diapositiva 1 - ofixpres –acta de entrega la funcionalidad de acta de entrega permite que el...
TRANSCRIPT
1v2.0
2
3
Para ingresar a la pagina oficial de la organización, ingrese a: http://www.ofixpres.com.co/
Luego diríjase a la opción Iniciar
Sesión que se encuentra en la
parte superior-derecha de la
pantalla y a continuación haga
clic en el botón Cliente
Outsourcing.
4
En seguida aparecerá el Portal Transaccional de OFIXPRES S.A.S
5
En este campo ingrese el
Usuario y la Contraseña
asignada.
Para ingresar debe
hacer clic en el botón
IR
Acceso al Portal Transaccional
Recuerde: Al realizar 3 intentos de acceso con una clave
errada la cuenta de usuario quedará bloqueada. Para
habilitar de nuevo la cuenta de usuario es necesario
contactar con el Administrador del Sistema.
6
Uso del Sitio Web
Una vez validado el ingreso
del usuario, en la página
aparecerá la información
referente al centro de costo
7
Personalizar Usuario
• Puede asignar un nombre de usuario personalizado a su cuenta así:
– Haga clic en el botón Mi Cuenta ubicado a la superior-derecha de la pantalla
– Posteriormente debe hacer clic en la opción Modificar Usuario
– El sistema solicitará ingresar el usuario personalizado. Usted debe digitarlo y el sistema validará si está disponible.
– Si el usuario es valido, el sistema informa que fue agregado con éxito.
Ahora, usted puede usar este usuario
personalizado para ingresar al portal, con la misma
contraseña.
8
Cambio de Contraseña
• Para realizar la actualización de sus datos, debe seguir los siguientes pasos
– Haga clic en el botón Mi Cuenta ubicado a la superior-derecha de la pantalla
– Luego clic en la opción Actualizar Mis Datos
– Inmediatamente se desplegara la pagina para realizar los cambios, en esta deberá diligenciar los datos requeridos en los espacios permitidos
– Para guardar los cambios satisfactoriamente, debe hacer clic en el botón Actualizar.
9
Funcionalidades Centro de CostoSeguimiento: Con esta función podrá consultar el
Estado de Pedidos, Estado de Autorización de las
ordenes diligenciadas e ingresar al módulo de Acta de
Entrega.
Haga Su Pedido:
Con esta función
podrá conocer el
catálogo asignado de
productos y las
Compras Habituales.
Reportes: Con esta
función podrá conocer y
obtener información sobre
Reportes de Consumo
Motor de búsqueda:
Funcionalidad de
búsqueda de
productos en el
catálogo asignado al
Centro de Costos.
Carro de compras:
Contenido de la
compra actual.
Nosotros: Puede encontrar información sobre OFIXPRES S.A.S, el sitio Web,
Contacto para atención al Cliente y el Portafolio de servicios.
Mi Cuenta: Este menú es posible
acceder al cierre de sesión, función para
Personalizar Usuario y Actualización de
Datos.
10
Haga su Pedido
Para el perfil Centro de Costos, hacer pedidos es su principal función. Para esto deberá ingresar
a la opción Haga su Pedido; para iniciar debe seguir los siguientes pasos:
1. Diríjase a la opción:
2. De la lista desplegable, debe hacer clic en Catalogo asignado:
11
Haga su pedido – Selección de Familias de Productos
• El sitio Web presentará la información del catálogo organizado por Grupos de Productos o
Familias.
El Centro de Costos puede navegar por las diferentes Familias del catálogo encontrando
los productos que puede solicitar.
Nota : En la familia Formas Preimpresas usted podrá encontrar los formatos únicos de
cada Cliente y en la familia Todas encontrará la totalidad de productos asignados a su
catálogo.12
Haga su Pedido – Visualización de Productos
Una vez seleccionada la familia se desplegará el catálogo de productos asignado
Así, el Centro de Costos tendrá la capacidad de ver qué productos puede solicitar y
cual es su información .
13
Haga su pedido – Selección de Productos
El Centro de Costos, podrá Seleccionar productos de su catálogo, cantidades y
adicionarlos al carro de compras de la siguiente manera:
En la columna Ctda (Cantidad), se ingresan las unidades a solicitar por producto.
