perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id administrasi ... filean dan keuangan sekretariat daerah...

77
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR TUGAS AKHIR Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

Upload: hathien

Post on 11-Jul-2019

225 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A Md) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh

RONI IRIYANTO

D1509075

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ii

PERSETUJUAN

ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh

RONI IRIYANTO

D1509075

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Drs Ali MSi

NIP 195408301 985031 002

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

iii

PENGESAHAN

ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh

RONI IRIYANTO

D1509075

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari

Tanggal

Tim Penguji

1 Penguji I Drs HMarsudi MSi

NIP 19550823 1983031 001

2 Penguji II Drs Ali MSi

NIP 19540830 1985031 002

Mengetahui

Dekan Ketua Program

Prof Drs H Pawito Phd Drs SudartoM Si

NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

iv

MOTTO

Be Yourself ( penulis )

Where there is a will there is a way ( penulis )

Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita

( penulis )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan semangat dan doa

Kakak-kakakku tercinta

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas

dukungan dan motivasinya

Almamater tercinta

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama RONI IRIYANTO

NIM D1509075

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN

DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya

saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut

Surakarta 30 Mei 2012

Yang membuat pernyataan

RONI IRIYANTO

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada

1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah

bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini

2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik

3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan

Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 2: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ii

PERSETUJUAN

ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh

RONI IRIYANTO

D1509075

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Drs Ali MSi

NIP 195408301 985031 002

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

iii

PENGESAHAN

ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh

RONI IRIYANTO

D1509075

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari

Tanggal

Tim Penguji

1 Penguji I Drs HMarsudi MSi

NIP 19550823 1983031 001

2 Penguji II Drs Ali MSi

NIP 19540830 1985031 002

Mengetahui

Dekan Ketua Program

Prof Drs H Pawito Phd Drs SudartoM Si

NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

iv

MOTTO

Be Yourself ( penulis )

Where there is a will there is a way ( penulis )

Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita

( penulis )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan semangat dan doa

Kakak-kakakku tercinta

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas

dukungan dan motivasinya

Almamater tercinta

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama RONI IRIYANTO

NIM D1509075

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN

DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya

saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut

Surakarta 30 Mei 2012

Yang membuat pernyataan

RONI IRIYANTO

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada

1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah

bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini

2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik

3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan

Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 3: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

iii

PENGESAHAN

ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh

RONI IRIYANTO

D1509075

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari

Tanggal

Tim Penguji

1 Penguji I Drs HMarsudi MSi

NIP 19550823 1983031 001

2 Penguji II Drs Ali MSi

NIP 19540830 1985031 002

Mengetahui

Dekan Ketua Program

Prof Drs H Pawito Phd Drs SudartoM Si

NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

iv

MOTTO

Be Yourself ( penulis )

Where there is a will there is a way ( penulis )

Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita

( penulis )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan semangat dan doa

Kakak-kakakku tercinta

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas

dukungan dan motivasinya

Almamater tercinta

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama RONI IRIYANTO

NIM D1509075

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN

DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya

saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut

Surakarta 30 Mei 2012

Yang membuat pernyataan

RONI IRIYANTO

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada

1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah

bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini

2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik

3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan

Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 4: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

iv

MOTTO

Be Yourself ( penulis )

Where there is a will there is a way ( penulis )

Kita harus bisa menguasai keadaan bukan keadaan yang menguasai kita

( penulis )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan semangat dan doa

Kakak-kakakku tercinta

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas

dukungan dan motivasinya

Almamater tercinta

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama RONI IRIYANTO

NIM D1509075

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN

DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya

saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut

Surakarta 30 Mei 2012

Yang membuat pernyataan

RONI IRIYANTO

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada

1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah

bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini

2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik

3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan

Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 5: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan semangat dan doa

Kakak-kakakku tercinta

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas

dukungan dan motivasinya

Almamater tercinta

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama RONI IRIYANTO

NIM D1509075

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN

DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya

saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut

Surakarta 30 Mei 2012

Yang membuat pernyataan

RONI IRIYANTO

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada

1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah

bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini

2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik

3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan

Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 6: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vi

PERNYATAAN

Nama RONI IRIYANTO

NIM D1509075

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ldquoADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN

DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

KARANGANYARrdquo adalah betul-betul karya sendiri Hal-hal yang bukan karya

saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar

pustaka

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut

Surakarta 30 Mei 2012

Yang membuat pernyataan

RONI IRIYANTO

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada

1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah

bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini

2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik

3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan

Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 7: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul rdquoADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN

SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYARrdquo

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada

1 Bapak Drs Ali MSi selaku Dosen Pembimbing utama yang telah

bersedia dan memberikan saran bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini

2 Bapak DrsSudarto MSi selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat

menempuh perkuliahan dengan baik

3 Bapak Prof Drs H Pawito Phd selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

4 Bapak Suharno SH selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan

Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

5 Bapak Soekaryo SSos MM selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 8: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

viii

6 Bapak Sadimin SH MM selaku Staff Petugas gudang di bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

7 Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Mas Priyo Pinardi AMd Bapak Sugiyo Ibu

Sukamti SE Mbak Endah Pujiani Mas Adhityo Bagus Prakoso SH

Bapak Lilik Setyo Prihadi SH Bapak Hardono Bapak Karno

8 Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material

9 Keponakanku Oktaviana Rustanti terima kasih atas bantuan

fasilitasnya buat penulis

10 Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2009

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis

Harapan Penulis Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan

Surakarta 30 Mei 2012

Penulis

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 9: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

PERNYATAAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI viii

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR GAMBAR xii

ABSTRAK xiii

ABSTRACT xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A Latar Belakang Masalah 1

B Perumusan Masalah 4

C Tujuan Pengamatan 5

D Manfaat Pengamatan 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

1 Tinjauan Pustaka 6

A Administrasi helliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 6

B Pengelolaan 11

C Barang 14

D Pengelolaan Barang 17

E Pengelolaan Barang Milik Daerah 20

2 Metode Pengamatan 26

A Lokasi Pengamatan 26

Halaman

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 10: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

x

B Jenis Pengamatan 26

C Sumber Data 27

D Teknik Pengumpulan Data 27

E Teknik Analisis Data 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI 31

A Gambaran Umum 31

B Visi Misi dan Tujuan 31

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 36

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 41

E Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 47

F Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan

Keuangan 48

BAB IV PEMBAHASAN 49

A Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar 49

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 50

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan 60

BAB V PENUTUP 62

A Kesimpulan 62

B Saran 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 11: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel IV1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan

Keuangan helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 52

Tabel IV2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 55

Tabel IV3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan

Keuangan 57

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 12: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gb II 1 Model Analisis Interaktif 30

Gb III 1 Struktur Organisasi Bag Perlengkapan dan Keuangan 48

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 13: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiii

ABSTRAK

RONI IRIYANTO D1509075 ADMINISTRASI PENGELOLAAN

BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN

KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

2012 66 halaman

Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan

dalam satu kali pemakaianya Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam

kegiatan sehari-hari sama halnya dalam kegiatan suatu instansi Agar dalam

pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik maka perlu

adanya pengelolaan barang habis pakai Dalam pengelolaan barang habis pakai

diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani membantu dan memenuhi

kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik

Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang

habis pakai maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus

dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan

barang habis pakai Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk

menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai

Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis penelitian deskriptif

kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis

Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan

fakta-fakta Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan peristiwa

atau aktivitas kemudian juga dari gambar Teknik pengumpulan data yang

digunakan adalah Observasi (Pengamatan) Interview (Wawancara) dan Riset

Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan Setda Karangayar penulis memaparkan bahwa administrasi

pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang

milik daerah yang terdiri dari penerimaan penyimpanan penyeluran dan

pelaporan Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut

dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang

Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi

Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh

tenaga yang ahli dibidang tersebut Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap

bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat

sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan

barang di dalam gudang Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus

lebih teliti

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 14: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

xiv

ABSTRACT

RONI IRIYANTO D1509075 THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE

MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL

DIVISION OF KARANGANYAR REGENCYrsquoS LOCAL SECRETARIAT

Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III

Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret

University 2012 66 pages

Disposable material is the one used only once The disposable material is

always needed in daily activity similarly in an institutionrsquos activity In order to

meet the need for disposable material well there should be a management of

disposable material In managing the disposable material there should be an

administration in the objective of catering helping and meeting the need for

material in detailed and of undertaking it well

In the attempt of improving the quality of disposable management

administration this activity should make recording on anything relevant to the

activity of meeting the disposable material need This Final Project report writing

aims to describe and to explain the administration of disposable material

management in equipment and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local

Secretariat

This observation was done using a descriptive qualitative type of research

by describing the administration of disposable material management in equipment

and financial division of Karanganyar Regencyrsquos Local Secretariat poured into

sentences and based on facts The data source was obtained from informant event

or activity as well as picture Techniques of collecting data used were observation

interview and library research so that the data could be analyzed and the

conclusion could be drawn

From the result of observation analysis conducted to the Equipment and

Financial Division of Karanganyarrsquos Local Secretariat the writer explained that

the disposable material management administration was a part of local

government-owned material management cycle consisting of receiving storing

distributing and reporting The distribution became the priority in such the

material management with good stage for meeting the material need

From result of observation the writer concluded that the Disposable

Material Management Administration had run well and had been done by the

skilled personnel in that area But the monthly reporting of material was less

thorough in recording the material release from the Equipment and Financial

Division itself when taking unrecorded material so that there was a discrepancy

between report of material condition and the condition of material in the

warehouse The writerrsquos recommendation was the recording should be done more

thoroughly

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 15: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang

Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan

Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara maka Pemerintah menerbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik

NegaraDaerah Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah

sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor

152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah

perlu disempurnakan Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting

dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada giliranya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai

berikut yaitu azas fungsional azas kepastian hukum azas transparansi

azas efisiensi azas akuntabilitas azas kepastian nilai Sehubungan dalam

ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006

Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis

Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)

Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang

dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja NegaraAnggaran

Pendapatan Belanja Daerah dan atau yang berasal dari perolehan lainnya

yang sah Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan berdasarkan asas fungsional kepastian hukum transparansi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 16: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

2

dan keterbukaan efisiensi akuntabilitas dan kepastian nilai Di samping

itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari

perencanaan kebutuhan penganggaran pengadaan penggunaan

pemanfaatan pengamanan pemeliharaan penilaian penghapusan

pemindahtanganan penatausahaan pembinaan pengawasan dan

pengendalian

Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus

dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang

kekayaan daerahpada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang

di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah

Kabupaten Karanganyar Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi

barang daerah diharapkan akan mampu memperbaikimenyempurnakan

administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini Dengan

beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah

mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah

satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007

(Permendagri No17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat

memperbaiki menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik

Daerah yang ada saat ini

Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas mengenai administrasi

pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan

dan Keuangan Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga

sub bagian yaitu sub bagian pengadaan sub bagian pemeliharaan dan sub

bagian keuangan Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan

Kepala Bagian (Kabag) Dengan fakta yang ada maka keberadaan dari

Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting dikarenakan bagian

ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda

Kabupaten Karanganyar tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten

Karanganyar Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah

dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang Siklus pengelolaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 17: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

3

barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

barang penerimaan penyimpanan penyaluran barang penggunaan

barang dan penatausahaan Barang milik daerah yang ada di lingkungan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai

dan barang tidak habis pakai Didalam Tugas Akhir ini penulis lebih

menekankan pada barang habis pakai Barang habis pakai berarti barang

yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang

habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan

sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah dikarenakan barang

habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah

Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan

penyimpanan penyaluran dan pelaporan Pengelolaan barang habis pakai

dilaksanakan oleh penyimpan barang Pengelolaan barang tersebut harus

dilakukan dengan sangat baik dan teliti Penyimpan barang harus

mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang

diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam

pembuatan laporan barang habis pakai Barang habis pakai yang ada di

gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam

kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh

bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor

(ATK) barang cetak dan barang atau alat pembersih Sehingga dalam hal

ini administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus

dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar

dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan

bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan

penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta

pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya Dalam pengadaan barang

habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan

memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 18: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

4

barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini apabila jumlah barang

yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan

harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan

juga sebaliknya

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan

pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul ldquo ADMINISTRASI

PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN

PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR ldquo

B Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah

yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah

rdquoBagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

rdquo

C Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya mempunyai

tujuan-tujuan tertentu Demikian pula dalam pengamatan ini yang

mempunyai tujuan sebagai berikut

1 Tujuan Operasional

Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang

habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

2 Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis

pembaca maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar baik sebagai pengetahuan masukan dan bahan

pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan

dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 19: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

5

instansi tersebut sehingga dapat membenahi kekurangan dan

menyempurnakan pelayanan yang diberikan

3 Tujuan Individual

Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi

tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya

(AMd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut

1 Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di

bangku kuliah

2 Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

3 Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis

pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang

bersangkutan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 20: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1 Tinjauan Pustaka

A Administrasi

Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin

yang terdiri dari ad dan ministrare yangsecara operasional berarti

melayani membantu dan memenuhi Dalam bahasa asalnya dari

perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat

administrativus Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi

administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi

sekarang ini

1 Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli

a Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok pemerintah atau swasta sipil atau militer

besar atau kecil (White 1958)

b Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan

kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon 1958)

c Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan kepemimpinan dan

pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan

bersama (Newman 1963)

2 Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian yaitu

a Administrasi dalam arti luas berasal dari bahasa Inggris

ldquoAdministrationrdquo yaitu proses kerjasama antara dua orang atau

lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan

bersama yang telah ditentukan (SP Siagian 1973 )

b Administrasi berasal dari bahasa Belanda ldquoAdministratierdquo yang

merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit yaitu

sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis

catat mencatat menggandakan menyimpan dan mengirirm segala

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 21: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

7

jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk

mewujudkan tugas pokok suatu organisasi Kegiatan ini dalam

bahasa Inggris disebut Clerical works (FXSoedjadi 1989)

Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut

beberapa ahli diatas dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih

dalam mengenai administrasi dalam arti sempit dimana administrasi

merupakan kegiatan ldquoTata Usahardquo (Ali Mufiz 200917) Tata usaha

adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan

penyediaan penyimpanan dan penyampaian (penyaluran) bahan

keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam

mengelola kegiatan kerjasama Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih

detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009 15-

16)

1 Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti

tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis

serta penentuan fakta secara tertulis dengan memperoleh pandangan

yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan

fakta yang lainnya

2 G Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang

dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap

manusia untuk melakukan perhubungan persetujuan dan perjanjian

antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara

tertulis

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat

199216) sebagai berikut

1 Organisasi Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian

yaitu secara statis dan dinamis Secara statis organisasi yaitu wadah

setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 22: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

8

sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur

organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur

2 Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan

bantuan orang lain

3 Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk

dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri

4 Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas

pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan

5 Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada

didalam suatu organisasi

6 Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang

ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis

pakai)

