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Cdices Vol. 7, N. 2 julio-diciembre del 2011 63-80 ISSN:1794-9815 63

Difusin en archivos: una visin integradora*

Diffusion in Archives: An Integrative View

Luis Fernando Sierra Escobar**

* Artculo resultado de la investigacin Gua para la difusin de productos en archivos: orientaciones para admi-nistradores de archivos, la cual fue llevada a cabo por los profesionales Alexandra Celis vila y Luis Fernando Sierra, en desarrollo de la especializacin en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos, Universidad de La Salle, Bogot, Colombia.

** Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica. Especialista en Sistemas de Informacin y Gerencias de Documentos y Magster en Docencia, Universidad de La Salle, Bogot, Colombia. Profesor-investigador de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales, Universidad de La Salle. Correo electrnico: [email protected].

El presente artculo resume de forma general los principales hallazgos que se encontraron al abordar la difusin documental como sexta etapa del programa de gestin documental en el mbito colombiano. Asimismo, los principales productos y discusiones resultantes del proyecto de investigacin, en razn de tres temas: con-ceptual, procedimental y prctico. Tambin, se hace referencia a un breve marco terico en relacin con la difusin y productos de archivo, como objeto base del proyecto de investigacin y la metodologa y principales actividades llevadas a cabo por el equipo de investigacin.

Palabras clave: difusin documental, productos de archivo, gestin documental.

This article makes an overview of the main fi n-dings after addressing the documentary diffusion as the sixth stage of the documentary manage-ment program in the Colombian context. It also presents the main products and discussions that resulted from the research project from a con-ceptual, procedural and practical point of view. Reference is also made to a brief theoretical framework related to diffusion and archive pro-ducts, as a basic object of the research project, as well as the methodology and main activities developed by the research team.

Keywords: Documentary diffusion, archive pro-ducts, documentary management.

Recibido: 1 de julio del 2011 Aprobado: 30 de septiembre del 2011

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Luis Fernando Sierra Escobar

ARCH IV ST ICA | Cdic s64

Introduccin

El desarrollo y crecimiento de nuevos conceptos adminis-trativos y gerenciales han ocasionado cambios radicales en las actividades y retos que deben asumir los profe-sionales de la informacin; la difusin de los produc-tos aplicado en el campo archivstico es una realidad a la que debemos enfrentarnos da a da en todo tipo de organizaciones y, por supuesto, en todo tipo de unidades de informacin como son los archivos, por lo cual se hace necesario disponer de instru-mentos que permitan desarrollar dicho proceso difusin en sus actividades.

Con el diseo de parmetros para formular el desarrollo de pro-ductos bsicos en archivos, no solo se le ofrecer a la comunidad archivstica una herramienta metodolgica que facilite la imple-mentacin de la mercadotecnia, sino que tambin se apoyar, en gran medida, la labor de los administradores de archivo frente a la aplicacin, desarrollo y xito de la difusin a los diferentes productos de archivo. El desarrollo de una gua metodolgica para la difusin de productos bsicos en archivos es el refl ejo de una realidad y necesidad archivstica vista desde una perspectiva administrativa.

Antecedentes

A travs del desarrollo de la prctica archivstica se ha logrado contribuir a la integracin y aplicacin de los conceptos para la organizacin, clasifi cacin, ordenacin y descripcin documen-tal; sin embargo, toda la ejecucin de dichos procesos debe concluir con la difusin1 de la informacin (productos), a fi n de que toda la actividad archivstica contribuya a la culturizacin de la ciudadana.

En Colombia, la actividad archivstica se formalizo el 17 enero de 1868, mediante Decreto orgnico de los Archivos Nacionales,

1 Difusin: funcin archivstica fundamental, cuya fi nalidad es, por una parte, promover y generalizar la utilizacin de los fondos documentales de los archivos y, por otra, hacer partcipe a la sociedad del papel que desempean los archivos en ella y, asimismo, que las actividades propias de esta funcin son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedaggicos.


