DIVERSIFICACION COMO MEJOR ALTERNATIVA PARA

EL DESARROLLO TURISTICO

CONGRESOS Y CONVENCIONES

ASOCIACION DE ORGANIZADORES

PROFESIONALES DE CONGRESOS Y AFINES DE

COSTA RICA

ADOCA

Las reuniones son la comunicación intelectual y emocional de dos o

más personas, como una manera de asegurar el

planteamiento de un propósito común entre ellas ...

PROCESO DE ORGANIZAR UN

CONGRESO

1. Ente organizador

2. OPC

3. DMC

4. PROVEEDORES SERVICIOS

CONGRESO

G e n e r a c i ó n d e

e m p l e o

Tendencias Globales & Repercusión Económica:

Aquellas personas que trabajan

directamente en el evento

Servicios auxiliares dentro del

evento

Servicios locales

E l i m p a c t o e c o n ó m i c o

•La actividad de congresos es una actividad de demanda.

•Beneficiados de los congresos:

• participantes

• los entes organizadores.

• hoteles

•Transportistas: aereo y terrestre

•Restaurantes, taxis, souvenirs, etc

Propósitos de una reunión y sus características

Intercambiar experiencias y resultados

Transferir conocimientos, métodos o técnicas

Negocios: ferias, exhibiciones, ruedas de negocios

Persuadir al público: religiosos, políticos

Tener contacto social

. LA REALIDAD GLOBAL DE LOS EVENTOS

•Se proyecta fuertemente a nivel internacional

• Tiene un futuro muy optimista,

•Es una de las actividades que tienen una repercusión inmediata en la economía de un país

•Principalmente por la generación de empleo,

•El ingreso de divisas

•La transmisión de conocimientos

Alta tecnonología: conexión inalámbrica desde los salones, las habitaciones y hasta contestación de e-mails desde la piscina.

Nuevas tendencias:

De 10 a 100 personas reservan con 30 a 90 días de anticipación

La reservación para un congreso o reunión se esta haciendo de 6 a 12 meses anticipados.

Nuevas tendencias:

La duración de las reuniones ha descendido a 2 o 3 días

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Nuevas tendencias:

Impacto dramático en los alimentosa y

bebidas

Otros organizadores están solicitando

dietas libres de carbohidratos y libres

de azúcar.

Nuevas tendencias:

NO

Pero busca calidad de la comida y con muy buen sabor

Áreas de fumado totalmente prohibidas en todo lugar y todo edificio

Regreso de las actividades grupales: interacción social mas que física

Nuevas tendencias:

El Organizador esta siendo mucho más cuidadoso con el presupuesto.

Prefieren una sede especializada en reuniones que una de lujo.

Nuevas tendencias:

Componente recreacional preferiblemente en las tardes:

-torneos de golf

-voleyball, -viajes en

bicicleta -una tarde de

spa,etc..

Implementación de 5 horas de distracción

Nuevas tendencias:

• Mayor exigencia en

creatividad en los eventos

• Hay que trabajar mas fuertemente para motivar a las personas a participar en su evento anual.

Nuevas tendencias:

IMPLEMENTACION DE LOS EVENTOS VERDES

“GREEN EVENTS

Las políticas de los Eventos verdes de mayor progreso están emergiendo no solo del sector privado sino también del publico y en este caso del Gobierno de los Estados Unidos.

Específicamente la Agencia de Protección Ambiental y la Oficina Federal del Medio Ambiente.

• Los eventos verdes,

• La responsabilidad social corporativa

• Voluntariado.

• Se esta convirtiendo en una practica standard para la industria de los eventos.

• Comidas orgánicas

• Papel y materiales reciclados

• Ahorro energético

• Practicas sostenibles en los hoteles sede

• Carbono neutral, cada vez son mas populares

• La Agencia de Proteccion Ambiental, requiere de sedes para sus eventos que llenen un cuestionario acerca de las preferencias ambientales y practicas usadas en sus facilidades o propiedad.

Preocupación de una negociación mas eficiente

Maneras de ahorrar en alimentos y bebidas

Maneras de ahorrar en las tarifas hoteleras

Maneras de ahorrar en Audio visuales

Maneras de ahorrar en los montajes y decoración

Maneras de ahorrar en talento local

Maneras de ahorrar en transporte

MESES PREFERIDOS EN ORDEN DE PRIORIDAD

1.Octubre

2.Junio

3.Septiembre

Los primeros meses del ano interesan mas para clientes norteamericanos

ASISTENCIA PROMEDIO A LOS EVENTOS SEGÚN EL SEXO

55% HOMBRES

45% MUJERES

Destinos mas populares para congresos y

convenciones

• Se mantiene Italia, El Caribe y Mexico

• Sur America se esta convirtiendo en un destino emocionante y popular.

Destinos mas populares para congresos y

convenciones

• En Centro America: Costa Rica, Guatemala, Panama y El Salvador

Otros destinos que estan emergiendo son Rusia, Peru, Australia y Sur Africa.

• China es tambien un destino importante, especialmente para aquellas empresas con oficinas en Asia.

CONOCIENDO LA REALIDAD DE LOS

EVENTOS

Según la revista Meetings and Conventions

MEETINGS MARKET REPORT

2006

Alguna información de interés

Gastos de reuniones

CORPORATIVO

• En el 2005 las empresas gastaron $500.000 por año en reuniones

ASOCIACIONES

• Delegados gastaron $67 billonesen el 2005

ALGUNAS ESTADISTICAS DE

COSTA RICA DEL 2005

• Se realizaron 58 eventos nacionales

–23 Congresos

–28 Seminarios

– 7 Ferias

FUENTE: ADOCA

Eventos internacionales

• Realizados 54 eventos internacionales

– 20 Congresos Internacionales– 9 Congresos Centroamericanos

y de El Caribe– 6 Congresos Latinoamericanos– 2 Congresos Iberoamericanos– 2 Congresos Mundiales– 5 Ferias Internacionales– 10 Seminarios Internacionales

• Duración de los internacionales 2.8 días

• Estadía 3-4 noches

Asistencia aprox. de unas 12800 participantes en el 2005

PROMEDIO DE PARTICIPANTES EN CONGRESOS INTERNACIONALES

200 A 500 PERSONAS

COSTO DE INSCRIPCION PARA CONGRESOS

$200 - $300

69 EN HOTELES

11 EN UNIVERSIDADES

2 EN COLEGIOS FEDERADOS

2 MUSEOS

• SEDES UTILIZADAS

CONCLUSION

• Los congresos y convenciones son una excelente fuente de divisas y generador de empleo.

• Tiene estadías cortas, pero con gastos altos que permiten una serie de beneficios para el país,

• Exige actualización en los servicios

• Mayor tecnología

• Utilización de los servicios locales

• Los participantes de los congresos se convierten en futuros turistas.

• Tenemos que prepararnos para incursionar en este mercado para cumplir con sus exigencias.

• Los destinos se hacen muy competitivos por:– Eficiencia, Precio y servicio

• Los destinos se hacen muy competitivos por:–Eficiencia, Precio y

servicio