diplomsko delo analiza in vrednotenje dobaviteljev v ... · nabava je poleg proizvodnje in prodaje...
TRANSCRIPT
UNIVERZA V MARIBORUEKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR
DIPLOMSKO DELO
ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV V PODJETJU AHA EMMI DOO
ANALYSIS AND EVALUATION OF SUPPLIERS IN AHA EMMI DOO COMPANY
Kandidatka Tanja NapastŠtudentka rednega študijaŠtevilka indeksa 81615058Program univerzitetniŠtudijska smer marketingMentor doc dr Matjaž Iršič
Maribor september 2009
PREDGOVOR
Izbor najprimernejšega dobavitelja je težka naloga v vsakem podjetju Od izbora je odvisen odnos ki nastane med dobaviteljem ter podjetjem Od tega odnosa pa je odvisna uspešnost poslovanja Zato si mora podjetje postaviti kriterije po katerih bo izbirala dobavitelje Ti pa so pri vsakem podjetju različni saj imajo le-ta različne cilje
Število raznovrstnih dobaviteljev se vedno znova povečuje Zaradi novejših pristopov ter znanj se povečuje prav tako število kakovostnih dobaviteljev iz celotnega sveta saj geografska oddaljenost ne predstavlja več bistvenega problema Podjetja morajo zato posvetit veliko pozornosti ocenjevanju ter vrednotenju dobaviteljev Ocenjevanje je potrebno tako pri novem kot že pri izbranem dobavitelju
Pomembno vlogo pri uspešnosti podjetja pa ima tudi nabavna funkcija ki je bodisi samostojna bodisi v sklopu podjetja Pomembno je da poteka dobro sodelovanje med različnimi enotami saj le tako je lahko podjetje uspešno
V prvem delu diplomskega dela bom tako predstavila teoretične osnove pojma nabave povezanosti nabave s ostalimi sektorji v podjetju ter podrobno opisala nabavni proces Teoretično bom opredelila prav tako dobavitelje iskanje ter izbor le-teh njihovo ocenjevanje ter pogajanja z dobavitelji
V aplikativnem delu diplomske naloge pa sem si izbrala predstavitev podjetja Aha Emmi doo iz Slovenske Bistrice ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat Osredotočila sem se predvsem na njihov program aluminijastih vrat s steklom ki jih izdelujejo za švedsko podjetje Ikea Vrednotila in analizirala sem njihove 4 dobavitelje ki jih imajo za program BillyampBesto Dobavitelji so si med seboj dokaj različni predvsem po geografskem izvoru saj dva prihajata s Kitajske eden je evropski ter eden slovenski
2
KAZALO
PREDGOVOR 2
KAZALO 3
KAZALO SLIK 5
KAZALO TABEL 7
1 UVOD 8
11 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA812 NAMEN CILJI IN OSNOVNE TRDITVE913 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE914 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE 11
21 OPREDELITEV POJMA NABAVE1122 POVEZANOST NABAVE Z OSTALIMI SEKTORJI V PODJETJU12221 SODELOVANJE Z RAZVOJNO FUNKCIJO14222 SODELOVANJE S TEHNIČNO SLUŽBO14223 SODELOVANJE S PROIZVODNO FUNKCIJO15224 SODELOVANJE S FINANČNO SLUŽBO15225 SODELOVANJE S PRODAJNO SLUŽBO16226 SODELOVANJE Z DRUGIMI SLUŽBAMI1723 NABAVNI PROCES17
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV 23
31 IDENTIFIKACIJA DOBAVITELJEV2332 ISKANJE IN IZBOR DOBAVITELJEV2533 OCENJEVANJE DOBAVITELJEV28331 MERILA IZBIRANJA IN PRESOJANJA DOBAVITELJEV28332 METODE IN MODELI ZA IZBIRANJE IN OCENJEVANJE DOBAVITELJEV29333 RAVNI OCENJEVANJA30334 FINANČNO OCENJEVANJE3134 POGAJANJA Z DOBAVITELJI31341 ORGANIZIRANJE POGAJANJ32342 TEME ZA POGAJANJA33343 INDIVIDUALNO IN KOLEKTIVNO POGAJANJE34344 POGAJANJA KOT PROCES35
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO 40
3
41 OSNOVNI PODATKI PODJETJA AHA EMMI DOO40411 PROCESNA ORGANIZACIJA AHA EMMI DOO41412 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA4242 PREDSTAVITEV IN POMEN NABAVNE SLUŽBE V PODJETJU44
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 47
51 PREDSTAVITEV DOBAVITELJEV4752 IZBIRA IN OCENJEVANJE DOBAVITELJEV 51521 IZBIRA DOBAVITELJEV V PODJETJU51522 OCENJEVANJE DOBAVITELJEV5153 PRIMERJAVA SLOVENSKIH S TUJIMI DOBAVITELJI58
6 SKLEP 68
7 POVZETEK 69
ABSTRACT 71
LITERATURA 73
VIRI 75
4
KAZALO SLIK
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
5
6
KAZALO TABEL
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
7
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
PREDGOVOR
Izbor najprimernejšega dobavitelja je težka naloga v vsakem podjetju Od izbora je odvisen odnos ki nastane med dobaviteljem ter podjetjem Od tega odnosa pa je odvisna uspešnost poslovanja Zato si mora podjetje postaviti kriterije po katerih bo izbirala dobavitelje Ti pa so pri vsakem podjetju različni saj imajo le-ta različne cilje
Število raznovrstnih dobaviteljev se vedno znova povečuje Zaradi novejših pristopov ter znanj se povečuje prav tako število kakovostnih dobaviteljev iz celotnega sveta saj geografska oddaljenost ne predstavlja več bistvenega problema Podjetja morajo zato posvetit veliko pozornosti ocenjevanju ter vrednotenju dobaviteljev Ocenjevanje je potrebno tako pri novem kot že pri izbranem dobavitelju
Pomembno vlogo pri uspešnosti podjetja pa ima tudi nabavna funkcija ki je bodisi samostojna bodisi v sklopu podjetja Pomembno je da poteka dobro sodelovanje med različnimi enotami saj le tako je lahko podjetje uspešno
V prvem delu diplomskega dela bom tako predstavila teoretične osnove pojma nabave povezanosti nabave s ostalimi sektorji v podjetju ter podrobno opisala nabavni proces Teoretično bom opredelila prav tako dobavitelje iskanje ter izbor le-teh njihovo ocenjevanje ter pogajanja z dobavitelji
V aplikativnem delu diplomske naloge pa sem si izbrala predstavitev podjetja Aha Emmi doo iz Slovenske Bistrice ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat Osredotočila sem se predvsem na njihov program aluminijastih vrat s steklom ki jih izdelujejo za švedsko podjetje Ikea Vrednotila in analizirala sem njihove 4 dobavitelje ki jih imajo za program BillyampBesto Dobavitelji so si med seboj dokaj različni predvsem po geografskem izvoru saj dva prihajata s Kitajske eden je evropski ter eden slovenski
2
KAZALO
PREDGOVOR 2
KAZALO 3
KAZALO SLIK 5
KAZALO TABEL 7
1 UVOD 8
11 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA812 NAMEN CILJI IN OSNOVNE TRDITVE913 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE914 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE 11
21 OPREDELITEV POJMA NABAVE1122 POVEZANOST NABAVE Z OSTALIMI SEKTORJI V PODJETJU12221 SODELOVANJE Z RAZVOJNO FUNKCIJO14222 SODELOVANJE S TEHNIČNO SLUŽBO14223 SODELOVANJE S PROIZVODNO FUNKCIJO15224 SODELOVANJE S FINANČNO SLUŽBO15225 SODELOVANJE S PRODAJNO SLUŽBO16226 SODELOVANJE Z DRUGIMI SLUŽBAMI1723 NABAVNI PROCES17
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV 23
31 IDENTIFIKACIJA DOBAVITELJEV2332 ISKANJE IN IZBOR DOBAVITELJEV2533 OCENJEVANJE DOBAVITELJEV28331 MERILA IZBIRANJA IN PRESOJANJA DOBAVITELJEV28332 METODE IN MODELI ZA IZBIRANJE IN OCENJEVANJE DOBAVITELJEV29333 RAVNI OCENJEVANJA30334 FINANČNO OCENJEVANJE3134 POGAJANJA Z DOBAVITELJI31341 ORGANIZIRANJE POGAJANJ32342 TEME ZA POGAJANJA33343 INDIVIDUALNO IN KOLEKTIVNO POGAJANJE34344 POGAJANJA KOT PROCES35
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO 40
3
41 OSNOVNI PODATKI PODJETJA AHA EMMI DOO40411 PROCESNA ORGANIZACIJA AHA EMMI DOO41412 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA4242 PREDSTAVITEV IN POMEN NABAVNE SLUŽBE V PODJETJU44
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 47
51 PREDSTAVITEV DOBAVITELJEV4752 IZBIRA IN OCENJEVANJE DOBAVITELJEV 51521 IZBIRA DOBAVITELJEV V PODJETJU51522 OCENJEVANJE DOBAVITELJEV5153 PRIMERJAVA SLOVENSKIH S TUJIMI DOBAVITELJI58
6 SKLEP 68
7 POVZETEK 69
ABSTRACT 71
LITERATURA 73
VIRI 75
4
KAZALO SLIK
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
5
6
KAZALO TABEL
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
7
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
KAZALO
PREDGOVOR 2
KAZALO 3
KAZALO SLIK 5
KAZALO TABEL 7
1 UVOD 8
11 OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA812 NAMEN CILJI IN OSNOVNE TRDITVE913 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE914 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE 11
21 OPREDELITEV POJMA NABAVE1122 POVEZANOST NABAVE Z OSTALIMI SEKTORJI V PODJETJU12221 SODELOVANJE Z RAZVOJNO FUNKCIJO14222 SODELOVANJE S TEHNIČNO SLUŽBO14223 SODELOVANJE S PROIZVODNO FUNKCIJO15224 SODELOVANJE S FINANČNO SLUŽBO15225 SODELOVANJE S PRODAJNO SLUŽBO16226 SODELOVANJE Z DRUGIMI SLUŽBAMI1723 NABAVNI PROCES17
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV 23
31 IDENTIFIKACIJA DOBAVITELJEV2332 ISKANJE IN IZBOR DOBAVITELJEV2533 OCENJEVANJE DOBAVITELJEV28331 MERILA IZBIRANJA IN PRESOJANJA DOBAVITELJEV28332 METODE IN MODELI ZA IZBIRANJE IN OCENJEVANJE DOBAVITELJEV29333 RAVNI OCENJEVANJA30334 FINANČNO OCENJEVANJE3134 POGAJANJA Z DOBAVITELJI31341 ORGANIZIRANJE POGAJANJ32342 TEME ZA POGAJANJA33343 INDIVIDUALNO IN KOLEKTIVNO POGAJANJE34344 POGAJANJA KOT PROCES35
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO 40
3
41 OSNOVNI PODATKI PODJETJA AHA EMMI DOO40411 PROCESNA ORGANIZACIJA AHA EMMI DOO41412 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA4242 PREDSTAVITEV IN POMEN NABAVNE SLUŽBE V PODJETJU44
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 47
51 PREDSTAVITEV DOBAVITELJEV4752 IZBIRA IN OCENJEVANJE DOBAVITELJEV 51521 IZBIRA DOBAVITELJEV V PODJETJU51522 OCENJEVANJE DOBAVITELJEV5153 PRIMERJAVA SLOVENSKIH S TUJIMI DOBAVITELJI58
6 SKLEP 68
7 POVZETEK 69
ABSTRACT 71
LITERATURA 73
VIRI 75
4
KAZALO SLIK
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
5
6
KAZALO TABEL
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
7
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
41 OSNOVNI PODATKI PODJETJA AHA EMMI DOO40411 PROCESNA ORGANIZACIJA AHA EMMI DOO41412 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA4242 PREDSTAVITEV IN POMEN NABAVNE SLUŽBE V PODJETJU44
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 47
51 PREDSTAVITEV DOBAVITELJEV4752 IZBIRA IN OCENJEVANJE DOBAVITELJEV 51521 IZBIRA DOBAVITELJEV V PODJETJU51522 OCENJEVANJE DOBAVITELJEV5153 PRIMERJAVA SLOVENSKIH S TUJIMI DOBAVITELJI58
6 SKLEP 68
7 POVZETEK 69
ABSTRACT 71
LITERATURA 73
VIRI 75
4
KAZALO SLIK
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
5
6
KAZALO TABEL
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
7
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
KAZALO SLIK
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
5
6
KAZALO TABEL
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
7
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
6
KAZALO TABEL
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
7
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
KAZALO TABEL
TABELA 1 ODGOVORNOST NABAVE 13
SLIKA 1 MODEL NABAVNEGA PROCESA IN NEKATERI SORODNI POJMI 19
SLIKA 2 GLAVNI DEJAVNIKI MODERNEGA TRŽENJSKEGA SISTEMA 24
SLIKA 3 IZBIRANJE NOVEGA DOBAVITELJA 27
SLIKA 4 ORGANIZACIJSKA SHEMA PODJETJA AHA EMMI DOO 43
TABELA 2 VHODI V PROCESU NABAVE 45
TABELA 3IZHODI V PROCESU NABAVE 46
TABELA 4 DOBAVITELJI PODJETJA AHA EMMI DOO 47
SLIKA 5 ANALIZA DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO 48
SLIKA 6 ANALIZA KUPCEV PODJETJA AHA EMMI DOO 49
SLIKA 7 ANALIZA GLEDE NA ŠTEVILO REKLAMACIJ 52
SLIKA 8ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA KAKOVOST 54
SLIKA 9 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE CEN 55
SLIKA 10 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE PLAČILNIH POGOJEV 56
SLIKA 11 ANALIZA DOBAVITELJEV GLEDE NA NJIHOVO FLEKSIBILNOST 57
SLIKA 12KONČNA TOČKOVNA ANALIZA DOBAVITELJEV 58
SLIKA 13 TRANSPORTNA POT 61
SLIKA 14 PRIKAZ MINIMALNIH IN MAKSIMALNIH ZALOG 63
TABELA 5 OPIS STORITVE FOB 65
TABELA 6 OPIS STORITVE CPT 67
7
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
1 UVOD
11 Opredelitev področja in opis problema
Področje ki ga bom zajela pri pisanju diplomskega dela je nabavni management Nabavni proces je eden izmed bistvenih procesov v podjetju Od kakovostno izvedenih nalog v nabavni službi je odvisno dobro poslovanje ter končni rezultati podjetja Pomembno je da nabavna služba dobro sodeluje z ostalimi aktivnostmi v organizaciji Le tako se lahko doseže kakovostni proces ki vodi do odličnih poslovnih rezultatov podjetja
Na trgu je prisotnih veliko dobaviteljev Zato imajo slovenska podjetja vedno večjo izbiro Podjetje si mora skrbno izbrati kriterije po katerih bo izbirala najprimernejše dobavitelje Prvi korak je zbiranje informacij o dobaviteljih Te si pridobijo s publikacij dobaviteljev strokovnih poslovnih časopisov interneta statističnih publikacij iz virov znotraj podjetja od prodajnega osebja s sejmov od inštituta za tržne raziskave z izmenjavo izkušenj v stroki od različnih združenj Pomembno je da si podjetje sestavi svoje kriterije in po njih ocenjuje možne dobavitelje Tako si zagotovi lažje izbiranje le-teh
Pomembno je da podjetje ocenjuje prav tako že obstoječe dobavitelje ter si tako zagotovi da dobavitelji izpolnjujejo že dogovorjeno Za podjetje je bistvenega pomena da imajo želeno stopnjo kakovosti minimalno število reklamacij dobre plačilne pogoje in zadovoljivo ceno izdelka ali storitve dogovorjeno količino v dogovorjenem roku tehnično pomoč s strani dobaviteljev dobro sodelovanje med njimi kjer je prisotno medsebojno zaupanje obeh strani
V diplomskem delu sem si zastavila cilj preučiti nabavni proces družbe Aha Emmi doo ki se ukvarja s predelavo lesa in aluminija Nabavni proces deluje v podjetju kot samostojna enota ki sodeluje s finančnim tehničnim sektorjem z službo kakovosti komercialnim sektorjem s tehnologijo z različnimi proizvodnimi sektorji ter s skladiščem Vse enote so samostojne in so odgovorne procesu vodenja direktorju Nabava je torej zadolžena za koordiniranje oskrbe sklepanje nabavnih pogodb nabava mora biti v skladu z planirano dinamiko izbira dobavitelje ter ponudbe in izdeluje primerjalne analize ocenjuje in vrednoti dobavitelje rešuje reklamacije do dobaviteljev obvladuje nivo zalog ter analizira proces ter ga izboljšuje
V aplikativnem delu diplomske naloge bom analizirala in vrednotila dobavitelje v Aha Emmi-ju V podjetju predelujejo les aluminij ter izdelujejo drsna ter aluminijasta vrata za švedskega giganta Ikeo Zaradi preobsežnega števila dobaviteljev v podjetju se bom osredotočila zgolj na dobavitelje pri izdelavi aluminijastih vrat Billy Besto za Ikeo Na današnjem trgu je možna velika izbira dobaviteljev tako da podjetje Aha Emmi doo posluje tako z domačimi kot tujimi dobavitelji Tako bom v diplomskem delu analizirala in vrednotila obstoječe dobavitelje ki jih bom razdelila na domače ter tuje
8
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
12 Namen cilji in osnovne trditve
Analiza dobaviteljev ter pravilno izbiranje le-teh je v podjetju strateškega pomena za uspešnost podjetja V diplomskem delu bom skušala ugotoviti kako se s to problematiko ukvarjajo v podjetju Aha Emmi doo
Cilji
V prvem delu diplomskega dela so predstavljeni teoretični cilji ki so
bull Predstaviti teoretične osnove nabave ter nabavnega procesabull Predstaviti teoretične osnove analize in vrednotenja dobaviteljev
V drugem delu pa so na osnovi teoretičnih predpostavk bull Predstaviti podjetje Aha Emmi doobull Predstaviti nabavni proces v Aha Emmi-jubull Predstaviti dobavitelje Aha Emmi-jabull Predstaviti njihovo strategijo izbiranja in vrednotenja dobaviteljev bull Predstaviti primerjavo med slovenskimi in tujimi dobavitelji
Osnovne trditve
Z raziskavo želim preveriti naslednje trditve
bull Nabavni proces je strateškega pomena za uspešnost podjetjabull Geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Cena je najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmibull Kitajski dobavitelji so ugodnejši in kakovostnejši od slovenskih ter evropskih doba-
viteljev
13 Predpostavke in omejitve
Predpostavljam da se bodo slovenska podjetja vedno bolj odločala za tuje dobavitelje predvsem zaradi cenejše delovne sile ter posledično nižjih cen surovin ter zaradi vse manjših transportnih težav ter nižjih transportnih stroških
Pomembnejše omejitve na katere sem naletela pri pisanju diplomskega dela so
bull Nedostopnost do določenih internih podatkov podjetja Aha Emmi doobull V diplomskem delu sem se omejila zgolj na štiri dobavitelje kar ne zagotavlja
dovolj podatkov za posplošitev pridobljenih rezultatov
9
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
14 Predvidene metode raziskovanja
V diplomskem delu bom raziskovala proces izbire in analize dobaviteljev kar spada med poslovne ekonomske raziskave Ugotavljala bom odvisnost med ekonomskimi pojavi v določenem trenutku torej bom uporabila poslovno statistično raziskavo
Uporabila bom deskriptivni kot tudi analitični pristop raziskovanja