Difusin en archivos: una visin integradora


cuando se cre la seccin bajo la misma denominacin, adscrita a la Secretara del Interior y Relaciones Exteriores a cargo de un Jefe de Seccin, Archivero nacional, y se dispuso lo necesario para proveer el personal bsico para la organizacin y arreglo de los archivos nacionales. Esta disposicin enmarc la primera visin del manejo integral de los documentos como la esencia para el buen servicio, permitiendo la accesibilidad de las con-sultas, de manera que el acceso a la informacin mediante el diseo de servicios de archivo y la implementacin del concepto de difusin involucren a los usuarios o clientes de los archivos.

El establecimiento de una fundamentacin archivstica en el territorio nacional y de un avance para el proceso de difusin de documentos fue a partir de la Ley 4 de 1913, Nuevo Rgimen Poltico y Municipal, la cual reglament, la necesidad de confor-mar los archivos municipales y seal la responsabilidad de los alcaldes en su organizacin y cuidado. Bajo estas premisas, se observ la difusin, no como el simple acceso a los documentos, sino como las diferentes actividades que permitieran dar a cono-cer a la comunidad los archivos de carcter pblico.

La difusin de informacin, productos y servicios, entre otros, es la ltima etapa de la gestin documental, que tiene por objeto desarrollarse mediante el conjunto de actividades administrati-vas y tcnicas tendientes a la planifi cacin, manejo y organiza-cin de la documentacin producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su destino fi nal, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin (Alcalda Mayor de Bogot, 2001).

A fi n de materializar toda la gama de tareas que puede involucrar la difusin, en el ao 1983, el Programa General de Informacin (Unisist) estableci algunas lneas dedicadas exclusivamente a este tema, el cual relaciona de forma muy dispersa que:

[...] la informacin sobre los archivos y su documentacin puede difundirse de mltiples maneras. En la mayora de los Archivos Cen-trales se utiliza sobre todo programas sistemticos descriptivos que sirven para elaborar diversas ayudas de recuperacin destinadas a que el personal y los investigadores puedan recuperar la informa-cin necesaria (Rhoads, 1983).




En otras palabras, la dcada de los ochenta se caracteriz por empezar a trabajar el trmino difusin, en relacin con estu-dios que demostraran que la mayora de los funcionarios emplean gran parte de su tiempo en la bsqueda de documentos y que, en muchos casos, no se localiza la informacin, lo cual genera prdida del tiempo y subutilizacin de recursos.

Paralelamente, la archivera espaola, Mara Luisa Conde explica que:

[...] la comercializacin del PC a principios de los ochenta, genera-liz de forma defi nitiva la utilizacin de la informtica por el gran pblico, y a lo largo de esta dcada y de la siguiente la constante evolucin y desarrollo de las nuevas tecnologas revolucion el tra-tamiento de la informacin y como consecuencia, la produccin de documentos y su control archivstico (2002, p. 20).

Visto as, el concepto de difusin, sin ser notablemente mencio-nado, adquiere una nueva dimensin, pues ya no se limitaba a elaborar instrumentos de control y consulta en papel, sino que, por el contrario, brind nuevas herramientas tecnolgicas en cuanto al acceso a los documentos y el desarrollo de servicios a travs de la Web.

No obstante, a partir de la expedicin de la Ley 80 de 1989, por la cual se cre el Archivo General de la Nacin y se dictaron otras disposiciones, esta entidad ha expedido una serie de mate-rial bibliogrfi co tendiente a la estandarizacin de la funcin archivstica del pas, lo cual incluye la etapa de difusin como una funcin ms en los archivos de gestin, central e histricos. Dentro de estos documentos se encuentra los mini manuales para la organizacin de documentos de archivo, tablas de reten-cin documental, transferencias documentales, fondos acumu-lados y las cartillas de ordenacin y clasifi cacin, entre otros, demostrando as que las publicaciones son fundamentales para el apoyo en el desarrollo de todos los procesos en las unidades de informacin y para el caso especfi co los archivos.

