determinacion del fenecimiento o no de las cuentas

DETERMINACION DEL FENECIMIENTO O NO DE LAS CUENTAS RENDIDAS POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS, CENTROS EDUCATIVOS,

PERSONERIAS Y CONSEJOS EN EL DEPARTAMENTO DEL META, VIGENCIA 2012

ANGELA LORENA JARAMILLO PINZON GREISSY YESSENIA MENDOZA CORDOBA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO 2013

DETERMINACION DEL FENECIMIENTO O NO DE LAS CUENTAS RENDIDAS POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS, CENTROS EDUCATIVOS,

PERSONERIAS Y CONSEJOS EN EL DEPARTAMENTO DEL META, VIGENCIA 2012

ANGELA LORENA JARAMILLO PINZON GREISSY YESSENIA MENDOZA CORDOBA

Práctica Profesional presentado como proyecto de grado para optar el título de Administradora de Empresas

Director de la Práctica CESAR CHISCO

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO 2013

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Nota de aceptación:

________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________

_______________________________ Firma del Presidente del Jurado

_______________________________ Firma del jurado

_______________________________ Firma del jurado

Villavicencio, noviembre de 2013

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DEDICATORIA

A Dios, por ayudar a cumplir mis objetivos y metas trazadas, porque siempre me da fortaleza y sabiduría para seguir adelante cada día que pasa en mi vida profesional y personal. A mi madre Gloria Pinzón Acosta, por brindarme su apoyo y amor incondicional, que me da la motivación e inspiración para ser alguien diferente de la sociedad. A mi padre Federico Smelin Jaramillo Saakan, por ser esa persona que siempre me está enseñando que hay que ser perseverantes y constantes para conseguir las metas propuestas.

Angela Lorena Jaramillo Pinzón

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DEDICATORIA

A dios por guiar mi camino, por estar allí cuando más lo he necesitado, por brindarme su amor y llenarme de sabiduría e inteligencia cada día. A mi madre DELLYS CORDOBA MARTINEZ, mi padre HENRY MENDOZA PANTOJA Y mi hermano HENRY ORLANDO JUNIOR MENDOZA CORDOBA quienes son mi motor para salir creciendo personal y espiritualmente. Por tenerme paciencia, comprensión y por brindarme su amor de la manera más desinteresada los AMO y los RESPETO con todo mi corazón.

“como dice mi madre: todo encomiéndeselo a mi dios”

Greissy Yessenia Mendoza Córdoba

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AGRADECIMIENTOS

A la Universidad Cooperativa de Colombia por sus aportes ofrecidos para el desarrollo y elaboración del proyecto de grado (Practica Profesional). A la Contraloría Departamental del Meta, quienes me proporcionaron la información documental para la realización de las prácticas profesionales. A la doctora Doris Segunda Gómez, Contralora Departamental del Meta, por su importante participación, porque gracias a su colaboración, dedicación y paciencia se logró culminar los estudios. Al doctor Cesar Cruz Cristancho, Profesional Universitario de la Contraloría Departamental del Meta, Director de la Revisión de Cuentas de los Sujetos de Control, por su constante apoyo para la realización del proceso de desarrollo de la Revisión de Cuentas. En fin a todas aquellas personas que por diferentes vías han estado presentes y a quienes les robe afecto y dedicación, que en su medida sus aportes, opiniones y concejos resultaron de valiosa importancia para la formación profesional.

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RESUMEN

La rendición de cuentas es un proceso que consiste en la revisión y verificación de la información rendida por lo sujetos de control, esta observación se realiza anualmente por la Contraloría Departamental del Meta, esto permite que la entidad de control realizase supervisión y seguimiento a la gestión de los recursos públicos destinados a las entidades oficiales del departamento del Meta, esto genera un control de los recursos para saber de manera se están administrando. Esto es muy importante porque genera transparencia ante la población y da el derecho a participar en la vigilancia de la gestión pública, es necesario controlar los procesos de las organizaciones para generar la retroalimentación de la administración, esto ayuda a optimizar los procesos realizados por las entidades para que los recursos funcionen eficaz y efectivamente. Permitiendo que ésta tenga información directa, oportuna y veraz sobre las acciones y resultados de la gestión pública a nivel regional o local, sobre la base de la cual se ejerce la vigilancia ciudadana. Su finalidad es incrementar la responsabilidad y transparencia con que autoridades, funcionarios y funcionarias ejercen sus atribuciones y tareas, así como prevenir actos u omisiones irregulares, arbitrarias o ilícitas. El objetivo de este trabajo es revisar las cuentas de cada sujeto de control que son las Instituciones Educativas, Centros Educativos, Concejos y Personerías Municipales, dando a conocer la información brindada de como administran los recursos públicos y si cumplen con los parámetros establecidos por la Contraloría Departamental del Meta vigencia 2012. PALABRAS CLAVES: Rendición de Cuentas, Control, Gestión Pública, Vigilancia, Responsabilidad, Transparencia.

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TABLA DE CONTENIDO

pág. 1. TITULO 15

1.1 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 15 1.1.1 SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN 15

2. PROBLEMATIZACION 16 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16

2.1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 16

2.1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 16

3. OBJETIVOS 18

3.1 OBJETIVO GENERAL 18

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 18

4. JUSTIFICACIÓN 19

5. MARCO REFERENCIAL 21

5.1 MARCO TEÓRICO 21 5.1.1 Proceso de Revisión 21 5.1.1.1 Objetivo 21 5.1.1.2 Alcance 21 5.1.1.3 Responsables 21 5.1.2 Desarrollo del Contenido 21

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5.1.2.1 Rendición de la Cuenta 21 5.1.3 Revisión 22 5.1.4 Informe 22 5.1.5 Seguimiento y Control 23 5.1.5.1 Fase de Recepción de la Cuenta 23 5.1.5.2 Fase de Revisión 23 5.1.5.3 Fase de Informe 24

5.2 MARCO HISTÓRICO 24

5.2.1 Direccionamiento estratégico de la Contraloría Departamental del Meta 25

5.2.1.1 Misión 25

5.2.1.2 Visión 25

5.2.1.3 Política de Calidad 25

5.2.1.4 Objetivos de Calidad 26

5.2.1.5 Funciones 26

5.2.1.6 Estructura Organizacional 27

5.2.1.7 Descripción de la Contraloría Auxiliar de Auditoría y Control Participativo 28

5.3 MARCO GEOGRÁFICO 29

5.4 MARCO LEGAL 30

5.5 MARCO CONCEPTUAL 31

6. DISEÑO METODOLÓGICO 33

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 33

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6.2 POBLACIÓN Y MUESTRA 33

6.2.1 Población 33

6.2.2 Muestra 33

6.3 FUENTES 33

6.3.1 Fuentes primarias 33

6.3.2 Fuentes secundarias 34

6.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN 34

7. RESULTADOS 35

7.1 RESULTADO DE LOS OBJETIVOS 35 7.1.1 Objetivo 1 35 7.1.2 Objetivo 2 45 7.1.2.1 Proceso de Contratación 45 7.1.2.2 Proceso Financiero 54 7.1.3 Objetivo 3 57 8. CONCLUSIONES 60

9. RECOMENDACIONES 62 CIBERGRAFIA 63 BIBLIOGRAFÍA 65 ANEXOS 66

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LISTA DE FIGURAS

pág. Figura 1. Logo sitio Web Contraloría Departamental del Meta 25 Figura 2. Estructura Orgánica Contraloría Departamental del Meta 27 Figura 3. Ubicación Geográfica Municipio de Villavicencio (Meta) 29 Figura 4. Sistema Integral de Auditoria 35 Figura 5. Matriz de Revisión para Centros e Instituciones Educativas 36 Figura 6. Matriz de Revisión para Concejos y Personerías Municipales 37 Figura 7. Matriz de Presentación 38 Figura 8. Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 45 Figura 9. Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 46 Figura 10. Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 46 Figura 11. Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 47 Figura 12. Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 47 Figura 13. Matriz Proceso Contratación Asambleas, Consejos y Personerías 50 Figura 14. Matriz Proceso Contratación Asambleas, Consejos y Personerías 50 Figura 15. Matriz Proceso Contratación Asambleas, Consejos y Personerías 51 Figura 16. Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas 54 Figura 17. Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas 54 Figura 18. Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas 55 Figura 19. Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas 55 Figura 20. Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas 55

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LISTA DE GRAFICOS

pág.