V teoretičnem delu diplomske naloge bom uporabila naslednje raziskovalne metode
bull Opisovanje ali deskripcijabull Kompilacija ali postopek povzemanja opazovanj spoznanj stališč sklepov in re-
zultatov različnih avtorjev
V aplikativnem delu pa bodo uporabljene naslednje metode
bull Primerjava ali komparacijabull Analizabull Sintezabull Zgodovinska metoda
10
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
2 POJEM IN POMEN PROCESA NABAVE
21 Opredelitev pojma nabave
Nabavo avtorji definirajo zelo različno V nadaljevanju bom predstavila nekatere poglede na definicijo nabavePučko (199843) opredeljuje da je bistvo nabave v priskrbi poslovnih surovin V najširšem smislu šteje v nabavo preskrbo delovnih predmetov delovnih sredstev delovne sile pa tudi tujih storitev V ožjem smislu upošteva le nabavo delovnih predmetov
Nabava je poleg proizvodnje in prodaje najpomembnejša funkcija v proizvodnih podjetjih v trgovinskih podjetij pa je njena vloga še večja Zato lahko nabavo pojmujemo kot poslovno dejavnost ki je odgovorna za oskrbo vseh potrebnih materialov in zagotovitev potrebnih informacij v podjetju To pa uresničuje z opravljanjem številnih nalog znotraj podjetja (oblikovanje nabavne politike planiranje analiziranje evidentiranje in kontroliranje potreb ter zmožnosti) (Završnik 2000 3)
Po mnenju Potočnika (1971 65) je potrebno nabavo razumeti kot tisto gospodarsko dejavnost ki oskrbuje industrijsko podjetje s surovinami in materialom da bi lahko proizvodnja kontinuirano tekla a v trgovskih podjetjih oskrbuje podjetje z blagom da bi lahko prodaja nemoteno zadovoljevala potrebe tržišča Nabava ni samo običajni nakup materiala ali blaga ampak je širši pojem ki obsega številna opravila že pred samo nabavo in tudi potem ko je nakup izvršen
Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanja o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka nabavna funkcija naj zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v ustreznih količinah po primerni ceni in pri pravem viru Pri tem opisu obravnavamo nabavno funkcijo predvsem kot operativno dejavnost (Van Welle 1998 29)
Po mnenju Završnika nabava zajema vse dejavnosti za katere podjetje prejeme račune od določenega zunanjega dobavitelja Nabava torej vključuje posle med podjetji in kompenzacijske posle ter tudi najemanje osebja za določen čas pri posebnih agencijah Vendar je mogoče številne dejavnosti za katere podjetje lahko prejme račun od dobaviteljev urediti brez nabavnega oddelka Zato obseg nabavne funkcije pojmujemo širše od nabavnega oddelka Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen je
bull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve ki jih je treba nabaviti
bull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila
11
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave (reklamacije ter obnavljanje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja) (Završnik 2001 3)
Naloge nabave lahko po Potočniku združimo v nekaj skupin dejavnosti predvsembull določitev potreb po materialu za proizvodnjo oziroma potreb po trgovskem blagu
za prodajobull izbira dobaviteljev na podlagi ugotovitev raziskave nabavnega trgabull načrtovanje nabavebull pripravljalna dela iskanje ponudb analiza ponudb nabavne kalkulacije ipdbull pogajanje in sklenitev pogodb za nabavo materialabull naročanjebull prevzem materialabull kontrola in reklamacijebull izdaja naloga za plačilobull evidenca nabave (Potočnik 2002 29)
Večina managerjev vidi v nabavi vir dobička saj ima nabava veliko večji vpliv na dobiček kot prodaja Prodajne cene izdelkov so na trgu rangirane v različne cenovne razrede in je njihovo povečanje zelo težko Zato poskušajo podjetja znižati svoje stroške nabave da bi tako poveča svojo konkurenčno sposobnost Možni viri prihodkov v nabavi so naslednji
bull zniževanje cen pri obstoječih dobaviteljihbull iskanje dobaviteljev z nižjimi cenamibull iskanje ugodnejših transportnih potibull uporaba cenejših substitutovbull spremembe v designu izdelka ki zmanjšajo stroške ne pa tudi kakovostbull doseganje boljših plačilnih pogojevbull naročanje ekonomičnih dobav na osnovi popustovbull zmanjšanje administrativnih stroškovbull zmanjšanje števila posrednikov v nabavi (Završnik 2001 7)
V zadnjih letih se nabava v podjetjih spreminja kar se kaže v čedalje večjem zanimanju managerjev in nabavnega osebja v proizvodnih podjetjih za to dejavnost Če upoštevamo finančna sredstva ni to nič nenavadnega Gospodarna in učinkovita nabavna funkcija lahko veliko pripomore k uspešnosti podjetja (Van Welle 1998 11)
22 Povezanost nabave z ostalimi sektorji v podjetju
Nabavna funkcija je v neposrednem stalnem kontaktu z ostalimi poslovnimi funkcijami podjetja Svojih nalog ne more izvršiti popolnoma samostojno ker je odvisna predvsem on tehnične finančne in prodajne službe in mora zato z njimi najtesneje sodelovati (Potočnik 197176)
12
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Položaj nabave v organizaciji je zelo odvisen tudi od odnosa ki ga ima vodstvo podjetja do nabavne funkcije Kadar vodstvo meni da je nabavna funkcija predvsem izvajalna dejavnost je položaj nabavnega oddelka sorazmerno nizko v organizacijski hierarhiji Če vodstvo meni da je nabava pomemben konkurenčni dejavnik je vodja nabave povezan predvsem z naslednjimi dejavniki
bull delež nabave v končni lastni ceni izdelka - kolikor večji je delež nabave toliko bolj vodstvo upošteva strateški pomen nabavne funkcije
bull finančni položaj podjetja-pri večjih finančnih izgubah postaja vodstvo do nabavne dejavnosti in z njo povezanih stroškov zahtevnejše to pa se kaže v zahtevani povečani odgovornosti nabave
bull obseg odvisnosti podjetja od dobaviteljev vodstvo namenja nabavnemu trgu z večjo koncentracijo praviloma več pozornosti (Van Welle 1998 257)
V spodnji tabeli tako vidimo komu je nabava v podjetju odgovorna glede na intenzivnost koeficienta obračanja nabavnega materiala tehnične zapletenosti logistične zapletenosti strateškega vpliva
TABELA 1 Odgovornost nabave
Nabava je odgovorna
vodstvu podjetja
vodstvu proizvodnje
vodstvu logistike
vodstvu financ
koeficient obračanja nabavnega materiala velik x xmajhen x x tehnična zapletenost velika x x majhna x xlogistična zapletenost velika x x majhna x xstrateški vpliv velik x xmajhen x x
Vir Van Welle 1998 str 257
Za uspešno vodenje nabavne politike mora zato nabavni management sodelovati z drugimi funkcijami podjetja Posebno to velja za
bull razvojno
13
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull proizvodnobull prodajnobull finančno in računovodsko
Sodelovanje in koordinacija pa mora potekati tudi z naslednjimi funkcijamibull skladiščnobull transportnobull kontrolo kakovostibull plansko analitskobull kadrovskobull investicijskobull pravno inbull funkcijo vzdrževanja (Završnik 2000 13)
221 Sodelovanje z razvojno funkcijo
Nabava in razvoj sodelujeta pri razvoju novih izdelkov izboljšavah obstoječih standardizaciji materialov izbiri nove tehnologije in opreme itdCilj skupnega sodelovanja je v izbiri takšnih sredstev za proizvodnjo ki so ekonomična za nabavo in proizvodnjo Prav tako morata reševati konfliktne situacije ki izhajajo iz nasprotnih teženj Razvojna služba teži za kakovostnejše in varnejše materiale ter tehnologijo ne glede na stroške in časovno možnost nabave medtem ko nabava upošteva bolj pogoje nabave (Završnik 200013)
222 Sodelovanje s tehnično službo
Se kaže predvsem na naslednjih področjihbull v planiranju nabave materialabull v izboru standardizaciji in določanju kvalitete materiala za nabavo Nabavna
služba nabavlja material na podlagi specifikacij materiala ki jih izdeluje tehnična služba in so prilagojene zahtevam proizvodnje
bull v določanju velikosti zalog in surovin predvsem normativov zalog kar je skupna naloga nabave in priprave dela v tehničnem sektorju
bull v določanju nomenklature in tehničnih karakteristik ter klasifikacije materialovbull v iskanju materialov ki lahko posamezne materiale katerih na trgu ni mogoče
dobiti ustrezno zamenjujejo
Sodelovanje in koordinacija med nabavo in tehnično službo je večja in pomembnejša po mnenju Potočnika kot koordinacija z vsemi drugimi službami (Potočnik 1971 77)
14
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
223 Sodelovanje s proizvodno funkcijo
Povezanost je v pripravi izvajanju in kontroli obeh dejavnosti Vsebina sodelovanja obsega
bull raziskovanje nabavnih trgovbull planiranje proizvodnje in nabavebull izvajanje planovbull kontrola doseganja ciljev nabave in proizvodnje
Sodelovanje med obema funkcijama se pravzaprav začne ko proizvodnja predloži nabavi plan proizvodnje oziroma zahteve po materialih Proizvodnja mora dati dovolj časa nabavi da ta izvede optimalno materialno preskrbo Dobavni rok mora upoštevati
bull dobaviteljev proizvodni cikelbull normalni čas za dobavobull razumni čas za iskanje najboljšega virabull čas za pogajanja
Nabavni oddelek sam informira proizvodnjo o dobavnih rokih za vse vrste materialov Posledica prekratkega dobavnega roka je zastoj v proizvodnji ki se odraža v stroških ki so večji od nabavnih in tudi stroškov samega materiala Nabava in proizvodnja morata reševati tudi konfliktne situacije ki nastajajo iz različnih zahtev Proizvodnja naroča večje količine materiala za zaloge da se zavaruje pred zastoji v proizvodnji medtem ko nabava teži k zmanjšanju zalog zaradi manjših stroškov Bistvo sodelovanja je v pravočasnem in realnem medsebojnem informiranju (Završnik 2000 13)
224 Sodelovanje s finančno službo
Koordinacija nabavne službe s finančno službo je važna predvsembull pri sestavi finančnega načrta in potrebnih obratnih sredstev saj lahko finančna
služba izdela program financiranja nabave materiala le na podlagi nabavnega načrta iz katerega so vidni roki naročanja in količine vsakokratnega naročila minimalna zaloga varnostna zaloga itd
bull pri določanju prioritetnega reda plačil dobaviteljem kar je povezano s selektivno plačilno politiko in dogovorjenimi roki plačevanja (Potočnik 2002 54)
Sodelovanje s finančno funkcijo po Završniku pa obsega naslednje aktivnostibull planiranje finančnih sredstev in nabavebull izvajanje obeh planovbull nadzor nad ekonomsko in finančno učinkovitostjo nabavne funkcije
Nabava mora pravočasno obveščati finančno in tudi druge funkcije o spremembah plana nabave ker le-te vplivajo na finančni plan z vidika sprememb v angažiranju lastnih ali tujih finančnih virov Za finančno planiranje sta realna plana nabave in prodaje večjega pomena Pravi čas nabave z vidika nabavne funkcije ni vedno pravi čas z vidika financ Tu
15
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
je osnovni konflikt med obema funkcijama Nabava teži k nabavljanju večjih količin zaradi večjih popustov promptnim plačilom zaradi kassa-sconta finance pa skrbijo za čim manjše angažiranje finančnih sredstev in za ugodne plačilne pogoje (Završnik 2000 14)
225 Sodelovanje s prodajno službo
Koordinacija nabavne in prodajne službe je v industrijskih podjetjih relativno majhna nasprotno pa je v trgovskih podjetjih izredno velikaV industrijskem podjetju obsega ta koordinacija predvsem
bull kvaliteto cene in možnosti nabave surovin in materiala za predvidene končne proizvode
bull možnosti prodaje nekurentnih ali odvečnih materialov surovin in polproizvodovbull odnose ko je dobavitelj ob enem tudi kupec končnih proizvodov istega podjetja
V trgovskem podjetju pa je koordinacija med nabavo in prodajo nujna in stalnabull pri izbiri vrste in asortimenta blaga predvsem tistega ki ga bo prodaja lahko
plasirala na tržiščubull pri oblikovanju prodajnih cen ki obsegajo vse elemente nabave in prodaje a tudi
možnosti ki jih dopušča tržiščebull pri izbiri dobaviteljev kjer prodaja prenaša na nabavo preferenc potrošnikov
spremembe prodajnih asortimentov vplive ekonomske propagande posameznih dobaviteljev na tržišče ipd
bull pri določanju splošne prodajne politike trgovskega podjetja saj nabav in prodaja sestavljata dominantna dela podjetja in njuna politika je istočasno skupna politika podjetja (Potočnik 197177-78)
Sodelovanje s prodajno funkcijo po mnenju Završnika pa poteka na področjubull planiranja prodaje in nabavebull izvajanju obeh planovbull raziskavi nabavnega in prodajnega trga
Ciklus nabava-proizvodnja-prodaja ima svoj začetek v prognozi prodaje Zato je plan prodaje osnova za plan proizvodnje ta pa za plan nabave Pri tem sodelovanju moramo upoštevati
bull prodaja mora obveščati proizvodnjo in nabavo o spremembah prodajnega plana takoj ko spremeni prognozo
bull nabava mora takoj obvestiti prodajo in tudi druge funkcije o pomembnih spremembah na nabavnem trgu Ta omogoča prodaji da pravočasno zviša prodajne cene
bull nabava in prodaja morata sodelovati na področju recipročnosti - nabava materiala pri odjemalcih izdelkov oziroma prodaja izdelkov dobaviteljem podjetja Povečana prodaja pri tem vedno ne pomeni tudi večjega dobička ker se lahko istočasno zelo zvišajo stroški nabave
16
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull nabava razpolaga z zelo koristnimi informacijami za prodajo ker prejema različne ponudbe mnogih dobaviteljev Tovrstne informacije lahko podjetje uporabi pri kreiranju prodajne politike (Završnik 2000 14)
226 Sodelovanje z drugimi službami
Koordinacija med nabavo in drugimi službami v podjetju je pomembna predvsembull pri pridobivanju sodelavcev za nabavno dejavnostbull pri urejanju pravnih formalnosti ob sklepanju pogodbbull prevzemanje materiala v skladišče in določanje normativov zalogebull analizo in kontrolo nabavnega poslovanja (Potočnik 2002 55)
23 Nabavni proces
Za uresničevanje politike in planov nabave obstaja več postopkov oziroma načinov nabavljanja sredstev za proizvodnjo in storitve Podjetja se med seboj razlikujejo v velikosti dejavnosti asortimanu in količini proizvodnje količini in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo in izvajanje storitev kadrih organiziranosti Glede na te razlike ne obstaja en in edini postopek nabavljanja oziroma nabavni proces ki bi veljal za vsa podjetja V vsakem podjetju se v skladu s konkretnimi potrebami možnostmi zahtevami politiko nabave in drugimi vplivnimi dejavniki uporabi ustrezen postopek nabave ki omogoča uspešno dosega in izvršitev nalog nabaveKljub vsem razlikam med podjetji in posebnostim postopka nabave v določenem podjetju je v podjetjih celotni nabavni proces v glavnem podoben Odvija se po ustaljenem vrstnem redu in je običajno sestavljen iz naslednjih faz
bull spoznanje potrebbull interno naročilobull pregled internega naročilabull izdelava specifikacijebull raziskava dobaviteljevbull izbira dobaviteljabull naročilobull sklenitev pogodbebull spremljanje naročilabull prevzem in pregled materialabull likvidacija računabull evidenca in arhiviranje (Završnik 2000 47-59)
Vse nabavne posle lahko po Potočniku razdelimo v nekaj skupin kot jih nabavne službe v podjetjih dejansko opravljajo
bull pripravljalni posli (raziskava trga planiranje nabave nabavna politika)
17
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull izvršitev nabave (iskanje ponudb analiza ponudb nabavna kalkulacija in izbor dobaviteljev dogovarjanje in sklepanje pogodb naročanje dostava materiala ali blaga)
bull kontroliranje in plačilo (kontrola blaga kontrola rokov kontrola dokumentov reklamacije plačilo)
bull evidenca nabave (evidenca naročil evidenca nabavnih cen evidenca osnovnih materialov evidenca reklamacij)
Zaporedje posameznih poslov prikazuje kako postopno nastaja kompleksnost nabavne problematikeFunkcijo raziskave trga imamo za izredno pomembno saj omogoča pregled nad gibanji materiala in cen na tržišču daje orientacijo za najugodnejšo nabavo ter omogoča lažje dogovarjanje z dobavitelji Planiranje materiala je potrebno že zato da primerno razporedimo priliv materiala tako časovno kot količinsko Nabavna politika je del splošne poslovne politike podjetja in mora biti z njo usklajena Sama politika določa način delovanja nabavne službe odločanja o alternativnih možnostih nabavnih poti odločanje o nabavnih cenah dobavnih rokih optimalnih nabavnih količinah optimalnih zalogahIzvršitev nabave je neposredni akt nabavne dejavnosti V veliki meri je uspeh celotnega podjetja odvisen prav od hitrosti pravočasnosti in kvalitete izvršitve nabave
Kontrole v nabavi ne smemo imeti za odvečni posel kar prav z njo dobivamo dragocene podatke o tem kje je nabava odpovedala Analiza daje podatke o tem katere pomanjkljivosti je potrebno odpraviti in katere alternativne druge metode poti in načine nabave uvesti da bi bila nabava kar se da uspešna Dobra evidenca je pogoj za dobro informiranost nabavne službe vendar mora biti v prvi vrsti ažurna Zastareli podatki ne pomenijo mnogo neredko celo škodujejo poslovnim odločitvam (Potočnik 1971 66-67)
