALMACENES DE DATOS
Como parte de este análisis se presentan los principales formularios de descripción de almacenes de datos a continuación:
FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE ALMACEN DE DATOSID: .NOMBRE: .ALIAS: .DESCRIPCIÓN . . . .
CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS
TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL
FORMATO DE ARCHIVO: BASE DE DATOS FISICO
NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: .CLAVE PRIMARIA: : .CLAVES SECUNDARIAS : . . . .
COMENTARIO: : . . . . .
65
8.3.8.1. ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS:
FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE ALMACEN DE DATOSID: .NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS . ALIAS: MAESTRO DE EMPLEADOS . DESCRIPCIÓN CONTIENE UN REGISTRO PARA CADA EMPLEADO . . . .
CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS
TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL
FORMATO DE ARCHIVO: BASE DE DATOS FISICO
NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA EMPLEADOS .CLAVE PRIMARIA: ID_EMPLEADO . CLAVES SECUNDARIAS : . . . .
COMENTARIO : ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEÑADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE EMPLEADOS Y CONTIENE LOS DATOS DE LOS EMPLEADOS Y LAS ACTUALIZACIONES SER REALIZAN SOBRE ESTA TABLA . . .
8.3.8.2. ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES:
FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE ALMACEN DE DATOSID: .NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES . ALIAS: MAESTRO DE PROVEEDORES . DESCRIPCIÓN CONTIENE UN REGISTRO PARA CADA PROVEEDOR . . . .
CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS
TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL
X
X
X
X
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FORMATO DE ARCHIVO: BASE DE DATOS FISICO
NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA PROVEEDORES .CLAVE PRIMARIA: ID_CLIENTE . CLAVES SECUNDARIAS : . . . .
COMENTARIO : ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEÑADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE PROVEEDORES Y CONTIENE LOS DATOS DE LOS CLIENTES Y LAS MODIFICACIONES SER REALIZAN SOBRE ESTA TABLA . . . . .
8.3.8.3. ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES:
FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE ALMACEN DE DATOSID: .NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES /DEUDORES . ALIAS: MAESTRO DE CLIENTES . DESCRIPCIÓN CONTIENE UN REGISTRO PARA CADA CLIENTE . . . .
CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS
TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL
FORMATO DE ARCHIVO: BASE DE DATOS FISICO
NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA CLIENTES .CLAVE PRIMARIA: ID_CLIENTE . CLAVES SECUNDARIAS : . . . .
COMENTARIO : ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEÑADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE CLIENTES Y CONTIENE LOS DATOS DE LOS CLIENTES .
X
X
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. . . .
8.3.8.4. ARCHIVO MAESTRO DE VENTAS:
FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE ALMACEN DE DATOSID: .NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE VENTAS . ALIAS: MAESTRO DE VENTAS . DESCRIPCIÓN CONTIENE UN REGISTRO PARA CADA VENTA . . . .
CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS
TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL
FORMATO DE ARCHIVO: BASE DE DATOS FISICO
NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA VENTAS .CLAVE PRIMARIA: ID_VENTAS . CLAVES SECUNDARIAS : ID CLIENTES, ID PAGO . . . .
COMENTARIO : ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEÑADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE VENTAS Y CONTIENE LOS DATOS DE LA VENTA ASI MISMO ESTA RELACIONADA A LA TABLA CLIENTES Y FORMA DE PAGO . .
8.3.8.5. ARCHIVO MAESTRO DE DETALLE DE VENTAS:
X
X
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FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE ALMACEN DE DATOSID: .NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE DETALLE DE VENTAS . ALIAS: MAESTRO DE DETALLE . DESCRIPCIÓN CONTIENE EL REGISTRO O REGISTROS PARA LOS DETALLES DE PRODUCTOS DE CADA ASI MISMO EL SUBTOTAL DE CADA ARTICULO . . . .
CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS
TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL
FORMATO DE ARCHIVO: BASE DE DATOS FISICO
NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA DETALLE_VENTAS .CLAVE PRIMARIA: ID_DETALLE . CLAVES SECUNDARIAS : ID VENTA, ID PRODUCTO . . . .
COMENTARIO : ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEÑADA EN MS SQL2005 CON EL DETALLE DE LOS ARTICULOS VENDIDOS ASI MISMO SE REALACIONA A LA TABLA VENTA Y LA TABLA PRODUCTO .
8.3.8.6. ARCHIVO MAESTRO DE CHEQUES:
FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE ALMACEN DE DATOSID: .NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE CHEQUES . ALIAS: MAESTRO DE FORMA DE CHEQUES . DESCRIPCIÓN CONTIENE UN REGISTRO PARA LA CADA CHEQUE . . . .
CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS
TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL
FORMATO DE ARCHIVO: BASE DE DATOS FISICO
X
X
X
X
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NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA CHEQUES .CLAVE PRIMARIA: ID_CHEQUE . CLAVES SECUNDARIAS : . . . .
COMENTARIO : ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEÑADA EN MS SQL2005 CONTENDRA EL REGISTRO PARA CADA CHEQUE QUE SE RECIBE .
8.3.9. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES FINALES:
Como se puede observar en el desarrollo del análisis de Sistemas para la Empresa Ingeniería IRC, los flujos de información son de vital desarrollo para la realización de las actividades diarias tanto del área de gerencia como de los departamentos técnicos y ventas.
Recopilando información pude descubrir varias oportunidades de mejora que se pueden emplear para poder facilitar la realización de las actividades de la empresa y así mismo ayudar en la productividad de la misma.