Grafico 1. Instituciones Educativas 38 Grafico 2. Centros Educativos 39 Grafico 3. Concejos Municipales 40 Grafico 4. Personerías Municipales 40 Grafico 5. Revisión de las Cuentas de las Instituciones Educativas 41 Grafico 6. Presentación de las cuentas de las Instituciones Educativas 41 Grafico 7. Revisión de las Cuentas de los Centros Educativos 42 Grafico 8. Presentación de las Cuentas de los Centros Educativo 42 Grafico 9. Revisión de las Cuentas de los Concejos Municipales 43 Grafico 10. Presentación de las Cuentas de los Concejos Municipales 43 Grafico 11. Revisión de las Cuentas de las Personerías Municipales 44 Grafico 12. Presentación de las Cuentas de las Personerías Municipales 44 Grafico 13. Proceso de Contratación 48 Grafico 14. Proceso de Contratación 48 Grafico 15. Proceso de Contratación 49 Grafico 16. Proceso de Contratación 49 Grafico 17. Proceso de Contratación 51 Grafico 18. Proceso de Contratación 52 Grafico 19. Proceso de Contratación 52 Grafico 20. Proceso de Contratación 52

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Grafico 21. Proceso Financiero 56 Grafico 22. Proceso Financiero 56 Grafico 23. Pronunciamiento de Instituciones Educativas 57 Grafico 24. Pronunciamiento de Centros Educativos 58 Grafico 25. Pronunciamiento de Concejos Municipales 58 Grafico 26. Pronunciamiento de Personerías Municipales 59

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LISTA DE ANEXOS

pág. Anexo 1. Divulgación 66 Anexo 2. Circular Externa 17 De 2012 67 Anexo 3. Evidencias (Fotos) 70 Anexo 4. Matriz de Revisión para Instituciones y Centros Educativos 72 Anexo 5. Matriz de Revisión para Personerías y Consejos Municipales 79

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1. TÍTULO

DETERMINACION DEL FENECIMIENTO O NO DE LAS CUENTAS RENDIDAS POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS, CENTROS EDUCATIVOS, PERSONERIAS Y CONSEJOS EN EL DEPARTAMENTO DEL META, VIGENCIA 2012. 1.1 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

Gestión Organizacional

1.1.1 SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN. Desarrollo Empresarial Solidario.

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2. PROBLEMATIZACIÓN 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Contraloría Departamental del Meta es un organismo de vigilancia fiscal sobre los recursos públicos, debido a la acumulación de información que reportan las Instituciones Educativas, Centros Educativos, Concejos y Personerías Municipales de la vigencia 2012 sobre la revisión de cuentas para emitir un concepto, se busca ayuda para cubrir el tema con conocimiento profesional con las estudiantes de la Universidad Cooperativa de Colombia, ya que no cuentan con suficiente personal o personal idóneo para darle trato y correcta verificación, de este modo emitir un concepto de forma eficiente y eficaz de los procesos a revisar. La gestión en el ámbito empresarial puede definirse como el conjunto de actividades que puede repercutir en los resultados de una organización. Y para esto es necesario un proceso de control y administración que permita optimizar los recursos, costos y esfuerzo, lo que busca la gestión pública es que los sujetos de control tengan la capacidad para lograr las metas propuestas por el gobierno, por medio de la optimización de los recursos para dar cumplimiento; la Contraloría impulsa a accionar de manera transparente, la cual mide y controla los resultados de cada entidad pública, esto permite el mejoramiento continuo de la gestión realizada por los sujetos de control. Esto se basa en la efectividad del sistema que utiliza CDM para conocer el uso de los recursos, esto busca un impacto que es generar el bienestar social y el desarrollo económico, para que la sociedad funcione adecuadamente, si se existe una mala gestión de los recursos públicos se encuentran con decisiones ineficientes e ineficaces que repercuten injustamente y causan perjuicios a los ciudadanos, ya que ellos son las víctimas de las entidades que realizan una mala gestión de los recursos, ósea que gasten más de los razonable esto lleva a cabo una gestión deficiente y puede traer muchas consecuencias.

2.1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Existe coherencia en la información contable, presupuestal y contractual rendida por los sujetos de control en la cuenta anual vigencia 2012 con relación a los aspectos a evaluar por la Contraloría Departamental del Meta? 2.1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ¿La forma de presentación de los formatos según la matriz establecida para las Instituciones Educativas, Centros Educativos, Consejos y Personerías es coherente con lo reglamentado en la Circular Externa 17 de 2012?

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¿En el proceso de contratación se utilicen los formatos de Relación Contractual establecidos por la Contraloría Departamental Del Meta para las Instituciones Educativas, Centros Educativos, Concejos y Personerías? ¿Existe coherencia entre los parámetros a evaluar en el proceso financiero de acuerdo a lo establecido en la circular externa 17 de 2012 para los sujetos de control anteriormente mencionados?

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3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL Proyectar informes de revisión de cuentas, mediante el diligenciamiento de matrices establecidas por la Contraloría Departamental para el proceso de revisión de cuenta a las instituciones educativas del Departamento del Meta, las personerías y concejos municipales, correspondiente al año 2012. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Verificar que la información rendida por los sujetos de control este completa de acuerdo a la Circular Externa del 2012. Determinar la calificación de cada uno de los componentes de las matrices con relación a los procesos contractual y financiero de los sujetos de control. Formular observaciones que permitan emitir pronunciamiento sobre la calidad y contenido de la información rendida en la vigencia del 2012.

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4. JUSTIFICACIÓN

La rendición de cuentas es un instrumento de control político, fiscal y social reglamentado, y se define como la capacidad de asegurar que los funcionarios públicos respondan por sus acciones; la Contraloría Departamental del Meta, busca generar transparencia y condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos, frente al cumplimiento de las políticas públicas, con el fin de realizar un control fiscal de los recursos públicos del Departamento del Meta. En donde se confieren atribuciones a los organismos de control fiscal para prescribir los métodos y la forma de rendir las cuentas del manejo de fondo de bienes, revisar y fenecer las cuentas que deben llevar a cabo los responsables y así poder determinar el grado de eficiencia, eficacia y económica con que hayan obrado estas entidades. En el cumplimiento de la revisión de cuentas es evidente que toda comparación está orientada a la búsqueda de problemas en cuanto a la información presupuestal, contractual y contable se refiere; donde se centra en controlar los recursos del estado y garantizar que los representantes cumplan con transparencia, idoneidad, eficiencia y eficacia con todos los parámetros establecidos por la Contraloría Departamental del Meta a través de la Circular Externa 17 del 2012, Ley 489 de 1998 y el artículo 14 de la Ley 42 de 1993, respecto a la revisión de las cuentas rendida a Instituciones Educativas, Centros Educativos, Personerías y Concejos Municipales, correspondiente al año 2012. Es importante enunciar que todo funcionario, persona o entidad que reciba, vele, dirija o remunere recursos públicos, rendirá a la Contraloría Departamental del Meta las cuentas manejadas en la forma y plazo cuando lo determine la ley; lo que se busca es evidenciar como los sujetos de control manejan los recursos públicos, con el fin de constatar que la ejecución de los recursos se estén llevando a cabo bajo las directrices o parámetros establecidos por la ley, con esta aplicación tiene su fin de encontrar falencias en la ejecución de los recursos públicos, para ello el ente regulador realiza su respectiva observación que contribuyan al mejoramiento. El propósito de esto es que los sujetos de control respondan al sistema de control fiscal, por su propia naturaleza, porque genera un aumento de la demanda de información sobre el funcionamiento de las organizaciones. Esto permite que los entes reguladores conozcan la administración que se le da a los recursos de cada entidad pública para saber si están cumpliendo con los parámetros para la cual están autorizados y si esto se realiza de manera eficiente y eficaz; por este motivo es necesario evaluar y dar seguimiento a los sujetos de control. De esta forma se encaminará el desarrollo del trabajo dando cumplimiento a los objetivos para los cuales será necesaria la ejecución de actividades de control,

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donde el practicante profesional de acuerdo a la previa formación adquirida en su carrera profesional realizara de manera más competente.