Na spodnji sliki pa so shematično prikazane temeljne značilnosti nabavne funkcije po mnenju avtorja Van Weele Slika ponazarja tesno medsebojno povezanost teh dejavnosti oziroma model nabavnega procesa
18
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 1 Model nabavnega procesa in nekateri sorodni pojmi
Vir Van Weele 1998 str30
Nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila katerih namen jebull opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovost) za material in storitve ki
jih je treba kupitibull izbira najprimernejšega dobaviteljabull priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedbabull naročanje pri izbranem dobaviteljubull spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju)bull kasnejše spremljanje in ocenitev opravljene dobave(reklamacije ažuriranje
evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja)
Nabavna funkcija ne obsega odgovornosti za načrtovanje potreb po materialu časovno razporejanje materialov vodenje zalog vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti Vendar naj bi bila nabavna opravila zaradi učinkovitosti tesno povezana in naj bi se prepletala z navedenimi dejavnostmi materialnega poslovanja Menimo da je vodenja nabave odgovoren za vsako izmed omenjenih šestih dejavnosti kar pa ne pomeni da vse te dejavnosti opravlja njegov oddelek (Van Welle 1998 2930)
Če podrobneje razdelimo nabavni proces po Van Weele ima le-ta pet stopenj ki so spodaj natančnejše opisana
Prva stopnja specifikacija naročila
Na tej stopnji nabavnega procesa opredelijo nabavne potrebe in podjetje se znajde pred dilemo narediti ali kupiti Določiti mora katere izdelkedejavnosti bo proizvajaloopravljalo samo podjetje in za katere izdelke ali dejavnosti bodo poiskali pogodbene izvajalce Proces se začne s sestavljanjem specifikacije materialov ki jih bomo nabavili in vključuje več stopenj
19
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull sestavljanje funkcionalne specifikacije - v njej so opisane funkcije ki jih mora material imeti za uporabnika
bull razvoj podrobne tehnične specifikacije - v njej so opisane tehnične značilnosti materiala
bull opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje Opisujejo način dostave materiala okoliščine v katerih bo material predelan ali mora delovati oprema ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev (Van Weele 1998 72-75)
Druga stopnja izbira dobavitelja
Po opredelitvi in opisu nabavnih potreb v specifikacijah lahko začne nabavni referent raziskovati trg V praksi se ti dve stopnji prepletata Pri sestavljanju tehničnih specifikacij ocenijo stroške in izvedljivost v praksi Običajno imajo pri izbiri osnovne tehnologije - na podlagi katere naredijo izdelek - že v mislih nekatere dobavitelje V praksi sestavlja stopnjo izbire več manjših podstopenj
bull določitev načina oddajanja del po pogodbibull izbira morebitnih dobaviteljev in sestavljanje seznama ponudnikovbull priprava in analiza ponudbpredračunovbull izbira dobavitelja (Van Weele 1998 7576)
Tretja stopnja pogodba o nabavi
Izbiri dobavitelja sledi sestavljanje pogodbe Ta se lahko nanaša na določene dodatne plačilne in dobavne pogoje ki so značilni za določeno panogo Tehnična vsebina pogodbe je seveda odvisna od materiala ali projekta ki ga kupujemo Določeni komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala v pogodbah razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih nabavnih pogodb Pomembni vidiki v nabavni pogodbah so
bull cene in dobavni pogojibull plačilni pogojibull pogodben kazen in garancijski pogojibull drugi dogovori (Van Weele 1998 83-91)
Četrta in peta stopnja naročanje in pospeševanje izpolnitve naročila
Ko se sporazumemo o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe in jih potrdimo lahko blago naročimo Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi naročimo Drugače pa sta to dve ločeni opravili Poglavitne sestavine naročilnice so poleg podatkov o dobavitelju še opis izdelka cena na enoto število enot naslov kam naj se izdelek dostavi in pošlje račun Naročilnica vključuje osnovne podatke za dobavnico ali odpremni list in račun Da ne pride do logističnih in administrativnih zapletov je najpomembnejša verodostojnost podatkov Dobavitelju svetujemo da pisno potrdi vsebino vsakega naročila in preveri ali je to del kupčeve naloge (Van Weele 1998 91-94)
Nabavna služba po mnenju Potočnika izvaja nabavno tehniko tako da prične z nabavi bodisi na podlagi nabavnega operativnega plana bodisi na podlagi posebnih zahtev proizvodnje ali prodaje Prvi koraki nabavljanja so
20
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull iskanje ponudb pride v poštev tam kjer se kupec in dobavitelj ne poznata ali kjer gre za nove materiale in blago Ponudba je izjava dobavitelja da omogoča ponudniku določen dogovor ndash gospodarski posel Ponudba velja in je obvezna za ponudnika dobavitelja dokler ne preteče opcija ki si jo je ponudnik sam postavil Ponudnik lahko prekliče ponudbo po naših običajih le če je prišel preklic kupca prej ali istočasno s ponudbo Kupec lahko ponudbo odkloni ustno pismeno ali molče ali pa jo sprejme in to pravočasno pred iztekom opcije in to sporoči dobavitelju Če si kupec premisli in želi odstopiti od sprejete ponudbe mora to storiti na isti način kot ponudnik če prekliče ponudbo
bull analiza ponudb je naslednja faza nabavne tehnike Podjetje mora vse prispele ponudbe analizirati jih vzporejati in primerjati ali so med seboj paritetne tj ali vsebujejo vse zahtevane podatke
bull analiza ponudb je podlaga za nabavno kalkulacijo in izbor dobavitelja Odločujoči elementi nabavne kalkulacije in izbire dobavitelja so
o Celotni nabavni stroškio Kvaliteta materiala ali blagao Roki dobaveo Pogoji plačila faktur dobavitelju
Kvaliteto vedno vzporejano s ceno materiala V sami kalkulaciji igrajo veliko vlogo bonifikacije ki zmanjšujejo fakturno ceno dobavitelja in s tem nabavne stroške Prav tako so pomembni dobavni roki še posebno za trgovino ki ne sme v svoji ponudbi zamuditi primerne sezone za prodajo Seveda vplivajo na izbor dobavitelja tudi plačilni pogoji
bull sklepanje in dogovarjanje o nabavi je jedro nabavnega poslovanja Ker je samo dogovarjanje kot smo že omenili stvar neposrednih osebnih odnosov med dobaviteljem in kupcem bomo tu prikazali nekaj pravnih načel o perfekciji dogovora
bull kupoprodajna pogodba vsebuje različne elemente Ti so predmet pogodbe cena blaga dobava blaga kraj dobave prehod rizika čas dobave pravice in dolžnosti zaradi zakasnitve z dobavo pravice in dolžnosti glede količine blaga pravice in dolžnosti glede kvalitete blaga ter plačilo
bull naročilo in dobava Kupoprodajni pogodbi ne sledi takojšnje naročilo oziroma dobava Običajno je dogovorjena s pogodbo globalna količina a posamezne delne količine se posebej naročajo vendar tako da so usklajene z osnovnim dogovorom Naročilu sledi dobava in prevzem materiala ali blaga v skladišče
bull kontrola izvršitve naročila Kontrola izvršitve dogovorjene kupoprodaje obsega o kontrolo količin o kontrolo kvaliteteo kontrolo rokov dobaveo kontrolo ostalih pogodbenih pogojev
Če kontrola ugotovi odklone sledi reklamacijam ki ima namen odpraviti napake ki so nastale pri poslovanju Kupec mora predvsem paziti na roke v katerih poda pravočasno reklamacijo ker sicer velja da je prevzel blago brez ugovora
bull kontrola in likvidacija faktur Potem ko je podjetje material prevzelo in rešilo eventualne reklamacije je dolžno plačati fakturo v dogovorjenem roku oziroma v osmih dneh po uzancah Kupec račun prekontrolira formalno ndash ugotavlja računske nepravilnosti in vsebinsko ugotavlja razlike med fakturo in dejansko dobavo blaga
21
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Ko je račun usklajen in opremljen z vsemi nabavnimi dokumenti je podana osnova za plačilo Kupec in prodajalec se lahko dogovorita za predčasno plačilo fakture vendar je v takem primeru kupec upravičen do tako imenovane plačilne bonifikacije
bull evidenca nabave Nabavna evidenca ima namen registrirati podatke nabavnega poslovanja Da bi bila učinkovita mora biti točna in ažurna ker je sicer vsak strošek v zvezi z evidenco zaman če ne služi operativnim potrebam nabave Evidenco o nabavi lahko delimo po dveh kriterijih
o Evidenco ki dobiva podatke izven podjetja in obsega podatke o gibanju materiala na tržišču o gibanju cen sposobnosti posameznih dobaviteljev stečajih ipd
o Evidenco ki se poslužuje predvsem podatkov v podjetju kot so naročila število pogodb vrste reklamacij izvajanja plana nabave ipd (Potočnik 1971 96-108)
Nabavni proces je zelo pomemben element v vsakem podjetju saj po mnenju Doblerja e tal (1984 10) vsaka neučinkovitost in nesmotrno obnašanje pri nabavnem poslovanje negativno vplivata na poslovni rezultat podjetja
22
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
3 VREDNOTENJE DOBAVITELJEV
31 Identifikacija dobaviteljev
Po mnenju Potočnika je dobavitelj podjetje pri katerem se drugo podjetje ndash odjemalec oskrbuje s surovinami izdelavnim in pomožnim materialom sestavnimi deli embalažo gorivom trgovinskim blagom in storitvami (Potočnik 2004 305)
Preden se prične proces izbiranja dobaviteljev je potrebno opraviti s skrbno raziskovanje razpoložljivih informacijskih virov in končati z dodajanjem izbranega dobavitelja na odobreni seznam dobaviteljev Pri iskanju dobaviteljev moramo upoštevati naslednje dejavnike
bull najpomembnejše je najti vire informacij ki so objektivni in zanesljivi Raziskovalec nabavnega trga bi moral vedno kritično preizkusiti informativni material ki ga ima na razpolago glede na zmožnost izjav in realnost vsebine tega materiala
bull razen tega bi morali viri informacij vsebovati karseda realne podatke in predstavljati za kupca določeno uporabno vrednost Ker informacije o raziskovanju nabavnega trga hitro zastarajo mora biti zbiranje informacij načrtno in nepretrgano
bull navsezadnje je pri izbiri virov informacij treba upoštevati načelo da morajo biti stroški za pridobivanje informacij nižji kot koristi ki iz tega sledijo To v praksi pomeni da se je treba nepotrebnim oziroma odvečnim in neuporabnim informacijam kolikor se da izogniti Pri primerjanju prednosti med kabinetno raziskavo in raziskavo na terenu je treba biti pozoren na to da je sicer neposredno raziskovanje na splošno povezano z večjimi stroški kot kabinetno raziskovanje vendar tem povišanim stroškom praviloma stojijo nasproti boljši in zanesljivejši rezultati raziskovanja dobavitelja Tako lahko mnogokrat ob obisku sejma na poslovnem potovanju ali ob obisku podjetja zberemo aktualne in zanesljive informacije ter dobimo realnejše vtise o trgu kot z izkoriščanjem sekundarnih podatkov ob pisalni mizi Intenzivnejše in dražje oblike nabav informacij ki jih ponuja raziskovanje na terenu bomo v nabavi uporabili predvsem takrat ko gre za pomembne nabavne odločitve in samo podatki iz obstoječih virov ne zadostujejo Zato je pridobivanje informacij v nabavi praviloma zaznamovano s smiselno kombinacijo dela za pisalno mizo in dela na terenu (Završnik 2004 58)
Potrebno je tako poznati najpomembnejše vire informacij o dobaviteljih Te pa sobull adresarji seznami nabavnih virov in industrijski registribull sejmi in razstavebull publikacije ki jih izdajajo dobaviteljibull baze podatkovbull borzna in tržna poročilabull strokovni časopisi in revijebull dnevni časopisi in službe informacijbull poslovni časopisi
23
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull rumene stranibull statistične publikacijebull viri v podjetjubull informacije od posrednikovbull izmenjava izkušenj s kolegi iz stroke v drugih podjetjihbull objave inštitutov za konjunkturne raziskavebull sporočila bank zbornic in vladnih ustanovbull inštituti za tržne raziskave (Završnik 2004 67)
Dobavitelje lahko identificiramo po mnenju Kotlerja glede na proces trženja ter udeležence v procesu ndash tržnike Trženje pomeni dejavnost ki se odvija v povezavi s trgi Trženje pomeni delo s trgi z namenom da se sprožijo možne menjave in tako zadovoljijo človeške potrebe in želje Če si ena stran želi menjavo bolj goreče kot druga potem imenujemo prvo stran tržnike in drugo stran možne kupce Tržnik je nekdo ki išče vire pri nekom drugem in je v zameno pripravljen dati nekaj kar ima vrednost Tržnik pričakuje od druge strani odziv ki naj bi pomenil bodisi nakup bodisi prodajo Drugače povedano tržnik je lahko oboje kupec ali prodajalec V normalnih okoliščinah je tržnik podjetje ki oskrbuje trg končnih porabnikov ob prisotnosti tekmecev (Slika 2) Podjetje in njegovi tekmeci pošiljajo vsak svoje izdelke in sporočila neposredno ali s pomočjo tržnih posredovalcev končnim porabnikom Njihova uspešnost je relativna nanjo vplivajo dobavitelji in glavne sile v okolju Slika predstavlja glavne sestavine modernega trženjskega sistema Trženje je družbeni in upravljalski proces s pomočjo katerega organizacije in posamezniki dobijo kar potrebujejo ali želijo tako da ustvarijo ponudijo in medsebojno zamenjujejo izdelke ki imajo vrednost (Kotler 1996 1213)
SLIKA 2 Glavni dejavniki modernega trženjskega sistema
Vir Kotler 1996 str13
24
Okolje
Dobavitelji Podjetje (tržnik)
Konkurenti
Trženjski posredniki
Trg končnih porabnikov
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
32 Iskanje in izbor dobaviteljev
Izbira dobrega dobavitelja je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Vedno se poraja vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj To je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov jih dobavlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam kupcev ima dostopne oziroma konkurenčne cene ima izdelke in storitve ki vsebujejo določene standarde dobro logistično podporo je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno Nabava pa je v podjetju tista ki s svojimi internimi ocenjevalnimi vzorci z vprašalniki in obiski pri dobaviteljih izloča slabe in izbere dobre kakovostne dobavitelje (Završnik 2004 53)
Potrebe po iskanju in izbiranju novega dobavitelja se lahko pojavi zaradi različnih razlogov Najpogostejši so
bull dobavitelj preneha poslovati oziroma izdelovati določene nabavne dobrinebull cene vhodnih materialov se nenormalno povečujejobull kakovost materialov lahko pade na nesprejemljivo ravenbull dobavitelj tehnološko ne more slediti zahtevam kupcabull podjetje lahko doda svoji ponudbi nov izdelek ker lahko zahteva nabavo dodatnih
nabavnih dobrin ki jih dobavitelj nima v svojem proizvodnem programu in je potrebna nabava pri drugem dobavitelju (Završnik 2004 55)
Po mnenju Kotlerja kupec skuša na stopnji iskanja dobavitelja določiti najustreznejše dobavitelje Pri tem si pomaga s poslovnimi imeniki z računalniškimi podatki s priporočili drugih organizacij s spremljanjem poslovnih oglasov in z udeležbo na poslovnih predstavitvah Dobavitelj mora zagotoviti da je naveden v poglavitnih imenikih izpeljati ustrezne oglasne in promocijske dejavnosti ter poskrbeti za svoj ugled na tržišču Dobavitelji ki nimajo zadovoljivih proizvodnih zmogljivosti ali so na slabem glasu bodo zavrnjeni Izbrane ponudnike kupec pogosto tudi obišče da bi se seznanil z njihovimi zmogljivostmi in se sestal z njihovim osebjem Na koncu bo sestavil kratek seznam možnih dobaviteljev (Kotler 1996 217)
Završnik (2004 69) je mnenja da je dobro če se začne izbiranje dobavitelja s preliminirano tehniko izbiranja dobaviteljev Po oblikovanju meril izbire se prične zbiranje raziskovalnih informacij na neformalni način da bi dovolj zgodaj izločili očitno neustrezne kandidate Pravilno izvajanje procesa izbiranja dobaviteljev je drago in zahteva ogromno časa Tako je namen faze preliminarnega izbiranja dobaviteljev preprečiti zapravljanje sredstev za podrobno ocenjevanje dobaviteljev ki ne morejo izpolniti zahtev podjetja Raziskovalne informacije dobimo najprej iz objavljenih virov in nekaj telefonskih pogovorov z dobro obveščenimi osebami v podjetju ali iz drugih podjetij Tako dobimo prve informacije o zmogljivosti dobavitelja kar omogoča prvo nekoliko grobo in površno razvrščanje kandidatov na kvalificirane in nekvalificirane Ta korak gotovo ni dovolj strokovno natančen zato je rezultat lahko celo nepravilno izločitev zelo primernega dobavnega vira Vsekakor pa pomeni časovni prihranek in omogoča ekipi strokovnjakov da svoje aktivnosti osredotoči na perspektivnejše kandidate Pri analizi je potrebno upoštevati naslednje
25
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull splošni podatki o podjetjubull podatki o tehnološki in razvojni usposobljenosti dobaviteljabull storitve dobaviteljabull odnos med kupci in dobavitelji
