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DIAGRAMAS DE FLUJO

DEFINICIN

Un diagrama de flujo es una forma ms tradicional de especificar los detalles algortmicos de un

proceso y constituye la representacin grfica de un proceso multifactorial o es la representacingrafica del flujo o secuencia de rutinas simples.. Se utiliza principalmente en programacin, economa

y procesos industriales, pasando tambin a partir de estas disciplinas a formar parte fundamental de

otras, como la psicologa cognitiva; estos diagramas utilizan una serie de smbolos con significados

especiales. Son la representacin grfica de los pasos de un proceso, que se realiza para entenderlo

mejor. Son modelos tecnolgicos utilizados para comprender los rudimentos de la programacin

lineal.

Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para

indicar la secuencia de la operacin.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro

humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas

de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican

los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las

responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin.

Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan,

facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que

desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

*Formato Vertical:En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es unalista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria,

segn su propsito.

*Formato Horizontal:En el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

*Formato Panormico:El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse deuna sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para

personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas

acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical

no registra.

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*Formato Arquitectnico:Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el planoarquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo,

mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

REQUERIMIENTOS NECESARIOS Y MNIMOS PARA REALIZAR UN DIAGRAMA

A continuacin, mostramos los elementos bsicos para realizar un diagrama de flujo:

Adems, tendremos que indicar los siguientes datos:

OBJETIVO:Para qu se realiza el proceso o conjunto de actividades de una organizacin, cules su fin.

CLIENTE:Quin se beneficia de ese conjunto de actividades del proceso. ORIGEN DEL PROCESO: Aquello que da origen a que se inicie el proceso. Puede ser una

informacin, un producto anterior o una actividad.

RESULTADOS DEL PROCESO: Salidas obtenidas despus del proceso. QUIN:Personas o puestos de trabajo, dentro o fuera de la organizacin, que desempean las

actividades pertenecientes al procedimiento descrito.

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DEFINICIONES:Trminos tcnicos que surgen a lo largo de la descripcin del proceso, y quenecesitan una total explicacin para la total comprensin de la actividad realizada o el

conjunto de las mismas que forman un proceso.

CARACTERSTICAS QUE DEBE CUMPLIR UN DIAGRAMA DE FLUJO

En los diagramas de flujo se presuponen los siguientes aspectos:

Existe siempre un camino que permite llegar a una solucin (finalizacin del algoritmo).

Existe un nico inicio del proceso.

Existe un nico punto de fin para el proceso de flujo (salvo del rombo que indica una

comparacin con dos caminos posibles).

QUE NO DEBE TENER NUNCA EL DIAGRAMA.

A su vez, es importante que al construir diagramas de flujo, se observen las siguientes

recomendaciones:

Evitar sumideros infinitos, burbujas que tienen entradas pero no salidas.

Evitar las burbujas de generacin espontnea, que tienen salidas sin tener entradas, porque

son sumamente sospechosas y generalmente incorrectas.

Tener cuidado con los flujos y procesos no etiquetados. Esto suele ser un indicio de falta de

esmero, pero puede esconder un error an ms grave: a veces el analista no etiqueta un flujo

o un proceso porque simplemente no se le ocurre algn nombre razonable.

Reglas para la creacin de Diagramas

1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.

2. Los smbolos se unen con lneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la

direccin que fluye la informacin procesos, se deben de utilizar solamente lneas de flujo

horizontal o verticales (nunca diagonales).

3. Se debe evitar el cruce de lneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio

distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se

vana utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.

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4. No deben quedar lneas de flujo sin conectar

5. Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas

palabras.

6. Todos los smbolos pueden tener ms de una lnea de entrada, a excepcin del smbolo final.

7. Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener mas de una lnea de flujo de salida.

BAJO QUE NORMA O NORMAS SE DIBUJA EL DIAGRAMA.

En teora, no es necesario usar un tipo especial de smbolos para crear un diagrama de flujo, pero

existen algunos ampliamente utilizados por lo que es adecuado conocerlos y utilizarlos, ampliando as

las posibilidades de crear un diagrama ms claro y comprensible para crear un proceso lgico y con

opciones mltiples adecuadas. Se utilizan los smbolos indicados a continuacin, estandarizados segn

la norma ISO 5807: Define smbolos para ser utilizados en el tratamiento de la informacin y la

documentacin se brinda orientacin sobre las convenciones Tor su uso en diagramas de flujo de

datos, programa de diagramas de flujo, sistema de diagramas de flujo, programa de grficos de red,los recursos del sistema de grficos.

