descripción de procedimientos y diagramas de flujo · juicio de amparo directo 17 unidad...

ÍNDICE

Presentación 1

Estructura Orgánica 2

Simbología 3

Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo

Dirección Jurídica

Asesoría Jurídica 5

Integración y Presentación de Denuncias Penales 8

Juicio Laboral Individual 12

Juicio de Amparo Directo 17

Unidad Administrativa

Departamento de Recursos Humanos

Elaboración de Gafetes Oficiales 22

Registro y Control de Incidencias 25

Registro y Control de Permisos 28

Afiliación o Reingreso al Instituto Mexicano del Seguro Social 31

Alta de Personal ante Terceros Institucionales 35

Aplicación de Descuentos por Demandas Judiciales 40

Captura, Emisión y Pago de Nómina Quincenal 43

Captura, Emisión y Pago de Nómina de Gratificación Extraordinaria 51

Cancelación de Cheques de Nómina 55

Trámite de Liquidación de Terceros Institucionales 58

Trámite de Prestación para Adquisición de Anteojos o Aparatos Ortopédicos 61

Asignación y Control de Servicios Sociales 65

Departamento de Recursos Financieros

Elaboración del Proyecto de Presupuesto 70

Verificación y Control de Disponibilidad Presupuestal 77

Solicitud de Recalendarización de Recursos 80

Solicitud de Transferencias de Recursos 84

Afectación Presupuestal de Nómina de base 88

Afectación Presupuestal de Nómina de Compensación e ISR 92

Afectación Presupuestal de la Renta de Edificios 96

Cierre Mensual Presupuestal 100

Avance Físico del Programa Operativo Anual 105

Reportes Mensual y Trimestral de Cuenta Pública 109

Trámite de Pago Directo a Proveedores 115

Trámite de Pago de Servicios Básicos y de Telefonía Telular 120

Solicitud de Sujetos a Comprobar 125

Comprobación de Sujetos a Comprobar 130

Reposición de Fondo Revolvente 134

Pago de Viáticos a Personal Comisionado 139

Entrega de Recursos por Gastos Sujetos a Comprobar 142

Comprobación de Viáticos y Otros Gastos 145

Solicitud y Cobro de Reposición de Fondo Revolvente 150

Recepción y Suministro de Tarjetas Telefónicas 154

Suministro de Vales de Gasolina 158

Reintegro de Recursos a la SEFIPLAN 161

Entrega de Cheques de Nómina a Personal de Base y Eventual 165

Afectación de Pólizas de Cuentas por Pagar 169

Revisión de Afectación Contable de Archivos de Nómina 173

Registro de Pólizas Manuales 176

Emisión de Estados Financieros e Información Trimestral de Cuenta Pública 180

Elaboración de Conciliaciones Bancarias 185

Recepción y Revisión de Documentación Comprobatoria de Egresos 189

Elaboración del Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y

Retenciones de Impuestos 193

Registro, Validación y Pago de Promoción Institucional 196

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones 203

Adjudicación Directa 209

Licitación Simplificada 215

Licitación Pública 222

Emisión de Fallo de Licitación Pública y Licitación Simplificada 231

Desarrollo de Sesiones del Subcomité de Adquisiciones 237

Registro y Asignación de Bienes Muebles 241

Actualización de Resguardos de Bienes Muebles 246

Baja de Bienes Muebles 249

Recepción de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico

253

Abastecimiento de Requisiciones de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico

256

Levantamiento de Inventario Físico en Almacén de Materiales de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico

259

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Inmuebles 262

Reparación a las Instalaciones Eléctricas, Hidráulicas, Sanitarias, Telefónicas y de Mobiliario

266

Atención a Solicitudes de Acondicionamiento de Área para Sala de Juntas 270

Baja de Vehículos 274

Trámite de Tenencia y Derechos de Control Vehicular 278

Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales 282

Trámite para Reposición de Placas y Tarjetas de Circulación 286

Trámite de Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular 293

Apoyo para Traslado de Personal Comisionado 297

Control de Vales de Gasolina 300

Oficina de Tecnologías de la Información

Servicio de Soporte Técnico 303

Unidad de Publicidad Social

Diseño de Suplementos, Folletos, Trípticos, Planas para Revista, Anuncios en Prensa, Carteles y Lonas

307

Unidad de Relaciones Públicas

Convocatoria y atención a Representantes de Medios de Comunicación durante Actos o Eventos de Gobierno

