perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id layanan di bagian...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
LAYANAN DI BAGIAN INFORMASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM
NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam
Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang
PROGRAM STUDI D III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
INFORMASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM
NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam
Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan
Disusun oleh :
Sari Pusporini
D 1808041
PROGRAM STUDI D III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
INFORMASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
dan ilmu Politik UNS Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta
PEMBIMBING : Drs. Harmawan, M.Lib.
yang bertanda tangan di bawah ini,
N A M A : Sari Pusporini
N I M : D.1808041
TANGGAL DIUJI : 9 Juni 2011
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar – benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas
termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila
dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung
segala konsekuensinya.
/
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : Sari Pusporini
NIM : D 1808041
Program Studi : D III Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif
(Nonexclusive Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :
Layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri
Sunan Kalijaga Yogyakarta.
beserta instrument /desain/perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan,
mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data
( data base ), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap
mencantumkan nama saya sebagai penulis ( Autor ) dan Pembimbing sebagai co
Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaaan dari pihak manapun.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iv
PENGESAHAN
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan
Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari :
Tanggal :
Hari :
Tanggal :
Surakarta, 9 Juni 2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user v
HALAMAN MOTTO
- Berbuatlah, hanya dengan berbuat kita akan tahu apa yang belum kita
ketahui dan Allah akan menjadikan mungkin apa yang tidak mungkin.
- Waktu adalah guru yang paling bijaksana oleh karena itu hargailah dia.
- Berusahalah untuk memberikan sesuatu yang terbaik untuk
lingkunganmu, untuk keluargamu, untuk orang-orang disekelilingmu
dan untuk barang-barang kecilmu dengan demikian DIA akan
memberikan yang pantas untukmu.
- Hidup ini indah bagi yang dapat mensyukuri nikmat.
- Tersenyumlah, apa yang kau rasa berat akan terasa jauh lebih ringan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vi
PERSEMBAHAN
Aku persembahkan karyaku ini kepada :
· Ayah dan bundaku yang terhormat yang telah memberikan dorongan
dan semua yang saya butuhkan meski saya belum bisa membalasnya.
· Almamaterku yang tercinta
· Seseorang yang berarti dalam hidupku yang selama ini setia
menemaniku dan yang tiada henti memberiku semangat yang luar biasa.
· Sahabat-sahabatku semua yang telah memberikan kritik dan saranya.
· Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini tanpa
bisa penulis sebutkan satu per satu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vii
Abstraksi
Layanan Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, Sari Pusporini, D1808041, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebalas Maret Surakarta, 2011. Penulisan Tugas Akhir ini membahas tentang sistem layanan di bagian informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta dimana bagian ini dianggap tidak penting dalam memajukan pelayanan bagi para pemustaka, karena bentuk-bentuk layanan yang ada di bagian informasi biasanya sudah dapat dilakukan pada bagian referesi ataupun bagian tata usaha. Oleh karena itu banyak ditemui berbagai kegiatan yang tumpang tindih dengan bagian pelayanan yang lain. Penulis melakukan beberapa metode dalam kegiatan ini. Dari hasil penelitian dan observasi dilapangan penulis mendapatkan data-data akurat sebagai gambaran umum seluruh kegiatan yang dilakukan disetiap bagian pelayanan baik dengan metode dokumentasi maupun wawancara serta studi pustaka sebagai acuan dalam bentuk bahan-bahan rujukan. Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat diambil kesimpulan bahwa layanan di Bagian Informasi tidak dapat memberikan pelayanan sebagaimana mestinya yaitu sebagai layanan informasi, promosi dan kerjasama, karena adanya tumpang tindih kegiatan dengan bagian pelayanan yang lain seperti pada Bagian Tata Usaha. Adanya layanan khusus di bagian informasi sebenarnya memiliki banyak manfaat bagi pemustaka untuk memberikan kemudahan dalam pemanfaatan bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, akan tetapi layanan ini akan jauh berdampak positif apabila layanan di setiap bagian yang ada di perpustakaan dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan benar. Kata kunci (key words) : Pelayanan, Layanan Informasi, Resepsionis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’ alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Penyusunan Tugas Akhir
dengan judul “LAYANAN INFORMASI DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA” ini
dengan baik.
Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas
Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Oleh Karena itu, Dengan segala kerendahan hati
penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada yang terhormat :
1. Allah SWT , yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis
mengerjakan Tugas Akhir.
2. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M. Si, selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dll.
4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S, selaku penguji Tugas Akhir.
5. Bapak Drs. Harmawan, M.Lib selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir
dan juga selaku pembimbing akademik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ix
6. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas
SebelasMaret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan
kepada penulis.
7. Bapak M. Solihin Arianto, S.Ag., SIP., MLIS. selaku Pimpinan UPT. Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah memeberikan ijin kepada penulis
untuk Praktek Kerja PUSDOKINFO.
8. Ibu Widyastuti Kartini, S.Sos. , selaku pembimbing saat penulis melakukan
kegiatan Praktek Kerja PUSDOKINFO di UPT. Perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
9. Ibu Dra.Astuti yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuan di layanan Bagian Informasi di UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
10. Seluruh staf dan karyawan UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 11. Kepada Himapus, Bambu Nada, dan seluruh teman-teman organisasi.
12. Seluruh teman – teman kuliah Program Studi D III Perpustakaan FISIP UNS
angkatan 2008.
Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang
berkepentingan.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Surakarta, 9 Juni 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ……………………………………………………. i
PERNYATAAN………………………………………………………..... ii
PENGESAHAN …………………………………………………………. iii
HALAMAN MOTTO ………………..…………………………………. iv
PERSEMBAHAN ………………………………………………………. v
ABSTRAKSI ………..…………………………………………………... vi
KATA PENGANTAR ………………………………………………….. viii
DAFTAR ISI ……………………………………………………….…… x
DAFTAR TABEL ………………………………………………….…… xiii
DAFTAR GAMBAR………………………………………………….… xiv
DAFTAR BAGAN ……………………………………………………… xv
DAFTAR LAMPIRAN ………………………………………………… xvi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ……………………………………………….... 1
1.2 Rumusan Masalah ………………………………………………2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan ………………………………… 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ……………………………………. 4
1.5 Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Pengumpulan Data…………… 6
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xi
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan ……………………….………………. 7
2.2 Kebutuhan Pemakai akan informasi……………………………. 10
2.3 Sumber Daya Manusia…………………………………………. 16
2.4 Pengertian Layanan dan Informasi…………………...………… 18
2.5 Layanan informasi dan referensi……………………………….. 21
2.6 Informasi dan Pemakainya………………………………………24
BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
3.1 Sejarah Singkat ………………... ………………………............ 26
3.2 Visi, Misi ……………………………………………………… 27
3.3 Tujuan dan Fungsi ……………………………….….………..... 28
3.4 Struktur Organisasi ……………………………….….……….... 29
3.5 Sumber Daya Manusia ……………………………………….... 30
3.6 Keanggotaan…………………………………………………..... 31
3.7 Koleksi…………………………………………………….……..32
3.8 Gedung Perpustakaan …………………..………………………32
3.9 Sumber Dana………...…………………………………………. 33
3.10 Sarana dan Prasarana………………………………………….. 34
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
3.11 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan
Kalijaga Yogyakarta………………………………………….. 36
3.12 Tata Tertib………………………………………………………45
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Masalah………………………………………………...46
4.1.1 Sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?..........47
4.1.2 Perbedaan Layanan Informasi dengan Layanan Referensi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta ……………………………………………….......54
4.2 Tumpang Tindih Kegiatan Pelayanan di Bagian Informasi
dengan Bagian lain Serta Solusi Mangatasi Permasalahanya….59
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...............................................................................................64
B. Saran ......................................................................................................... 65
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 67
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya..……. 32
Tabel 2. Daftar nama barang inventaris Perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta ……………………………………………... 36
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Layanan di Bagian Informasi ……………………………….... 49
Gambar 2. Pintu Masuk ( Electronic Gate ) ……………………..….……..50
Gambar 3. Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry )………..51
Gambar 4. Ruang Carrel Room …………………………….……………...53
Gambar 5. Layanan Referensi Rujukan Umum ………………………….. 61
Gambar 6. Lemari / loker bagi pemustaka ……………………...………... 63
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xv
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Siklus Informasi …………………………………………….……22
Bagan 2. Struktur Organisasi …………………...……………………….…31
Bagan 3. Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta…………………………….…. 42
Bagan 4. Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri ……………………… 44
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas
Lampiran 2. Form Penilaian Kuliah Kerja Pusdokinfo
Lampiran 3. Piagam Penghargaan
Lampiran 4. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Lampiran 5. Presensi Magang di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Lampiran 6. Perbaikan Buku Rusak
Lampiran 7. Contoh kartu sakti yang diproses di layanan bagian Informasi
Lampiran 8. Prosedur pembuatan kartu sakti
Lampiran 9. Peraturan penggunaan Loker
Lampiran10. Statistik Pemustaka UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam semua jenis dan tingkat aktivitas ilmu pengetahuan, informasi merupakan
sarana penting dalam usaha-usaha pengembangannya. Perpustakaan pada dewasa ini
telah berkembang sedemikian pesatnya, Sejarah perkembangan perpustakaan telah
dimulai jauh sebelum masehi. Perkembangan perpustakaan itu diwarnai oleh
perkembangan peradaban dan kebudayaan manusia itu sendiri.(Muljani, 1983 :15).
Di zaman seperti ini setiap orang berlomba dalam mencari dan mendapatkan
informasi agar tidak tertinggal dari yang lain, setiap orang selalu menginginkan
menjadi yang utama dalam mendapatkan layanan informasi. Oleh karena itu layanan
yang cepat, tepat dan akurat membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien,
merupakan dambaan setiap pustakawan dan pemustaka. Perkembangan layanan ini
dilakukan guna menyikapi dan memenuhi keinginan pemustaka. Perpustakaan
sebagai sumber informasi, berbagai jasa layanannya dituntut selalu siap membantu
pemustaka untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Fungsi jasa layanan
informasi yang begitu melekat pada perpustakaan, memaksa pustakawan untuk
bertindak sebagai penghubung antara pemustaka dan penyedia sumber informasi.
Karena begitu pentingnya fungsi layanan informasi, maka UPT Perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan layanan khusus yang dilaksanakan oleh
bagian informasi. Tujuan diadakan bagian ini adalah untuk memberikan kemudahan
bagi para pemustaka dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan baik layanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
mengenai koleksi bahan pustaka maupun layanan yang bersifat umum. Karena itu
setiap pemustaka mendambakan layanan informasi yang tepat guna dan tepat
fungsinya. Karena tidak setiap perpustakaan perguruan tinggi mempunyai bagian
informasi sebagaimana di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, maka
penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini mengambil judul “LAYANAN DI BAGIAN
INFORMASI UPT. PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN
KALIJAGA YOGYAKARTA”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa rumusan
masalah mengenai layanan bagian informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
1. Bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta ?
2.Upaya pemecahan hambatan-hambatan dalam layanan Bagian
Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta ?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui secara jelas bagaimana sistem layanan di Bagian Informasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui apa saja bentuk-bentuk layanan yang ada di Bagian
Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta ?