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5. MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO TEÓRICO 5.1.1. PROCESO DE REVISION DE CUENTAS1 5.1.1.1 Objetivo. Establecer los parámetros para emitir pronunciamiento sobre la calidad y contenido de la cuenta e informes que presentan los sujetos de control, con el propósito de medir el nivel de eficacia con que son administrados los recursos del Estado. 5.1.1.2 Alcance. Inicia con la rendición de la cuenta e informes que presentan los sujetos de control y finaliza con el informe definitivo de la revisión de la cuenta. 5.1.1.3 Responsables. Los funcionarios principales del proceso están representados por los profesionales asignados como gerentes de las cuentas que rinden los sujetos de control. Como otros responsables se encuentran el (la) Contralor (a) Auxiliar de Auditoria y Control Fiscal Participativo, Contralor (a) Departamental del Meta y Secretaria CAACFP. 5.1.2 DESARROLLO DEL CONTENIDO 5.1.2.1 RENDICION DE CUENTA - Los informes mensuales de deuda pública son rendidos por los sujetos de

control a quienes les aplique a través del aplicativo SIA. - La cuenta anual y los informes mensuales, bimestrales y semestrales son

rendidos por los sujetos de control a quienes les aplique a través del aplicativo SIA, dicho informe no puede ser presentado posteriormente a la fecha de vencimiento.

- cuando el Contralor Departamental o quien este designe conceda prorroga, el

profesional administrador del aplicativo SIA carga el oficio de autorización en el expediente de dicha entidad.

- Cuando se autorice la rendición de informe o cuenta extemporánea a una o

varias entidades, el profesional administrador del aplicativo SIA carga el oficio en el expediente de las (s) entidad (es).

1 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META. Procedimiento de Revisión de la Cuentas: 600.01.06.

Versión 6.0. Villavicencio, Meta. 2012. 1-8 p.

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- Una vez vencido el plazo para la rendición de la cuenta o informes, el profesional administrador del aplicativo SIA imprime el reporte denominado Estado de rendición de formatos, el cual contiene la relación de entidades que rindieron la cuenta de manera incompleta y los formatos faltantes.

- Con la información suministrada por el aplicativo SIS, el comité de Evaluación

de Auditorias evalúa las causas que llevaron a tal incumplimiento y solicita a los profesionales gerentes de cuenta diligenciar y enviar el Formato 600.02.08 Solicitud Proceso Sanciona torio con el Vo.Bo. del CAACFP debidamente firmado por el Contralor, al abogado comisionado para adelantar procesos sancionatorios. Cuando el comité decide no solicitar proceso administrativo sanciona torio no será necesario enviar dicho formato.

- Cuando lo amerite el auditor gerente de cuenta profesional encargado de la

revisión de la cuenta o formatos, puede diligenciar el Formato 600.02.08 Solicitud Proceso Sanciona torio debidamente justificado, con el cual será llevado al Comité de Evaluación de Auditorias quien tomara la decisión de abrir o no proceso sanciona torio.

- El Comité de Evaluación de Auditorias envía al abogado comisionado para

adelantar procesos sancionatorios el acta respectiva como soporte de las decisiones tomadas.

5.1.3 REVISION DE LA CUENTA El profesional gerente de la cuenta asignado revisa el contenido formal de la cuenta e informes rendidos, de acuerdo con la programación establecida en el PGA de la vigencia y diligencia los formatos preestablecidos en el documento 600.01.08 Instructivo para la Revisión de la Cuenta. 5.1.4 INFORME El profesional gerente de la cuenta asignado entrega el borrador del informe a la CAACFP para su revisión. Después de efectuarse los ajustes correspondientes por parte del profesional, se envía el Pronunciamiento Preliminar de la Cuenta con la firma del CAACFP, cuando existan observaciones sin consideraciones de puntaje. Cuando el puntaje corresponda al 100% se omite el pronunciamiento preliminar y se envía Pronunciamiento Definitivo. Cuando se envía Pronunciamiento Preliminar y vencido el plazo de contradicción, la entidad no hizo uso de el, se entenderá que el sujeto de control acepta lo

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expresado en el informe inicial y en consecuencia se puede tomar como definitivo en informe preliminar. El profesional gerente de la cuenta asignado, en los casos de pronunciamiento preliminar, envía el informe al sujeto de control, concediendo máximo diez (10) días hábiles para que la entidad ejerza contradicción al resultado a la revisión de la cuenta. El profesional gerente de la cuenta asignado, analiza la respuesta del sujeto de control y elabora Pronunciamiento Definitivo de Revisión de la Cuenta, remite al CAACFP para su revisión y firma y luego envía al sujeto de control. Si el total de la revisión de la cuenta es mayor o igual que 71 puntos, se emite Pronunciamiento Definitivo de Revisión de la Cuenta con las observaciones resultantes de la revisión. Si definitivamente el Pronunciamiento Definitivo de Revisión de la cuenta fue menor que 71 puntos, el profesional debe diligenciar el Formato 600.02.08 Solicitud de Proceso Administrativo Sancionatorio con el Vo.Bo. del CAACFP y acompañarlo de los documentos que hacen parte del pronunciamiento, de acuerdo a la forma establecida en el documento 600.02.08 Instructivo Revisión de la Cuenta, para ser presentado al Comité de Evaluación de Auditorias. El comité de Evaluación de Auditorias evalúa los documentos presentados y podrá enviar el Formato 600.02.08 Solicitud Proceso Sanciona torio debidamente firmado por el(a) Contralor(a), al abogado comisionado para adelantar procesos sancionatorios o devolverlo para ser archivado en el expediente de revisión de la cuenta. Cualquiera que sea la decisión debe acompañarse del acta de Comité respectiva. 5.1.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO 5.1.5.1 Fase de Recepción de la cuenta. El (a) Contralor (a) Auxiliar de Auditoria y Control Fiscal Participativo dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento a la fecha limite de rendición de cuentas e informes verifica el cumplimiento de los términos establecidos mediante el diligenciamiento del Formato 600.02.16 Rendición de Informes y Cuenta Anual que le entrega la secretaria de la CAACFP. 5.1.5.2 Fase de Revisión de la cuenta. El (a) Contralor (a) de Auditoria y Control Fiscal Participativo mediante el formato 600.02.17 Revisión de la cuenta Anual, verifica que se haya cumplido con los criterios de pronunciamiento de fenecimiento, no fenecimiento o revisión de la cuenta establecidos en el numeral 5.1 del documento 600.01.08 Instructivo Revisión de la Cuenta.

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5.1.5.3 Fase de Informe. El (a) contralor (a) de Auditoria y Control Fiscal Participativo realiza seguimiento a los informes mediante el Formato 600.02.18 Listado de Verificación del Procedimiento de Revisión de la Cuenta, para determinar las no conformidades que se generan.

5.2 MARCO HISTÓRICO A principios de la década de los 20, la creación del Departamento de Contraloría fue aprobada por el Congreso, después de que el gobierno de entonces presentara a sus consideración un proyecto de ley que acogía una recomendación que en tal sentido le hizo una misión de expertos norteamericanos encabezados por Edwin Walter Kemmerer2, profesor de economía política con amplia experiencia en los temas de moneda y banca; con el propósito de reorganizar las finanzas públicas que se vieron profundamente afectadas por la inestabilidad social y económica que produjo las guerras de principios del siglo pasado. Los expertos norteamericanos consideraron, además, que la Contraloría podía ejercer gran influencia para asegurar la recaudación de rentas y hacer entrar sus productos a la tesorería. Dicha misión fue la tan famosamente denominada “Misión Kemmerer”, dentro de cuyos resultados se recomendó la creación del Banco de la República, entidad que acompaña al Gobierno Nacional desde su creación hasta nuestros días, y del Departamento de Contraloría, por considerar que este último podría establecer los medios para imponer una estricta observación de las leyes y reglamentos administrativos en lo relacionado con el manejo de propiedades y fondos públicos, además de ejercer gran influencia para garantizar el recaudo de la renta e impulsar su entrada a la Tesorería, proyecto de Ley que fue debidamente presentado y aprobado por el Congreso. La Ley 42 de 1923 atribuyó al Departamento de Contraloría facultades como la de revisar y contar los elementos de propiedad estatal, lo mismo que las estampillas y el papel sellado en poder de empleados públicos, permitiendo además de examinar y verificar las entradas y licenciamientos de personal en el Ejército y la Policía. 1945: A través de reforma constitucional se definen los mecanismos para el ejercicio del control fiscal, se determina la forma de elección del contralor y se fija el periodo del mismo. 1975: Se da origen a los controles previo, perceptivo y posterior (control numérico legal). Se amplía la facultad de la Contraloría para fiscalizar a los particulares que

2 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Historia. [En línea] Disponible en

http://186.116.129.19/web/guest/historia [Consulta: 27-Abril-2013]

