directum. Представление системы и бизнес-решений
DESCRIPTION
DIRECTUM. Представление системы и бизнес-решенийTRANSCRIPT
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM
www.gk-it-consult.ru
Коротко о разработчике
Более 25 лет на ИТ рынке
Штат компании - 450 человек
Развитая партнерская сеть в 42 регионах РФ, Казахстане, Белоруссии, Украине
Microsoft Partner с компетенцией Gold Independent Software Vendor (ISV)
СМК сертифицирована на соответствие ISO 9001.2008, общие правила управления проектами по стандарту PMBoK
Более 20 готовых бизнес-решений для различных сфер бизнеса, включая необходимый бизнес-консалтинг
2 www.gk-it-consult.ru
Среди пользователей DIRECTUM
3 www.gk-it-consult.ru
Внедрение
Лицензии и сертификаты
4 www.gk-it-consult.ru
Компоненты системы DIRECTUM
5 www.gk-it-consult.ru
Рабочее место пользователя
6 www.gk-it-consult.ru
Ключевые показатели эффективности – на рабочем столе
7 www.gk-it-consult.ru
Пример автоматизации бизнес-процесса
8 www.gk-it-consult.ru
Возможности доступа к системе
9 www.gk-it-consult.ru
Интеграция с другими системами:
•Интеграция с финансово-учетными системами• SAP R/3• 1C:Предприятие 8.x• Галактика• Microsoft Dynamics AX (AXAPTA)• Prestima (Бюджетирование и управление
финансами)•Интеграция с офисными пакетами• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook,
Project)• OpenOffice.org
•Интеграция с системами поддержки и проектирования бизнес-процессов• ARIS • Business Studio
10 www.gk-it-consult.ru
AD
Стратегия бизнес-решений
11 www.gk-it-consult.ru
• Формализованные показатели эффективности• Стоимостной эффект• Решение конкретной бизнес-задачи• Методические материалы, технологии консалтинга и внедрения разрабатываются на основе
богатого опыта
Примеры бизнес-решений
12 www.gk-it-consult.ru
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Кадровые процессы
www.gk-it-consult.ru
Типовые задачи:
• Долгий и трудоемкий процесс сбора заявок на новых сотрудников в подразделениях
• Невозможно оценить эффективность конкретного работника кадровой службы или кадрового агентства
• Сложный и трудоемкий процесс сбора документов по сотруднику за всю историю его работы
• Неудобно работать с базой данных кандидатов
• Непрозрачный процесс согласования заявлений
14 www.gk-it-consult.ru
Решаемые задачи:
• Организация процесса подбора кадров• Организация процессов приема и увольнения персонала• Контроль завершения испытательного срока• Организация процессов перевода и назначения персонала• Организация процессов согласования кадровых документов• Согласование и учет командировок• Создание и поддержание в актуальном состоянии на портале компании
электронного справочника сотрудников
15 www.gk-it-consult.ru
Показатели эффективности
16 www.gk-it-consult.ru
Показатель эффективности Единица измерения
Средняя продолжительность поиска сотрудника Дни
Количество принятых сотрудников за период Человек
Продолжительность процесса утверждения командировок часы
Процент просроченных отчетов о командировках %
Продолжительность процесса приема, перевода, увольнения сотрудников часы
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Управление совещаниями
www.gk-it-consult.ru
Решаемые задачи:
Организация и подготовка к совещанию:
• Разработка повестки совещания
• Определение участников
• Согласование повестки
• Оповещение участников
Проведение совещания:
• Фиксирование принятых решений
• Автоматическое формирование протокола
• Согласование протокола
• Оповещение заинтересованных
18 www.gk-it-consult.ru
Исполнение принятых решений:
• Рассылка поручений исполнителям
• Контроль исполнения поручений
• Оповещение об исполнении заинтересованных
Формирование различных отчетов:
• Проведенные совещания
• Сводная таблица по проведенным совещаниям
Показатели эффективности
19 www.gk-it-consult.ru
Показатель эффективности Единица измерения
Средняя длительность согласования протокола совещания Часы
Длительность проведения совещания (максимум, минимум) Часы
Количество отмененных совещаний из-за отсутствия ключевых участников Штуки
Количество проведенных совещаний Штуки
Количество решений, принятых на совещаниях Штуки
Процент выполненных в срок решений, принятых на совещании Процент от общего кол-ва
Процент невыполненных в срок решений, принятых на совещании Процент от общего кол-ва
Трудоемкость оформления протокола совещания Человеко-часы
