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DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
“Diseño de la arquitectura institucional
para el soporte de la estrategia”
Claudia Lucia Velandia Vicerrectora Administrativa y Financiera
Universidad de los Andes
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Objetivos del proyectoEste proyecto se enmarca dentro del Sistema de Aseguramiento de la Calidad – Uniandes:
Diseñar la estructura organizacional institucional (unidades, estructura ycargos) que soporte el cumplimiento de la misión y el desarrollo del PDI.
Alcance de esta fase: Decanaturas
Lograr efectividad institucional, que se refleje en economías de escala ysinergias facilitando así el seguimiento, evaluación y mejora continua
Generar estructuras organizacionales acordes con los procesos
Definir cargos y perfiles de acuerdo con los requerimientos de laestrategia institucional y de las facultades
DIAGNÓSTICO VALIDACIÓN PROPUESTA
• Levantamiento • Métricas• Entrevistas
• Propuesta • Validación y
consultas decanos
• Comité de rectoría • Consejo Académico
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
FACULTAD
MedioExterno :
CursosProgramasAsesorías
InvestigaciónBásica
Creación Artística
Docencia: PregradoMaestría
DoctoradoEspecializa
ESTRATEGIA
Relación con sus grupos de interés
PROCESOS
ORGANIZACIÓN INTERNA
ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL
Motivación del proyecto
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
UNIVERSIDADDOCENCIA, INVESTIGACIÓN, MEDIO EXTERNO
D E I
OFERTA DEMANDA
PI
DDI
DMatriz Facultades
Relación directa e inmediata
Relación indirecta e institucional
Servicios y soporte
Respuesta
UNIDADES ACADÉMICAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
PROCESOS- ORGANIZACIÓN- CARGOS
PROCESOS- ORGANIZACIÓN- CARGOS
COHERENCIAARQUITECTURA INSTITUCIONAL: DISEÑO DE PROCESOS, RELACIONES , ESTRUCTURAS Y CARGOS
Motivación del proyecto
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
PROCESO
PROCESO
PROCESO
PROCEDIMIENTOS
MISIÓN
VISIÓN
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
PLANEACIÓN
EVALUACIÓN
REPRESENTACIÓNDIRECCIÓN
JEFATURA
PROFESIONAL
APOYO -SOPORTE
CARGO
COMPETENCIAS
PERFIL
JEFATURA
PROFESIONAL
APOYO -SOPORTE
PROCESOS ESTRUCTURA CARGOS
PLANTA DE PERSONAL
MODELO DE GOBIERNO
Definiciones
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
PRELIMINARESTRABAJO COLABORATIVO
IMPLEMENTACIÓN
INVENTARIO DE PROCESOS
MAPEO DE PROCESOS
PDI 2011-2015
INVENTARIO DE CARGOS Y ESTRUCTURA
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO FACULTADES
Ineficiencias
Requerimientos
Mejoras
M E AProducto 1: Mejora
en Apoyo
Producto 2: Ajustes Misionales y Estratégicos
VALIDACIÓN CARGOS Y
ESTRUCTURA
Producto 4: Validación inventario Estructura
Producto 8: Propuesta estructura
DIAGNOSTICO VALORACIÓN
Producto 9: Propuesta cargos
Producto 3: Procesos documentados
Producto 7: requerimientos tecnológicos y documentales
Producto 5: Validación inventario Cargos
Producto 6: Matriz cargos y estructura
VALIDACIÓN DE PROPUESTA
Metodología de Trabajo
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
MIS
ION
ALES
ESTR
ATÉG
ICO
S
APOY
O
DECANO
SECRETARIAJEFE
PROF PROF
APOYO
VICE
APOYO
APOYO APOYO
DIR
ECC
IÓN
JEFA
TUR
APR
OFE
SIO
NAL
APO
YO
ESTRUCTURA: RELACIONES DE JERARQUÍA
PROCESOS: RELACIONES DE ACTIVIDADES
Dirección y estrategia
Táctica: coordinación
Aplicación Conocimientos
Aplicación procedimientos
PLAN
TILL
A DE
PER
SON
AL:
No
DE C
ARGO
S, T
IPO,
CO
MPE
NSA
CIÓ
N
TRAN
SACC
ION
ES
ESTR
ATEG
IA
><
> <
Metodología del diagnóstico HALLAZGOS
¿Todos los procesos se soportan en estructura y
funciones ?