V okviru raziskave nabavnega trga ima raziskava dobaviteljev najbolj konkretno nalogo na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne dobavitelje ki ustrezajo cenovnim kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialomRaziskovanje dobaviteljev je vrsta ekonomske analize ki z znanstvenimi metodami zbira registrira in analizira podatke o nabavnih virih Pri tem skuša ugotoviti in spoznati čim več potencialnih nabavnih virov in na ta način omogočiti zadovoljevanje objektivnih potreb po količini asortimentu kvaliteti ceni in rokihVrste informacij ki jih moremo poznati pri izbiri dobavitelja in do katerih pridemo s pomočjo raziskave dobaviteljev so
bull velikost ali proizvodne zmogljivostibull lokacije tovarnebull tehnologijabull značilnosti podjetjabull delovna silabull vodstvo podjetjabull finančno stanje in izgledibull cene in drugi prodajni pogojibull reference glede kakovosti dobavnih rokov reševanja problemov in pomoči v sili
(Završnik 2000 51)
Izbiranje dobavitelja je najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja sta odvisni kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Gre za procese in postopke s pomočjo katerih kupec išče raziskuje pregleduje analizira izbira in ocenjuje dobavitelje ter določa strategije ki lahko najbolje zadovoljijo njegove zahtevePravilna tudi racionalna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje te stopnje
bull vodja nabave mora najprej upoštevati vse razpoložljive vire informacij od dobaviteljih
bull nato določi merila izbirnega procesa skupaj z vsemi sodelujočimi predstavniki posameznih funkcij v podjetju
bull sledi neformalno zbiranje eksplorativnih informacij da se na začetku postopka izločijo očitno neprimerni kandidati dobaviteljev Tu so pomembne informacije o proizvodnih zmogljivostih tehnologiji in proizvodnih potencialnih dobaviteljev
bull tako imenovane polfinaliste je treba nato podrobno proučiti na podlagi posebej pripravljenih vprašalnikov
bull odgovore pregleda vodja nabave s skupino sodelujočihbull sledi obisk te skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi informacij najbolje
zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje Skupina si ogleda podjetje dobavitelja in se pogovarja z vodilnimi v podjetju
26
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull Skupina izbere najprimernejšega dobavitelja
Na začetku tega procesa vodja nabave pregleda vse razpoložljive in dostopne vire informacij ki vključujejo objavljene vire interne vire osebne stike in mednarodne vire
Na Sliki 3 je prikazano izbiranje novega dobavitelja Predstavljen je potek ter dejavniki ki vplivajo na izbor
SLIKA 3 izbiranje novega dobavitelja
Vir Završnik 2004 5657
Po proučitvi vseh virov informacij vodja nabave v sodelovanju z drugimi oddelki v podjetju oblikuje merila za izbiro dobaviteljev Najpomembnejši kriteriji po mnenju Scheuinga so
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip) (Scheuing 1989 218)
27
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Zelo pomembno je da vodja nabave z ekipo skrbno preuči finančni položaj potencialnega dobavitelja Izpolnjevanje vseh drugih kriterijev je brez pomena če je le-ta preobremenjen s kratkoročnimi dolgovi in postane nelikviden Dobavitelja ki nima finančne in tehniške sposobnosti je treba takoj izločiti iz nadaljnjega postopkaNato sledi finale z vsakim od tako izbrane skupine potencialnih dobaviteljev začne ekipa poslovno komunicirati z namenom izbrati najboljšega Nabavni oddelek zahteva od izbranih dobaviteljev ponudbe in se po potrebi z njimi pogaja (Završnik 2000 52)
Vendar Ferišak in Stihovič (1989 213) navajata da kriterijev ki bi veljali za vsa podjetja in v vseh okoliščinah ni mogoče postaviti V vsakem podjetju je zatorej pomembno da vedo kaj je tisto in kako velik pomen ima tisto kar je odločujoče za izbor dobavitelja
Podjetje pa se mora pri iskanju dobaviteljev spraševati tudi o številu le-teh Preden sprejmejo pravilno odločitev morajo podjetja narediti kalkulacije V nekaterih primerih ni možno da bi podjetje imelo samo enega dobavitelja in sicer zaradi patentov ali zaradi tehničnih ali ekonomskih monopolov V drugih primerih je taka možnost majhna ker je vrednost poslovanja premajhna da bi se splačalo izbrati več dobaviteljev ali ker eden od dobaviteljev preveč izstopa in nima prave konkurence Tehtni argumenti govorijo v prid obeh strani So primeri ko je primeren samo en dobavitelj in primeri kjer je boljša izbira več dobaviteljev (Baily e tal 1998153)
Izbira dobavitelja je tako najpomembnejša faza procesa nabave in odločilna naloga nabavne funkcije podjetja Od izbire dobavitelja je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pogoj za pravilno izbiro dobavitelja je dobra raziskava potencialnih dobaviteljev (Završnik 200052)
33 Ocenjevanje dobaviteljev
Po predhodni selekciji dobaviteljev in izbiri ustreznih sledi stalno oziroma kontinuirano ocenjevanje ki zagotavlja konstantno kakovost dobavitelja tudi na dolgi rok Ocenjevanje dobaviteljev pomeni načrtno zbiranje informacij za izbor novih in kontrolo obstoječih dobaviteljev V veliko podjetjih izbor dobaviteljev še vedno poteka na osnovi subjektivnih ocen nekatera podjetja pa so s ciljem doseči optimalno strukturo dobaviteljev že uvedla formalne sisteme ocenjevanja izbranih meril Pri kontinuiranem vrednotenju dobaviteljev ločimo
bull neformalno (subjektivno) vrednotenjebull formalno (objektivno) vrednotenje (Završnik 2004 109)
331 Merila izbiranja in presojanja dobaviteljev
V preteklosti je bilo kot merilo pri ocenjevanju uporabljena le cena kasneje še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril ki vplivajo na
28
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
njihovo ustreznost Uporabljajo različne metode za ocenjevanje dobaviteljev od enostavnih do bolj zapletenih Za različne skupine nabavnih dobrin ki jih delijo glede na višino stroškov tveganje ipd imajo različne načine ocenjevanja saj pomembnost posameznih meril ni enaka za vse nabavne dobrine Ker je dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev veliko je pomembno da podjetje s svojimi zahtevami ne pretirava saj se utegne med zbranimi podatki izgubiti Najprimernejše število je pet
bull kakovostbull cenabull dobavni rokbull način in rok plačila bull mnenje zaposlenih v nabavni službi o obravnavanem dobavitelju
Nekatera podjetja dodajo temu še šesto merilo ndash ostale dejavnike ki vplivajo na izborbull popustibull transportbull embalaža (Završnik 2004 109110)
332 Metode in modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev
Metode ocenjevanja dobaviteljevega poslovanja se med podjetji razlikujejo na splošno pa ločimo dve vrsti metod Subjektivne metode uporabljajo podjetja ki ocenjujejo dobavitelje na podlagi osebne presoje na primer s kombiniranjem izkušenj različnih oddelkov z dobaviteljem Objektivne metode pa kadar skušajo dobaviteljevo poslovanje ovrednotiti količinsko Te metode so
bull preglednice Uporabljamo jih za sistematično primerjanje in ocenjevanje ponudb ki jih primerjamo od dobaviteljev Najpomembnejša merila ocenjevanja so navedena vodoravno ponudbe dobaviteljev pa navpično Tako dobimo matriko s polji v katere vnašamo podatke Če dobavitelji predlagajo podobne ponudbe si z uporabo te zelo enostavne vendar pogosto izjemno poučne metode olajšamo delo Zato naj bi nabavni referenti uporabljali ustrezno razčlenjene zahtevke za ponudbe te namreč dobavitelje usmerjajo kako naj sestavijo ponudbo
bull osebno ocenjevanje Uporabljamo jo za tiste dobavitelje s katerimi tesno sodelujemo Oddelki ki imajo z njimi izkušnje (na primer kontrola kakovosti tehnična služba proizvodnja planiranje proizvodnje nabava) jih vrednotijo po vnaprej potrjenem vprašalniku
bull razvrščanje dobavitelja Omejeno je le ne količinske podatke Nanaša se na vrednotenje cene kakovosti in zanesljivosti dobave Spremembe cen pri dobaviteljih primerjamo z gibanjem cen pri njihovih konkurentih Kakovost merimo s stopnjo zavrnitve prevzema ali s številom ustavitev na proizvodni liniji zaradi napak materiala Zanesljivost dobave vrednotimo s številom prepozne ali prehitre dobave
bull revizija dobaviteljev Ta metoda zahteva da dobavitelje občasno obiščejo kupčevi strokovnjaki ki skrbno preverijo njegov proizvodni proces in organizacijo kakovosti Z dobavitelji preučijo ugotovljene pomanjkljivosti se pogajajo o
29
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
ukrepih za izboljšanje in njihovem izvajanju Med naslednjim obiskom preverijo kolikšen napredek je dosegel dobavitelj glede dogovorjenih nalog
bull dovoljeni stroški To je skrajni pristop pri katerem ocenjujejo kupca s simulirano kalkulacijo na podlagi najnovejše tehnologije za tovrstno proizvodnjo Pri tem ugotovijo kolikšna je sploh lahko dobaviteljeva lastna cena za posamezni sestavni del nato pa dobaviteljevo dejansko lastno ceno Razlika med obema cenama je predmet razprave med kupcem in dobaviteljem pri čemer izmenjujeta predloge kako bi lahko dosegla raven dovoljenih stroškov Razprava se pogosto konča z ugotovitvijo da mora dobavitelj vlagati v proizvodno opremo kupec pa je pripravljen skleniti dolgoročne nabavne pogodbe s katerimi bo omogočil vračilo teh naložb (Van Welle 1998 319-321)
V praksi se pojavljajo številni modeli za izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ti sobull subjektivna metodabull kategorična metodabull metoda uporabe ponderjevbull metoda razvrščanjabull matrična metodabull metoda točkovnega ocenjevanjabull metode stroškovnega razmerja (Završnik 2004 116)
333 Ravni ocenjevanja
Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v poslovni verigi podjetja se povečuje potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja Največkrat ne zadostuje da je dobavitelj trenutno sposoben izpolniti zahteve po materialu in storitvene zahteve Kupec želi tudi ugotoviti ali je dobavitelj zadostno opremljen da bo sposoben dolgoročno izpolnjevati zahteve in potrebe podjetja Zato je treba poznati dobre in slabe strani dobaviteljevega delovanja Pomembno pa je tudi da vemo ali lahko dobavitelj zagotovi nepretrgano dobavo Sistematično zbiranje podatkov o dobaviteljevem poslovanju omogoča kupcu da doseže natančen dogovor o zmanjšanju števila zavrnitev prevzema skrajšanju celotnega dobavnega časa in znižanju stroškov (Van Welle 1998 317)Glavni cilj ocenjevanja pri izboru dobaviteljev je ugotavljanje dolgoročne sposobnosti in zmožnosti dobavitelja da izpolni zahteve podjetja zato Welle (2002284) poudarja da je za pridobitev celotne slike o dobavitelju potrebno sistematično zbiranje podatkov na različnih ravneh
bull raven izdelka Pozornost na vhodno kontrolo in kontrolo kakovosti ki pokažeta stopnjo ustrezne kakovosti prevzetega materiala
bull raven procesa Pozornost usmerjamo na kontrolo in zanesljivost dobaviteljeve proizvodne opreme in njegov sistem kontrole kakovosti
bull raven sistema zagotavljanja kakovosti Pozornost usmerjamo na oblikovanje postopkov za zagotavljanje in obvladovanje kakovosti v celotnem poslovanju dobaviteljevega podjetja razvoj sistema kakovosti in procesa nenehnih izboljšav
bull raven podjetja Pozornost usmerjamo na vodenje podjetja dobavitelja njegovo poslovanje finančni položaj in dolgoročne strategije dobaviteljevega podjetja na
30
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
vseh področjih To je najvišja raven preverjanja Finančno ocenjevanje dobaviteljev temelji na letnih poročilih ki jih dobimo od njih Večina evropske zakonodaje zahteva da podjetja predložijo povzetek svojih finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Tako si skuša kupec ustvariti sliko o konkurenčnosti posameznega dobavitelja v bližnji prihodnosti
Po Saundersu (1994227) pa bi moral proces ocenjevanja dobaviteljev potekati v treh fazah
bull v prvi fazi naj dobavitelj izpolni samo ocenjevalne liste v katerih so navedene osnovne informacije
bull v drugi fazi mora kupec obiskati dobavitelja in preveriti resničnost navedenih informacij v samo ocenjevalnih listih in
bull v tretji zadnji fazi mora kupec oceniti ali dobavitelj odgovarja njegovim zahtevam
334 Finančno ocenjevanje
Na smemo pa pozabiti na finančno ocenjevanje dobaviteljev ki je po mnenju avtorja Van Welle (1998 321) eden izmed pomembnih podatkov da pridemo do ugotovitve kako je dobavitelj pripravljen oziroma kakšne so prednosti in slabosti (Van Welle 1998 321)Temelji na letnih finančnih poročilih ki jih dobimo od dobaviteljev Finančno uspešnost posameznega podjetja ocenimo s pomočjo finančnih poročil lokalnim gospodarskim zbornicam pri katerih so registrirana Poročila so pogojena z določili evropske zakonodaje Na osnovi teh preteklih podatkov lahko ocenimo finančno uspešnost dobavitelja Z metodami finančnega napovedovanja ocenimo priložnosti in nevarnosti v prihodnosti podjetja dobaviteljaFinančna analiza je zanimiv pripomoček izpeljan na osnovi dobaviteljevih letnih poročil Ugotovitve te analize dajejo prvi vtis o dobaviteljevem vodstvu Kupcu je dana možnost da spozna kako dobro je dobavitelj pripravljen in katera vprašanja so odprta Omogoča vpogled v kakovost dobaviteljevih dosežkov Finančno poročilo določenega dobavitelja lahko primerjamo s poročili in dosežki drugih podjetij (Vukovič 2005 98)
34 Pogajanja z dobavitelji
Pogajanje je katera koli oblika verbalnega komuniciranja v kateri se udeleženci trudijo kar najbolje izkoristiti svoje pogajalske prednosti z namenom doseči implicitne ali eksplicitne cilje pri reševanju neskladij Obstaja veliko definicij ki pojasnjujejo pomen besede pogajanje Pogajanja so
bull proces reševanja konfliktov med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
31
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull posvetovanje z drugimi z namenom doseči kompromis ali sporazumbull barantanje s popuščanjembull način kako dobimo tisto kar želimo po najnižji ceni (Završnik 2000 96)
V vsakih pogajanjih nastopata vsaj dve ali več strank Da so pogajanja potrebna mora obstajati vsaj delna razlika v interesu obeh strank Pogajanja so uporabna za razreševanje realističnih konfliktov Pomeni da gre obema strankama za neko dobrino ko jo hočeta obe je pa ni na voljo v zadostni količini za obeDefinicij pogajanj po Kavčiču (1998 315-316) je več
bull pogajanja na splošno lahko definiramo kor proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno spremenljivo rešitev
bull za komercialna pogajanja (trgovska) velja da jih je mogoče definirati kot pridobivanje gospodarskih koristi za pogajalčev posel To velja kot enoznačno za vsa komercialna pogajanja Pri tem ne gre le za pogajanja o ceni pač pa o vseh dejavnikih ki vplivajo na gospodarsko korist oziroma izboljšanje gospodarskega položaja pogajalca
bull pogajanja so barantanje s popuščanjibull pogajanja so način kako dobimo tisto kar si želimo po najnižji možni cenibull pogajanja je nadalje mogoče definirati kot konferenco ali razpravo z namenom da
dosežemo sporazum glede neke pogodbe dogovora
Pogajanja so sestavljena iz naslednjih elementovbull pogajanja vsebujejo komuniciranje to je izmenjavo informacijbull pogajanja se dogajajo znotraj faktorjev ki vplivajo na pogajalsko pozicijo
udeležencev pogajanj Spretnost pogajalcev leži v izkoriščanju faktorjev ki povečujejo moč pogajalske pozicije in seveda v izogibanju faktorjev ki pogajalcu škodujejo
bull vsak pogajalec ima tako eksplicitne kot implicitne ciljebull namen pogajanj je skupno reševanje ugotovljenih nesoglasij Pri prodaji so
pogajanja navadno osredotočena na ceno pogoje dostavo in specifikacije Do pristnih pogajanj pride če si obe stranki ne želita sporazuma Pogajanja so lahko tudi vaja za sodelovanje za strateško soočenje V tem primeru stranki v pogajanjih poskušata rešiti skupni problem kasneje pa se izogibata sklenitvi sporazuma Neskladja se lahko rešujejo s predlagano rešitvijo kompromisom ali z kompleksno rešitvijo pri kateri vsaja stranka meni da je nekaj pridobila
Pri pogajanjih v prodaji naj bo poudarek na sodelovanju in kompleksnih rešitvah pri katerih vsaka stranka pridobi (Završnik 2000 97)
341 Organiziranje pogajanj
Najpogostejše napaka pri pogajanjih je da se pogajalci ne pripravijo dobro za pogajanja Pogosto je zanemarjen tudi časovni dejavnik Veliko prednost si namreč lahko pridobimo prav s tem da znamo določeno stvar uporabiti ob pravem času na pravi način Obstaja nekaj točk za organiziranje in usklajevanje pogajalskega teama Te so
32
