digitaal archiveren: een kleine inleiding
DESCRIPTION
Vorming voor de Werkgroep Wetenschap van het ADVN, 4 oktober 2011 (ADVN). Een belangrijke bron hierbij was de publicatie "Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek" van Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser, raadpleegbaar via http://www.edavid.be/davidhandboek/TRANSCRIPT
![Page 1: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/1.jpg)
Digitaal archiveren:een kleine inleiding
WW • 04/10/2011 • TC
![Page 2: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/2.jpg)
Archiveren van/in een digtaal tijdperk
![Page 3: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/3.jpg)
Waarom?
• Wettelijke, decretale (en contractuele) plichten
• Culturele erfgoedwaarde
• Eigen belang (leesbaarheid en vindbaarheid)
![Page 4: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/4.jpg)
Wat?
• All kinds of digital
• Hindernissen
• Digitaal archiefstuk
• Digitaal archiveren
![Page 5: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/5.jpg)
All kinds of digital
• Digital born archief: van origine al digitaal, zoals digitale kantoordocumenten, foto's die met een digitale camera zijn gemaakt, etc.
• Gedigitaliseerd archief: van origine niet digitaal, maar waarvan door digitalisering een reproductie is gemaakt. Bijvoorbeeld de scan van een document.
• Digitale informatie over archief: beschrijvingen (metadata), detailfoto's of digitale reconstructies van een object. De informatie wordt meestal in een geordende vorm (bijvoorbeeld een database) beschikbaar gesteld.
![Page 6: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/6.jpg)
Hindernissen
• Technologische veroudering van bestanden, dragers én lezers + bit rot.
![Page 7: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/7.jpg)
Hindernissen
• Grote hoeveelheid documenten (+ versies) vs controle over bulkselectie en -beschrijving
![Page 8: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/8.jpg)
Hindernissen
• Ondanks grote capaciteit van IT is selectie toch noodzakelijk door ballast en kostprijs
![Page 9: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/9.jpg)
Hindernissen
• Verscheidenheid documenttypes
![Page 10: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/10.jpg)
Hindernissen
• Betrouwbaarheid van gegevens: bewerkingen bedreigen authenticiteit van archiefstuk
![Page 11: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/11.jpg)
Hindernissen
• Context van digitaal document: verwevenheid van document en workflow
![Page 12: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/12.jpg)
Hindernissen
• Toegankelijk maken en houden
![Page 13: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/13.jpg)
Hindernissen
• Rechtsgeldigheid, privacyrecht, auteursrecht, …
![Page 14: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/14.jpg)
Dood van hét origineel archiefstuk?
• Verschil tussen digitaal en papier:– Opslagwijze (bits) ≠ representatie (scherm)– Drager en informatie vormen geen eenheid– Voor weergave is hard- én software vereist– Origineel kan niet onderscheiden worden kopie– Digitale objecten hebben meerdere representaties
afhankelijk van computer/gebruikers-instellingen– Eén digitaal archiefdocument kan in verschillende
formaten bestaan (pdf, xml, doc, …)– Geen vaste 1-1 relatie tss document en bestand
![Page 15: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/15.jpg)
Archiefstuk: digitaal vs papier
• Onderscheiden in vijf archiveringscomponenten:– Inhoud [essentieel]– Structuur [essentieel]– Context [essentieel]– Opmaak of look&feel [incidenteel]– Gedrag [incidenteel]
• Archivering van een digitaal archiefdocument betekent het volledig en correct vastleggen van de essentiële componenten
![Page 16: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/16.jpg)
Digitaal archiveren: wat?
• Digitale eigenschap van digitale archiefdocumenten bewaren
• Mogelijkheid tot reconstructie bewaren• Interactie tss bitstream en hard/software• Afhankelijkheid tot minimum beperken• Risk assesment: inbouwen van zekerheden• Context van digitaal document in werkproces• Bewaren met visie op lange termijn• Documenten onder intellectueel beheer brengen
![Page 17: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/17.jpg)
Hoe?
