UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

POSLOVNO KOMUNICIRANJE S POMOČJO

VIDEOKONFERENCE

Kandidatka: Bronislava Zlatkovič Študentka izrednega študija Številka indeksa: 80019992 Program: visokošolski študij (R-STR) Študijska smer: zunanja trgovina Mentor: izredni profesor dr. Damijan Mumel Somentor: izredni profesor dr. Milan Jurše

Ljubljana: julij 2004

2

PREDGOVOR Danes si ne moremo predstavljat i življenja brez telefona, ki predstavlja osnovno orodje komuniciranja na dal javo. Vedno bolj pa se uveljavl jajo še drugi nač ini komuniciranja, med katere priš tevamo tudi videokonferenco. Videokonferenca je poenostavljen in krajši izraz za is točasni prenos sl ike, zvoka in podatkov na dal javo. Osebni stiki so pri komuniciranju še vedno najpomembnejši in jih tudi s pomoč jo videokonference ne moremo nadomestiti , lahko pa nam le–ta prinese druge ugodnosti, kot so, bolj pristen odnos s sogovornikom v primerjavi z običajnim telefonskim pogovorom, fax sporoči lom ali komuniciranjem preko elektronske pošte. Omogoča nam tudi znižanje stroškov potovanja in izgubljenega časa. Pri videokonference je pomembno vedeti s kom želimo komunicirati , ali je to komunikacija med prijatelji oz. sorodniki ali med poslovnimi partnerji , kajti od načina in namena komuniciranja na daljavo, se odloča kako zahtevno opremo potrebujemo. Za zahtevne videokonferenčne komunikacije je potrebna dobra opreme in tehnik, ki pomaga, da so videokonferenčni prenosi kvalitetni. Videokonferenco lahko uporabljamo na različnih področ j ih kot so izobraževanje na daljavo, poslovni sestanki in prezentacije (predstavitve), spremljanje operacij in podobno. Poleg opreme, morajo podjetja imeti prostor v katerem bodo izvajali videokonferenco ter pripraviti udeležence za sproščeno srečanje na daljavo. V diplomski nalogi želimo prikazati koristnost uporabe videokonference za podjetja, ki imajo svoje poslovne enote v tujini oz. veliko poslujejo s poslovnimi partnerji iz tujine. Preko videokonference lahko opravijo pogajanja, dogovarjanja in predstavitev izdelka/storitve, saj lahko prenašamo sliko, zvok in podatke. V poglavju Analize poslovnega komuniciranja preko videokonference, je prikazana tudi stroškovna prednost nakupa ali najema videokonference v primerjavi z rednimi poslovnimi potovanji v tujini. Ker videokonferenca v Sloveniji še ni dovolj v uporabi, podrobnejših analiz kvalitete videokonferenčnih storitev ni bilo možno izvesti , saj ima le 6% podjetij videokonferenco. Kot priloga k diplomski nalogi je posnet vzorčni prikaz izvedbe videokonference.

3

KAZALO

1 UVOD.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1 .1 OPREDELI TEV PODROČ JA IN OPIS PROBL EMA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2 NAMENI, CILJ I IN O SNO VNE T RDIT VE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2.1 Namen .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2.2 Cilj i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.2.3 Trditve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1 .3 PRE DPOST AV KE IN O ME JITVE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.3.1 Predpostavke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2 VIDEOKONFERENCA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2 .1 KA J JE VIDEOK ON FEREN CA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.2 NA MEN VI DEOK ON FEREN CE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.3 RAZV O J VI DEOK ON FEREN CE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.4 POD ROČ JA UPORABE VIDEOKONFERENCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.5 PRE DN OST I VIDEOK O NFERE N CE KOT TEHNOLOŠKE REŠITVE KO MU NIK ACI JE N A DAL JA VO .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.6 PO MA N JKL JIV OSTI VI DEOK ON FEREN CE K O T TEHNOL OŠKE REŠI TVE KO MU NIK ACI JE N A DAL JA VO .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3 TEHNOLOGIJE ZA IZVEDBO VIDEOKONFERENCE .. . . . . . . . . . . . . 13 3 .1 VIDEOKONFERENCA PO TELEFONSKE M OMREŽJU ISDN .. . . . . . . . . . . . . . . 14 3.2 VIDEOKONFERENCA PREKO INTE RNET OMREŽJA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

4 PRIRAVE NA VIDEOKONFERENCO .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4 .1 PRIP RAV A PRO STO RA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4.2 PRIPRAVA UDELEŽENCEV .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 4.3 TEHN OLOŠ KI DO DAT KI K VIDE OK ONFE RE NCI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5 PRIKAZ POSLOVNE KOMUNIKACIJE PREKO VIDEOKONFERENCE .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

5 .1 UPORABA VIDEOKONFERENCE Z A POSL OVNI SESTANEK .. . . . . . . . . . . . . . . 22 5.2 UP ORABA VIDEOKONFE RE NCE ZA PRE DST AVITEV IZ DELKOV ALI STORITE V . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 5.3 PRIP RAV A IN IZVED BA VIDE OK ONFE REN CE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

6. ANALIZA POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA PREKO VIDEOKONFERENCE .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

7. ZAKLJUČEK .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

8. POVZETEK .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

9. ABSTRACT .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

10 SEZNAM LITERATURA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

11. SEZNAM VIRI : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

12. PRILOGE .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

4

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema V poslovnih procesih je vedno navzoča potreba po komuniciranju in informaci jah. Zaradi hi trega razvoja tehnologije , zlast i na področ ju informaci jskih in telekomunikacijskih tehnologij (ITkT) je danes možna poslovna komunikacija na dal javo ne samo po telefonu, temveč tudi preko interneta, avdiokonference in videokonference. V diplomski nalogi smo se osredotoč i l i na poslovno komuniciranje preko videokonference. Vrednost videokonferenčne industr i je v razvit ih državah se povečuje za 30% na leto; po podatkih iz leta 2001, skoraj vsa od 500 najmočnejših ameriških podjet i j že uporabljajo videokonferenčno tehnologijo (Stržinar 2001,70). Žal v Slovenij i tak nač in komuniciranja še ni zaživel . Po poroč i l ih raziskave RIS2000/2001-Podjet ja [1e] , s is teme za videokonference ima 6%, vel ikih, 2% srednjih in 5% majhnih podjet i j . Več ini podjet i j je pojem poznan, o uporabi pa razmišl ja le 5-15% podjet i j , katera nudijo videokonferenčne stori tve in opremo. Za konkreten primer smo vzeli prikaz videokonferenčnih stori tev in opreme v podjet j ih TSE d.o.o. in TSE Trade d.o.o. . Podjet j i s ta v letu 2000 uredil i mult imedijski videokonferenčni s tudio, katerega uporabniki lahko uporabljajo za razl ične potrebe poslovnih sestankov in predstavitve, izobraževanja na dal javo in podobno. Opisal i bomo kako naj se uporablja videokonferenca za povezavo poslovnih partnerjev oz. prikazal i bomo kako se za poslovne namene komunicira s pomoč jo videokonference. Praktični primer uporabe videokonference kot nač in poslovnega komuniciranja je predstavljen tudi na zgoščenki (CD-ju) . 1.2 Nameni, ci lj i in osnovne trditve 1 .2 .1 Namen Namen diplomske naloge je prikazat i uporabo videokonferenčnega sis tema, kot enega od možnih nač inov sodobnega komunikacijskega orodja. S takšnim nač inom komuniciranja lahko slovenska podjet ja hi treje pridobijo informacije ter znanja o izdelkih oz. s tori tvah in se lažje pri lagodijo zahtevam mednarodnega tržišča in s tem povečajo svoj konkurenčni položaj . V prvem delu naloge smo prikazal i razvoj videokonferenčnega sis tema, tehnologijo, ki je potrebna za izvedbo komunikaci je , pr ipravo prostorov v

5

katerem se izvaja videokonferenca in priprava udeležencev za videokonferenčno srečanje. Opisal i bomo tudi uporabnost videokonference kot komunikacijskega orodja. V drugem delu naloge smo opisal i izvedbo poslovnega sestanka s pomoč jo videokonference, ki smo ga izvedli v videokonferenčnem studiu podjet ja TSE Trade d.o.o. S pomoč jo s troškovne analize poslovnega sestanka podjet ja , ki ima podružnice v razl ičnih državah, pa žel imo prikazat i , da je nakup al i najem videokonferenčnega studia za takšno podjet je boljša in cenejša reši tev od poslovnih potovanj . 1 .2 .2 Ci l j i V teoret ičnem delu naloge žel imo:

Predstavit i uporabo videokonferenc kot enega od nač inov sodobnega komunikaci jskega orodja.

Ugotovit i prednost i in s labost i komuniciranja preko

videokonference. V aplikat ivnem delu žel imo:

Praktično prikazat i uporabnost videokonference oz. s tori tev videokonferenčnega studia v poslovne namene.

Na podlagi s troškovne analize predlagati uporabo videokonference

kot nač ina komuniciranja v poslovnem svetu 1 .2 .3 Trdi tve

Videokonferenco kot komunikacijsko orodje podjet ja , kongresni centr i in univerze v Slovenij i premalo uporabljajo.

Podjet je Tse Trade d.o.o, ki je leta 2001 prvo uredilo

videokonferenčni s tudio, s labo trži njegove stori tve za potrebe poslovnega komuniciranja.

Podjet ja , ki imajo podružnice na razl ičnih koncih sveta, premalo

uporabljajo videokonferenco oz. videokonferenčne stori tve za nač in poslovnega sestanka, izobraževanja in prezentaci je , kot s troškovno ugodnejšo možnost od osebnega srečanja.