Una prctica pionera frente a la difusin de documentos en archivos fue desarrollada en 1997, Archiges-Archidoc Sistema Informativo Integrado, creado por el Archivo General de Indias (Sevilla, Espaa). Este modelo de difusin est compuesto de

el concepto de difusin, sin ser

notablemente mencionado, adquiere una

nueva dimensin, pues ya no

se limitaba a elaborar

instrumentos de control y consulta en

papel, sino que, por el contrario,

brind nuevas herramientas

tecnolgicas en cuanto al acceso

a los documentos y el desarrollo de servicios a travs

de la Web




tres mdulos principales: gestin de usuarios, base de datos textual y digitalizacin y almacenamiento ptico. En junio del 2002, se pusieron al servicio 1454.618 imgenes digitalizadas de documentos de las secciones colonia, repblica y colecciones, con lo cual se garantiza la conservacin y se facilita la bsqueda y recuperacin de la informacin.

Por otra parte, en el ao 2004, se present como trabajo de grado en la facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin La difusin de la informacin de los documentos del Fondo Acumu-lado de la Administracin de Aduanas a travs de las estrate-gias de mercadeo, que busc introducir el tema de difusin de informacin en los archivos por medio de los elementos bsicos del mercadeo, a travs de un plan de mercadotecnia dirigido al Archivo General de la Nacin (AGN).

Descripcin del problema

El mundo de los archivos se ha caracterizado por rpidos y complejos cambios, que ocasionan nuevas perspectivas para los organismos que regulan el manejo archivstico en cada pas. Las unidades de informacin como los archivos deben contar con una herramienta metodolgica que desarrolle de manera prctica la ltima etapa del Programa de Gestin Documental (PGD), que facilita, en gran medida, el proceso de desarrollo de la difusin para productos de archivo como boletines, alertas, pagina web, inventarios, cartillas de series documentales, capacitacin, de-mos, entre otros.

Las unidades de informacin como los archivos, poseen una caracterizacin o tendencia a olvidar la ltima etapa del PGD, difusin, por diferentes razones: conceptuales, econmicas, sociales, culturales, etc. Este abandono y rechazo a desarrollar dicha etapa que se debera considerar con la misma importancia de las otras etapas como la identifi cacin, organizacin, clasifi -cacin o descripcin, han hecho que se genere frecuentemente prdida de informacin o lo que es peor, conservar documentos que nunca son consultados, porque no se pueden ubicar o porque no han sido difundidos para utilizarse como fuente de consulta para la historia y la investigacin.




La Ley 594 del 2000, por medio de la cual se dict la Ley General de Archivos y otras disposiciones, especifi ca en su punto 4 los principios generales; puntualmente defi ne como objetivo esencial de los archivos disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.. Es entonces cuando se sustenta an ms la necesidad de realizar actividades de difusin a la totalidad de servicios y productos que ofrece el archivo en sus diversas fases, al reunir todos los requisitos y caractersticas para la aplicacin de la mer-cadotecnia, en cuanto a producto, plaza, promocin y precio.

Por lo anterior, el presente tema de investigacin sirve como punto de partida para todo tipo de archivos que requieran el diseo de programas de difusin y su desarrollo se constituye en una pieza fundamental en la implementacin del PGD. Con la normalizacin de la tarea de difusin se garantiza que usuarios diferentes apliquen los mismos criterios bsicos en los mismos casos o sobre los mismos productos. Esta metodologa es importante en cualquier sistema y ms para el cumplimiento de la funcin administrativa, cultural e histrica-cientfi ca. En este sentido, es necesario observar que la piedra angular de los sistemas archivsticos, hoy da, es el acceso y la consulta porque

[...] los archiveros organizan, cuidan y orientan su trabajo al servi-cio de los investigadores y del pblico interesado, para que con los documentos que conservan en la institucin puedan reconstruir lo ignorado, silenciado u olvidado por el tiempo. El archivo, es pues, un lugar de la memoria (Kapsoli, 2004).

