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Universidad Nacional Experimental de Guayana.
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera Administración De Empresas
Sede Cuidad Bolívar- Estado Bolívar
Descripción del Proceso de Organización y Control en el Departamento
de Archivos del Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Realizado por:
Adriana Palacios
C.I.: 20.263.346
Cuidad Bolívar, Febrero de 2013
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Descripción del Proceso de Organización y Control en el Departamento
de Archivos del Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Informe Final de Pasantías para optar al Titulo de Licenciado en
Administración de Empresas
Lic. José Moreno Lic. Luís Albornoz
Tutor Académico Tutor Empresarial
Cuidad Bolívar, Febrero de 2013
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INDICE Pág.
Introducción…………………………………………………………………….. 4
Identificación de la Empresa…………………………………………............... 5
Misión y Visión………………………………………………………............… 5
Objetivos de la empresa……………………………………………….. …….… 6
Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía……………................ 7
Explicación de los problemas observados en la empresa…………………….…. 7
Objetivos de la Pasantía y Explicación del plan inicial de trabajo acordado…… 7
Especificar los logros del plan de trabajo acordado………………………….…. 8
Facilidades y dificultades durante el proceso de pasantías…………….............. 10
Apreciación sobre los conocimientos adquiridos………………………….….… 11
Conclusión………………………………………………………………….…… 12
Recomendaciones……………………………………………………………..… 14
Glosario……………………………………………………………………….… 15
Referencias Bibliográficas………………………………………………….…... 19
Anexos………………………………………………………………………...… 20
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INTRODUCCION
La pasantía es y debe ser el medio para que los estudiantes tengan la
oportunidad de demostrar sus habilidades y destrezas acordes con los
conocimientos adquiridos a lo largo de su carrera, lo que fortalecerá su
profesionalismo en el campo laboral y social, adquiriendo nuevas capacidades y
herramientas útiles para desenvolverse en el área de trabajo en el que
posteriormente sea ubicado.
El presente informe es el resumen de las actividades realizadas durante 4
meses, en el Servicio Nacional Integrado De Administración Aduanera Y
Tributaria (SENIAT), Gerencia Regional De Tributos Internos Región Guayana.
Específicamente en el área de archivo. Las siguientes actividades se realizaron con
el fin de darle cumplimiento a un requisito indispensable para optar por el título de
Licenciatura en Administración de Empresas.
El Seniat es un servicio autónomo, dependiente del ministerio del poder
popular de planificación y finanza cuyo objetivo es la administración del sistema
de ingresos tributarios nacionales que tendrán competencias sobre todo el
territorio de la República Bolivariana de Venezuela.
El área de archivo donde se realizó las pasantías, se encarga del
almacenamiento de expedientes recopilando todo tipo de información de todos
los contribuyentes. Esta área es la bien llamada columna vertebral o epicentro
administrativo de toda la información en el caso que compete al (SENIAT).
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Identificación de la empresa:
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Dirección: Paseo Meneases, Edificio Los Chaguaramos, Municipio Autónomo Heres,
Ciudad Bolívar – Estado Bolívar.
El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT),
se creó como un servicio autónomo, sin personalidad jurídica, con autonomía
funcional y financiera el cual organizara como entidad de carácter publica,
dependiente del Ministerio de Finanzas, cuyo objeto es la administración del sistema
de ingreso tributario nacional que tendrá competencia sobre todo el territorio de la
República Bolivariana de Venezuela; siendo su sede principal en la Ciudad de
Caracas.
Misión:
Administrar eficientemente los procesos aduaneros y tributarios en el ámbito nacional
y otras competencias legalmente asignadas, mediante la ejecución de políticas
públicas en procura de aportar la mayor suma de felicidad posible y seguridad social
a la Nación Venezolana.
Visión:
Ser una institución modelo, moderna, inteligente, acorde con el desarrollo socio
económico del país, que fomente la cultura y garantice el cumplimiento de las
obligaciones y deberes aduaneros y tributarios, contribuyendo a consolidar el
proyecto Socialista Bolivariano.
