digitalisierung der hochschule - wissenschaftsmanagement online · 2014. 5. 27. · lars von...
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bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 1bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 1
Digitalisierung derHochschule
Prozessorientierte Einführung eines integrierten Campus
Management Systems zur Optimierung der studenten-
und mitarbeiterorientierten Service Prozesse
bps business process solutions GmbH
Stahltwiete 23 Mollstraße 1822761 Hamburg 68165 Mannheim
040-31 99 222 - 0 0621-454 81 15
www.bps.de
bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 2bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 2
Lars von Thienen
bps business processsolutions GmbHKleine Johannisstraße 920457 Hamburg
040 – 30 37 52 - 51 [email protected]
Prozessorientierte Einführung eines integrierten Campus Management
Systems zur Optimierung der studenten- und
mitarbeiterorientierten Service Prozesse
Inhalt
1. Kurzvorstellung – Wer wir sind2. Business Process Management
- Framework und Verständnis3. Einführung eines integrierten
Campus Management Systems
-
bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 3bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 3
Lars von Thienen
bps business processsolutions GmbHKleine Johannisstraße 920457 Hamburg
040 – 30 37 52 - 51 [email protected]
Prozessorientierte Einführung eines integrierten Campus Management
Systems zur Optimierung der studenten- und
mitarbeiterorientierten Service Prozesse
Inhalt
1. Kurzvorstellung – Wer wir sind2. Business Process Management
- Framework und Verständnis3. Einführung eines integrierten
Campus Management Systems
bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 4
Unsere Philosophie
Der Name ist Inhalt: business process solutionsWir bieten betriebswirtschaftliche, strategische Beratung für Unternehmen zur prozessorientierten Reorganisation und Einführung neuer Technologien.
Der Kunde steht im Mittelpunkt: GrundsätzeNicht von uns allein sondern nur gemeinsam mit dem Kunden werden die Lösungen erarbeitet. Unsere Methoden und Tools kombiniert mit unserer Erfahrung und ihrem Wissen ermöglichen effizientes Arbeiten.
Die Entstehung garantiert Qualität:Gegründet im Frühjahr 2000 durch die synergetische Verschmelzung aus Wissenschaft und mehrjähriger Beratungskompetenz im Bereich Prozessmanagement sowie IT-Systeme.
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Unser Verständnis
gesch
äftsg
etrieb
ene
Tech
nolog
iestra
tegie
definiert
optimiertste
igert
Der Erfolg der Unternehmen
liegt in den Prozessen
Informations-Technologie
Strategie Prozesse
Ver
stän
dnis
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Unsere Themenschwerpunkte
IT –Management
Programm- &Projektmanagement
Business ProcessManagement
BPM – FrameworkProzessanalyseProzessgestaltungProzesscontrollingProzessorganisationintegrierte QM-Systeme
IT-Controllingprozessorientierte PflichtenhefteAnforderungsmanagementPriorisierungWirtschaftlichkeit & NutzenSystemeinführungSystemoptimierungERP-Systeme
Multi – Projekt –ManagementProjektkultur- & OrganisationStandardisierung ProjektmanagementRisikomanagementÄnderungsmanagementProjektcontrolling
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bps ReferenzenUnsere Kunden sind unsere Visitenkarte
Ref
eren
zen
Prof. Dr. Wolfgang Kersten
Senatsverwaltung für Bildung,Wissenschaft und Forschung
Hochschule für AngewandteWissenschaften Hamburg
Hochschule für bildende Kunst, Hamburg
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Prozessorientierte Einführung eines integrierten Campus Management
Systems zur Optimierung der studenten- und
mitarbeiterorientierten Service Prozesse
Inhalt
1. Kurzvorstellung – Wer wir sind2. Business Process Management
- Framework und Verständnis3. Einführung eines integrierten
Campus Management Systems
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Integrierte Sicht auf den Geschäftsprozess
KundeKundeProzessAuslöser ErgebnisProzessLieferant
erfolgt in einer Organisation
KundeExt.
Vertrieb /(Vertriebs-
Center)
wer
ke M
ende
n
Logistik-center
Buchhaltung / Controlling /
Abrechnungs-Center
Nachricht Ersatzversorgung
Nachricht Ersatzversorgung Kunden prüfen
Ergebnis ist positiv
Ergebnis ist positiv
Ergebnis ist nagativ
Ergebnis ist nagativ
Ersatzversorgung ablehnen
Ersatzversorgungist abgelehnt
Ersatzversorgungist abgelehnt
Ersatzversorgungist abgelehnt
Ersatzversorgungist abgelehnt
Ablehnung der Ersatzversorgung
weiterleiten
StandardschreibenAblehnungErsatzversorgung
StandardschreibenAblehnungErsatzversorgung
Sperrandrohung
Kunde ohne Lieferant
besteht aus einerAktivitätenfolge
wird von ITunterstützt
verarbeitet Wissen
benötigt Kennzahlen
zur Steuerung
Ist die Basis derWettbewerbsfähigkeit
Strategie
KundeLieferant
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Der Prozess in Hochschulen…
Fachbereich Gebäudeverw. Prüfungsamt Dozent Hausmeister
„Ich möchte gerne an der Hochschule das Seminar X belegen
und wissen wann und wo es stattfindet“
Belegung
„Geschäftsprozess“
Studierender
Studierender
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Belegung
…erinnert oft an einen Teller Spaghetti.