6

1.3 Predpostavke in omejitve 1 .3 .1 Predpostavke Ker je videokonferenčni s is tem kot orodje komuniciranja v začetni fazi na slovenskem tržišču, žel i ta podjet j i z akt ivnejšim trženjem ponudit i s tori tve videokonferenčnega studia in pribl ižat i uporabnost videokonference porabnikom. Z vstopom Slovenije v Evropsko unijo, se bo povečala potreba po intenzivnejšem mednarodnem poslovnem komuniciranju med državami. To bo povečalo težnjo poslovnežev k več j i uporabi videokonferenčnih stori tev ter k nakup videokonferenčne opreme. Podjet ja na slovenskem tržišču žel i jo bi t i č imbolj konkurenčna, usmerjena k svojim kupcem, zaradi zadovolj i tve svojih poslovnih potreb. 1 .3.1 Omeji tve

Obširnejša raziskava slovenskega trga glede uporabnost i videokonference je omejena, saj je š tevi lo podjet i j , ki imajo videokonferenco al i uporabljajo videokonferenčne stori tve malo oz. so podatki javnost i nedostopni .

7

2 VIDEOKONFERENCA 2.1 Kaj je videokonferenca Pogovori na dal javo, s pomoč jo razl ičnih komunikacijskih orodij , so že dolgo del našega živl jenja. Dost ikrat nas pri komuniciranju na dal javo moti , ko sogovornika ne vidimo, temveč samo s l iš imo oz. vidimo napisan tekst na ekranu. Danes s pomoč jo sodobne tehnologije - videokonference, lahko svojega sogovornika na razl ičnih koncih sveta tudi vidimo. Videokonferenca je oblika komunikacije, v kateri sodelujeta dva ali več udeležencev na različno oddaljenih lokacijah. Temelji na prenosu slike, govora in podatkov oz. prenosu avdio in video signalov. Za izvedbo videokonference potrebujemo tehnično opreme, ustrezno infrastrukturo in tehnično ekipo. Videokonferenca kot komunikacijsko orodje, je uporabnikom prijazna, saj za razumevanje in uporabo le-te ni potrebno imeti posebnega računalniškega ali kakšnega drugega tehničnega znanja. 2.2 Namen videokonference Videokonferenca skuša pogovore med poslovnima partnerjema, ki s ta na razl ičnih lokacijah č im bolj pribl ižat i pogovoru v živo. To pomeni, da kl jub prostorski razdalj i lahko s pomoč jo videokonferenčne tehnologije sogovornika sl iš imo, vidimo in imamo možnost prenosa pisnih podatkov v času poslovnega sestanka, prezentaci je , izobraževanja in podobno. 2.3 Razvoj videokonference Videokonferenčni začetki (Stržinar 2002,70-71) segajo v leto 1964, ko je bil na svetovnem sejmu v New Yorku predstavljen prvi analogni videokonferenčni sistem. Sistem je bil sestavljen iz telefona in majhnega televizijskega sprejemnika, ki je za svoje delovanje potreboval vod s tremi paricami. Preko ene parice je bil možen prenos zvoka, drugi dve pa sta služili za prenos videa. Tak videokonferenčni sistem je dobro deloval le znotraj ene centrale npr. enega podjetja. V kolikor so želeli videokonferenčni klic v druga omrežja, pa je prišlo do zapletov, saj širina ferkvence prenosa videa na obstoječem telefonskem omrežju ni bila možna oz. je bila oprema za to predraga. Podjetje Picturephone je nadaljevalo z izboljšavo videokonferenčnega sistema, toda trg za videokonferenco ni bil pripravljen. Delni vzrok za nasprotovanje videokonferenci je nelagodnost uporabnikov, da jih nekdo na drugem koncu opazuje, delno pa tudi zato, ker so uporabniki lažje sprejeli sistem prostorskega telefonskega pogovora brez slušalke, kot prenos slike.

8

Z razcvetom digi talne tehnologije , katera je omogoč i la zgoščevanje video signala, je leta 1982 podjet je Compression Labs pričelo s t rženjem VC systema – napravo, katera je omogočala prenos sl ike, ki se ni obnesla zaradi visoke cene. Po letu 1986 je še nekaj podjet j i skušalo izdelat i manjše in cenejše video sis teme, toda cena za sis teme in uporabnost , nis ta bi l i usklajeni . Čas za uporabo prave videokonference preko telefonskih l ini j in z udeležbo več jega števi la udeležencev šele dobro prihaja. IBM je lata 1991 prvi vzpostavil PC videokonferenco, ki je temelj i la na cenejšem paketnem protokolu IP ( internet protocol) , le da takrat možni uporabniki še niso imeli dovolj močnih računalnikov. Delo IBM na področ ju videokonference, je spodbudi lo razl ične proizvajalce programski opreme, da so izdelal i posebne programe za izvedbo videokonference. Po letu 1995 pa je videokonferenca preko interneta na osebnih računalnikih dosegla razcvet in s tem je nastala prva razl ič ica Microsoftovega NetMeetinga, ki je še danes pri l jubljen program. Videokonferenca preko interneta ne zahteva drage in zahtevne opreme, zato je v svetu tak nač in komuniciranja pri l jubljen za osebno rabo. Izvaja se preko krovnega standarda H 3231, ki omogoča prenos sl ike in zvoka. Resnejši uporabniki videokonference pa se odločajo za neposredno povezavo preko ISDN, ki danes predstavlja videokonferenčni s tandard. Pri videokonferencah preko ISDN lahko udeleženci uporabljajo razl ično opremo, vendar morajo bi t i le te med seboj združl j ive. Krovni s tandard za prenos videokonference preko ISDN je H.320.2 Za kvali tetnejši prenos sl ike in zvoka pa se uporabljajo še drugi (pod)standardi . Prenos preko ISDN lini je omogoča kvali tetnejšo sl iko in zvok. Slika 1: PRIKAZ PRVE VIDEOKONFERENČNE NAPRAVE – Bellov Picturephone

1 H .320 j e namen jen povezovan ju p reko ISDN. Gre za skup ino pr iporoč i l mednarodne zveze za t e l ekomunikac i jo ITU ( In te rna t iona l Te l ecommunica t ions Un ion) , k i de f in i r a mehan izme za p renos s l i ke , zvoka in dokumentov prek prek lopn ih d ig i t a ln ih povezav . 2 H .323 j e s t andard za v ideokomunikac i jo po k r a j evn ih omrež j ih (LAN) in in te rne tu .Ne zagotav l j a jo s t a lne kakovos t i p renosa (S t rž i š a r ,S lova rček 2001 ,80 )

9

2.4 Področja uporabe videokonference Na osnovi rabe, načina izvedbe in tehnoloških znač ilnosti poznamo več vrst videokonferenc. Najbolj enostaven sistem je videopogovor med dvema osebama, kar imenujemo tudi videotelefonija. Najzahtevnejši videokonferenčni sistemi se danes uporabljajo za:

poslovno komuniciranje (poslovni sestanki, svetovanje, predstavitev, koordinacija in vodenje projektov in podobno),

izobraževanje na daljavo, tele-sodstvo, tele-medicino, delo na domu, skupinsko delo, znanstvene raziskave.

Zahtevnejši videokonferenčni sistemi omogočajo povezavo udeležencev na različnih lokacijah, kateri istočasno spremljajo oz. sodelujejo na poslovnem sestanku. Področja uporabe videokonference (Stržinar 2002,70-71)

a. Sestanki na daljavo so najpogostejši načini poslovnega komuniciranja preko videokonference dveh ali več udeležencev na različnih krajih. Zelo pomembno je, da sogovorniki med seboj vzpostavijo osebni stik in dober vtis. To dosežemo, če se udeleženci med seboj vidijo in slišijo. Prednost videokonferenčnega sestanka je tudi v tem, da opazujemo sogovornikovo mimiko obraza in telesa (predvsem zgornjega dela). Pri sestankih na daljavo imajo vsi udeleženci možnost aktivnega sodelovanja v razpravi. Dobri sestanki na daljavo so običajno dobro pripravljeni in vodeni, zato so krajši in učinkovitejši . Poleg sestankov na daljavo pa podjetja učinkovito uporabljajo videokonferenco za predstavitve (podjetja, proizvoda in storitev), koordinacijo in vodenje projektov, svetovanje, intervjuje pri zaposlitvi in podobno.

b. Izobraževanje na daljav vključuje predavanja, konzultacije oz.

posvetovanja in preverjanje znanja. Profesor predava manjšemu številu udeležencev v prostoru, dogajanje pa spremlja ena ali več oddaljenih skupin udeležencev. Pri izobraževanju na daljavo je pomembno to, da oddaljeni udeleženci niso pasivni opazovalci, temveč se v razpravo nenehno vključujejo z vprašanji, komentarji in predlogi. S pomoč jo dodatnega gradiva (video posnetki, animacije in drugo) predavatelj popestri predavanja, ki ga spremljajo vsi udeleženci. S takim načinom poučevanja omogočajo univerze v svetu

10

izobrazbo večjemu številu ljudi, kot ga dopuščajo prostorske in druge omejitve.

c. Razpršeno skupinsko delo, kjer videokonferenca omogoča

skupinsko delo članom delovne skupine, ki so na različnih krajih. Tu je pomembno, da ni samo prenosa zvoka in slike, temveč imajo č lani delovne skupine dostop do vseh dokumentov, ki so pomembni za delo. Tehnologija omogoča nemoteno in enostavno izmenjavo dokumentov med č lani skupine, skupno izdelovanje poroči la in zapiskov.

d. Tele-medicina; v zadnjem času, je videokonferenca v medicinske

namene zelo pomembna, saj zdravniki – specialisti lahko s kolegi iz celega sveta sodelujejo pri diagnosticiranju, izvajanju operacijskih posegov in podobno, ne da bi bili fizično prisotni. S tem nudijo pacientu drugo mnenje za njegovo bolezen. Z uporabo dodatne opreme, pa je možna izmenjava rentgenskih posnetkov in prenosa ultrazvočnih slik.

e. Oddaljen laboratoriji; znanstvenikom, ki potrebujejo drago opremo,

vendar jim je njihove ustanove ne morejo zagotoviti , omogoča sodobna videokonferenčna tehnologija najem laboratorijev s tehnikom, ki po navodilu znanstvenika izvaja poizkuse. Rezultati meritev se izpišejo na računalniškem ekranu pri znanstveniku.

f. Tele-sodstvo; v svetu se je uporaba videokonference za potrebe

reševanja pogojnih kazni zapornikov zelo razširila. V zaporih imajo pripravljene posebne sobe, kjer zapornik lahko prosi komisijo za skrajšanje zaporne kazni. Obravnavo zapornikove zahteve komisija opravi na daljavo. Dostikrat pa tudi sojenje najnevarnejših zločincev poteka preko videokonference in le ta ne zapusti strogo varovanega zapora.

g. Delo na domu; enostavnejši videokonferenčni sistemi bodo in že

omogočajo nemoteno delo posameznikom na domu, ki zaradi objektivnih razlogov ne morejo biti vsak dan na sedežu podjetja, so pa za podjetje nepogrešljivi (velika oddaljenost doma od službe, invalidnost in podobno).