En consecuencia, se puede afi rmar que para Colombia una difi -cultad en el campo de los archivos es la correcta asimilacin del diseo de los productos bsicos y, adicionalmente, se puede sealar que la raz del problema se encuentra en las defi ciencias conceptuales en materia de difusin y en la falta de conoci-mientos precisos acerca de la metodologa para el mercadeo en las unidades de archivo, causando as la falta de integracin de los conceptos de mercadeo (productos de informacin) con la funcin administrativa de cada archivo, lo cual permitira lograr vincular las tendencias actuales de la administracin y la teora archivstica para satisfacer diferentes necesidades de informa-cin de los usuarios, sean estos, internos o externos al archivo.




Marcos de referencia

Difusin en archivos

Los cambios que se han producido en el mundo, en los ltimos aos (administrativos, tecnolgicos, econmicos, fi nancieros, so-ciales etc.), han ocasionado transformaciones en todo tipo de organizaciones. Hoy ms que nunca, el mundo empresarial tiene que enfrentarse a grandes volmenes de informacin, por tanto, se ha originado ms informacin en los ltimos tres decenios que en los pasados cinco milenios (Malanchuck, 1997), la evolucin tecnolgica y la rapidez con la que los documentos se multiplican han generado nuevas condiciones, a la cuales los archivos ten-drn que adaptarse o desaparecer en el intento, pues la entidad que desee ser competitiva requiere de documentos organizados, que se puedan recuperar en el momento oportuno y que apoyen la toma de decisiones. En consecuencia:

[...] la introduccin en la Administracin de criterios de innovacin y calidad, la creciente exigencia de los ciudadanos, la progresiva normalizacin de las infraestructuras y los recursos y el impacto de las tecnologas de la informacin y la comunicacin nos obligan a replantearnos nuestro trabajo y, sobre todo, a planifi car nuestras actuaciones para avanzar en sintona con las demandas de la socie-dad (Alberch, 2004).

Defi nicin

Se habla de difusin de informacin cuando se quiere dar a conocer un producto, con elementos propios de su competencia comercial o industrial o de servicios, lo que facilita el acercamiento a una poblacin de usuarios reales y potenciales.

Caractersticas

Los archivos son centros de informacin administrativa, custo-dio de pruebas, y centros culturales, pero tambin son gran-des desconocidos. Sufrimos el desconocimiento de los propios administradores que ignoran las potencialidades del uso de los archivos para la gestin diaria e incluso como receptores de las transferencias de la documentacin que producen; la poblacin, en general, tampoco conoce estas instituciones que a veces se




confunden con las bibliotecas, o en el mejor de los casos piensan que son lugares de acceso restringido a los que solo investigado-res o estudiosos pueden acudir para realizar trabajos altamente especializados.2

Los medios

La difusin de informacin, al igual que de productos y servicios de archivos ha sido desarrollado teniendo en cuenta algunos medios:

Exposiciones: se llevan a cabo con diversas intenciones, entre las que se destacan la divulgacin de la unidad de informacin, el conocimiento del valor del patrimonio docu-mental y de la necesidad de salvaguardarlo.

No son, por lo tanto un fi n en s mismas, sino un instrumento, por lo tanto y para que su aceptacin sea mayor, las exposiciones que se organizan en los archivos deben tener el mximo contacto con la realidad aprovechando aniversarios, celebraciones, congresos, o conmemoraciones que tengan repercusin social (Pereira, 1998).

Publicaciones: se crean con el fi n de publicitar los productos o servicios que ofrece una unidad de informacin, como res-puesta a las demandadas de constantes de informacin que debe satisfacer el archivo entre ellas se encuentran: gua de archivo, inventarios, catlogos, cuadros de clasifi cacin, estudios, proyectos, guas temticas, El hecho de intentar que los instrumentos de descripcin puedan llegar al mayor nmero de usuarios posibles est en relacin directa con su publicacin (Pereira, 1998, p. 24).