3. Untuk mengetahui prosedur dalam mendapatkan berbagai layanan di Bagian
Informasi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
4. Untuk mengetahui hambatan, permasalahan dan pemecahan masalah layanan
di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
5. Penulis dapat mengenal dan mengetahui lebih dekat fungsi dan arti penting
keberadaan layanan Bagian Informasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
6. Pembaca dapat mengetahui tata cara pemanfaatan layanan di Bagian
Informasi di Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
1.4. Metode Pengumpulan Data
Penulis mengumpulkan data dengan menggunakan beberapa metode berikut:
1) Metode Observasi
Observasi adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui suatu
pengamatan, dengan disertai pencatatan- pencatatan terhadap keadaan atau perilaku
objek sasaran (Fathoni, 2006; 104). Penulis melakukan pengamatan secara langsung
dan terlibat secara khusus terhadap pemanfaatan layanan di Bagian Informasi dengan
pemustaka di UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga. Dari
kegiatan observasi tersebut penulis memperoleh data-data yang aktual dan dapat
dipercaya.
2) Dokumentasi
Dokumentasi adalah Metode pengumpulan data dengan cara mencatat berbagai
kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. (Gulo, 2002 : 123) Pengumpulan
dokumentasi atau arsip seperti buku panduan, liflet, serta dokumen yang mendukung
kegiatan sehari-hari UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta. Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data tentang gambaran
umum maupun data-data pendukung mengenai kegiatan UPT Perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta.
3) Metode Wawancara
Wawancara adalah proses tanya-jawab dalam penelitian yang berlangsung secara
lisan dalam mana dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
informasi-informasi atau keterangan-keterangan. (Drs. Cholid Narbuko & Drs. H.
Abu Achmadi 2007; 83). Berkaitan dengan ini, penulis melakukan komunikasi
langsung kepada pengelola di Bagian Informasi, Bagian referensi dan Bagian Tata
Usaha serta pengguna perpustakaan beserta tenaga staf.
4) Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai
acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan
dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai
literatur (Nawawi, 1994: 23) . Dengan metode studi pustaka ini, penulis
menggunakan pustaka atau literatur sebagai acuan atau rujukan dalam penulisan tugas
akhir ini seperti data-data yang diambil dari buku Sulistyo Basuki, Nawawi dan
sebagainya.
1.5 Waktu dan Lokasi Pelaksanaan Pengumpulan Data
Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo sebagai salah satu syarat dalam penulisan
laporan Tugas Akhir yang di laksanakan pada:
1.5.1 Waktu
Adapun waktu pelaksanaan pengumpulan data dilaksanankan bersamaan dengan
waktu penyelenggaraan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) dengan alokasi waktu
selama 6 minggu yaitu tanggal 16 Februari 2010 sampai dengan 26 maret 2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
1.5.2 Lokasi
Lokasi tempat pengumpulan data adalah di UPT. Perpustakaan Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Beralamat di Jln. Marsda adisucipto Yogyakarta.
Telp. (0274) 548635, 589621, Fax. 586117.
E-mail. : [email protected], [email protected].
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Perpustakaan
Pada zaman global sekarang, pendidikan merupakan sesuatu yang penting.
Karena pendidikan merupakan akar dari peradaban sebuah bangsa. Pendidikan
sekarang telah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap orang agar bisa
menjawab tantangan kehidupan. Untuk memperoleh pendidikan, banyak cara yang
dapat kita capai. Diantaranya melalui perpustakaan, karena di perpustakaan berbagai
sumber informasi bisa kita peroleh, selain itu banyak juga manfaat lain yang dapat
kita peroleh melalui perpustakaan. Ketika kita mendengar kata perpustakaan, dalam
benak kita langsung terbayang sederetan buku-buku yang tersusun rapi di dalam rak
sebuah ruangan. Pendapat ini kelihatannya benar, tetapi kalau kita ingin
memperhatikan lebih lanjut, hal itu belum lengkap. Karena setumpuk buku yang
diatur di rak sebuah toko buku tidak dapat disebut sebagai sebuah perpustakaan,
memang banyak yang memberi pengertian untuk perpustakaan ini. Diantaranya
adalah.
1) Menurut IFLA (International Federation of Library Associationsand Institutions):
“Perpustakaan merupakan kumpulan bahan tercetak dan non tercetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang tersusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.” (Basuki, 2003 : 5).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
2) Menurut Sutarno NS, MSi:
“Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk pembaca.” (Sutarno, 2003 : 7).
3) Menurut C. Larasati Milburga, dkk:
“Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara berkesinambungan oleh pemakainya sebagai sumber informasi.” (Milburga dkk, 1991 : 17).
Memang pengertian perpustakaan terkadang rancu dengan istilah – istilah
pustaka, pustakawan, kepustakawanan, dan ilmu perpustakaan. Secara harfiah,
perpustakaan sendiri masih dipahami sebagai sebuah bangunan fisik tempat
menyimpan buku – buku atau bahan pustaka.
4) “Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual” ( Basuki ; 1991 ).
Ada dua unsur utama dalam perpustakaan, yaitu buku dan ruangan. Namun, di
zaman sekarang, koleksi sebuah perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku,
tetapi bisa berupa film, slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan
sebagai sumber informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir,
disusun teratur, sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan
mudah dapat menemukannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Menurut RUU perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan perpustakaan adalah
institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya
dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya
melalui beragam cara interaksi pengetahuan.
Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan.
Tujuan dari perpustakaan sendiri, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah
memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian
masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Wiranto dkk,
1997).
Secara umum dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah suatu
institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan
mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan
oleh pemakainya. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah
sarana penunjang yang didirikan untuk mendukung kegiatan sivitas akademika,
dimana perguruan tinggi itu berada. Berdasarkan pada Peraturan Pemerintah/ PP No.5
tahun 1980 bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi termasuk kedalam Unit Pelayanan
Teknis (UPT), yaitu sarana penunjang teknis yang merupakan perangkat kelengkapan
universitas atau institute dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan
pengabdian pada masyarakat. (Yusuf, 1991:102-103)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
2.2. Kebutuhan Pemakai akan informasi
Keberadaan perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki beberapa fungsi diantaranya :
2.2.1 Fungsi Edukasi
Dalam hal ini jelas, bahwa tugas pokok perpustakaan perguruan tinggi ialah
menunjang program perguruan tinggi yang salah satunya adalah bersifat edukasi.
Cara belajar mahasiswa pada sebuah perguruan tinggi lebih bersifat serba aktif, hal
ini terlihat dengan adanya kegiatan belajar terstruktur dan belajar mandiri sebagai
tuntutan dari sistem SKS ( Sistem Kredit Semester ). Peranan dosen dalam hal ini
bukan “mengajar” mahasiswa lagi , tetapi lebih tepat “ membelajarkan” mahasiswa.
Seorang mahasiswa lebih dituntut untuk membaca sebanyak mungkin bahan bacaan
yang ada di perpustakaan, terutama bahan bacaan yang berhubungan dengan mata
kuliah yang sedang di tempuh. Terkadang tidak mengherankan bila ada Mahasiswa
yang lebih banyak tahu dari dosennya. Ini sering terjadi dan merupakan kenyataan
dimana seorang dosen terkadang kewalahan menghadapi mahasiswa yang bertipe
agresif karena banyak membaca.
2.2.2 Fungsi Informasi
Peranan perpustakaan, disamping sebagai sarana pendidikan juga berfungsi
sebagai pusat informasi. Diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan
informasi pemakai (user). Terkadang memang tidak semua informasi yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
dibutuhkan oleh pengguna dapat dipenuhi, karena memang tidak ada perpustakaan
yang dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakai. Untuk itu dibutuhkan
peran pustakawan yang bisa memberikan arahan kemana sebaiknya mencari
informasi yang dibutuhkan. Misalnya dengan menggunakan layanan rujukan dan
media internet.
2.2.3 Fungsi Riset ( penelitian )
Salah satu fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung
pelaksanaan riset yang dilakukan oleh sivitas akademika melalui penyediaan
informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna.
Informasi yang di peroleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi
penelitian. Kecuali penelitian yang akan dilakukan merupakan penelitian yang
berkelanjutan oleh karena itu, melalui fungsi riset diharapkan karya-karya penelitian
yang dilakukan oleh sivitas akademika akan semakin berkembang.
2.2.4 Fungsi Rekreasi
Perpustakaan disamping berfungsi sebagai sarana pendidikan, juga berfungsi
sebagai tempat rekreasi. Tentunya rekreasi yang dimaksud disini bukan berarti jalan-
jalan untuk liburan, tetapi lebih berhubungan dengan ilmu pengetahuan. seperti
dengan cara menyajikan koleksi yang menghibur pembaca misalnya bacaan humor,
cerita perjalanan hidup seseorang, novel, dan membuat kreasi keterampilan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Dari beberapa fungsi yang telah dijabarkan diatas, terlihat demikian luasnya
fungsi perpustakaan bagi pemakainya, terutama bagi sivitas akademika. Tetapi
besarnya fungsi perpustakaan tersebut, terkadang belum disamakan dengan perhatian
lebih kepada perpustakaan. Masih ada sebagian perpustakaan perguruan tinggi yang
belum bisa melakukan tugas dan fungsinya secara optimal. Hal ini di akibatkan
adanya kendala yang terkadang sulit dipecahkan, misalnya dalam memenuhi
kebutuhan sumber daya manusia (SDM) dan sarana dalam pelaksanaan tugas.