Razdelitev videokonference glede na povezavo:

a. Dvotočkovna povezava (point-to-point) enostavna videokonferenčna povezava med dvema udeležencema (Sandi,2003).

b. Večtočkovna povezava (multipoint) naprednejša videokonferenčna

povezava med tremi ali več udeleženci (Sandi,2003).

11

2.5 Prednosti videokonference kot tehnološke rešitve komunikacije na daljavo

Sodobna tehnologija nam daje vel iko možnost i za komuniciranje na dal javo z razl ičnimi komunikacijskimi orodji , kot so telefon, internet (elektronska pošta) in fax. Toda vsak od nj ih ima določene pomanjklj ivost i . Pri telefonu imamo možnost sogovornika na drugi s trani žice sl išat i , ne moremo ga videt i . Na osnovi njegovega glasu oz. barve glasu lahko ugotovimo kako je naše sporoč i lo sprejel , ostal i neverbalni nač ini komunikaci je so očem nevidni . Elektronska pošta in fax prikazujeta smo pisno izražanje sogovornika, medtem ko so nam govorni in neverbalni nač ini komuniciranja nevidni . Videokonferenca pa nam omogoča komunikacijo s sogovornikom tako, da ga lahko vidimo in s l iš imo ter spremljamo tudi neverbalni nač in komuniciranja, ki nam pove vel iko več kot samo govorno al i pisno komuniciranje. Pri sestankih v živo pa imamo osebni kontakt s sogovorniki , spremljamo oz. natančneje lahko opazujemo neverbalno komunikaci jo, ki je pri komuniciranju zelo pomembna, vendar so pri sestankih na oddaljenih lokacijah prisotni vel iki s troški za potovanja in odsotnost udeležencev z dela. Videokonferenca nam daje kot interaktivni komunikaci jski medij občutek pris tnega st ika s sogovornikom ne glede na dal javo. Vizualna povezava in interakcija med udeleženci zvišujejo s topnjo razumevanja in zbl ižanja udeležencev, česa nam pa ostal i medij i ne omogočajo ( telefon, e-pošta) . Nač in komuniciranja preko videokonference ima med uporabniki pozit ivne uč inke, ker (Sandi ,2003):

Zvišuje motivacijo in dovzetnost ; nov način sodelovanja je zanimiv, zaradi boljše povezave med partnerji tako doma kot tudi v tujini.

Izboljšuje odnose med udeleženci; pri videokonferenci udeleženci v

poslovnem komuniciranju vidijo gibe telesa in mimiko obraza udeležencev. S pomočjo neverbalnega komuniciranja posameznik, ki pošilja sporoči lo sogovornikom razbere, kakšen je bil odziv na njegovo sporoči lo oz. reakcija na vsebino sporoč i la. Tako se lahko hitro in brez večj ih posledic rešijo nastali nesporazumi ter neskladja.

Znižujejo stroške; v to vključujemo stroške službenih potovanj in

strošek časa, ko so udeleženci na seminarjih, poslovnih sestankih izven matične delovne organizacije, konferenc, kongresov in podobno, odsotnost iz dela.

Boljša izraba časa; komuniciranje preko videokonference, je kratko

in učinkovito, tako ostane več časa za pridobivanje novih poslov in poslovnih partnerjev.

12

2.6 Pomanjkljivosti videokonference kot tehnološke rešitve komunikacije na daljavo

Kot vse nove in zahtevne tehnološke rešitve, ima tudi videokonferenca svoje slabosti. Te so (Sandi ,2003):

Visoki investicijski stroški v kvalitetnejšo videokonferenčno opremo. V kolikor se podjetje odloči za zahtevnejše in kvalitetnejše videokonfernečne prenose, je oprema zelo draga. Za enostavnejše internetne videokonference pa so stroški nižji , s tem pa je tudi kvaliteta prenosa slike in zvoka slabša.

Preko videokonference spremljamo le delno neverbalno

komuniciranje, saj na ekranu vidimo le del sogovornika (mimika obraza in gibanje zgornjega dela telesa ter rok) zato ne moremo v popolnosti razbrati sporoči la, tako kot če bi s sogovornikom imeli osebni stik. Pri videokonferenčnih sestankih, kjer je udeleženih več sogovornikov, pa težko opazujemo ostale udeležence, zaradi osredotočenosti kamere na govorca.

Slabša kvaliteta prenosa slike in zvoka , kar je posledica slabega

kodirnega sistema in s tem povzroč i slabše komuniciranje oz. razumevanje sogovornika - tehnične težave, ki jih pri sestankih v živo ni.

Večja možnost neaktivnega sodelovanja udeležencev, če se

počuti jo nelagodno pred kamero

13

3 TEHNOLOGIJE ZA IZVEDBO VIDEOKONFERENCE Za izvedbo videokonferenčnega prenosa potrebujemo: omrežje za prenos avdio in video signalov, videokonferenčno opremo, povezovanje uporabnika oz. tehnično ekipo. 1 . Omrežje za prenos avdio in video signalov Za prenos informacij oz. videokonferenčnega signala med točkama A in B potrebujemo prenosno omrežje, ki je lahko ISDN, ATM, ADSL, omrežje interneta in podobno. 2. Videokonferenčna oprema(vtel .com,2004): Videokonferenčna oprema vključuje opremo za prenos avdio in video signalov, podatkov in aplikaci j . Oprema mora omogočat i zgoščevanje ter pripravo avdio in video signalov za prenos, souporabo podatkov in aplikaci j ter izmenjavo datotek med udeleženci videokonference. Oprema, ki jo potrebujemo za prenos in sprejem videokonferenčnih signalov, je naslednja:

Videokonferenčna enota; je naprava odgovorna za obdelavo, s inhronizaci jo in druge funkcije , katere so potrebne za poši l janje in sprejemanje videokonferenčnih signalov.

Videokamera , z njo spremljamo oz. snemamo udeležence

videokonference.

Videoprikazovalnik ; enote preko katere prikazujemo videosignale sprejete od poši l jatel ja . Prikl juč i jo se na izhod videokonferenčnega sis tema. Ti so lahko računalniški monitor , LCD plazma, LCD projektorj i , TV in druge podobne naprave.

Mikrofon

Zvočniki

Dodatna oprema , ki jo integriramo v videokonferenčni s is tem, s

katerim si olajšamo sestanke, popestr imo izobraževanje in podobno. (na primer: videorekorder, dokumentarna kamera , ipd.) .

3 . Povezovanje Povezovanje vključuje mehanizme,potrebne za:

vzpostavitev/prekini tev povezave (kl ic) , preverjanje kl icnih števi lk,

14

upravljanje povezave, plač i lo za povezavo.

4. Č loveški faktor V videokonferenčnem prenosu so udeleženci oz. uporabniki videokonference ter tehnična ekipa, ki skrbi za upravljanje z videokonferenčno povezavo. Prenos videokonference lahko poteka na dva nač ina (Pavasovič .2004): a) preko telefonskega omrežja ISDN; b) preko internet omrežja. 3.1 Videokonferenca po telefonskem omrežju ISDN Kadar žel imo izvest i kvali tetno in strokovno videokonferenco za širš i krog uporabnikov, se poslužujemo prenosa videokonference preko telefonskega omrežja ISDN. Ti videokonferenčni s is temi vsebujejo samostojne naprave, kar pomeni, da so v ohišju vsa potrebna strojna in programska oprema, kot tudi kamera, mikrofon in vsi potrebni prikl jučki. Prednost i , ki j ih prinaša videokonferenca preko ISDN so:

visoka kakovost prenosa sl ike in zvoka v »realnem času«, neposredno povezovanje med dvema uporabnikoma, to je

kl ic po ISDN lini j i , zagotavlja konstantno hi trost prenosa v času povezave, omogoča integraci jo več virov videosignala (dokumentarna

kamera, videorecorder , osebni računalnik,…). Pomanjkl j ivost pa se izraža v visoki ceni videokonferenčne opreme, kar smo že omenil i v poglavju slabost i videokonference. 3.2 Videokonferenca preko internet omrežja Tu poznamo dve razl ič ici videokonference: videokonferenca, real izirana s programsko opremo, videokonferenca, real izirana s s trojno opremo. Za real izaci jo videokonference po internetnem omrežju, to je s programsko opremo, je potrebno imeti osebni računalnik, v katerega je vgrajena ustrezna kart ica za prenos signalov, prikl juč i t i mikrofon, zvočnike in video kamero ter namesti t i programsko opremo in se prikl juč i t i na internetno omrežje.

15

Videokonferenca, je kakovostnejša, saj je oprta na strojno opremo in vsebuje video kart ico, ki je vgrajena v računalnik in s pomoč jo le- te oprema st rojno kodira in odkodira video sl iko ter jo občutno izboljša. Prednost i uporabe videokonference preko internet omrežja so:

preprosta uporaba, omogoča skupinsko delo, cenovno ugodna.