7 Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan

suatu organisasi hubungan masyarakat

Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk

memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil

keputusan Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data

atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja

organisasi Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan menyimpan

menggadakan semua data yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang

selalu siap bilamana diperlukan

Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan dalam

arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang

memerlukan data atau inormasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara

efektif

Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan

sebagai ldquorangkaian kegiatan menghimpun mencatat mengadakan

menggandakan menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau

datainformasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok

organisasirdquo

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 23: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

9

Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan

mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi

primer (Planning Organizing Commanding Coordination Controling

Communication) agar berlangsung efektif dan efisien Penerapan tersebut

semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan

bidang kerjanya yang lebih luas seperti penyediaan dan pengaturan tempat

kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada

prestasi dan produktivitas kerja

Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-

jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H

Leffingwell dan Edwin M Robinson membedakan pekerjaan tata usaha

sebagai berikut (1994145)

a Menerima mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan

dengan sarana yang tepat

b Membuar dan menyimpan rekening-rekening

c Surat menyuratmendiktekan dan mengetik

d Menyimpan warkat

e Menghimpun dan menghitung data statistik

f Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat

g Menggandakan warkat-warkat

h Menerima tamu menelpon mengatur pesuruh dan penjaga

keamanan

i Membuat atau mengkonsep warkat

j Tugas-tugas khusus dari pimpinan

Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan

deskripsi pekerjaan tata usaha maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi

volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut

a Menerima mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat

masuk

b Mengurus penyimpanan pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-

surat dan dokumen-dokumen lainnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 24: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

10

c Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip baik untuk

pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya

d Mengatur dan menggunakan buku agenda buku ekspedisi dan

mengirim surat keluar

e Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel

organisasi

f Mempersiapkan mengolah dan menyelesaikan rancangan atau

konsep surat-surat

g Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis

formulir kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor

h Mengatur penyelenggaraan rapat dinas

i Menerima tamu dan mengurus tamu

j Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan

tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan

k Mengelola data statistik

l Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan

atau atasan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 25: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

11

B Pengelolaan

Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses

pemeliharaan dan mengurus Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas

satu sama lain saling bersusulan Pengelolaan adalah suatu cara

matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan Menurut H B Siswanto

(200623) Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian

aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu

organisasi yang dijalani Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik

harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip Hal selaras

dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli

Amsyah (19986) Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan

yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan

kembali apabila diperlukan

Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata ldquokelolardquo

dan dengan kata kerja ldquomengelolardquo atau mengelolakan Mengelola(kan)

berarti mengurus melakukan penyelenggaraan Sedangkan ditinjau dari

segi terminologi atau pengertianya Winarno Hamiseno sebagaimana

dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan

substansi dari mengelola sedangkan mengelola berarti suatu tindakan

yang dimulai dari penyusunan data merencanakan mengorganisasikan

melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian dijelaskan selanjutnya

bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan

pengelolaan yang selaanjutnya (httpidshvoongcomsocial-

scienceseducation225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran

diakses tanggal 15 Februari 2012)

Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai

proses mulai dari perencanaan pengadaan penerimaan dan penyaluran

barang penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi

pembukuan inventarisasi dan pelaporan pengelolaan barang

Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan

menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan pembuatan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 26: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

12

laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK

cetak pembersih

Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan

arti manajemen Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki

tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga

Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang

secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi

lembaga satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan

kepemimpinan Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan

orang pribadi maupun kelompok maka seorang pemimpin bisa mencapai

tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang

efektifSeperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo

(198041) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang

berintikan perencanaan pengorganisasian penggerakan dan pengewasan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya Menurut

Harsoyo (1997121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal

dari kata ldquokelolardquo mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali

dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya

Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia

(1994444) adalah sebagai berikut

a Pengurusan penyelenggaraan manajemen proses

b Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998411)

memaparkan sebagai berikut

a Proses cara pembuatan mengelola

b Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga

orang lain

c Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi

d Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 27: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

13

Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan

pengorganisasian penggerakan dan pengawasan yang bertujuan

menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan sebelumnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 28: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

14

C Barang

Barangproduk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat

diraba maupun tidak dapat di raba termasuk bungkus harga prestise

perusahaan dan pengecer Pelayanan perusahaan dan pengecer yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan

(Bayu Swastha 1993)

Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya

1 Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang

secara normal dapat dipakai berkali-kali jadi dapat dipakai untuk

jangka waktu yang relative lama

Misalnya Pakaian Mesin tulis kacamata penggaris dsb

2 Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)

adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali

atau beberapa kali saja artinya sekali barang itu dipakai akan habis

rusak atau tidak dapat dipakai lagi

Misalnya Bahan Baku Sabun Makanan dsb

3 Jasa adalah kegiatan manfaat atau kepuasan yang ditawarkan untuk

dijual

Misalnya Jasa reparasi Jasa Potong rambut Jasa Pendidikan dan

sebagainya

Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya

1 Barang Konsumsi Barang-barang yang untuk dikonsumsikan

Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu

a Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu barang yang

mudah dipakai membelinya dapat disembarang tempat dan pada

setiap waktu

Misalnya Rokok sabun dsb

b Barang Shopping (shopping Goods) yaitu barang yang harus

dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus

dipertimbangkan masak-masak Misalnya dengan

membandingkan mutu harga kemasan dsb

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 29: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

15

Misalnya Tekstil perabot rumah tangga dsb

Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal

dibandingkan dengan barang konvenien dan di butuhkan usaha-

usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan

perbandingan

c Barang special yaitu barang yang mempunyai cirri khas dan

hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja

Misalnya barang antik di toko seni tertentu perhiasan di toko

perhiasan tertentu

2 Barang Industri

Barang-barang yang di beli untuk proses lagiuntuk kepentingan

dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai

proses produksi

Misalnya dalam industrial baja hampir semua produk dari baja

digunakan untuk memproduksi barang lain

Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan yaitu

a Bahan Baku

Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang

lain

Misalnya kapas untuk membuat barang jerami untuk membuat

kertas minyak bumi untuk membuat bensin dsb

b Komponen dan barang setengah jadi

Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk

dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk

akhir termasuk dalam jenis ini antara lain Barang untuk

membuat kain tekstil onderdil untuk membuat mobil dsb

c Perlengkapan Operasi

Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu

lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di

dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan

yang dipakai untuk jangka waktu lama

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 30: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

16

Misalnya Minyak Pelumas untuk mesin-mesin kertas dan

pensil untuk membuat catatan dsb

d Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan

yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang

tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah

pabrik atau perusahaan

Misalnya Mesin penggiling gabah pada perusahaan

penggilingan gabah mesin tenun pada perusahaan tekstil mesin

cetak pada perusahaan tekstil mesin cetak pada perusahaan

percetakan dsb

e Peralatan Ekstra (accessory equipment)

Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi

Misalnya alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut

barangFoot lift truck) gerobak dsb

Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu

1 Barang tidak habis pakai

Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian

tetapi berkali = kali atau berulang ndash ulang dalam pemakaianya

Misal dalam kegiatan sehari ndash hari yaitu gunting sepeda dsb

2 Barang habis pakai

Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam

pemakaianya

Misal ATK (kertas buku dll) cetak (stempel amplop surat dll)

pembersih (tipe x penghapus dll)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 31: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