Adanya aturan – aturan panjang dalam rangka pengadaan SDM atau peralatan
perpustakaan merupakan salah satu faktor utamanya. Selain itu , perbandingan antara
pemakai yang dilayani dengan petugas yang ada belum sesuai. Padahal sebuah
perpustakaan perguruan tinggi, walaupun itu perpustakaan yang ada di sebuah
fakultas, membutuhkan beberapa orang tenaga pengelola. Karena pada dasarnya,
kegiatan di perpustakaan bukan hanya melayani peminjaman dan pengembalian buku
saja, tetapi meliputi juga penanganan administrasi, pengadaan, pengolahan, sirkulasi
dan referensi. Apalagi di zaman teknologi informasi sekarang ini, informasi yang
beredar begitu pesat perkembangannya, perpustakaan dituntut untuk bisa
menyeimbangkan antara informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dengan informasi
yang tersedia di perpustakaan. Disinilah dibutuhkan peran pustakawan yang terlatih
dan profesional untuk bisa menghadapi kondisi tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2.2.5 Dari Segi Pengguna
Mengenai pengguna perpustakaan perguruan tinggi tentu saja sivitas akademika
perguruan tinggi yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai
berikut :
a) Mahasiswa
Masyarakat mahasiswa di berbagai tingkat pada lingkungan perguruan tinggi
dimana perpustakaan tersebut bernaung. Mereka itulah yang mempunyai hak utama
untuk memanfaatkan segala fasilitas di perpustakaan. Tanpa dituntut persyaratan
lebih lanjut asal seorang mahasiswa telah terdaftar di lingkungan perguruan tinggi
bersangkutan. Minimal hanya datang dan membaca di tempat. Sedangkan untuk
pemanfaatannya lebih jauh mereka dikenakan persyaratan administratif ringan yang
sifatnya pengamanan dan ketertiban. Sebab perpustakaan itu mahal harganya.
b) Dosen
Kelompok masyarakat pengguna ini meskipun jumlahnya tidak sebanyak
mahasiswa, namun secara fungsional mereka mempunyai potensi yang besar terhadap
pemanfaatan perpustakaan. Sebagai staf akademik tentu banyak berhubungan
langsung dengan bahan informasi yang tepat untuk mempersiapkan perkuliahan-
mengajar. Kegiatan penelitian yang memang sudah menjadi salah satu pekerjaan
dosen, sangat banyak membutuhkan informasi kepustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
c) Tenaga teknis nonedukatif
Kelompok masyarakat ini juga dikenal sebagai karyawan administrasi. Tugasnya
ialah membantu dan menunjang kelancaran kerja organisai atau lembaga. Karena sifat
pekerjaannya yang tidak terlalu banyak memerlukan kemampuan profesional yang
memerlukan pemikiran optimal. Dalam arti bahwa kegiatanya lebih banyak bersifat
rutin. Kelompok pengguna ini pada umumnya tidak perlu mempergunakan bahan
informasi akademik seperti yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan dosen maupun staf
fungsional lainnya. Bagi mereka cukup disediakan bahan-bahan yang bersifat
menghibur maupun bahan-bahan yang bersifat ringan. Tetapi memang ada juga
sebagian dari mereka yang memiliki jiwa ilmuwan , artinya haus akan bacaan
akademik untuk mengembangkan kemampuan daya nalarnya, tetapi jumlahnya tidak
banyak.
d) Masyarakat Bebas
Perpustakaan pada dasarnya terbuka untuk umum, artinya tidak membatasi
kelompok penggunanya hanya dalam lingkungan sendiri saja. Demikian juga
masyarakat bebas dari mana pun asalnya seperti misalnya dari perguruan tinggi lain.
Paling tidak mereka berhak datang dan membaca bahan bacaan ditempat. Tidak
diperkenankan meminjamnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
e) Perpustakaan Lain
Apabila pada suatu perpustakaan seseorang tidak dapat menemukan bahan
informasi yang dicarinya, maka perpustakaan tersebut berusaha mencari bahan
tersebut ke perpustakaan lain yang lebih lengkap. Bukan orang – perorang yang
meminjam secara langsung kepada perpustakaan terakhir itu, tetapi perpustakaan
pertamalah yang meminjamnya. Inilah yang disebut dengan silang pinjam antar
perpustakaan.
Demikian sedikit banyak pembahasan mengenai siapa saja yang berhak
menggunakan Perpustakaan Perguruan Tinggi, serta apa saja yang bisa didapatkan di
perpustakaan tersebut. Pada dasarnya perpustakaan perguruan tinggi merupakan
sebuah pusat pelayanan dan informasi. Untuk itu setiap pengunjung terutama sivitas
akademika, berhak mengetahui palayanan dan informasi apa saja yang dapat
diperoleh di perpustakaan perguruan tinggi tersebut. Sehingga nantinya para
pengguna perpustakaan benar-benar dapat merasakan manfaat dari keberadaan
sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang ada di lingkungan studi mereka. Berbagai
bentuk kegiatan di sebuah perpustakaan perguruan tinggi sangat tergantung kepada
berbagai unsur yang saling berkaitan sehingga bermanfaat untuk banyak pihak.
Adanya koleksi, tenaga, tempat, sistem, dan peralatan bersatu dalam kesepakatan
untuk menyajikan informasi sesuai dengan permintaan pengguna (user) perpustakaan,
sehingga hasil yang dicapai juga dapat optimal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
2.3. Sumber Daya Manusia
Dari paparan diatas dapat kita ketahui fungsi dan tujuan perpustakaan bagi
seluruh lapisan masyarakat serta begitu pentingnya informasi bagi para penggunanya
oleh karena itu seorang tenaga perpustakaan harus dapat melayani dan memberikan
yang terbaik bagi para pengguna perpustakaan yang secara pasti para pencari
informasi.
2.3.1 Tenaga Perpustakaan
Tenaga perpustakaan terdiri dari pustakawan dan tenaga teknis. Dalam Undang –
Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007 pasal 29 ayat 1 dan 2 disebutkan
bahwa: yang dimaksud dengan tenaga teknis perpustakaan adalah tenaga non-
pustakawan yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi perpustakaan,
misalnya, tenaga teknis komputer, tenaga teknis audio-visual, dan tenaga teknis
ketatausahaan.
2.3.2 Pustakawan
Pustakawan sebagaimana dimaksud harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan
standar nasional perpustakaan. Artinya pustakawan adalah seseorang yang memiliki
kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan atau pelatihan kepustakawanan serta
mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan layanan
perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Sebagai sebuah lembaga, perpustakaan perguruan tinggi dipandang sebagai suatu
sistem, dengan ciri-ciri : ada tujuan, ada input, ada proses dan ada out put, serta pada
akhirnya ada (evaluasi) tentang keberhasilan sistem tersebut. Disinilah dibutuhkan
peran seorang pemimpin perpustakaan yang memiliki pengetahuan luas mengenai tata
kelola sebuah perpustakaan. Didalam kegiatan sehari-harinya seorang pemimpin
perpustakaan perlu mengambil langkah-langkah nyata untuk mencapai tujuannya.
Proses pengambilan keputusan ini tentu memerlukan data atau informasi yang sesuai
dengan arah yang sejalan dengan kemungkinan pengembangan lembaga induk
melalui data atau informasi yang tepat. Seorang kepala perpustakaan diharapkan
dapat mengambil keputusan yang tepat, untuk meningkatkan kualitas pencapaian
program-program perpustakaan perguruan tinggi yang dia pimpin.
Kemudian peningkatan kemampuan tenaga pengelola atau pustakawan yang
dimiliki harus lebih diperhatikan, jangan sampai yang duduk di perpustakaan justru
tidak mengerti akan pentingnya perpustakaan, misalnya dalam memberikan
pelayanan kepada pengguna tidak ramah, tidak santun dan kualitas pendidikannya
tidak diperhatikan, padahal perpustakaan peruguran tinggi melayani orang-orang
intelektual seperti mahasiswa dan dosen. Pustakawan harus tulus hati dalam
memberikan pelayanan kepada anggotanya, dan yang paling penting adalah
pustakawan harus menyayangi buku-buku atau koleksi yang dimiliki oleh
perpustakaan, sehingga koleksi perpustakaan akan senantiasa terpelihara dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
2.4. Pengertian Layanan dan Informasi
Pengertian layanan atau pelayanan secara umum adalah menyediakan apa yang
dibutuhkan orang lain (Purwadarminta, 1996, p.245). Menurut (Tjiptono, 2004, p.29)
Layanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan yang
membeli produknya. Pada masa saat ini, pengertian layanan tidak terbatas pada
distribusi fisik saja, bahkan sudah menjadi bentuk usaha yang banyak ragamnya serta
sangat dibutuhkan pada masyarakat modern saat ini. Layanan juga dapat diartikan
sebagai kegiatan atau manfaat yang ditawaran oleh suatu pihak kepada pihak lain dan
pada dasarnya tidak berwujud, serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.
Di dalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan suatu informasi, untuk
itu pendefenisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan
sistem yang akan dirancang. Definisi umum untuk informasi dalam sistem informasi
menurut (Jogiyanto, 1990: 11) :“Informasi adalah data yang dapat diolah yang lebih
berguna dan berarti bagi yang menerimanya”.
Menurut (Murdik, 1973: 12) :“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang”.
Jadi Informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi
penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang
akan datang.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi memiliki beberapa ciri-ciri yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
1. Benar atau salah : Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak bila
penerimaan informasi yang salah dipercayai mengakibatkan sama seperti
benar.
2. Baru : Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan : Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru
pada informasi yang telah ada.
4. Korektif : Informasi dapat menjadi suatu korektif atas informasi yang salah.
5. Penegas : Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, ini berguna
karena meningkatkan persepsi penerimanya atau kebenaran informasi
tersebut.
Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria
sebagai berikut :
a) Informasi harus akurat dan jelas
b) Up to date (Tepat waktu)
c) Informasi harus relevan, yaitu informasi itu diterima bagi orang yang
membutuhkan atau bermanfaat bagi yang menerimanya. (Burch, 1986; 3)
Dari beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
Layanan Informasi adalah penyampaian berbagai informasi kepada
sasaran layanan agar individu dapat mengolah dan memanfaatkan
informasi tersebut demi kepentingan hidup dan perkembangannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
Bagan : 1
Bagan Siklus Informasi
Sumber: http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-
studies/2068238-pengertian-informasi/.
Informasi merupakan data yang berasal dari fakta yang tercatat dan selanjutnya
dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi
pemakainya. Bentuk informasi yang kompleks dan terintegrasi dari hasil pengolahan
sebuah database yang akan digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Data
merupakan fakta atau nilai (value) yang tercatat atau mempresentasikan deskripsi dari
suatu objek. Data merupakan suatu sumber yang sangat berguna bagi hampir di
semua organisasi. Dengan tersedianya data yang melimpah, maka masalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
pengaturan data secara efektif menjadi suatu hal yang sangat penting dalam
pengembangan sistem informasi.
2.5. Layanan Informasi Dan Referensi
Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi:
2.5.1 Ready Reference Questions
A ready reference question adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat
dengan melakukan konsultasi atau menggunakan satu atau dua alat bantu. Pada
umumnya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan, arti kata atau definisi
suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang
tokoh , dan lain-lain. Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat
ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa
diperoleh secara cepat di internet. Media komunikasi antara pengguna dengan
pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung,
tetapi bisa melalui telepon, email bahkan dengan cara chatting.
2.5.2 Pertanyaan Penelitian (research questions)
Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi
juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian,
dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran
informasi terlebih dahulu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
2.5.3 Informasi dan Layanan Rujukan (information and referall service)
Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi
yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para
penggunanya. Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu
yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani
pengguna dengan informasi yang dibutuhkan dari luar perpustakaan dan
mempertemukannya.
2.5.4 Kerjasama (cooperative reference service)
Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan kerjasama
dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi
penggunanya. Kerjasama dapat dilakukan secara formal berupa konsorsium, forum
perpustakaan maupun kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna
tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan
dari perpustakaan lain yang bekerjasama.