Pomanjkl j ivost i :

kakovost s l ike in zvoka ni zadostna za »resnejšo« uporabo - za poslovne namene, ker je s l ika majhna, nejasna in se dost ikrat zat ika, zvok pa dost ikrat zaostaja,

kakovost povezave ni zagotovljena; v primerih zgoščevanja prometa nastajajo zastoj i in včasih tudi prekini tve prenosa,

hitrost povezave je odvisna od več dejavnikov. Primerjava videokonference po internetnem omrežju in ISDN omrežju V tabeli 1 so prikazni rezultat i primerjave obeh videokonferenc, glede na znač i lnost i , ki so pomembne za uporabnika videokonference, ko se odloča za nakup opreme al i najem. Tabela 1 PRIMERJAVA VIDEOKONFERENCE PO INTERNETU IN

ISDN OMREŽJU Znač i lnost i VK

Internet VK

ISDN Preprosta postavitev X Preprosto povezovanje X Cenovni dostop X Primerna za poslovno uporabo X Kontaktna hi trost X Integraci ja več video izvorov X Omogoča snemanje videokonference X Preprosto skupinsko delo X X Simbol i : VK v ideokonfe renca Vi r :www. t se - t rade . s i / eucen je / l ekc i j a . . /mag . JasminkaPavasov ić /o snove v ideokonfe renčne tehnolog i j e Opomba: dos top do poda tkov z ges lom

16

4 PRIRAVE NA VIDEOKONFERENCO Videokonferenca predstavl ja v sodobnem svetu orodje komunic iranja , tako kot te lefon, osebni računalnik , faks in podobno. Za vsak pos lovni sestanek , konferenco in predavanje , se mora pr ipravi t i tako prostor , v katerem se bo izvaja l poslovni ses tanek, kot tudi osebe, k i so udeleženci poslovnega srečanja . Pr i sami izvedbi v ideokonference je pomembno, da imajo vs i udeleženci poslovnega srečanja ustrezno tehnološko opremo za uspešno in kval i tetno izvedbo v ideokonference. 4.1 Priprava prostora Prostor v katerem se izvaja videokonferenca mora bi t i oddaljen od ostal ih poslovnih prostorov v katerih se izvaja vsakodnevno delo, saj ni priporoč l j iv hrup iz okolice. Hrup povzroč i s labši sprejem zvoka in s tem motnje ter s labše razumevanje udeležencev sestanka. V času izvajanja same videokonference je prostor zaprt . Prostor ima splošno ozvočenje (Uršič , Peršin, Goljevšček,2004, 19-20) , kar omogoča, da se med samo videokonferenco sodelujoč i na vseh lokacijah sl iš i jo. Ozvočenje je tako kval i tetno, da že ob manjšem hrupu l is tov papir ja , šepeta, zasebnega pogovora v razl ičnih kotih sobe in premikov stola s l iš i jo vsi udeleženci na vseh lokaci jah. Udeležencem svetujemo, da omeji jo govorjenje, ki ni namenjeno vsem in skušajo č im bolj omeji t i šumenje, saj s tem pripomorejo h kval i tetnejši izvedbi poslovnega sestanka preko videokonference. Splošno ozvočenje je možno med posameznimi del i razprave, ko sodelujoč i na lokaci j i konča z govorom, izkl juč i t i . To omogoča, da zmanjšamo motnje, ko posamezniki prel is tavajo dokumente al i se med seboj posvetujejo, nato se ponovno vključ i jo v razpravo. V času izklopa ozvočenja s l iš i jo sogovornike na drugih lokacijah tako, da tok informacij ni prekinjen. Prenos zvoka se lahko zagotavlja tudi preko mikrofona na vklop. Osvetl i tev prostora (navitar.com, 2003) je za dobro izvedbo videokonference zelo pomemben dejavnik. Sama soba mora bi t i zatemnjena, kar pomeni, da preprečuje vstop naravne svet lobe skozi okna. Za snemanje si pomagamo z dobro umetno svet lobo, ki jo dobimo s posebnimi svet i l i . Postavi tev svet i l in osvet l i tev udeležencev je pomembna zaradi snemanja in prenosa sl ike na druge lokacije . V kolikor je osvet l i tev slaba, bodo obrazi udeležencev na prikazovalnikih delno zatemnjeni . To povzroč i s labšo vzpostavitev očesnega st ika s sogovorniki in s labšo komunikacijo

17

S l ika 2 : PRIKAZUJE PRAVILNE OSVETLITVE UDELEŽENCEV VIDEOKONFERENCE

Vir : http://navitar.com/av/hilite_diagrams.htm. Poleg osvetl i tve je za prostor , v katerem se izvaja videokonferenca, pomembno tudi ozadje oz. s tene za udeleženci . Ozadje ne sme bi t i svet l ikajoče zaradi odseva, ki ga povzroč i jo svet i la , ki osvet l jujejo udeležence, saj bi s tem povzroč i l i dodatno stransko osvetl i tev. Sl ike na monitorj ih bi bi le presvet le , v ozadju bi se videle luč i in sence kamere, udeleženci , ki naj bi bi l i središče sl ike, pa obledijo. Zato priporočamo, da so stene v prostorih, kjer se izvaja videokonferenca, prebarvane v pastelne barve. V praksi se najbolj obneseta modra in zelena barva, nikakor pa ne bela. Naslednji dejavnik, ki je pomemben pr i ureditvi prostora za videokonferenco, je razporeditev stolov in miz. Mizo, ki jo uporabljamo za sestanke, priporočamo, da ni iz svet l ikajočega lesa. V kolikor nimamo druge reši tve, s i pomagamo z estetskim prtom, ki poživi prostor , obenem pa prepreč imo odseve luč i , ki bi moti l i snemanje s kamero. Če imamo enega al i dva udeleženca, razporeditev le- teh ni problematična, saj s ta oba enakovredna pred kamero in mikrofonom. V kolikor je udeležencev več , pa j ih razporedimo okoli konferenčne mize v obliki podkve, ker s tem omogoč imo možnost vključevanja v pogovor vsakemu udeležencu enakovredno.Poleg enakovrednega položaja vseh udeležencev, pa je pravilna razporeditev udeležencev okoli mize pomembna tudi zaradi dobre osvetl i tve Pred začetkom sestanka se vedno na vsaki lokacij i določ i vodjo sestanka in glavne govornike, tako da lahko določ imo enakomerno postavitev snemalnih naprav. Opozorilo! V času izvajanja videokonferenčnih sestankov odsvetujemo pogost i tev udeležencev s kavo in sokom, ker ne vemo kakšne navade imajo sogovorniki na drugih lokaci jah. Majhno pogost i tev udeležencev opravimo po sestanku v drugih prostorih. (Stržinar 2002,80)

18

Slika 3: RAZPOREDITEV VEČJEGA ŠTEVILA UDELEŽENCEV VIDEOKONFERENCE

Vir: http://navitar.com/av/hilite_diagrams.htm 4.2 Priprava udeležencev Za dobro izvedbo sestanka ni pomembna samo pr iprava prostora, temveč tudi priprava udeležencev. Pomembno je , da so udeleženci pravočasno obveščeni o času, kraju in vsebini poslovnega sestanka. Pri videokonferencah sta čas izvedbe in čas trajanja srečanja dva od pomembnih dejavnikov. Prednost pri teh sestankih je , da so časovno omejeni zaradi s troškov telefonskih impulzov, ki so potrebni za povezavo med udeleženci na razl ičnih lokacijah. Ti sestanki so produktivnejši , saj nihče od udeležencev nima možnosti za »globoko« razglabljanje o posameznih del ih vsebine sestanka. Udeleženci morajo že pred sestankom pregledati prejeto gradivo, ga preuč i t i in pripravit i vprašanja, kaj t i s pripravljenost jo lahko uč inkovito vplivajo na tekoč potek sestanka in hi trejše reševanje problematike. Gradivo (Valentinč ič 1978,15) je naslednji dejavnik, ki prispeva k uspešnem sestanku. Udeleženci sestanka prejmejo gradivo preko elektronske pošte. Tako se udeleženci pravočasno seznanijo z dnevnim redom sestanka, vsebino, predlogi in načr t i . Za udeležence je pomembno,

19

da gradivo preuč i jo , pripravijo vprašanja, pripombe in predloge, s katerimi bodo nastopil i na sestanku. Gradivo za obravnavo mora bi t i skrbno pr ipravljeno, tako da je razumlj ivo vsem udeležencem. Pri vsebini moramo upoštevat i :

informiranost in splošno raven udeležencev, razgledanost in sposobnost dojemanja,

njihovo poznavanje zadeve, ki je predmet razprave, zbrane morajo bi t i bis tvene informacije , vsebovati mora predloge za reši tev problema, na osnovi katerih

damo možnost vsem udeležencem da reši tev potrdi jo oz. pripravijo svoje predloge.

Prednost videokonference je v tem, da lahko vsebino gradiva, posebno, če gre za določen skupinski projekt , v toku samega sestanka udeleženci dopolnjujejo, preoblikujejo in spreminjajo po potrebi , saj j im dodatna tehnološka oprema to omogoča. Nastop udeležencev Za dobro izvedbo poslovnih sestankov, konferenc, predavanj , predstavitev preko videokonference je potrebno udeležence predhodno pripravit i , da izgubijo t remo oz. s trah pred nastopom. Trema (Heliodor.2001,139-140) je naraven pojav in jo občutimo, ko smo pod pri t iskom stresne si tuaci je , ki je povezana s st rahom pred neuspehom. Trema je psihičnega izvora, občutimo pa jo po celem telesu (suha usta, potne roke, t resenje, razbijanje srca in podobno). Strah oz. t remo pred nastopom skušamo odpravit i s pomoč jo vaj . Udeleženci lahko izvedejo več nastopov, ki j ih posnamejo in analizirajo. Z analizo skušajo odstranit i napake in izboljšat i svoj nastop oz. predstavitev. Za izboljšavo svojega nastopa si lahko pomagamo s skupinsko vajo, kjer udeleženci drug drugemu oceni jo in popravijo nastop. Nekaj nasvetov za odpravo treme (Možina,Tavčar ,Kneževič 1995,219-220):

bodi vedno urejen, pred začetkom nastopa v misl ih ponovi nastop, predvsem tekst , vaja, vaja, vaja in generalka pred nastopom, sprost i tev pred kamero, spodbuda samega sebe.