SMBOLOS UTILIZADOS

A) Flecha: Indica la secuencia (flujo) de operacin del diagrama, que a su vez indican elsentido y trayectoria.

B) Rectngulo redondeado: Se usa para representar un evento que ocurre de formaautomtica y del cual generalmente se sigue una secuencia determinada.

Adems, se utiliza para sealar el comienzo as como el final de un diagrama.Tradicionalmente se colocan las palabras "INICIO" "FIN" dentro de la figura para hacerlo

ms explcito. En tales casos, es el nico smbolo que solamente tiene una conexin (flecha)

ya sea de salida, en el de inicio del proceso, o de entrada para el del fin de ste.

C) Rectngulo:Es el smbolo ms comnmente utilizado. Se usa para representar un evento oproceso determinado que es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra.

D) Rombo o Diamante: Smbolo de decisin. Se utiliza para representar una pregunta ointerrogante que tiene al menos dos respuestas posibles, para cada una de las cuales hay un

camino de continuacin del proceso. Lo anterior hace que a partir de ste el proceso tenga

dos o ms caminos posibles.

E) Crculo: Representa un punto de conexin entre procesos. Se utiliza cuando es necesariodividir un diagrama de flujo en varias partes o procesos dentro de la misma hoja, por razones

de espacio o simplicidad. Se usa para conectar procesos contenidos dentro de la misma hoja.

La mayora de las veces se utilizan nmeros en los crculos para hacer la referencia.

F) Conector de Pgina:Se utiliza para unir procesos que se encuentran en diferentes pginas. G) Entrada de datos: Representa una operacin de entrada. En este smbolo se indican los

valores inciales que deber recibir el proceso. Esto se hace asignndoles letras o nombres de

variables para cada uno de los valores y anotando estas letras en el interior de la figura.

http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=11955http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=11955

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H) Desplegado de informacin: Este smbolo se utiliza para mostrar un resultado, el cualpuede representar la solucin al problema que se pretende resolver y que fue conseguida a

travs del resto del diagrama. Dentro de su interior se anotar la variable con el resultado

final o el mensaje que represente el resultado del algoritmo. Generalmente veremos este

smbolo muy cerca del final del proceso y precedido por el smbolo de fin o terminacin. Este

smbolo siempre deber tener al menos una conexin de entrada y una de salida.

I) Iteracin:Indica que una instruccin o grupo de instrucciones deben ejecutarse varias vecessi cumple una determinada condicin, o hasta que la cumpla.

Existen adems un sin fin de formas especiales para denotar las entradas, las salidas, los

almacenamientos, etctera.

De acuerdo al estndar ISO, los smbolos e incluso las flechas deben tener ciertas caractersticas para

permanecer dentro de sus lineamientos y ser considerados sintcticamente correctos. En el caso delcrculo de conexin, se debe procurar usarlo slo cuando se conecta con un proceso contenido dentro

de la misma hoja.

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PASO COMO HACER UN DIAGRAMA DE UN PROCESO

Acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:

Identificar a las ideas principales para desarrollar el diagrama de flujo. Deben estar presentes

el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y

posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. * Definir que se

espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quin lo emplear y cmo. * Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de

flujo son :

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el

final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la

entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a

describir y su orden cronolgico.

Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin.

Identificar y listar los puntos de decisin.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes

smbolos.

Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso

elegido.

PASO PARA CREAR UN DIAGRAMA DE PROCESO

PASO 1: Seleccione el equipo.

PASO 2: Seleccione el proceso a diagramar e identifique el principio y el final del mismo.

PASO 3: El proceso PEPSC (en ingls SIPOC) identifica los Proveedores, Entradas, Procesos,Salidas y Clientes.

PASO 4: Piense actividades o pasos en el proceso.

PASO 5: Visualmente muestre la conexin de las actividades y decisiones del proceso.

PASO 6: Identifique los puntos de control.

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DIAGRAMA DE FLUJO SENCILLO CON LOS PASOS A SEGUIR SI UNA LMPARA NO FUNCIONA.

d

EJEMPLO:

En una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tena fama de causar muchos retrasos. Un

equipo de mejora empez a investigar y comprob en primer lugar que el taller entregaba los

vehculos, en general, con unos das de retraso respecto a la estimacin del tiempo necesario para

realizar la reparacin.

El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para obtener conocimientos sobre lo

que realmente ocurra en el taller de mantenimiento. El Diagrama de Flujo centr la atencin del

equipo en la bsqueda y obtencin de herramientas.

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