2.5.5 Informasi terpilih dan terbaru untuk tiap jurusan
Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada
pengguna sesuai dengan bidang ilmu atau minat masing-masing. Pada perpustakaan
perguruan tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk
tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
terbaru yang tersedia di perpustakaan. Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi
yang sangat tepat.
2.5.7 Layanan Database ( database searches)
Layanan referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia
dalam bentuk CD-ROM maupun online. Layanan ini tercakup dalam layanan
referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database,
dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database,
cakupan sebuah subyek, dan dapat memberikan alternative judul lain jika yang
dibutuhkan pengguna tidak ditemukan pada database yang dimiliki. Dan kemampuan
tersebut telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik.
2.5.8 Kemas Ulang Informasi
Keberagaman jenis informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak maupun
online memberikan pilihan yang luas terhadap informasi, khususnya para praktisi dan
pengusaha memberikan peluang bagi para pustakawan untuk menyediakan layanan
paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan
pemesannya (Wulandari, 2007).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
2.6. Informasi Dan Pemakainya
Pemakai informasi memerlukan komunikasi informasi. Informasi tidak ada
artinya bila tidak digunakan. Para ilmuwan, ahli-ahli teknik, pekerja-pekerja dan
manajer-manajer sangat memerlukan adanya komunikasi yang efektif untuk :
a) merangsang munculnya pemikiran dan tindakan oleh sebab pengaruh dari dan
interaksi dengan pendapat, pengetahuan, pengalaman dan keberhasilan orang lain,
b) mengusahakan untuk tetap dan selalu mengetahui tentang apa yang sedang
dikerjakan orang lain sehingga dapat diikutinya di bidang pengetahuan
tertentu, juga di bidang yang lebih luas atau di bidang teknologi,
c) mengurangi kemungkinan adanya duplikasi kegiatan yang tak perlu sehingga
dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga,
d) memungkinkan tersedianya informasi tentang latar belakang dan pengenalan
kegiatan dari bidang-bidang yang kurang dikenal,
e) memungkinkan tersedianya informasi dan data khusus sehubungan dengan
kegiatan yang sedang ditangani.
Dan ciri pertama yang perlu dicatat sehubungan dengan pemakai informasi adalah
bahwa jumlah dari mereka yang seharusnya menggunakan informasi jauh lebih
banyak dibanding dengan mereka yang benar-benar menggunakannya. Dengan
demikian tahap pertama dalam penerapan kebijaksanaan informasi adalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
menciptakan kesadaran (awareness) terhadap informasi. Ini meliputi nilainya,
sumber keterjangkauannya dan penghimpunannya.
Pada umumnya, sumber-sumber informasi yang dicari dan digunakan adalah
sumber-sumber yang mudah terjangkau dan diketahui secara pribadi oleh pemakai.
Kerapkali tanpa memperhatikan mutu dari informasi yang dihasilkannya. Informasi
mungkin dicari untuk tujuan atau keperluan tertentu. Boleh jadi dihimpun jauh-jauh
hari sebelum dipakai oleh karena pertimbangan bahwa suatu saat akan bermanfaat.
Penggunaaan suatu informasi akan menjadi maksimum bila dapat memenuhi atau
sesuai dengan kebutuhan yang sangat khas atau spesifik.
Faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perilaku penggunaan informasi
adalah kebiasaan kerja dari orang yang membutuhkan informasi, tingkat pentingnya
peranan informasi tersebut, sarana-sarana yang ada guna mendapatkan informasi,
pengetahuan seseorang tentang sarana-sarana tersebut, anggapan seseorang tentang
nilai dari sarana-sarana tersebut, dan perkiraan tentang kemungkinan keberhasilannya
memperoleh informasi tadi. Karena ada sekelompok pemakai informasi yang secara
aktif mencari, menggunakan segala daya dan upaya untuk mendapatkan informasi
yang sesuai. Mereka inilah sesungguhnya orang-orang yang paling maju. Bagi
mereka hal yang utama adalah adanya sumber informasi yang dapat dipercaya.
Faktor-faktor sehubungan dengan kenyamanan penggunaan sumber tersebut menjadi
nomor dua. (Hartono, 1986).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
3.1 Sejarah Singkat
Perpustakaan Universitas Islam Negeri Yogyakarta (UIN) Sunan Kalijaga
Yogyakarta merupakan sumber belajar dan sumber intelektual yang amat pemting
bagi sivitas akademika terutama dalam mendukung tercapainya program Tri Dharma
Perguruan Tinggi. Hal ini sejalan dengan fungsi perpustakaan sebagai sumber dan
pusat layanan informasi.
Sejarah terbentuknya Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga tidak dapat dipisahkan
dengan institusi induknya, yaitu Perguruan Tinggi Agama Islam Negeri (PTAIN)
yang didirikan pada tanggal 26 September 1951 berdasarkan PP No. 34 Tahun 1950.
Kemudian pada tanggal 24 Agustus 1960 berdasarkan PP No.11 Tahun 1960 PTAIN
Yogyakarta digabungkan dengan Akademi Dinas Ilmu Agama (ADIA) Jakarta
menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN), al-Jami’ah al-islamiyah al-Hukumiyah,
di Jogjakarta. Dalam perkembanganya, IAIN Sunan Kalijaga berubah menjadi
Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga pada tanggal 14 Oktober 2004
berdasarkan Keputusan Presiden No. 50 Tahun 2004.
Sejalan dengan perkembangan sejarah UIN Sunan Kalijaga tersebut, Perpustakaan
mengalami peningkatan status, terutama setelah diberlakukanya Keputusan Menteri
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Agama (KMA) no. 14 Tahun 1988. Berdasarkan aturan ini, status Perpustakaan yang
semula secara struktural berada dibawah Sekretaris Institut, berubah menjadi Unit
Pelaksanaan Teknis (UPT) Perpustakaan yang secara struktural berada langsung di
bawah Rektor.
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi
Mengembangkan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sebagai
perpustakaan penelitian berbasis keislaman dan keilmuan.
3.2.2 Misi
a) Mengembangkan sumber-sumber belajar yang unggul dalam bidang keislaman dan
keilmuan.
b) Meningkatkan akses ke sumber-sumber penelitian dalam bidang keislaman dan
keilmuan berbasis teknologi informasi.
c) Meningkatkan kualitas layanan prima yang sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi.
d) Memperkuat hubungan kerja sama dengan lembaga terkait untuk meningkatkan
akses ke sumber-sumber yang relevan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
3.3 Tujuan dan Fungsi
3.3.1 Tujuan Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga :
a. Mendukung kurikulum Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dengan
melakukan pendekatan pada staf akademik untuk menyediakan berbagai sumber
informasi yang terbaru dan berorientasi pada selera dan kebutuhan pemakai
dengan diperhitungkan dari segi kualitas dan kuantitasnya sehingga program yang
dilaksanakan dapat berlangsung dengan efektif.
b. Menjalin kerjasama dengan ruang baca fakultas dalam berbagi sumber-sumber
informasi untuk memperkuat koleksi sumber-sumber informasi Perpustakaan
Universitas Negeri Islam Sunan Kalijaga dengan meningkatkan penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi di Perpustakaan Universitas Negeri Islam
Sunan Kalijaga.
c. Mengembangkan dan berpartisipasi secara aktif dalam jaringan kerjasama dengan
perpustakaan Universitas lain, lembaga dan pusat dokumentasi yang sesuai dengan
UIN Sunan Kalijaga, baik berada di lokal, nasional maupun internasional.
3.3.2 Fungsi Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga secara umum
dapat disimpulkan sebagai:
a. Pusat layanan dan sumber informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.
b. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program penelitian.
c. Pusat layanan informasi dan sumber informasi untuk program pengabdian pada
masyarakat.
d. Pusat rekreasi bagi civitas akademia perguruan tinggi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
3.4 Struktur Organisasi
Bagan : 2 ………….
….……………..
Sumber : Data UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.
Keterangan bagan : Bagian pelaksana Pemberi komando ………
KEPALA TIM PENGEMBANGAN
KASUB BAG.ADMINISTRASI
KOUR SHELVING
KOUR MULTI MEDIA
KOUR SERIAL
KOUR SIRKULASI
KOUR REFERENSI
KOUR PROMOSI,INFORMASI DAN KERJASAMA
KOUR PEMELIHARAAN
KOUR SISTEM INFORMASI DAN JARINGAN
KOUR PENGOLAHAN
KOUR PENGEMBANGAN KOLEKSI
KOBID PELAYANAN UMUM KOBID PELAYANAN TEKNIS
KELOMPOK PUSTAKAWAN
SEKRETARIS
WAKIL KEPALA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
3.5. Sumber Daya Manusia
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya , setiap lembaga mempunyai unsur-
unsur utama pendukung kegiatan. Salah satu unsurnya adalah dengan adanya staff
atau sumber daya manusia khususnya yang terampil dan berkualitas. Begitu juga
dengan perpustakaan yang harus mempunyai sumber daya manusia seperti tenaga
pustakawan maupun tenaga lainnya yang dapat berkarya secara profesional di bidang
perpustakaan untuk melaksanakan tugas dan fungsi perpustakaan secara optimal.
Jumlah personalia yang terlibat di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta ada empat puluh tujuh orang, yang terdiri dari tenaga pustakawan, tenaga
administrasi atau tenaga non pustakawan dan tenaga honorer.
Tabel : 1
Jumlah personalia di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta Ditinjau dari Bidang Tugas dan Pendidikannya
NO. Bidang Tugas Tingkat Pendidikan
Jumlah S2 S1 Diploma SMA
1 Pustakawan - 14 2 1 17
2 Non Pustakawan 2 10 1 14 27
3 Honorer - 2 - 1 3
Jumlah 2 26 3 16 47
Sumber : Data UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
3.6 Keanggota
Untuk menjadi anggota Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan persyaratan
mendaftarkan terlebih dahulu sesuai kriteria sebagai berikut :
3.6.1 Keanggotaan
Seluruh civitas academia UIN Sunan Kalijaga dapat menjadi anggota Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga.
3.6.2 Syarat kenggotaan (bagi mahasiswa)
a) Mengisi KTM yang masih berlaku.
b) Mengisi kartu pernyataan anggota yang telah disediakan.
c) Telah mengikuti Program Pendidikan Pemakai Perpustakaan.
d) Registrasi anggota.
3.6.3 Syarat keanggotaan (bagi pegawai atau dosen)
a) Mendaftar di bagian informasi.
b) Menyerahkan foto 2x3.
c) Membayar biaya untuk pembuatan kartu.
3.6.4 Pengguna dari luar
a) Pengguna dari instansi luar masyarakat umum hanya dapat menggunakan
fasilitas baca di tempat dan fotokopi serta harus mencatat diri di bagian
informasi.
b) Pemegang kartu sakti atau kartu baca yang dikeluarkan oleh perpustakaan
yang masuk dalam Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
(FKPPTI) dibebaskan dari biaya administrasi pembayaran, tetapi harus
mematuhi semua peraturan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
3.7 Koleksi
Koleksi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga terus mengalami perkembangan
jumlah setiap tahunnya. Hal ini dilakukan terus menerus dan konsisten guna
memenuhi kebutuhan penggunannya.