17

D Pengelolaan Barang

Istilah perlengkapan logistik materiil dan perbekalan digunakan

silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi

pemerintahan baik pusat maupun daerah Pada kesempatan ini penulis

menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar

birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan

perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro

perlengkapan bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan Yang

dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik

barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang

habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-

ulang) Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah

Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan

Mamesah (dalam Sembiring 2002 84) yaitu Semua hak dan semua

kewajiban yang dapat dinilai dengan uang demikian pula segala sesuatu

baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah

sepanjang belum dimilikidikuasai oleh negara atau daerah yang lebih

tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuanperundang-undangan yang

berlaku

Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah

yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

yaitu

ldquoSemua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan

pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di

dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak

dan daerah tersebut dalam kerangka APBDrdquo

Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak

jauh berbeda dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan

mekanismesystem pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan

pengurusan khusus (compatablebendaharawan) Pengelolaan uang dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 32: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

18

barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-

undangan

Menurut Sembiring (2002 85) perbedaan yang khas dari

pengelolaan uang dan barang antara lain adalah

1 Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn

menggunakan alat tukar uang sehingga setiap barang bernilai uang

Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan

cara penjualan kembali biasanya nilai nominal hasil penjualan

tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaanpembalian

barang tersebut semula karena ada unsure depresiasipenyusutan

2 Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan

kendaraan bermotor meja kursi dan sebagainya yang mempunyai

masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang

tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum

diadakan penghapusan karena itu masih harus terus

dilaporkandipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang

Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat

pengesahan maka status hukumnya sudah selesai

3 Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan

pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama

4 Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan

bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar

uang

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan

barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang akan tetapi

tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat

perhatian Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan

perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten

Karanganyar antara lain

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 33: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

19

a Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam

perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat

pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai

dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian

b Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti

kendaraan bermotor bangunan dan lain-lain sangat minim

sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan

biaya pemeliharaan yang lebih besar

c Informasi perlengkapan minim karena laporan inventarisasi tidak

dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam

perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah

d Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu

oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut

e Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang

berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi

misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang sehingga

tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal

ini hampir tidak ada

f Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan

dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan

Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus

terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000

tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah

mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan

membuat neraca daerah Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang

akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari

perangkat daerah

Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka

keuangan daerah Semua aktivitasfungsi operasional perlengkapan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 34: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

20

(perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan penyimpanan dan

penyaluran pemeliharaan penghapusan inventarisasi dan pengendalian)

membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang

bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam

anggaran dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing

Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat

berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan

penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas

pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah Pada

suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang

memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai

nilai ekonomis serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan

pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran

(httpwwwbkngoid Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan

Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Kabupaten) Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012)

E Pengelolaan Barang Milik Daerah

a Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah

Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka

penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola

dengan baik dan benar yang pada gilirannya dapat mewujudkan

pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas

sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah 2010157-158

Nurlan Darise 2009234-235)

Azas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan

oleh kuasa pengguna barang pengguna barang pengelola barang dan

Kepala Daerah sesuai fungsi wewenang dan tanggungjawab masing-

masing

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 35: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

21

Azas kepastian hukum yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan

Azas transparansi yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik

daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh

informasi yang benar

Azas efisiensi yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar

barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar

kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal

Azas akuntabilitas yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat

dipertanggungjawabkan kepada rakyat

Azas kepastian nilai yaitu pengelolaan barang milik daerah harus

didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka

optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah

serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah

b Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah

Dalam Permendagri No 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang

dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian

kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu

a Koordinasi dan sinkronasi perencanaan

ldquoPelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan

memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah

masing-masingrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah 2010163)

b Perencanaan dan penganggaran

Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD

sebagai bahan penyusunan APBD

Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah ada

dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun yaitu

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 36: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

22

perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah

daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah

daerah (M Yusuf 201040)

2 Pengadaan

Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Nurlan

Darise (2009236) menyatakan bahwa ldquopengadaan barang milik

daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien efektif transparan

dan terbuka bersaing adiltidak diskriminatif dan akuntabelrdquo

3 Penerimaan penyimpanan dan penyaluran

a Penerimaan

Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan danatau

berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta

berite acaranya

b Penyimpanan

Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan

tepat

c Penyaluran

Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat

terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan

tepat serta sesuai dengan kebutuhan

4 Penggunaan

Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah

kegiatan yang dilakukan oleh penggunakuasa pengguna dalam

mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok

dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang

bersangkutan

5 Penatausahaan

a Pembukuan

Menurut penjelasan Permendagri No1 tahun 2008 disimpulkan

bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan

barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 37: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

23

kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah

Penggunakuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran

dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang

Pengguna (DBP)Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP)

b Inventarisasi

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010180)

ldquoInventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan

penghitungan pengurusan penyelenggaraan pengaturan

pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit

pemakaian

c Pelaporan

Adanya kegiatan pelaporan bulanan semesteran dan tahunan

6 Pemanfaatan

a Pinjam pakai

Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah

Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah

dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah

jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada

pengelola (Nurlan Darise 2009238)

Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan

dapat diperpanjang hal ini sesuai dengan pernyataan dari

Mahmudi (2010152) ldquodipinjampakaikan dengan jangka waktu

maksimal dua tahun dan dapat diperpanjangrdquo

b Penyewaan

Penyewaan merupakan hak penggunaanpemanfaatan kepada pihak

ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan

uang tunai

c Kerjasama pemanfaatan

ldquoKerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain

dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil

guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 38: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

24

penerimaan daerahrdquo (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah

2010190 Nurlan Darice2009239)

d Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna

Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun

bangunan danatau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir

ldquodan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang

dilakukan terhadap obyek bangun guna serahrdquo (MYusuf

2010148) Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak

ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan

kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak

lainnya dalam jangka waktu tertentu

7 Pengamanan dan Pemeliharaan

a Pengamanan

Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari

klaimpenyerobotan asetbarang milik daerah oleh pihak lain

b Pemeliharaan

Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi

(2010156) adalah ldquoupaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih

baik daripada memperbaikinyardquo

8 Penilaian

Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menyatakan bahwa penilaian

adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada

datafakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan

metodeteknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah

9 Penghapusan

Mahmudi (2010153) menyatakan bahwa ldquopenghapusan aset daerah

dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut

tidak memiliki nilai ekonomis rusak berat atau hilangrdquo Adapun

kriteria penghapusannya berdasarkan keputusan Kepala Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 39: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

25

10 Pemindahtanganan

Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan

Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007

Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah danatau

bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp

5000000000- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan

Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD

Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan tuksr

menukar hibah penyertaan modal pemerintah daerah

11 Pembinaan Pengawasan dan Pengendalian

Tujuan dilakukannya pembinaan pengawasan dan pengendalian

terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun

2007 adalah ldquountuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara

berdaya guna dan berhasil gunardquo

12 Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah

Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam

pengelolaan barang milik daerah Pembiayaan tersebut direncanakan

dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku

13 Tuntutan Ganti Rugi

Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang

milik daerah seperti pengelola pembantu pengelola penggunakuasa

pengguna serta penyimpan danatau pengurus barang melakukan

perbuatan yang merugikan daerah Tujuan dari dilakukannya TGR ini

adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik

daerah

Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas untuk

pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus

pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu

1 Perencanaan dan penganggaran kebutuhan

2 Pengadaan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 40: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

26

3 Penerimaan

4 Penyimpanan

5 Penyaluran

6 Pelaporan dan

7 Penghapusan

2 Metode Pengamatan

Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi maka dalam

pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata

kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang

bersangkutan antara lain

A Lokasi

Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai

berikut

a Lokasi tersebut merupakan tempat magang

b Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang

habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini

c Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi

tersebut

B Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan yang

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan dengan

menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik tetapi

menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara

kualitatif ( HB Sutopo 1998 37 )