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull vodja teama mora biti čim prej izbranbull vire informacij moramo organizirati vnaprejbull izdelava informacij lastnih potreb in željabull izdelava informacij potreb in želja nasprotne stranibull vse pomembne podatke sestavimo v organizirano oblikobull organiziranje in usposabljanje pogajalskega teamabull zaupanje strokovnjakombull člani teama morajo paziti kaj govorijobull uporaba podskupin za pogajanj o vzporednih zadevahbull vzpostavljanje in nadzor komunikacijebull določanje ustreznega urnikabull izbira članov teamabull odločitve o številu članovbull izbira vodje pogajanjabull sodelovanje je boljše kot sporibull sprejemanje odločitev znotraj skupinebull glavno vodstvo je izključeno iz pogajanj (Završnik 2000 9798)
342 Teme za pogajanja
Potencialne teme za pogajanja so lahko naslednjebull cenabull stroškibull kakovostbull dobavni časbull garancijebull popustibull plačilni pogojibull transportne kavzulebull sistem sklepanja pogodbbull tehnična pomočbull stalnost dobavebull zaupnostbull ekskluzivnost modelovbull lastniški patenti - licencebull spremembe v načrtihbull posebna embalažabull blagovne znamkebull testiranje - certifikatibull zaščitene cene itd
Pogajanja o ceni in stroških so vsakodnevna opravila nabavnega managementa Osnovna skrb je končna cena vendar moramo upoštevati tudi
33
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull plačilne pogoje in dostavobull dobavne rokebull stroške obdelavebull strukturo stroškovbull potencialne stroške različnih količinbull posebno embalažo in servisne zahtevebull specifikacijo kakovosti
Pogajanja o ceni se začnejo z zbiranjem informacij o cenovnih trendih določenih vrst materialov Poznamo primarne in sekundarne vire informacij Sejmi in razstave so največji vir pridobivanja konkurenčnih cen Ko nabavni vodja primerja navedene cene mora ugotoviti kje so vzroki za razlike Do njih lahko pride zaradi različnih stroškov kakovosti količin ali finančnih pogojev Z ustreznimi informacijami se lahko vodja nabave dobro pripravi za oblikovanje ustreznega pogajalskega položaja Pogajanja o ceni so usmerjena v barantanje o najnižji ceni kjer imajo konkurenčne cene velik vpliv in pomen Pri stroškovnem pogajanju pa gre za podrobno analizo sestavnih delov cene izdelka Ta postopek je bolj zapleten in ima osnovo v stroškovni analizi Pomembna je natančna analiza vsakega elementa stroškov da bi odkrili katera mesta povzročajo prevelike stroške Gre pa tudi za sinergijsko kooperacijo med tehničnim teamov kupca in prodajalcaTako pogajanja o ceni kot pogajanja o stroških imajo svoje prednosti in slabosti Pogajanj o ceni zahteva manj časa za priprave in manj tehnične podpore Podatki o ceni so relativno lahko dosegljivi in analiza trenda rabi kot dober pokazatelj za primernost končnega dogovora Pogajanja o stroških pa zahtevajo dosti več priprav in poglobljeno znanje o proizvodnem procesu in tehnologiji (Završnik 2000 100)
343 Individualno in kolektivno pogajanje
V okviru priprav na pogajanje sodi tudi odločitev ali se pogoja en sam predstavnik ali skupina predstavnikov podjetja Te dileme seveda ni če se pogajata dva posameznika v svojem imenu Obe različici pogajanj imata svoje prednosti in slabosti Prednosti če se pogaja posameznik so
bull za vse sprejete sklepe in sporazume v pogajanju je odgovorna ena sama oseba Ni se mogoče izgovarjati na druge še pogajanje ne uspe ali pa so rezultati neugodni Posameznik se tega zaveda ves čas zato si pred pogajanji priskrbi vse potrebne informacije
bull če se pogaja posameznik ni šibkega člena Tudi pri pogajanjih velja pravilo da je veriga tako močna kot je močan njen šibkejši člen
bull posamezen pogajalec ima enoten interes medtem ko v skupini vlada različnost interesov različnost interesov za posamezne vidike sporazuma Vse to slabi pogajalski položaj
bull posameznik lahko takoj sprejme odločitev seveda če je ta v mejah njegove pristojnosti v podjetju Njegova odločitev je lahko za predlagane rešitve ali proti njim V pogajalski skupini morajo uskladiti interese s tem pa se pogajanja zavlečejo (Završnik 2000 9899)
34
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Prednosti individualnega pogajanja so slabosti skupinskega pogajanja in nasprotno Prednosti pogajalske skupine je več
bull skupino sestavijo tako da so v njej zastopani strokovnjaki različnih področij Tako je mogoče uporabiti različna specialistična znanja neposredno med pogajanjem V pogajalski skupini so navadno tehnični strokovnjak s področja o katerem tečejo pogajanja finančnik in eden od vodstva podjetja
bull med pogajanjem se člani pogajalske skupine lahko posvetujejo V odločilnem trenutku se pogajalska skupina lahko umakne in v sosednjem prostoru uskladi stališča Vsak njen član lahko spremlja različne vidike pogajalskega položaja Tako pridobijo med pogajanji več informacij o nasprotni strani
bull skupina nasprotni strani predstavi širšo paleto svojih pogajalskih pozicij predvsem z vidika znanja
bull skupina lahko prepriča nasprotno stran z večjo količino argumentov vprašanj različno taktiko in stilom pogajanj
bull v skupino je mogoče in včasih priporočljivo vključiti nevtralnega profesionalnega pogajalca (Završnik 2000 99)
344 Pogajanja kot proces
Pogajanja so daljši proces in ne enkratno dejanje Nekatera pogajanja trajajo tudi leta Pogajanja niso serijsko dejanje ki se na enak način ponavlja večkratPogajalski interval pomeni območje v katerem se je posamezna stranka pripravljena gibati od svoje začetne pozicije z zahtevami ki so zanjo najbolj ugodne do svoje končne pozicije ki pomni skrajno mejo popuščanja vendar še spremenljivo rešitev Če se intervala obeh strank prekrivata pomeni da obstaja področje kjer so rešitve spremenljive za obe stranki v pogajanjih in s pogajanji bosta poskušali doseči kar vsaka največ more Problem pogajalskih intervalov je tudi v tem da lahko ena ali druga ali obe stranki interval v teku pogajanj spreminjata (Kavčič 1998 320)
Pogajalski proces po Kavčiču se deli nabull priprave na pogajanjabull otvoritev pogajanj in predstavitev začetnih pozicijbull proces iskanja rešitevbull doseganje sporazuma in zaključek pogajanj
Osnovne stopnje pogajanja po Završniku pa so1 Faza predpogajalska stopnja ndash uvodna pripravljalna stopnja v kateri analiziramo
informacije pripravljamo ugovore in premisleke ter razvijamo strategije2 Faza stopnja srečanja ndash v tej stopnji se odvija proces diskusije zbirajo in
analizirajo se dodatne informacije poskuša se doseči dogovor med pogajalskima strankama
3 Faza popogajalska faza ndash v zadnji stopnji se izvrši dogovor ki sta ga dosegli stranki v drugi fazi (Završnik 2000 101)
35
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Priprave na pogajanja strokovnjaki za vse vrste pogajanj označujejo kot kritično fazo v pogajanjih Pogajanj se nikakor ne smejo začeti s prihodom v pogajalski prostor in rokovanjem s člani nasprotne skupine Začeti se morajo mnogo prej s temeljitimi pripravamiPriprave na pogajanj obsegajo
bull določitev ciljevbull izbiro pogajalske strategijebull zbiranje informacijbull določitev pogajalske skupinebull določitev o času pogajanjbull določitev kraja pogajanjabull določitev pristojnosti pogajalcevbull določitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (Kavčič 1998 321)
Predpogajalska faza po Završniku 3 ima različne stopnje Te so1 Značilnosti priprave
Pri pripravi na pogajanje ločimo tri ključna vprašanjaKaj hočemoKako pomembne so posamezne želje za nasKatere so naše začetne in končne točkePotrebno je da si na ta vprašanja odgovorimo Glede priprav ni pomembno koliko časa vložimo v priprave ampak kako le te uporabimo in to je tudi vodilo do uspeha Ta zaključek pa je vreden razprave že zaradi dveh razlogov Prvi je ta da je zelo pomembno obnašanje pogajalca v predpogajalski fazi Drugi vidik pa je ta da tisti ki so manj uspešni potrebujejo več časa pri pripravah z namenom da bi dosegli iste uspehe kot drugi Kot pri vseh področjih človeške aktivnosti je pomemben vidik sposobnosti koncentracije na določen problem in njegovo reševanje ne glede na razmerePogajalec mora poznati in vedeti naslednje
bull poznavanje izdelka ali storitvebull prodajalčeva pogajalska močbull kupčeva pogajalska močbull ustreznost analize stroškov in cenbull poznati prodajalcabull temeljitost priprav kupca in pogajalskega team-a
2 Zbiranje informacijInformacije nam omogočajo določiti pravilno razmerje da bi bila pogajanja uspešna Informacije so moč Tisti ki je bolj informiran o problemu v pogajanjih ima prednost pred manj informiranimi Informacije potrebne za pripravo na pogajanja so različne za vsako situacijo posebej Izkušen manager se mora odločiti o količini in kakovosti informacij ki jih bo izbral Tipična vprašanja ki jih bo pogajalec postavil sebi in svojim kolegom v fazi pogajanja so naslednja
bull potek sporazumabull nekaj specifičnih problemovbull nekaj dostavnih problemovbull nekaj finančnih problemovbull nekaj pogodbenih problemov
36
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull nekaj osebnostnih problemovbull nekaj splošnih problemov
Ko zberemo in analiziramo relevantne informacije je potrebnobull določiti cilje za pogajanjabull razviti strategije in taktike z namenom da dosežemo zadane ciljebull pripraviti relevantne podatke za lažje pogajanjebull če je v pogajanje vključenih več oseb je potrebno razviti metodo dela ki jo
razumejo in spoštujejo vsi udeležencibull opraviti potrebne odgovore za srečanje
3 Določitev ciljevPravilno načrtovanje je brez dvoma najpomembnejši korak do uspešnih pogajanj Če smo se pripravili na pogajanja je naslednji korak določitev ciljev Cilji pogajanj morajo biti točno določeniPri postavljanju ciljev dejansko določim vsebino pogajanj zato so bistvenega pomena za pogajanja čeprav so v veliko primerih nejasno opredeljeni To nejasno postavljanje ciljev močno vpliva na delo team-a pri pogajanjih ker nejasnosti vodijo do zmede do prekinitve solidarnosti v team-u in do napake pri taktičnem pristopu Če bi bili cilji dobro premišljeni in postavljeni bi vsi Pogajalci vedeli kaj hočemo doseči in na kakšnih predpostavkah temeljijo ciljiZa vsako določilo in pogoj o katerem se pogaja mora pogajalski team točno določiti tri pozicije
bull realno pozicijobull minimalno pozicijobull maksimalno pozicijo
Potrebno je spoznati da so postavljeni cilji osnovani na podlagi ocenitve relevantnih informacij Če se izkaže da so nekatere informacije napačne potem je potrebno spremeniti že določene in podane cilje in najbrž tudi metode za dosego teh ciljev
Začetek pogajanj po Kavčiču se začne tako da se pogajalski strani enkrat srečata uradno Začetek pogajanj pomeni ustvarjenje začetnega vtisa Glavne sestavine začetka pogajanj so
bull medsebojno spoznavanje strank (formalno neformalno)bull določitev dnevnega reda - to je že uvod v resnična pogajanja začetna faza pogajanj
Strani se morata sporazumeti o čem se bosta pogajalibull predstavitev začetnih pozicij obeh strank Pred dogovorom o vsebini ali pa ob
prehodu na dogovorjeni dnevni red obe stranki predstavita svoje začetne poglede na vsebino pogajanj in obelodanita svoje začetne pozicije
bull ugotovitev pristojnosti in pooblastil (Kavčič 1998 328)
Faza srečanja po Završniku pa se deli na 3 točke ki so navedene od spodaj1 Stopnja predstavitve
V fazi predstavitve morajo uspešni pogajalci usmeriti svoj trud vbull pripravo ugodne atmosfere za srečanjebull potrditev domnev
37
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull testiranje in spoznavanje pozicije druge stranke pripravljenost k sodelovanju ali nagnjenje k nasprotovanji
bull razjasnitev problemov in spoznanje kakšno težo daje druga stranka tem problemom Poskusiti preveriti ali bo druga stran predstavila kakšne nove informacije
2 Stopnja razpraveVečina pogajalskega časa po pripravi na pogajanje se porabi za razpravljanje V tej fazi si med drugimi stvarmi pogajalci prizadevajo na nek način testirati svoje domneve in ugotoviti kaj si želi druga stranTukaj je veliko pomembnih točk ki si jih moramo zapomniti
bull če razprava ki poteka skozi fazo pogajanj ni pravilno vodena lahko pride do mrtve točke ali do ovir
bull ne moremo se pogajati o stališčih strank K nadaljevanju pogajanj ne pomaga kako pogosto se strinjamo ali se ne strinjamo z drugo stranjo Priporočeno je da se predlagajo rešitve ki presegajo stališča Z drugimi besedami predlagajte rešitev ki bi lahko rešila problem
bull izogibati se destruktivnim napadom in obtožbam druge stranibull redni povzetki v tej fazi pomagajo da se izognemo kasnejšim zmedambull drugi strani priporočamo zapisnik če ga ta imabull poskušati hitro vzpostaviti stik z drugo stranjo ndash opazovati različne signale
ali govorico telesa ki kažejo kako druga stran čuti in želi nadaljevati
3 Stopnja sporazumaČe so pogajanja uspešna in smo dosegli sporazum je pogajanje končano
Nato pa Kavčiču (1998 329-336) sledi faza procesa iskanja sporazuma ter nato še sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanja
Proces iskanja sporazumaFaza je med obrazložitvijo začetnih pozicij in doseženim sporazumom Lahko bi jo označili tudi kot pogajanj v ožjem smislu Proces iskanja sporazuma torej predpostavlja neko minimalno pripravljenost obeh strani da do sporazuma prideProcesi
bull vzpostavljanje primernega vzdušja in odnosovbull dokazovanjebull nakazovanje novih možnostibull predlaganjebull prekinitve pogajanjbull prepričevanjebull popuščanje na pogajanjih
Sklenitev sporazuma in zaključevanje pogajanjaPogajanja je potrebno enkrat končati Temeljni dilemi vsakega pogajalca glede zaključka pogajanj sta dejansko dve Na eni strani nikdar ne ve povsem zagotovo ali ni prezgodaj za zaključevanje pogajanj ker bi lahko od nasprotne strani še kaj dobil Na drugi strani pa ne ve ali ne bi kazalo čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz njega
38
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Idealno je zaključiti pogajanja kadar sta obe stranki dosegli največ od tega kar ocenjujeta da je mogočeTehnike zaključevanja
bull zadnja končna odločitev Predlagamo sporazum na ravni pod katero izjavimo da ne moremo več popuščati
bull povzetek za zaključevanje Ta tehnika temelji na predlaganju zaključka pogajanj s povzetkom dosedanjega poteka in poudarjanjem doseženega
bull prekinitev za premislek Bistvo te tehnike je da oblikujemo našo zadnjo ponudbo ali da povzamemo doseženo in predlagamo sporazum kot zaključek pogajanj
Če nasprotna stran ne pristane na ponujeni zaključek je seveda vprašanje zakaj Najpogostejši razlogi so
bull želi obravnavati še nekatere teme včasih tudi le podrobnosti in doseči še kaj več kot je dosegla
bull morda ocenjuje da je enostavno še prezgodaj za zaključevanje da je bil sporazum prehitro dosežen
bull morda računa da se nam mudi in bo izkoristila prednost ker ima dovolj časa ter dosegla še kakšno koncesijo
bull morda ima izoblikovano stališče še do kakšne podrobnosti ki še ni bila obravnavana
bull morda se izmika zaradi kombinacije prejšnjih razlogov pa še drugih
Sporazum je cilj zaradi katerega smo se pogajali V sporazumu je treba natančno določitibull kaj je vsebina sporazumabull za koga sporazum veljabull kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljatibull kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazumabull kakšne posledice doletijo tistega ki se sporazuma ne bo držalbull sporazum vsebuje tudi določilo ali sta se stranki sporazumeli za kakšen organ
skupino komisijo ali kaj podobnega za kasnejše reševanje sporov iz sporazuma ali še pogosteje ra razlago posameznih določil sporazuma
Ko smo se dogovorili in sporazumeli o spornih vprašanjih je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt Včasih ga opravijo pogajalci sami Pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete (Kavčič 1998 336-339)
Po Završniku (2001 101) pa še sledi popogajalska fazaZadnja faza v našem modelu je faza po samem pogajanju Lahko rečemo da ni nobeno pogajanje končano dokler se sporazum ne izvrši Pogajalci potrdijo kaj sta se stranki med seboj dogovorili V tej fazi morajo pogajalci narediti naslednje
bull pripraviti osnutek sporazuma Ta osnutek moramo poslati drugi strani s prošnjo za njihov komentarje in privolitev
bull zagotoviti si zaupanje ljudi v svoji organizaciji da s bo sporazum izvršilbull pripraviti uradno pogodbo v skladu s sporazumombull zavedati se da nobeno pogajanje ni uspešno dokler ni narejeno tisto o čemer smo
se sporazumevalibull najti čas za vrednotenje nastopa najprej pri pogajanjih in potem pri uzakonitvi
39
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
4 PREDSTAVITEV PODJETJA AHA EMMI DOO
41 Osnovni podatki podjetja Aha Emmi doo