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manejen los bienes y recursos del Estado, y de refrendar los contratos de la deuda pública. Igualmente se crea la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes con la función de fenecer o no la cuenta General del Presupuesto y del Tesoro. 1993: A través de la Ley 42, se establecen los procedimientos, sistemas y principios para el ejercicio de la vigilancia fiscal y se reglamentan el proceso de responsabilidad fiscal, el cual debe ser adelantado en dos etapas: investigación y juicio. Actualmente, con fundamento en lo establecido en la ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”, y la Ley 330 de 1996 “Por la cual se desarrolla parcialmente el artículo 308 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones relativas a las Contralorías Departamentales”, se define la Contraloría Departamental del Meta como un organismo de carácter técnico con autonomía administrativa, contractual y presupuestal. 5.2.1. Direccionamiento estratégico de la Contraloría Departamental del Meta Figura 1. Logo sitio web Contraloría Departamental del Meta

Fuente: Sitio web Contraloría Departamental del Meta (http://www.contraloriameta.gov.co)

5.2.1.1. Misión. La Contraloría Departamental del Meta ejercer de manera efectiva y transparente la vigilancia de la gestión fiscal de sus sujetos de control y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, vinculando a la comunidad en el control de los recursos públicos3. 5.2.1.2. Visión. En el 2015, la Contraloría Departamental del Meta gozará de la confianza y credibilidad de la comunidad metense por la efectividad y transparencia de sus acciones en el control de los recursos públicos. 5.2.1.3. Política de Calidad. La Contraloría Departamental del Meta garantiza transparencia, eficacia, eficiencia y efectividad en el ejercicio del control

3 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META. 2013 [En línea] Disponible en

http://www.contraloriameta.gov.co/site/index.php?id=113 [Consulta: 27-Abril-2013]

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fiscal a los recursos públicos del Departamento del Meta, con funcionarios competentes, mejoramiento continuo de los procesos y la vinculación de la comunidad en defensa del interés público4. 5.2.1.4. Objetivos de Calidad

Advertir a los sujetos de control sobre los posibles riesgos en la inversión de los recursos del estado para garantizar oportunidad en la vigilancia de los recursos públicos

Vigilar los presupuestos de inversión de los sujetos de control, con eficiencia en la emisión de informes de los procesos misionales

Mejorar la percepción del cliente respecto al control fiscal que ejerce la Contraloría y la satisfacción del servicio prestado

Vincular a la ciudadanía en la vigilancia fiscal de los recursos públicos

Brindar herramientas de formación para mejorar el desempeño y competencia de los funcionarios.

Mantener la gestión de la entidad en un buen nivel de transparencia

Lograr efectividad en el resarcimiento del daño patrimonial a través del control fiscal.

Disminuir la utilización de insumos para contribuir a la conservación del medio ambiente.

5.2.1.5. Funciones. El control fiscal es una función pública orientada a la vigilancia de la gestión fiscal de la administración pública, de sus entidades descentralizadas, empresas de servicios públicos mixtas, privadas, y de los particulares que administren bienes y fondos del Estado. Dicho control será ejercido en forma posterior y selectiva de conformidad con los procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Ley5. En todo caso, las Contralorías Departamentales tienen como funciones:

Aplicación de los diferentes sistemas de control fiscal.

Evaluación de la gestión fiscal, financiera. Esta actividad se traduce en un informe de auditoría, el cual finaliza con traslado de hallazgos administrativos, fiscales, disciplinarios y penales.

Anualmente presenta a la Asamblea Departamental un informe sobre el estado de las finanzas públicas del Departamento y sus entidades descentralizadas, el cual comprende: Informe de la Ejecución presupuestal de ingresos y gastos, estado de la deuda pública y nivel del

4 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META. Políticas. [En línea] Disponible en

http://www.contraloriameta.gov.co/site/index.php?id=114 [Consulta: 27-Abril-2013] 5 Ordenanza 590 de 2005. Artículo 2 [En línea] Disponible en

http://www.contraloriameta.gov.co/site/index.php?id=111&jumpurl=fileadmin%2Fuser_upload%2Fdocument

os%2FInstitucional%2FEstructura_Organica%2FObjetivos_y_funciones.doc&juSecure=1&locationData=111

%3Att_content%3A407&juHash=9bc7ab5067400230f2f7e685f84f93bf75eecaab [Consulta: 27-Abril-2013]

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endeudamiento, certificación de los estados contables, situación presupuestal, situación fiscal y situación de tesorería.

Anualmente presentar un informe sobre el estado de los recursos naturales y del medio ambiente.

Evaluación de planes de desempeño que suscriban los sujetos de control.

Trámite oportuno y adecuado de las quejas y reclamos que presenta la ciudadanía

Fomentar los diferentes mecanismos de participación ciudadana como una forma democrática del ejercicio del control fiscal en coordinación con la oficina de participación ciudadana.

5.2.1.6. Estructura Organizacional. La Contraloría Departamental del Meta es una Entidad de carácter técnico con autonomía administrativa, contractual y presupuestal, conforme a lo dispuesto en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política Colombiana, las leyes 42 de 1993, 330 de 1996 y demás normas vigentes. Las Ordenanzas No. 590 de 2005, No. 625 de 2008, y la No. 659 de 2008 por las cuales se adoptan la estructura orgánica de la Contraloría Departamental del Meta, la nomenclatura de cargos y la planta de personal de la Entidad. Figura 2. Estructura Orgánica Contraloría Departamental del Meta

Fuente: Sitio web Contraloría Departamental del Meta (http://www.contraloriameta.gov.co)

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Estructura Orgánica

Despacho Contralor Departamental del Meta

Secretaría General

Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

Contraloría Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo

Dirección de Control Fiscal Participativo

Oficina de Vigilancia Fiscal

Asesor Control Interno

Asesor Planeación y Gestión de Calidad y Comunicaciones

Asesor Despacho del Contralor 5.2.1.7. Descripción de la Contraloría Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo. Su objetivo es formular conjuntamente con el Contralor Departamental del Meta políticas para la creación, diseño e implementación de modelos uniformes para el ejercicio de la auditoría en las entidades vigiladas, y desarrollar las actividades de vigilancia de la gestión fiscal de su competencia6. Así mismo emprender los estudios e investigaciones especiales y referentes al ejercicio del control fiscal, formular los planes, programas y proyectos que le sean de su competencia y participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la Entidad. De igual manera, se encargará de ejercer y consolidar los análisis y resultados del control de la gestión ambiental, consolidar los análisis y resultados de la evaluación del plan de desarrollo del Departamento del Meta, de sus entidades descentralizadas y demás entidades auditadas, consolidar el informe fiscal y financiero y el de la evaluación del sistema de control interno de los entes auditados productos de la labor fiscalizadora y fomentar los diferentes mecanismos de participación ciudadana como una forma democrática del ejercicio del control fiscal, que se exprese en programas específicos con el fin de establecer que la función del Departamento del Meta y sus entidades descentralizadas, y de la misma contraloría, esté orientada al beneficio social.

6 Ibídem. Artículo 11. Enciso 5.

29

5.3 MARCO GEOGRÁFICO Figura 3. Ubicación Geográfica Municipio de Villavicencio (Meta)

Fuente: Mapa de División Política del Meta. Página Web Municipio de Puerto Lopez

(Meta). (http://www.google.com.co/imgres?imgurl=http://puertolopez-meta.gov.co/)

La práctica profesional (Revisión de Cuentas), bajo concepto de trabajo de grado, se va a realizar en las instalaciones de la Contraloría Departamental del Meta, oficina de la Contraloría Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo, con domicilio en el Municipio de Villavicencio, el cual tiene la siguiente ubicación geográfica7: Está situada en el Piedemonte de la Cordillera Oriental, al noroccidente del Departamento del Meta, en la margen izquierda del río Guatiquía y cuenta con una población de 452.472 habitantes. Presenta un clima cálido y muy húmedo, con temperaturas medias de 27 °C.

7 Enciclopedia Libre Wikipedia. MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO. [En línea] Disponible en

http://es.wikipedia.org/wiki/Villavicencio [Consulta: 27-Marzo-2013]

http://puertolopez-meta.gov.co/apc-aa-files/38323865313739656131643466346630/Meta___Div_plitica.jpg

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Por ser la región de la Orinoquía la de mayor perspectiva para el desarrollo agroindustrial y minero del país, Villavicencio se perfila como una mega ciudad visionado como un indispensable polo de desarrollo a nivel nacional. Como capital departamental, alberga las sedes de la Gobernación del Meta, la Contraloría Departamental del Meta, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Villavicencio, La ESE Solución Salud Departamental, el Instituto de Desarrollo del Meta - IDM, la Electrificadora Del Meta, la sucursal del Banco de la República de Colombia y la Cámara De Comercio De Villavicencio.