Fachbereich Gebäudeverw. Prüfungsamt Dozent Hausmeister
falscher Ortlange Antwortzeit
Kein SitzplatzKein Ansprechpartner
„Ich möchte gerne an der Hochschule das Seminar X belegen
und wissen wann und wo es stattfindet“
Studierender
Studierender
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Prozesse
In der Hochschule haben sich die Abläufe im Laufe der Zeit durch ad hoc Entscheidungen entwickelt ...
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... und bewegen sich in einer komplexen Organisationsstruktur ...
ProzesseOrganisation
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... in der die Mitarbeiter oftmals auffunktionalen Inseln arbeiten ...
ProzesseOrganisationMitarbeiter
IT-Management
zentraleVerwaltung
InstituteFachbereich
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... unter Einsatz einer unangemessenenTechnologie ...
ProzesseOrganisationMitarbeiterTechnologie
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... ohne sich auf die Anforderungen desStudierenden auszurichten!
ProzesseOrganisationMitarbeiterTechnologie
Studierender
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Welche Vorteile erreichen Sie mit einer Prozesszentrierung Ihrer
Organisation und IT-Landschaft
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MitarbeiterOrganisationProzesse
Technologie
Überarbeitete, neu gestaltete bzw. angepassteProzesse ...
Prozesse
Studierender
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OrganisationProzesse
MitarbeiterTechnologie
... mit einer schlanken Organisations-struktur ...
Studierender
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Dekan
Dozent
Prüfungsamt
Haus-meister
Mitarbeiter OrganisationProzesse
Technologie
... in der die Mitarbeiter in Teams arbeitenkönnen ...
Studierender
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MitarbeiterOrganisationProzesse
Technologie
... unterstützt durch angepasste IT-Technologien und e-Business...
Studierender
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…und zentriert so die Organisation auf den Studierenden
ProzessgestaltungProzessgestaltung
bbüündelt die Krndelt die Krääfte fte
und zentriert die und zentriert die Organisation auf den StudierendenOrganisation auf den Studierenden
Im Wettbewerb siegt derjenige, der seine Kräfte optimal bündelt!BPM wird den größtmöglichen Beitrag zur Steigerung des Erfolgs der Hochschule nur
aufweisen, wenn die Aktivitäten optimal synchronisiert werden – und nicht, wenn die einzelnen Abteilungen jeweils mit dem stärksten Mann besetzt sind.
Studierender
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…und zentriert so die Organisation auf den Studierenden
ProzessgestaltungProzessgestaltung
bbüündelt die Krndelt die Krääfte fte
und zentriert die und zentriert die Organisation auf den StudierendenOrganisation auf den Studierenden
Im Wettbewerb siegt derjenige, der seine Kräfte optimal bündelt!BPM wird den größtmöglichen Beitrag zur Steigerung des Erfolgs der Hochschule nur
aufweisen, wenn die Aktivitäten optimal synchronisiert werden – und nicht, wenn die einzelnen Abteilungen jeweils mit dem stärksten Mann besetzt sind.
Studierender
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einzelne Puzzelteile fügen sich zu einem Gesamtbild im BPM
Programm-ablaufpläne
Qualitäts-management
Organisations-entwicklung
IT-Management
Bus
ines
s Pr
oces
sM
anag
emen
t
Statistische ProzessKontrolle TQM
LeanProduction- TPS
Six SigmaISO 9000
2000
Fließ-fertigung
Ablauf-organisation
Reengineering
Geschäfts-prozess-
gestaltung Prozess-Controlling
BPM-Systeme
EAI
BPMNUMLWorkflow-Management
IntegriertesERP-System
EPK
SOA
Change-Management
Prozess-Management
Matrix-Struktur
Modellierung &Dokumentation
Kundenanforderungen
ARIS
iGrafix
BPMEnt-
wicklungs-richtungen
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F. Prozessgestaltung
G. IT - Systeme
H. M
itarb
eite
r &
Kom
pete
nzen
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BPM Framework
BPMFramework
C. Organisation & Führung
A. Strategie & Kundenorientierung
B. M
odel
lieru
ng &
Pro
zess
arch
itekt
ur
D. C
ontro
lling
& S
teue
rung
strategisches BPM
E. Programm – Management & Methoden
Cha
nge
-Man
agem
ent
Pro
jekt
-M
anag
emen
t
taktisches BPM operatives BPMOutside In
Ansatz
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Nutzung der Prozessmodelle zur Systemakkreditierung
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BPMFramework
Anwendung
Outside InAnsatz
Das interne Qualitätssicherungssystem einer Hochschule im Bereich Lehre und Studium wird überprüft
Eine positive Systemakkreditierung bescheinigt der Hochschule, dass ihr Qualitätssicherungssystem im Bereich Studium und Lehre geeignet ist, die Qualifikationsziele zu erreichen, die Qualitätsstandards ihrer Studiengänge zu gewährleisten
Qualitätsdimensionen sind: Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätsförderung und Ergebnisqualität (Für jeden Studiengang Definition realistischer und überprüfbarer Ziele, Überprüfung der Zielerreichung)
Qualitätsregelkreis: Die in der Qualitätsdefinition beschriebenen Elemente bilden in ihrer Abfolge einen auf kontinuierliche Qualitätsverbesserung ausgerichteten Qualitätsregelkreis, der die validen Ziele des Studiengangs als zentralen Ausgangspunkt nimmt. Valide Ziele sind jene Ziele, die konzeptionell und/oder empirisch auf ihre Zulässigkeit und Zweckmäßigkeit hin überprüft sind.