Podjetje Aha Emmi doo je družba z omejeno odgovornostjo ki se ukvarja s predelavo stiskanih aluminijastih profilov valjanih trakov iz aluminija in železa v manjši meri s predelavo lesa ter izdelavo drsnih ter aluminijastih vrat s steklom in karnise za zavese
Pomembnejši mejniki v podjetjubull začetki podjetja segajo v leto 1946 ko je bila v Slovenski Bistrici ustanovljena
obrtna delavnica Žagotrgoles s 7 zaposlenimi Podjetje je kupovalo in prodajalo les ga žagalo in izdelovalo lesene zaboje po posebnih naročilih
bull leta 1964 se je podjetje preselilo v obnovljene proizvodne prostore ob mestnem parku moderniziralo proizvodnjo in transport ter uvedlo sodobnejše tehnološke procese in boljšo organizacijo delo Razširilo je proizvodni program z izdelovanjem odložnih plošč za hladilnike
bull leta 1976 se je podjetje vključilo v DO Lesnina poslovni sistem za proizvodnjo inženiring in trgovino z lesom pohištvom notranjo opremo in drugimi programi
bull leta 1985 se je podjetje preselilo v novo zgrajene proizvodne prostore v industrijski coni v Slovenski Bistrici ter nabavilo novo sodobno linijo za profiliranje in varjenje aluminijastih trakov
bull leta 1994 je podjetje pridobilo certifikat kakovosti v skladu s standardi ISO 9001bull leta 1995 je bilo podjetje ki se je lastninilo v skladu z Zakonom o lastninskem
preoblikovanju vpisano v sodni register pod imenom Lesnina EMMI dd kot delniška družba z znanimi 882 lastniki
bull leta 1997 je sledilo uspešno recertificiranje podjetja po standardu ISO 9001 1994bull leta 2000 podjetje postane pooblaščen izvoznik proizvedeno blago se carini kar v
podjetju samembull leta 2003 je uspešno opravljeno tudi certificiranje po ISO 90012000bull leta 2006 podjetje AHA Aluminij doo postane glavni delničar podjetja Lesnina
Emmi ddbull leta 2007 se podjetje preimenuje v Aha Emmi doo
Trenutno je v podjetju 350 zaposlenih Ob povečani proizvodnji je večji del prodaje usmerjen v izvoz na zahodnoevropska tržišča s ciljem da bi delež izvoza predstavljal tri četrtine celotne prodaje Oskrbujejo naslednje panoge industrije in njihove dobavitelje
bull industrija bele tehnikebull industrija pohištvabull elektroindustrijabull industrija stavbenega pohištva bull industrija sanitarne in druge opreme bull številna druga področja
40
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Podjetje ima vizijo postati evropski center odličnosti za celovite tehnološke rešitve aluminijastih komponent Njihovo poslanstvo je aluminiju dajemo sijaj Strateško načelo katerega se podjetje drži je kritična presoja in konstruktivni predlogi Dolgoročno zagotavljanje 10 donosnosti na kapital pa je vizija lastnika podjetja
Podjetje ima nekatere ključne sposobnosti kot so bull prilagodljivost pri oblikovanju potrebnih orodij in ostalih tehnoloških rešitevbull tradicionalno konstruktivno sodelovanje v okviru neformalnih skupinbull lokalna vpetost in pripadnost podjetju
Vrednote ki prevladujejo v podjetjubull odzivnostbull strokovna in osebnostna rastbull odgovoren odnos do virov
Ključni cilji ki so kriteriji uspešnosti pa sobull dvig donosnostibull zadrževanje stroškovbull povečanje prodajebull zmanjšanje zalogbull zmerne investicijebull povečati število pro aktivnih zaposlenih na vseh nivojih
Ključne strategije ki se jih podjetje poslužuje sobull prilagodljivostbull osebnostna rastbull strokovna rastbull odzivnostbull prilagojena strategija prodajebull prilagajanje organizacijskim razmerambull prilagojeno planiranjebull razvoj novih načinov obdelave površin
411 Procesna organizacija Aha Emmi doo
Procesno organizacijo sestavljajo procesi in podprocesi ter podporni procesiGlavni procesi v podjetju so
bull proces pridobivanja posla in razvoj poslovanja (pri tem so prisotni še podprocesi ki so pridobivanje posla kalkulacije tehnološka priprava dela uvajanje novih artiklov v proizvodnji tehnično svetovanje blagovna znamka amp promocija)
41
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull proces prodajne amp poprodajne aktivnosti (Proces vsebuje podprocese ki so podpis pogodbe oz posla skrbniki strank ndash korespondenca donosnost po programih kupcih reševanje reklamacij stik s kupcem)
bull proces izvedba dela (podprocesi so naslednji nabava planiranjeoperativna priprava proizvodnje podporna mehanska obdelava amp sestava amp pakiranje profiliranje eloksiranje ter interna logistikaskladiščenje pokalkulacije DN)
Podporni procesi ki pa so prisotni pri vseh procesih pa sobull vodenjebull finance amp računovodstvobull investicijebull informacijska tehnologijabull vzdrževanjebull človeški viri in pravna skladnostbull kakovost
412 Organizacijska shema podjetja
Organizacijska shema na Sliki 4 kaže organizacijo družbe in medsebojne povezave funkcij ki zagotavljajo izvedbo vzdrževanje in spremljanje izvajanja smernic politik sistemov vodenja Izgled organizacijske sheme je klasičen funkcijski vendar se skozi strukturo in sistem aktivno prepleta projektna in procesna organizacija
42
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 4 Organizacijska shema podjetja Aha Emmi doo
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Razlaga kraticTS - tehnološki sektor (informacijska tehnologija vzdrževanje investicije)FS - finančni sektor (finance računovodstvo)SS - splošni sektor (HRM ndash kadri pravo varstvo amp zdravje pri delu okolje)SK - sektor za kakovost (sistemi kakovosti zagotavljanje kakovosti qualanod eloksiranje)PC - profitni center
Pod vodjo PC Kovine in PC Ikea se smatra uprava (direktor) kateremu sta neposredno odgovorna (člana kolegija) vodja procesa pridobivanja posla in razvoj poslovanja in po- prodajne aktivnosti ter vodja procesa izvedbe posla PC Kovine in PC Ikea Vodje štabnih funkcij so odgovorni upravi vendar pa morajo biti na razpolago ključnim procesom za raquopotovanje stranke skozi poslovni proceslaquoKolegij v podjetju predstavljajo
bull uprava ndash direktor družbe bull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikea
Vodstvo v podjetju pa predstavljajobull uprava ndash direktor službebull vodje sektorjev (TS FS KS SS)bull vodja službe kakovostibull vodja proizvodnje PC Kovine in PC Ikeabull vodja proizvodnje PC Les
43
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
bull vodja SM Eloksirnabull vodja SM Žagabull vodja vzdrževanjabull predsednik sveta delavcev
42 Predstavitev in pomen nabavne službe v podjetju
V podjetju Aha Emmi je nabava organizirana v okviru procesa izvedba posla PC Kovine ndash podproces nabava PC Les in PC Ikea pa vodita nabavo samostojno zaradi povsem ločenih poslovZa vse materiale in storitve ki so potrebni za opravljanje dejavnosti podjetja Aha Emmi doo sklepajo pogodbe z dobavitelji in sicer na podlagi podatkov za nabavo ki so opredeljeni v
bull zahtevah glede dobavljenih materialov bull standardihbull ponudbah dobaviteljevbull cenikih dobaviteljevbull drugih oblikah ki nedvoumni določajo potrebne podatke
Skladnost nabavljenih materialov zagotavljamo tako da dosledno izvajamo postopke za ugotavljanje sposobnosti (glede predpisanih specifikacij) in zmogljivosti (glede doseganja količin in dobavnih rokov) dobaviteljevVse nabavljene materiale in drugi pomožni material nabavljajo nabavni referenti na osnovi potreb ki jih sprožijo skrbniki strank in ostali procesi za nemoteno izvajanje aktivnosti Osnova procesa nabave je naročilnica
Informacije za nabavo
Vsi nabavni zapisi (naročila povpraševanje ponudbe) jasno in natančno opisujejo naročene materiale in storitve Podatki za nabavo vključujejo
bull material stanje materiala obdelavo površinebull naziv in drugo nedvoumno identifikacijo (načrte tehnične podatke certifikate o
materialu)bull naziv številko in izdajo standardov ki pokrivajo nabavljen proizvod
Nabavno dokumentacijo pregledujejo in odobravajo nabavni referentiVodja nabave je odgovoren za proces nabave in koordinacijo med potrebami skrbnikov strank in potrebami proizvodnje
Overjanje nabavljenih proizvodov
V osnovi težijo k temu da dobavitelj jamči za kakovost dobavljenega materiala in bi bila vhodna kontrola odvečna
44
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Obvladovanje dobaviteljev je sestavljeno iz izbire dobavitelja in ocenjevanja dobavitelja Izbirajo tiste dobavitelje pri katerih so se prepričali da so sposobni dobaviti naročeni material oziroma izvesti storitev v skladu z njihovimi zahtevami ter so enako zanesljivi v smislu ponovitve naročilaNabavljene materiale dobaviteljev in storitve kooperantov praviloma overjajo s prevzemom po dokumentih s katerimi dobavitelj dokazuje skladnost z zahtevamiO overjanju nabavljenih materialov in storitev vodijo zapise ki jih hrani kontrolor ki kakovostni prevzem tudi opravljaVodja SK pa je odgovoren za vodenje reklamacij do dobaviteljev in kooperantov
Naloge nabavnega procesa v podjetju sobull koordiniranje oskrbebull sklepanje nabavnih pogodbbull nabava v skladu z planirano dinamikobull izbira dobaviteljev in pogajanjabull zbiranje ponudb in izdelava primerjalnih analizbull ocenjevanje in rangiranje dobaviteljevbull reševanje reklamacij do dobaviteljevbull obvladovanje nivoja zalog (min-max zaloge)bull izvajanje in vodenje ukrepovbull analize in izboljšave
Nabava tako potrebuje da lahko korektno opravlja svoje delo različne podatke V spodnji Tabeli 2 so prikazani podatki ki jih potrebuje ter od koga jih dobi
TABELA 2 Vhodi v procesu nabave
KAJ MORA DOBITI OD KOGA DOBIstrategija družbe proces vodenja družbe
letni plan družbeproces poprodajne aktivnosti proces pridobivanj posla
mesečni plan vseh nabav potrebe po nabavi iz vseh procesovzahtevenaročila potrebe po nabavi iz vseh procesovpodatki o zalogah sistem Magicizdelana tehnološka dokumentacija Poproces tehnološka priprava delakakovostno prevzemni pogoji proces vodenja kakovostinajave reklamacij proces vodenja kakovostiborzni podatki trg
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Pri vsem tem pa še potrebuje sredstva Ta morajo biti denarna ter informacijski sistem ter komunikacijska sredstva Prav tako so potrebni človeški viri ki morajo biti z ustrezno izobrazbo usposobljenostjo veščinami in izkušnjami Za celotni postopek nabavnega
45
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
procesa se potrebuje še nabavna dokumentacija sporazum o kakovosti delovna dokumentacija borzne informacije ter tečajne liste
Kot izhodne rezultate nabavnega procesa dobimo različne rezultate Te so prikazane v Tabeli 3 prav tako pa tudi komu se te informacije morajo posredovati
TABELA 3Izhodi v procesu nabave
KAJ DAJE KOMUOdločitev o nabavi Proces vodenja družbeNabavne pogodbe DobaviteljiPonudbe dobaviteljev Notranjim naročnikomRazpoložljivost kapacitet nabavnih virov
Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Informacije o potrjenih rokih dobav Procesu poprodajne aktivnosti ter podprocesu planiranje
Nabavna dokumentacija Procesu financeračunovodstvo
Najava dobav Procesu interna logistika ter procesu vodenja kakovosti
Primerjalne analize Procesu vodenja družbe
Vir Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
Značilne karakteristike pri naročanju izdelka
Karakteristike naročila so opredeljene v pogodbi (ponudbi) in se morajo dosledno spremljati pri vsakem naročilu Pri tem si pomagajo z naslednjimi vprašanji
bull Koliko (Pogodbena količina minimalna količina naročila minimalna količina pozicije v naročilu)
bull Česa (Struktura izdelkov v naročilu struktura izdelkov v obdobju)bull Kdaj (Različnost naročil glede na termin raquonačin naročanjalaquo)bull Po čem (Rabat na fakturi količinski rabat valuta plačila zamudne obresti
eskonto)
46
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
5 ANALIZA IN VREDNOTENJE DOBAVITELJEV PODJETJA AHA EMMI DOO
51 Predstavitev dobaviteljev
Podjetje posluje z 673 dobavitelji s celotnega svetaPrvih deset dobaviteljev ki so navedeni v spodnji tabeli predstavlja 568 delež vseh dobaviteljev
TABELA 4 Dobavitelji podjetja Aha Emmi doo
DOBAVITELJ v IMPOL DOO 154LAMA DD DEKANI 85SWEDWOOD ALMHULT AB 64FUJIAN MINFA 55ZHEJIANG YAOHUA 48DAX DOOR AB 43CARGO-PARTNER DOO 35IKEA COMPONENTS SRO 29DESICOR -INDUSTRIA DE MADEIRAS 28INTERLINER AGENCIES 27SKUPAJ 568OSTALI DOBAVITELJI 432
Vir Aha Emmi doo
Če analiziramo teh 10 dobaviteljev glede na njihovo območje izvora dobimo rezultat da so slovenski dobavitelji po številu enakovredni evropski Vendar le po številu Po realizaciji še vedno močno vodijo slovenski dobavitelji saj prva dva predstavljata skoraj 24 Kitajska dobavitelja sta dva in imata tako 20 delež po realizaciji pa predstavljata več kot 10 Na grafu je v odstotkih prikazana količina slovenskih evropskih ter kitajskih dobaviteljev na vzorcu 10 vodečih dobaviteljev glede na realizacijo vseh dobaviteljev
47
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 5 Analiza dobaviteljev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
511 Predstavitev SM IKEA
Podjetje Aha Emmi posluje z IKEO že 17 let Program BillyampBesto pa izdelujejo od leta 2006 Takrat se je povečalo število naročil ter posledično proizvodnja zato so v ta namen na podjetju Aha Emmi doo leta 2009 ustanovili posebno ločeno enoto ndash SM IKEA Leta 2008 pa so zgradili povsem nove prostore za proizvodnjo skladiščenje ter poslovne prostore s pisarnami v velikosti 2250 msup2 predvsem zaradi povsem drugačnega dela od ostale proizvodnje podjetja Aha Emmi
Če analiziramo vse kupce Aha Emmija ki jih 208 je IKEA na prvem mestu in ima več kot 70 delež Če analiziramo prvih 10 kupcev podjetja imajo ti več kot 90 delež v podjetju
48
slovenski evropski kitajski0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
količina v realizacija v
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 6 Analiza kupcev podjetja Aha Emmi doo
Vir lasten
IKEA prihaja iz Švedske Ustanovil jo je Ingvar Kamprad leta 1926 Podjetje ponuja funkcionalno pohištvo in opremo za dom in pisarno po konkurenčni ceni Njihov moto je ponuditi dobro kvaliteto po nizki ceni širši cilji skupini odjemalcev po celem svetu
Podjetje Aha Emmi doo izdeluje za IKEO tri različne serije izdelkov To so programibull BillyampBesto
To so aluminjasta vrata s steklom v različnih dimenzijahbull Pax
To pa so drsna vrata za garderobne omare v različnih dimenzijahbull Ore
To so karnise za zavese za kabine za prhanje
Izdelek Ore se proizvaja v manjših količinah vrata za omare Pax se uvrščajo v višji cenovni razred kot vrata za dnevne regale BillyampBesto katerih prodaja je zaradi tega razloga višja Podjetje Aha Emmi doo ima tako dosti več naročil za proizvodnjo vrat BillyampBesto
V diplomskem delu se bom tako omejila na 4 dobavitelje ki dobavljajo surovine za izdelavo izdelkov BillyampBestoVrata se izdelujejo v 6 različnih izvedbah To so
bull Billy Nyckelby velikibull Billy Nyckelby malibull Billy Morebo velikibull Billy Morebo malibull Besta Tombo velikibull Besta Tombo mali
49
IKEA-SUPPLY AG
GORENJE GOSPODINJSKI APARATI DD
HEINZ KETTLER GMBHampCOKG
IMPOL FT DOO
HELIMA HELMUT LINGEMANN
WK PROFIL DOO
HIDRIA ROTOMATIKA DOO
KO-GLAS DOO
BENE AG
NIVO DD
0 20 40 60 80
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Za te izdelke ima podjetje Aha Emmi doo 4 dobavitelje Ti sobull Zhejiang Yaohua Impamp ExpCoLtdbull Fujian Minfa Aluminium CoLtdbull Egger Beschichtungswerkbull Lama dd Dekani
Predstavitev dobaviteljevbull Zhejiang Yaohua Imp and Exp Co Ltd
Je dobavitelj stekla ki prihaja s Kitajske in se s krajšim nazivom imenuje Hehe glass Steklo dobavlja podjetju Aha Emmi doo v 6 različnih dimenzijah in ter je čisto steklo razen za izdelka Billy Nyckelby kjer je steklo porisano z vzorcem Podjetje je začelo s proizvodnjo leta 1991 in proizvaja stekla za različne namene kopalniška oprema ogledala površinsko obdelana stekla dekorativna stekla v gradbene namene stekla za domačo uporabo steklo za pohištvo ter vrtno pohištvo
bull Fujian Minfa Aluminium CoLtd Prihaja prav tako s Kitajske in je dobavitelj aluminijastih profilov za vrata ki jih izdeluje podjetje Podjetje se s skrajšanim imenom imenuje MinfaPodjetje izdeluje razne aluminijaste konstrukcije za vrata okna lestve aluminijaste žlebove raven in okrogel aluminij Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1993 in ima profesionalno proizvodnjo aluminijastih profilov za gradbeno industrijo in z vrhunskimi procesi izdeluje različne vrste aluminijastih profilov Svoje izdelke izvažajo v 30 različnih držav po vsem svetu
bull Egger GmbHampCoDobavitelj prihaja s sosednje Avstrije in proizvaja za podjetje Aha Emmi doo barvna polnila za vrata ki so lahko črna ali bele barve Družinsko podjetje Egger je eno izmed vodilnih podjetij v Evropi na področju proizvajanja izdelkov na osnovi lesa Izdelujejo od laminatov MDF plošč do dekorativnih izdelkov iz lesa Proizvodnja barvnih polnil pa je v Nemčiji od koder tudi podjetje izvaža v Slovenijo