País: Colombia Capital: Villavicencio Departamento: Meta Región: Orinoquía Código DANE: 50001 Ubicación: 04°09 N 73°38 O Altitud: 467 msnm Distancia: 86 km a Bogotá Superficie: 85.635 km² Temperatura media: 27 °C Población: 783.168 habitantes Densidad: 9,15 hab/km² Gentilicio: Villavicense Alcalde: Juan Guillermo Zuluaga Gobernador: Alan Jara

Sus límites municipales son:

Norte: Con los municipios de Restrepo y El Calvario. Oriente: con Puerto López. Sur: con Acacias y San Carlos de Guaroa. Occidente: con Acacías y el Departamento de Cundinamarca.

5.4 MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN POLÍTICA8 - Artículo 268. Atribuciones del Contralor General de la República.

8 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Normatividad. [En línea] Disponible en


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- Artículo 269. Obligatoriedad de diseño y aplicación de métodos y procedimientos de control interno en las entidades públicas.

LEYES - Ley 42 de 1993 (26 de Enero). Sobre la organización del sistema de control

fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. - Ley 489 de 1998. Normas sobre la organización y funcionamiento de las

entidades del orden nacional. RESOLUCIONES - Resolución_378_de_2010. Formatos y periodicidad. CIRCULAR - Circular Externa 17 del 2012

5.5 MARCO CONCEPTUAL CDM: Contraloría Departamental del Meta. EFICACIA: La eficacia puede ser definida como el éxito del programa o de una actividad para el logro de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos. Es el logro de resultados de manera oportuna guardando relación con los objetivos y metas planeadas. FENECIMIENTO: Mediante el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría Departamental del Meta por los sujetos de control. Si la CDM encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión no son satisfactorios se entenderá por no fenecida. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará un juicio fiscal. HALLAZGO: Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. MATRIZ: La matriz constituye uno de los métodos para la evaluación de los informes rendidos y contiene aspectos mínimos a evaluar tanto de carácter

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general como algunos específicos, entre los cuales se encuentran la forma de rendir la cuenta y consistencia de la información. SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIA: Herramienta que contiene el Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas, que es el aplicativo Web mediante el cual los sujetos de control rinden las cuentas e informes.9

9 DEFINICIÓN ABC. [En línea] Disponible en http://www.definicionabc.com/general/proceso.php [Consulta:

27-Abril-2013]

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6. DISEÑO METODOLÓGICO

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN En esta sección se presenta una tipología de investigaciones, según los autores Selltiz, Jahoda, Deutsch y Cook, 1965; y Babbie, 1979 identifican tres tipos de investigación que son: la Exploratoria, este estudio se efectúa normalmente, cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido abordado antes; la Descriptiva, el propósito de esta es describir situaciones y eventos. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis (Dankhe, 1986); y la Explicativa o Correlacional, es la que pretende medir el grado de relación y la manera como interactúan dos o mas variables.10 Con relación a lo anterior explicado, la actual investigación es de tipo descriptiva por que esta permite medir variables con el objetivo de establecer puntos clave bajo análisis. Gracias a este estudio es posible que se incorporen mediciones de una o más variables con el fin de diagnosticar como se revela el fenómeno. El método utilizado para la actual investigación es el de observación, porque esta consiste en observar fenómenos o situaciones, con el fin de obtener información. 6.2 POBLACIÓN Y MUESTRA 6.2.1. Población: esta investigación se efectuó tomando como base solamente a

la población sin generar ningún tipo de muestra, la población evaluada fue: 83 instituciones educativas, 35 centros educativos, 26 personerías municipales y 25 concejos municipales, de acuerdo a las disposiciones determinadas por la Contraloría Departamental del Meta.

6.3 FUENTES 6.3.1. Fuentes primarias. La fuente primaria corresponde a: A los portales Web que se utilizan para verificar la información rendida por los sujetos de control en el Departamento del Meta, a saber:

SIA: Sistema Integral de Auditoria

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Publica

10

METODOLOGIA DE INVESTIGACIÓN. [En línea] Disponible en http://www.tecnicas-de-

estudio.org/investigacion/investigacion21.htm [Consulta: 20-Abril-2013]

http://www.tecnicas-de-estudio.org/investigacion/investigacion21.htm


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6.3.2. Fuentes secundarias. Pertenece a los portales externos para adquirir información sobre la revisión de cuentas de los sujetos de control del Departamento del Meta:

Portal Web: Noticias de Villavicencio.com 6.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN Las técnicas a manejar, en la revisión de cuentas en su totalidad son los diferentes recursos que utiliza el responsable de cada cuentas para poder cruzar y validar la información cargada por los sujetos de control en el sistema integral de auditoria y Sistema Electrónico de Contratación Publica. Específicamente, en el presente trabajo de investigación se manejará las siguientes técnicas:

Técnica de la inspección. Examinar y descargar los archivos para facilitar la debida evaluación y el cruce de información en cada la matriz correspondiente a cada sujeto de control.

Técnica de confirmación. Para la evaluación o cruce se verifica que la información se ajuste a la realidad.

Técnica de la investigación. Representada por la investigación de datos e información que se publica o cargan con posterioridad para su determinada evaluación por los sujetos de control en el SIA y SECOP.

Técnica de certificación. Consta de la obtención de datos e información por medio del SIA, se certifica que la información rendida sea propia de los sujetos de control, por medio de documentos firmados por funcionarios de dicha empresa que aseguren la veracidad.

Técnica de listas de chequeo. Correspondiente a la verificación de de la información publicada y cargada por los sujetos de control vigencia 2012.

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7. RESULTADOS

7.1 RESULTADOS DE LOS OBJETIVOS

7.1.1. Objetivo 1. Verificar que la información rendida por los sujetos de control

este completa de acuerdo a la Circular Externa del 2012. Para el desarrollo de la rendición de la cuenta anual vigencia 2012 de los sujetos de control, esto es elaborado por cada jefe de dependencia que tienen el acceso para ingresar a la información de los formatos establecidos por la Contraloría Departamental del Meta. Para verificar los formatos rendidos por los sujetos de control es necesario ingresar al aplicativo SIA y revisar el expediente correspondiente. Figura 4 Sistema Integral De Auditoria

Fuente: Sitio web Contraloría Departamental del Meta http://meta.siacontralorias.gov.co/

La revisión de la información suministrada por lo sujetos de control incluye los formatos de los procesos de contratación, financiero y forma de presentación de la cuenta que el jefe de cada departamento transporta la información digitalizada en el aplicativo SIA y efectúa la revisión de dichos formatos. La revisión se realiza siempre y cuando los sujetos de control envíen los formatos en el tiempo establecido. Al verificar la información rendida y se encuentren inconsistencias de acuerdo con la matriz se pondrá su respectivo incumplimiento a los parámetros establecidos en la Circular Externa 17 de 2012. Para la fase de revisión el profesional encargado de dicha cuenta, mediante unos formatos establecidos por la Contraloría Departamental del Meta empieza a verificar los datos obtenidos de SIA, en la matriz correspondiente a cada cuenta

http://meta.siacontralorias.gov.co/

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empieza a registrar el nombre del Responsable de la Entidad a revisar, la Entidad Sujeta de Control, la periodicidad de la cuenta (Anual) y la vigencia revisada que en este caso seria 2012, así mismo los formatos rendidos y no rendidos, se verifica que la totalidad de los formatos guarden consistencia y que el diligenciamiento de los mismos sea conforme a la Resolución rendición de cuentas vigente y las instrucciones al aplicativo, en caso de existir errores en el contenido o forma de presentación del formato se marca una D en la matriz. En caso que la matriz contenga un formato que no deba rendir la entidad se deja la celda sin marcar.11 Figura 5 Matriz de Revisión para Centros e Instituciones Educativas

Fuente: Contraloría Departamental del Meta

11

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META. Instructivo de Revisión de Cuenta: 600.01.08

Versión 6.0. Villavicencio, Meta. 2012. 1-14 p

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Figura 6 Matriz de Revisión para Concejos y Personerías Municipales


Mediante el formato 600.02.81 establecido para la forma de presentación se revisa si la entidad presento la cuenta en la forma establecida en la Resolución de rendición de cuentas vigente y las instrucciones del aplicativo. Para ello se marca con una equis (X) en SI o NO a cada una de las preguntas incluidas en el formato. Mediante el análisis de los procesos de contratación y financiero se califica la calidad de la información aplicando la matriz de revisión de cuenta.12

12



38

Figura 7 Matriz de Presentación


Según lo analizado en la Contraloría Departamental del Meta sobre los sujetos de control se verifico en el SIA que todas las entidades no rindieron las cuentas especificadas con los parámetros establecidos por el ente de control se observa que en el Sistema Integral de Auditora de: - Instituciones Educativas Grafico 1. Instituciones Educativas

Fuente: Sistema Integral de Auditoria

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Lo que se verifico en el SIA de ochenta y cuatro (84) Instituciones Educativas En el Departamento del Meta solo publicaron ochenta y tres (83) según el Sistema Integral de Auditorias para empezar la revision de cuentas.

