do you need a new donor management system?
TRANSCRIPT
我是否需要⼀個新的捐款者管理系統？
⼗個步驟，帶您更瞭解⾃⼰的需求！
用十個問題自我評估
1. 我需要做這個評估嗎？2. 我的現況和未來？3. 我需要哪些功能來管理捐款者？4. 我現有的系統已經具備哪些功能？5. 我應該使用線上「整合」的功能嗎？6. 除了捐款者外，我還需要追蹤哪些支持者？7. 我現有的系統使用的難易度為何？8. 員工訓練和操作程序如何配合？9. 廠商和諮詢師怎麼說？10. 我的最後決定是...?
我需要做這個評估嗎？1
• 用Excel在追蹤捐款數據。
• 既有的捐款系統已經停產。
• 用FileMaker或Access追蹤捐款，但不知道如何修正它。
直接換一個新系統吧！
我需要做這個評估嗎？1
• 對現有系統挺滿意的，但想知道它是不是最完美的。
• 確保我們有跟上最新科技。
維持原有系統就好！這世界上並沒有完美的系統存在…
我的現況和未來？2
Ø 我現在在哪裡？
一年內募資相關事項一年內募資相關事項 所需資源所需資源
（EDM、群眾募資...）
1.
2.
3.
1.
2.
3.
（數據追蹤、報告撰寫...）
我的現況和未來？2
Ø 我的未來在哪裡？
新策略新策略
1.
2.
3.
帶來影響帶來影響
1.
2.
3.
所需功能所需功能
新策略1.
2.
3.
我需要哪些功能來管理捐款者？
3
基本功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
除存款者聯絡資訊 v
同時新增/瀏覽某捐款者的多筆捐款 v
追蹤捐款者之間的關聯
追蹤個人和組織的差異資料 v
藉由網路獲取捐款者數據 v
建立員工和捐款者間的溝通管道 v
將自訂欄位新增成表格
製作電子報 v
根據捐款者資料製作清單
根據過去捐贈撰寫報告 v
批量將數據傳至帳戶系統 v
我需要哪些功能來管理捐款者？
3
中階功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
追蹤承諾、經常性或未來捐款 v
追蹤soft credits, matching gifts, split gifts v
快速一次輸入鉅額捐款
追蹤honorarium, memorial, tribute gifts v
輕鬆將支持者分類 v
建立追蹤特定支持者的 v
設定不同員工獲取資料的權限
用捐款數據產出圖表 v
自訂欄位能彈性置入製直觀的位置
根據來源和活動報告捐款額 v
自動匯入/匯出資料 v
我需要哪些功能來管理捐款者？
3
高階功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
根據不同使用者要求修改介面 v
支持複雜的gifts of stock v
容易處理中斷的捐款者 v
提供容易取得的財產追蹤資訊 v
自動運用演算法標註出優勢 v
以嚴格審計的方式追蹤捐款 v
儲存並容易取得自訂參數報告 v
製作預測未來捐款的報告 v
其他功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
？？？
我需要哪些功能來管理捐款者？
3
分數計算：
樂意擁有 → Ｘ 1 ＝
很有幫助 → Ｘ 2 ＝
必須擁有 → Ｘ 3 ＝
總分：
中階功能中「必須擁有」的數量：高階功能中「必須擁有」的數量：
我需要哪些功能來管理捐款者？
3
總分 < 55 55 <= 總分 < 75 75 < 總分
中階功能「必須擁有」數量 < 3
高階功能「必須擁有」數量 < 3
是 是
否 否 是
是 是
初階功能需求 中階功能需求 高階功能需求
我現有的系統已經具備哪些功能？
4
基本功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
除存款者聯絡資訊 v
同時新增/瀏覽某捐款者的多筆捐款 v
追蹤捐款者之間的關聯
追蹤個人和組織的差異資料 v
藉由網路獲取捐款者數據 v
建立員工和捐款者間的溝通管道 v
將自訂欄位新增成表格
製作電子報 v
根據捐款者資料製作清單
根據過去捐贈撰寫報告 v
批量將數據傳至帳戶系統 v
我現有的系統已經具備哪些功能？
4
中階功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
追蹤承諾、經常性或未來捐款 v
追蹤soft credits, matching gifts, split gifts v
快速一次輸入鉅額捐款
追蹤honorarium, memorial, tribute gifts v
輕鬆將支持者分類 v
建立追蹤特定支持者的 v
設定不同員工獲取資料的權限
用捐款數據產出圖表 v
自訂欄位能彈性置入製直觀的位置
根據來源和活動報告捐款額 v
自動匯入/匯出資料 v
我現有的系統已經具備哪些功能？
4
高階功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
根據不同使用者要求修改介面 v
支持複雜的捐獻和股票？ v
容易處理中斷的捐款者 v
提供容易取得的財產追蹤資訊 v
自動運用演算法標註出優勢 v
以嚴格審計的方式追蹤捐款 v
儲存並容易取得自訂參數報告 v
製作預測未來捐款的報告 v
其他功能 不需要 樂意擁有 很有幫助 必須擁有
？？？
我現有的系統已經具備哪些功能？
4
比較「我需要」和「我擁有」之間的差距，列出六大問題：
1.