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 41: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

27

C Sumber Data

Data yang diperoleh berasal dari

a Narasumber

Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan

teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang

kita miliki

Adapun informannya adalah

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Staff

b Dokumen

Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi

pengelolaan barang habis pakai jenis barang habis pakai

pemberian atau penyaluran barang dan penulisan dalam bon

permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan Dokumen

Peraturan Pemerintah dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian

pengolahan data

c Tempat Diketemukan Data

Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

D Teknik Pengumpulan Data

a Wawancara

Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk

tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara

dan responden

b Dokumentasi

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau

sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 42: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

28

pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

c Observasi

Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif

dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat tetapi

memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatan Teknik observasi ini memberikan

kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi

juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama

penelitian Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat

dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek

pengamatan Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat

adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

E Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini pengamat menggunakan Teknik Analisis

Interaktif yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya

jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek

penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang

berkaitan dengan topic pengamatan Pertanyaan yang diajukan kepada

objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang

sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang

ingin diperoleh

Teknik Analisis Data meliputi

a Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan pemusatan perhatian

pada penyederhanaan pengabstrakan transformasi data yang

muncul dari catatan-catatan lapangan Langkah-langkah yang

dilakukan adalah menajamkan analisis menggolongkan atau

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 43: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

29

pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian

singkat mengarah membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya

dapat ditarik dan diverifikasi Adapun data yang direduksi antara

lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian

dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian Kemudian

masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi

menurut sistemainya

b Sajian Data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya adalah penyajian

(display) data Penyajian data merupakan analisis merancang

deretan dan kolom sebuah

c Penarikan simpulan verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau

memahami maknaarti keteraturan pola-pola penjelasan alur

sebab akibat atau proposisi Penarikan kesimpulan sebenarnya

hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh

Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau

kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data

yang harus diuji kebenarannya kekokohannya dan kecocokannya

yaitu yang merupakan validitasnya Pada saat menarik kesimpulan

awal biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan

akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung

tahap pengumpulan data berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 44: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

30

Gambar II1

Model Analisis Interaktif ( HB Sutopo 2002 96 )

PENGUMPULAN DATA

REDUKSI DATA

SAJIAN DATA

PENARIKAN SIMPULANVERIFIKASI

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 45: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

31

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A Gambaran Umum

Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun

2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar Sekretariat

Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin

oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Bupati

Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam

menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas

Daerah Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga

lain Kecamatan dan Kelurahan

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Daerah mempunyai

fungsi

1 Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah

2 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

B Visi Misi dan Tujuan

1 Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis

antisipatif inovatif dan produktif Visi juga merupakan suatu gambaran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 46: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

32

yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra

yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi

Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah

ldquoTerwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan

pemerintahan pembangunan dan pelayanan administrasi menuju

terwujudnya Karanganyar yang tentram demokratis dan sejahtera

2 Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok

fungsi dari organisasi Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah

a Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum desa

dan kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

b Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undang bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

c Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan

efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah

d Mengembangkan sistem informasi manajemen jaringan komunikasi

data telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan

e-Government

e Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama

peningkatan kualitas pendidikan pelestarian kebudayaan

pemberdayaan perempuan pemuda dan olah raga pengembangan

serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial

f Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas

pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pembangunan daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 47: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

33

g Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah kemandirian

perekonomian rakyat pengelolaan energi dan sumber daya mineral

serta daya saing produksi daerah

h Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas tertib

transparan dan akuntabel

i Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah

secara profesional akuntabel dan transparan

j Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan

kerumahtanggaan hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

3 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan

terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi

dan misi Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

adalah sebagai berikut

a Tujuan

Tujuan adalah penjabaran implementasi dari pernyataan misi yang

berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu

organisasi

Sesuai dengan misinya maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar adalah

1 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum

pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel dan

transparan

2 Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan

kelurahan pembangunan dan kemasyarakatan yang akuntabel

dan transparan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 48: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

34

3 Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan perundang-

undangan bantuan dan pelayanan hukum kesadaran hukum serta

dokumentasi dan informasi hukum

4 Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan

komunikasi peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta

infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna

terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan

5 Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah

kesejahteraan sosial

6 Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri

perdagangan koperasi dan usaha kecil mandiri

7 Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

saingn produksi daerah

8 Mewujudkan peningkatan koordinasi kegiatan dan fasilitas yang

menunjang kesejahteraan rakyat

9 Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang

yang tertib transparan dan akuntabel

10 Mewujudkan pegadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan daerah yang profesional akuntabel dan transparan

11 Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien

melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem

pemrintahan yang baik

12 Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu

fungsi pelayanan regulasi dan pemberdayaan

b Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu

tertentu (satu tahun satu semester tiga bulan dsb) Sejalan dengan

tujuan yang telah disebutkan di atas maka sasaran Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar adalah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 49: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

35

1 Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan

sukses

2 Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan

pemrintahan dan pembangunan daerah

3 Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan

pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang

sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah

4 Meningkatnya tertib administrasi kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat

desa

5 Meningkatnya kualitas produk hukum daerah

6 Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur

7 Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum

8 Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi

informasi dan komunikasi

9 Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi kualitas

aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan

iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan

masyarakat

10 Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan

pembangunan

11 Meratanya pembangunan di desakelurahan

12 Meningkatnya kesejahteraan masyarakat

13 Meningkatnya pemasaran pendapatan UKM dan pemberdayaan

BUMD

14 Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau

15 Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya

mineral dan daya saing produksi

16 Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat

17 Meningkatkan koordinasi kegiatan dan fasilitasi untuk

peningkatan kualitas anak dan perempuan serta peranan wanita

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 50: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

36

18 Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam

19 Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi

20 Meningkatnya pengadaan pengelolaan sarana dan prasarana

pemerintahan darah yang profesional

21 Meningkatnya akunabilitas pemrintah

22 Meningkatnya kinerja instansi pemerintah

23 Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam

penyelenggaraan pelayanan publik

24 Meningkatnya administrasi ketatausahaan kerumahtanggaan

hubungan masyarakat dan protokol dokumentasi

C Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Didalam menjalankan operasionalnya suatu instansi sangat perlu

memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam

instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas maka perlu diadakan

pengorganisasian yang baik

Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian

tujuan yang ada Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah

Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut

a Sekretaris Daerah

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun

kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas Sekretaris

Daerah mempunyai fungsi

1 Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 51: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

37

2 Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD Dinas Daerah

Lembaga Teknis Daerah Satuan Polisi Pamong Praja Lembaga Lain

Kecamatan dan Kelurahan

3 Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

4 Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

5 Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun

tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

3 Mengkoordinasikan sekretariat dprd dinas daerah lembaga teknis

daerah satuan polisi pamong praja lembaga lain kecamatan dan

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin

hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

4 Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi serta

untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang

optimal

5 Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakanmenyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

6 Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah

dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 52: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

38

7 Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan

produk peraturan daerah

8 Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan

perekonomian pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

9 Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

10 Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan

dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

11 Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

12 Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

13 Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

14 Melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

15 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

16 Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan

tugas dan

17 Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari

a Asisten Pemerintahan

Terdiri dari

1 Bagian Pemerintahan Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 53: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

39

b Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2 Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan terdiri dari

a Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3 Bagian Hukum terdiri dari

a Sub Bagian Perundang-undangan

b Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4 Bagian Pengelolaan Data Elektronik terdiri dari

a Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

b Asisten Perekonomian Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari

1 Bagian Perekonomian terdiri dari

a Sub Bagian Perekonomian Rakyat

b Sub Bagian Sumber Daya Alam

c Sub Bagian Perusahaan Daerah

2 Bagian Administrasi Pembangunan terdiri dari

a Sub Bagian Penyusunan Program

b Sub Bagian Pengendalian

c Sub Bagian Pelaporan

3 Bagian Kesejahteraan Rakyat terdiri dari

a Sub Bagian Agama Pendidikan dan Kebudayaan

b Sub Bagian Pemuda Olahraga Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

c Sub Bagian Sosial

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 54: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