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Objetivo:
Los objetivos de este servicio, son las metas que desea lograr con el fin de rendir el
tipo de las actividades realizadas y mejorar todos los sistemas a nivel empresarial de
esta manera lograr un control de cómo se debe visualizar el futuro, sus objetivos son:
Implementar mecanismos modernos de fiscalización
Lograr la manera eficaz los planes propuestos
Disminuir la evasión fiscal, mejorar los sistemas de recaudación
Incrementar la presencia fiscal
Aumentar el número de contribuyentes
Incrementar las fuerzas fiscalizadoras
Proyectar una imagen de alto perfil del servicio ante la opinión publica
Desarrollar un programa de relaciones, instituciones en sectores claves
Incrementar la recaudación del impuesto
Desarrollar un sistema integral de inteligencia tributaria
Diseñar e implementar manuales de procedimientos tributarios
Culminar la modernización de aduanas
Promover la modernización del sistema jurídico y administrativo tributario
Formular y poner en vigencia una nueva resolución sobre la estructura y
funciones del SENIAT
Implementar de manera eficaz nuevas técnicas para mejorar el sistema
tributario y aduanero
Cumplir con las funciones que le competen para el mejor funcionamiento de
la empresa
Realizar de manera eficaz todas las actividades de su competencia
Elaborar manuales administrativos para poder realizar las actividades en
forma de secuencias.
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Descripción de la unidad donde se desarrolló la pasantía
Coordinación del área de Archivo General de Contribuyentes
La coordinación del área de archivo general de contribuyente, es un área muy
importante ya que en ella reposa toda la información referente a los deberes y
requisitos que deben cumplir los contribuyentes.
Esta área es la bien llamada columna vertebral o epicentro administrativo de toda la
informaron en el caso que compete el Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT), el centro de trabajo es de especial agrado ya que se
elabora con un personal altamente capacitado para realizar las actividades exigentes
del área.
Breve explicación de los problemas observados en la empresa:
Durante mi estadía en la institución pude observar que la institución carece de
personal y como consecuencia existe retraso en la ejecución de las actividades
laborales.
En el área de archivo existen incidencias por la falta de equipos tecnológicos
(computadoras).
También presenta insuficiente espacio por lo cual es incómodo movilizarse en
dicha área (archivo).
Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial de
trabajo acordado
Como objetivo principal por el cual realizamos las pasantías se debe a que es un
requisito primordial y obligatorio para así poder obtener el título de Licenciatura en
Administración de Empresas.
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Obtener experiencia en el ámbito laboral que contribuya para desarrollar habilidades
y destrezas.
El plan de trabajo se dio a las instrucciones dadas por el funcionario Luis Albornoz
cuando ingrese el primer día al área de trabajo donde realice las pasantías, (Área de
Archivo).
Especificar los logros del plan de trabajo acordado, indicando el método
aplicado (Cómo lo hizo)
Luego del lapso de tiempo establecido para la realización de la pasantía en la
División de Tramitaciones la cual me permitió la oportunidad de conocer y realizar
las actividades que se mencionaron en el plan de trabajo acordado las cuales ejecute
son las siguientes:
Actividad de correspondencia. Este proceso consiste en cargar en el sistema
utilizando la herramienta Microsoft office Excel información de los
contribuyentes y luego llevar el control de las actas de recepción en sus
cuadernos respectivos para enviarlos a los diferentes sectores y unidades de la
institución. Se realiza de la siguiente manera:
1. Se coloca la División al cual va dirigido.
2. El asunto o motivo por el cual se envía.
3. El código con el cual se registró.
4. Se asienta la persona o entidad causante, del expediente u oficio.
5. Al final se coloca un espacio para que firme la persona que lo recibe
así como la fecha correspondiente.
Ordenar y enumerar archivos. Esto consiste en organizar expedientes de
contribuyentes jurídicos para facilitar un manejo de búsqueda manual eficaz a
la hora que este quiera solicitarlo.
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Revisar, archivar y verificar los documentos que reposan en el área de
archivos específicamente en sucesiones o en el área de jurídico en sus
respectivas carpetas: esta actividad consiste en verificar el orden en que se
encuentran los documentos que reposan en el departamento se verifica que se
encuentren orden cronológico y en sus respectivas carpetas.
Certificar copias de expedientes de contribuyentes naturales y jurídicos,
sucesiones solicitadas por sus representantes legales. Este proceso consistió
en realizar el registro certificaciones de copias de expedientes de
contribuyentes naturales, contribuyentes jurídicos, sucesiones, los cual se
realiza para llevar una orden cronológico de las actas solicitadas por sus
representantes legales.