Pri komuniciranju je pomembno, kako glasno in razločno govori posamezni udeleženec, kaj t i v kolikor le- t i nimajo č is te izgovorjave, pride do nerazumevanja in s tem do komunikacijskih težav, ki se j ih z

20

vajami lahko odpravi . Pri videokonferencah moramo govornike opozori t i , da prihaja do časovnega zamika med dejanskim govorom in posnetkom, ki ga dobijo udeleženci na drugih lokacijah. Govornik po zaključku svojega govora počaka nekoliko dl je kot pri pogovoru v živo, da dobi odgovor oz. komentar od sogovornikov. Osebe, ki se udeležujejo videokonferenčnih srečanj , morajo znat i vzpostavit i očesni s t ik s sogovornikom preko kamere (mnogi pred kamero raje gledajo v t la kot v objektiv) . Za osebe, ki se videokonferenčnih srečanj udeležujejo pogosto al i se bodo udeleževale pogosteje, priporočamo, da obiščejo special iziran tečaj o vedenju na videokonferenčnih srečanjih. Ko postanejo poslovni sestanki preko videokonference vsakdanje opravilo, so tudi udeleženci akt ivnejši , bol jš i in uspešnejši . Oblač i lo udeležencev Pri poslovnem komuniciranju je naša pozornost usmerjena na najbolj zgovorne dele telesa: obraz, oč i in roke, ki zajemajo 10% vidne površine č loveškega telesa, ostal ih 90% pa pripadajo lasem, bradi , oblač i lom in čevljem, ki prav tako vplivajo na uspešnost komuniciranja. Da č lovek ustvari dober vt is na sogovornike, s ta pomembna elegantnost in urejenost (Heliodor.2001,30-31). Tako tudi videokonferenčni sestanki zahtevajo določeno urejenost udeležencev. Zaradi snemanja in boljše s l ike udeležencev na prikazovalnikih priporočamo, da so temni l judje (polt , barva las) , oblečejo v svet lejša oblač i la , ki ne smejo bi t i bela al i zelo svet la . Ljudje, ki so svet lejše polt i , pa naj se oblečejo v temnejša oblač i la . Odsvetujemo, da so udeleženci oblečeni v vzorčasta oblač i la ter oblač i la močnih in akt ivnih barv, kaj t i s tem je pozornost poslušalcev oz. udeležencev sestanka usmerjena v oblač i la in ne v obraz, ki ne pride do izraza. Kot smo že omenil i , s ta tudi fr izura in nal ičenost pomemben del urejenost i č loveka. Ponovno se svetuje udeležencem, da je nal ičenost zmerna in da se ne uporablja krema pred snemanjem, saj se bo obraz na prikazovalniku svet l ikal , kar je moteče za ostale udeležence sestanka. 4.3 Tehnološki dodatki k videokonferenci Prednost , ki jo ima komunikacija preko videokonference, je možnost uporabe dodatne tehnične opreme, ki poveča uč inkovitost srečanja.

21

Za videokonferenco lahko uporabljamo naslednjo dodatno opremo:

dokumentne kamere - omogočajo predstavi tev dokumentov na ekranu sogovornika in prikaz predmetov v 3D dimenzij i . Uporabljamo j ih za predstavi tev novega izdelka.

0 prenosni računalniki s pomoč jo katerih

imajo udeleženci možnost dostopa do interneta v času videokonference. Preko interneta lahko postavljajo pisna vprašanja govornikom na drugih lokacijah al i pa pošl jejo pisne predloge ostal im udeležencem.

interaktivne elektronske table (smart tech.2004) skupaj z

računalnikom omogočajo prikaz snovi , ki jo na poslovnih sestankih, predavanjih oz. pri skupinskem delu žel imo podrobneje prouč i t i . Prednost interaktivne table je v tem, da je lahko kot prikazovalnik za vse udeležence v prostoru al i pa se prikaz zaslona glavnega računalnika prenese na zaslone ostal ih računalnikov. Pomembno je, da se podatki , ki j ih zapišemo al i spreminjamo na interaktivni tabl i shranijo na računalnik, nat isne al i pošl je kot HTML datoteke. To je pomembno pri predstavitvi projektov al i pri anal izah poslovanja. Interaktivna tabla skupaj s projektorjem omogoča visoko kvali teten prikaz podatkov in video signalov.

Videorekorderji nam omogočajo snemanje poslovnih sestankov,

konferenc, predavanj , al i pa nam služi jo za prikaz podatkov, ki so shranjeni na videokasetah.

LCD projektorji , ki j ih uporabljamo kot

prikazovalnike podatkov iz računalnika na platno.

22

5 PRIKAZ POSLOVNE KOMUNIKACIJE PREKO VIDEOKONFERENCE

Komuniciranja (Kavč ič 1998,1-2) predstavlja eno bistvenih dejavnost i , ki omogoča obstoj in razvoj posameznika in podjet ja . Osnovni namen komunikacije je izmenjava informacij med l judmi. Poznamo več nač inov komunikaci j :

• intraosebne komunikacije (oseba komunicira sama s seboj) , • medosebne komunikacije (komunikacija dveh al i več oseb), • organizaci jske komunikaci je (prenos informacij znotraj

organizaci je) , • govorice (neformalno komuniciranje, kjer vsebina ni preverjena), • medijske komunikaci je (komunikaci je preko telefonov, telefaxov,

radio, televizi ja) , • masovno komuniciranje (komuniciranje preko sredstev množičnega

obveščanja) , • neverbalna komunikaci ja (prenos sporoč i l z mimiko obraza,

gibanjem rok, drže telesa ipd.) . Poslovno komuniciranje (Kavč ič 1998, 63-64) se od drugih vrst komuniciranja razl ikuje po tem, da se nanaša na poslovna opravila posameznika oz. organizaci je za dosego poslovnih rezultatov. Cil j i poslovne komunikacije so konkretni : prodati izdelek/stori tev, dat i ponudbo kupcu, udeleži t i se poslovnega sestanka, ipd. Temelj poslovnega komuniciranja je ekonomičnost – čas je denar. Z namenom, da bi podjet ja hi treje zagotavljala kvali tetne informacije o t rgu, konkurenci in novih izdelkih, s i pomagajo z razl ičnimi komunikaci jskimi orodji , ki temelj i jo na sodobni tehniki . Videokonferenca postaja v zadnjih let ih zelo razšir jena, kar lahko pripišemo poli t ičnim razmeram v svetu (napad na Svetovni t rgovski center v New Yorku, vel iko prometnih, letalski in železniških nesreč , ipd) . Veliko poslovnežev se je zaradi ekonomičnost i in negativnih strani poslovnega potovanja odloč i lo za komunikacijo s poslovnimi partnerj i preko videokonference, ki je zaradi svoje znač i lnost i najbl ižja poslovnim sestankom v živo. Tudi na evropskem poslovnem trgu se videokonferenca vedno več uporablja za poslovno komuniciranje s poslovnimi partnerj i . 5.1 Uporaba videokonference za poslovni sestanek Poslovni sestanki preko videokonference se od vseh komunikaci jskih orodjih najbolj pribl iža sestankom v živo, ker sogovornika vidimo in sl iš imo. Sestanki preko videokonference so uspešnejši v primeru, če se sogovorniki med seboj poznajo, kar pomeni , da so že imel i pred

23

videokonferenčnim srečanjem sestanek v živo, na katerem so pridobil i vel iko informacij drug o drugem. Tako kot za vse sestanke v živo, je tudi za sestanek preko videokonference, potrebna dobra predhodna priprava organizatorjev. Organizator sestanka pošl je vsem udeležencem vabilo oz. obvest i lo o sestanku na katerem je naveden čas sestanka, ki je usklajen z vsemi udeleženci . Časovna uskladitev termina sestanka je pomembna takrat , ko so poslovni partnerj i iz držav s časovnim zamikom. Točke dnevnega reda morajo vedno bi t i časovno omejene, saj le tako lahko prepreč imo, da bi posamezniki obširneje razpravljal i o posamezni temi in bi poslovni sestanek spremenil v predavanje. Poleg vabila , se po elektronski pošt i poši l ja tudi gradivo, v katerem je navedena vsebina sestanka, da se udeleženci lahko na sestanek dobro pripravijo, oblikujejo vprašanja, pripombe in predloge, ki se nanašajo na posamezno temo vsebine. Z dobro predhodno pripravo vseh udeležencev lahko videokonferenčni sestanki postanejo uč inkovitejši . Po vsebini lahko poslovne sestanke del imo na: a . ) poslovni sestanki , kjer se s tranki dogovarjata o nakupu določenega izdelka al i s tori tve. Tu proizvajalci oz. t rgovci uporabljajo dodatno tehnološko opremo s katero nazorno prikažejo karakteris t iko izdelka, njegove prednost i in pomanjkl j ivost i , s tat is t ične podatke o uporabnost i izdelka in podobno. Kupec tako dobi predstavo o izdelku, ne da bi ga imel pred seboj . S tem se poveča zanimanje za izdelek in možen nakup. Kupcu se ni potrebno takoj odloč i t i za nakup izdelka, temveč se dogovori za ponovni sestanek na katerem potrdi svoj nakup izdelka al i pa žel i pridobit i dodatne informacije o izdelku oz. s tori tvi . V primeru potrdi tve nakupa se lahko pričnejo pogajanja o prodajnih pogojih, kateri bi zadovolj i l i obe strani . O prodajnih pogojih izdelka se v pogajanje vedno vključ i jo osebe z ustreznim strokovnim znanjem. Pogajanja preko videokonference potekajo po enakem sistemu oz. protokolu, ki je znač i len za poslovna pogajanja v živo. V primeru, da se pogajalske osebe med seboj ne poznajo, se najprej spoznajo, nato s ledi predstavi tev nasprot i j in določ i tev vrstnega reda reševanja nesoglasi j v smeri želenih ci l jev. Pri videokonferenčnih sestankih je prednost za obe pogajalski s trani to, da j im videokonferenca predstavlja nevtralno področ je , kjer imata obe strani enake pogoje (hi tro pridobivanje dodatnih podatkov, lastno okolje , nobena stran ni dodatno obremenjena s s troški potovanj , namesti tev in odsotnost i iz dela, ipd.) . Ni nujno, da s tranki takoj skleneta sporazum in podpišeta prodajno pogodbo, temveč s i ta srečanja lahko sledijo v več fazah, vse do uskladitve žel ja obeh strank. b .) poslovni sestanki , kjer se izvaja skupinsko delo na določenem projektu in udeleženci niso iz is tega podjet ja oz. iz istega kraja. Skupina ima lahko večkratna srečanja, na katerih nemoteno usklajujejo podatke, oblikujejo tabele, grafe in skice.