¿Las relaciones respondan a la
estrategia?
¿Correspondencia de la plantilla con la estrategia
y la carga?
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
ESTR
ATEG
ICO
S DIVERSIFICACIÓN
DE INGRESOS INTERNACIONAL
IZACION
RELACIONES EXTERNAS E INTERNAS
GESTIÓN Y GOBIERNO
EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Consecución Vínculos Medios D. Organizacional Estrategia Ambiental
Vínculos donantes Convenios Promoción Seguimiento Implementación Social
Gestión donantes Movilidad Eventos Gestión Consejos Evaluación Económica
Productividad Divulgación Delegaciones Seguimiento Vínculos
Posicionamiento Acreditación y RegistrosA. Documental
MIS
ION
ALES
PROGRAMAS CONDUCENTES A TITULO INVESTIGACIÓN PROGRAMAS NO CONDUCENTES A
TITULO Selección y Admisión Producción Diseño Diseño y Seguimiento Curricular Asesoría Financiera Promoción Gestión cursos Apoyo Operativo Realización de programas Titulación Seguimiento a Proyectos
Consultoría Publicaciones
APO
YO
TALENTO HUMANO
GESTIÓN DE ESTUDIANTES
SOST DE PROFESORES
GESTIÓN DE ESPACIOS GESTIÓN TICS RECURSOS
FINANCIEROSOTROS
RECURSOS
Gestión estr. P. disciplinarios Vinculación Adm. Espacios Soporte técnico Presupuesto Jurídica
Planeación TH Ret.Estudiantes Desarrollo S. Industrial Licenciamiento Ejecución BienestarGestionar TH Evaluación Mantenimiento Páginas Web Distribución BibliotecaAdministrar TH Remuneración Activos Des. software AprovisionamientoGest. cultura org A. Graduados Laboratorios
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MISIONAL
ESTRATÉGICO
PROGRAMAS • Las características de los estudiantes de posgrados einternacionales son distintas
• Los procesos tienen condiciones distintas (registro, pago,carnet)
INVESTIGACIÓN • Alta demanda operativa en la gestión de lasinvestigaciones y consultoría (presupuesto, G. Humana,jurídica, registro de investigadores)
• Gestión institucional para conseguir recursos
MEDIO EXTERNO • Algunos beneficios para asistentes a cursos de E.C
POSICIONAMIENTO Y CONSECUSIÓN DE RECURSOS
• Definición de criterios para eventos , noticias ycomunicación institucional
• Falta de entendimiento de la importancia de procesosmisionales
• Falta claridad en el manejo de la información deegresados, empresas
• Acompañamiento institucional• Alta carga operativa para gestión de comunicación
(WEB)
INTERNACIONALIZACIÓN • Se requiere clara diferenciación entre la estrategia y laoperación
• Precisión de expectativas para los próximos años• Definición de oferta de servicios a invitados
internacionales (GH, vivienda, tramites)
PLANEACIÓN • Demanda creciente de actividades para el seguimiento alPlan
• Garantizar la calidad de los programas (acreditación,evaluación aprendizaje
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APOYO
ESTUDIANTES • Alta demanda de gestión de información de estudiantes• Alta demanda operativa de procesos de estudiantes
(monitorias, consejería, A. Graduadas)
PROFESORES • Alta demanda de gestión de información del profesor• Para ROSTER• CEVELAC• EVALUACIIÓN
RECURSOS • Financieros• Oportunidad de la información• Seguimiento detallado a los procesos misionales y
estratégicos• Información para toma de decisiones (planeación )
• Tecnología• Tecnología más articulada a los procesos de
aprendizaje• Soporte a la operación propia de los procesos
misionales• Tiempos de respuesta no acorde con la expectativa• Desarrollos propios
• Planta física• Alta demanda de espacio, asignación de espacios• Laboratorios alta carga operativa• Seguridad industrial
GESTIÓNHUMANA
• Decisiones particulares en cambios de estructura y cargos• Solicitudes diversas para atender problemáticas comunes• Tiempo de respuesta
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Hallazgos estructuras MISIONAL ESTRATEGICO APOYO
PRO
GRA
MAS
INVE
STIG
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NO
CON
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SECRETARIAJEFE ADMÓNTECNOLOGIAP. ESTRATEG
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ADMÓNSEG.ACACEDITORIALEVENTOSCOMUNICACIONESTIC´SPROYECTOS
APOY
O
ADMÓNTECNICOMENSAJEROSECRETARIA
• Cargos directivos asociados a planeación, relaciones, administración
• Alta concentración de funciones en los secretarios generales
• Jefes para procesos estratégicos y de apoyo
• Carga profesional en procesos administrativos
• Carga profesional en procesos estratégicos
• Secretarias con delegaciones en actividades directivas
• Mensajeros cumpliendo funciones múltiples
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS GRUPOS OCUPACIONALES
• Caracterizar las funciones de cada uno de loscargos asociados con los diferentes gruposocupacionales, identificando así lasparticularidades de cada cargo y las accionestransversales en cargos de la mismadenominación o alcance.