Digitalizar copias y certificar documentos. Al ser un departamento de archivo
y contener documentos originales y de mucho valor, para efecto de
requisiciones de ellos se le otorgaban copias de los mismos a aquellas
personas que realizaban las solicitudes a través de los medios regulares para
su adquisición. Es entonces donde procedía a realizar las copias que fueran
necesarias para darle respuestas a los encargos requeridos.
Otros de los casos eran las certificaciones y foliaturas de documentos, estos se
efectúan cuando algunos de los otros departamentos internos o externos de
otras sedes de la organización realizaban la solicitud de expedientes de
personas naturales y jurídicas.
Las certificaciones son las validaciones que el jefe del departamento de
tramitaciones (a la cual está adscrita el área de archivo) afirma que el
documento que se entrega es una copia fotostática y traslado fiel y exacto del
expediente que se encuentra almacenado. Para ello existe un formato el cual
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en la cara posterior de cada hoja del documento solicitado debe llevarlo
anexándole el sello de la institución y la firma del responsable del área, estas
operaciones las efectúe en reiteradas ocasiones.
Distribuir memorando a las diferentes divisiones de la gerencia regional. Esto
consiste en asentar en el Libro De Control De Oficios El Número De
Memorandos Enviados cada vez que se envía algún memorando así como
expedientes se debe asentar en un libro para llevar un seguimiento de salidas
de los distintos documentos a enviar a un determinado departamento de la
organización. Esto con el fin de llevar un seguimiento adecuado de cada uno
de los oficios. Se realiza de la siguiente manera:
1. Se coloca el departamento al cual va dirigido
2. El asunto, motivo por el cual se envía
3. El código con el cual se registro
4. Se asienta la persona o entidad causante, del expediente u oficio
5. Al final se coloca un espacio para que firme la persona que lo recibe así como
la fecha correspondiente.
Nota: no hubo variantes en el plan de trabajo
Desglosar las facilidades y dificultades encontradas durante el desarrollo
de las pasantías
FACILIDADES:
Al momento de ejecutar una actividad me proporcionaban con anticipación una breve explicación de cómo realizar la misma.
Manejo eficiente de Microsoft Word y Excel
Uso adecuado de la fotocopiadora
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Desarrollo eficaz de técnicas de oficina (Archivar, Sellar, Foliar, Grapar entre otras tareas).
DIFICULTADES:
Por lo que es un departamento donde reposan expedientes de causantes o
contribuyentes y llevan muchos años guardados con el pasar del tiempo se llenan de
polvo puesto q a la hora de buscar o guardar un expediente, presente alergia debido a
la polilla que contienen las carpetas que reposan en el archivo móvil.
Señalar su apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el
proceso de pasantías tanto a nivel teórico como practico.
Nivel teórico: En el proceso de las pasantías pude adquirir un gran conocimiento de
otros aspectos que no conocía muy bien y que sin duda alguna me servirán en mi
carrera, tales como el redactar algún oficio, memorando y certificación para los
respectivos expedientes que eran solicitados por sus representantes legales.. También
todas las normas que exige el Seniat a la hora de un contribuyente solicitar algún
documento sea para una declaración o solicitud de cierre temporal.
Nivel práctico: En este proceso pude llevar a cabo la realización de cómo envalijar las
respectivas correspondencias que serían enviadas a las diferentes unidades de destino,
por ejemplo a Tucupita, El Callao, Santa Elena de Uairén, Caracas y Puerto
Ayacucho. Luego de descargarlas en el sistema se procedía a colocar en una guía de
porte la ciudad de destino, fecha en que se enviaba y el destinatario (nombre a quien
va dirigido, calle, edificio entre otros) para así identificar a donde y a quien eran
enviadas las correspondencias esta se introducía en la parte inferior de la valija con
gran visibilidad, y una vez introducido el o los paquetes dentro de la valija se le
colocaba el precinto de seguridad para evitar cualquier dificultad o que fuese
revisado por curiosos.
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CONCLUSIONES
El culminar el lapso de las pasantías que se nos fue asignado, contribuyo a fortalecer
los conocimientos y habilidades en el área administrativa favorables para el
crecimiento profesional y ético útiles para el desarrollo como actor social. Es de suma
importancia la ejecución de esta actividad ya que le permite al estudiante poner en
práctica todos aquellos conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera que se
dispuso a estudiar, así como también, obtener nuevos conocimientos que amplíen los
ya obtenidos.