40

c Asisten Administrasi

Terdiri dari

1 Bagian Perlengkapan dan Keuangan terdiri dari

a Sub Bagian Pengadaan

b Sub Bagian Pemeliharaan

c Sub Bagian Keuangan

2 Bagian Organisasi dan Kepegawaian terdiri dari

a Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

b Sub Bagian Ketatalaksanaan

c Sub Bagian Kepegawaian

3 Bagian Umum terdiri dari

a Sub Bagian Tata Usaha

b Sub Bagian Rumah Tangga

c Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

d Kelompok Jabatan Fungsional

Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang

Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Sekretaris Daerah

Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang

bersangkutan

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian

yang bersangkutan

Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga

Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab

kepada Sekretaris Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 55: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

41

D Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar

1 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu Asisten

Administrasi dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan

membina dan mengendalikan kegiatan di bidang perlengkapan dan

keuangan

2 Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

a Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan mempunyai tugas

membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan

mengkoordinasikan membina dan mengendalikan kegiatan di bidang

perlengkapan dan keuangan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 merumuskan program kegiatan Bagian Perlengkapan dan

Keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara

lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan informasi

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 56: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

42

serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja

yang optimal

5 menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan bidang

perlengkapan dan keuangan

6 melaksanakan pengadaan barang dan pemeliharaan di Kantor

Bupati Rumah Dinas Bupati Wakil Bupati dan Sekretariat

Daerah

7 membina dan mengarahkan penyelenggaraan di bidang pengadaan

pemeliharaan dan keuangan

8 memantau mengendalikan kegiatan di bidang pengadaan

pemeliharaanm dan keuangan

9 mengkoordinasikan bagian-bagian di lingkungan Setda dalam

penyusunan RKA DPA dan pengelolaan keuangan

10 mengkoordinasikan perencanaan dan pengadaan barang

pendistribusian barang penyimpanan barang dan dokumentasi

barang serta pemeliharaan barang di lingkunagan Kantor Bupati

Wakil Bupati dan Sekretariat Daerah sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

11 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

12 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengabilan kebijakan

13 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

14 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 57: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

43

b Kepala Sub Bagian Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pengadaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pengadaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya

dan memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis

guna kelancaran pelaksanaan tugas

4 menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis kegiatan

pengadaan barangjasa dan analisa kebutuhan di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan perbekalan dan

materiil di lingkungan Sekretariat Daerah

6 menyusun rencana kebutuhan barang daerah di lingkungan

Sekretariat Daerah

7 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan barangjasa

di lingkungan Sekretariat Daerah Rumah Dinas Bupati Wakil

Bupati Rumah Dinas Sekretariat Daerah

8 menyiapkan semua proses penyelenggaraan pengadaan pakaian

dinas

9 menyimpan dan mendistribusikan barang-barang di lingkungan

Kantor Bupati

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 58: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

44

10 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

11 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

12 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

13 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

c Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

Kepala Sub Bagian Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi

pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pemeliharaan

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Pemeliharaan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati dan

Rumah Dinas Sekretariat Daerah

5 melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat

Daerah

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 59: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

45

6 melakukan perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas di

lngkungan Kantor Bupati

7 menyiapkan bahan dalam rangka inventarisasi aset Sekretariat

Daerah Rumah Dinas Bupati Rumah Dinas Wakil Bupati Rumah

Dinas Sekretariat Daerah

8 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

9 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

10 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

11 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

d Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan

pengendalian kegiatan di bidang pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas sebagai berikut

1 menyusun program kegiatan Sub Bagian Keuangan berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai

pedoman pelaksanaan kegiatan

2 menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 60: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

46

3 membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk arahan baik secara lisan maupun tertulis guna

kelancaran pelaksanaan tugas

4 Menyiapkan bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan

Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD di lingkungan

Sekretariat Daerah

5 Menyusun rencana kebutuhan Belanja Langsung dan Belanja Tidak

Langsung di lingkungan Kantor Bupati

6 Menyelenggarakan tata usaha keuangan di lingungan Sekretariat

Daerah

7 Mengoreksi mengajukan dan mengendalikan setiap pengajuan

keuanganSurat Permintaan Pembayaran (SPP) di lingkungan

Sekretariat Daerah

8 Menghimpun dan mengoreksi Surat Pertanggungjawaban (SPJ)

kegiatan yang disampaikan oleh Bagian-Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah untuk menghindari kesalahan

9 Melaksanaan fasilitasi pengelolaan keuangan di lingkungan

Sekretariat Daerah

10 Menyusun laporan evaluasi atas pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan keuangan Setda berdasarkan data yang terkumpul dari

Bagian-bagian di lingkungan Sekretariat Daerah

11 Menyelesaikan perhitungan anggaran dan menyusun laporan

keuangan setiap tahun

12 melaksanakan monitoring evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian

yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

13 membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

14 menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran

pelaksanaan tugas dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 61: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

47

15 melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya

E Susunan Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Adapun daftar susunan pegawai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

adalah sebagai berikut

a 1 orang Kepala Bagian (Kabag) pangkatgolomgan Pembina Tk 1 (IV b)

b 3 orang Kepala Sub Bagian (Kasubag) yang terdiri dari

1 Kasubag Pemeliharaan golongan Pembina (IV a)

2 Kasubag Keuangan golongan Pembina (IV a)

3 Kasubag Pengadaan golongan Penata (III c)

c 18 orang Staf yaitu

1 orang golongan Penata (III c)

5 orang golongan Penata Muda Tk 1 (III b)

7 orang golongan Penata Muda (III a)

2 orang golongan Pengatur (II c)

1 orang golongan Pengatur Muda Tk 1 (II b)

1 orang golongan Pengatur Muda (II a)

1 orang golongan Juru Muda (I a)

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 62: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

48

F Bagan Struktur Organisasi

Gambar III1

Bagan Struktur Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Kepala Bagian

Perlengkapan amp Keuangan

Kepala Sub Bag

Pengadaan

Kepala Sub Bag

Pemeliharaan

Kepala Sub Bag

Keuangan

Suharno SH

Guntur Sapto SH Sukaryo SSos MM

Joko Supriyadi

SE MM

Staf Staf

f

Staf

f Staf

f

Staf

f Staf

f Staf

f

Staf

f

Staf

f

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 63: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

49

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A Barang Habis Pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

dikelola olehBagian Perlengkapan dan Keuangan kemudian menugaskan

seorang petugas yang mempunyai tanggung jawab untuk penyimpanan

barang habis pakai tersebut

Berdasarkan arsip laporan keadaan barang habis pakai yang

terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan macam-macam barang

habis pakai yang terdapat di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dibagimenjadi tiga yaitu (1)