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1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”
Grupo Ocupacional, Cargo y Características de las funciones relacionadas con el cargo1
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
0
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60
70
8090
100
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200
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240
Frecuencia: puede ser interpretada tanto como el número de individuos que realizan la acción, como la cantidad de veces que es realizada.
Afinidad: correspondencia entre la acción que se realiza y el GO que la caracteriza.
Un IA ≥ 100 manifiesta una alta relación entre la acción y el GO analizado. Entre más alto sea este índice, mayor diferenciación entre las acciones de dicho GO respecto a las de los otros y en consecuencia, una mayor caracterización del GO. Un IA ≤ a 100 expresa una baja relación entre la acción y el GO analizado y, por consiguiente, las acciones no son características de el GO indicando mayor transversalidad entre las acciones de cada GO.
Acciones que NO caracterizan al GO y que se realizan
frecuentemente o por varias personas
Acciones que NO caracterizan al GO y que se realizan con
baja frecuencia o por pocas personas
Acciones que SI caracterizan al GO y que se realizan
frecuentemente o por varias personas
Acciones que SI caracterizan al GO y que se realizan con baja
frecuencia o por pocas personas
Acciones características
En A
LTO
gra
doEn
BAJ
O g
rado
Afinidad
Acciones no características
1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”
Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional1
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”
Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional1
Analizar
ArchivarAsesorar
Asignar
Brindar
Brindar información
Controlar
Coordinar
Definir
Distribuir
Ejecutar
Evaluar
Garantizar
Implementar
Organizar
Proponer
Realizar
Recibir
Solicitar
Tramitar
0
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200
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240
Afinidad
Frec
uenc
ia
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Acción - Verbo Descripción
Controlar hacer cumplir el reglamento interno en la sala ycontrolar el ingreso de estudiantes.
Asesorar Asesorar y brindar información, telefónica,personal y virtual
Coordinar
Coordinar y administrar el área de informáticade la Facultad para garantizar el correctofuncionamiento, soporte y uso adecuado de lasherramientas
AnalizarAnalizar y hacer seguimiento a los diferentesgrupos de interés, a través de los medios decomunicación impresos y virtuales
Definir definir un consecutivo de muestras
Proponer proponer, consolidar y organizar el diseño,diagramación e impresión de afiches
Evaluar Evaluar técnicamente las piezas decomunicación
ImplementarEvaluar el estado de los equipos del sistema debibliotecas, para implementar el cambio,actualización y/o descarte de los mismos
Las acciones de este grupo se caracterizan por la operatividad y el desarrollo de actividades específicas de la unidad o del cargo, sin involucrar procesos de toma de decisiones, análisis calificado (especializado) de la información, ni las consecuencias e impacto sobre las funciones de otras personas en cargos afines
1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”
Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional1
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
TramitarRecibir
Planificar
Implementar
Ejecutar
Divulgar
Diseñar
Coordinar
Controlar
Brindar
Asesorar
Archivar
Analizar
0
10
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40
50
60
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0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240 260 280
Afinidad
Frec
uenc
ia
1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”
Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional1
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Acción - Verbo Descripción
Archivar
Cumplimiento de las directrices técnicasemanadas por el Comité de GestiónDocumental sobre la forma en que sedeben archivar los documentos paragarantizar su preservación
RecibirRecibir y revisar el compromisopresupuestal de las facturas deOutsourcing (Panamericana y Ofiexpress)
Tramitar Tramitar y hacer seguimiento a lasgarantías, cambios de mercancías oreclamaciones y reposiciones de bienes
BrindarBrindar información sobre el análisis demateriales bibliográficos en trámite en elárea
Implementar Implementar procesos y actividades degestión del equipo humano
Las acciones de este grupo se caracterizan por sus consecuencias sobre las funciones de otras personas (en cargos del mismo alcance o diferentes) y por el impacto de las mismas sobre el desempeño de su unidad
1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”
Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional1
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Proponer
Planear
Implementar opciones
Implementar estrategias
Implementar
Establecer
Desarrollar
Definir
0
5
10
15
20
25
30
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500 550 600 650 700
Afinidad
Frec
uenc
ia
1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”
Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional1
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Conclusiones
Jefatura
Profesional
Soporte
Necesidad de diferenciar claramente las funciones propiasde cada grupo ocupacional
Buscar unos mínimos comunes en las descripciones de loscargos que facilite la diferenciación entre los mismos.
No hay una clara separación de responsabilidades yfunciones entre los grupos ocupacionales, especialmenteentre los niveles de Soporte y Profesional
Los cargos asumen funciones muy diversas y lasdescripciones de cargo son poco concretas
Se evidencia mayor cantidad de personal de Soporte
No hay una asociación clara entre las funciones y losprocesos
Existen procesos que no están cubiertos
Las estructuras no soportan la estrategia
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
3. PROPUESTASProyecto de Optimización de Procesos y Estructuras - Decanaturas
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Definición de Modelos
Modelo Operativo
Modelo de Información
Modelo de Servicios
• Actividades a desarrollar para soportar elmodelo de negocio y/o de servicios
• Servicios que apoyan y brindan soporte almodelo de negocio. Un servicio “se definecomo cualquier acción o cometidoesencialmente intangible que una parte ofrecea otra, sin que exista transmisión de propiedad.La prestación de los servicios puede estarvinculada o no con productos físicos”[1].
• Representación de la estructura y manejode la información de forma confiable, eficazy oportuna que facilita la toma dedecisiones y da cuenta del estado de laUniversidad en todas sus dimensiones
[1] Kotler, Phillip y Keller, Kevin. Dirección de Marketing, pág. 402, Pearson Prentice Hall, 2006, Duodécima edición.
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO
INVESTIGACIÓN
SELECCIÓN Y ADMISIÓN DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR
ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE SEGUIMIENTO A EGRESADOS
APOYO AL SECTOR EXTERNOPROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO
Consolidación
BIENESTARRETENCIÓN DE ESTUDIANTES RECURSOS
TALENTO HUMANO
SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES JURÍDICA
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
ENTRADAS SALIDAS
GESTIÓN - EFICIENCIA INSTITUCIONAL
RELACIONES EXTERNAS E
INTERNASINTER-
NACIONALIZACIÓNCONSECUCIÓN DE RECURSOS
RESPONSABILIDAD SOCIAL
PROCESOS ESTRATÉGICOSCadena de Valor de la Universidad
Posicionamiento
PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO
Y EVALUACIÓN
BACHILLERES