Considerando que unos de los aspectos más importantes que mantiene, El Servicio
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) es dirigir y
administrar el sistema de organizaciones Industriales y comerciales de los productos
internos y aduaneros en concordancia con la política definida por el Ejecutivo
Nacional, además de promulgar y velar por el cumplimiento de las normas
administrativas, y controlar la inscripción y registros de los sujetos pasivos, de la
relación jurídica, entre otras.
Cabe destacar que esta institución administra uno de los recursos que genera mayor
fuente de ingreso en el país, como es la recaudación de impuesto, situación que
muestra la importancia, además de contar con un buen sistema administrativo que se
basa en los recursos humanos e informativos que labora de manera eficiente para
lograr un nivel óptimo de bienestar para sus dependientes y el país en general, ya que
mediante el sistema de trabajo se logran muchas metas propuesta a nivel nacional.
Es necesario señalar que Archivo General cumple un rol muy importante para la
institución las cuales son, recibir los expedientes adscritos a la Gerencia Regional,
clasificar, archivar y custodiar todos los documentos recibidos por la gerencia,
mantener actualizado el archivo general de contribuyentes entre otras. Su objetivo
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general es la guarda y custodia de todos los documentos recibidos por la Gerencia
Regional de Tributos Internos de la Región Guayana.
El desarrollo de estas acciones se orientaron a darle cumplimiento a una serie de
actividades dirigidas a capacitar e integrar al estudiante en el área laboral, todo esto
fundamentado a través de un cronograma de actividades que serían las bases sobre las
cuales aplicara sus esfuerzos.
Se logró cubrir todas las expectativas esperadas, logrando de esta manera los
objetivos propuestos, lo que constituye un gran avance en la creación de un perfil
holístico que ofrezca las herramientas y capacidades necesarias para abordar las
diferentes situaciones que puedan presentarse en un futuro.
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RECOMENDACIONES
Automatizar el proceso manual de almacenamiento y búsqueda de
expedientes de contribuyentes naturales y jurídicos, y de esta forma poder
generar respuestas rápidas a las solicitudes, permitiendo esto, minimizar los
tiempos de búsqueda y ser eficientes.
Se recomienda acondicionar un espacio físico destinado al Área de
Archivo, para que los funcionarios que laboran en esta área puedan ejecutar
con mayor comodidad sus actividades, ya que el espacio es reducido e
inadecuado por cuanto carece del acondicionamiento apropiado para
efectuar los procesos diarios dado el volumen de documentos y planillas
que allí se manejan.
Se sugiere la actualización de equipos informáticos hardware y software, a
fin de adaptar estos a los nuevos tiempos y que facilite el flujo de
información más rápidamente.
El personal que labora en la División de Tramitación debe continuar
prestando el apoyo necesario a los pasantes, de manera que les permita
alcanzar los objetivos previstos durante el periodo de pasantía.
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GLOSARIO DE TERMINOS BASICOS
Archivo:
Conjunto de documentos en cualquier soporte, pergamino, papel, vidrio, acetato,
magnético, digita y de cualquier cronología, producida y recibida por una persona o
entidad pública o privada en el desarrollo de sus funciones. También recibe ese
nombre, los propios edificios que albergan los documentos.
Acta de Recepción:
Es una certificación o testimonio escrito en la cual se da de lo sucedido, tratado o
pacto en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de
un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser publico o
privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un
nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente
certificación legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de
mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.
Almacenamiento:
Grupo de dispositivos de hardware o software dedicados a guardar datos y por
extensión a administrarlos y buscarlos.
Expediente:
control de papeles o documentos que pertenecen a un asunto, juicio, causa o negocio,
ordenados metódica o sistemáticamente, siguiendo un orden establecido por la ley o
la costumbre, llenando ciertos requisitos de forma como la foliatura de las hojas y la
carátula donde se identifica lo sustancial.
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Expediente Administrativo:
Es la recopilación de todos los datos concernientes a los hechos y situaciones
relacionados con un determinado procedimiento administrativo, desde su iniciación,
bien sea de oficio o a instancia de la parte interesada hasta su conclusión.
