TECNICAS DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO

INTEGRANTES DEL GRUPO:

Rocío García SantosRosario Guamán GuerraSilvia Paramo Unda

CONFEDERACION NACIONAL SE SERVIDORES PUBLICOS DEL ECUADOR, CONASEP

MANUAL DE ARCHIVO

INTRODUCCCION:

Los archivos constituyen el Patrimonio Documental de las instituciones públicas y privadas representan la gestión de cada una de ellas y la memoria de las actividades cumplidas en la administración. Por lo que se hace necesario salvaguardar los documentos que forman parte de las administraciones que regirán los destinos de la Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP. Para cumplir con este objetivo nuestro grupo de la Carrera de Asistencia de Gerencia del Instituto Tecnológico Honorable Consejo Provincial de Pichincha ha preparado el MANUAL DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTION DE ARCHIVOS, como un instrumento didáctico que permita custodiar los documentos, para la elaboración del mismo se han aplicado normas técnicas universales.

OBJETIVOS DEL MANUAL

• Precautelar el archivo histórico de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP.

• Dotar a la Directiva de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP y a todos los servidores públicos del país de un manual que servirá de ayuda para realizar el archivo de documentos de una manera técnica.

• Crear en la dirigencia de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP, la cultura sobre la importancia que tiene el cuidado de los archivos y de los documentos , ya que esto representa la historia de la organización .

• Permitirá determinar niveles de responsabilidad sobre la ejecución de tareas en el campo archivístico.

• Ubicar de una manera oportuna los documentos, para atender eficientemente a cualquier miembro de la Directiva Nacional o Provincial cuando lo requieran, o a su vez cualquier servidor público a nivel nacional lo solicite.

 

 

AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

Esta dirigido a toda la Directiva Nacional, a los Servidores públicos del Ecuador en todas las unidades administrativas de servicios archivísticos existentes, que requieran tener una guía para ejecutar el archivo de manera técnica.

ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL

Cada delegación provincial de la CONASEP, deberán contar, con una secretaria administrativa, quien será responsable del manejo correcto y aplicación de este manual, con el fin de poder precautelar todos los documentos que ingresen y egresen a la CONASEP en su provincia , además deberá remitir a la matriz de la CONASEP, por fax o vía email todos los documentos que reciba con el propósito de crear un archivo central en la jurisdicción, esto es en la Yánez Pinzón 27-57 y Av. Colon de la ciudad de Quito.

CARACTERISTICAS• Los documentos deberán ser ubicados en sitios no equivocados,

• Deberá ser de fácil manejo, para poderlos ubicar en forma rápida ya que esto evitara pérdida de tiempo.

• La persona que maneje los archivos deberá ser ordenada y debe inspirar confianza para evitar perdida de los documento.

• La ubicación de los documentos se realizara en sitios iluminados y con gran medida de seguridad.

• El sitio donde estarán los archivos no debe existir humedad ya que esto sería muy perjudicial para los documentos.

• El lugar donde estarán los documentos debe ser sumamente limpio donde no haya polvo, y que no estén expuestos al sol.

• Deben cumplirse los objetivos como base de datos, mobiliarios y maquinas, evitando de esta manera que el archivo sea solo para el servicio de conservación de papeles.

 

FUNCIONES

DE LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL

• Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel Nacional , que permita planificar, organizar, controlar, supervisar y coordinar con las demás delegaciones provinciales de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP.

 • Asignar funciones al personal que integra el Área de Archivo Central.

En este caso en la Matriz de la CONASEP en Quito, quien manejara el archivo es la secretaria administrativa, o en caso sumamente necesario se contratara nuevo personal para el manejo del mismo.

• Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivos.

• Recibir, calificar, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa a la organización.

 • Mantener actualizados los registros de control de las comunicaciones

y los Archivos.

• Elaborar un documento diario en el que se detalle claramente el despacho de los documentos a las diferentes entidades tanto públicas como privadas.

ARCHIVO PASIVO (INACTIVO)• Organizar y custodiar la documentación transferida de las

Delegaciones Provinciales.

• Ubicar la documentación que recibe, en las estanterías, con su respectivo código que corresponde a cada una de las Delegaciones Provinciales utilizando la numeración de acuerdo a la provincia.

• Llevar un registro de ubicación de los archivos.

•  Recomendar sobre posible eliminación de papeles obsoletos de archivos  

• Operar equipos de computación para la información. • Información al inmediato superior sobre novedades del

Archivo Pasivo. • Participación en seminarios y cursos, relacionados a la

materia Archivística. 

DEL ARCHIVO DE OFICINA• Recibir y controlar las comunicaciones registradas en el Área de Archivo Central. • Realizar un inventario de todo el archivo existente en la organización con el fin de

eliminar algunos documentos que por el tiempo que tienen ya deberían de darse de baja.

• Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos.

• Informar al Presidente de la CONASEP el estado de atención de los trámites.

• Seguimiento y control de las comunicaciones que son enviadas a las diferentes secretarias y federaciones provinciales de la CONASEP.

 • Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y autorización escrita.

• Organizar, clasificar y archivar la documentación recibida de las diferentes entidades tanto públicas como privadas.

 • Control y recuperación de los documentos a través de un registro de préstamo.

• Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia, eliminación o envió al Archivo Central, en base a los procedimientos establecidos.

  

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos se organizarán de la siguiente manera: 

• Los documentos se clasificarán respetando la procedencia del mismo. 

• Los documentos se ordenarán respetando el orden cronológico, numérico y alfabético.

• Los documentos se clasificarán y ordenarán en series documentales.

• Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo a la estructura que generan los documentos.

• Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para ser dispuesto a su inmediata consulta.

 

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION DOCUMENTAL

• Se observará la parte legal, el valor que tienen los documentos como justificativos en los actos administrativos, financieros, y legales, considerará aquellos documentos históricos de la propia organización.

• Los plazos de conservación señalados deberán contarse a partir del último día al que corresponde el expediente o grupo documental. Los plazos se aplicarán siempre y cuando los documentos correspondan a trámites concluidos y no existiere impugnaciones relacionadas a tal documentación.

 • Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los

plazos de conservación la Comisión Ejecutiva Especial Permanente de la CONASEP, se reunirá previa convocatoria y sus integrantes, consideraran que los de valor permanente e histórico, podrán transferirse al Archivo Central de la CONASEP y aquellos que no sean calificados como tales se dispondrá su eliminación, previo informe en resoluciones por escrito.

EQUIPOS PARA ARCHIVOS

Para el archivo de los documentos de la Confederación Nacional de Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP se utilizaran archivadores, armarios o estanterías metálicas, entre otros. Los documentos del Archivo Pasivo deben ser protegidos en cajas especiales de retención. Todos los documentos tendrán el sello de recibido y la fecha de archivo una vez realizado el tramite pertinente.

A N E X O S

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVO

Memorando Cotización Oficios

Convocatoria Factura Currículum

Vitae Acuerdos

Banco Internacional

CLASES DE DOCUMENTOS

Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador

 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:

Fecha y Hora: Nº del documento:

Institución : 

 Remitente:

Asunto del Documento:

Recibí Conforme:

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS ÁREA DE ARCHIVO DE OFICINA

ANEXO 1

Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador

 ARCHIVO CENTRAL

 REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS  

 PROCEDENCIA:

 REMITENTE:

CLASE Y N° DOCUMENTO 

DIRIGIDO A:  FECHA ORIGEN

 FECHA REGISTRO

 ASUNTO:

 ANEXOS:

 RECEPCIÓN INTERNA

 SALIDA

 ENVIADO A:

 INICIAL

 FECHA Y HORA

 OF. No.

     DESTINATARIO 

     GUÍA

     ARCHIVADO EN:

Observaciones:Este formulario debe ser devuelto al Archivo Central una vez finalizado el trámitePara Tarjetero alfabético por remitente del Archivo Central (Control trámite pendiente)Para Tarjetero Alfabético por remitente de la Unidad de TrámiteTarjetero numérico del Archivo Central (opcional

REGISTRO No.

ANEXO 2

 

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA

  N° FECHA: DESTINATARIO REF.

DOCUMENTODATOS DE RECEPCIÓN

NOMBRE Y FIRMA FECHA Y HORA

               

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

 ELABORADO POR : ENTREGADO POR:

Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador

ANEXO 3

Solicitante:

Unidad o Servicio solicitante:

Fecha de Solicitud:

Código y título de clasificación: Años:

Descripción de la serie documental:

Número de hojas:

Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador

Acción que se solicita: ELIMINACIÓN

Observaciones:

Autorización del Jefe Responsable del Archivo Nombre y sello Nombre y sello

ARCHIVO CENTRALAUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

ANEXO 4

 NOMBRE DEL SOLICITANTE:

 

 FECHA DE

SOLICITUD:

 PLAZO DEL PRESTAMO:

 UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LABORA:

   

 DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

  

 No. FOJAS

 UBICACIÓN FÍSICA

      Caja Estante Carpetas                                     

  f. f. AUTORIZADO POR RECIBÍ CONFORME (Nombre, cargo y firma de la autoridad que so licita el préstamo) (Nombre, cargo y firma del funcionario que recibe los documentos) CONTROL DE DEVOLUCIÓN

 FECHA DE DEVOLUCION:

ENTREGADO POR: VISTO BUENO

 OBSERVACIONES:

CONTROL DE PRÉSTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS

Confederación, Nacional de Servidores Públicos del Ecuador ANEXO 5

SISTEMA, MUEBLES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO