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El Archivo
Es el resultado de un proceso que nos permite guardar en un orden sistemático diversos objetos; elementos, documentos, para
garantizar la preservación de la memoria de la organización y facilitar
la consulta y la localización de información sobre sus actividades, siempre que ello se ha requerido.
Tipos de archivo
Convencional
Carpeta de cartón
cerrada
Acordeón
De dos, tres o
cuatro gavetas
(metal, madera o
plástico)
Electrónicos Estante
Como discos
magnéticos, y
discos ópticos,
computadoras que
almacenan
información. Puede ser de metal, madera o ladrillo.
Son de gran tamaño.
Procedimiento para archivar
Inspección: se verifica la aprobación para archivar el documento.
Distribución: Después de su codificación se agrupan
los documentos en estricto orden alfabético.
Archivo: se coloca cada documento en las
carpetas correspondientes.
Clasificación: De acuerdo con los datos que trae el documento, nombre del destinatario, localidad organización y asunto.
Codificación: En cada documento se coloca o indica
un código que señala donde será archivado.