Perkembangan jumlah koleksi di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta ditangani di unit Pengembangan Koleksi dengan mengevaluasi usulan-
usulan koleksi dari dosen, pegawai maupun mahasiswa dan disesuaikan dengan
kebutuhan dan anggaran. Pengadaan Koleksi dilakukan dengan pembelian, hadiah
maupun tuka menukar. Setelah itu dikirim ke unit pengolahan Koleksi Perpustakaan
untuk diolah dan selanjutnya disebarkan di masing-masing unit layanan koleksi.
3.8. Gedung Perpustakaan
Dalam perkembanganya gedung perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
telah beberapa kali berpindah tempat. Sejak tahun 2007, gedung perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga beralamat di Jl. Marsda Adisucipto Yogyakarta. Gedung ini memiliki
empat lantai, dengan perincian sebagai berikut :
3.8.1 Lantai 1
Lantai 1 terdiri dari beberapa unit, antara lain Bagian Informasi, Front Office,
Tata Usaha, Pemeliharaan Bahan Pustaka, Pengembangan Koleksi Perpustakaan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Pengolahan Koleksi Perpustakaan, Ruang Rapat, Lobby, Musholla, Locker tempat
penitipan tas, Book Shop, Ruang Teatrikal, Multimedia, Pentry dan Alhambra Caffe.
3.8.2 Lantai 2
Layanan-layanan yang disediakan oleh Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga di
lantai 2 antara lain Layanan Referensi, Layanan Serial, Layanan Fotokopi, Layanan
Ruang Carrel (Carrel Room), Layanan Hotspot Area.
3.8.3 Lantai 3
Di lantai 3 terdapat layanan sirkulasi beserta letak koleksinya yang bernuansa
Islam, Layanan UIN-McGill Canadian Resource Center, Layanan Iranian Corner
serta Layanan Carrel Room.
3.8.4 Lantai 4
Lantai 4 menyediakan koleksi sirkuasi untuk subyek umum serta terdapat juga
layanan buku tandon.
3.9 Sumber Dana
Anggaran yang digunakan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
untuk melaksanakan kegiatannya melalui :
1. APBN (Anggaran Pengeluaran Belanja Negara)
2. BLU (Badan Layanan Umum)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
3. Dana Mandiri dari Perpustakaan, diperoleh melalui pembayaran kartu baca dari
pemakai luar, pembayaran denda dan fotokopi.
4. Sumbangan mahasiswa perpustakaan.
3.10. Sarana dan Prasarana
Dalam sebuah perpustakaan sangatlah memerlukan barang dan alat bantu untuk
memperlancar suatu pekerjaan, maka dari itu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta mempunyai beberapa inventaris sebagai sarana dan prasarana pendukung
layanan perpustakaan.
Tabel : 2
Daftar nama barang inventaris Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
NO Nama Barang Jumlah 1 AC 41 2 Alat Potong Kertas 3 3 Alat press buku 2 4 Auto fragrance sprayer 5 5 Banner 13 6 Barcode reader 5 7 Book drop 1 8 CCTV 1 9 Computer server 3 10 Counter fotocopy/ meja FC 1 11 CPU 38 12 DVD Player 2 13 Filling cabinet 12 14 Fire alarm 4 15 Gate way 2 16 Godam Kusuka / OPAC 4 17 Had Machine/Big staples 1 18 Handy Talky 2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
19 Hotspot 1 20 Hub Jaringan 16 21 Hydrant 4 22 Interactive Board 1 23 Kursi Metal 1051 24 Kursi Sice 10 Set 25 Lampu baca 14 26 Laptop 3 27 LCD 3 28 Lemari besi 3 29 lemari HUB/ jaringan 1 30 Lemari kayu (kaca) 81 31 Lemari locker 109 32 Loadspeaker 12 33 Meja informasi (resepsionis) 1 34 Meja kayu 299 35 Meja computer 65 36 Meja komputer OPAC 4 37 Meja rapat / oval 5 38 Meja tamu 4 39 Meja/counter peminjaman 2 40 Mesin Foto copy 3 41 Mesin ketik 6 42 Mesin ketik elektrik 1 43 Mesin laminating 2 44 Microfilm 3 45 Monitor 31 46 MPS/mon LCD+counter static 3 47 Papan statistic 2 48 Papan visual / display Koran 10 49 PC Unit 65 50 Pesawat telepon 5 51 Pintu elektrik 1 52 Printer Series 24 Sumber UPT Perpustakaan UIN Sinan Kalijaga Yogyakarta Per Maret 2011.
Dan masih banyak lagi sarana dan prasarana di perpustakaan UIN Sinan Kalijaga
Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
3.11. Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta
3.11.1 Layanan Informasi dan Promosi Kerjasama
Layanan yang ada di bagian Informasi dan Promosi Kerjasama antara lain :
a. Layanan Informasi
b. Pembuatan Kartu Anggota
c. Pembuatan Kartu Sakti
d. Pemesanan Carrel Room
e. Display koleksi baru
3.11.2 Layanan Front Office
Adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada mahasiswa dalam
urusan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan pengecekan kembali
koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui Book Drop.
3.11.3 Layanan Tata Usaha
Layanan ini berada di lantai 1 sebelah barat. Tata Usaha melayani layanan
administrasi, antara lain:
a. Layanan Bebas Pustaka.
b. Layanan Penyewaan Teatrikal.
c. Layanan Surat Keterangan untuk Munaqasah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
d. Layanan Kunci Loker.
e. Penanganan Tata Tertib Pemustaka.
3.11.4 Layanan Multimedia dan Internet
Layanan Multimedia menyediakan koleksi CD, DVD, kaset bahasa dan lain-lain.
Bagian multimedia juga menyediakan layanan yang dinamakan Digilib uin-suka
dengan alamat http://www.digilib.uinsuka. ac.id. Layanan ini menyediakan koleksi
seperti artikel dosen atau pegawai, diskusi dosen, jurnal, laporan penelitian, laporan
PKL, manuskrip, skripsi, tesis, UIN-SUKAsiana,dll. Semua koleksi dalam bentuk
digital dan bisa diakses di internet dalam format full text.
3.11.5 Layanan Referensi
Sumber-sumber informasi referensi yang ada di Perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta meliputi :
a. Layanan sumber informasi/ buku-buku rujukan umum tercetak.
b. Layanan informasi/ buku-buku rujukan Islam tercetak.
3.11.6 Layanan Serial
Layanan serial merupakan salah satu layanan di perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga yang biasa disebut layanan koleksi terbitan berseri. Koleksi yang berada di
sini adalah publikasi yang diterbitkan secara berkala, biasanya ditandai dengan
penomoran atau kronologi, dan dimaksudkan untuk diterbitkan terus menerus dalam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
jangka waktu yang tidak terbatas. Koleksi serial sangat penting bagi sivitas
akademika dalam mendukung kegiatan penelitian dan pengajaran karena informasi
yang disajikan lebih up to date. Ciri kemutakhiran koleksi ini ditandai dengan dua
fungsi utamanya yaitu fungsi riset yang digunakan sebagai sumber pertama untuk
temuan-temuan penelitian, dan fungsi berita yang melaporkan berita bagi praktisi
yang terlibat dalam sejumlah aktivitas.
3.11.7 Layanan Foto Copy
Bagi pemustaka yang ingin memfotokopi koleksi, baik koleksi referensi, serial
maupun koleksi sirkulasi bisa langsung ke counter layanan fotokopi . Sebelum
memfotokopi, terlebih dahulu melapor ke petugas masing-masing layanan. Layanan
fotokopi ini berada di lantai 2 bagian tengah.
3.11.8 Layanan Carrel Room
Carrel room adalah ruang baca khusus berukuran 1,8 x 1,8 m dengan fasilitas
meja kursi, rak buku , lampu baca dan koneksi ke internet. Ada sebanyak 14 carrel
room berada di lantai 2,3 dan 4. Bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan carrel
room, harus memesan terlebih dahulu kepada petugas di bagian informasi lantai 1
tanpa dikenakan biaya. Adapun pemustaka yang boleh menggunakan ruang carrel ini
adalah : Peneliti, Guru Besar dan Dosen maupun mahasiswa S3 yang sedang
menyusun Disertasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
3.11.9 Layanan Hotspot Area
Layanan yang digunakan oleh mahasiswa untuk mengakses internet dengan
ketentuan yang berlaku di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Ketentuan
dalam menggunakan layanan ini adalah :
a. Mempunyai laptop.
b. Menjadi mahasiswa aktif.
c. Mendaftar di bagian SI (Sistem Informasi / utara Ruang Multimedia).
d. Mengisi formulir pendaftaran.
e. Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku.
3.11.10 Layanan Sirkulasi
Sistem yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta adalah sistem terbuka, yaitu pemustaka memilih atau mencari
dan mengambil sendiri koleksi yang diperlukan. Dengan sistem itu diharapkan agar
pemustaka lebih puas dan leluasa dalam memilih sendiri koleksi yang dikehendaki.
Dalam layanan sirkulasi terdapat beberapa kegiatan , antara lain kegiatan rutin
peminjaman, pengembalian dan pemesanan buku. Disamping itu, ada pula aturan
mengenai jumlah pinjaman dan lama peminjaman. Jumlah peminjaman maks. empat
ekseplar dengan judul yang berbeda, dan dipinjam selama 10 hari. Denda
keterlambatan pengembalian koleksi dikenakan denda sehari Rp 300,00 per buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
a) Peminjaman
Tinggi rendahnya jumlah peminjam biasanya tergantung dari kegiatan kalender
akademik. Bila musim ujian, jumlah peminjam bertambah cukup signifikan. Tetapi
bila musim libur, jumlahnya akan berkurang. Sebelum meminjam buku, pemustaka
dapat mencari koleksi lewat OPAC (Online Public Acces Catalogue), kemudian catat
Nomor Klasifikasi yang dikehendaki untuk memudahkan dalam pencarian buku ada
dirak setelah buku ditemukan, pemustaka dapat langsung membawa ke bagian
peminjaman.
Bagan : 3
Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta
Mulai sentuh layar yang bertuliskan ‘borrow’
Masukan Ktm/Kta Pada Lubang Yang Telah Tersedia
Cek barcode pada ktm/ kta
Valid tidak tidak dapat dipinjam
Ya letakan buku pada lempengan mps
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Lanjutan Bagan 3 (Prosedur Peminjaman Layanan Mandiri).
Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th. 2011.
Sesuai dengan perjalanan waktu, peminjaman sekarang menggunakan sistem
peminjaman mandiri lewat “MPS”. Bila pemustaka akan meminjam buku,
prosedurnya telah dipaparkan pada skema di atas.
b) Pengembalian
Proses pengembalian di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat
dilakukan dengan beberapa cara , antara lain:
1) Book Drop
Layanan pengembalian book drop terletak di lantai 1 bagian luar gedung
Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. Layanan ini dapat mempermudah pengguna
dalam proses pengembalian, karena dapat dilakukan dengan waktu yang sangat
singkat.