Gracias a la información proporcionada por el personal de Gerencia y el área de ventas de la empresa se pudo deducir los principales flujos de información y las oportunidades de mejora de cada uno de ellos, cabe mencionar que algunos de los flujos de datos son básicamente los mismos que son realizados por la empresa o solo cuentan con una mejora al mismo. Los flujos de datos no son nuevos totalmente sino una mejora de los flujos actuales.
El presente análisis de sistema se enfocó al área de ventas donde se pudo observar un problema de mal control con los inventarios, el control de los clientes deudores y sus respectivas cuentas por pagar, lo cual llevó a proponer un sistema de control destinado al área de ventas el cual abarcara los módulos delimitados en la primer etapa de éste análisis.
Gracias a la aplicación de las herramientas de diseño de análisis de sistemas fue mucho más fácil poder delimitar los alcances del presente análisis y posterior diseño del sistema, comprender si es viable el sistema desde el punto técnico, económico y operativo.
Otra etapa clave en el diseño del presente análisis fue la determinación de los requerimientos del sistema, en la cual gracias al auxilio de herramientas de diagramas de flujo, diagramas de contexto, diagrama 0, diagramas hijos, diagrama lógico y diagramas físicos se puedo establecer la conexión de las diferentes entidades y los procesos para diseñar las relaciones claves para los procesos y así mismo agilizarla fluidez de información.
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Con estos diagramas se pudo determinar y hacer ver a los empleados de Ingeniería IRC cuales son los procesos que se agilizaran con el diseño del sistema propuesto y sobre todo poder tener información de vital importancia en el momento preciso que se requiera.
Posteriormente con el auxilio de los diagramas establecido se puedo proceder a diseñar el formulario de recopilación de información para el proceso de ventas, el cual incluye ventas al crédito y al contado, dicho formulario reflejó datos o campos indispensables para realizar dicho proceso. Esto reflejo información que posteriormente se convirtió en los formulario de flujos de información para cada proceso de información.
Estos formularios reflejan una descripción de cada proceso de información el nombre del mismo un alias para identificarlo, descripción del método que se utilizara para llevar a cabo la recopilación de información dentro del sistema propuesto, la llave principal y las llaves que hacen referencia a otras entidades que se relación con el proceso actual.
Posteriormente se realiza el diccionario de datos el cual muestra los atributos para cada entidad, su estructura lógica, el tipo de datos, la longitud, y una descripción de cada uno, este proceso se realiza repetidas veces hasta cubrir cada una de las entidades y procesos que se describen para el sistema propuesto.
Por último se muestra información de cada uno de los formularios de almacén de datos del sistema, se indica el nombre que información contendrá y donde estará almacenado físicamente dentro de la base de datos a utilizar.
En la presente documentación se abarcan 3 fases del SDLC terminadas exceptuando el diseño de las interfaces que se trabajaran como parte del diseño del sistema recomendó auxiliado del correspondiente diccionario de datos y el diseño de los módulos específicos como se muestra en el cronograma de actividades de las primeras hojas de esta documentación.
Posteriormente al diseño de las interfaces se procederá a la correspondiente codificación, tratando de cumplir a cabalidad los plazos estimados en el cronograma que rige este proyecto de sistemas.
Basándose en esta documentación se procederá a diseñar y codificar el sistema propuesto.
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9. HERRAMIENTAS Y SOFTWARE UTILIZADOS
Suite de Office:o Microsoft Word 2010
Redacción de la Documentacióno Microsoft Visio 2010
Elaboración de Diagramas de Contexto Diagramas 0 Diagramas Hijos Cronogramas
Herramientas de Modeladoo Mindjet MindManager 8
Diseño de Mapas conceptuales de procesos y flujos de información básicos
DISEÑO DEL SISTEMA: (UTILIZACIÓN EN FASES SIGUIENTES DE DISEÑO, CODIFICACIÓN):
Diseño de Base de datos:o Microsoft SQL Server 2005 Estándar
Interfaz Gráfica:o Microsoft Visual Studio (Visual Basic 6.0) Professional
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10. CONCLUSIONES:
Al analizar la empresa se pudo determinar que existen puntos de oportunidades de mejora elementales.
El problema fundamental radica en la falta de un sistema que controle los servicios básicos de la empresa
Es importante establecer un sistema que facilite la gestión de inventarios y cuentas por cobrar dentro de la empresa.
Gracias a las herramientas utilizadas para el diseño del análisis se pudo realizar de manera eficaz el sistema
Realizando dicho análisis he podido aprender la importancia que tiene realizar de manera correcta el análisis de sistemas debido a que cada paso es la continuación del anterior y lo que obliga a realizar cada actividad con la mayor exactitud posible.
Posteriormente a las etapas realizadas en esta documentación se procederá a realizar el diseño y codificación del sistema auxiliándose con los datos presentados en este informe.
Dicho sistema debe tratar cuentas por pagar y cuentas por cobrar ya que la empresa considera fundamental esta gestión por parte del sistema.
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El sistema propuesto debe agilizar los procesos vitales dentro de la empresa y generar información eficaz en el momento oportuno que se desee.
11. BIBLIOGRAFIA:
Análisis y Diseño de Sistemas: Sexta EdiciónKenneth E. Kendall y Julie E. Kendall
PARTE 1: FUNDAMENTOS DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS El rol del analista de sistemas El estilo organizacional y su impacto en los sistemas de información Determinación de la viabilidad y administración de las actividades de análisis y
diseño
PARTE 2 ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Recopilación de información: métodos interactivos Recopilación de información: métodos no intrusivos
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PARTE 3 EL PROCESO DE ANÁLISIS Uso de diagramas de flujo de datos Análisis de sistemas mediante diccionarios de datos