bull Lama dd DekaniJe slovenski dobavitelj s primorske ki dobavlja podjetju spone za vrata Podjetje Lama dd Dekani je v začetku leta 2006 prevzel Titus internatinal Plc Prav tako je to omenjeno podjetje prevzelo tudi nemški Huwill-Werke GmbH Skupina sedaj znana pod skupnim imenom Titus+Lama+Huwill oziroma TitusPlus predstavlja eno podjetje osredotočeno na okovje za pohištvo in mehanizme za zapiranje vrat ter deluje kot del Titus Intenational PL
50
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
52 Izbira in ocenjevanje dobaviteljev
521 Izbira dobaviteljev v podjetju
Podjetje Aha Emmi doo se zaveda pomena izbora dobrega dobavitelja ki ga izbira na podlagi ponudb kjer so pomembne naslednje predpostavke
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Nato nabavni referenti analizirajo prispele ponudbe ter si sestavijo ožji izbor potencialnih dobaviteljev Te še natančneje preučijo ter opravijo osebne razgovore
Da pa podjetje dokončno sklene pogodbo je potrebna da dobaviteljbull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju To je revizija oziroma oblika raziskave
katere namen je ugotovitev stanja in sprejem ukrepov za njegovo izboljšanje (Potočnik 2004 27) Podjetje izvede obisk odjemalčevih strokovnjakov dobavitelja katerega namen je določiti status občasnega ali prednostnega dobavitelja in način sodelovanja pri izboljšanju poslovanja ali njegovo izključitev kot možnega odjemalca (Potočnik 2004 306)
Pogodbo z dobaviteljem podjetje sklene za 1 leto Po preteku enega leta se opravi podrobnejša analiza dobavitelja ter njegove uspešnosti in se nato podjetje znova odloča o podaljšanju ali morebitni prekinitvi pogodbe
Podjetje Aha Emmi je vse štiri dobavitelje izbralo že leta 2006 in od takrat izpolnjujejo vse pogoje in sodelujejo z njimi še naprej
522 Ocenjevanje dobaviteljev
V podjetju ocenjujejo obstoječe dobavitelje po vprašalniku ki so ga zasnovali v podjetju (priloga 1) Vprašalnik vsebuje za podjetja 3 pomembna področja To so kakovost komercialno področje ter prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja Pri vsaki
51
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
kategoriji je 5 možnih postavk katere se točkujejo od 1 do 5 ki pomeni pozitivno lastnost dobavitelja Točke se seštejejo in na koncu se dobavitelji razvrstijo v kategorijo A B in CLestvica dobaviteljev glede na dosežene točke po vprašalniku za ocenjevanje dobaviteljev
bull A ndash sposoben dobavitelj (20-25 točk)bull B ndash delno sposoben dobavitelj (13-19 točk)bull C - nesposoben dobavitelj (5-12 točk)
Kakovost ki jo ocenjuje vodja kakovosti ima dve podvprašanji ki stabull število reklamacij
Reklamacije v določenem obdobju so pomemben pokazatelj o dobaviteljevi kakovosti blaga
Če je dobavitelj brez reklamacij dobi 5 točk za opozorilne reklamacije dobi 4 točke za srednje veliko število (1-5) so 3 točke za veliko število(5-10) sta 2 točki ter če ima dobavitelj zelo veliko reklamacij kar pomeni več kot 10 dobi 1 točko
SLIKA 7 Analiza glede na število reklamacijVirlasten
Nobeden izmed izbranih 4 dobaviteljev ni brez reklamacij tako da sta dobila dobavitelja Lama in Egger po 4 točke saj imata zgolj opozorilne reklamacije Kitajska dobavitelja pa imata srednje število reklamacij predvsem zaradi geografske oddaljenosti
bull sistem kakovosti
Če ima dobavitelj vpeljan in certificiran sistem kakovosti dobi 5 točk Če ima vpeljan sistem kakovosti so 4 točke 3 točke dobi če se pripravlja na vzpostavitev sistema če o njem le razmišlja sta 2 točki če pa sploh ne razmišlja o vzpostavitvi sistema kakovosti pa je 1 točka
52
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Vsi dobavitelji imajo vpeljan sistem kakovosti le da pri kitajskih dobaviteljih ni ves sistem certificiran
53
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 8Analiza dobaviteljev glede na kakovost
Virlasten
Komercialno področje ocenjuje vodja nabave ki kontaktira z dobaviteljem Vsebuje prav tako dve podvprašanji
bull cene v primerjavi s konkurenco
V kolikor je dobavitelj zelo ugoden in ima nižje cene za 10 ali več od konkurence dobi 5 točk če je ugodnejši v primerjavi s konkurenco od 5 do 10 dobi 4 točke če je dobavitelj v istem cenovne razredu kot konkurenti dobi 3 točke 2 točki dobi če so njegove cene višje od konkurentov od5 do 10 in 1 točko če dobavitelj ni ugoden
Največjo število točk sta dobila kitajska dobavitelja ker imata od konkurence nižje cene za 10 ali več Prav tako je ugodnejši Egger od konkurentov le Lama je v istem cenovnem razredu z ostalimi dobavitelji
54
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 9 Analiza dobaviteljev glede cen
Virlasten
bull plačilni pogoji
V kolikor ima dobavitelj 60 dni ali več plačilni rok dobi 5 točk če je plačilni rok 45 dni dobi 4 točke 3 točke dobi če ima dobavitelj 30 dni plačilni rok 2 točki če zahteva plačilo takoj ali v 8 dneh in 1 točko če dobavitelj zahteva avans
Vsi dobavitelji razen Minfe so pri tej kategoriji dobili največjo število točk saj imajo plačilni rok 60 dni Le dobavitelj Minfa ima tu povsem drugačno specifikacijo plačilnega roka Plačilni rok je 7 dni po vkrcanju ladje v Kopru Kar se šteje pri tem klasificiranju za 4 točke
55
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 10 Analiza dobaviteljev glede plačilnih pogojev
Virlasten
Zadnje vprašanje se nanaša na prilagodljivost oziroma fleksibilnost dobavitelja To področje ocenjujejo vsi ki so v stiku z njim
bull fleksibilnost ndash fleksibilnost
Če so dobavitelji vedno pripravljeni upoštevati zahteve podjetja dobijo 5 točk v kolikor so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 4 točke če so delno pripravljeni upoštevati zahteve dobijo 3 točke 2 točki če se le redko ozrejo na zahteve podjetja in 1 točko če se sploh ne ozirajo na zahteve
Vsi dobavitelji so večinoma pripravljeni upoštevati zahteve Aha Emmija tako da so si tudi tukaj enakovredni in so prejeli 4 točke
56
Lama Eggger He He glass Minfa0
1
2
3
4
5
6
št točk
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 11 Analiza dobaviteljev glede na njihovo fleksibilnost
Virlasten
Vprašalnik izvajajo vsako leto z obstoječimi dobavitelji da preverjajo če se dobavitelji držijo zastavljenih dogovorov V kolikor se v kateri pozicijo poslabša dobavitelj ga opozorijo in poskušajo slabosti odpraviti Če se le-te ne dajo in dobavitelj pade iz lestvice iz sposobnega dobavitelja na delno sposobnega dobavitelja prekinejo sodelovanje z njim in ga nadomestijo z že obstoječim dobaviteljem ali pa poiščejo novega dobavitelja ki izpolnjuje njihove zahteve
Vsi štirje dobavitelji spadajo v skupina A-dobaviteljev To pomeni da so sposobni dobavitelji Lama He He glass so prejeli 21 točk Minfa 20 točk Egger pa 22 točk Z rdečo črto se prikazuje maksimalno število točk ki bi jih lahko podjetja prejela kar pa predstavlja 25 točk
57
Lama Eggger He He glass Minfa0
05
1
15
2
25
3
35
4
45
št točk
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
SLIKA 12Končna točkovna analiza dobaviteljevVirlasten
53 Primerjava slovenskih s tujimi dobavitelji
V nadaljevanju bomo primerjali na podlagi ključnih dejavnikov ki vplivajo na izbiro dobaviteljev za podjetje Aha Emmi doo slovenskega dobavitelja z evropskim ter kitajskima dobaviteljema Ti ključni dejavniki so
bull plačilni pogojibull transportbull dobavni rokbull zalogebull komuniciranjebull reklamacijebull kakovost
Plačilni pogoji
Za plačilne pogoje se podjetji dogovorita že na začetku pred podpisom pogodbe o sodelovanju Hehe glass Egger in Lama imajo plačilni pogoj 60 dni od dneva fakture Pri Fujian Minfi pa je prišlo do povsem drugačnega plačilnega pogoja zaradi pogostih težav pri dostavljanju aluminijastih profilov Tako je sedaj plačilni rok 7 dni po prihodu kontejnerja z blagom v Koper
Transport
Transportni stroškiZa uporabnike transportnih storitev so transportni stroški vsi izdatki za sam prevoz (čisti prevozni stroški oz prevoznine) za proces priprave blaga za transport (stroški pakiranja in zaščite tovora) stroški za dostavo oz razpečavo pošiljk do kraja prevzemapredaje tovora
58
Lama Egger He He glass Minfa0
5
10
15
20
25
30
št točkmax
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
stroški pretovora (nakladanje pretovor in razkladanje) in stroški spremljevalnih dejavnosti Stroški za izvajanje opravil v transportnem procesu obsegajo torej vse izdatke v procesu premeščanje blaga od trenutka predaje blaga v transportni proces pa do trenutka izročitve blaga prejemniku (Ogorelc 2004 22)Podjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja ali Xiamen-a do luke Koper Uporaba kontejnerjev v transportu prinaša koristne učinke za uporabnike transportnih storitev in za transportna podjetja Prednosti uporabe kontejnerjev so
bull povezovanje elementov transportnega procesa v enoten procesbull hitrejše manipulacije v kombiniranem oz multimodalnem transportubull manj zahtevna embalaža in embaliranje (ali transportna embalaža sploh ni
potrebna) s tem se zmanjšajo stroški materiala za embaliranje in stroški pakiranjabull povečuje se nevarnost prevoza zmanjšanje rizikov poškodbe tatvin in izgube
blaga (načelno nižje zavarovalne premije) (Ogorelc 2004 87)
Blago je potrebno cariniti preden prispe v podjetje Carinski postopek je zbirka pravnih odredb ki urejajo prehod blaga potnikov in vozil prek carinske črte Deli se na carinski upravni postopek in na postopek pri carinskih prekrških Carinski pravni postopek ureja carinsko nadzorstvo carinjenje blaga in izdajanje odločb ki priznavajo strankam razne ugodnosti ali jim nalagajo razne obveznosti Carinski postopek v širšem smislu pa obsega carinske postopke po transportnih zvrsteh oz transportnih poteh (kopenskih vodnih zračnih) (Ogorelc 2004 435)
Blago iz Nemčije ter Slovenije pa prihaja do podjetja s cestnim transportom Glavna prednost cestnega transporta je njegova dostopnost ki jo omogoča razširjenost cestne mreže Pomembni prednosti sta tudi hitrost in relativna varnost v cestnem transportu zaradi direktnega prevoza odpadejo vmesne manipulacije zmanjšujejo se možnosti nastanka transportnih rizikov in njihovih posledic ndash kot sta poškodba in izguba tovora Cestne prevoznike odlikuje tudi velika prilagodljivost za posebne zahteve uporabnikov transportnih storitev Izvedejo lahko prevoze specifičnih tovorov npr prevoze tovorov izrednega obsega (Ogorelc 2004 53)
Značilnosti transporta dobaviteljev
Zhejiang YaohuaPodjetje uvaža blago s Kitajske s kontejnerskim prevozom od Shanghai-ja do luke Koper Torej dobavitelj uporablja pomorski promet Dobavitelj ki izvažajo steklo podjetju posluje preko špedicije Interlier Agencies s Kopra Aha Emmi doo mora posredovati špedicijskemu podjetju originalne listine Te so
bull tovorni list (Bill of lading) - prenaša se lastninska pravica - pomorski konosamentbull račun (Commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (Certificate of origin of the peoples republic of china)
Nato izvede špedicijsko podjetje carinjenje in ostale aktivnosti ki so potrebne Nato izstavi račun za opravljeno storitev podjetju Aha Emmi Računa sta dva Eden je posebej za carinjenje kjer je všteto naslednje
bull carinjenjebull carinske dajatvebull DDV- prefakturiranje
59
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Drugi račun pa zajema naslednje predpostavkebull OF2 - pomorska voznina - UVOZ
(All in - FOB Shanghai - DDU Sl Bistrica)bull IHC4 - notranji prevoz - cesta ali železnica
Dostava do Slovenske Bistrice torej do sedeža podjetja je lahko cestna ali železniška V kolikor podjetje nujno potrebuje določeno vrsto profilov takrat se blago pripelje po cesti in je dostavljeno v enem dnevu Kadar pa blago ni na prioritetni listi blago potuje 2 dni po železnici ter se tako zmanjšajo stroški
Fujian Minfa Dobavitelj Minfa posluje z Aha Emmijem preko špediterja Cargo partner s Kopra in se prav tako poslužuje pomorskega prometa Tukaj pa poteka pomorski promet iz Xiamen-a do luke Koper Dobavitelj mora posredovati originalne listine do podjetja le ta pa jih naprej posreduje Cargo-partnerju Zatem se lahko začne postopek carinjenja Potrebne listine so
bull račun (commercial inovice)bull listina o poreklu blaga (certificate of origin of the peoples republic of China)bull tovorni list (Bill of lading)bull listina o zaščiti pred finančno izgubo pri transportu (Cargo transportation insurance
policy)
Zatem se izvede postopek carinjenja v Kopru Cargo-partner izstavi račun Aha Emmiju v katerem so vštete
bull ladijska tovornina (all-in)bull luski stroški (THC)bull varnost na morju (ISPS)
Drugi račun pa zajema naslednje podstavkebull uvozno carinjenjebull carinske dajatve po EUL (enotna upravna listina)bull DDV po EULbull zalaganje carinske garancijebull dostava
Naloge teh dveh špediterjev so torej zraven administrativnih del tudi pregledovanje spremljanje in hranjenje blaga zaznamovanje carinskega blaga s carinskimi znaki pregled in pretres prenosnih in prevoznih sredstev pregled in preiskava voznega osebja oz posadk
EggerPodjetje prihaja z Nemčije tako da se do podjetja Aha Emmi doo izvaja cestni transport s kamionom ali tovornim vozilom s priklopnikom Transport poteka z dobaviteljevim transportnim vozilom Podjetje potrebuje od dobavitelja dobavnico ter CMR kar pomeni Konvencija o pogodbi za mednarodni cestni prevoz blaga
Lama
60
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Podjetje prihaja iz Slovenije tako da je transportni čas izmed vseh štirih dobaviteljev najkrajši Lama pripelje do podjetja Aha Emmi doo svoje izdelke s svojim vozilom in se prav tako poslužuje cestnega prometa Pri Lami ne gre za mednarodni transport in dobavitelj dostavi podjetju samo račun in dobavnico
Dobavni rok
Dobavni rok je odvisen od proizvodnje dobavitelja ter transportnega časa ki je potreben da se blago dostavi do podjetja Na spodnjem grafu vidimo prikaz transportnih dni od vseh dobaviteljev Najdaljši to je 40 dni je od obeh dobaviteljev s Kitajske Potrebno je poudariti da je tukaj čas zelo variabilen saj lahko pride na poti do različnih dogodkov ki podaljšajo transportni čas To so predvsem razmere v samem podjetju na Kitajskem (ni pravočasno dovolj količine materiala za zapolnitev kontejnerja) ali morda nastanejo problemi v luki na Kitajskem Najpogostejši razlog za zamik z dostavo Kitajskega blaga pa je ponavadi v Koprski luki kjer so za carinjenje potrebni originalni papirji dobaviteljev ki pa po izkušnjah Aha Emmija ne prispejo v potrebnem času 32 dni je potreben čas potovanja ladje nato pa razkladanje in carinjenje v Kopru ter 2 dni za dostavo do Slovenske Bistrice po železnici ali 1 dan za dostavo z avtom Čas ki je potreben za dostavo od slovenskega in nemškega dobavitelja je enak To je 1 dan Tukaj ni večjih problemov razen morda nevšečnosti na cesti ali dobaviteljeva krivda pri nakladanju
SLIKA 13 Transportna pot
Virlasten
Zaloge
Zaloge pri obeh kitajskih dobaviteljih so v razponu od 6 do 10 tednov Minimalna zaloga je potrebna za 6 tednov predvsem zaradi dolgega transporta ki traja povprečno 40 dni
61
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Minimalna zaloga je potrebna zaradi kontinuirane proizvodnje Podjetje Aha Emmi ne more izvažati končnega izdelka če nima vseh sredstev na razpolago Zato je pomembno da zaposleni v nabavnem procesu kontrolirajo zalogo vedno sproti Kako je pomembna sprotna kontrola ter hitro od reagiranje v primeru povečane ali zmanjšane proizvodnje ter posledično prodaje končnih izdelkov se vidi zelo konkretno pri teh dveh dobaviteljih saj je lahko odzivni čas od naročila dobavitelja do njegove proizvodnje ter dostave v podjetje Aha Emmi zelo dolg Zaradi prostorske stiske v skladišču podjetja pa je pomembna kontrolirati tudi maksimalno zalogo ki je 10 tednov V primeru da določenemu izdelku pade prodaja in se tako na tem končnem izdelku upočasni proizvodnjo ali celo ustavi se lahko ustvarijo prekomerne zaloge ki zapolnijo skladišče in tako otežujejo delo ter povečujejo stroške podjetjuZaloge pri slovenskem in nemškem dobavitelju sta v razponu od 1 do 2 tednov Tudi pri teh dveh dobaviteljih je potrebno kontrolirati minimalno ter maksimalno zalogo zaradi identičnih razlogov kot pri Kitajskih dobaviteljih Ker je tukaj odzivni čas med podjetjem Aha Emmi ter dobaviteljem manjši je tudi razpon zaloge temu primeren Pri vsem tem pa moramo spremljati tudi zalogo končnih izdelkov ki morajo biti v razponu od 1 do 3 tednov
SLIKA 14 Prikaz minimalnih in maksimalnih zalog
Virlasten
Komuniciranje
