OFFICE 2007 [Escribir el subtítulo del documento] FOYETO DE TEORIA PRACTICA DE WORD, POWER POINT, EXEL DIANA CAROLINA POSADA 03/03/2010

PROLOGO

CCoonnttiinnuuaacciióónn eennccoonnttrraarreemmooss eenn eell ffoolllleettoo vvaalliioossooss ccoonnoocciimmiieennttooss ,, aapprreennddeerrááss ccoonnoocciimmiieennttooss bbáássiiccooss eenn eell pprrooggrraammaa ooffffiiccee 22000077,, ttaalleess ccoommoo WWoorrdd,, eell

pprroocceessoo ddeell eennccaabbeezzaaddoo yy ppiiee ddee ppáággiinnaa WWoorrdd,, uuttiilliizzaarr aallgguunnooss ccoommaannddooss,, ffoonnddooss,, eennccaabbeezzaaddooss,, ppiiee ddee ppáággiinnaass,, ffuueenntteess,, eennttrree oottrrooss.. EExxcceell,, ffoorrmmuullaass bbáássiiccaass,, nnoommiinnaass,, ddeessccuueennttooss,, ccoommaannddooss,, vvaarriiaass hheerrrraammiieennttaass bbáássiiccaass eettcc.. PPoowweerr PPooiinntt,, aanniimmaacciioonneess,, ffoonnddooss,, ppllaannttiillllaass,, ssoonniiddooss,, ttrraannssiicciioonneess,, pprreesseennttaacciioonneess eettcc.. PPuubblliisshheerr,, hheerrrraammiieennttaass bbáássiiccaass,, ccoommaannddooss eellaabboorraacciióónn ddee ffoolllleettooss,, rreevviissttaass eennttrree oottrrooss.. AAllgguunnooss ttrruuccooss ppaarraa nnoo uussaarr eell mmoouussee ((rraattóónn)),, eell uussoo bbáássiiccoo ddeell iinntteerrnneett,, eennccoonnttrraarr bbuussccaaddoorreess ppaarraa tteemmaass ddee ttaarreeaass oo ssiimmpplleemmeennttee ccoonnssuullttaass,, ccoommoo ccrreeaarr ccoorrrreeooss eelleeccttrróónniiccooss aaddjjuunnttaarr aarrcchhiivvooss,, lleeeerr llaa ccoorrrreessppoonnddeenncciiaa,, bboorrrraarrllooss,, aaggrreeggaarr ccoorrrreeooss eelliimmiinnaarrllooss,, mmaarrccaarr ccoommoo lleeííddooss eennttrree oottrrooss.. CCrreeaarr bbllooggss,, iinnsseerrttaarr vviiddeeooss,, ccaammbbiioo ddee ppllaannttiillllaass,, iinnsseerrttaarr ccaalleennddaarriiooss,, iinnsseerrttaarr ddiiaappoossiittiivvaass eettcc.. BBaajjaarr iimmáággeenneess ddee aallttaa rreessoolluucciióónn ppaarraa uunnaa óóppttiimmaa iimmpprreessiióónn ssiinn ddiiffuussiióónn ddee eerrrroorreess,, iimmppoorrttaarr vviiddeeooss,, ddiiaappoossiittiivvaass,, iimmáággeenneess eennttrree oottrrooss..

Además se verán los diferentes temas que podemos encontrar como herramientas en la utilización de Word, Excel y Power Point, esto nos ayudara a resolver inquietudes o problemas que se nos puedan presentar, habrán Dinámicas que ayudarán en el desarrollo de las actividades del grupo esto con el fin de garantizar un mejor desempeño en el aprendizaje y la práctica para así sabernos defender en el ámbito laboral.