- Centros Educativos

Grafico 2. Centros Educativos


Lo observado en el SIA de treinta y seis (36) Centros Educativos en el Departamento del Meta solo publicaron treinta y cinco (35) según el Sistema Integral de Auditorias para iniciar la revicion de cuentas. - Concejos Municipales

Grafico 3. Concejos Municipales


40

Lo verificado en el SIA de veintiseis (26) Concejos Municipales en el Departamento del Meta solo publicaron veinticinco (25) según el Sistema Integral de Auditorias para iniciar la revicion de cuentas. - Personerias Municipales

Grafico 4. Personerias Municipales

Fuente: Sistema Integral de Auditoria Lo observado en el SIA de veintisiete (27) Concejos Municipales en el Departamento del Meta solo publicaron veintiseis (26) según el Sistema Integral de Auditorias para iniciar la revicion de cuentas. Despues de examinar las cuentas que fueron publicadas en el SIA, se empieza a diligenciar la matriz correspondiente para cada cuenta, según los parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta, a partir de esto se tiene en cuenta la Circular Externa 17 de 2012 para forma de revision y presentacion de la Cuenta de: - Instituciones Educativas Al recopilar la informacion brindada por el SIA se obtuvieron los siguientes datos, con relacion a la revision y presentacion de cada cuenta,donde se da a conocer si las Instituciones Educativas cumplen con todo los formatos asignados y parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta.

41

Grafico 5. Revicion de las Cuentas de Instituciones Educativas

Fuente: Sistema Integral de Auditoria Grafico 6. Presentacion de las Cuentas de Instituciones Educativas


42


Al recopilar la informacion brindada por el SIA se obtuvieron los siguientes datos, con relacion a la revision y presentacion de cada cuenta,donde se da a conocer si los Centros Educativos cumplen con todo los formatos asignados y parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta.

Grafico 7. Revision de la Cuentas de los Centros Educativos


Grafico 8. Presentacion de la cuentas de los Centros Educativos


43

- Concejos Municipales Al recopilar la informacion brindada por el SIA se obtuvieron los siguientes datos, con relacion a la revision y presentacion de cada cuenta,donde se da a conocer si los Concejos Municipales cumplen con todo los formatos asignados y parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta. Grafica 9. Revision de las Cuentas de los Concejos Municipales

Fuente: Sistema Integral de Auditoria Grafica 10. Presentacion de las Cuentas de los Concejos Municipales


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- Personerias Municipales Al recopilar la informacion brindada por el SIA se obtuvieron los siguientes datos, con relacion a la revision y presentacion de cada cuenta,donde se da a conocer si las Personerias Municipales cumplen con todo los formatos asignados y parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta. Grafico 11. Presentacion de las Cuentas de las Personerias Municipales

Fuente: Sistema Integral de Auditoria Grafico 12. Presentacion de la Cuenta de las Personerias Municipales


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7.1.2. Objetivo 2. Determinar la calificación de cada uno de los componentes de las matrices con relación a los procesos contractual y financiero de los sujetos de control.

7.1.2.1 PROCESO DE CONTRATACION

- Instituciones educativas y centros educativos El objetivo de este proceso de contratación es general una uniformidad en cada uno de los datos arrojados por los formatos publicados por los sujetos de control en el aplicativo SIA. Para las instituciones educativas y centros educativos se diligencia la matriz 600.02.84 Matriz Proceso de Contratación Instituciones Educativas. Para este proceso se debe digitar los valores en pesos y se debe eliminar los números de sobrantes en caso que la muestra sea menos a 8 contratos. Luego se procede a la verificación de los contratos en el aplicativo SECOP sistema electrónico de contratación pública.13 Figura 8: Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 1. Verifique que la fecha de suscripción del contrato sea anterior o igual a la fecha del Registro Presupuestal. Ver formato Relación Contractual F08B_1_CDM. Digitar los valores en pesos. Si se evalúan menos de ocho (8) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.

№ Número contrato - Columna A

Fecha Suscripción del

Contrato - Columna H

Fecha Registro Presupuestal -

Columna K

Diferencia entre la fecha de suscripción y de

expedición del Registro Presupuestal

Cumple, escriba SI o

NO

1 1 17/01/2012 17/01/2012 0 SI

2 2 17/01/2012 17/01/2012 0 SI

3 3 17/01/2012 17/01/2012 0 SI

4 4 17/01/2012 17/01/2012 0 SI

5 6 03/02/2012 03/02/2012 0 SI

6 7 09/02/2012 09/02/2012 0 SI

7 8 09/02/2012 09/02/2012 0 SI

8 9 09/02/2012 09/02/2012 0 SI

TOTAL 8

Fuente: Contraloría Departamental Del Meta

13



46

Figura 9: Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas

Fuente: Contraloría Departamental Del Meta Figura 10: Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 3. Verifique que el valor del contrato sea igual al valor del registro presupuestal. Ver Relación Contractual F08B_1_CDM. Digitar los valores en pesos. Si se evalúan menos de ocho (8) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.


Valor Inicial del Contrato - Columna E

Valor del Registro Presupuestal -

Columna L

Diferencia entr el valor inicial del contrato y el

valor del registro presupuestal


NO

1 1 8.400.000,0 8.400.000,0 0 SI

2 2 1.500.000,0 1.500.000,0 0 SI

3 3 3.925.000,0 3.925.000,0 0 SI

4 4 10.000.000,0 10.000.000,0 0 SI

5 6 5.500.000,0 5.500.000,0 0 SI

6 7 8.565.000,0 8.565.000,0 0 SI

7 8 11.000.000,0 11.000.000,0 0 SI

8 9 4.613.200,0 4.613.200,0 0 SI

TOTAL 8


2. Verifique que la fecha de terminación del contrato sea anterior o igual a la fecha de liquidación del mismo. Ver formato Relación Contractual F08B_1_CDM. Digitar los valores en pesos. Si se evalúan menos de ocho (8) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.


Fecha Terminación del

Contrato - Columna P

Fecha Liquidación del

Contrato - Columna Q

Diferencia entre la fecha de inicio y de terminación


NO

1 1 31/12/2012 31/12/2012 0 SI

2 2 10/02/2012 10/02/2012 0 SI

3 3 17/02/2012 17/02/2012 0 SI

4 4 17/11/2012 17/11/2012 0 SI

5 6 16/03/2012 16/03/2012 0 SI

6 7 13/02/2012 13/02/2012 0 SI

7 8 13/02/2012 13/02/2012 0 SI

8 9 10/02/2012 10/02/2012 0 SI

TOTAL 8

47

Figura 11: Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas 4. Verifique que el valor del registro presupuestal sea igual o mayor a los pagos efectuados. Ver Relación Contractual F08B_1_CDM. Digitar valores en pesos. Si se evalúan menos de ocho (8) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.


Valor del Registro

Presupuestal - Columna L

Pagos Efectuados -

Columna O

Diferencia entre el valor del RP y los pagos efectuados


NO

1 1 8.400.000,0 8.400.000,0 0 SI

2 2 1.500.000,0 1.500.000,0 0 SI

3 3 3.925.000,0 3.925.000,0 0 SI

4 4 10.000.000,0 10.000.000,0 0 SI

5 6 5.500.000,0 5.500.000,0 0 SI

6 7 8.565.000,0 8.565.000,0 0 SI

7 8 11.000.000,0 11.000.000,0 0 SI

8 9 4.613.200,0 4.613.200,0 0 SI

TOTAL 8

Fuente: Contraloría Departamental Del Meta Figura 12: Matriz Proceso Contratación Instituciones Educativas


5. Seleccione una muestra de 2 contratos publicados en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP y verifique que la información alli contenida sea coherente con la reportada en el formato de Relación Contractual rendido a traves del SIA. Ver contrato publicado en el SECOP y Relación Contractual F08B_1_CDM. Digitar los valores en pesos. Si se evalúan menos de dos (2) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.

