“SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR”LIC. AUD. CARLOS ALBERTO PAZ CHAVEZ, M.SC.

CARRERA: CONTADURÍA PUBLICA

SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR

INTEGRANTES:

Arcienaga Flores Mauricio Hermogenes 213061521

Calvimontes Callau Daniela 211141933

Gutierrez Costas Giovanna Sadith 212038796

Huerta Uriarte Karol Rosario 212039644

López Velásquez Gabriela Linet 214044459

Vásquez Arias María Laura 212086553

SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR

INTRODUCCION

Este módulo le permitirá la administración sencilla y precisa del proceso de cuentas por pagar, desde el ingreso de las facturas hasta su pago.

Permite generar informes de vencimiento de pagos por proveedor y por fecha de vencimiento, permitiendo programar el flujo de caja respectivo. Se tiene la opción de realizar transferencias multimonedas a proveedores. Permite además generar facturas a partir de embarques sin que las compras se hayan recibido.

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CONCEPTO

Las Cuentas por Pagar son deudas contraídas por las empresas al comprar mercancías a crédito, esta cuenta está amparada generalmente por una factura, la cual debe ser cancelada generalmente en un lapso de un año, surgen por operaciones de compra de bienes materiales, servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

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PLAZOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Si clasificamos a las cuentas por pagar, tomando en cuenta el tiempo de pago, entonces encontraremos:

A corto plazo: Proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, anticipo a clientes, gastos pendientes de pago e impuestos pendientes de pago.

A largo plazo: hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios, documentos por pagar a largo plazo y cuentas por pagar a largo plazo.

Como pasivos diferidos: No hay un plazo específico, pero estos se caracterizan por cobrarse anticipadamente y proporcionar el servicio con posterioridad. Y se encuentran las rentas cobradas por anticipado y los intereses cobrados por anticipado.

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CLASES DE CUENTAS POR PAGAR

Podemos mencionar algunas cuentas

por pagar

DIVIDENDOS

PROVEEDORES

DOCUMENTOS POR PAGAR

IMPUESTO POR PAGAR

ACREEDORES DIVERSOS

HIPOTECAS POR PAGAR

SISTEMAS DE CUENTAS POR PAGAR

DIVIDENDOS POR PAGAR

SE CARGA

Durante el ejercicio

1.- Del importe de los pagos efectuados a los socios o accionistas de los dividendos que les corresponden.

Al finalizar el ejercicio

3.- Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

SE ABONA Al iniciar el ejercicio1.- Del importe de su saldo acreedor, que la obligación de pagar a los socios o accionistas sus dividendos.

Durante el ejercicio2.- Del importe de los dividendos por pagar, al momento de que su pago sea decretado por la asamblea de accionistas.

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PROVEEDORES

SE CARGA

Durante el ejercicio

1.- Del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo con proveedores.

2.- Del importe de las devoluciones sobre compras de mercancías a crédito.

3.- Del importe de las rebajas sobre compras de mercancías a crédito.Al finalizar el ejercicio

4.- Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

SE ABONA Al iniciar el ejercicio1.- Del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de la empresa de pagar a sus proveedores por las compras de mercancías a crédito, documentadas o no. Durante el ejercicio:2.- Del importe de las compras de mercancías a crédito, documentadas o no.3.- Del importe de los intereses moratorios que carguen los proveedores por mora en el pago.

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DOCUMENTOS POR PAGAR

SE CARGA

Durante el ejercicio

1. Del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se paguen.2. Del importe del valor nominal de los títulos de crédito que se cancelen.Al finalizar el ejercicio:3. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

SE ABONA

Al iniciar el ejercicio1. Del importe de su saldo acreedor, que representa el valor nominal de los títulos de crédito a cargo de la entidad, pendientes de pago.Durante el ejercicio:2. Del importe del valor nominal de los títulos de crédito (letras de cambio o pagarés) firmados a cargo de la empresa.

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IMPUESTOS POR PAGAR

SE CARGA

Con el Valor de los pagos que se efectúen para disminuir su saldo y con los ajustes y al cierre del ejercicio.

SE ABONA

Con la provisión de Impuestos: Renta, municipales, IVA, Pago a Cuenta, etc.

SALDO

Es acreedor y representa la obligación que se tiene con terceros en concepto de impuestos.

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ACREEDORES DIVERSOS

SE CARGA

Durante el ejercicio

1. Del importe de los pagos parciales o totales a cuenta o en liquidación del adeudo por la compra de bienes o servicios a crédito, sin garantía documental o por los préstamos recibidos.2. Del importe de las devoluciones de los conceptos distintos a las mercancías.3. Del importe de las rebajas concedidas por los acreedores.Al finalizar el ejercicio:4. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

SE ABONA Al iniciar el ejercicio1. Del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de pagar por las compras de conceptos distintos a las mercancías a crédito, sin garantía documental, o por los préstamos recibidos.Durante el ejercicio:2. Del importe de las cantidades que por los conceptos anteriores se hayan quedado de pagar a los acreedores.3. Del importe de los intereses moratorios que los acreedores hayan cargado, por falta de pago oportuno.

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ACREEDORES HIPOTECARIOS O HIPOTECAS POR PAGAR

SE CARGA

Durante el ejercicio

1. Del importe de los pagos que se vayan realizando para liquidar el adeudo.Al finalizar el ejercicio:2. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

SE ABONA Al iniciar el ejercicio1. Del importe de su saldo acreedor, que representa la obligación de pagar los préstamos recibidos; los cuales tiene como garantía bienes inmuebles (activos fijos, como terrenos o edificios).Durante el ejercicio:2. Del importe de los nuevos créditos (préstamos) hipotecarios que se reciban.

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PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de

autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes

de pago según controles contables, con los de los suministradores. Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de

cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

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PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA

Cuentas por Pagar a Corto Plazo:

• Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por deudores.

• Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).

• Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).

• Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).

• Verificar los convenios de pagos suscritos.

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Cuentas por Pagar Diversas:

Las cuentas por pagar diversas agrupan las subcuentas que representan cuentas por pagar a terceros, que contrae la entidad por transacciones distintas a las comerciales, tributarias, laborales y de financiamiento.

En esta cuenta también se registra el pasivo generado por la adquisición de activos de uso permanente, tales como inversiones inmobiliarias, intangibles, inmuebles, maquinaria y equipo, entre otros similares.

• Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas (más de días).

• Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

• Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

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Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo:

• Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.

• Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año.

• Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc.).

• Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

• Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

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REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor.

• Datos Del Proveedor: Nit, nombre, dirección, ciudad, cantidad, descripción, créditos, costos, fechas.

• Información De Compra: Factura (referencia, fecha, forma de pago, Nit, dirección, articulo, cantidad, valor unitario, valor total, subtotal, IVA, rete fuente, costo total)

• Información De Tesorería: Comprobante de egreso (núm.; ciudad, fecha, valor pagado a, por concepto de contabilización, firma, sello de beneficiario, costo, Nit)

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Cuentas por pagar a varios

Compañía de clientes

Dividendos por pagar