AA

INTRODUCCION

Historia de los computadores

omenzaron con un sistema llamado algoritmo, es decir la resolución de problemas de algebra y calculo numérico Mediante una lista bien definida, ordenada y finita de operaciones a fin de hallar la solución al problema que se plantea. Además de que se considera que el primer computador fue una Abaco. La computadora es un

invento reciente, que no ha cumplido ni los cien años de existencia desde su primera generación. Sin embargo es un invento que ha venido a revolucionar la forma en la que trabajamos, nos entretenemos y se ha convertido en un aparato esencial en nuestra vida diaria.

Generaciones

Comenzó la primera generación a base de bulbos o tubos al vacio, la comunicación era en términos de nivel más bajo que se pueda existir, la

segunda generación comienza con el advenimiento de transistores, cuando los transistor remplazaron a los bulbos en los circuitos de los computadores, la tercera generación su característica fundamental es

que su electrónica es basada en circuitos integrados y además su manejo es por medio de los lenguajes de control de los sistemas

operativos, en la cuarta generación aparecen los microprocesadores siendo un avance importante en la microelectrónica, son circuitos integrados de alta densidad y con una velocidad impresionante. La quinta generación con el desempeño de los computadores a nivel

mundial es ya muy grande tal es que se está desplazando al hombre y se está reemplazando por maquinas robóticas que desempeñan los

trabajos con rapidez y exactitud requiriendo la muy mínima ayuda de la mano humana, creando una gran demanda de personas sin empleo, y la tecnología seguirá avanzando de tal forma que solo seremos individuos

guiadores por y de robots.

C

INDICE

COMANDOS

Cuando se elige un comando se indica a Word lo que debe hacer a continuación: imprimir un documento, dar formato al texto, etc. los comandos que realizan acciones similares están agrupados en menús. Por ejemplo, el menú Archivo contiene los comandos que se usan para abrir, imprimir, guardar y cerrar los documentos. Los menús aparecen en la lista de la Barra de menús, en la parte superior de la ventana de Word.

Para mostrar los comandos de cada menú se puede usar el ratón o el teclado. Para abrir cada una de las opciones de la Barra de menús por medio del ratón se hace click sobre la opción que se desee. Para hacer lo mismo con el teclado, se pulsan simultáneamente la tecla ALT y la letra que aparece subrayada en el nombre de la opción deseada.

Una vez abierto un menú se puede seleccionar cualquiera de las opciones bien pulsando el ratón encima de cualquiera de ellas o bien pulsando los cursores del teclado hasta que se seleccione la opción deseada.

Algunas de las opciones de los menús aparecerán con un color atenuado indicando que el comando no se puede utilizar en ese momento.

Para seleccionar algunos comandos, existen una combinación de teclas "rápidas"' que se muestran en los menús a la derecha del nombre del comando.

Si un nombre de comando está seguido de puntos suspensivos, aparecerá un cuadro de diálogos Para que se establezcan las opciones que se deseen.

Para cerrar un menú, basta con pulsar el ratón fuera del menú, o bien pulsar la tecla ESC.

LISTADOS ALFABETICAMENTE POR COMANDOS

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

El encabezado es el área de la parte superior de la página que se halla reservada para ese tipo de texto. El pie es la zona de abajo de la página para esa información. En algunos procesadores de palabras el encabezado y el pie permanecen visibles todo el tiempo, igual que el texto normal. En otros, permanece escondido hasta que se imprime. Word los oculta a medias.

Secuencia

• Clic en insertar • Clic en encabezado o pie de pagina • Seleccionar lo deseado • Digitar lo que desee que este en el encabezado o en el pie de pagina

IMÁGENES PREDICEÑADAS

Las encontramos en programas tales como Power point Word y las podemos utilizar en dar clic en la pestaña insertar luego damos clic en imágenes prediseñadas prediseñadas.

Estas imágenes están en cada computador en el costado derecho para utilizarlas y escoger la que queremos

También podemos coger imágenes desde la web

HIPERVINCULOS

El hipervínculo es como una conexión, es decir nos lleva a un archivo o pagina que hayamos seccionado.