№ Formato Número contrato - Columna

A y SECOP

Modalidad de

Selección - Columna B y SECOP

Nombre del Contratista - Columna G y

SECOP

Valor Inicial del

Contrato - Columna E y SECOP

Suscripción del

Contrato - Columna H y SECOP

Concordancia, escriba SI o

NO

1 SECOP 8 SI

Relación Contractual

Contratacion Directa

Holman Suarez Niño

11.000.000,0 09/02/2012

2 SECOP 4 SI



Harvey Steve Barragan Niño

10.000.000,0 17/01/2012

TOTAL 2

48

Después de analizar la Matriz de Proceso Contratación se puede deducir que algunas de las instituciones y centros educativos no efectuaron contratación en la vigencia 2012.


Grafico 13: Proceso de Contratación


- Instituciones Educativas



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Al recopilar la informacion brindada por el SIA se obtuvieron los siguientes datos, con relacion al formato de contratacion de cada cuenta,donde se da a conocer si los Centros Educativos y Instituciones Educativas cumplen con todo los formatos asignados y parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta. Grafico 15: Proceso de Contratación




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- Personería Y Consejos Municipales

El objetivo del proceso de contratación es verificar que la información rendida en el formato de relación contractual sea coherente, para ellos se toman los diferentes datos registrados y se cruzan y otros medios de rendición de información como el sistema electrónico de contratación pública SECOP, la cual se realizara en la matriz 600.02.86 proceso contratación asambleas, consejos y personería, en el cual se encuentra también las instrucciones de diligenciamiento de acuerdo a las necesidades e información rendida por los sujetos de control en cada cuenta anual; se calificara SI cuando hay coherencia en la información rendida y NO cuando no hay coherencia.14 Figura 13: Matriz Proceso Contratación Asambleas, Consejos y Personerías. 1. Verifique que la fecha de suscripción del contrato sea anterior o igual a la fecha de inicio del mismo. Ver formato Relación Contractual F20_1A_AGR. Digitar los valores en pesos. Si se evalúan menos de ocho (8) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.

№ Número contrato - Columna H

Fecha Suscripción del Contrato -

Columna S

Fecha Inicio del Contrato -

Columna AB

Diferencia entre la fecha de

suscripción y de Inicio


NO

1 1 09/11/2012 09/11/2012 0 SI

2 2 02/11/2012 02/11/2012 0 SI

TOTAL 2

Fuente: Contraloría Departamental Del Meta Figura 14: Matriz Proceso Contratación Asambleas, Consejos y Personerías. 2. Verifique que la fecha de inicio del contrato sea igual o anterior a la fecha de terminación del mismo. Ver formato Relación Contractual. Digitar los valores en pesos. Si se evalúan menos de ocho (8) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.

№ Número contrato - Columna H

Fecha Inicio del Contrato -

Columna AB

Fecha Terminación del Contrato - Columna AC

Diferencia entre la fecha de inicio y de terminación


NO

1 1 09/11/2012 14/11/2012 5 SI

2 2 02/11/2012 16/12/2012 44 SI

TOTAL 2


14



51

Figura 15: Matriz Proceso Contratación Asambleas, Consejos y Personerías. 3. Seleccione una muestra de 4 contratos publicados en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP y verifique que la información alli contenida sea coherente con la reportada en el formato de Relación Contractual rendido a traves del SIA. Ver contrato publicado en el SECOP y Relación Contractual F20_1A_AGR del bimestre correspondiente. Digitar los valores en pesos. Si se evalúan menos de cuatro (4) contratos, favor eliminar los números consecutivo sobrantes de la columna A.

№ Formato Número contrato -

Columna H F20_1A_AGR

y SECOP

Modalidad de Selección - Columna I

F20_1A_AGR y SECOP

Nombre del Contratista - Columna Q

F20_1A_AGR y SECOP

Valor Inicial del Contrato - Columna O F20_1A_AGR

y SECOP

Suscripción del Contrato - Columna S F20_1A_AGR

y SECOP

Concordancia, escriba SI o

NO

1 SECOP 1 SI


Minima Cuantia

Yovany Andres Galeano Angarita

2.777.000,0 09/11/2012

2 SECOP 2 SI



Cesar Augusto Torres Beltran

1.000.000,0 02/11/2012

SECOP


SECOP


TOTAL 2

Fuente: Contraloría Departamental Del Meta Después de analizar la Matriz de Proceso Contratación se puede deducir que algunas de los Consejos y Personerías Municipales no efectuaron contratación en la vigencia 2012. Grafico 17: Proceso de Contratación


52



Al recopilar la informacion brindada por el SIA se obtuvieron los siguientes datos, con relacion al formato de contratacion de cada cuenta,donde se da a conocer si los Consejos y Personerias Municipales cumplen con todo los formatos asignados y parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta. Grafico 19: Proceso de Contratación


53



54

7.1.2.2 PROCESO FINANCIERO El análisis del proceso financiero se hace a través del diligenciamiento de la matriz 600.02.90 – 600.02.468 matriz proceso financiero instituciones educativas, centros educativos, consejos y personerías. El objetivo es que exista uniformidad en la información rendida en la ejecución de gastos, ejecución de ingresos, cuentas por pagar, estados contables, otros; para ellos se realizan cruces de información, los valores se digitan pesos con excepción los que involucra el catálogo de cuentas los cuales se registran en miles y de acuerdo con la coherencia se le otorga una calificación de SI o NO.15 Figura 16: Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas

Fuente: Contraloría Departamental Del Meta Figura 17: Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas


15



1. Verifique que el aforo definitivo reportado en el formato de Ejecución de Ingresos sea igual a la Apropiación Definitiva reportada en el formato de Ejecución de Gastos. Digitar los valores en pesos

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS - F06_CDM

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS - F07_CDM

DIFERENCIA CALIFICACIÓN

Aforo Definitivo - Columna F

215.736.055,3 Apropiación Definitiva - columna I

215.736.055,3 0,0 SI

2. Verifique que exista coherencia en la información reportada en el Catalogo de Cuentas y Cuentas Bancarias. Digite los valores en miles de pesos.

CATALOGO DE CUENTAS - F01_AGR CUENTAS BANCARIAS - F03_AGR

Diferencia entre el Catalogo de Cuentas y Cuentas Bancarias

CALIFICACIÓN

111005 - Cuenta Corriente - Columna F

10.219,0 Saldo Contabilidad -

Columna F

10.220,0 SI

111006 - Cuenta de Ahorros - Columna F

0,0

1110 - Otros - columna F

0,0

Total 10.219,0 Total 10.220,0 -1,0

55

Figura 18: Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas

Fuente: Contraloría Departamental Del Meta Figura 19: Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas


Figura 20: Matriz Proceso Financiero Centros e Instituciones Educativas


3. Verifique la coherencia en la información reportada en Catálogo de Cuentas frente al Balance de Prueba. Digite los valores en miles de pesos

CATALOGO DE CUENTAS - F01_AGR BALANCE DE PRUEBA - ANEXO F01_AGR


Activo - Columna F -1.016,0

Activo 313.575,0 -314.591,0 NO

Pasivo - Columna F 1.287,0 Pasivo 2.746,0 -1.459,0 NO

Patrimonio - Columna F 310,0 Patrimonio 310.828,0 -310.518,0 NO

Ingresos - Columna F 172,0 Ingresos 172.770,0 -172.598,0 NO

Gastos - Columna F 1.086,0 Gastos 46.833,0 -45.747,0 NO

Costos de Ventas y Operación - Columna F

437,0 Costos de Ventas y Operación

219.604,0 -219.167,0 NO

Costos de Producción - Columna F

1.863,0 Costos de Producción

0,0 1.863,0 NO

Saldo 601,0 Saldo 93.668,0 -93.067,0 NO

CALIFICACIONES AFIRMATIVAS

0

4. Verifique que la información registrada en las Cuentas por Pagar sea coherente con la Ejecución Presupuestal de Gastos. Ver Cuentas por Pagar y Ejecución de Gastos. Digite los valores en pesos.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL GASTOS - F07_CDM

CUENTAS POR PAGAR - F15_CDM


Obligaciones por Pagar - Columna O

0,0 Valor Obligación - Columna F

0,0 0,0 SI

5. Verifique que la información registrada en las Cuentas por Pagar F15_CDM sea coherente con el Acto Administrativo de Constitución de Cuentas por Pagar. Ver Cuentas por Pagar

Verifique que las obligaciones registradas en el formato de cuentas por pagar, sean las mismas reportadas en el acto administrativo de constitución de dichas cuentas y califique según si hay o no coherencia.

