divisão de formação e desenvolvimento de coleção
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Universidade Estadual de Londrina
Sistema de BibliotecasDivisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção
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Organograma Sistema de Bibliotecas da UEL
Secretaria Executiva
Divisão de Processos Técnicos Divisão de Referência Divisão de Circulação
Divisão deBibliotecas Setoriais
Comissão de Biblioteca
Diretor
ConselhoDeliberativo
Seção de Periódicos
Seção de Monografias
Seção de Atendimentode Referência
Seção de Div.e Treinamento
Seção de Acervo Geral
Seçãode Empréstimo
Seção de BibliotecaSetorial - CCS
Seção de BibliotecaSetorial - COU
Seção de BibliotecaSetorial - EAAJ
Seção de BibliotecaSetorial - CH
Divisão de Formação e Desenvolvimento
de Coleção
Seção de Doaçãoe Permuta
Seção de Compra
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Divisão de Formaçãoe Desenvolvimento de Coleção
É responsável por selecionar e adquirir todo o material que compõe o acervo do Sistema de Bibliotecas da UEL,
através dos processos de compra, doação e permuta, tendo como suporte
a “Polít ica de Desenvolvimento de Coleções do SB/UEL”.
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É só Livros que pode ser pedido?
Não. É todo material necessário para dar suporte adequado e suficiente às disciplinas ministradas, livros, periódicos,.. (Nacional e internacional).
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Livros
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Quem indica os títulos de livros para serem adquiridos?
•Docentes•Setores de atendimento do SB/UEL
Seleção qualitativa
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Há um período do ano determinado para enviar os pedidos?
NÃO
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Todos os títulos indicados pelos docentes são adquiridos somente por meio da Compra?
Não. Podem ser também por doação e raramente por permuta.
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Como os pedidos podem ser enviados para BC?
Ofício E-mail ([email protected]) Formulário do site da BChttp://www.uel.br/bc/index.php?content=servicos_aquisicao_formulario_solicitacao.html Pessoalmente
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É importante pedir?
Sim Atualização dos pedidos em nossa
base Sempre que surge um recurso
temos registrado pedidos a serem enviados
Para manter o nível nas avaliações que acontecem periodicamente
Colocar informações bem completas sobre o livro desejado.
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Quais informações deverão ser apresentadas, para cada título solicitado? - NOME DO SOLICITANTE, CENTRO/DEPTO/CURSO. - AUTOR, TITULO, EDIÇÃO, LOCAL, EDITORA, DATA.
Importantíssimo: Indicar ainda o nº de alunos que farão uso do livro, bem como sinalizar se é Livro Texto (LT), isto é, de leitura obrigatória, ou de Leitura Complementar (LC).
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A Divisão envia lembretes durante o ano para o envio de novos pedidos?
SIM
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LEMBRETE
Prezado Professor
Lembramos que a Biblioteca Central estará recebendo
novos pedidos de livros, a serem adquiridos no decorrer de 2011, até
29/10/10.Enviar para [email protected].
Aparecida CaitarResp. pela DFDC
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Outras perguntas
Quanto tempo demora o processo de compra? Em torno de 6 meses
Quanto tempo demora para chegar o material na biblioteca? Depende do fornecedor mas demora em torno de 2 meses (nacionais) e 4 meses (internacionais)
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Em qual situação o pedido feito pelo docente não é adquirido?
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-Quando já existir em nossa coleção a edição solicitada em número suficiente para atender a demanda informada pelo docente.
-Quando não tivermos recursos.
-Quando não for cotado por nenhuma livraria na realização da Pesquisa de Mercado “Prévia” (seleção natural).
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O que acontece com o pedido do docente após ser enviado à BC?
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1º - Verificação de todos os pedidos no Catálogo ALFA e na Base AQUIL.
Todo o pedido que nos chega passa por essa verificação.
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- No ALFA
a verificação é feita para sabermos se o título solicitado existe ou não em nosso acervo, a quantidade existente,edição, o uso que é feito.