24

c.) poslovni sestanki vseh dislociranih enot z matičnim podjet jem, ko proučujejo f inančne rezultate in izdelujejo plane za prihodnje leto. Lahko pa preko videokonference kadrovska služba sodeluje pri zaposlovanju novih delavcev v dislociranih enotah. d .) poslovni sestanki , kjer lahko vključ imo vse zgoraj navedene teme. Sestanki preko videokonference z obširnejšo temo se v praksi ne uporablja pogosto, zaradi prevelikih stroškov telefonskih impulzov in časovne omeji tve. Prednost videokonferenčnih sestankov je v tem, da ne potrebujemo zapisnikarja , ki bi ob koncu sestanka sestavi l zapisnik, kaj t i vsi sestanki so na zahtevo vseh udeležencev v celot i posneti na kaseto. Dodatne spremembe, dopolnitve al i zabeležke pa so shranjene v računalniku in j ih lahko vsi udeleženci sestanka prejmejo po elektronski pošt i . Kot primer uspešnega poslovnega sestanka preko videokonference lahko navedemo pogajanje šolnikov in ministra za šolstvo, ki je bi l pr isoten na letnih Olimpijskih igrah v Sydneyu. Podjet je TSE Trade d.o.o. je takrat omogoč i lo predstavnikom šolstva pogajanje z ministrom preko videokonference, saj se le- ta ni mogel takoj vrni t i iz Avstral i je . Na pogajanju so uskladil i zahteve šolnikov ter prepreč i l i s tavko. 5.2 Uporaba videokonference za predstavitev izdelkov ali storitev Za predstavitev svojih izdelkov si posamezna podjet ja izberejo razl ične tržno komunikacijske inštrumente (Šarotar-Žižek 2002,37):

oglaševanje, kot plač i lno obliko neosebne predstavitve izdelka, s tori tve al i ideje,

neposredno trženje (neposredna distr ibucija in neposredno oglaševanje po pošt i , te lefonu al i drugem neosebnem nač inu komuniciranja) ,

osebna prodaja, kjer je vključena predstavi tev izdelka/stori tve, pospeševanje prodaje, ki obsega kratkoročne dejavnost i za spodbujanje preizkušanja al i nakupa izdelka/stori tve,

Predstavitve, kot nač in osebne prodaje, pretežno uporabljajo podjet ja , ki prodajajo svoje izdelke neposredno končnemu kupcu (prodaja invest ici jske opreme). Pomembno je , da predstavitev izdelka vodi s trokovna oseba, ki dobro poznana njegove tehnične lastnost i in kar je za potencialne uporabnike pomembno – uporabnost . Predstavi tve (Helidor 2001,134) ne zajemajo samo govorne besede, temveč so vključene tudi druge oblike komuniciranja, zato se vel iko l judi izogiba takšnemu nač inu prodaje izdelka.

25

Kot vzroke lahko navedemo:

slabo izražanje, ni izkušenj v govorništvu, slabo počutje pred obč instvom, govorjenje v nareč ju al i z naglasom, vase zaprt i l judje neradi komunicirajo, nimajo samozavest i .

Pred predstavitvi jo izdelka/stori tve s i moramo vedno zastavimo ci l je , kaj žel imo doseč i s predstavitvi jo. Na osnovi potrebe po določenem izdelku/stori tvi je potrebno izbrat i ci l jne skupine potencialnih kupcev katerim bomo izvedli predstavitev. Na osnovi ci l jev in skupine potencialnih odjemalcev oblikujemo zahtevnost predstavitve. Vsebina predstavi tve ima:

• uvod , v katerem predstavimo govornika, podjet je , ki prestavl ja izdelek in pa izdelek/stori tev, ki ga predstavljamo,

• jedro , ki vsebuje pomembne podatke o izdelku ( tehnične podatke, prednost i in s labost i izdelka, s tat is t ične podatke o prodaji izdelka na drugih tržišč ih in podobno) in

• uč inkovit konec , s katerim spodbudimo potrebo po nakupu izdelka. Za tem sledijo vprašanja udeležencev.

Cil j predstavi tve je č im bolj prepričati potencialne odjemalce o kvali tet i izdelka in njegovi uporabnost i ter s tem vzbudit i žel jo oz. potrebo po nakupu tega izdelka. Predstavitve preko videokonference se lahko poslužujejo vsa podjet ja , ki uporabljajo prezentaci jo kot osnovni nač in prodaje svojih izdelkov. Omeji tev vidimo v tem, da potencialni kupci izdelek ne morejo test i rat i a l i v primeru prehranbenega izdelka poizkusi t i . Namen dobre predstavitve je vzpodbudit i žel jo po izdelku. V praksi se predstavitve izdelkov/stori tev preko videokonference poslužujejo podjet ja , ki imajo že svoje potencialne odjemalce in j ih s takim nač inom samo obveščajo o novih izdelkih oz. s tori tvah. Predstavitve lahko potekajo v živo za posamezne skupine odjemalcev v nj ihovih podjet j ih al i pa izvedemo skupno predstavitev v osnovnem podjet ju v katero se preko videokonference vključ i več udeležencev na razl ičnih lokacijah. Preko več točkovne videokonferenčne povezave (Mult ipoint) se vsi udeleženci na razl ičnih lokacijah enakovredno vključujejo v predstavitev s svojimi vprašanji . Za kvali tetnejšo in uč inkovitejšo predstavi tev si pomagamo z dodatno opremo kot so: dokumentna kamera, katera s luži za prikaz dokumentov in manjših izdelkov, sekundarna kamera, ki prikazuje več je izdelke in ostale udeležence in interaktivno tablo, ki s luži za prikaz in prenos podatkov na

26

daljavo. Vedeti moramo, da predstavitev preko videokonference ni nič manj zahtevnejša, kot če bi jo pripravil i v živo. Govornik pri tovrstni predstavitvi mora imeti sposobnost nastopa pred kamero in vzpostavit i očesni s t ik z udeleženci na razl ičnih lokacijah preko kamere. Predstavitev zahteva intenzivne predhodne priprave prostora, izdelkov, pisnega materiala o izdelku in s tori tvi , scenari j po katerem bo potekala predstavitev ter dobro pripravo izvajalca predstavitve. Pri sami predstavitvi ni pomemben samo prenos zvoka in s l ike, temveč je zelo pomemben kvali teten prenos podatkov. Ker več ina videokonferenčnih sis temov nima dovol j dobro izdelanega nač ina prenosa podatkov, s i pomagamo z vzporednim prenosom zvoka in s l ike po ISDN lini jah in prenos podatkov po internetu. Že pri klasičnih predstavitvah je čas eden od kl jučnih elementov predstavi tve, kaj t i preobširna predstavi tev postane za udeležence utrudlj iva in dolgočasna. Pri videokonferenci pa je čas še tol iko bolj dragocen, saj so tu vključeni še s troški najema oz impulzov ISDN l ini j , ki so potrebne za prenos. Govornik lahko nenehno spremlja reakcije vseh udeležencev predstavitve, tudi t is t ih, ki so na drugih lokacijah. S tem lahko spremlja al i je njegova predstavitev zanimiva al i ne. Vprašanja o izdelkih/stori tvah lahko udeleženci poši l jajo preko svojih računalnikov po internetu do govornika al i pa se neposredno vključujejo v razpravo, kar j im omogoč i tehnik, ki upravlja z opremo. Razprave, ki so del predstavitve, so povratna informaci ja govorniku, kako so njegove informacije sprejel i in razumeli udeleženci . Za konec predstavitve je pomembna ocena udeležencev o nastopu govorca, poteku in nač inu predstavitve. Oceno lahko udeleženci podajo verbalno, tako da vprašamo po nj ihovem mnenju al i pa pridobimo oblikovan pisni komentar , tako da izpolni jo vnaprej pripravljen vprašalnik in ga pošl jejo preko interneta. Poznamo primer uporabe videokonferenčne predstavitve na sejmih, ki se j ih posamezna podjet ja dost ikrat poslužujejo. Predstavitve posameznih izdelkov, ki potekajo na enem razstavnem prostoru, lahko na prikazovalnikih v vseh sejemskih dvoranah spremljajo vsi obiskovalci . V takem primeru ni povratnih informacij o kvali tet i predstavitve, o tem kako so obiskovalci razumeli prestavitev in podobno. Tako predstavitev lahko primerjamo z oglaševanjem na televizi j i . 5.3 Priprava in izvedba videokonference V Slovenij i poznamo videokonferenco kot komunikacijsko orodje že nekaj let , toda za nakup potrebe opreme pa se odloč i malo podjet i j , saj so s troški invest ici je visoki . Podjet je TSE Trade d.o.o. , ki je bi lo eno od prvih podjet i j v Slovenij i , ki je pričelo s prodajo videokonferenčne