310

Gestión de Solicitudes de Entrevista con el C. Gobernador del Estado 315

Actualización y Distribución del Directorio de Funcionarios de Gobierno 318

Actualización y Distribución del Directorio de Medios de Comunicación 321

Elaboración y distribución de Cartas de Felicitación para Representantes y Medios de Comunicación y sus Representantes

324

Unidad de Enlaces Institucionales

Coordinación de las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación Social 330

Apoyo a los Enlaces Institucionales en la Convocatoria e Invitación a Medios de Comunicación

332

Atención de Solicitudes de Distribución de Comunicados de Prensa enviados por los Enlaces Institucionales

335

Dirección de Prensa

Cobertura de Prensa de Actividades de Gobierno 338

Elaboración y Emisión de Comunicados de Prensa 342

Publicación de Comunicados de Prensa en el Sitio WEB 345

Elaboración y Emisión de Fotografías de Actividades de Gobierno 349

Elaboración y Distribución de Síntesis Informativa 355

Dirección de Radio

Elaboración y Difusión de Comunicados de Radio 358

Producción de Spots Radiofónicos 364

Transmisión de Controles Remotos 370

Producción y Difusión del Programa Veracruz en la Hora Nacional 374

Producción y Difusión del Programa El Latir de Veracruz 378

Realización de Reportajes, Cápsulas Informativas, Semblanzas y/o Entrevistas 381

Monitoreo y Análisis de Información Difundida por los Noticieros de Radio sobre la Actividad Gubernamental

386

Dirección de Televisión

Cobertura de Televisión de Actividades de Gobierno 389

Elaboración y Distribución de Cortes Informativos 394

Elaboración y Distribución de Pautas de Noticieros de Televisión 398

Realización de Promocionales, Cápsulas Informativas y Reportajes de Televisión 401

DIRECTORIO 407

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 408

PRESENTACIÓN

La Dirección General de Comunicación Social es la entidad encargada de mantener comunicada oportuna y verazmente a la sociedad veracruzana a través de la difusión informativa, publicitaria y promocional de las actividades, obras y servicios de la administración pública estatal, aplicando para ello estrategias de publicidad social y de contacto directo.

En ese sentido, y para lograr un funcionamiento eficaz de su estructura organizacional, debe contar con los elementos necesarios que faciliten el desarrollo de las tareas encomendadas a cada uno de los servidores públicos que la integran, y que constituyen la base fundamental para la ejecución de su quehacer.

El Manual General de Procedimientos de la Dirección General de Comunicación Social, es un instrumento administrativo que permite conocer el funcionamiento interno de cada una de las áreas de la Dependencia; y conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Está basado en la estructura organizacional aprobada por la Contraloría General y la Secretaría de Finanzas y Planeación, y se integra de la siguiente manera:

Presentación; estructura gráfica de la constitución organizacional de la Dirección y descripción de la simbología utilizada en los diagramas de flujo de cada procedimiento.

Las representaciones gráficas de las actividades que desarrollan las Direcciones y Unidades; y descripciones lógicas y secuenciales de sus actividades.

Firmas de autorizaciónáreas de la elaboración, revisión y autorización de este Manual.

La creciente capacidad de comunicación y expresión de los veracruzanos, obliga a cambios estructurales internos en la Dirección para un desarrollo apropiado y sostenible, acordes a una nueva praxis, que nos permitan comunicar más y mejor.

Lic. Alfredo Gándara Andrade Director General de Comunicación Social

Xalapa, Ver; Abril de 2009.

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SIMBOLOGÍA

TERMINAL: Indica el inicio y/o fin del procedimiento.

OPERACIÓN: Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar conexcepción de decisiones o alternativas.

DECISIÓN Y/O ALTERNATIVA: Indica el punto dentro del flujo en el que son posiblesvarios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones).

DOCUMENTO: Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere osalga del procedimiento.

ARCHIVO PERMANENTE: Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

ARCHIVO TEMPORAL: Indica que se guarda un documento en forma provisional.

SISTEMA INFORMÁTICO: Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

PASA EL TIEMPO: Representa una interrupción del proceso.

CONECTOR DE ACTIVIDAD: Representa una conexión o enlace de una parte deldiagrama de flujo con otra parte lejana de mismo.

DIRECCIÓN DE FLUJO O LÍNEAS DE UNIÓN: Conecta los símbolos señalando el ordenen que deben realizarse las distintas actividades.

ACLARACIÓN: Se utiliza para indicar un comentario o nota correspondiente a unaactividad específica del procedimiento.

PREPARACIÓN O CONECTOR DE PROCEDIMIENTO: Indica conexión del procedimientocon otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito.