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- Na BASE AQUIL é para identificarmos se já há registro de pedido idêntico ao solicitado, registrado anteriormente, feito por outro professor ou até pelo mesmo, a situação em que ele se encontra: Pendente, Licitado, Empenhado, Recebido, Esgotado ou Lic.
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Nota:
Com estas verificações no caso do material estar em
processo de compra, evitamos duplicações
desnecessárias.
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2º - Análise das informações coletadas
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3º - Definição da quantidade de exemplares de acordo com a “Política de Desenvolvimento de Coleções do
SB/UEL”:
(Seleção Quantitativa).
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CRITÉRIOS• Livro texto: 1 exemplar para cada 10
alunos
•Leitura complementar: 1 exemplar
•Livro importado: 1 exemplar
É para esta definição de quantidade que precisamos da informação de nº de alunos que farão uso do livro, bem como se é Livro Texto (LT) ou de Leitura Complementar (LC).
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A Biblioteca adquire a quantidade definida conforme os critérios?
Sim, o que pode acontecer é de adquirirmos em duas etapas. Deixamos para completar a quantidade em um segundo processo de compra em função do recurso recebido. Aos invés de cortarmos títulos de algum curso nós diminuímos a quantidade (diversificação de títulos).
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4º- Insere-se o pedido na BASE AQUIL
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Após a definição pela compra do material, o mesmo é inserido na Base AQUIL
Solicitante
Centro
Situação:PENDENTE
Depto.
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Após registrar o pedido na base AQUIL, em qual situação ele é retirado?
O pedido fica registrado até conseguirmos adquirir ou obter uma informação sobre estar esgotado sem previsão de reimpressão ou nova edição.
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Recebimento do recurso
5º - preparação para pesquisa de mercado - lei Estadual 15.608 de 16/08/2007
6º- preparação da listagem que irá para orçamento
7º - envio para as Livrarias da listagem extraída dos registros “PENDENTES” da BASE AQUIL.
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8º - Preparo do Mapa de Preços (mínimo 4 fornecedores /preço médio)
9º - Requisições feitas no SICOR – Sistema Integrado de Compras e Orçamento da UEL
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10º - Envio das provas documentais (listagem inicial + e.mail, orçamentos, Negativas de participação, Mapa de oferta e as cópias das requisições) para PROAF/DM iniciar o processo de compra.
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11º - Atualização da Base AQUIL com a informação da etapa do
processo
“Licitado”
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Procedimentos na PROAF/DM
Início do processo Licitatório Publicação do edital Recebimento das propostas oficiais Recebimento da documentação dos
proponentes Julgamento das propostas Preparação do mapa de preços (MENOR
PREÇO) Emissão das ordens de compra/ empenho
(esta etapa é a oficialização da compra)
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Ordem de Compra de
l ivros
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12º Atualização da Base AQUIL com as informações da compra
SituaçãoEmpenhado
Ordem de Contratação
FornecedorPreço Unitário
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13º - Recebimento do Material
14º - Conferência Nota Fiscal x Ordem de Compra
15º - Nova atualização da Base AQUIL
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Situação:Recebido
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16º - Preparo Físico do Material (carimbo,código de barra, etc).
17º - Envio do Material para a Divisão de Processos Técnicos
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A Divisão faz uma prestação de contas?
Sim. Após o fechamento das compras
referente ao ano +- (abril do próximo ano).
No site da biblioteca Nas reuniões da comissão de
biblioteca (dados quantitativos)
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Terminologia usada na Base AQUIL
Pendente - Registro do pedido na base aguardando liberação de recursos
Licitado - Enviado para PROAF/DM - em processo de aquisição
Empenhado - adquirido mas ainda não entregue
Recebido - material já recebido pela BC
Esgotado - não disponível no mercado livreiro
Lic – Solicitado por doação
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Periódicos
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PeriódicosA solicitação da assinatura de periódicos nacionais e importados gera o compromisso da renovação. Por isso o pedido precisa ser bem justificado de preferência pelo Chefe de Depto. ou Coordenador do Curso.Nosso controle é manual.A compra é direta do editor, no exterior (Internacional.) ou no País (Nacional.) Inexigibilidade de licitação. Objeto é único e o fornecedor exclusivo.