Трудозатраты на участие в совещаниях сотрудников компании Человеко-часы
Трудоемкость контроля выполнения решений, принятых на совещании, контролером Человеко-часы
Средняя длительность поиска информации, относящейся к совещанию Часы
Средняя длительность подготовки и согласования проведения совещания (протокола, состав участников, время, место проведения)
Часы
Затраты на расходные материалы (бумага, картриджи…) Рубли
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Согласование счетов на оплату
www.gk-it-consult.ru
Решаемые задачи:
Формализация процесса визирования
Ввод и регистрация счетов
Проверка и согласование счетов на оплату
Подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате
Формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему
21 www.gk-it-consult.ru
Схема работы
22 www.gk-it-consult.ru
Показатели эффективности
23 www.gk-it-consult.ru
Показатель эффективности Единица измерения
Процент своевременно оплаченных счетов % от общего количества
Процент согласованных, но не оплаченных счетов % от общего количества
Длительность согласование счета от его поступления до принятия решения об оплате
Рабочие часы
Стоимость процесса согласования Рубли
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Управление договорами
www.gk-it-consult.ru
Типовые задачи:
• Длительный процесс оформления договора• Значительное время уходит на согласование договора• Наличие инцидентов, связанных с подменой содержания договорного документа• Потери договорных документов в процессе согласования• Не возврат оригиналов договорных документов• Неисполнение обязательств контрагентов по договору в срок• Наличие примененных финансовых санкций, связанных с условиями договорного
документа• Длительный и трудоемкий процесс поиска информации и формирования
отчетности по ранее заключенным договорам
25 www.gk-it-consult.ru
Решаемые задачи:
• Ведение единой базы шаблонов и образцов договоров• Поддержка единых регламентов согласования договорных документов• Проведение Договорных Конкурсных комиссий• Организация согласования договорных документов с головной организацией• Ведение единого архива договорных документов• Контроль выполнения обязательств по договору• Поиск и анализ комплектов договорных документов• Формирование отчетности в различных разрезах• Ведение реестра договоров
26 www.gk-it-consult.ru
Схема работы
27 www.gk-it-consult.ru
Подготовка проекта
договора
Согласование договора
Регистрация договора
Контроль возврата
подписанного документа
Исполнение и контроль
обязательств
Сканирование и
распознавание договора
Согласование договора
Регистрация договора
Контроль возврата
подписанного документа
Исполнение и контроль
обязательств
Показатели эффективности
28 www.gk-it-consult.ru
Показатель эффективности До После
Средняя длительность подготовки и согласования договорного документа, чел/час. 80 16
Процент согласованных договоров в срок, установленный регламентом договорной работы, % от общего количества.
40 90
Средняя длительность поиска досье договора сотрудником, чел/час. 4 0.5
Трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации, чел/час. 0.5 0.25
Среднее количество итераций согласования документа в одном подразделении, шт. 5 2
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Обращения граждан
www.gk-it-consult.ru
Решаемые задачи:
30 www.gk-it-consult.ru
Регистрация обращения
Рассмотрение обращения
Исполнение
Контроль исполнения
Ответ Заявителю
Пример интеграции сайта органов власти с DIRECTUM
31 www.gk-it-consult.ru
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Финансовый архив
www.gk-it-consult.ru
Основные компоненты
33 www.gk-it-consult.ru
Что хранится в финансовом архиве
Первичные финансовые документы – исходящие и входящие:• Счета-фактуры• Накладные• Акты выполненных работ• Платежные поручения• Счета на оплату• Договоры, дополнительные соглашения• Кассовые ордеры• Таможенные декларации• Доверенности• Бухгалтерская отчетность (в т.ч. бухгалтерский баланс)• Другие…
34 www.gk-it-consult.ru
Традиционная работа
35 www.gk-it-consult.ru
Показатель традиционной работы Значение
Средняя продолжительность поиска одного первичного документа 5-12 минут
Количество копий документов для налоговых проверок (камеральных и встречных)
До 20% документов
Стоимость выемки одного короба из внеофисного архива 350-500 руб.