Nomor barcode dan judul buku muncul di layar monitor
Sentuh layar yang bertuliskan ‘backpage’ atau ‘print’
Cap tanggal kembali oleh pemustaka
Selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
2) SIPRUS
Layanan pengmbalian SIPRUS dilakukan pada layanan sirkulasi Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga yang terletak di lantai 3. Layanan ini dilakukan jika terdapat
permasalahan dalam proses pengembalian buku dari pengguna ,misalnya
permasalahan denda.
3) MPS
MPS (Multi Purpose Station) merupakan layanan pengembalian buku dengan
cara mandiri oleh pengguna, tidak memerlukan bantuan dari perpustakaan. Pengguna
perpustakaan hanya membutuhkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) sebagai tanda
pengenal yang dapat dibaca oleh MPS secara otomatis. Prosedur pengembalian
dengan MPS dapat dilihat pada skema di bawah ini.
Bagan : 4
Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri
MULAI
SENTUH LAYAR YANG BERTULISKAN ‘RETURN’
LETAKAN BUKU PADA LEMPENGAN MPS
CEK keterlambatan
ADA TIDAK
YA Nomor Barcode dan judul buku akan muncul di layar monitor
Hubungi petugas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Lanjutan Bagan 4 (Prosedur Pengembalian Layanan Mandiri)
Sumber : Buku Panduan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta th.
2011.
.11.11 Layanan Corner
a) Canadian Resource Center (CRC)
Canadian Resource Center of UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, secara resmi
dibuka pada tanggal 10 Desember 2007, CRC merupakan hasil kerjasama UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta, McGill University Montreal Canada dan Kedutaan Besar
Kanada di Indonesia. Sebagai sebuah tempat bagi referensi khusus dan fasilitas riset,
CRC bertujuan menyediakan informasi terbaru dan akurat tentang Kanada dengan
penekanan pada isu-isu dan karya-karya ilmiah kontemporer maupun masa lalu.
Disamping itu ada pula berbagai bacaan dan tontonan ringan sebagai hiburan lewat
CD/ DVD.
Sentuh pada layar “EXIT TO MAIN” atau tombol “Print”
Denda
Lembar pengembalian keluar
Ya
Ambil buku di lempengan MPS
Bayar
Letakan buku pada meja yang tersedia
Hapus buku kembali
Serahkan KTM / KTA
Shelving Selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
c) Iranian Corner
Iranian corner merupakan salah satu sudut sumber informasi hasil dari kerjasama
antara Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan Kedutaan Besar Republik Islam Iran
dan Islamic Cultural Center (ICC) Jakarta yang secara resmi dibuka pada tanggal 29
Nopember 2007.
Corner ini merupakan tempat yang paling tepat untuk penelusuran referensi
khusus dan fasilitas riset tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah.
Disini tersedia buku-buku tentang negara Republik Islam Iran maupun tentang Shi’ah
seperti koleksi Filsafat Islam, Tafsir hadis Shi’ah, doktrin, fikih dan tokoh-tokoh
Shi’ah, revolusi Iran, kebudayaan Iran dan masih banyak lainnya. Disamping bacaan
ada pula tontonan ringan melalui CD/ DVD maupun channel TV Timur Tengah.
3.11.12 Layanan Tandon
Layanan ini ada di Sayap Timur, menyediakan koleksi-koleksi copy satu (c.1).
Koleksi ini tidak dipinjamkan dan hanya bisa dibaca di tempat atau difotocopy.
Contoh : Kode label buku C.1.
3.11.13 Layanan OPAC
OPAC singkatan dari Online Public Acces Catalouge yaitu katalog yang dapat
merekam data bibliografis dalam media terbacakan komputer. Di perpustakaan ini
terdapat 12 komputer yang dijadikan sebagai komputer OPAC, terdiri dari 6 unit
komputer di lantai II, 2 unit computer di lantai III, dan 4 unit komputer di lantai IV.
OPAC perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat diakses melalui website
perpustakaan (http://perpustakaan.uin-suka.ac.id) pada menu Katalog Online. Selain
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
itu perpustakaan menyediakan Katalog Online dengan alamat : http://opac.uin-
suka.ac.id.
3.12 Tata Tertib
1. Berpakaian sopan, bersih, rapi tidak berjaket dan sejenisnya, tidak bersandal
dan tidak memakai topi
2. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di ruang
Perpustakaan.
3. Menggunakan seluruh peralatan Perpustakaan sesuai dengan peruntukkanya,
tidak untuk kepentingan diluar ketentuan yang ada.
4. Memasukkan buku cetak, binder,tas dan jaket ke dalam locker, sedangkan
barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handpone, uang, perhiasan
dan sejenisnya harap dibawa dan dijaga sendiri. Kehilangan barang di
Perpustakaan bukan menjadi tanggung jawab Perpustakaan.
5. Menunjukkan bukti identitas yang masih berlaku ketika menggunakan seluruh
fasilitas Perpustakaan.
6. Mematikan / tidak memperdengarkan alat komunikasi/ HP yang dibawa.
7. Pemustaka yang berasal dari luar UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan bukan
anggota istimewa / tidak memiliki Kartu Sakti membayar biaya kunjungan
sesuai peraturan yang berlaku.
8. Mematuhi tata tertib sebagaimana yang ada dalam buku etika mahasiswa UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Analisa Masalah
Pada zaman seperti ini informasi telah menjadi kebutuhan bagi setiap orang,
Informasi memiliki arti yang sangat penting disetiap kehidupan, oleh karena itu
keberadaan sebuah perpustakaan di lingkungan masyarakat harus senantiasa mampu
memberikan pelayanan yang tepat bagi penggunanya. Tujuan dan fungsi pokok
perpustakaan adalah memberikan berbagai layanan informasi yang tepat dan akurat
bagi setiap pemustaka, untuk memenuhi kebutuhan tersebut UPT Perpustakaan
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta menyediakan layanan khusus
Bagian Informasi untuk memberi kemudahan bagi pemustaka dalam mendapatkan
informasi yang di inginkan. Disini pemustaka diberikan layanan berupa bimbingan
dalam pembuatan kartu anggota, informasi tentang bahan rujukan dan juga informasi
untuk mendapatkan berbagai bentuk kemudahan dalam pemanfaatan bahan pustaka
baik dalam bentuk cetak maupun non cetak. Melalui Bagian Informasi (Recepsionis)
pemustaka akan tahu di bagian apa dia bisa mendapatkan informasi yang dicari. Pada
umumnya tidak semua perpustakaan menyediakan layanan khusus Bagian Informasi
karena bentuk-bentuk pelayanan dibagian tersebut dapat pula dilakukan oleh Bagian
Tata Usaha.
Seperti yang dijelaskan oleh Ibu Astuti selaku Kour di Bagian Informasi bahwa, “Tidak dapat dipungkiri layanan khusus Bagian Informasi memiliki manfaat dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
keunggulan untuk memberi bimbingan kepada pemakai agar lebih mudah mendapatkan informasi, walau kebanyakan perpustakaan tidak menyediakan layanan Informasi (Resepsionis)”. (Wawancara pada hari rabu tanggal 9 Maret 2011). Dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa keberadaan bagian ini
sesungguhnya penting dalam meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan, akan
tetapi tidak sedikit juga permasalahan yang muncul karena adanya pelayanan khusus
Bagian Informasi seperti adanya ketumpangtindihan kegiatan dengan layanan bagian
yang lain.
4.1.1 Sistem layanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Gambar : 1
Layanan di Bagian Informasi
Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
Dari hasil observasi dan kegiatan dokumentasi yang penulis lakukan pada Bagian
Informasi diperoleh berbagai data-data pendukung dan dukumen dari hasil
pengamatan untuk mengetahui berbagai bentuk gambaran umum kegiatan di Bagian
Informasi seperti gambar diatas dan berbagai bentuk tabel dan bagan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Layanan yang ada di Bagian Informasi dan Promosi Kerjasama ini antara lain :
1. Electronic Gate/ Pintu Masuk Elektronik
Pemustaka yang ingin menggunakan semua fasilitas di Perpustakaan harus
melalui pintu masuk elektronik (Electronik Gate). Pintu elektronik akan terbuka jika
pemustaka mempunyai KTM/ KTA yang masih aktif. Apabila KTM tidak direspon
oleh pintu, diminta untuk menghubungi petugas Bagian Informasi untuk
mendapatkan Kartu Tanda Anggota (KTA). Pintu masuk elektronik mempunyai
beberapa fungsi antara lain, untuk mengetahui statistik pengunjung dan untuk
mengetahui pengunjung yang bukan berasal dari UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Gambar : 2
Pintu Masuk ( Electronic Gate )
Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
2 Pintu Keluar Elektronik (Electronik Article Surveilance Gantry)
Pintu keluar elektronik berfungsi untuk mengamankan koleksi perpustakaan.
Pemustaka yang membawa koleksi tidak melalui prosedur yang benar, secara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
otomatis pintu akan berbunyi sebab pintu telah dipasang alat sensor matic.
Pemustaka yang membawa koleksi tidak sesuai prosedur akan mendapatkan sanksi
dari perpustakaan.
Gambar : 3
Pintu Keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry )
Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
3. Pembuatan Kartu Sakti
Kartu sakti di keluarkan oleh forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi
Negeri (FKP2TN) yang terdiri dari 29 PTN di Jawa, Bali, Lampung dan NTB. Kartu
ini dapat digunakan untuk memanfaatkan fasilitas perpustakaan di seluruh Perguruan
Tinggi yang menjadi anggota FKP2TN. Keuntungan yang diperoleh pemegang kartu
sakti adalah dibebaskan dari biaya kunjungan ke perpustakaan dan dapat
menggunakan fasilitas perpustakaan yang dikunjungi (baca di tempat).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
4. Carrel Room (Ruang Baca Carrel)
Layanan ini di khususkan bagi Peneliti, Guru Besar, Dosen yang menempuh atau
membuat Disertasi atau penelitian. Ruangan ini dapat dimanfaatkan dengan cara
memesan kepada petugas di Bagian Informasi. Fasilitas yang dapat dimanfaatkan
diruangan ini adalah jaringan internet, rak koleksi dan meja kerja beserta kursinya.
Pemustaka yang memanfaatkan Carrel Room tidak dikenakan biaya.
a. Letak Carrel Room
1. Lantai II sebanyak 4 ruang, terletak disayap barat.
2. Lantai III sebanyak 3 ruang, terletak disayap timur.
3. Lantai IV sebanyak 5 ruang,terletak disayap barat.
b. Peraturan Carrel Room
1. Carrel Room disediakan bagi staf pengajar UIN Sunan Kalijaga yang
sedang melaksanakan penelitian.
