Diskusi & Rapat Efektif Dirangkum oleh:Anang Hermawan

ananghermawan@yahoo.com

Mengapa rapat penting?

• Membangkitkan rasa kebersamaan

Pekerjaan dalam organisasi pada dasarnya adalah pekerjaan kelompok, jika salah satu tidak berfungsi, maka yang lain pun menjadi tidak berfungsi, oleh karenanya diperlukan ‘kerjasama’ dan perasaan ‘sama-sama kerja’.

• Menumbuhkan minat dan semangat

Rapat dapat menjadi arena untuk menyuntikkan semangat dan minat baru terhadap pekerjaan.

Mengapa rapat penting?

• Memberikan tempat untuk mengutarakan isi hati dan berbagi pengalaman

Kadangkala terdapat persoalan pribadi yang timbul dan perlu juga dibahas. Misalnya, seseorang merasa diperlukan kurang adil dan dalam rapat hal semacam itu dapt diselesaikan

• Rapat akan lebih menjamin sukses dan kepuasan kerja.

Keputusan dalam rapat biasanya bernilai bersama, sehingga berhasil atau gagalnya pekerjaan akan menjadi tanggung jawab bersama. Kesalahan atau kegagalan akan ditanggung bersama.

Persiapan RapatPersiapan Rapat

• Siapkan agenda rapat yang jelas

• Hari, tempat dan jam rapat

• Undangan rapat dua minggu sebelumnya (minimal satu minggu sebelumnya)

• Persiapkan ruangan dan tempat duduk yang baik, jika perlu konsumsi yang cukup

• Jika memerlukan sound system, cek apakah peralatan tersebut berfungsi dengan baik

Persiapan memimpin Rapat

1. Cek dan recek kelima poin di atas

2. Kuasai masalah agenda rapat.

3. Kuasai kebiasaan-kebiasaan rapat

4. Kuasai teknik memimpin rapat

Undangan Rapat

• Nomor undangan

• Tanggal undangan

• Nama yang diundang

• Bahasa undangan, beragam.

• Pokok undangan : Hari, tanggal, pukul, tempat, acara, jumlah peserta

• Pengundang

• Rapat Resmi perlu stempel

• Tambahan Agenda rapat

• Tambahan Daftar peserta rapat

• Jika perlu: buat catatan khusus, singkat,padat,

Agenda Rapat

• Jika diperlukan, agenda rapat sebaiknya ditulis pada undangan. Ini akan memudahkan para anggota rapat untuk mempersiapkan pendapat, usulan dan alternatif pemecahan masalah baru.

• Siapa saja yang perlu diminta untuk membahas materi rapat

Kebiasaan-kebiasaan Rapat

• Bermuara pada penguasaan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Organisasi

• Perlu penguasaan teknik dan peraturan rapat (misalnya pada rapat untuk keputusan yang sangat penting perlu sekian jumlah anggota.

• Jika perlu, buatlah skenario rapat sehingga waktu yang digunakan efektif (misalnya: pembagian sesi rapat, tata tertib rapat dsb)

Beberapa Tipe Peserta Rapat

1. Yang punya gagasan, tetapi tidak berani menyampaikannya di dalam rapat

2. Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya

a. Yang selalu menentang pendapat orang lain

b. Yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang lain asal lebih baik dari pendapatnya

c. Yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang sedang dibahas

d. Yang diam saja sekalipun punya gagasan, hanya disampaikan di luar rapat

Tipe Peserta Rapat

1. Tipe cepat panas (anjing).

• Ciri-cirinya adalah senang bertengkar, selalu ngotot, tidak mau mengalah, bersuara keras untuk memenangkan persoalan. Jika ditanya akan balik bertanya, tidak mau berusaha untuk masuk ke dalam kelompok, merasa puas dan senang bila suasana kacau. Untuk menghadapi tipe seperti ini lebih baik diam, tidak melibatkan diri, memakai metode konferensi dan cegah dia untuk memonopoli.

Tipe Peserta Rapat

2. Tipe si positif (kuda).

• Selalu berpikir positif dan mau bekerjasama, tertib bisa mengikuti aturan, penuh perhatian dan pengertian terhadap sesama. Selalu bersedia membantu baik diminta maupun tidak, tidak banyak omong dan mengutamakan tindakan. Tipsnya, manfaatkan dia, karena dapat membantu jalannya diskusi dan menampung kontribusinya.

Tipe Peserta Rapat

3. Tipe si serba tahu (monyet).

• Bercirikan selalu ingin menonjol dan minta diperhatikan, banyak omong, merasa dirinya sebagai orang yang paling tahu. Cara menghadapi tipe seperti ini adalah dengan membiarkan kelompok mendengar teori-teorinya.