2.
3.
4.
5.
6.
我應該使用線上「整合」的功能嗎？5
不太適合使用整合系統 大部分系統都有提供的普通功能
特別適合使用整合系統
廣播郵件 • 需要仔細的圖像話表格和模板
• 需要報告有誰/多少人有開啟或點閱
• 用一個指令向所有人發送郵件
• 需要在郵件中顯示捐款金額• 需要一天甚至更頻繁的在郵
件中同步捐款資料
線上付款 • 需要針對特定線上付款方式設計特殊功能
• 需要線上收取捐款、活動報名費、會費
• 一天需要收取不同種類的費用，而這些紀錄需整合為一筆共同的捐款者資料。
• 需要藉由網路行動徵求非線上捐獻
網站需求 • 複雜的網站設計 • 可以登錄捐款者資料進入管理系統的入口
• 需要給捐款者在網站或部落格增加內容的管道
• 需要根據捐款者在網站上的行為做社群分析
捐款者入口與friend- to friend fundraising
• 需要支持複雜的組織結構與friend-to-friend fundraising
• 需要手動更新參與friend-to-friendcampaign的資訊
• 讓捐款者可線上更改資料或偏好設定
• 一個禮拜內需要從線上資料庫汲取friend-to-friend fundraising的資料不只一次
我應該使用線上「整合」的功能嗎？
5
如果你的需求偏向整合系統，列出四項整合系統有但你⺫前的系統卻不⽀持的功能：
1.
2.
3.
4.
我應該使用線上「整合」的功能嗎？
5
如果你的需求偏向整合系統，列出四項整合系統有但你⺫前的系統卻不⽀持的功能：
1.
2.
3.
4.
除了捐款者外，你還需要追蹤哪些支持者？
6
活動參與者校友董事會成員持卡人案件管理者與會者客戶貢獻者活動註冊者家人朋友繼承人
立法委員地方企業會員電子報讀者配偶前志工客人通訊錄聯絡人電子通訊錄聯絡人購票人大眾媒體計劃參與人
相關專家服務接受者贊助者員工離職員工前客戶供應商拜訪者志工
除了捐款者外，你還需要追蹤哪些支持者？
6
除了捐款者外，你還需要追蹤哪些支持者？
6
1.
2.
3.
4.
5.
為了追蹤其他使⽤者，列出需要但現在還沒有的功能：
我現有的系統使用的難易度為何？
7
對系統不具專業知識 對系統具備專業知識
⽤系統進⾏簡單的任務 User: Score:User: Score:User: Score:User: Score:平均：
User: Score:User: Score:User: Score:User: Score:平均：
⽤系統進⾏複雜的任務 User: Score:User: Score:User: Score:User: Score:平均：
User: Score:User: Score:User: Score:User: Score:平均：
我現有的系統使用的難易度為何？
7
整理使⽤者的意⾒，列出你覺得需要改進的地⽅：
1.
2.
3.
4.
員工訓練和操作程序如何配合？
8
• 妥善運⽤員⼯訓練才能使好的系統發揮功能！
訓練 執行管道 執行狀況
系統廠商 內部員工 其他(NPO, 諮詢師, 討論小組)
員工有尋求受訓的管道
員工有被鼓勵參與受訓
員工有真正參與受訓
手寫
線上
當面
員工訓練和操作程序如何配合？
8
程序 思考中 溝通中 紀錄中 訓練中
輸入一筆捐款或捐款者資料的最小值
輸入一般性資料的正確格式
收到捐款後要多快輸入資料
系統運用的術語和組織原有的術語契合程度
如何輸入複雜的捐款資訊
是你的問題，還是系統的問題？
廠商和諮詢師怎麼說？9
問題 目標 廠商建議 你的需求和廠商說法的契合程度
根據Q4, Q5, Q6, Q7整理出⼗個問題，並問問供應系統的廠商怎麼說：
我的最後決定是…？10
1
2
3
4
5
⽐較Q3 & Q4 ，你現有的系統是否符合你想要的系統？（初階/中階/⾼階）
根據Q3，你所付的費⽤是否符合你得到的系統功能？
根據Q5，你現有的系統是否符合你對整合功能的需求？
根據Q6，你現有的系統是否能妥善管理⾮捐款者的其他⽀持者？假設在Q8中的訓練和程序表現良好，根據Q7，你現有的系統是否讓組織內的其他員⼯都覺得很好使⽤？
0分 : 現有系統完全可以做到 1分 : 現有系統不太能做到2分 : 現有系統完全做不到
我的最後決定是…？10
總分：
0-2 à 維持原有系統
3-4 à 模糊地帶
5-10 à 更換新系統