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Prozessorientierte Einführung eines integrierten Campus Management
Systems zur Optimierung der studenten- und
mitarbeiterorientierten Service Prozesse
Inhalt
1. Kurzvorstellung – Wer wir sind2. Business Process Management
- Framework und Verständnis3. Einführung eines integrierten
Campus Management Systems
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Integriertes Informationsmanagement alsCounterpart der prozessorientierten Hochschule
Benutzerfreundliche und nahtlose IuK InfrastrukturVereinheitlichung der IT Infrastruktur und damit Verbesserung der Qualität, Sicherheit, VerfügbarkeitVerminderung von Redundanzen Optimierung der Geschäftsprozesse
Einführung neuer Angebote basierend auf dieser InfrastrukturAusbau Webdienste (Portal, Features, z.B. Raumfinder, Corporate Design)Zentraler VerzeichnisdienstZentrale LernplattformBibliothek / Medienserver (Koppelung an Verzeichnisdienst)E-Mail (Einführung Groupwarelösungen, Ablösung vorhandener MailserverSpeicher (Hochverfügbarer, zentraler Speicher, auch per Webinterface erreichbar, Persönliche Dateiablage und Projektverzeichnisse)Integrierte Verwaltungs-EDV (Koppelung an Verzeichnisdienst)Systemadministration (Einbindung der Nutzer in den Fachbereichen) (bezieht sich z.B. auf CMS, DMS, usw.)Aufbau eines zentralen IT Service Desks
neueAngebote
IntegriertesCampus
Management System
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Aktuelle IT- Themen an Hochschulen
Campus Management: Einführung von integrierten IT-Systemen zur Prüfungsverwaltung, Auswahl und Verwaltung von Lehrenden und Studierenden, Lehrveranstaltungs- sowie Raumplanung.Identity Management (IDM): Einführung eines bereichsübergreifenden Identity-Management-Systems an Hochschulen. Konzeption und Aufbau eines Systems zur zentralen Authentifizierung und zum Self-Service (Portal).Studienverlaufsstatistik und Controlling: An Hochschulen werden Steuerungsinstrumente wie z.B. eine Studienverlaufsstatistik implementiert und neue IT-Instrumente wie z.B. DataWarehouse evaluiert.IT Infrastructure Library (ITIL): ITIL wird in ersten Rechenzentrum eingeführt. Im Rahmen solcher Projekte wird u.a. ein zentraler Service Point für die Hochschule aufgebaut, Service-Level-Agreements (SLA) geschlossen sowie die ITIL-Prozesse Incident-, Change- und Service Level Management implementiert (Neuer Arbeitskreis "IT Service Management in Hochschulen" unter Leitung des Multimedia Kontor Hamburg).eLearning: Bereitstellung von eLearning Portalen, die einen Überblick über eLearning-Aktivitäten, -Services, Support und Angeboten der Hochschule sowie Ankündigungen von eLearning-Workshops und –Events bietet (beinhaltet auch das Angebot von multimedialen Technologien wie z.B. Lernmanagementsysteme, Vorlesungsaufzeichnung, Videokonferenz, Videostreaming, Archivierung von elektronischen Lernmaterialien, Autorenwerkzeuge)
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Handlungs-felder
Ziele der Nutzung eines integrierten Campus-Management-Systems an Hochschulen (Beispiele)
„Unsere Hochschulverwaltung und die Fakultäten haben ein gemeinsames Bestreben: Steigerung der Kosteneffizienz, Optimierung der Planbarkeit, und Entlastung der Mitarbeiter in der Verwaltung und in den Fachbereichen durch ein leistungsstarkes, modernes System.“
„Die Vorteile der neu geschaffenen Basis für die reibungslose Unterstützung unserer Abläufe werden wir für den weiteren Aufbau unseres Studienangebotes und die Profilierung unserer Universität nutzen“.