Alat Tulis Kantor (ATK) (2) Cetak dan (3) Pembersih

Adapun ATK (Alat Tulis Kantor) yang dimaksud adalahkertas

HVS Folio 70 gr kertas HVS DF 70 gr kertas duplikator kertas roneo

kertas garis DF kertas payung kertas karbon folio kertas karbon DF

kertas tissue buku folio isi 50 buku folio isi 100 buku folio isi 200 buku

kwarto isi 100 buku kas kwarto isi 100 buku skreep buku block note

buku ekspedisi isi 50 buku ekspedisi isi 100 buku kwitansi buku

plakbook stofmap folio stofmap plastik snelhecter folio snelhecter

plastik pertepel map bertali tinta stempel cap tanggalan ordner

parporator hecmacine besar hecmacine kecil isi hecmacine besar isi

hecmacine kecil klip paper lem kertas stabillo kesen stempel spidol

white board spidol permanen spidol kecil ballpoint basah ballpoint

kering ballpoint pentel balllpoint parker isi ballpoint pentel isi ballpoint

parker penghapus karet penghapus papan tulis pensil tip ex pita mesin

ketik penggaris plastik flashdisk amplop besar putih amplop tanggung

putih amplop kecil putih kertas faximile tempat dudukan ballpoint

penjepit kertas dan pita komputer

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 64: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

50

Sedangkan cetak terdiri dari plak book asman lembar disposisi

bupati lembar disposisi kabag kertas kop SK bupati kertas kop surat

bupati kertas kop setda amplop kop bupati tanggung amplop kop setda

tanggung amplop kop bupati besarm amplop kop setda besar stofmap

kop setda stofmap kop Bupati stop map kop wakil bupati kartu kendali

keluar kartu kendali masuk kartu barang daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL bok arsip blangko SPPD amplop putih cetak besar amplop putih

cetak tanggung kertas sampul manila dan kertas pengantar SK HVS

Selanjutnya untuk pembersih terdri dari tali rafia sulak bulu ayam

sapu rayung sapu lidi cikrak plastik keset sabut besar keset karpet sikat

closet keranjang sampah plastik gayung air ember plastik pisau cutter

sabit besar gunting gunting kebun handuk besar handuk kecil kain pel

lantai kain pel kaca pembersih lantai pembersih porselin penyegar udara

semprot kapur barus pembasmi nyamuk pewangi isi ulang otomatis

pengharum ruangan otomatis taplak meja penyegar udara gantung

pembersih kaca

B Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Sesuai dengan pernyataan Bapak Sadimin selaku petugas gudang

menyatakan bahwa ldquoadministrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan sesuai dengan siklus

pengelolaan barang milik daerahrdquo Siklus pengelolaan barang habis pakai

terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran pengadaan

penerimaan penyimpanan penyaluran pelaporan dan penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sadimin mengenai

administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan

Keuangan diuraikan sebagai berikut

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 65: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

51

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Sesuai pernyataan hasil wawancara dengan bapak Suharno

selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan yaitu perencanaan

kebutuhan dan penganggaran di bagian perlengkapan dan keuangan

dilakukan dengan beban tugas dan tanggung jawab masing-masing unit

yang sesuai dengan anggaran yang tersedia dan harus memperhatikan

hal-hal sebagai berikut

a Barang apa yang dibutuhkan

b Dimana dibutuhkan

c Bilamana dibutuhkan

d Berapa biaya yang dibutuhkan

e Siapa yang akan mengurus dan menggunakan

f Alasan kebutuhan

g Cara pengadaan

Semua hal tersebut diatas yang harus disiapkan oleh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) sebagai pengguna barang dan menyusun

daftar rencana barang yang dibutuhkan yang disampaikan kepada

Kepala Daerah melalui pengelola atau petugas gudang Format susunan

rencana kebutuhan barang SKPD seperti terlampir

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa perencanaan dan

penganggaran telah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman

pengelolaan barang milik daerah yang terutama barang habis pakai

2 Pengadaan

Sesuai pernyataan bapak Guntur Sapto Hartoko selaku Kepala

Sub Bagian Pengadaan bahwa pegadaan barang diatur dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Untuk pengadaan barang habis pakai harus memperhatikan

jumlah stok barang bulan lalu dan bulan selanjutnya dengan tujuan

akan mempermudah dalam pengadaan barang pada bulan berikutnya

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 66: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

52

apakah perlu penembahan atau tidak Dalam hal ini kegiatan pengadaan

barang habis pakai bersifat fleksibel sesuai dengan keadaan stok

barang

Berdasarkan hasil wawancara diatas pengadaan barang sudah

berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada yaitu peraturan

presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Apabila masih ada sisa stok barang yang dikira cukup

untuk pemenuhan kebutuhan akan barang habis pakai dalam waktu

sebulan maka tidak ada penambahan untuk barang tersebut Begitupun

sebaliknya untuk barang yang tidak ada sisa harus diadakan

penambahan untuk barang tersebut Penambahan barang harus

diperhatikan juga perbandingan sisa bulan lalu dengan pengeluaran

barang apabila pengeluaranya sedikit atau dengan kata lain tidak

terlaludibutuhkan maka tidak ada penambahanBerikut adalah tabel

administrasi barang habis pakai untuk bulan Februari 2012

Tabel IV1

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

a) ATK (Alat Tulis kantor)

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Kertas HVS Folio 70 gr Rim 0 0 0

2 Kertas HVS DF 70 gr Rim 0 0 0

3 Kertas Duplikator Rim 0 0 0

4 Kertas Roneo Rim 0 0 0

5 Kertas Garis DF Pack 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 67: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

53

6 Kertas Payung Lb 0 0 0

7 Kertas Karbon Folio Doz 4 0 0

8 Kertas Karbon DF Doz 4 0 0

9 Kertas Tissue Doz 0 0 0

10 Buku Folio isi 50 Buku 0 0 0

11 Buku Folio isi 100 Buku 0 0 0

12 Buku Folio isi 200 Buku 0 0 0

13 Buku Kwarto isi 100 Buku 0 0 0

14 Buku Kas Kwarto isi 100 Buku 12 12 0

15 Buku Skreep Buku 9 6 3

16 Buku Block Note Buku 1 0 1

17 Buku Ekspedisi isi 50 Buku 0 0 0

18 Buku Ekspedisi isi 100 Buku 9 8 1

19 Buku Kwitansi Buah 0 0 0

20 Buku Plakbook Buah 0 0 0

21 Stofmap Folio Lb 190 190 0

22 Stofmap Plastik Lb 3 3 0

23 Snelhecter folio Lb 260 200 60

24 Snelhecter Plastik Buah 5 0 5

25 Pertepel Map Bertali Buah 5 0 5

26 Tinta stempel Btl 0 0 0

27 Cap Tanggalan Buah 13 2 11

28 Ordner Buah 0 0 0

29 Parporator Buah 3 3 0

30 Hecmacine Besar Buah 8 0 8

31 Hecmacine Kecil Buah 6 4 2

32 Isi Hecmacine besar Doz 84 26 58

33 Isi Hecmacine kecil Doz 2 2 0

34 Klip paper Doz 0 0 0

35 Lem kertas Btl 0 0 0

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 68: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

54

36 Stabillo Buah 2 2 0

37 Kesen Stempel Buah 22 6 16

38 Spidol White Board Buah 7 4 3

39 Spidol permanen Buah 20 6 14

40 Spidol Kecil Set 0 0 0

41 Ballpoint basah Buah 8 0 8

42 Ballpoint kering Buah 0 0 0

43 Ballpoint Pentel Buah 2 2 0

44 Balllpoint Parker Buah 0 0 0

45 Isi Ballpoint Pentel Buah 30 4 26

46 Isi Ballpoint Parker Buah 0 0 0

47 Penghapus Karet Buah 48 5 43

48 Penghapus papan tulis Buah 56 2 52

49 Pensil Buah 27 5 22

50 Tip Ex Set 45 0 45

51 Pita Mesin ketik Rool 13 0 13

52 Penggaris plastic Buah 9 3 6

53 Flashdisk Buah 4 0 4

54 Amplop Besar Putih Doz 91 10 81

55 Amplop Tanggung putih Doz 22 0 22

56 Amplop kecil putih Doz 0 0 0

57 Kertas Faximile Rool 94 10 84

58 Tempat dudukan ballpoint Buah 0 0 0

59 Penjepit kertas Buah 0 0 0

60 Pita Komputer Rool 0 0 0

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel ATK (Alat Tulis Kantor) diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Snelhecter plastik