Expediente básico:
Expediente que se forma con todos los documentos exigidos por la administración
tributaria como requisitos indispensables para la realización de un trámite
administrativo y los generados durante la tramitación.
Foliación:
Acción y efecto de foliar. Serie numerada de los folios de un escrito. Numeración de
las hojas de un expediente, legajo o causa.
Oficios:
Documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios
y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de
disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo
gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y
agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la
definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a
instancias del sector público.
Planilla de Liquidación:
Se designa con el término de planilla a aquel formulario o impreso que cuenta con
espacios en blanco destinados a ser completados conforme por cualquier individuo,
generalmente, se pide que a los mencionados espacios en blanco se los llene con los
datos personales de filiación, de domicilio, actividad, estudios realizados, u otros
datos requeridos por quien emite la planilla, como ser la administración pública en
algunas de sus tantas dependencias y oficinas en las cuales la gente realiza trámites
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que requieren de un tipo de información específica y organizada para luego poder ser
resueltos satisfactoriamente.
Persona Jurídica:
Se entiende por persona jurídica (o persona moral) a un sujeto llamado de derechos y
obligaciones que existe físicamente pero no como individuo humano sino como
institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un papel. En
otras palabras, persona jurídica es todo ente con capacidad para adquirir derechos y
contraer obligaciones y que no sea una persona física.
Persona Natural:
Persona natural es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a
título personal.
Notificación:
Es la comunicación oficial y formal de la resolución de una autoridad. Documento en
el que se notifica una resolución. Noticia cierta de algo.
Registro de Vivienda Principal:
Es un trámite que las personas naturales residentes en el país pueden realizar ante el
(Seniat), a fin de declarar el inmueble propio donde efectivamente habitan como su
vivienda principal.
Rif:
El Registro Único de Información Fiscal (RIF) es un registro destinado al
control tributario de los impuestos, tasas y contribuciones administrados por el
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
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Sistema:
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que
interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos,
energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Sucesiones:
La sucesión es la transmisión de los bienes, derechos y obligaciones, que constituye
la herencia, los cuales son heredados a los sucesores desde el momento de la muerte
de una persona.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICA
Código Orgánico Tributario (2001). Caracas, Gaceta Oficial N° 37.305 del 17
de octubre de 2001.
Normas y Procedimientos Tributarios. Elaboración de Copias Certificadas.
Tributos Internos, Tramitaciones. Versión 2.1., noviembre 2005.
Normas y Procedimientos Tributarios. Conformación de Expedientes.
Tributos Internos, Tramitaciones. Versión 1.4., Junio 2007.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 28.018
Extraordinaria de fecha 01 de Julio de 1981.
Ley de Archivos Nacionales. Gaceta Oficial Nº 21.760 de fecha 13 de Julio de
1945.
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial
Número 36.860 Diciembre de 1999.
SENIAT.2012. http://www.seniat.gob.ve/
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ANEXOS
Estructura Organizativa General.
GERENTE REGIONAL
Jefe de la División
de
Administración
Jefe de laDivisión
Jurídica Tributaria
Coordinador de Planificación
Coordinador de Informática y
Telecomunicaciones
Coordinador de Informes
Coordinador del SIGER
y Estadística
Jefe de División
de
Fiscalización
Jefe de División
Sumario
Administrativo
Jefe de División
De Recaudación
Jefe de División
de Asistencia al
Contribuyente
Jefe de División
Contribuyentes
Especiales
Coordinador de los Sectores y Unidades
Jefe de S.T.I.
PTO. ORDAZ
Jefe de
S.T.I. San Félix
Jefe de
S.T.I. Tucupita
Jefe de
S.T.I.
PTO. AYACUCHO
Jefe deU.T.I. UPATA
Jefe deU.T.I. CAICARA
Jefe deU.T.I. EL CALLAO
Jefe de
U.T.I. STA. ELENADE UAIREN
Jefe de División
de
Tramitaciones
Gerencia Regional de Tributos Internos Región Guayana
GERENCIA REGIONAL DE TRIBUTOS INTERNOS REGION GUAYANA
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Ubicación Geografica del SENIAT
Casco
Histórico
Rio Orinoco
Jardín
Botánico
UBICACIÓN GEOGRAFICA DEL SENIAT
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