CAMBIOS TECNOLÓGICOS
PROBLEMAS DE INTERÉS
REQUERIMIENTOS SECTOR PUBLICO
O PRIVADO
EXIGENCIAS DE LA
GLOBALIZACIÓN
PROFESIONALES
PROFESIONALES ADAPTABLES
MAGÍSTERES
DOCTORADOS
PUBLICACIONES Y PATENTES
PRODUCTOS DE ASESORÍA
PROFESIONALES ACTUALIZADOS
CONSOLIDACIÓN PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO VISIBILIDAD
PosicionamientoPROPUESTASOLUCIÓN -PRESENCIA
POSICIONAMIENTOCURSOS
RECURSOSTIC
INFRAESTRUCTURALABORATORIOS
BIBLIOTECAFINANCIEROS
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
IMPACTOBÁSICO APLICADO INNOVACIÓN
GOBIERNO Y GESTIÓN
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Modelos en la Cadena de Valor Uniandes
Modelo de Negocio
SERVICIOSINFORMACIÓNOPERATIVO
APOYO
MISIONALES
ESTRATEGICOSRELACIONES EXTERNAS E
INTERNAS
INTER-NACIONALIZACIÓN
CONSECUCIÓN DE RECURSOS
RESPONSABILIDAD SOCIAL
PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO
Y EVALUACIÓN
GOBIERNO Y GESTIÓN
PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO
INVESTIGACIÓN
SELECCIÓN Y ADMISIÓN DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR
ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE SEGUIMIENTO A EGRESADOS
APOYO AL SECTOR EXTERNOPROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO
Consolidación
PosicionamientoCONSOLIDACIÓN PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO VISIBILIDAD
PosicionamientoPROPUESTASOLUCIÓN -PRESENCIA
POSICIONAMIENTOCURSOS
IMPACTOBÁSICO APLICADO INNOVACIÓN
BIENESTARRETENCIÓN DE ESTUDIANTES RECURSOSTALENTO
HUMANO SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES JURÍDICA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Federalista
• Operación Independiente
• Definición Políticas Sectorizada
DescentralizaciónFuncional
• Operación Independiente
• Definición Políticas Centralizada
Centralista
• Operación Centralizada
• Definición Políticas Centralizada
MODELO DE NEGOCIO
MODELO DE SERVICIO
MODELO DE INFORMACIÓN
MODELO OPERATIVO
Modelo de Gestión en Uniandes
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
PERSONAL RECURSOTECNOLÓGICO COSTOS
PERSONALIZADO + - Lineales
AUTOSERVICIO - + Marginales Decrecientes
Modelo de Servicio
SERVICIOINFORMACIÓNOPERATIVO
ESTRATEGICOS
APOYO
MISIONALES
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Modelo de Información
SERVICIOINFORMACIÓNOPERATIVO
ESTRATEGICOS
APOYO
MISIONALES
IMPLICACIONES
INSTITUCIONALPlataformaTecnológica
(Ej: SAP)
Definiciones y Políticas
Protocolos de Seguridad
Procesos Definidos
PRIVADOEspacio
Almacena-miento
Detalle yEspecificidad
Responsables de la
información claramente
identificados
Procesos variables
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Modelo Operativo
SERVICIOINFORMACIÓNOPERATIVO
ESTRATEGICOS
APOYO
MISIONALES
IMPLICACIONES
FEDERALEficiencia en el
Modelo de Negocio
Atención a necesidades particulares
Heterogeneidad en Estructuras
Organizacionales
CENTRALEfectividad en la Estrategia Institucional
Economías de Escala
Homogeneidad en Estructuras
Organizacionales
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Modelos Vs. Objetivos PDI 2011-2015
Objetivos PDI 2011-2015 Modelo Operativo
Modelo de
Servicio
Modelo de Información
Calidad y Diferenciación
1. Ofrecer programas académicos que cumplan estándares internacionales X X X
2. Contar con un cuerpo profesoral consolidado y de calidad X X X
3. Atraer y retener estudiantes de calidad X X X
4. Producir investigación de calidad X X X
Efectividad administrativa
5. Fortalecer el gobierno y la gestión institucional X X X
6. Facilitar la sostenibilidad financiera del largo plazo X X X7. Optimizar los recursos y servicios con criterios de eficiencia y eficacia X X X
Impacto y Presencia en
el Entorno
8. Reconocer al egresado como un medio para generar impacto X X X
9. Lograr reconocimiento e impacto en la sociedad X X X
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Modelos Vs. Grupos Ocupacionales