2) Pertepel Map Bertali

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 69: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

55

3) Cap Tanggalan

4) Isi Hecmacine besar

5) Kesen Stempel

6) Spidol permanen

7) Ballpoint basah

8) Isi Ballpoint Pentel

9) Penghapus Karet

10) Penghapus papan tulis

11) Pensil

12) Tip Ex

13) Pita Mesin ketik

14) Flashdisk

15) Amplop Besar Putih

16) Amplop Tanggung putih

17) Kertas Faximile

Tabel IV2

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

b) Cetak

No

Jenis Barang

Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar

Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Plak book asman Bh 5 0 5

2 Lembar disposisi bupati Lb 50 50 0

3 Lembar disposisi kabag Lb 0 0 0

4 Kertas kop SK bupati Lb 0 0 0

5 Kertas kop surat bupati Lb 2680 790 1890

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 70: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

56

6 Kertas kop setda Lb 6500 1500 5000

7 Amplop kop bupati tanggung Lb 300 100 200

8 Amplop kop setda tanggung Lb 0 0 0

9 Amplop kop bupati besar Lb 50 50 0

10 Amplop kop setda besar Lb 0 0 0

11 Stofmap kop setda Lb 185 20 165

12 Stofmap kop Bupati Lb 110 50 60

13 Stop map Kop wakil bupati Lb 150 50 100

14 Kartu kendali keluar Bk 30 30 0

15 Kartu kendali masuk Bk 30 30 0

16 Kartu Barang Lb 2 0 2

17 Daftar keluarga HVS 2 mk 1

FL

Lb 50 0 50

18 Bok arsip Lb 0 0 0

19 Blangko SPPD Lb 100 100 100

20 Amplop putih cetak besar Dos 13 7 6

21 Amplop putih cetak tanggung Dos 22 7 15

22 Kertas Sampul Manila Lb - - -

23 Kertas Pengantar SK HVS Lb 1200 500 900

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

Setda Karanganyar

Berdasarkan tabel barang cetak diatas yang tidak perlu diadakan

penambahan barang untuk bulan Maret 2012 adalah

1) Kertas kop surat bupati

2) Kertas kop setda

3) Amplop kop bupati tanggung

4) Stofmap kop setda

5) Stofmap kop Bupati

6) Stop map Kop wakil bupati

7) Daftar keluarga HVS 2 mk 1 FL

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 71: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

57

8) Amplop putih cetak tanggung

9) Kertas Pengantar

Tabel IV3

Laporan Keadaan Barang Habis Pakai

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Bulan Februari 2012

c) Pembersih

No Jenis Barang Satuan

Barang

Sisa

Bulan

Lalu

Keluar Sisa

Bulan

Ini

Ket

1 Tali rafia rool 12 0 12

2 Sulak bulu ayam buah 11 0 11

3 Sapu rayung buah 19 4 15

4 Sapu lidi ikat 6 0 6

5 Cikrak plastik buah 13 3 10

6 Keset sabut besar buah 7 0 7

7 Keset karpet buah 10 2 8

8 Sikat closet buah 8 1 7

9 Keranjang sampah plastik buah 19 4 15

10 Gayung air buah 12 2 10

11 Ember plastik buah 11 1 10

12 Pisau Cutter buah 55 5 50

13 Sabit besar buah 4 0 4

14 Gunting buah 55 5 50

15 Gunting kebun buah 5 0 5

16 Handuk besar buah 12 2 10

17 Handuk kecil buah 9 1 8

18 Kain pel lantai buah 15 0 15

19 Kain pel kaca buah 15 0 15

20 Pembersih Lantai buah 21 6 15

21 pembersih porselin botol 9 2 7

22 Penyegar udara semprot botol 58 48 10

23 Kapur barus buah 11 1 10

24 Pembasmi Nyamuk botol 7 0 7

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 72: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

58

25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15

0 15

26

Pengharum ruangan

otomatis buah 8

1 7

27 Taplak meja buah 2 0 2

28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60

29 Pembersih kaca botol 32 23 9

Sumber Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda

Karanganyar

Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu

diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012 dikarenakan

hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam

pengeluaran Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah

1) Penyegar udara semprot

2) Pembersih kaca

3 Penerimaan

Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan

bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan

barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai

merupakan termasuk di dalamnya Dalam penerimaan barang perlu adanya

surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan

oleh Gubernur Bupati Walikota semua barang habis pakai yang dterima

dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi

pedoman stok barang yang ada dalam gudang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan

barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik

oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag

Pemeliharaan

4 Penyimpanan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah

diterima Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 73: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

59

menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan

sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar

mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin

sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola

barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik

5 Penyaluran

Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam

pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana

penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja Dalam penyaluran

seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan

kedalam buku pengeluaran barang Setiap unit kerja yang akan meminta

barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau

kertas bon

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo bahwa kegiatan

penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan

kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan

digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai

6 Pelaporan

Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa

dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang

mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan

dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari

ATK cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam

pemakaian tiap satu bulan Setelah semua diisi dengan baik dan teliti

kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi

bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja

petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 74: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

60

habis pakai Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang

telah sesuai dengan buku persediaan barang

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan

bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan

keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang sehingga harus

lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang

7 Penghapusan

Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa

penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang

pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris

barang milik daerah Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir

tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan

karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya Berdasarkan

observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten

Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang

habis pakai dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai

dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila

tersisa barang di gudang barang tersebut tidak dihapuskan tetapi akan

dialokasikan untuk bulan berikutnya

Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan

sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan

tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan

dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama

barang habis pakai

C Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar

Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai kegiatan

penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 75: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

61

pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Tata cara penyaluran barangdi

Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut

bapak Sadimin adalah sebagai berikut

1 Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas

bon yang diberikan oleh petugas gudang

2 Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang

yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang

dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang

tersebut

3 Setelah pengisian selesai serahkan kertas bon kepada petugas gudang

untuk ditindak lanjuti

4 Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta

5 Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang

Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah

dilampirkan penulis dalam bagian lampiran

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 76: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

62

BAB V

PENUTUP

A Kesimpulan

Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian

Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik

daerah yang terdiri dari

1 Perencanaan kebutuhan dan penganggaran

Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik

sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan

Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai

2 Pengadaan

Pengadaan dilakukan dengan baik mampu merealisasikan Rencana

Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun

SKPD

3 Penerimaan

Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik telah

sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah

diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak

lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai

4 Penyimpanan

Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik semua

barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data

stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai

5 Penyaluran

Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka

pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan

permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang

Page 77: perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id ADMINISTRASI ... fileAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH Disusun Oleh: RONI IRIYANTO D1509075 Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

perpustakaanunsacid digilibunsacid

commit to user

63

6 Pelaporan

Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik penulis

dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan

barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis

pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang hal tersebut

terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum

memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau

diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian

perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis

tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas sehingga secara otomatis

mengembil barang dari gudang

7 Penghapusan

Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan

keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik

daerah

B Saran

Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di

Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti Setiap barang

habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu

dicatat baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian

perlengkapan dan keuangan tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian

perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat Karena hal

tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara

laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di

dalam gudang