Bernd Klöver, Kanzler der HAW Hamburg
Niels Helle-Meyer, Kanzler der HafenCity Universität Hamburg
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Handlungs-felder
Ziele gehen über die reine IT-Einführung hinaus
Die Umstellung auf ein integriertes Campus-Management-System wird in den einzelnen Hochschulen zum Anlass genommen, eine nachhaltige prozessuale und organisatorische Verbesserung erreichen zu wollen.
Durch die Integration sämtlicher Bereiche der Hochschulorganisation sollen die Verwaltungsaufwendungen gesenkt sowie eine verbesserte Effizienz der Abläufe sichergestellt werden.
Ein personalisiertes Webportal ermöglicht es den Studierenden heutzutage, den Studienverlauf zeit- und ortsunabhängig zu organisieren und vielfältige Informationen rund um das Studium zu erhalten.
Neben der angestrebten verbesserten Kosteneffizienz und Servicequalität bietet die Einführung eines integrierten Campus-Management-Systems eine ganz allgemein eine Perspektive zur Modernisierung der Hochschule
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Vorgehensweisen zur IT-Implementierung
1. ErkenneProbleme imFachbereich
2. Suche ITProdukte, die das Thema adressieren
3. Wähle Produkt, das
viele Funktionen bietet
4. InstalliereStandard, um
schnelle Erfolge zu erzielen
5. Processfollows IT, passe den Prozess an
6. Sukzessive Änderungen,
fachliche Fehler beheben
1. ErkenneAnforderungenfür Probleme im
Fachbereich
2. AnalysiereProzesse, die
Problem zu Grunde liegen
3. Identifiziere Ansätze, zur
Auto-matisierung
4. SpezifiziereIT-Funktionen, für die System-
optimierung
5. EvaluiereProdukte, auf
Funktions-abdeckung
6. Implementiere,nach Projektplan
IT-orientierteVorgehensweise
ProzessorientierteVorgehensweise
Vorstudie Fachkonzept DV-Konzept Implementierung
Vorstudie Fachkonzept DV-Konzept Implementierung
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Campus-Management-Prozess
Ausstieg /Einstieg
Anwerbung
Bewerbung
Aufnah.-pr./ Zulassung
Einschr. / Immatrikul.
Prüfungs-ordnung
Kurse / Ver-anstaltungen
PrüfungenLeistungs-berichte
Wechsel /Fernstudium
Rückmeld./Beurlaubu.
Abschluss /Exmatrik.
Promotion
postprä
ante
Alumni
Handlungs-felder
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Konzeptionsbasis (Szenarienuntersuchung)
•Öffentlichkeitsarbeit•Studierendenberatung•Immatrikulationsamt•Büro für Internationales•Prüfungsamt•Service
Zum Kunden:Interessierte,Bewerber,Studierende undAbsolventen
Vom Kunden:Interessierte,Bewerber,Studierende undAbsolventen
•Studiendekanat•Dekanat•Fakultätsbeauftragte
•Sekretariate•Dozenten
Campus-ManagementProzess
ZentraleVerwaltung
Fachbereiche Institute
Ausstieg /Einstieg
Anwerbung
Bewerbung
Aufnah.-pr./ Zulassung
Einschr. / Immatrikul.
Prüfungs-ordnung
Kurse / Ver-anstaltungen
PrüfungenLeistungs-berichte
Wechsel /Fernstudium
Rückmeld./Beurlaubu.
Abschluss /Exmatrik.
Promotion
Alumni
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Einheitliche Konventionen für die Prozessgestaltung
Ebene 1Geschäfts- &Hauptprozesse
Ebene 2:Prozesse
Ebene 3:Teilprozesse
Kunden-Prozesse (E2E)Fahrzeug
Neuentwickl.
Produkte und Dienstleistungen entwickeln
Fahrzeug Weiterentwl.
Komponenten entwickeln
Intralogistik-Lsg. entwickl.
Dienstleist. entwickeln
StandardDen Kunden Neugeräte bereitstellen
UPA
Den Kunden Gebrauchtgeräte bereitstellen
Den Kunden Fahrzeuge vermieten
Den Kunden Komponenten bereitstellen
IntralogistischeDienstleistungen bereitstellen
Den Kunden Komponenten bereitstellen
Einsatzbereitschaft sicherstellen, Kunden betreuen
Support-prozesse
Prod. und DL vermarkten
IT bereitstellen
Material einkaufen, beschaffen, lagern
Infrastruktur bereitstellen
Personal bereitsellen
Kontinuierliche Verbesserung
Kaufmänn. Dienstleistungen
Business Development Operative UnternehmensplanungVertriebs-Planung
Produktions-planung
Budget- und Erg.planung
Produkt-Portfolio Mgmt.
Prozess-Portfolio Mgmt.
Projekt-Portfolio Mgmt.
Fahrzeuge & Komponenten bereitstellen
Führungs-Prozesse
Wartung / UVV
Arbeiten an int. Geräten
Ersatzteile bereitstellen Full-Service
... ...