Secuencia

Clic en insertar

Clic en hipervínculo” te saldrá un cuadro como este”

Luego seleccionamos el archivo “aceptar”

Al aceptar aparecerá un link. ej.: c:\users\pc17\documents\carta caro.docx

Al ubicar el cursor en el link, aparecerá

el cual nos indica que con Ctrl + Clic aparecerá el vinculo.

LETRA CAPITAL

Son las que se utilizan en los periódicos, en los libros, en los libretos

EJ:

Secuencia

• tener el documento ya realizado • clic en insertar

• • clic en letra capital “secciona la que prefieras”

• para cambiar el tipo de fuente o tamaño • clic en opciones de letra capital • aparece un cuadro

• selecciona el tipo de fuente o tamaño • clic aceptar

COMBINACION DE CORESPONDENCIA

Sirve para organizar cartas y enviarlas a personas diferentes sin tener que volver a reescribirlas

Pasos:

• Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información

El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre

el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en

Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Nota Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem instalado,

también verá Faxes en la lista de tipos de documento.

• Elegir el documento principal que desea utilizar

Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de

tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede

hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que

desea utilizar.

• Siguiente paso

Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros

Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse

(o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está almacenada la información

exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede

elegir los registros que desea usar.

Conectarse al archivo de datos

En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al

archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que

desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa

y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para

clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.

Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos

de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en

Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el

archivo.

Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda

como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.

Nota Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados,

asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de

correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en

este proceso.

• Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente

tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de

datos en el documento principal.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá

tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo

archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su

combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o

descendiente, haga clic en el encabezado de columna.

Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que

contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en

(Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el

valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no

contienen información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los

registros que contienen información.

Desactive la casilla de verificación situada junto a un registro para excluirlo.

Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para buscar

registros concretos.

Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea.

Paso 3: agregar campos al documento principal

Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podrá empezar a

agregar campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en cada

copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda

encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con cada

dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos.

• Agregar campos

Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que

aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los

hipervínculos en el panel de tareas.

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en

ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede

hacer clic en los vínculos Bloque de direcciones o en Línea de saludo del

panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un

producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una dirección

y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas

dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».

Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que

coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los

datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al poner un

campo Nota personal en la parte inferior de una carta modelo, puede

personalizar cada copia todavía más. Incluso puede personalizar los sobres

agregando un código de barras postal, si está utilizando la versión de Word en

idioma inglés (Estados Unidos), o el franqueo electrónico (si tiene instalado un

programa de franqueo electrónico).

• Asignar campos

Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea

de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración

muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea de

saludo se utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una

columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se

combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar

campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los

encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word

automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con

Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En este

archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer coincidir Apellidos o

Dirección 1.

Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de

datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna

Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Dirección coincide con

Dirección 1. No importa si Tratamiento de cortesía, Organización y

Nombre del cónyuge no presentan coincidencias puesto que no son relevantes

en los documentos que está creando.

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal, ya

estará listo para dar el siguiente paso.

Paso 4: obtener una vista previa de la combinación y completarla

Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para obtener

una obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté

satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación.

• Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios

antes de completar del todo la combinación.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:

Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente

del panel de tareas.

Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.

Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no desea incluir el

registro que está mirando.

Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo

Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la

lista si ve registros que no desea incluir.

Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás

un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.

Cuando esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente

en la parte inferior del panel de tareas.

• Completar la combinación

Ahora todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está combinando

cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las

cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.

Independientemente del tipo de documento que esté creando, puede imprimir,

trasmitir o guardar todos los documentos o únicamente un subconjunto de los

mismos.

Sugerencias sobre los mensajes de correo electrónico

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del

documento principal. es una buena idea guardar el documento principal si planea

utilizarlo en otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal, además de su contenido y de sus campos,

también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que abra el

documento principal, se le pedirá que elija si desea volver combinar en los mismos

la información del archivo de datos.

Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información del primer registro

combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas, submenú

Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se encontrará

en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los hipervínculos

del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya

un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos

diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior

del panel de tareas para continuar con la combinación.

Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el documento principal y el

archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento

estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva del

primer registro.

COLUMNAS

Nos sirve para crear como van organizadas las palabras de un testo y el procedimiento

L os diarios no son los únicos documentos que utilizan las columnas del tipo usado en los periódicos para el texto, donde el texto fluye desde la parte inferior de una columna al tope de la próxima. En los documentos, generalmente las listas son colocadas dentro de columnas.

Un efecto similar puede crearse para frases cortas usando marcas de tabulación. Las frases u oraciones largas no se alinearán ordenadamente.

Cuando el texto es lo suficientemente largo para justificarse en el margen, se necesitan usar bien sean columnas o una tabla. Una tabla dará mucho más control sobre qué es lo que aparece y dónde, pero impide que el texto fluya libremente. Las Tablas serán analizadas en el Proyecto 3 de Word.

Botón: Columnas

Word hace bastante fácil crear columnas de texto, lado a lado. Puede usar el botón Columnas para crear columnas de igual tamaño para todo el documento, o para un

texto seleccionado.

Diálogo: Columnas

El diálogo Columnas desde el menú, Formato | Columnas, le permitirá crear columnas de un ancho desigual, y cambiar el espacio que hay entre las mismas.

Word creará el salto de sección de modo automático.

La parte más difícil de ambos métodos, es el de seleccionar de manera correcta qué es lo que desea que entre en las columnas!

INSERTAR HOJAS DE CALCULO EN EXEL

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de

cálculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte

inferior de la pantalla.

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja

de cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en

Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hoja.

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número

de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que

desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres

fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Insertar y luego en

Insertar hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del

mouse en las fichas de hoja seleccionadas y, a continuación, hacer clic en

Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar el número de hojas de cálculo en un libro nuevo

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic

en Opciones de Excel.

2. En la categoría Popular, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este número de hojas, escriba el número de hojas que desea incluir de

forma predeterminada al crear un libro nuevo.

Insertar otra hoja basada en una plantilla personalizada

1. Si es necesario, cree la plantilla de hoja de cálculo en la que desea basar una

nueva hoja de cálculo.

Cómo crear una plantilla de hoja de cálculo

1. Seleccione la hoja de cálculo que desea utilizar como plantilla.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Guardar como.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre para la plantilla de

hoja de cálculo.

§ Para crear una plantilla de hoja de cálculo personalizada, escriba el

nombre del archivo que desea usar.

§ Para crear la plantilla de hoja de cálculo predeterminada, escriba

hoja.

NOTA Las plantillas personalizadas se guardan automáticamente en la

carpeta Plantillas. La plantilla de hoja de cálculo predeterminada,

hoja.xltx u hoja.xltm, debe guardarse en la carpeta XLStart, que

generalmente se encuentra en C:\Archivos de programa\Microsoft

Office\Office12\XLStart.

4. En un equipo con Windows Vista

§ En la lista, haga clic en Plantilla de Excel o Plantilla de Excel habilitada para macros.

En un equipo con Microsoft Windows XP

§ En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o Plantilla de Excel habilitada para macros.

5. Haga clic en Guardar.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja de una hoja de

cálculo y, a continuación, haga clic en Insertar.

3. Haga doble clic en la plantilla del tipo de hoja que desea utilizar.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario del

mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga

clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

SUGERENCIA Al imprimir la hoja de cálculo se puede incluir el nombre de

la misma.

Cómo imprimir nombres de hoja

1. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

2. En la Vista Diseño de página, haga clic en la ubicación en la que desea

que aparezca el nombre de la hoja.

3. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en

Nombre de hoja .

Eliminar una o más hojas de cálculo

1. Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una hoja individual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a

Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la

ficha de hoja de una hoja de cálculo o en la ficha de hoja de cualquiera de las

hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, haga clic

en Eliminar.