Para las cantidades debe tener en cuenta la Unidad de presentación del producto.
En la parte inferior de la pantalla siempre encontrará el botón Adicionar al Carrito
con el cual se agregarán los productos seleccionados. Es importante que los
productos tengan la marca.
Puede continuar seleccionando y adicionando producto a medida que repita los pasos
anteriores. 14
Haga su pedido – Motor de BúsquedaAl momento de adicionar productos a la Orden, el Centro de Costos puede realizar una
búsqueda puntual del producto por medio del Motor de Búsqueda. En él, se permiten
búsquedas por Palabra Clave, Nombres o Código de Producto.
En el Motor de Búsqueda indicamos el
Nombre, palabra clave o código de un
producto.
Clic en Buscar
La aplicación filtrará el catálogo del Centro de
Costos, con todos los resultados que
coincidan con los criterios de la búsqueda,
presentando dicha información como un
catálogo, con la información del ítem.
Usted adiciona el producto al Carro de
Compras por medio del botón Adicionar al
Carrito indicando las cantidades y
seleccionando el producto
15
Haga su Pedido - Carro de Compras
A medida que se adicionan productos al Carro de Compras, esta información comienza
a formar parte de la Orden que el Centro de Costos que está diligenciando. Estas
adiciones se ven reflejadas en la opción Carro de Compras ubicado en el lado derecho
de la aplicación.
La opción Carro de Compras almacena toda la información de ítems que han
sido adicionados.
Para ingresar
al detalle
hacer clic en el
botón Detalle,
con lo cual se
visualizará el
detalle de la
orden.
16
Haga su Pedido – Modificar Detalle Carro de Compras
La consulta de Detalle del Carro de Compras se presenta por columnas
La columna Cant. (Cantidades)
permite modificar las unidades
solicitadas por cada uno de los
productos. Así, se digita la nueva
cantidad deseada y se hace clic en el
botón Actualizar para que guarde los
cambios a ellos. Se pueden modificar
múltiples productos al tiempo.
Si se desea retirar uno de los
productos de la actual compra, se
debe hacer clic en el ícono de
Caneca, ubicado al extremo derecho
del producto a retirar. También puede
asignar cantidades CERO y hacer
clic en el botón ACTUALIZAR.
Para terminar haga clic botón
Continuar con el cual se finaliza el
proceso y se da por aceptada la
orden.
17
Haga su pedido – Enviar Orden de Compra
Para terminar el proceso de compra, se debe hacer clic en el botón Enviar, con lo cual el
sistema presentará la información de la orden tramitada y adicional presenta la
información para el respectivo despacho.
La página, presentará la información
relacionada con la orden a generar.
Ofrece la oportunidad de colocar
comentarios, visibles para el autorizador.
Finalmente, presenta la información de
Dirección de Envío con la cual se
registro el Centro de Costos y se creó la
cuenta.
Para finalizar el proceso, se debe hacer
clic en el botón Enviar.
18
Haga su pedido - Confirmación del Pedido
Finalmente, al enviar la orden, el sistema presentará el número asignado, centro de costos
que hace la solicitud y número de orden único generado por el sistema.
1. Al finalizar el pedido,
la página asigna el
número único de
confirmación del
pedido como Número
de Orden de Pedido,
adicional, se visualiza
el Código del Centro
de Costos y los
Totales respectivos.
2. Como soporte de la
transacción, puede
exportar en formato
Excel, el detalle de la
orden que acaba de
finalizar con el botón
Exportar a Excel
19
Haga su Pedido – Control Presupuestal
El control presupuestal permite el control sobre el periodo actual de pedido, monto
asignado e información relacionada con saldos disponibles, ejecutados y pendientes por
ejecutar.
1. Para visualizar el
presupuesto clic en
Detalle del carro de
compras.
El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene
asignado dicho control no visualizará la siguiente información.
20
Haga su pedido – Visualizar Presupuesto Asignado
El sistema presenta, dentro del carro de compras la información sobre presupuesto así:
-Periodo Actual: Periodo Activa de
ejecución presupuestal.
-Presupuesto Periodo: Monto
presupuestal asignado.
-Presupuesto Consumo Periodo:
Monto ejecutado a la fecha dentro del
periodo actual.