Срок доставки оригиналов документов из внеофисного архива 3-24 часа
Стоимость ручной обработки счета-фактуры 25-200 руб.
Периодичность сверки с контрагентами для выявления дебиторской задолженности До 3 мес.
Решаемые задачи:
• Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
• Работа с исходящими первичными документами
• (Вне-)офисное хранение бумажных оригиналов
документов
• Осуществление сверок с контрагентами
• Ведение претензионной деятельности
• Обращение к документам филиалов
36 www.gk-it-consult.ru
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Классическое делопроизводство
www.gk-it-consult.ru
Проблемы традиционной формы работы
• По статистике, 20-30% поручений не выполняются в срок или не выполняются
вообще
• На поиск одного документа в среднем уходит 7-12 минут
• На подготовку и согласование приказа по основной деятельности уходит от 2 до 7
дней
• На подготовку и согласование исходящего письма уходит до 8 часов
• До 30% документов не находят вовремя, до 10% теряется безвозвратно
• На подготовку отчета по выполнению поручений уходит до 4 часов
• Получение руководителем «оперативной» информации по выполнению его
поручений занимает до 30 минут
38 www.gk-it-consult.ru
Решаемые задачи:
• Поддержка полного жизненного цикла работы с входящими, исходящими
письмами
• Поддержка полного жизненного цикла работы с приказами и распоряжениями по
основной деятельности
• Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание,
уничтожение)
• Выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных
карточек по различным параметрам
• Подготовка отчетности по документообороту организации
• Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и
внутренним документам
39 www.gk-it-consult.ru
Схема работы с входящей корреспонденцией
40 www.gk-it-consult.ru
Регистрация документа
Рассмотрение документа
Исполнение
Контроль исполнения
Схема работы с исходящей корреспонденцией
41 www.gk-it-consult.ru
Подготовка и согласование проекта документа
Регистрация документа
Отправка документа адресату
Контроль получения адресатом
Эффект от внедрения
42 www.gk-it-consult.ru
Показатель До После
Процент выполненных поручений/резолюций в срок 70-80% 85-90%
Средняя длительность поиска документа по известным параметрам
7-12 мин 1 мин
Средняя длительность подготовки и согласования исходящего письма (от оформления до отправки контрагенту)
8 час. 4 час.
Средняя длительность подготовки и согласования приказа/распоряжения по основной деятельности
2-7 дней 1-3 дня
Процент теряющихся документов, конфиденциальной информации
30% 0%
Экономия на расходных материалах До 1 млн. руб/год
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.
Управление тендерами
www.gk-it-consult.ru
Возможности бизнес-решения:
1.Инициализация тендера• согласование заявок на проведение тендера; • подготовка и согласование конкурсной документации; • утверждение сроков и ответственных; • публикация тендерной информации.