Stammdaten anlegen & pflegen
Gliederungs-struktur
Modellierung & Darstellung Zielsetzung & Inhalte
Darstellung des Unternehmens mit seinenFührungs-, Kunden- und Support-Prozessen
Visualisierung der abteilungsübergreifendenZusammenarbeit im End-To-End Prozessvom Kunden zum Kunden mit den beteiligtenIT-Systemen für relevante Geschäftsvorfälle
Aufzeigen der einzelnen Prozess-Schritteder Mitarbeiter in einem Teilprozess mitden zugehörigen IT-Transaktionen
Je Geschäftsvorfall können die Integrationsfälle anhand der Prozesse mit den beteiligten Stammdaten und Datenflüssen abgeleitet werden
Ebene 4:IT-Integration
Integra-tions-Test für
Geschäfts-vorfall 1
Integra-tions-Test für
Geschäfts-vorfall 2
Integra-tions-Test für
Geschäfts-vorfall 1
Integra-tions-Test für
Geschäfts-vorfall 2
Integra-tions-Test für
Geschäfts-vorfall 3
BEISPIEL
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Einführung eines integrierten Campus-Management-System
Start
Phase 4:Erstellung des Pflichtenheftes auf Basis der Soll-Prozesse
Woche 7 Woche 13 Woche 14
Phase 3:Workshops mit
Lösungs-anbietern
Phase 5: Ausschreibung und Angebots-
bewertung
MS3 MS4 MS5
Anbieter-präsentation
erfolgt
Ausschreibungs-unterlagen
erstellt
MS6 MS7
Fachkonzepterstellt
XX
MS1 MS2
Transparente Prozess- und IT-Landschaft
Abgestimmte unddokumentierte
IT-Anforderungen
Phase 6: Detaillierte Soll-
Prozesse (Fachkonzept) und IT-Konzept
Phase X: XXX
Phase 1:Ist-Analyse des Prozessmodells
und des IT-Einsatzes
Phase 2: Ableitung der
Anforderungen an die zukünftige
IT
Woche 4 Woche 6 Woche XX
Projekt 1:Erarbeitung eines
Anforderungskatalogs
Projekt 2:Begleitung bei der Ausschreibung
Projekt 3:Begleitung der Implementierung
Anbieter ausgewählt
Schulung Business Process Management (BPM)
Prozessmodellierung – 2 Tage
SchulungBusiness Process Management (BPM)
Grundverständnis – 1 Tag
SchulungRollen und Qualifikationen
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Projektablauf des Projekts 1Start
Phase 1:Ist-Analyse des Prozessmodells und des
IT-Einsatzes
MS1
4 Wochen 2 Wochen
Phase 2:Ableitung der Anforderungen an die
zukünftige IT-Unterstützung
MS2
Transparente Prozess- und IT-Landschaft
Abgestimmte unddokumentierte
IT-Anforderungen
Leistungsaufnahme(Erfassung der Serviceleistungen der Hochschulverwaltung)Ableitung der HauptprozesseAnalyse der Prozesse (Abläufe, Stärken und Schwächen)Analyse der aktuellen IT-Unterstützung
Gemeinsame Workshops zur Ableitung der zukünftigen IT-AnforderungenAufbereitung und Dokumentation der IT-Anforderungen
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Grundsätzlicher Ablauf zur Erstellung der Prozesslandkarte
Leistungsprozess-bestimmung
Geschäftsgetriebene Identifikation der
Leistungsprozesse
Umwelt- und Leistungsanalyse
Prozess-detaillierung
Detaillierung der Leistungs-
prozesse
Architektur-erstellung
Vervollständigung und Erstellung der
Prozesslandkarte
Veränderungs-analyse
1
2
3
4
5
Soll- Ist Vergleich und Prüfung der Machbarkeit
Bestimmung der Veränderungen
Kun
den
und
Mä
rkte
Lieferanten(P
ersona
l, Kap
ital, M
aterial, Ideen
)
Ko nkurre nz
Re gie rung / Gese tzg ebu ng
S ha re -
h old er
Unternehme n
Kun
den
und
Mä
rkte
Lieferanten(P
ersona
l, Kap
ital, M
aterial, Ideen
)
Ko nkurre nz
Re gie rung / Gese tzg ebu ng
S ha re -
h old er
Unternehme n
•Tec hni ca l Imp ro ve men tProg ramme
•Ge ne ra lü be rho lu ng•Rü ckka uf•Un te rstützu ng b ei Ge brau ch tv erka uf
•Erwei te run g•De mon ta ge•Re cycl i ng•….
•Tec hni ca l Imp ro ve men tProg ramme
•Ge ne ra lü be rho lu ng•Rü ckka uf•Un te rstützu ng b ei Ge brau ch tv erka uf
•Erwei te run g•De mon ta ge•Re cycl i ng•….
• Servi ce le is tu ng ko mmun i zie ren
• Beratu ng• Anlag enp lanu ng• TPM – Ko nze pte • Anwen de rde mon strat io n• Simu la tio n• Servi ce an geb ote• Gara nt ie an ge bo te• Wa rtu ng sa nge bo te• Betreibe rmod el l an biete n• ….
• Servi ce le is tu ng ko mmun i zie ren
• Beratu ng• Anlag enp lanu ng• TPM – Ko nze pte • Anwen de rde mon strat io n• Simu la tio n• Servi ce an geb ote• Gara nt ie an ge bo te• Wa rtu ng sa nge bo te• Betreibe rmod el l an biete n• ….
•In stal la ti on•Au sbi l dun g•Störu ng sme ld un g•In stan dse tzun g•Te chn ik ereins atz•Ersa tztei le•L ag ero ptim ie ru ng•Fern diag no se•Fern wartun g•Be tri eb d er Anlag e•Do ku men ta tio n•Ku la nza bwicklun g
Bedarfs-analys e
Anfra ge n,Verha ndeln ,Kaufen
Anlage be treiben
Anla gem oderni-
siere nAnla ge
a ustausc he n
K unde nproze s sKunde npr oze ss
Anlagebetre iben
Kaufphas eKaufphas e Nutz ungs pha se Nutzungs phas e Optim ie rung / Replac eOptim ie rung / Replac e
Bedarfs-analys e
Anfra ge n,Verha ndeln ,Kaufen
Anlage be treiben
Anla gem oderni-
siere nAnla ge
a ustausc he n
K unde nproze s sKunde npr oze ss
Anlagebetre iben
Kaufphas eKaufphas e Nutz ungs pha se Nutzungs phas e Optim ie rung / Replac eOptim ie rung / Replac e
Kunde nbez ogene Leis tungenK unde nbez ogene Leis tunge n
Großm aschinen
Kunde npräsentationInteressentenge sp räche
Pro jektier ungAngeb otserstellungPro jekta bwicklung
Pro duktionTeilebeschaffung
Ver sa ndInstallationInbetriebnah me
Großm aschinen
Kunde npräsentationInteressentenge sp räche
Pro jektier ungAngeb otserstellungPro jekta bwicklung
Pro duktionTeilebeschaffung
Ver sa ndInstallationInbetriebnah me
Großmaschi nen
K undenpr äsentationInter essentengespr äche
P rojektierungA ngebotser st ellun gP rojektabwicklu ng
P roduktionTe ilebe scha ffung
V ersandInstallationInbet riebnahme
Kunden und
Märkte
Res
sour
cen
Konkur renz
Regier ung / Gesetzge bung
Shareholder
Un tern ehm en
M anagemen t
V ertr ieb B eschaffung P roduktion Service
M anagemen t
V ertr ieb B eschaffung P roduktion Service
Le is tungs proz e s se
Gro ßm as ch in en
Klein m as ch ine n
S e rv ice
Le is tungs proz e s se
Gro ßm as ch in en
Klein m as ch ine n
S e rv ice
C on tr o l li ngPro du kt -m a nag em e nt
V er t r i ebs -pl anu ng u nd - st eu er un g
S t ra t egi e / Pl an ung
Fü hrungs proz e ss e C on tr o l li ngPro du kt -m a nag em e nt
V er t r i ebs -pl anu ng u nd - st eu er un g
S t ra t egi e / Pl an ung
Fü hrungs proz e ss e
Per s on al I TSupport proz es s e
Bu ch hal t un gAss et
M a na gem e ntPer s on al I T
Support proz es s eBu ch hal t un g
Ass et M a na gem e nt
Strategische Rahmenbedingungen:
Umwelt und Leistungsanalyse, Kunde, Lieferant,…
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Studierender
Leistungen der FH für den Studierenden (ante)
Kursebelegen
Prüfungenablegen
Praktikumdurchführen
Absch.arbeitschreiben
Semesterrückmelden
Zeugniserhalten
Anmeldungbei Rückm.
Stundenplan
Prüfungs-planung
spezielle Leistungen
interne Leistungen
Modul-verzeichnis Abmeldung
notwend.WP-FachAngebot
Prüfung
WP-Fachwählen
Anwesen-heitslsite
Vorbereit.Woche
Antrag
Genehmigung
Evaluation
Aufforderung
Exmatrik.
Mahnung
Einzahlung= RM
Immatri.-bescheid
Berech. prüfenGültige PO
Anmeldung(Frist)
Frist-verlänger.
Fortschritts-bericht?
Noten-mitteilung
Abgabe(Datum)
Prüfungs-/Studienord.
AnrechnungAusland Sondersstudi.-
pläne
Liste aus PA
Meldung anPA
Prakt.-Zeugnis
Nachbereit.Woche
Erfahrungs-berichte??
Zeugnis
Exmatrik.
ÜberführungAlumni
MündlichePrüfung
Info an PA
Archiv.Bibliothek
Gutachtenan FB
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Leistungsprozessbestimmung Identifizierte Leistungsprozesse
Führungsprozesse
Leistungsprozesse
Strategie-planung Controlling
Quallitäts-management
Marketing /Web
Messen / Infoveranst.