-Presupuesto disponible: Saldo
disponible.
-Presupuesto Invertido en Ordenes
Pendientes por Autorizar: Ordenes que
se han diligenciado pero no han sido
autorizadas.
El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene
asignado dicho control no visualizará la siguiente información.
21
Haga su pedido – Control PresupuestalDentro del control presupuestal, la aplicación le solicitará, si da el caso, de que verifique las
cantidades solicitadas para así poder ajustar la ejecución del presupuesto. Si no modifica las
cantidades, el sistema no le permite tramitar el pedido.
En esta opción
podrá modificar
las cantidades a
solicitar en el
pedido.
Para modificar el
pedido, cambie las
cantidades respectivas
y haga clic en el botón
Actualizar, así el
sistema recalculará el
monto de la orden
actual22
Seguimiento de pedidos - Estado de Autorización
Esta opción le ayudará a saber el Estado en que su pedido se encuentra en la página web.
Si ya fue autorizado, no ha sido autorizado o si se le han realizado modificaciones. Para esto
debe seguir los siguientes pasos:
Diríjase a la opción:
De la lista desplegable, debe hacer clic en Estado de Autorización:
23
Seguimiento – Consulta de AutorizaciónEn pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Centro de Costos con su
respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la
página
Los estados de Autorización para las ordenes
son:
(Verde) Orden Autorizada
(Amarillo) Autorizada con
Modificaciones
(Azul) Sin Autorizar
(Rojo) Rechazada
Para ver la información detallada de la orden se
debe hacer clic sobre el Número de la Orden.
IMPORTANTE
Si el pedido está en estado Orden sin Autorizar (Azul), la fecha que
verá es la fecha cuando se realizó el pedido.
Si el pedido está en Estado Orden Autorizada con Modificaciones
(Amarillo) u Orden Autorizada (Verde), es la fecha de la autorización
del pedido.
24
Seguimiento – Acta de Entrega
La funcionalidad de Acta de Entrega permite que el usuario
relacione directamente en la página Web los elementos que
solicitó contra los que fueron recibidos en el despacho.
La opción Crear Acta de Entrega presenta
en orden cronológico la información de
pedidos para los cuales no se ha diligenciado.
Para crear un Acta de entrega, se debe
seleccionar la opción Crear Acta de Entrega
y hacer clic en el botón Siguiente.
Luego, de la lista, se debe hacer clic sobre el
Número de Orden
La aplicación, presenta la información de la
orden solicitada y allí usted puede indicar las
cantidades recibidas contra las cantidades
solicitadas. Si tiene alguna observación se
puede ingresar, debe indicar la fecha de
recepción del pedido y finaliza haciendo clic
en el botón Crear.
Recuerde: Es necesario indicar si el pedido fue Cumplido con
Novedad cuando las cantidades recibidas no coinciden con las
cantidades solicitadas o Cumplido cuando la entrega se ajustó
al pedido solicitado25
Seguimiento – Acta de Entrega
Cuando sean despachadas las cantidades faltantes y
desee cerrar el Acta de Entrega ingrese así:
Seleccione la opción Consultar o modificar acta. Haga clic en
Siguiente
En la siguiente pantalla, usted debe hacer clic en el Número de
Orden.
En la siguiente pantalla usted debe
cambiar la cantidad, escribir los
comentarios correspondientes a la orden
y cambiar el Estado del Acta por
Cumplido.
Finaliza haciendo clic en el botón
Actualizar
26
Seguimiento – Tracking de pedidos
Por medio de Tracking de pedidos el centro de costo puede consultar en tiempo real sus
pedidos una vez han sido aprobados y conocer el respectivo estado.
Diríjase a la opción
De la lista desplegable, debe hacer clic en el enlace Tracking de Pedidos:
27
Seguimiento – Tracking de pedidos
La aplicación presentará el formulario para ingresar los criterios de búsqueda así:
• Fecha Inicial, Final: fecha desde la cual se realiza la búsqueda. La fecha final es la del
día.
• En caso de seleccionar el criterio Nro. de orden de compra del cliente, aparecerá un
campo donde se ingresará el dato.
Por último haga clic en el botón Ver Pedidos.
28
Cualquier duda contacte a su Representante de Servicio o
Puede escribirnos al correo [email protected]