Productos de archivo

Cada da surgen nuevas ideas en todos los campos del conoci-miento que nos conducen a un nuevo contexto informacional, el cual se caracteriza por un incremento generalizado del trabajo intelectual y del acceso global a los documentos y la informacin, con la aparicin de las tecnologas de la informacin y comunica-ciones (TIC), se eliminaron las barreras del tiempo-espacio y se

2 A menos que intentemos sacralizar nuestra profesin, convirtiendo el archivero en un sacerdote de una religin iniciativa y el medidor entre los fi eles y los secretos ocultos del arcano (Martnez Garca, 1991, p. 70).




dio va libre al fl ujo del conocimiento y la produccin cientfi ca. En la actualidad, todo tipo de personas y organizaciones requie-ren de informacin actualizada y oportuna que responda a sus requerimientos y necesidades informativas. Desde esta perspec-tiva, todos los seres humanos se constituyen en usuarios de infor-macin, es decir, Aquel individuo que necesita informacin para el desarrollo continuo de sus actividades, ya sean profesionales o privadas, y que como tal utiliza un servicio o hace uso de un pro-ducto informativo (Izquierdo, 1999) estos productos y servicios deben responder a las necesidades reales de cada archivo, lo cual no es una tarea sencilla, pues, en muchas ocasiones, ni los mis-mos usuarios saben lo que ellos quieren, adicionalmente lo que necesitan hoy probablemente no sea lo que necesitaran maana.

Defi nicin

El producto es cualquier cosa que pueda ofrecerse a la atencin del mercado para su adquisicin, uso o consumo, que pueda satisfacer un deseo o una necesidad; incluye objetos fsicos, ser-vicios, personas, lugares, organizaciones e ideas (Kotler, 1991). Es importante recordar que el producto puede ser tangible o intangible; en el primer caso, se presentan aspectos exteriores materiales que lo hacen nico y en el segundo aspecto carece de forma fsica identifi cable. Por ejemplo: un inventario (producto tangible), servicio de referencia (producto intangible).

Para nuestro caso es fundamental tener una defi nicin clara y concisa de producto de informacin, ya que en torno a este con-cepto gira el desarrollo del presente trabajo. Por tanto, Producto de Informacin es el instrumento que hace realidad el verda-dero fi n de la actividad informativa; es decir, la comunicacin de informacin, ideas o datos; y a la vez se constituye en el resultado de la actividad organizada llevada a cabo por la unidad de informacin (Ramos, 1995).

Caractersticas de un producto de archivo

Las principales caractersticas de los productos de informacin son:

No se agotan con el consumo, sino por el contrario, de lo que le sucede a los bienes materiales; la informacin contenida; en ellos permite la elaboracin de nuevos productos.




Son el resultado de la conjuncin del trabajo intelectual, al que se le adicionan recursos tcnicos y econmicos.

Se realizan sobre la base de intercambio, con o sin transac-cin econmica.

Satisfacen las demandas y necesidades informativas de las personas y, en general, de la sociedad.

Polticas de productos

Es el arte empresarial que permite ofrecer los mejores pro-ductos que el mercado necesita y optimizar el resultado de la empresa (Prado, 1992, p. 1). Para que cualquier producto res-ponda a las necesidades de los usuarios, se debe planear, a partir del concepto bsico que: Las novedades nacen en realidad en el mercado (al que los usuarios/clientes pertenecen) y no en las organizaciones (bibliotecas y dems servicios de informacin) (Allepuz, 1998). Lo anterior signifi ca que es en el entorno, es decir, en la comunidad que se encuentran los usuarios a donde deben acudir las unidades de informacin a buscar las ideas que le permitan disear productos creativos que rompan con el esquema tradicional y ofrezcan una amplia gama de alternativas que no solamente satisfagan al usuario, sino que tambin lo ena-moren y lo fi delicen.

Para planear y desarrollar los productos de una unidad de infor-macin se debe tener claro que su razn de ser es el apoyo a los objetivos de las instituciones y de la comunidad, con informacin de calidad que satisfaga las necesidades, deseos y demandas tanto individuales como institucionales (Arboleda, 1986, p. 12), la unidad de informacin antes de establecer o replantear cual-quier producto debe conocer a sus usuarios y saber qu es lo que necesitan, con qu frecuencia, en qu grado de profundidad; adicionalmente, se debe evaluar peridicamente los productos, para lo cual se deben disear indicadores de gestin que midan el nivel de satisfaccin de los usuarios frente a lo esperado y, a la vez, midan los conceptos que se forman dichos usuarios.