2. Pengguna Carrel Room meninggalkan kartu identitas kepada petugas
informasi dan harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan.
3. Pengguna Carrel Room dibatasi untuk satu bulan dan dapat diperpanjang
apabila tidak dalam pemesanan orang lain.
4. Pengguna Carrel Room tidak dipungut biaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
5. Keamanan barang yang ditinggalkan di Carrel Room sepenuhnya menjadi
tanggung jawab pengguna.
6. Menghilangkan kunci Carrel Room dikenai biaya penggantian sebesar Rp
25.000 (Dua puluh lima ribu rupiah).
7. Keterlambatan mengembalikan kunci Carrel Room dikenai sanksi denda
sebesar Rp 1.000 (Seribu rupiah) per hari.
8. Pengguna dimohon memberitahu kepada petugas apabila menemukan
kerusakan pada fasilitas Carrel Room.
9. Kerusakan fasilitas Carrel Room yang diakibatkan oleh pengguna menjadi
tanggung jawab yang bersangkutan.
10. Pengguna dimohon menjaga kebersihan Carrel Room dan membuang
sampah pada tempatnya.
11. Dilarang merokok di ruang Carrel Room
5. Lost and Found (Barang tertinggal atau hilang dan ditemukan)
Barang tertinggal atau hilang dan ditemukan di dalam perpustakaan akan
dipublikasikan oleh bagian informasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
Gambar : 4
Ruang Carrel Room
Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga
6. Layanan Kartu Baca bagi Pengunjung Luar
Pemustaka dari Luar UIN Sunan Kalijaga hanya dapat mempergunakan fasilitas
baca di tempat dan foto copy koleksi. Kartu baca dapat diperoleh di bagian informasi.
Layanan Informasi merupakan layanan pertama yang dapat ditemui pengunjung
ketika masuk ke perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta di karenakan letaknya
di lantai 1 tepat di depan pintu masuk. Layanan meja informasi adalah layanan dalam
bentuk tuntunan dan bimbingan pembaca untuk mengenali bagian dari perpustakaan
dan pemberian informasi yang sifatnya umum guna memberikan kesempatan kepada
pemakai untuk menggunakan koleksi referensi atau koleksi lainnya, tetapi layanan
Bagian Informasi sesunggunya memilki tugas pokok yaitu.
Dijelaskan oleh Ibu Etty selaku staff Bagian Informasi bahwa, “ Layanan di bagian informasi ini memiliki tugas pokok untuk melayani berbagai bentuk promosi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
dan kerjasama UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dengan pihak lain baik dari dalam lingkup Universitas maupun dari luar Universitas : Seperti pada pembuatan kartu sakti yang dikeluarkan oleh forum kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri ( FKP2TN ) yang terdiri dari 29 Perguruan Tinggi Negeri di Jawa, Bali, Lampung, dan Nusa Tenggara Barat ( NTB )”. (Wawancara pada hari kamis tanggal 3 Maret 2011). Kartu sakti yang dijelaskan oleh Ibu Etty tersebut dapat digunakan untuk
memanfaatkan fasilitas perpustakaan di seluruh perguruan tinggi yang menjadi
anggota FKP2TN. Keuntungan yang diperoleh oleh pemegang kartu sakti adalah di
bebaskan dari biaya kunjungan ke Perpustakaan dan dapat menggunakan fasilitas
Perpustakaan yang di kunjungi tetapi hanya boleh baca di tempat. Selain bentuk
kerjasama dalam pembuatan kartu sakti, layanan di bagian informasi juga
bekerjasama dengan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi ( FPPTI ) yang
beranggotakan para kour bagian pelayanan di setiap UPT Perpustakaan Perguruan
Tinggi Negeri di seluruh Indonesia, yang berkantor pusat di Jakarta serta memiliki
berbagai cabang di setiap daerah. Forum ini memiliki tujuan untuk meningkatkan
Sumber Daya Manusia dan pengetahuan para pustakawan di bagian koordinator,
dengan jadwal kegiatan terperinci berbentuk Evaluasi, seminar pendidikan, pelatihan
literasi informasi bagi pustakawan dan sebagainya untuk meningkatkan mutu
pendidikan pustakawan dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pemustaka. UPT
Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta juga bekerjasama dengan para
mahasiswa UIN dalam bentuk kegiatan shelving yang di wujudkan pada tenaga part
time, kegiatan shelving ini beranggotakan dari para mahasiswa berbagai program
studi dengan cara mengajukan surat lamaran pekerjaan dan mengikuti tes wawancara.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
Pada layanan di Bagian Informasi ini bertugas untuk memberikan informasi
kepada para mahasiswa tentang adanya lowongan atau tawaran untuk bergabung dan
bekerjasama dengan UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga sebagai anggota atau
pekerja shelving, selain itu layanan di Bagian Informasi juga bertugas dalam
pembentukan jadwal pekerjaan dan kelompok-kelompok anggota part time, akan
tetapi tindakan dalam penyaringan dan tes wawancara perekrutan anggota part time
seluruhnya ditangani oleh Bagian Tata Usaha. Layanan di bagian informasi ini
merupakan satu-satunya akses masuk dan keluarnya pemustaka ke bagian koleksi
dilantai dua, tiga dan empat. Untuk masuk ke bagian tersebut pemustaka akan melalui
pintu masuk elektronik ( Electronic Gate ) dengan menggunakan KTM/ KTA yang
masih aktif dan keluar melalui pintu keluar ( Electronic Article Surveillance Gantry ).
4.1.2 Perbedaan Layanan Informasi dengan Layanan Referensi Layanan referensi adalah salah satu kegiatan yang diselenggarakan oleh
Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga untuk membantu pemustaka dalam menelusur
informasi dalam berbagai subjek. Melalui layanan referensi ini, pemustaka dibantu
untuk menemukan dan menelusur informasi dengan pilihan subyek yang lebih luas,
serta memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal. Layanan
referensi perpustakaan UIN Sunan Kalijaga juga berusaha untuk memberikan
informasi ilmiah untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat
non ilmiah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
1. Jenis dan Jasa Layanan bagian Referensi
Ada beberapa jasa layanan sumber-sumber informasi yang di sediakan dibagian
referensi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga, antara lain adalah :
a) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan umum tercetak.
b) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan islam tercetak.
c) Layanan Tugas Akhir.
d) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan umum elektronik.
e) Layanan atau sumber informasi atau buku-buku rujukan islam elektronik.
Selain itu, disediakan juga jasa penelusuran informasi rujukan baik tercetak
maupun elektronik, jasa bimbingan pemustaka serta menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang diajukan oleh pemustaka.
2. Prosedur dan Macam Kegiatan Layanan Referensi
Prosedur atau tahapan kegiatan layanan referensi terdiri dari dua segi, baik dari
segi pemustaka maupun dari segi pustakawan. Prosedur yang dilakukan pada layanan
referensi dari segi pemustaka adalah pemustaka sebelum mengakses koleksi-kolesi
yang ada di rak, sebaiknya menelusur terlebih dahulu informasi yang dibutuhkan
melalui OPAC, pemustaka akan mendapatkan informasi dan sumber informasi yang
dibutuhkan dengan cepat. Adapun prosedur dari segi pustakawan yang dilakukan di
bagian layanan referensi ini adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
a) Jasa Penelusuran Informasi atau rujukan
Pemustaka yang mengiginkan suatu informasi atau artikel dengan subyek tertentu
dan belum mengetahui cara mendapatkan informasi tersebut, maka pustakawan akan
membantu mengarahkan pada jenis koleksi yang mungkin berkaitan dengan informasi
tersebut. Jika diperlukan, penelusuran dilakukan lewat OPAC dan ke berbagai jenis
koleksi yang ada di ruang layanan referensi maupun koleksi yang berada di
perpustakaan.
b) Jasa bimbingan pemustaka atau menjawab pertanyaan pemustaka
Dijelaskan oleh Bapak Muhyi selaku staff Bagian Referensi bahwa, “Pemustaka yang masih awam dalam menggunakan fasilitas dan sarana perpustakaan dapat meminta bimbingan khusus kepada petugas, karena kami selalu bersedia melayani dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pemustaka yang membutuhkan”. ( Wawancara hari jumat tanggal 25 Februari 2011). Dalam hal ini pemustaka akan memperoleh bimbingan yang bersifat pengenalan,
bimbingan membaca koleksi yang menggunakan kode-kode tertentu hingga cara
penelusuran informasi secara spesifik. Jasa ini berusaha membantu pemustaka untuk
dapat menggunakan fasilitas dan sarana perpustakaan sehingga bisa memperoleh
informasi yang dibutuhkan.
3. Sumber Informasi Referensi
Sumber-sumber informasi referensi yang ada di UPT Perpustakaan UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta meliputi :
a) Layanan Informasi atau buku-buku rujukan umum tercetak antara lain :
Ensiklopedi, Kamus, Buku pegangan atau Handbooks, sumber biografi,
sumber geografi, direktori, terbitan berkala, bibliografi umum dan lain-lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
b) Layanan Informasi atau buku-buku rujukan islam tercetak antara lain :
Ensiklopedi Islam, Ensiklopedi Alqur’an, Nu’jam Mufahras Li-Alfads Al
Hadist dan lain-lain.
c) Layanan Tugas Akhir
Skripsi, Tesis, Disertasi, Laporan Penelitian
d) Layanan sumber informasi atau buku-buku rujukan islam elektronik, antara
lain:
1. Maktabah Shamila adalah koleksi kitab-kitab dalam bidang studi islam dalam
format digital, mencakup 2000 kitab yang dikelompokan dalam 31 bidang, memuat
lebih dari 20.000 jilid kitab, 6.250 judul, yang berkapasitas 14,2 Giga. Hard disk yang
dibutuhkan minimal 13 Gb.
2. Kitab Kuning yang selama ini mungkin hanya bisa ditelusuri melalui tulisan di
kertas, sudah mulai sulit ditemukan, harganya semakin mahal dan butuh perawatan
khusus, kini tersedia dalam bentuk ringkas dan mudah (software). Program
perpustakaan kitab kuning dalam bentuk digital ini sangat cocok untuk santri, ustadz,
kyai, guru, pelajar, dosen dan siapa saja yang ingin belajar agama islam baik secara
pribadi maupun lembaga. Software ini memuat berbagai kitab dalam berbagai bidang:
Tafdir ( lebih 52 kitab ), Ulumul Qur’an ( lebih 43 kitab), Fikih, Tasawuf atau akhlak,
dan lain-lain.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
e) Koleksi Referensi
1. Koleksi Referensi merupakan koleksi yang tidak dapat dipinjam untuk dibawa
pulang, tetapi hanya untuk dibaca ditempat atau di foto copy di UPT
Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2. Koleksi Tugas Akhir memiliki aturan tersendiri untuk memfoto copy. Yang boleh
di foto copy dalam skripsi adalah : Cover, daftar isi, abstrak, pendahuluan,
kesimpulan, daftar pustaka dan lampiran.