Tipe Peserta Rapat

4. Tipe sang komentar (kodok).

• Cirinya adalah senang ngomong sehingga tidak tahu kapan harus bicara dan diam, suka nyeletuk, tidak memberikan perhatian serius terhadap apa yang sedang dibicarakan. Tips menghadapinya adalah menginterupsi secara taktis dan batasi waktu bicaranya.

Tipe Peserta Rapat

5. Tipe si pemalu (kambing).

• Pendiam, tidak banyak bicara jika tidak ditanya, lebih memilih menunggu dan tidak proaktif, itulah cirinya. Tips menghadapinya, berikan pertanyaan-pertanyaan ringan, tingkatkan kepercayaan dirinya dan berikan pujian.

Tipe Peserta Rapat

6. Tipe si penolak (landak).

• Ciri-cirinya adalah sulit menerima pendapat orang lain, kurang mau bekerja sama, lebih mementingkan diri sendiri dan terkesan sombong. Tips menghadapinya, sentuh ambisinya, tonjolkan pengetahuan serta pengalamannya dan manfaatkan mereka.

Tipe Peserta Rapat

7. Tipe si cuek (kudanil).

• Acuh tak acuh, lebih banyak berdiam diri dan menjadi penonton, tidak bergerak jika tidak disuruh. Tips menghadapinya, tanyakan pekerjaannya dan libatkan dia untuk memberikan contoh-contoh pekerjaan yang diminatinya.

Tipe Peserta Rapat

8. Tipe si superior (jerapah).

• Berbicara sangat hati-hati, tidak cepat menerima sesuatu dan tidak juga langsung menolaknya. Sering membuat orang lain kesal karena lambatnya dalam mengambil keputusan. Tips menghadapinya, jangan mengkritiknya dan gunakan teknik "Ya - Tetapi".

Tipe Peserta Rapat

9. Tipe si penanya ulung (rubah).

• Ingin diakui dan dianggap pintar oleh orang-orang di sekitarnya. Selalu mencari celah atau kesempatan untuk bertanya, keberatan dan sanggahan. Merasa menang dan senang bila pertanyaannya tidak bisa terjawab, cepat ngambek bila pendapatnya tidak diterima atau dikalahkan. Tipsnya dengan melemparkan kembali pertanyaan-pertanyaan kepada kelompok.

Catatan penting

• Bukalah rapat dengan resmi (salam pembuka), sampaikan ucapan terima kasih kepada hadirin atas kehadirannya

• Bacakan agenda rapat dan tata tertib rapat

• Sangat Penting: Buat notulen!

• Jangan ragu untuk interupsi, selama bersifat produktif, tentu saja dengan etiket yang baik / santun

Etiket dalam rapat / diskusi kelompok

• Minta ijin ketika akan mengajukan gagasan (bisa verbal / nonverbal) verbal=bahasa, nonverbal=gerakan/gesture

• Jangan memotong orang lain yang sedang berbicara, apalagi dalam rapat yang dihadiri oleh banyak peserta. Ini berkemungkinan akan menyinggung orang yang sedang berbicara sehingga bersikap apriori

TIPE PUNAKAWAN

• TIPE SEMAR

• TIPE GARENG

• TIPE PETRUK

• TIPE BAGONG

SIMULASISIMULASI PRAKTIK RAPAT PRAKTIK RAPAT

20-30 menit per kelompok20-30 menit per kelompok

• Masing-masing kelompok menyiapkan topik rapat yang berkaitan dengan problem kontroversial yang sedang hangat terjadi terjadi di masyarakat, misalnya problem mekanisme distribusi BLT/SLT, perijinan, solusi penanggulangan dan penghindaran bencana alam dll.

• TENTUKAN PERAN

1. PIMPINAN RAPAT/MODERATOR2. NOTULIS

3. PESERTA RAPAT dengan beragam TIPEa. Tipe cepat panas (anjing).

b. Tipe si positif (kuda).

c. Tipe si serba tahu (monyet).

d. Tipe sang komentar (kodok).

e. Tipe si pemalu (kambing).

f. Tipe si cuek (kudanil).

g. Tipe si superior (jerapah).

h. Tipe si penanya ulung (rubah).

• PENGAMATAN RAPAT !

1. Bagaimana peran pimpinan rapat/moderator di dalam mengelola rapat (menengahi konflik, memotivasi dan memberi kesempatan pada peserta untuk “unjuk gigi” dalam rapat

2. Berikan skor skala 100.

Selamat Berdiskusi

Matur Nuwun!

Kupat siraman santen, sedaya lepat nyuwun

ngapunten