Modelo de Servicio
Modelo Operativo
Modelo de información
Modelo de Negocio
Directivo
Jefatura*
Profesional
Soporte
MENOR MAYOR
Incidencia de los Grupos en los Modelos
* Jefatura de Servicio
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Áreas funcionales intransferibles de las decanaturas• Selección y Admisión• Diseño y Seguimiento
Curricular• Titulación• Procesos Disciplinarios• Retención de Estudiantes
1. Programas Conducentes a Título
• Pertinencia• Asesoría Financiera• Apoyo Operativo• Seguimiento a Proyectos• Consultoría• Publicaciones
2. Investigación
• Vinculación• Capacitación• Permanencia (Bienestar)• Evaluación• Procesos Disciplinarios
3. Profesores
• Comunicaciones• Promoción• Eventos• Egresados• Consecución de Recursos• Publicaciones
4. Medio Externo
• Divulgación• Información de Facultad• Información Institucional
5. Comunicaciones Internas
• Plan de Desarrollo• Seguimiento• Planes de Acción y
Mejoramiento• Benchmarking
6. Planeación y Evaluación
• Operación• Pertinencia• Seguimiento• Registro Calificado
7. Acreditaciones
• Administración de Convenios
• Intercambios• Operación• Asociaciones
Internacionales
8. Internacionalización
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Áreas funcionales transferibles de las decanaturas
• Pertinencia• Selección• Capacitaciones• Manejo de contratos• Reconocimientos• Reglamento interno de trabajo• Clima y cultura laboral
9. Talento Humano
• Administración de Espacios• Seguridad Industrial• Mantenimiento• Activos• Laboratorios
10. Recursos Físicos
• Proyección Presupuesto• Ejecución de Presupuesto• Distribución de Ingresos
11. Recursos Financieros
• Infraestructura y Sistemas de Información
• Software• Bases de Datos• Páginas Web• Gestión de Proyectos
12. Soporte Tecnológico
• Adquisiciones• Jurídica• Administración Documental• Bienestar
13. Otros Recursos
• Convenios• Proyectos
14. Responsabilidad Social
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Procesos en los que participan las decanaturas (DEBER SER)
Nivel Macroproceso Directivo Jefatura Profesional Soporte
MISIONAL
1. Programas Conducentes aTítulo X X X X
2. Investigación X X X3. Apoyo al Sector Externo X X X X
APOYO
4. Sostenibilidad de Profesores X X6. Talento Humano X X7. Bienestar X X X X8. Procesos de Soporte X X X X
ESTRATÉGICO
10. Consecución de Recursos X X X X11. Internacionalización X X X12. Relaciones Internas yExternas X X
13. Gobierno y Gestión X X X15. Planeación y Evaluación X X X
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
MODELO DE INFORMACIÓN
MODELO DE SERVICIO
MODELO OPERATIVO
MODELO DE NEGOCIO
MODELO OPERATIVO
MODELO DE NEGOCIO
Implicaciones de los Modelos en las Estructuras
Decano
Departamento o Programa
Decano
Vicedecano Vicedecano
Secretaría General Departamento
o ProgramaSecretaría General GHOTIC Financiero
MODELO DE SERVICIO
Soporte Servicio
Soporte Servicio
Soporte Servicio
Soporte Servicio
Soporte Servicio
Soporte Servicio
Soporte Servicio Soporte
ServicioSoporte Servicio
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Propuesta – Entendimiento compartido
MODELO:
COMPONENTES
RELACIONES
RESULTADOS
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
FAC
ULT
AD
ES
CALIDAD Y DIFERENCIACIÓN
DISMINUCIÓN DE COSTOS
OPERATIVOS: Eficiencia
Cargos necesarios Estructuras articuladas
METRICAS MINIMAS
MEJORA EN EL SERVICIO :
Tiempo de respuestaCalidad
Efectividad METRICAS MINIMAS
Negocio: Forma de generar diferencia en lo
misional
Operativo: Relación de organización, procesos,
tecnología
Servicios: Entrega de un servicio a los grupos de
interés
NEGOCIO OPERATIVO SERVICION
EGO
CIO
O
PERA
TIVO
SERV
ICIO
REGLAS DE
JUEGO
POLÍ
ITC
AS
ESTR
ATEG
IA
POLITÍCAS
ESTRATEGIA
COORDINACIÓNES
TAN
DA
RIZ
AC
IÓN
INTE
GR
ACIÓ
N
ESTANDARIZACIÓN
INTEGRACIÓN
ACUERDOS TI
EMPO
CO
STO
TIEMPO
COSTO
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
¿SOBRE QUÉ HAY QUE DECIDIR ?