Bewerber-beratung
Immatr. / Rück.Exmatr.
Veranstalt.-planung
Veranstalt.-belegung
Veranstalt.-durchführung
Veranstalt.-evaluation
Prüfungs-planung
Prüfungs-anmeldung
Prüfungs-durchführung Bewertung
Notenver-buchung
Zeugnisse /Leistungsbe.
Praktikums-vorbereitung
Praktikums-durchführung
Qualifikations-bedarfserm.
Genehmigung/Akkreditierung
Modul-beschreibung
Kapazitäts-planung
Statistiken/Studienfortschritt/ Ranking
Anerkennung/Wechsel
L1: Anwerbung
L2: Bewerbung,Zulassung, Rückmeldung
L4: Prüfungsdurchführungmit Raumbelegung
L5: Praktikums-management
Abfragen(Statistiken)
Statistiken
L7: AlumniMarketing /WebMessen / Alumniveranst.
IT Einsatz forcieren
IT Einsatz prüfen
Nicht im Focus
L3: Veranstaltungs-durchführung inkl. Raumbelegung
L6: Studien-gangbetreuung
Stud.-ver.-verf.Zulassung
© bps GmbH
Material-wirtschaft
Drittmittel/Buchhaltung
Personal-verwaltung
Gebäude-management IT
Supportprozesse
Raumbeleg.-planung
Planung InhaltAblauf (SPO)
Alumni-Evaluation
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Prüfungsamt Studien-beratung Immatrikulation Internationales Dekanate
HISPOS
FH-weit
Access
Excel
Word
HISZUL
HISSOS
HISISY
Excel
Word
Prak.-dat.FB 2, 4
Moduldat.FB1
BachelorVerw. FB4
Stundenplanxls, word
Raumlan.outl.,
E-Mail
Evaluat.Contaxt??
Evaluat.xls, SPSS
WebCMS
HISBAU?
IT Landkarte – grobOrganisation der FH und Zuordnung der IT Systeme
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Studierender Ext.
NA Dozentenetc.Ex
t.H
ochs
chul
e
QM
Präsidium
Prüfungsamt
Stud. Angelegen-
heiten
Modellierung der IST-Prozesse
Dekanat xxx xxx xxx
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IT-gestützter Prozess
Professoren
-
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Ableitung der IT-Anforderungen
L2: Bewerbung, Zulassung, RückmeldungStartereignis /Input:eingehende Bewerbungen
(Bewerbungsfrist)
Marktereignis /Output:
Zulassungs- oder Ablehnungsbescheid, Einladung Auswahlgespr.Teilprozess: Studienplatzvergabeverf. / Zulassung (1)
Nr. Teilaufgabe IT-SystemVerwendete Daten / Dokumente
A: AusführenderV: Verantwortlich
Outputdaten an Prozess?
IT AnforderungSOLL
1 Unterlagen auf Vollständigkeit u. Zulassungsfähigkeit prüfen
HIS-ZUL, Uni-ASSIST Gesetze AV: Stud. –Angeleg. Online-Bewerbung
2 Eingangsbestätigung oder Aufforderung zur Nachreichung
Word, ISY, AV: Stud. –Angeleg. Stand der Bewerbung, Automatisch aus System heraus,
3 Nach Bewerbungsschluss Prüfung der Unterlagen
ISY Listen aus ISY AV: Stud. –Angeleg.AV E: Studiengangsleiter
4a Freie Studiengänge: Zulassung o. Ablehnung verschicken
Word, ISY, Stand der Bewerbung, Ausgabe aus System heraus
4b Vergabeverfahren durchführen (NC) (
HIS-ZUL, BZUL (Java), Word, HIS-ISY
Mitteilung und Veröff. im Gesetz, (Grundlage für ….
AV: Stud. –Angeleg.V (E): Studienkom.
Alles in einer Anwendung Ausgabe aus System heraus
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Ablauf des Projektes 2Start
Phase 4: Erstellung des
Pflichtenheftes auf Basis der Soll-Prozesse
Woche 1 Woche 5 Woche 6
Phase 3:Workshops der Lösungs-
Anbieter
Phase 5: Ausschreibung und Angebotsbewertung
Auswertung der Erkenntnisse aus den Workshops Soll-Konzept für die zukünftigen AbläufeEindeutige Beschreibung von ProzessschnittstellenRegelung der VerantwortungMaßnahmen zur effizienteren Nutzung der vorhanden ITLeistungsanforderungen an die Software zusammenfassen
Bewertungskriterien für die Auswahl abstimmenEntscheidungsvorlage mit Alternativen inkl. Vor-undNachteilen erstellenErstellung AusschreibungsunterlagenEntscheidung für einen Anbieter
FH-Anforderungen an die AnbieterVorgespräche mit potentiellen Anbietern durchführenErarbeitung der Tagesordnung Moderation der Workshops der SoftwareanbieterBewertung der Leistungsfähigkeit der Anbieter
MS4MS3 MS5
Anbieter-präsentation
erfolgt
Ausschreibungs-unterlagen
erstellt
Anbieter ausgewählt
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Studierender Ext.