Todo producto que se establezca en la unidad de informacin debe estar enmarcado dentro del concepto de calidad: la calidad total es un principio, una fi losofa productiva segn la cual el usua-rio, es el autntico soberano de todo el proceso de produccin




y cobertura del servicio. El objetivo de un programa de calidad es maximizar la satisfaccin del usuario (Izquierdo, 1998, p. 8).

Para lo cual la unidad de informacin debe anticiparse a lo que el usuario quiere, atraer su atencin, hacerlo sentir que es importante y sobre todo ofrecerle lo que necesita. El xito de los productos de informacin: reside en la capacidad de adaptacin y satisfaccin de las necesidades de cada usuario. La clave es personalizar al cliente y situarlo en el proceso de diseo de un nuevo producto o servicio dado que es imposible crearlos sin conocer sus necesidades (Allepuz, 1998, p. 9).

Los usuarios son quienes le dicen a la unidad de informacin qu es lo que quieren y necesitan, de sus necesidades se pueden crear excelentes productos; sin embargo, es importante aclarar que la unidad de informacin es la que debe establecer los mecanismos para conocer las necesidades y disear los productos, puesto que, en su gran mayora, los usuarios no expresan fcilmente lo que necesitan, ya que, en muchas ocasiones, ni ellos mismos lo saben.

Memoria metodolgicaPregunta de investigacin

Cules componentes tericos y metodolgicos debe contemplar una gua de difusin de productos archivsticos para ser aplicada en unidades de informacin como los archivos del sector pblico y privado?

Objetivo general

Disear una gua metodolgica para la difusin de productos archivsticos; para el cumplimiento de este objetivo fue necesa-rio defi nir los siguientes.

Objetivos especfi cos

1. Identifi car los problemas que se presentan en la prctica ar-chivstica, en cuanto difusin de productos de informacin.

2. Categorizar los problemas identifi cados bajo tres clases: con-ceptual, procedimental y prctico.

3. Determinar los contenidos temticos de la gua metodolgica para la difusin de productos archivsticos.




4. Defi nir la estrategia didctica para la elaboracin de la gua sobre difusin de productos archivsticos.

Tipo de estudio

Esta investigacin es de tipo exploratorio, cuyo objetivo fue conocer e investigar un tema poco estudiado y analizado en la cultura archivstica, permitiendo identifi car elementos hasta el momento desapercibidos.

La difusin de productos bsicos en archivos es un tema terico y prctico que tiene muchos aspectos por explorar y que, para instituciones pblicas o privadas, arrojara grandes benefi cios, ya que dinamizara el papel de las unidades de informacin (archivos) en la misin institucional y se constituira en un ele-mento terico valioso para la comunidad archivstica nacional. En cuanto a las etapas defi nidas para la realizacin de la inves-tigacin fueron:

Rastreo y construccin del estado de arte sobre archivstica y mercadeo.

Lectura de documentos: La difusin: cuarta dimensin del servicio (1998); Marketing en unidades de informacin y afi nes (2001); La aplicacin del marketing en la archivstica (2001); La difusin como estrategia para la proyeccin de los archivos (2006); entre otros.

Consulta y anlisis de temas acordes con la necesidad: gestin documental, administracin de archivos, servicios archivsticos, difusin documental, productos de archivo, programas de difusin de archivos, mercadeo de informa-cin, entre otros.

El desarrollo de cada uno de los mdulos que se han ido cursando a lo largo de la Especializacin en Sistemas de Informacin y Gerencia de documentos, como soporte y ampliacin a la temtica propuesta para la investigacin.

La sistematizacin de la informacin y necesidades de la investigacin.