1. MISIONAL2. INTERNACIONALIZACIÓN 3. FINANCIERA4. TIC´S5. COMUNICACIONES 6. EVENTOS7. ADMÓN DOCUMENTAL 8. MENSAJERIA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (MISIONAL)M
ision
al
Fortalecer la investigación La calidad de pregrado en los posgrados Reconocimiento e impacto en el entorno
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca en lo misional?
¿Cuál es la propuesta?
Existen cargos de Vicedecanos relacionados al tamaño de la Facultad
Hay concentración de apoyo administrativo en las Facultades para soportar los departamentos
Hay cargos directivos con un perfil más administrativo que académico
Evaluar el apoyo Institucional en el cumplimiento de los objetivos definidos y en la operación de las Facultades/Centros
Creación de Vicedecano a partir de algunas métricas de referencia: Estudiantes de Pregrado, Posgrado, Proyectos, etc.
Directivo
Jefatura
Prof. y Soporte
Vice Acad.Decano
Facultades Adm. Central
Escenario 1
Profesional Soporte TICsProcesos
Vice/Dir
Vice Adm. Vice Inv.
Tamaño:>3000 Est. PR1000 Est. MAXX Proyectos>5 programas
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (MISIONAL)M
ision
al
¿Qué se encontró?
¿Cuál es la propuesta?
Existen cargos de Vicedecanos relacionados al tamaño de la Facultad
Hay concentración de apoyo administrativo en las Facultades para soportar los departamentos
Hay cargos directivos con un perfil más administrativo que académico
Directivo
Jefatura
Prof. y Soporte
Vice Acad.Decano
Facultades Adm. Central
Escenario 2
Profesional Soporte TICsProcesos
Vice Adm. Vice Inv.
Mayor articulación con la Adm. Central
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (INTERNACIONALIZACIÓN)In
tern
acio
naliz
ació
n
Posicionar a la Universidad en Latinoamérica (movilidad efectiva)
Desarrollar investigación en redes Acreditación
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca con Internacionalización?
¿Cuál es la propuesta?
Hay unidades con cargos enfocados a Internacionalización
Apoyo Central es para labores Operativas Se tiene una mayor expectativa del apoyo
institucional
Definir por Facultad cómo se va a desarrollar la estrategia de Internacionalización para establecer el apoyo requerido a nivel de procesos y estructuraPlan Facultad→ Plan Universidad → Organización
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (FIN&ADM)Fi
nanc
iero
y A
dmin
istra
tivo
Articular el Plan de Desarrollo con recursos financieros Esquemas de gestión que promuevan la optimización de
procesos y economías de escala
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca con la función financiera y administrativa?
¿Cuál es la propuesta?
Hay división de las funciones de los Secretarios Generales de las Facultades, generando un cargo adicional con un enfoqué más financiero.
Generar un cargo de Secretaría Administrativa y Financiera y otro de Secretaría Académica
Establecer una relación con la Vicerrectoría Administrativa y Financiera que genere un mayor entendimiento de las necesidades de las Facultades/Centros /coordinación procesos
Definir el perfil del cargo del Secretario académico dependiento del nivel de madurez de la Facultad/Centro
Directivo
Jefatura
Prof. y Soporte
Vicer
Direc.
Decano
Secretario Gen.
Coord. Adm&Fin
Facultades Adm. Central
Decano
Facultades Adm. Central
Secretario Administrativo
PropuestaActual
Vicer
Direc.
Secretario Académico
Profesional Soporte TICsProcesos
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (TICs)TI
Cs
Tic´s como soporte a la estrategia Espacios colaborativos de trabajo Efectividad en los procesos
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca con las TICs?
¿Cuál es la propuesta?
Hay equipos desarrollando software en algunas Facultades Hay duplicidad de cargos para las funciones de soporte
técnicpo Se busca tener unos mejores tiempos de respuesta en los
servicios de soporte de la Adm. Central
Generar un Comité Institucional conformado por unidades académicas y DTI para fomentar un trabajo colaborativo y regule los desarrollos en Facultades
Evaluar el servicio de soporte, con el fin de identificar propuestas de mejoramiento
Centralizar en las decanaturas las necesidades de los departamentos
Directivo
Jefatura
Prof. y Soporte
Vicer
Direc.