bull S kitajskima dobaviteljemaKomuniciranje poteka v angleškem jeziku Z njimi večinoma komunicira vodja nabave v primeru reševanja določenih vprašanj glede kakovosti ali reševanja točno določenih reklamacij pa vodja kakovosti v primeru tehnoloških dejstev vodja tehnologije ali vodja tehnološkega razvoja ali v primeru splošnih zadev direktor podjetja Večinoma pa komuniciranje poteka preko enega zaposlenega to je vodja nabave Najlažji in cenovno ugoden postopek je preko elektronske pošte V primeru nejasnosti kakšnega določenega problema pa se poslužujejo telefonskih pogovorov Izredno pomembno pri komuniciranju z dobavitelji je osebni stik ki ga v podjetju Aha Emmi s kitajskima dobavitelja prakticirajo
62
Lama Egger Hehe glass Minfa BillyampBesta0
2
4
6
8
10
12
min v tednihmax V tednih
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
enkrat letno Tako izvedejo audit pri dobavitelju kjer ga ocenjujejo ter se dogovarjajo glede nadaljnjega sodelovanja in poudarijo potrebne zahteve Ker je komuniciranje nekoliko težje zaradi geografske oddaljenosti je potrebno še večje sprotno kontroliranje dobavitelja ter v kolikor se zazna kakršnakoli sprememba je potrebno odreagirati kar se da hitro
bull z EggerjemKomuniciranje poteka večinoma v nemškem jeziku je pa prisoten prav tako angleški jezik Tudi tukaj je najpogostejše sredstvo komuniciranja elektronska pošta ki je glede iz finančnega vidika še vedno najugodnejša Veliko je prisotno tudi telefonsko komuniciranje Čeprav več pri tem dobavitelju ni tako velik problem geografska oddaljenost se osebno komuniciranje ne prakticira pogosto Enkrat letno se izvede na sedežu podjetja Egger audit kot je dogovorjeno z vsemi dobavitelji podjetja Aha Emmi doo Osebno komuniciranje se izvede še samo v primeru večjih težav ali kot sredstvo dobrih poslovnih odnosov med podjetjema
bull z LamoKomuniciranje poteka v domačem jeziku Pri tem dobavitelju ni bistvene razlike med frekvencami uporabe različnih komunikacijskih sredstev Dokaj enakovredno se uporablja elektronska pošta kot telefonski pogovori Zaradi nizke finančne obremenitve in velike prednosti ki jo ima osebni sestanek med dobaviteljem se dobavitelja pogosto poslužujeta tega sredstva Čeprav je enkrat letno izveden audit na sedežu podjetja Lama dd Dekani se podjetja sestajata tudi zaradi reševanja reklamacij ali kakršnih drugih problemov pri skupnem izpopolnjevanju oziroma izboljševanju izdelka ipdhellip
Reklamacije
Najpogostejši razlogi zaradi katerih pride do reklamacije pri podjetju Aha Emmi doo v zvezi z temi štirimi dobavitelji so
bull poškodbe materialov pri nakladanjubull poškodbe materialov pri transportubull poškodbe materialov pri razkladanjubull napačno označevanje materialovbull nezadovoljiva kvaliteta materialabull nepravilne dimenzije materialovbull poškodbe ali umazanija na materialubull nepravilna količina materialov
Ko pride blago v podjetje je delo skladiščnikov da skrbno pregledajo dobljeno blago V kolikor ugotovijo nepravilnosti ki so vidne in so nastale pri nakladanju transportu ali pri razkladanju to javijo referentom v nabavi ter skrbno fotografira nepravilnosti V kolikor ni vidnih nepravilnosti skladiščniki zložijo blago na pripravljeno mesto v skladišču kjer blago skrbno in natančno pregleda referent za kakovost Prav tako je njegova naloga da v kolikor najde nepravilnosti le-te fotografira ter javi referentom v nabaviReferent v nabavi nato izpolni informativni obrazec (Priloga 2) o dobljeni količini vrsti materiala ter o reklamirani količini ter vrsto nepravilnosti Ta obrazec v vednost
63
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
posreduje dobavitelju kateri nato potrdi ali zavrne reklamacijo V kolikor zavrne reklamacijo mora referent v nabavi posredovati dovolj temeljnih dokazov ki dokazujejo da je do reklamacije prišlo zaradi površnosti oziroma malomarnosti dobavitelja Nato se pošlje uradni dopis o reklamacije kjer je vnesen denarni nadomestek za nastalo situacijo Kakovost
Preden podjetje izbere dobavitelja oziroma se podaljša sodelovanje med njima mora dobavitelj izpolnjevati določene kriterije Ti so
bull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri dobavitelju
Vendar ker podjetje izdeluje vrata BillyampBesto za IKEO ima določene kriteriji tudi iz njihove strani Ti kriteriji so
bull IWAYTo so zahteve za varovanje okolja zdravja in varstvo pri delu
bull ISQAPTa standard zajema kakovost dobavitelja na splošno
bull GOOD amp HEALTYDobavitelj mora izpolnjevati zahteve o kakovosti za vse uporabljene materiale
Dobavitelji morajo tako izpolnjevati zahteve Aha Emmija ter prav tako od Ike-je saj le tako lahko sodelujejo z podjetjem
Paritetastoritev
Podjetje mora z dobavitelji sklenit pogoje pod katerimi bo blago prišlo do Slovenske Bi-strice Ti pogoji se določijo z Incotermsi ali mednarodni trgovinski pogoji To je vrsta mednarodnih prodajnih pogojih ki jih objavi Mednarodna trgovinska zbornica (ICC) in se široko uporablja v mednarodnih poslovnih transakcijah Uporabljajo se za razdelitev stro-škov transakcij in obveznosti med kupcem in prodajalcem
Incotermsi obsegajo trinajst trgovinskih klavzul ki vsebujejo določbe o razmejitvi obve-znosti pogodbenih strank po prodajni pogodbi Največkrat se uporabljajo v mednarodni tr-govini Z njihovo pravilno uporabo se lahko podjetja izognejo nesporazumom in stroškom ki velikokrat nastanejo zaradi premalo opredeljenih pravic in dolžnosti pogodbenih strank (httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000)
Fujian Minfa in Zhejiang YaohuaS kitajskima dobaviteljema je določena pariteta FOB Pariteta FOB spada v skupino raquoFlaquo kar pomeni da prevoz ni plačan Kratica FOB pa pomeni franko na ladijski krov v tem primeru v pristanišču Xiamen (Fujian Minfa) ter Shanghai (Zhejiang Yaohua) od koder gre blago proti Kopru V spodnji tabeli so prikazane storitve ki se izvajajo med prodajalcem in kupcem ter kdo finančno krije to storitev
64
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
TABELA 5 Opis storitve FOB
STORITEVPARITETA FOB - FREE ON BORDNakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
Lama dd Dekani in EggerZ ostalima dobaviteljema je določena pariteta CPT Slovenska Bistrica kar pomeni da je prevoz plačan do Slovenske Bistrice V spodnji tabeli pa so prikazani stroški ki jih mora vseeno kriti kupec če le-ti sploh nastanejo
65
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
TABELA 6 Opis storitve CPT
STORITEVPARITETA CPT - CARRIAGE PAID TONakladanje blaga prodajalecDomači cestni transport prodajalecManipulativni stroški prodajalecCarinjenje - izvoz prodajalecZavarovanje blaga kupecMednarodni transport kupecprodajalceRazlaganje na terminalu kupecCarinjenje - uvoz kupecStroški carine in davka kupecDostava blaga kupecRazlaganje blaga Kupec
Vir httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
66
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
6 SKLEP
S skozi diplomsko nalogo sem ugotovila da je strateškega pomena v podjetju nabavni proces Še posebej sem se posvetila fazi izbiranja primernega dobavitelja ki je ključnega pomena v podjetju Sodobni trendi nakazujejo da je vedno bolj pomembno da se s sodelovanjem z dobaviteljem razvijajo partnerski odnosi ki si strateškega pomena za uspešnost v podjetjuPrav tako se kriteriji za preliminarni izbor dobavitelja spreminjajo Nekoč pomemben kriterij cena surovine oz materiala je izgubil dominantno vlogo Podjetja si sestavijo več kriterijev ki jim določijo različne ponderje Najpogostejši kriteriji ki si jih podjetja določijo so naslednji
bull proizvodne kapacitetebull lokacija podjetja in obratovbull tehnologijabull organizacija dobavitelja (starost stanje opremljenost učinkovitost)bull delo (znanja usposobljenost in stališča delavcev ter prisotnost in vloga sindikata)bull management (sposobnost in njegova zmožnost sodelovanja)bull Finančno stanjebull cene in plačilni pogojibull reference (kakovost in čas dobave vzdrževanje in poprodajni servis standardi o
kakovosti postopanje v primeru težavhellip)
S tem odvržem trditev da je cena najpomembnejši kriterij pri izbiri dobaviteljev v podjetju Aha Emmi kjer so eni izmed pomembnejših kriterijev predvsem naslednji
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cenabull plačilni pogojbull fleksibilnost dobavitelja
V današnjem svetu ko so odprte skoraj vse države po svetu za mednarodne poslovanje nastaja vse večja konkurenca med ponudniki Prav tako ima podjetje Aha Emmi veliko izbiro dobaviteljev za svoje izdelke Pri tem več geografska oddaljenost ne predstavlja ovira saj je ravno to podjetje iz Slovenske Bistrice posluje s številnimi tujimi dobavitelji Tuji dobavitelji so povsem konkurenčni s storitvami ceno kakovostjo ter ostalimi kriteriji Le dobavni rok je zaradi transporta ponavadi daljši kot pri domačih dobaviteljih Tako lahko potrdim tudi trditev da geografska oddaljenost ne vpliva na izbiro dobaviteljev v podjetju Aha Emmi
Izmed tujih dobaviteljev se v evropskem okolju vedno več pojavljajo ponudniki iz Daljnega Vzhoda Tudi podjetje Aha Emmi ima kar 3 dobavitelje s Kitajske Dva izmed teh sem podrobneje ovrednotila tudi v diplomskem delu in na podlagi ocenjevanja dobaviteljev v podjetju ugotovila da bistvenih razlik med kitajskimi ter ostalimi dobavitelji ni Primerjala sem kitajska z evropskim ter slovenskim dobaviteljem Vsi so se po številu točk uvrstili v isto skupino tako da lahko zavržem trditev da so kitajski dobavitelji ugodnejši ter kakovostnejši od slovenskih ter evropskih dobaviteljev
67
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
7 POVZETEK Nabavni proces je vse zahtevnejši in ima vedno večji strateški pomen za konkurenčnost podjetja Tako nabava ne predstavlja več zgolj podporne funkcije za zagotavljanje nemotene proizvodnje ali prodaje temveč prestavlja način zagotavljanja prihranke sredstev za celotno poslovanje podjetja Prav tako je potrebno sprotno spremljanje nabavnega procesa da se lahko hitro odzove podjetje na spremembe
Najpomembnejša faza v nabavnem procesu pa je zagotovo izbira najprimernejšega dobavitelja V teoretičnem delu diplomske naloge sem opisala kako poteka izbiranje primernega dobavitelja kateri so kriteriji ki jih podjetje upošteva v skladu s svojimi željami Prav tako pa je v teoretičnem delu predstavljeno ocenjevanje dobaviteljev ki ga morajo podjetja izvesti da imajo pregled nad dobaviteljem ter njegovo učinkovitostjo
V drugem delu aplikativnem sem predstavila izbiranje in ocenjevanje dobaviteljem na primeru podjetja Aha Emmi doo
V podjetju najprej izbirajo informacije o potencialnih dobaviteljih Nato na podlagi kriterijev naredijo ožji izbor Najpogostejši kriteriji ki vplivajo na izbor so
bull kakovost materialabull reference podjetjabull cenabull plačilni pogojibull dobavni pogojibull sistem kakovosti podjetjabull transportbull proizvodne zmogljivosti bull lokacija dobavitelja
Vendar na koncu mora dobavitelj še izpolnjevat naslednje pogojebull izdeluje v skladu z referenčnim vzorcembull ima certifikat kakovosti ISO 9001bull in je 1x letno izveden audit pri njem
Ko podjetje Aha Emmi izbere določene dobavitelje izvaja vsaj enkrat letno ocenjevanje kjer so pomembna tri področja ki so
bull kakovost (število reklamacij sistem kakovosti)bull cena plačilni pogojibull fleksibilnost dobavitelja
Na koncu diplomske naloge sem še naredila analizo med štirimi dobavitelji ki imajo povsem drugačni geografski izvor Glede na primerjavo kitajskega z evropskim ter slovenskim sem ugotovila da bistvene razlike med njimi ni Vsi so enako kakovostni ter konkurenčni s cenami ter plačilnimi pogoji imajo enake sisteme kakovosti ter so v vseh pogledih konkurenčni med seboj Zaradi tega razloga je v podjetju Aha Emmi veliko tujih ter prav tako veliko domačih dobaviteljev
68
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
Ključne besede nabava nabavni proces dobavitelj kriteriji izbire dobavitelja kriteriji ocenjevanja dobaviteljev Aha Emmi doo
69
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
ABSTRACT
The purchase business is more and more demanding and extended The acyuisition is not anymore just a support infunction to ensure undisturbed manufacturing or sale but it is guarantying saving to the overall company business For simultaneusly taken steps in purchase it is necessary to control it regularly
The most important decision that the purchase department must take if the company wishes to be competitive is to decide on a suitable supplier In first part the theoretical part of diploma is based on evaluating and choosing a supplier That is really important because company can chose a supplier that is most suitable for them The assessment of suppliers is also important because throught assessment of the criteria it gives us an insight into their business That is important for the buyer and also for the supplier beacuse the feedback can be used to take stapes to improve the cooperation
The second part the practical part is based on concrete way of choosing and evaluating the supplier for the company Aha Emmi
The first step in company is choosing information about potencial supplier and then they have the following set of criteria which they evaluate before choosing a supplier Criteria are
bull qualitybull refernece of companybull pricebull paymentbull delivery termsbull quality sistem of companybull transportbull productionbull location
But supplier must to have alsobull produce with reference samplebull quality certificat ISO 9001bull supplier audit
The evaluation of the supplier is made at least once per year in the company Aha Emmi Evaluation of supplier is based on presupposed criteria for evaluating a supplier and combines 3 categories
bull quality (reclamation sistem of quality)bull financial demands (price payment)bull fleksibility of company
70
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
In the end of diploma I did analysis between suppliers I found that all suppliers no mather where are they from are the same in quality and financial demands Because of this reasons have Aha Emmi suppliers from all the world
Key words purchase purchase process supplier criteria for choosing a supplier criteria for evaluating a supplier Aha Emmi company
71
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
LITERATURA
1 Baily Peter David Farmer David Jessop in David Jones 1998 Purchasing princi-ples amp management London Pitman Publishing
2 Dobler W Donald Lamar Lee Jr David N Burt 1984 Purchasing and Materials Management text and cases New York McGraw Hill book Company
3 Ferišak Vilim in Ladislav Stihović 1989 Nabava i materijalno poslovanje Za-greb Informator
4 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta
5 Kotler Philip 1998 Marketing management trženjsko upravljanje Ljubljana Slo-venska knjiga
6 Ogorelc Anton 2004 Mednarodni transport in logistika Maribor Ekonomosko-poslovna fakulteta
7 Potočnik Vekoslav 1971 komercialno poslovanje Kranj Višja šola za organizaci-jo dela Kranj
8 Potočnik Vekoslav 2002 Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana Eko-nomska fakulteta
9 Potočnik Vekoslav Alenka Umek 2004 Terminološki slovar trženja Ljubljana Narodna in univerzitetna knjižnica
10 Pučko Danijel 1998 Analiza in načrtovanje poslovanja 4izdaja Ljubljana Ekonomska fakulteta
11 Saunders Mlacom 1994 Strategic purchasing amp Supply Chain management Lon-don Pitman Publishing
12 Scheuing Eberhard E 1989 Purchasing Management New Yersey Prentice Hall
13 Tavčar Mitja I 2002 Strategija trženja Koper Visoka šola za mangement
14 Van Weele Arjan J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa Lju-bljana Gospodarski vestnik
15 Van Weele Arjan J 2002 Purchasing and Supply chain Management Analysis Planning and Practice Third Edition London Thomson Learning
16 Vukovič Goran 2005 Nabavno poslovanje študijsko gradivo Celje Visoka ko-mercialna šola
72
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
17 Završnik Bruno 2000 Nabava Zapiski predavanj Maribor Ekonomsko-poslovna fakulteta
18 Završnik Bruno 2001 Management nabave zapiski predavanj Maribor Eko-nomsko-poslovna fakulteta
19 Završnik Bruno 2004 Izbiranja in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV Iz-obraževanje
73
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
VIRI
1 httpenwikipediaorgwikiIncoterm
2 httplamasi
3 httpwwwaha-emmisi
4 httpwwweggercom
5 httpwwwikeacom
6 httpwwwminfacomen
7 httpwwwtiktaksigesloincoterms_2000
8 Interno gradivo podjetja Aha Emmi doo
74
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
PRILOGE
PRILOGA 1 Vprašalnik za ocenjevanje dobaviteljev
1
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2
PRILOGA2 Reklamacijski zapisnik
2