27

opreme, se je odloč i lo, da razšir i svoj prodajni program tudi na videokonferenčne stori tve, to je na izposoja videokonferenčne opreme razl ičnim naročnikom. Veliko podjet i j v svojih prostorih nima primerne osnovne napeljave za namesti tev videokonferenčne opreme, zato je podjet je leta 2001 uredilo mult imeti jski studio v katerem izvaja videokonference za razl ične naročnike (državne ustanove, univerze, šole, podjet ja , posamezniki) . Zaposleni v podjet ju Tse Trade d.o.o so pred ureditvi jo videokonferenčnega studia vel iko potovali v tuj ino na izobraževanja, razl ične poslovne sestanke, kjer se dogovarjal i za pridobitev zastopstev za opremo posameznih blagovnih znamk, ki j ih podjet je prodaja na slovenskem trgu. S studiem se je količ ina poslovnih potovanj zmanjšala, saj določena izobraževanja, predstavitev novih izdelkov in razni poslovni dogovori potekajo preko videokonference. S pomoč jo sodelavcev v podjet ju Tse d.o.o in TSE Trade d.o.o. smo v mult imediskem studiu izvedli poslovni sestanek preko videokonference. Naša izvedba sestanka je temelj i la na povezavi med dvema sodelujoč ima (Point to Point) med studiem in konferenčno sobo v podjet ju TSE d.o.o. Povezava je potekala preko ISDN lini j , za kar smo predhodno prosi l i Telekom Slovenije , da nam je dovoli l uporabo treh l ini j za kvali tetnejši prenos avdio in video signalov. Po pridobitvi dovoljenja za uporabo ISDN lini j smo preveri l i tehnično združl j ivost (kompatibi lnost) s is temov in izvedli test i ranje videokonferenčnih točk. Test iral i smo kvali teto in s tabi lnost telekomunikacijske povezave ter združl j ivost avdio/video kodekov (kodeki so naprave s pomoč jo katerih se kodirajo avdio in video signali . Na eni s trani kodek prevzame analogni s ignal , ga kodira - digi tal izira in kompresira za prenos po l ini j i s tem, da ga naprava na drugi s trani ponovno pretvori v analogni s ignal , katerega zaznajo naše oč i in ušesa) . Izvedba kodiranja je lahko s trojna in programska. Slaba stran kodiranja se lahko izraža v zamegl jeni s l iki al i zamaknjenem zvoku (Sandi , 2003). Preverjanje točk smo izvedli š t i r i indvajset ur pred začetkom videokonference.

28

Slika 4: PRIKAZ VIDEOKONFERENCE PO ENI ISDN LINIJI

Vi r : h t tp : / / a i . i j s . s i /Sand i /Vctehn / top ic03 .h tml

Sl ika 5: PRIKAZ VIDEOKONFERENCE PO TREH ISDN LINIJAH

Vi r : h t tp : / / a i . i j s . s i /Sand i /Vctehn / top ic03 .h tml

Po izvedbi celotnega test iranja videokonferenčnih točk, smo pripravil i videokonferenčno sobo in s tudio ter ponovno preveri l i , da nas le- ta nebi pust i la na »cedilu«. Sledila je priprava udeležencev videokonference. Predhodno smo j im dali navodila , kako morajo bi t i urejeni . Nekateri udeleženci so bi l i oblečeni v svet la oblač i la , da smo na prikazovalnikih lahko videl i kako moteča so takšna oblač i la , saj se oseba »zl i je« z ozadjem, nato smo j ih preoblekli . Vsi udeleženci so se seznanil i z vsebino sestanka in vsak je dobil svojo vlogo (vodja sestanka, glavni govorniki) .

29

Ko je bi lo vse pripravljeno, tako udeleženci kot tudi prostori in tehnika, smo pričeli z videokonferenco. V prvem delu srečanja smo prikazal i uporabnost videokonferenčne, nato pa je s ledi la še predstavitev dodatne opreme, katera izboljšuje videokonferenčna srečanja. Poudarek ja bi l na prezentaci j i interaktivne elektronske table in dokumentne kamere. V drugem delu srečanja pa so udeleženci postavljal i vprašanja, ki so temelj i la na tehničnih karakteris t ikah posameznega izdelka in njegovi uporabnosti . S pomoč jo dal j inskega upravljalca smo si v toku sestanka pribl ižal i s l iko vsakega govornika, tako da smo lahko opazovali njegovo mimiko obraza in gibanje rok. Po končanem govoru smo kamero ponovno usmeri l i na vse udeležence v prostoru. V času posveta s i je skupina, ki je želela postavi t i vprašanja, izkl juč i la zvok na svoji lokaci j i , da ni priš lo do motenj med govorom drugega govornika. Pri postavl janju vprašanj pa smo zvok ponovno vključ i l i . Samo srečanje je potekalo brez več j ih tehničnih težav in tudi udeleženci so kratko in jasno izvedli svoj del predstavitve, saj smo bil i časovno omejeni zaradi s troškov telefonskih impulzov. Videokonferenčni sestanki so lahko bolj konstruktivni od sestankov v živo zaradi časovne omeji tve in boljše priprave udeležencev na sestanek. Vsekakor je to v prid t is t im udeležence, ki ne marajo dolga in naporna srečanja.

30

6. ANALIZA POSLOVNEGA KOMUNICIRANJA PREKO VIDEOKONFERENCE

Za nakup al i najem nove opreme si vsako vodstvo predhodno izdela f inančno analizo upravičenost i invest ici je . Tako smo v tem poglavju izdelal i s troškovno analizo v kateri smo primerjal i s troške poslovnega potovanja dveh zaposlenih iz podjet ja TSE Trade d.o.o v London ter dveh zaposlenih iz partnerskih podjet i j , ki so iz Prage in Barcelone. Službena potovanja smo primerjal i s s troški najema videokonferenčnega studia in nakupa videokonferenčne opreme. Osnovni podatki , ki so potrebni za s troškovno analizo, so:

• cene letalskih vozovnic, ki smo jo dobil i pr i Adri i Airways (prevozniki so Bri t ish air iz Barcelone, Czesc air iz Prage in Adria Airways iz Ljubljane),

• stroški dnevnice smo obračunali na osnovi s lovenskih priznanih dnevnic za London,

• cene noč i tev so enake povprečni ceni za noč i tev v londonskih hotel ih,

• odsotnost iz dela pa smo izračunali na osnovi povprečnih plač v posameznih državah, pridobljenih od partnerjev.

Tabela 2: PRIKAZ STROŠKOV ZA POSLOVNO SREČANJE V

LONDONU (eno srečanje) MESTO ODHODA V SIT

Ljubljana Barcelona Praga Letalska vozovnica za London (dve osebi) 151.542,00 131.880,00 161.801,00Noč i tev v Londonu 127.217,88 127.217,88 127.217,88Dnevnica za London 64.069,94 64.069,94 64.069,94Odsotnost iz del . mesta vodje komercial is ta 36.700,43 64.765,47 28.065,04Odsotnost iz del . mesta vodje f inanc 32.382,74 53.971,23 21.588,49

SKUPAJ 411.912,99 441.904,52 402.742,35Opomba: s t rošk i so v SIT p reračunane po teča ju EUR,GBP, USD na dan 25 .02 .2004

31

Tabela 3 PRIKAZ STROŠKOV NAJEMA VIDEOKONFERENČNE OPREME ALI STUDIA S TEHNIKOM V POSAMEZNIH KRAJIH ZA ČAS ŠTIRIH UR

MESTO NAJEMA Najem videokonferenčnegastudia (v SIT)

Najem videokonferenčne opreme in tehnika (v SIT)

Ljubljana 194.400,00 350.400,00Barcelona 177.630,10 237.473,40Praga 137.734,57 199.477,66London 212.029,80 457.984,37

Skupaj 721.794,48 1,245.335,42Opomba: s t rošk i so v SIT pre računane po teča ju EUR,GBP na dan 25 .02 .2004, cene na jema smo dob i l i p r i pod je t ju TSE Trade d .o .o Obračun s troškov enega poslovnega srečanja v Londonu za vse partnerjev skupaj znaša 1,256.559,86 SIT (v znesku nismo obračunali izpada prihodka komercial is ta v času odsotnost i) . Obračun stroškov službenega potovanja lahko primerjamo z obračunom najema posameznih studiev v kraj ih partnerjev samo za čas t rajanja sestanka, ki je prikazan v tabel i t r i . Celotni najem vseh studiev, za čas t rajanja sestanka znaša 721.794,48 SIT al i 1,321.666,15 SIT, če imamo še tehnika. S pomoč jo primerjave stroškov smo ugotovil i , da je poslovni sestanek preko videokonference tako za posamezna podjet ja , kot tudi za celotno skupino partnerjev ugodnejši , še posebej zaradi tega, ker ni nikakršnih omeji tev pri preučevanju tabel , grafov in številk, saj tehnika prenaša tudi te podatke, na samo zvok in sl iko udeležencev. Zaradi več je kapitalske al i interesne povezanost i s lovenskih podjet i j s tuj imi obstaja možnost za večkratna srečanja lastnikov s svojimi podružnicami. Zato smo izdelal i s t roškovno anal izo, kjer smo primerjal i invest ici jo v videokonferenčno opremo s s troški s lužbenih potovanj . Primer: Nakup videokonferenčnega sis tema POLICOM model SP384, ki ga strokovnjaki uvrščajo v srednji cenovni razred in bi po kvali tet i lahko zadovolj ive potrebe vsakega podjet ja , ki ima podružnice na razl ičnih koncih sveta, znaša na slovenskem trgu 2.158.711,00 SIT. To pomeni, da če ima matično podjet je vsaj t r i podružnice, tako kot v zgornjem primeru, potrebujemo št ir i videokonferenčne sis teme in bi invest ici ja znašala 8.634.844,00 SIT. V primeru št i r ikratnih srečanj podružnic na leto, bi se invest ici ja v vsaki podružnici povrnila v letu in pol oz. v osemnajst ih mesecih. V primeru, da posamezne podružnice poslujejo še z drugimi

32

poslovnimi partnerj i (kupci in dobavitel j i ) po celem svetu, pa se bo invest ici ja povrnila še hi treje . Če primerjamo invest ici jo z najemom videokonferenčnega studia, ker bi videokonferenco uporabljal i samo za poslovne sestanke med podružnicami, bi se le- ta povrnila v dveh al i t reh let ih. Cene najema studia so lahko z operaterjem al i brez njega. Za uspešno podjet je , ki vel iko posluje s tuj ino, predstavlja nakup videokonferenčne opreme dobro naložbo, sa j gledano srednjeročno znižamo poslovne stroške, ki temelj i jo na službenih potovanjih in izobraževanjih v tuj ini . Videokonferenca pa se lahko izkaže kot dobra in uspešna reši tev v primeru reševanja nesoglasi j med dobavi tel j i a l i kupci .