Decano
Direct. Tec
Facultades Adm. Central
Decano
Facultades Adm. Central
PropuestaActual
Vicer
Direc.
Secretario Adm.
Comité TCIs
Profesional Soporte TICsProcesos
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (PROC. EDIT)Pr
oces
os e
dito
riale
s
Garantizar la calidad de los productos Uniandes Economías de escala
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca con los procesos editoriales?
¿Cuál es la propuesta?
Hay cargos en Facultades con funciones similares al editor de la Universidad
Hay dos niveles de cargos: el conceptual y operativo con énfasis en diseño
Fortalecer la política institucional de Ediciones Uniandes No deben existir cargos con funciones similares al Editor Institucional
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (Comunicaciones)Co
mun
icac
ione
s
Fortalecer vínculos Posicionar los procesos misionales Conseguir recursos
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca en comunicaciones?
¿Cuál es la propuesta?
Hay distintos cargos con la función de comunicaciones en las Facultades, pero con variedad de perfiles y salarios
No hay una claridad en el rol de la Of. de Comunicaciones como apoyo a las necesidades de las Facultades
No siempre hay una respuesta efectiva en el apoyo Inst. Hay dos niveles de cargos: el conceptual y el operativo de diseño
Generar un Comité Institucional conformado por unidades académicas y la adm. central para fomentar un trabajo colaborativo
Uniformidad en los cargos y salarios No tener apoyo operativo en las Facultades Centralizar en las decanaturas las necesidades de los departamentos
Directivo
Jefatura
Prof. y Soporte
Dir. DesDecano
Direct./jefe Com.
Facultades Adm. Central
Decano
Facultades Adm. Central
Propuesta Escenario 1
Dir. Des
Jefe Com.
Comité Com.
Profesional Soporte
Coord. Com.
Jefe Com.
TICsProcesos
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (Eventos)Ev
ento
s
Fortalecer vínculos Posicionar los procesos misionales Conseguir recursos
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca con la función de comunicar?
¿Cuál es la propuesta?
Necesidad de tener un mayor apoyo en la organización de eventos de las Facultades en cuanto a espacios y apoyo logístico
Ausencia de criterios de lo que es un evento Institucional y uno que no lo es
Evaluar el servicio de Relaciones Públicas con el fin de establecer puntos de mejoramiento
Definir políticas institucionales en cuanto al manejo de espacios para la realización de eventos
Directivo
Jefatura
Prof. y Soporte
Dir. DesDecano
Facultades Adm. Central
Decano
Facultades Adm. Central
Escenario 2Escenario 1
Dir. Des
Jefe Rel. Púb.
Profesional Soporte
Secretario Adm. Jefe Rel. Púb. Secretario Adm.
TICsProcesos
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
DECISIONES CLAVES (Mensajería)M
ensa
jería
Economías de escala Optimización de recursos
¿Qué se encontró?
¿Qué se busca la mensajería?
¿Cuál es la propuesta?
Servicio replicado al de la Administración Central en las Facultades Los mensajeros hacer otras actividades aparte de la de mensajería
Separar en las facultades el rol de mensajero de las actividades varias dentro de las Facultades
Identificar necesidades no satisfechas en las Facultades y hacer una revisión interna de los procesos de mensajería de la Universidad
Centralizar el servicio en la Dirección Administrativa
Directivo
Jefatura
Prof. y Soporte
Dir. Adm.
Decano
Facultades Adm. Central
Decano
Facultades Adm. Central
Escenario 2Escenario 1
Dir. Des
Jefe SG
Profesional Soporte
Secretario Gen. Jefe SG Sec. Adm&Fin
TICsProcesos
Vicer
Sec. Acad.
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL
Siguientes actividades
DEFINICIONES ESTRATEGICAS
VALORACIÓN DE PROPUESTAS
PERFILES DE CARGOS
CARGOS TRANSVERSALES
• TECNOLOGICAS• ORGANIZACIONALES• CARGOS• COSTOS
REVISIÓN DE DEPARTAMENTOS
• AJUSTES• IMPLEMENTACIÓN
AJUSTES PROCESOS