document management en dossieropvolging bij provincie vlaams-brabant
DESCRIPTION
Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant. Agenda. Document- en dossierbeheer bij de Provincie Visie: een organisatiewijd platform Procesgerichte aanpak Technische onderbouw: Documentum Gefaseerde uitrol. Wie zijn wij?. Ontstaan op 1 januari 1995 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/1.jpg)
Document management en dossieropvolging bij Provincie
Vlaams-Brabant
![Page 2: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/2.jpg)
Agenda
• Document- en dossierbeheer bij de Provincie• Visie: een organisatiewijd platform• Procesgerichte aanpak• Technische onderbouw: Documentum• Gefaseerde uitrol
![Page 3: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/3.jpg)
Wie zijn wij?
• Ontstaan op 1 januari 1995• Intermediair bestuursniveau• 800-tal personeelsleden• Beleidsdiensten: vergunningen, beroepen,
subsidies, …• Ondersteunende diensten: interne administratie,
informatica, …• Informatica: systeem en helpdesk, projecten en
ontwikkelingen
![Page 4: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/4.jpg)
Document- en dossierbeheer
• Context• Groot aantal kenniswerkers• Groot aantal verschillende processen• Groot aantal gegevens• Groot aantal documenten
• 2001: bevraging organisatie en redactie informaticastuurplan
• Documentbeheer en dossieropvolging als meest prioritaire project: PREDOSA
![Page 5: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/5.jpg)
Doelstellingen
• Ondersteuning van routinewerkzaamheden• Herinrichting van documentstromen (BPR)• Digitalisering van documenten• Automatisering van de dossierstromen• Verhoging snelheid verwerking en kwaliteit
ervan• Ontsluiting van elektronische informatie• Archivering van de elektronische informatie
![Page 6: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/6.jpg)
Visie / aanpak
• Geen ad hoc -oplossingen• Organisatiebrede, consistente aanpak• Gefaseerde aanpak• 1 duurzame centrale technologie als onderbouw
• Proven technology• Stabiel ondanks grote volumes• Meerdere leveranciers aanwezig
• Gekozen technologie: Documentum
![Page 7: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/7.jpg)
Te ondersteunen processen
• Verlening van milieuvergunningen• Bouwberoepen• Gemeentelijke administratieve sancties• Agendering en notulering• Ondersteuning provincieraad• Subsidieaanvragen en -afhandeling• Elektronische factuuropvolging• Indienen offertes overheidsopdrachten• Personeelsdossiers• …
![Page 8: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/8.jpg)
Praktijkvoorbeeld
• 350 gebruikers• 180.000 documenten in docbase• Elk proces een eigen toepassing (VisualBasic,
Java, .NET, …)• ‘Agenderen en notuleren’
• Ondersteuning beslissingsproces deputatie• Organisatiebreed• Essentieel en kritisch• Koppeling met proces-toepassingen• Java
![Page 9: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/9.jpg)
Probleem oude situatie: jungle
• Persoonsafhankelijkheid van een dossier• Proces buiten de dienst als een ‘black box’• Waar zit mijn dossier? Geagendeerd?• Is mijn dossier goedgekeurd?• Welke beslissingen heeft men in het verleden
hieromtrent genomen?• Welke is de versie die echt op deputatie besproken is?• Alle relevante beslissingen omtrent één onderwerp
verzamelen?• Vormelijke uniformiteit?
![Page 10: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/10.jpg)
Nieuwe situatie: de dossiertotem
• 40-tal vergaderingen per jaar (+ audities)
• 200-dossiers per vergadering
• 80.000 dossiers opvraagbaar (vanaf 01/01/01)
![Page 11: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/11.jpg)
Een elektronisch dossier
![Page 12: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/12.jpg)
Documenten in het dossier
![Page 13: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/13.jpg)
Interactie met Word
![Page 14: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/14.jpg)
Samenstelling van de agenda
![Page 15: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/15.jpg)
Uitbreidingen
• ABENO (agenda besluiten en nota’s)• Automatisatie signataires en nummering• Afschaffing kopiëren op de diensten• Automatisatie werk van algemeen secretariaat
• Naar een elektronische deputatie• Kanselarij van de eerste minister• Tervuren
• Ondersteuning provincieraad
![Page 16: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/16.jpg)
Evaluatie
• Functioneel globaal in orde• Onderbouw technisch in orde• User-end:
• Performantie niet optimaal• Moeilijk aanpasbaar• Moeilijk uitbreidbaar, hoewel noodzakelijk
• GEVOLG: naar een nieuw framework
![Page 17: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/17.jpg)
Voor
EMC Documentum
.NET clientBusiness logica
VB ClientBusiness logica
Java ClientBusiness logica
![Page 18: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/18.jpg)
Voor
EMC Documentum
.NET clientBusiness logica
VB ClientBusiness logica
Java ClientBusiness logica
Library
Classification
Versioning
Relations
BPM
Retention
![Page 19: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/19.jpg)
Voor
EMC Documentum
.NET clientBusiness logica
VB ClientBusiness logica
Java ClientBusiness logica
Aanpassing logica Hergebruik logica Consistente UX
![Page 20: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/20.jpg)
Na
EMC Documentum
Service laag
.NET Smart Client
Website(Tridion)
Beheerstoepassingen(SAP)
Mail & Office(Microsoft)
Scanner
![Page 21: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/21.jpg)
Na
EMC Documentum
Service laag
.NET Smart Client
Website(Tridion)
Beheerstoepassingen(SAP)
Mail & Office(Microsoft)
Scanner
Content
Workflow
Takenlijst
Search
Reporting
Templating
Validation
![Page 22: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/22.jpg)
Na
EMC Documentum
Service laag
.NET Smart Client
Website(Tridion)
Beheerstoepassingen(SAP)
Mail & Office(Microsoft)
Scanner
Gebruikerservaring
Performantie
Upgrade en distributie
.NET Smart Client
.NET Smart Client
![Page 23: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/23.jpg)
Dossierbeheer
![Page 24: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/24.jpg)
Aanmaak nieuw dossier
![Page 25: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/25.jpg)
Kenmerken dossier
![Page 26: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/26.jpg)
Documenten beheren in
dossier
![Page 27: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/27.jpg)
Templates voor typebrieven
![Page 28: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/28.jpg)
Agenderen dossiers
![Page 29: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/29.jpg)
Publicatie naar het intranet
![Page 30: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/30.jpg)
Gefaseerde aanpak
• Platform• Toepassing per toepassing uitrollen• Begeleiding per gebruikersgroep
![Page 31: Document management en dossieropvolging bij Provincie Vlaams-Brabant](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062310/568166e8550346895ddb2997/html5/thumbnails/31.jpg)
Bedankt
• Bart Geerdens, Provincie Vlaams-Brabant, [email protected]
• Wim Putzeys, Panoptic (ECM bij Cronos), [email protected]