33

7. ZAKLJUČEK Na osnovi hi trega razvoja tehnologije , s i danes lahko olajšamo marsikatero delo. Pomembno je , da sprejmemo tehnološke novitete , kar vsekakor ni lahko. Spomnimo se samo, kakšne so bi le reakcije , ko je na t ržišče prišel osebni računalnik. Danes si brez njega ne moremo predstavljat i normalnega poslovnega in privatnega živl jenja. Zakaj ne bi sprejel i tudi videokonference, ki z uporabo računalnika in ostal ih tehnoloških pripomočkov olajša delo, učenje, in komuniciranje. Na začetku uvedba videokonference, kot komunikaci jsko sredstvo v podjet ju, šol i , univerzi in bolnici , predstavlja vel ik pomislek, zaradi cene, zahtevne tehnologije , rokovanja in podobno. Toda, ko se z njo srečamo in ugotovimo, da z njeno uvedbo pridobimo veliko več kot samo strošek invest iranja v opremo, nam postane zelo zanimiva. Vedno moramo primerjat i s t roške uvedbe novitete v podjet ja in z uporabnost jo te novitete , ki bi srednjeročno pokri la invest ici jo. Videokonferenca nam omogoča premosti tev časovnih in krajevnih ovir pri poslovnih sestankih, skupinskem delu, reševanju tehnoloških težav, učenju na dal javo, v medicini in podobno. Res je , da Slovenija ni tako vel ika država, da ne bi mogli imeti klasičnih sestankov, toda al i je smotrno izgubljat i čas za potovanje iz Kopra v Mursko Soboto za eno al i dvourni sestanek, če čas, ki ga potrebujemo za potovanje, lahko izkorist imo za druge pomembne poslovne dogodke in sestanek izvedemo preko videokonference. Ker bodo slovenska podjet ja š ir i la svoje dejavnost i na evropsko tržišče, bo videokonferenca še kako pomemben del komunikaci jskih orodij in s tem povečanje konkurenčnega položaja podjet i j na teh trgih, saj bodo hi treje priš la do potrebnih informaci j na osnovi nižj ih s troškov Cil jne skupine, katerem bi priporoč i l i nakup videokonferenčne opreme al i najem videokonferenčnih stori tev, so zavarovalnice, banke, univerze, srednje šole in več ja podjet ja , ki imajo podružnice na razl ičnih lokacijah, konferenčni centr i ter bolnice. S pomoč jo videokonference bi naši š tudentje pridobil i več novih informacij tudi od tuj ih profesor jev, saj bi j im fakul teta in srednje šole, katere bi imele videokonferenčno opreme, to omogoč i le . V tuj ini to nekatere fakulteta že prakticirajo. Naj nas ne bo strah uporabe videokonference, tudi če nam »igranje« pred kamero ne leži . Vsako stvar , pa tudi , če je še tako težka, se jo lahko nauč imo, samo ne imejmo strah pred njo.

34

8. POVZETEK Videokonferenca predstavlja uč inkovito, kvali tetno in f inančno sprejemlj ivo al ternat ivo klasičnemu poslovnemu komuniciranju. Številne prednost i , ki smo j ih v diplomski nalogi prikazal i , kažejo na to, da se za prihodnost videokonference kot komunikaci jskega orodja, ni potrebno bati , pomembno je, da jo l judje sprejmejo. Nadaljnj i tehnološki razvoj bo omogoč i l nadgradnjo in cenovno sprejemlj ivejše možnost i za nakup in izvedbo videokonferenc, ki se bo vedno bolj razvijala v smeri mult imedi jskega povezovanja, to je is točasnega povezovanja več lokaci ja na razl ičnih koncih sveta kot oblike poslovnega komuniciranja. Pri uresničevanju poslovnih ci l jev poročevalca, omogoča videokonferenca takšno obliko sporoč i la , da ga bo prejemnik lažje sprejel oz. razumel. Videokonferenca nam omogoča, da so poslovna sporoč i la kratka, jasna, natančna in nedvoumna, ni pa vedno to potrebno, saj se srečanja lahko ponovijo. Uporaba sodobne opreme zahteva določena znanja in vešč ine, ki j ih je potrebno pridobit i na special iziranih usposabljanj ih. Največ ja prednost videokonference pa je , da na dal jš i rok bistveno zmanjšuje s troške klasičnega poslovnega komuniciranja. Ključne besede: Videokonferenca, poslovni sestanki , osebna prodaja, prezentaci ja , mult imedi jska oprema, več točkovna povezava, izmenjava podatkov, komunikacijski t rening, uporabnost videokonference

35

9. Abstract Videoconference presents an eff icient , quali tat ive and f inancial ly acceptable al ternat ive to the classical business communicat ion. Several advantages explained in the diploma work indicate that users should accept this tool of modern communicat ion and not consider i t as a threat . Further sophist icat ion of the new technology is expected, thus rendering the purchase and implementat ion of videoconferences f inancial ly feasible. The development of this technology aims at the s imultaneous mult imedia interrelatedness of several different distant locat ions as a modus of business communicat ion. The videoconference enables eff icient t ransmission of the message from the sender to the receiver . The message can be short , c lear , precise and unambiguous and, i f necessary, i t can also be replayed. The use of the modern technology requires specif ic knowledge and ski l ls for which special t raining is a prerequisi te . In the long run, the key advantage of videoconferences as compared to the classical business communicat ion is a cost-benefi t rat io, s ignificantly in favour of the new technology. Key words: Videoconference, business meeting, personal sales , presentat ion, mult imedia equipment , mult i point , exchange information, communicat ions training, pract icabil i ty videoconference

36

10 SEZNAM LITERATURA 1. Hart , Norman. 1995. The prac t i c e o f Adver t i s ing . Oxford: Butterworth

Heinemann 2 . Cvetko, Helidor. 2001. Koncepti in vešč ine komuniciranja. Maribor.

Doba p.o. 3 . Jefkins, Frank. 2000 . Public Relat ion for Your Business . Chalford:

Management Books. 4. Jefkins, Frank. 1995. Public Relat ion Techniques .Bodwin Cornwell :

Butterworh Heinemann, Hartnolls Ltd 5. Jurše, Milan. 1993. Izvozni marketing. Maribor: EPF Maribor 6. Kavč ič , Bogdan. 1998. Poslovno komuniciranje. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta 7. Kliment, Antun. 1993. Poslovno komuniciranje . Zagreb: Školska

knjiga Zagreb 8. Možina, Stane. Tavčar, Mit ja in Kneževič , Ana. 1995. Poslovno

komuniciranje . Maribor: Založba obzorja Maribor 9. Moškon, Juri j . 1999. Video tehnika in ustvarjalnost . Novo mesto.

Televizi ja Novo mesto 10. Payne, Adrian. Christopher, Mart in. Clark, Moira in Peck,

Helen.1995. Relationship marketing for Competat ive Advantage. Jordan Hil l . Oxford. Butterworth-Heinemann.

11. Postman, Paul . 2001. Nova doba trženja . Ljubljana: GV Založba 12. Potočnik, Vekoslav. 2002. Temelj i trženja s primeri iz prakse .

Ljubljana: GV Založba 13. Stržinar , Iztok. 2002 Po žici »iz oč i v oč i« , Monitor , le tnik I2, . Št .6 ,

s tr . : 70-80. 14. Šarota-Žižek, Simona. 2002. Projektno izvajanje t ržnega

komuniciranja, Projektna Mreža Slovenije-Strokovni prispevek, letnik 5, Št . 3 , s tr . 37

15. Tell is , Gerard J . 1998. Advertesing and sales promotion strategy .

California; Addison-Wesley Publishers .

37

16. Ule, Mirjam in Miro, Kline. 1996. Psihologija tržnega komuniciranja Ljubljana: Fakulteta za družbene vede

17. Valentinč ič Jože. 1978. Kako vodimo sestanek . Ljubljana: Dopisna

delavska univerza Univerzum 18. Uršič ,Alenka. Peršin,Marko in Goljevšček, Katja . 2004 »Cenejše kot

s lužbeno potovanje «, Tajnica . š tevi lka 1. letnik 11. s tr . 19-22

38

11. SEZNAM VIRI a . http: / /www.ris .org/publikaci je/povzetek_p.htm b. http: / /www.tse-trade.si c . www.con.com d. www.vtel .com e. www.videobridging.com f . http: / /ai . i js .s i /Sandi/Vctehn/topic03.html g. www.smarttech.com h. http: / /www.effect ivemeetings.com/meet ingbasics/ceo_expectat ions.as

p i. http://navitar.com/av/hilite_diagrams.htm j. http://www.tse-trade.si/eucenje/lekcije…/mag.JasminkaPavasovic/osnove

videokonferenčne tehnologije k. www.adria-airways.si

39

12. PRILOGE Pri loga 1: Praktičen primer uporabe videokonference za poslovno

komuniciranje