Exceção: Quando há problemas na documentação da empresa
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Periódicos Nacionais•Recebimento do pedido (Ofício) feito pelos deptos.•Verificação do item no Portal SCIELO e sites de pesquisa•Solicitação de proposta para o Editor•Consulta da documentação CRF – Certificado de Regularidade do FGTS e CND – Certidão Negativa de Débito•Pedido de Empenho
•Empenho/ SIAF
•Recebimento e registro dos fascículos•Envio dos fascículos para o processamento técnico•Cobrança das falhas
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Periódicos Importados• Solicitação de compra para a BC pelos deptos.• Verificação do item no portal capes e sites de
pesquisa– Para os títulos disponíveis on-line, o solicitante é
informado– Para os títulos não disponíveis, é dado continuidade ao
processo de compra• Solicitação de proposta/invoice para o editor• Pedido de compra• Empenho/SIAF• Recebimento e registro dos fascículos• Envio dos fascículos para o processamento
técnico• Cobrança das falhas,atrasos..
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Pedido de Compra
(para periódico importado)
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Pedido de Empenho (para periódico nacional)
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Nota de Empenho
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Atualização das informações de compra no “controle manual de periódicos” e listas Básicas
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Doação
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Doação
A comunidade em geral poderá colaborar para a formação e desenvolvimento da coleção do sistema de
bibliotecas da UEL, doando materiais bibliográficos.
Os materiais deverão: Ser adequados aos objetivos e nível
educacional da instituição; Estar com conteúdo atualizado; Estar em boas condições físicas.
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Todos os materiais recebidos passam por uma seleção criteriosa e somente são inseridos aqueles
que forem compatíveis com os interesses existentes.
Na Doação são adotados os mesmos
critérios de seleção uti l izados na Compra.
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Tipos de Doações:
Solicitadas E
Espontâneas
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Solicitadas Às empresas comerciais, instituições
governamentais e privadas, entidades científicas e culturais, pessoas físicas, etc., Doação de materiais de interesse para a comunidade universitária.
Neste tipo de doação a seleção do material é feita previamente.
• Efetivação do pedido (LIC.)• Recebimento do material• Processamento técnico
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Espontâneas Entrevista de pré-seleção (sempre que possível) Verificação do estado físico e atualidade Preenchimento do “termo de doação”, que é
um documento que o deixa o doador ciente que a biblioteca central, após análise, poderá tratar o material da seguinte maneira:
• incorporá-lo ao acervo;• doá-lo e/ou permutá-la com outras insti tuições;• descartá-lo; • devolvê-lo ao doador.
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Termo de doação
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Livros: verificação de todos os itens no Virtua e na Base Aquil (seleção) e preparo físico
Periódicos: verificação no Viseorecord (periódicos).(todo material não selecionado para acervo é encaminhado para Setor de Duplicatas para ser oferecido).
(Não é porque o material foi recebido gratuitamente que o mesmo será inserido no acervo sem critério) .
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Permuta
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Permuta A biblioteca central efetua intercâmbio com
outras instituições congêneres, com as publicações da própria UEL;
Ex.:Mediações, Semina, serviço social em revista, boletim do CLCH, Signum, discurso fotográfico, etc....
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Outros materiais que Podem ser Encaminhados como Doação ou permuta
Material recebido por doação em quantidade desnecessária (livros e periódicos), ou cujo conteúdo não interesse à comunidade universitária;
Material retirado do acervo e substituído por outro volume em melhores condições.
Nestes casos para o material ser doado ou permutado monta-se processo.
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Biblioteca Central
Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção
Ramal – 4335
e.mail – [email protected]