3. Kode koleksi referensi adalah “RF” (untuk buku-buku yang berbahasa selain
arab) dan “AR” (untuk buku-buku rujukan yang berbahasa arab).
Bentuk Pelayanan di Bagian Informasi UPT Perpustakaan Universitas Islam
Sunan Kalijaga Yogyakarta berbeda-beda tetapi pada intinya layanan di bagian ini
bertugas memberikan bimbingan, pendidikan, serta informasi baik yang bersifat
umum maupun informasi bagi pemustaka dalam pencarian koleksi. Layanan yang
bersifat umum seperti pembuatan kartu sakti, pemesanan Carrel Room, pembuatan
KTA, layanan display buku baru serta yang bersifat khusus meliputi kagiatan promosi
dan kerjasama. Pada umumnya perpustakaan di Indonesia tidak banyak yang
menyediakan layanan khusus Bagian Informasi karena biasanya layanan yang
diberikan pada Bagian Informasi ini menjadi satu dengan layanan referensi dan
layanan tata usaha. Sedangkan layanan referensi di UPT Perpustakaan Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah suatu kegiatan yang diselenggarkan
untuk membantu pemustaka menelusur informasi dari berbagai subyek, layanan ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
berusaha untuk memberi informasi langsung kepada pembaca, baik informasi ilmiah
untuk kepentingan studi maupun kepentingan riset.
Selain itu ada berbagai kegiatan seperti layanan informasi tercetak dan elektronik
berupa layanan buku-buku rujukan umum, buku rujukan islam, layanan Tugas akhir
serta foto copy. Selain layanan diatas bagian referensi juga menyediakan jasa
penelusuran informasi rujukan, jasa bimbingan pemustaka serta menjawab pertanyaan
pemustaka secara langsung.
Gambar : 5
Layanan Referensi Rujukan Umum
Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
Untuk mendapatkan layanan penelusuran pemustaka harus menjalani berbagai
prosedur layanan referensi yang terdiri dari dua segi, baik dari segi pemustaka
maupun dari segi pustakawan. Prosedur yang dilakukan pada layanan referensi dari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
segi pemustaka adalah pemustaka sebelum mengakses koleksi-koleksi yang ada di
rak, sebaiknya menelusur terlebih dahulu informasi yang dibutuhkan melalui OPAC
(Online Public Access Catalogue) pemustaka akan mendapatkan informasi dan
sumber informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
4.2 Tumpang Tindih Kegiatan Pelayanan di Bagian Informasi Dengan Bagian
Lain Serta Solusi Mangatasi Permasalahanya.
4.2.1 Layanan Tata Usaha
Layanan ini berada di lantai satu sebelah barat. Tata Usaha melayani layanan
administrasi, antara lain:
a. Layanan Bebas Pustaka
Layanan bebas pustaka diperlukan bagi mahasiswa yang akan melakukan cuti
atau wisuda. Sebelumnya mahasiswa mengecek tanggunan atau pinjaman ke bagian
Front Office. Jika mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki tanggungan
pinjaman atau denda maka bagian Front Office akan memberikan surat pengantar
kepada mahasiswa agar mengurus administrasinya di ruang Tata Usaha.
b. Layanan Penyewaan Teatrikal
Untuk bisa menggunakan ruang teatrikal, terlebih dahulu menghubungi petugas di
Tata Usaha. Petugas akan memberikan formulir pemesanan ruang teatrikal. Ruang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
teatrikal ini disewa oleh sivitas akademika dan masyarakat umum dengan ketentuan
yang berlaku.
c. Layanan Surat Keterangan untuk Munaqasah
Surat ini dikeluarkan oleh perpustakaan untuk menerangkan bahwa bahan-bahan
pustaka yang dipakai sebagai sumber rujukan Munaqasah tidak dapat dipinjamkan
semua, karena peraturan perpustakaan yang berlaku. Dengan demikian mahasiswa
yang ingin Munaqasah tidak perlu membawa semua bahan pustaka, tetapi dengan
surat keterangan Munaqasah.
d. Layanan kunci Locker dan Penitipan Tas
Locker adalah tempat untuk menyimpan barang seperti : tas, jaket, topi, stopmap
dan lain-lain. Sebelum memasuki perpustakaan pemustaka dipersilahkan menaruh
barang-barang tersebut di locker. Khusus untuk barang-barang berharga seperti
laptop, dompet, perhiasan jangan disimpan di locker. Letak locker berada di lantai
satu, locker putra berada di sebelah barat dan locker putri berada di sebelah timur.
Kunci locker dapat diambil di bagian informasi, Promosi dan Kerjasama.
Pada dasarnya tugas pokok dan fungsi layanan di Bagian Informasi dan Referensi
telah dijabarkan sebelumnya. Akan tetapi dengan adanya layanan di Bagian Informasi
ini terjadi tumpang tindih dengan bagian lainya seperti Bagian Tata Usaha.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
Gambar : 6
Lemari atau locker bagi pemustaka
Sumber : UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
Seperti yang dijelaskan oleh Bapak Agung Ariduntha selaku tenaga staf bagian Tata Usaha bahwa, “Saya mengakui akan adanya tumpang tindih kegiatan atau pekerjaan antara layanan Bagian Informasi dan layanan di Bagian Tata Usaha, sehingga palayanan tidak dapat maksimal”. (wawancara hari rabu tanggal 16 Maret 2011). Secara prosedur yang berlaku layanan di Bagian Tata Usaha memiliki tugas pokok
dan fungsi melayani proses bebas pustaka, surat keterangan untuk Munaqasyah,
Front Office ( FO ) yaitu layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada
mahasiswa yang terkait dengan bebas pustaka, penyerahan skripsi (hard copy), dan
pengecekan kembali koleksi buku yang dikembalikan mahasiswa melalui book drop.
Untuk mahasiswa yang ingin bebas pustaka, setelah dari Front Office mahasiswa
menuju ke Bagian Tata Usaha perpustakaan untuk mendapatkan surat keterangan
bebas pinjaman yang akan digunakan untuk cuti dan wisuda, serta pengambilan
ijasah. Selain tugas tersebut layanan di Bagian Tata Usaha juga melayani penggunaan
Ruang Teatrikal, Papan pengumuman atau publikasi, peminjaman kunci locker dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
prosedur Tata tertib. Serta Bagian Tata Usaha secara umum menangani sistem sarana
dan prasarana, pendanaan, pengairan dan sebagainya. Berdasarkan anggaran rumah
tangga di UPT Perpustakaan Universitas Islam Sunan Kalijaga. Akan tetapi mulai
tahun 2007 yang lalu terjadi perubahan tata ruang sehingga layanan peminjaman
kunci locker dan Tata tertib yang seharusnya menjadi tugas layanan di Bagian Tata
Usaha terjadi tumpang tindih dengan layanan di Bagian Informasi, dengan demikian
layanan di Bagian Informasi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya. Kegiatan
peminjaman kunci locker berjalan terus menerus seiring kedatangan pemustaka yang
tiada henti disetiap harinya, bagian ini menyediakan kunci locker sebanyak 200 buah
kunci untuk wanita dan 150 buah kunci untuk pria. Pekerjaan ini sangat menyita
waktu para petugas layanan di Bagian Informasi, selain itu Tata tertib dan prosedur
keamanan Pintu Masuk ( Electronic Gate ) dan Pintu Keluar ( Electronic Article
Surveillance Gantry ) ditangani oleh layanan Bagian Informasi yang seharusnya
bukan menjadi tanggung jawab layanan di bagian ini. Dengan pengalihan fungsi
tersebut layanan di Bagian Informasi tidak dapat melakukan tugas dan fungsinya
dengan baik.
Dari berbagai permasalahan diatas banyak upaya yang dilakukan untuk
memecahkanya akan tetapi sampai saat ini perpustakaan belum mandapatkan solusi
yang tepat. Pada bulan Februari tahun 2011 terjadi pergantian petugas pada semua
bagian layanan di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, berdasarkan
keputusan terpilih kour yang baru yang bertanggung jawab pada layanan di Bagian
Informasi, sejak saat itu berbagai usaha telah dilakukan agar layanan bagian ini dapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
menjalankan tugasnya seperti dulu lagi tanpa harus melakukan kegiatan yang bukan
menjadi tugas pokok layanan ini. Usaha tersebut seperti melakukan usulan dan
membicarakan kepada pihak layanan di Bagian Tata Usaha agar kegiatan
peminjaman kunci loker dan pengawasan pintu masuk (Electronic Gate) serta Pintu
Keluar (Electronic Article Surveillance Gantry) sepenuhnya menjadi pekerjaan
layanan di Bagian Tata Usaha. Akan tetapi dikarenakan letak dan tempat pelayanan
kunci loker yang dulu digunakan telah ditempati sebagai teras tamu yang berisi kursi
– kursi untuk pengunjung sampai saat ini permasalahan tersebut belum dapat diatasi,
tetapi berdasarkan keputusan bersama pada waktu jangka pendek ini direncanakan
tempat pelayanan kunci loker akan di pindah di sisi sebelah timur layanan Front
Office (FO) yang terletak tepat di samping pintu masuk UPT Perpustakaan UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta walaupun sampai saat ini belum dapat di realisasikan
karena kurangnya ruang dan petugas perpustakaan untuk menjaga layanan di bagian
kunci locker.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
BAB V
PENUTUP
Pada bab akhir ini penulis akan menyajikan kesimpulan tentang permasalahan dan
pentingnya keberadaan layanan khusus Bagian Informasi bagi UPT Perpustakaan
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Selain itu dengan kerendahan hati penulis ingin
mengemukakan saran yang sekiranya dapat dimanfaatkan untuk pihak yang
berkepentingan khususnya pihak UPT. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam perbaikan dalam sistem pelayanan
di bagian informasi secara khususnya dan layanan di Bagian Tata Usaha serta di
bagian Referensi di UPT perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada bab IV , maka penulis
dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
a. Layanan di bagian Informasi merupakan layanan yang memiliki tugas dan fungsi
pokok dalam kegiatan informasi, promosi dan kerjasama dengan berbagai pihak
baik dalam Universitas maupun di luar Universitas
b. Adapun bentuk-bentuk pelayanan di Bagian Informasi bagi para pemustaka
diantaranya yaitu : Pembuatan Kartu Anggota, Pembuatan Kartu Sakti,
Pemesanan Carrel Room dan Display koleksi baru.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
c. Layanan di Bagian Tata Usaha memiliki tugas pokok yaitu melayani bebas
pustaka, surat keterangan untuk Munaqasyah, front office (FO), penggunaan
ruang taetrikal, papan pengumuman atau publikasi.
2. Saran
Saran yang dapat di sampaikan penulis untuk UPT Perpustakaan Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta, sebagai berikut:
· Sebaiknya untuk menghindari adanya duplikasi kegiatan layanan harus ada
aturan yang jelas dan deskripsi yang tegas disetiap bagian layanan umum.