CALIFICACIÓN

SI

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Al recopilar la informacion brindada por el SIA se obtuvieron los siguientes datos, con relacion al formato de contratacion de cada cuenta,donde se da a conocer si los Consejos y Personerias Municipales cumplen con todo los formatos asignados y parametros establecidos por la Contraloria Departamental del Meta. Grafico 21: Proceso Financiero


Grafico 22: Proceso de Financiero


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7.1.3. Objetivo 3. Formular observaciones que permitan emitir pronunciamiento

sobre la calidad y contenido de la información rendida en la vigencia 2012. Las observaciones obtenidas, producto de la realización de los diferentes cruces deben plasmarse en el Informe de Revisión de Cuentas con los respectivos anexos que lo soportan, para poder emitir el respectivo pronunciamiento, esta depende al PGA (Plan General de Auditorias) programado para la vigencia en curso y al puntaje total obtenido en la revisión, conforme a las siguientes situaciones16: - Si el total de la revisión de la cuenta es mayor o igual a 71 puntos, se emite

pronunciamiento de fenecimiento de la cuenta. - Si el total de la revisión de la cuenta es menor a 71 puntos, se emite

pronunciamiento de no fenecimiento de la cuenta. Lo observado en la Revisión de Cuentas por la Contraloría Departamental del Meta, realizo su respectivo pronunciamiento para cada sujeto de control y se obtuvieron los siguientes datos: - Instituciones educativas

Grafico 23. Pronunciamiento de Instituciones Educativas


16



58

- Centros Educativos Grafico 24. Pronunciamiento de Centros Educativos


- Concejos Municipales Grafico 25. Pronunciamiento de Concejos Municipales


59

- Personerías Municipales Grafico 26. Pronunciamiento de Personerías Municipales


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8. CONCLUSIONES

Se realizó el debido control y seguimiento de todos los sujetos de control que reportaron la información establecida por la Contraloría Departamental del Meta, donde se emitieron los pronunciamientos de cada entidad y se determinó el informe correspondiente, se analiza si existe un buen manejo de los recursos destinados y se mide el grado de eficiencia y eficacia, se verifica si cumplen con las pautas establecidas en la circular externa 17 de 2012 y la calidad de la información rendida, después de examinar cada proceso se observa que se debe verificar el mecanismo en la rendición de cuentas ya que se presentaron falencias e inconsistencias en la información rendida, no se evidencia coherencia en los datos suministrados para el debido cruce de información porque no cumplen con algunos parámetros establecidos por la CDM la cual indica los criterios de evaluación. Se concluye que al realizar la revisión de cuentas de los sujetos de control de Centros Educativos, Instituciones Educativas, Concejos y Personerías Municipales del Departamento del Meta vigencia 2012, existen procesos que ayudan al control interno, donde su aplicación no garantiza el máximo nivel de eficiencia y efectividad al verificar el manejo de los recursos públicos que sean planeados y ejecutados con relación a las necesidades de la población. El modelo implementado por la CDM a través de la matriz de revisión de cuentas no es la más acertada para determinar el buen uso de los recursos establecidos por el estado ya que no se hace un análisis profundo; solo se centra la comparación de cifras mediante el proceso de cruce de información. En la información reportada en la revisión de cuentas en el proceso contractual vigencia 2012, se observan inconsistencias en la información sobre las fechas reportadas con relación a la suscripción del contrato, registro presupuestal, terminación y liquidación del contrato, se evidencia que no cumplen con los parámetros y procesos establecidos para la publicación de los contratos en el Secop cuando las entidades superan los 20 SMMLV en donde están obligados a ello. En la información contractual no se está publicando en la fecha establecida con el fin de cumplir con las pautas establecidas y de esta manera la CDM poder dar una mayor transparencia al proceso contractual. Se evidenciaron falencias en el proceso financiero porque se encontró deficiencias en la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, no se verifica coherencia en el cruce de la información suministrada del catálogo de cuentas y el balance de prueba no existe concordancia en la información.

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Se realizó una serie de observaciones debido a que los sujetos de control no cumplen con los paramentos o pautas establecidas para la rendición de cuentas y se observaron una serie de falencias y debilidades en la información rendida para la presentación de la cuenta y en el proceso financiero y contractual, en las observaciones se especifica las falencias que se verifica en cada cuenta rendida, por medio de estas sugerencias objetivas, permite la entidad conocer en que están fallando y así poder mejorar continuamente.

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9. RECOMENDACIONES

En términos generales después del desarrollo de la revisión de cuentas de los sujetos de control de Instituciones Educativas, Centros Educativos, Concejos y Personerías Municipales se realizaran las siguientes recomendaciones:

- Cumplir con el plazo estipulado por la Contraloría Departamental del Meta para

rendir los informes, porque al no rendir las cuentas e informes como lo estipula el ente de control, será una causal de apertura de un proceso administrativo sancionatorio.

- Que los sujetos de control realicen el diligenciamiento adecuado de todos los

formatos en la forma como lo dictamina la circular externa 17 de 2012 y los instructivos publicados en el SIA de la página web de la Contraloría Departamental del Meta.

- A todos los sujetos de control deben tener en cuenta que el oficio de cierre

como los oficios no aplica deben cargarse escaneados en formato .jpg y estar firmado por el representante legal de dicha entidad.

- Al cargar los anexos correspondientes para la rendición de la cuenta estos se

cargan con la estructura y el nombre como lo señala los instructivos correspondientes y el aplicativo SIA.

- De acuerdo a las pautas establecidas los sujetos de control tienen que tener en

cuenta que todos los formatos, excepto el F01_AGR, se debe rendir en pesos.

- Es de obligatoriedad que los sujetos de control envíen los anexos que son el balance general y el estado de resultados de las dos formas que lo estipula la circular externa 17 de 2012: en formato Excel (.xls) y escaneados con las respectivas firmas del representante legal y el contador de cada entidad.

- Capacitar a los sujetos de control y personal de revisión de la cuenta sobre la

importancia del incumplimiento de la rendición de cuentas.

- Mejorar la vigilancia de los recursos públicos, por medio de la optimización de los recursos financieros, técnicos y humanos.

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CIBERGRAFIA

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- CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META. Glosario. Colombia. [En línea]

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- CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Normatividad. [En línea]

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- CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META. Políticas. [En línea] Disponible

en http://www.contraloriameta.gov.co/site/index.php?id=114 [Consulta: 27-Abril-

2013]

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Presentación de Tesis, Trabajos de Grado y otros Trabajos de Investigación.

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tivos_y_funciones.doc&juSecure=1&locationData=111%3Att_content%3A407&ju

Hash=9bc7ab5067400230f2f7e685f84f93bf75eecaab [Consulta: 27-Abril-2013]

- RENDICION DE CUENTAS EN EL PRESUPUESTO PARTICIPATIVO Políticas.

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[Consulta: 26-Sep-2013]

http://www.mesadeconcertacion.org.pe/documentos/documentos/doc_00509.pdf

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BIBLIOGRAFÍA

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la Cuentas: 600.01.06. Versión 6.0. Villavicencio, Meta. 2012. 1-8 p.

- CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META. Instructivo Revisión de la

Cuenta. 600.01.08. Versión 6.0. Villavicencio, Meta. 2012. 1-14 p.

- CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META. 2013. Memorando de Encargo

No. 310.01.07.104-13 Pág. 4-7.

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DIVULGACIÓN

Teniendo en cuenta el trabajo planteado en el presente anteproyecto, se hará socialización de la práctica profesional con relación a la Revisión de Cuentas realizada a cada uno de los sujetos de control, vigencia 2012 con la debida entrega de un informe preliminar y definitivo a cada uno de los responsables de cada cuenta y a su vez estos a la Contraloría Departamental del Meta y a la autoridad que corresponda en representación de cada uno de los sujetos de control, dejando la correspondiente evidencia de ejecución en la Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Villavicencio en la que igualmente se realizará socialización al equipo evaluador. Página en la cual se puede verificar el informe preliminar y definitivo emitido por la Contraloría Departamental Del Meta.

http://meta.siacontralorias.gov.co/index.aspx

http://meta.siacontralorias.gov.co/index.aspx

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EVIDENCIAS

determinacion del fenecimiento o no de las cuentas

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