La difusin de productos

bsicos en archivos es un tema terico

y prctico que tiene muchos aspectos por

explorar y que, para

instituciones pblicas o privadas,

arrojara grandes benefi cios, ya

que dinamizara el papel de las

unidades de informacin

(archivos) en la misin

institucional




Resultados

Varios son los productos que se han derivado de esta investiga-cin a saber:

El informe fi nal de investigacin Gua para la difusin de pro-ductos en archivos: orientaciones para administradores, como requisito para la materia de Taller de investigacin I y II en la Especializacin en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos, durante el primer y segundo semestre del 2006.

Una ponencia presentada en el evento internacional acad-mico: I Coindear 2006, del Archivo General de la Nacin de Argentina en el mes de septiembre del mismo ao, titulada Difusin en archivos: la aplicacin de tendencias administra-tivas actuales.

La edicin y publicacin del libro Gua prctica para la difu-sin de productos de archivos: una aproximacin al desarro-llo de la sexta etapa del Programa de Gestin Documental, en el ao 2007, por parte del Archivo historio de la Provincia de Buenos Aires (Argentina).

Otra ponencia presentada en el IV Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios que se llev a cabo del 29 de sep-tiembre al 2 de octubre del 2008, en de Bogot, titulada: La exposicin de piezas documentales: propuesta metodol-gica para los archivos universitarios. Evento organizado por la Pontifi cia Universidad Javeriana.

Elaboracin de trabajos de grado en torno al tema de la difu-sin y a partir de los postulados del presente estudio; como ejemplo es posible citar: Metodolgica para la construccin de un plan de difusin en archivos universitarios del sector privado: caso Bogot (2009) y Propuesta metodolgica para la evaluacin de servicios en archivos de universidades en Bogot (2010).

Un artculo de carcter general sobre la investigacin difu-sin en archivos: una visin integradora, que ser publicado en la revista Cdices del programa de Sistemas de Informa-cin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad de La Salle.




Discusin

En las ltimas dcadas, el mundo de los archivos ha cambiado sustancialmente, han surgido nuevas ideas, conceptos y progre-sivamente se han introducido herramientas y procedimientos de otras disciplinas, lo que ha conducido a un nuevo contexto degestin documental y especfi camente al desarrollo de la ltima etapa del Programa de Gestin Documental (PGD), conocida como difusin de informacin, la cual incluye dentro de su columna vertebral la apropiacin de elementos que en el pasado cercano no eran considerados relevantes para la archivstica y que, hoy en da, son fundamentales para permitir la integracin del archivo con los procesos empresariales y la toma de decisiones, como son la identifi cacin del usuario, defi nicin de la accesibilidad y el diseo de productos y servicio de difusin, consulta e inves-tigacin, etc. Por ende, la etapa de difusin se constituye en el medio que favorece la incorporacin de los modelos administra-tivos actuales y los procesos archivsticos (mercadotecnia, diseo de productos y servicios), a la vez, que garantiza el acceso global a la informacin, documentos y archivos.

A partir de este planteamiento, a continuacin, se describen las tres variables en torno a las cuales gir el presente trabajo de investigacin (tablas 1, 2 y 3).

Tabla 1. Problemas conceptuales

Problema Descripcin

Poca literatura sobre el tema

La etapa del PGD Difusin es una de las etapas que fcilmente se identifi ca por su poca creacin o produccin documental refe-rente a la prctica y a la temtica de sus contenidos.

En el campo archivstico existen actualmente muy pocos docu-mentos escritos, pocos autores reconocidos y pocos escenarios de debate acerca del tema, lo cual difi culta en la prctica cotidiana, pues no existe claridad total sobre los conceptos.

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Problema Descripcin

Poca literatura sobre el tema

Adicionalmente, existen apor-tes individuales producto de la experiencia de haber desarrollado algn proceso de difusin; sin embargo, esa experiencia solo qued documentada en trabajos de ndole privado, como por ejemplo: informes de gestin, a los cuales no es fcil de acceder a su consulta como persona particular, pues en su mayora son documentos del acervo documen-tal de la entidad.