• Bewaarstrategieën • Standaarden:– Formaten– Dragers
• Digitaal depot
![Page 18: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/18.jpg)
Bewaarstrategieën
• Hard copy (printen)
![Page 19: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/19.jpg)
Bewaarstrategieën
• Bewaren van technologie: computermuseum
![Page 20: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/20.jpg)
Bewaarstrategieën
• Bewaren van technologie: emulatie
![Page 21: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/21.jpg)
Bewaarstrategieën
• Capsulatie (all-in-one)
![Page 22: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/22.jpg)
Bewaarstrategieën
• Duplicatie
![Page 23: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/23.jpg)
Bewaarstrategieën
• Conversie
![Page 24: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/24.jpg)
Bewaarstrategieën
• Migratie
![Page 25: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/25.jpg)
Bewaarstrategieën
• Bewaren van originele en gemigreerde bitstreams
![Page 26: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/26.jpg)
Standaarden: formaten
• Bewaartermijn > levensduur bestandsformaten• Streven naar zo groot mogelijke
onafhankelijkheid van applicatie / producent• Zo vroeg mogelijk bewaren in geschikt formaat,
indien mogelijk reeds bij creatie• Hiërarchie in formaten:– Officiële: genormeerd (ASCII, HTML, TIFF)– De facto: open (PDF, RTF, …) vs gesloten (DOC, XLS)– Applicatieformaten
![Page 27: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/27.jpg)
Standaarden: formaten
• Geschikt archiveringsformaat?– Open, stabiel en gedocumenteerd– Wijdverspreid– Uitwisselbaar– Validatie– Geen compressie of informatieverlies (lossless)– Insluiten metadata– Bewaren van authenticiteit– Autonoom– Gebruiksvriendelijk
![Page 28: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/28.jpg)
Standaarden: formaten
• Tekstbestanden: PDF(/A), XML, ODT, TIFF,Unicode (ASCII)
• E-mail: XML, MSG, EML• Afbeeldingen: TIFF, JPEG [2000], PNG• Geluid: WAV | Video: MPEG• Rekenbladen: PDF(/A), XML, ODS• Presentaties: TIFF, PDF(/A), ODP• Databanken: XML, ODB• Websites: XML, HTML
![Page 29: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/29.jpg)
Standaarden: dragers
• NIET: – ZIP/JAZ-drive, magneetbanden, DVD (+/- R), RW-
media• ONDER VOORWAARDEN: – Tapes– Harde schijven
• WEL: – CD-R
![Page 30: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/30.jpg)
Standaarden: dragers
• Risicospreiding– Meerdere kopieën (evt. meerdere types van drager)– Kies voor bewezen waarde >< nieuwe technologie– Verschillende bewaarlocaties– Goede materiële omstandigheden– Regelmatige kwaliteitscontrole en foutopsporing– Vervangen bij groeiend aantal fouten en veroudering
van technologie– Voeg bij drager overzicht van mappenstructuur en
bestanden
![Page 31: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/31.jpg)
Digitaal depot
• digitaal depot = e-depot = digital repository• Veel meer dan techniek en terabytes• Het geheel van organisatie, beleid, processen en
procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. (ED3, 2008)
![Page 32: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/32.jpg)
Digitaal depot
• OAIS: conceptueel model bestemd voor het beheer, de archivering en de bewaring op lange termijn van digitale documenten
![Page 33: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/33.jpg)
Digitaal depot
• Nederland:– Gemeentearchief Rotterdam– Stadsarchief Amsterdam– Nationaal Archief + RHC’s– Justitiële Dienst - JustID
• Vlaanderen:– FelixArchief Antwerpen– LIAS: KADOC-KULeuven– (Vlaamse Coördinerende Archiefdienst)– (Archipel / VIAA)– (Algemeen Rijksarchief)
![Page 34: Digitaal archiveren: een kleine inleiding](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022051412/54c3c5524a79592c458b45cd/html5/thumbnails/34.jpg)
Volgende keer?Digitaal archiveren in de
praktijk: digitaal klassement, e-mail, …
Vragen?