2.Проведение тендера • прием и регистрация оферт;• отслеживание сроков приема оферт, вскрытия конвертов, выбора победителя;• оценка принятых оферт по критериям;• выбор и утверждение победителя
3.Заключение договора• контроль сроков и условий заключаемого договора на предмет соответствия
конкурсной документации
4.Дополнительные возможности• организовывать заседания тендерных комиссий для рассмотрения вопросов по
текущим тендерам;• вести архив тендерной документации и предложений контрагентов;
44 www.gk-it-consult.ru
Схема проведения тендера
45 www.gk-it-consult.ru
• Подготовка тендерной документации
Согласование
• Объявление тендера
Публикация документации
• Регистрация оферты
Вскрытие конвертов
• Оценка оферты
ТМ «Оценка оферт»
• Выбор победителя
Протокол подведения
итогов
• Заключение договора
Заключение договора
Эффект от внедрения:
• Ускорение всего процесса;
• Облегчение подготовки конкурсной документации с использованием шаблонов;
• Жесткий контроль над всем процессом, в том числе с помощью модуля «Управление показателями эффективности»;
• Увеличение «пропускной способности» тендерных комиссий без увеличения их числа;
• Быстрый доступ ко всей необходимой информации по тендерам
46 www.gk-it-consult.ru
Другие бизнес-решения:
• DIRECTUM: Управление договорами• DIRECTUM: Финансовый архив• DIRECTUM: Классическое делопроизводство• DIRECTUM: Обращения граждан• DIRECTUM: Управление совещаниями• DIRECTUM: Управление взаимодействием с
клиентами• DIRECTUM: Проектный документооборот• DIRECTUM: Управление тендерами• DIRECTUM: Согласование счетов на оплату• DIRECTUM: Кадровые процессы• …
47 www.gk-it-consult.ru
Основные преимущества системы DIRECTUM:
• Развитое управление контентом (ввод, преобразование, обработка и хранение документов в различных форматах)
• Бизнес-ориентированный механизм workflow (моделирование бизнес-процессов любой сложности)
• Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи• Различные варианты организации территориально-распределенной работы
(филиалы, холдинги)• Два способа работы пользователей с системой: через desktop-клиент и веб-клиент• Наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей
и хранение миллионов документов• Наличие средства мониторинга и анализа бизнес-процессов и показателей
эффективности• Наличие готовых проработанных бизнес-решений• Простые принципы работы с системой
48 www.gk-it-consult.ru
Что дает DIRECTUM
49 www.gk-it-consult.ru
• Прозрачность работы сотрудников• Вы можете в любой момент посмотреть любой документ своих
подчиненных • Вы всегда знаете, как и что делается по Вашему заданию
• Повышение исполнительской дисциплины• Выданные задания не забываются, т.к. фиксируются в системе (по
статистике обычно 20% заданий просто не выполняются)• Повышается ответственность сотрудников, т.к. они знают, что их
работа легко контролируется (даже если они находятся в другом городе)
Что дает DIRECTUM
50 www.gk-it-consult.ru
• Время руководителей и сотрудников• Сокращается время совещаний, поскольку все заблаговременно
знакомятся с нужными документами• Моментальный поиск документов• Значительно повышается скорость документооборота (особенно в
территориально-распределенной организации)
• Снижение затрат на бумагу и оргтехнику• Не надо размножать документы для ознакомления каждого отдела
и сотрудника• Не обязательно печатать внутренние документы• Эффективно используется существующая оргтехника
Что дает DIRECTUM
51 www.gk-it-consult.ru
• Быстрое обучение новых сотрудников• Легко изучить наработки предыдущих сотрудников,
зафиксированные в документах и заданиях• Быстро начать работать по установленным правилам (за счет
использования типовых маршрутов и шаблонов документов)
• «Рост» действующего персонала• Накапливается база знаний успешных решений различных
вопросов• Информация и документы, необходимые для роста, всегда
доступны
Что дает DIRECTUM
52 www.gk-it-consult.ru
• Исключение несанкционированного доступа• Доступ к документам строго в соответствии с назначенными
правами (в отличие от бумажного документа)• Шифрование текстов документов (пароль, сертификат)• Протоколирование всех действий пользователя (чтение, изменение,
подписание)
• Предотвращение потери документов• Оригиналы бумажных документов не ходят по организации и не
теряются• Для электронных документов автоматически создаются резервные
копии – потери исключаются
Что дает DIRECTUM
53 www.gk-it-consult.ru
• Подтверждение статуса передовой организации• Обеспечивается четкость и скорость работы для покупателей и
партнеров • Демонстрируется движение организации вперед для своих
сотрудников
• Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000• Облегчается создание необходимых документов,
сопровождающих все процессы• Все регламенты поддерживаются в актуальном состоянии
Итого DIRECTUM даёт:
54 www.gk-it-consult.ru
• Контроль. Прозрачность и дисциплина.
• Время = Деньги.
• Компетентность.
• Безопасность. Независимость от случайностей.
• Авторитет. Высокий имидж компании.
• Будущее. Динамичное развитие компании.
Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM
Готовы ответить на Ваши вопросы:+7 846 331 38 [email protected]
www.gk-it-consult.ru