NA Dozentenetc.Ex
t.H
ochs
chul
e
QM
Präsidium
Prüfungsamt
Stud. Angelegen-
heiten
Modellierung der Soll-Prozesse
Dekanat xxx xxx xxx
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IT-gestützter Prozess
Professoren
bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 46
Detaillierte Aktivitätenliste SOLL
L2: Bewerbung, Zulassung, RückmeldungStartereignis /Input:eingehende Bewerbungen
(Bewerbungsfrist)
Marktereignis /Output:
Zulassungs- oder Ablehnungsbescheid, Einladung Auswahlgespr.Teilprozess: Studienplatzvergabeverf. / Zulassung (1)
Nr. Teilaufgabe IT-SystemVerwendete Daten / Dokumente
A: AusführenderV: Verantwortlich
Outputdaten an Prozess? ZU BEACHTEN!
1 Unterlagen auf Vollständigkeit u. Zulassungsfähigkeit prüfen
CMS Gesetze AV: Stud. –Angeleg. Sicherer Online-Zugriff vom Bewerber, Unterlagen spezifizieren
2 Eingangsbestätigung oder Aufforderung zur Nachreichung
CMS, Word AV: Stud. –Angeleg. Exakte Beschreibung der Stati, Unterlagen spezifizieren
3 Nach Bewerbungsschluss Prüfung der Unterlagen
CMS Listen aus CMS AV: Stud. –Angeleg. Unterlagen spezifizieren
4a Freie Studiengänge: Zulassung o. Ablehnung verschicken
CMS, Word automatisch Exakte Adressdaten
4b Vergabeverfahren durchführen (NC) (
CMS, Mitteilung und Veröff. im Gesetz, (Grundlage für ….
AV: Stud. –Angeleg.V (E): Studienkom.
Vorgehen exakt beschreiben,
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Tool zur Softwarebewertung
Entwickelt Auswahl von Software. © 2008 e-ThinkTank e.V. / Arbeitskreis IT-Contolling
Tool zur Auswahl von Softwaresystemen
KO-ANALYSE Gesamt-Ergebnis für alle Softwaresysteme
Analyse Ergebnisse
Einführung
Gewichtung HauptgruppenAnbieteranalyse
FunktionenanalyseDatenbasisanalyse Anbieter
DETAILANALYSE
SystemumgebungsanalyseFlexibilitäts-/Updateanalyse
bps business process solutions GmbH www.bps.deSeite 48
Implementierung und Change Management
MS5 MS6 MS7
Fachkonzepterstellt
Phase 6: Detaillierte Soll-
Prozesse (Fachkonzept) und IT-Konzept
Phase X: XXX
Projekt 3:Begleitung der Implementierung
SchulungRollen und Qualifikationen
Anbieter ausgewählt
Das Wissen muss in die Breite gestreut, die Anwendung der Prozesse von beherrscht, der Wille zur Veränderung gestützt und das konsequente Tunsichergestellt werden.
WISSEN
WISSEN
KÖNNEN
KÖNNEN
WOLLEN
WOLLEN
T
U
N
T
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Leistung
Vorgaben, Regeln, Standards, Vision, Prozesse, Kultur
A. Strategie & Kundenorientierung
B. M
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F. Prozessgestaltung
G. IT - Systeme
E. Programm – Management & Methoden
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C. Organisation & Führung
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Der Weg vom Wissen zum Tun…
Ziel-gruppe
Inhalt
Moderation durch BPM-Gremium als Treiber des Wandels
• Führungskräfte• Projektleiter• IT, Q, C, UE
Einheitlichen Überblick über das
Prozess-management
kommunizieren
Informations-veranstaltung
WISSENProzesse
• Projektleiter• Teilprojektleiter• Projekt-mitarbeiter
Trainings Prozess-management
Sicherer Umgang mit den Methoden
und Tools zum Prozess-
management
KÖNNENMethoden, Tools
• Projektleiter• Abteilungsleiter• Prozessowner
Führung und Verhalten in Prozessen
Realisierung der teamorientierten
Führung und Verhaltensweisen
„soft facts“
WOLLENVerhalten
• Führungskräfte aus der Linie
• GF
Change Board
Reflexion und Optimierung der
Prozess-managementKultur und
Zielvorgaben
TUNKultur
• Projektleiter• Mitarbeiter• Projekt-MA
Anwender-dialog
Aufnahme und Diskussion von
Problemen in der Anwendung
TUNMotivation
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bps business process solutions GmbHStahltwiete 23, 22761 Hamburg
Tel.: 040 / 31 99 222 - 0Fax.: 040 / 31 99 222 - 9eMail: [email protected]
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IhrAnsprechpartner
Dr. Andreas Bruns
Dr. Arno Müller
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