Pocas asignaturas dedicadasal tema de difusin

En los programas acadmicos de archivstica, la materia, carga aca-dmica o asignatura, designadas a la difusin son muy pocas y, en la mayora de los casos, solo es una materia durante los 10 semestres de formacin profesional, esto obedece a que se le da mayor importancia a otros espacios aca-dmicos y la ctedra de difusin presenta vacos que no pueden ser solucionados en el espacio acadmico y cuando se pretende reforzar como consecuencia en otro mbito laboral o tcnico se evidencia el problema que fue mencionado anteriormente.

Identifi ca y defi ne el papel del usuario o cliente

La difusin de productos y servicio de informacin se cre bajo la concepcin de satisfacer las necesidades de los usuarios que estaban muy tipifi cados como los investigadores, sin embargo, la transicin archivstica por la que la que atraves el concepto de difusin, impulsado por las nuevas tendencias administrativas identifi caron que existen para los archivos muchos tipos de usuarios o clientes, lo cual cre en los archivos la apertura de un nuevo concepto para el cual muchos archivos no estaban preparados.




Tabla 2. Problemas procedimentales

Problemas Descripcin

Falta de la metodologa

La carencia de una metodologa diseada y documentada en los proce-dimientos por realizar para un programa de difusin, han hecho que el tema sea visto desde perspectivas diferentes que ocasionan mala interpretacin del desarrollo de las actividades y el diseo de productos o servicios.

Tabla 3. Problemas prcticos


Poco desarrollo de la ltima etapa del PGD

La difusin es una de los actividades archivsticas que poco desarrollado ha tenido en el mbito documental y especfi camente los archivos han dedi-cado sus recursos a otras opciones, por ejemplo, a actividades o labores como la organizacin, clasifi cacin, descrip-cin documental y se ha dejado de lado u olvidada la ltima etapa del programa de gestin documental, disminuyendo su importancia frente a la gestin archivstica.

Costos

El problema de fi nanciar econmica-mente un proceso de difusin es con-cebido a veces desde la idea de que la difusin solo es un proceso que necesita de inversin de muchos recursos, pero que no retribuye su esfuerzo.

Nueva perspectiva del archivo

El archivo dej de ser conceptualizado desde la perspectiva solo de la unidad que se encarga de organizar, almacenar y custodiar la documentacin producida por una funcin administrativa, sino que se le involucr como funcin la difusin del acervo documental y, por tanto, para cumplir con los requerimientos de su entorno, deba convertirse en una uni-dad que atienda las necesidades de los usuarios, situacin para la cual muchas unidades de informacin no estaban preparadas, pues incluso no conocen

(Cont.)





cules son sus usuarios y clientes y sobre todo cules son sus tipos de necesidades.

Por otra parte, las tendencias adminis-trativas actuales permitieron incorpo-rar a los procesos de los archivos la posibilidad de desarrollar productos o servicios enfocados, no solo a satisfacer las necesidades de los usuarios, sino tambin a posicionar al archivo como una fuente de ingreso de recursos.

Relacin de la tecno-loga con las funciones archivsticas

Otro de los problemas existente en los archivos es que no han diseados proyectos que permitan integrar los diferentes recursos que poseen las instituciones, para apoyar la funcin de la difusin.En algunos casos, el recurso tecnolgico ha sido visto solo desde la ptica de apoyo a la gestin del archivo, pero no han integrado la tecnologa como apoyo a la solucin de la difusin de la misma unidad de informacin sus productos y sus servicios.

Aplicacin en el archivo histrico

Uno de los problemas ms comunes referente a la difusin, consecuencia de la poca literatura que existe sobre el tema es que se asimila que solo se puede aplicar la difusin para Archivos Histricos y en los archivos de gestin y en central se olvida por completo por qu se entiende que no existe aplica-cin en ellos.

Referencias

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Alcalda Mayor De Bogot. (2001). Propuesta de reglamento general de archivos para el distrito capital (Documento de Trabajo). Bogot: Secretara General. Proyecto Desarrollo e implementacin del sistema nico de administracin de archivos.




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