3

SIMBOLOGÍA

DISQUETE: Representa la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad magnética.

DISCO COMPACTO: Representa la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad de lectura óptica.

CONECTOR DE PÁGINA: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama deflujo con otra página del mismo.

OBJETO: Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro delprocedimiento.

ROLLO FOTOGRÁFICO: Representa la acción de respaldar los registros fotográficos quese obtienen durante la cobertura de giras de trabajo y/ o actividades de gobierno.

FOTOGRAFÍA: Representa la reproducción de imágenes fijas que se obtienen en elproceso de revelado de un rollo fotográfico.

CONTACTO: Representa un índice de fotografías.

PERIÓDICOS O MEDIOS IMPRESOS: Representa la acción de consultar, leer o verificardurante el procedimiento cualquier material hemerográfico.

AUDIOCASETE: Representa la acción de respaldar el audio (voz y sonido) que se obtienedurante la cobertura de giras de trabajo y/ o actividades de gobierno.

VIDEOCASETE: Representa la acción de respaldar el audio e imágenes (voz, sonido,imágenes en movimiento) que se obtiene durante la cobertura de giras de trabajo y/ oactividades de gobierno.

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DGCS/DJ 5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

ASESORÍA JURÍDICA

Objetivo: Coadyuvar a las diversas Áreas que integran la Dirección General de Comunicación Social en la elaboración y revisión de ordenamientos e instrumentos jurídicos, con el fin de que estos se apeguen al marco jurídico aplicable.

Frecuencia: Eventual.

La emisión de Observaciones y comentarios a los Proyectos de ordenamientos o instrumentos jurídicos deberá hacerse en el ámbito de competencia de la Dirección General de Comunicación Social.

Las Observaciones y comentarios a los Proyectos de ordenamientos o instrumentos deberá realizarse con base en la información jurídica vigente y aplicable al proyecto en consulta.

Se consideran ordenamientos o instrumentos jurídicos los Reglamentos Internos, Lineamientos, Decretos, Acuerdos, Contratos de Arrendamiento y Adquisición de Bienes y Servicios.

Los Documentos jurídicoslibros y diccionarios jurídicos.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de

Comunicación Social

Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DJ

6 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

ASESORÍA JURÍDICA


ÁREA DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

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Recibe de las diversas áreas de la Dirección General de Comunicación Social en original el Oficio de solicitud de opinión y anexo(s) del (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s).

Obtiene del archivo alfabético temporal del Jurídico los Documentos jurídicos que se aplican al (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s).

Analiza la información jurídica y elabora en originales las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) y archiva de manera alfabética temporal los Documentos jurídicos consultados.

Elabora y firma en original el Oficio de contestación y anexa las Observaciones y comentarios al (los) proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s)

Pasa el tiempo.

Fotocopia el Oficio de contestación y de las Observaciones y comentarios.

Envía los originales del Oficio de contestación, las Observaciones y comentarios y el (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) al área de la Dirección General de Comunicación Social que lo solicitó y recaba sello de acuse de recibo en la fotocopia del Oficio de contestación y en las Observaciones y comentarios y archiva estos documentos junto con el original del Oficio de solicitud de opinión de manera cronológica definitiva.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

DGCS/DJ 8 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

INTEGRACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS PENALES

Objetivo: Proporcionar al Ministerio Público los elementos necesarios para llevar ante los tribunales a los servidores públicos que causen daño patrimonial al erario público.


La Denuncia de hechos deberá ser firmada por el Director Jurídico.

La Denuncia de hechos deberá ser presentada ante la Agencia del Ministerio Público correspondiente y con copia al Procurador General del Estado, siempre y cuando exista un Dictamen de auditoría que señale un daño patrimonial al erario público.

Como pruebas que acrediten el daño patrimonial, además del Dictamen de auditoría, se considerarán aquellas que admita el Código de Procedimientos Penales (testimonial, documental, confesional, documental pública, documental privada, pericial, entre otras).

La Dirección Jurídica deberá ser coadyuvante del Ministerio Público una vez que la Denuncia de he-chos ha sido consignada ante un Juez, proporcionando los elementos de juicio que permitan forta-lecer las pruebas existentes además, tendrá la obligación de darle seguimiento al proceso penal.

Como elementos de juicio para fortalecer las pruebas existentes deberán entenderse los cuestionamientos que permitan guiar al Ministerio Público en el proceso penal y la aportación de nuevas pruebas en caso de existir.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DJ





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Recibe de la Dirección General de Auditoría Gubernamental Oficio de conocimiento en original donde se señala la existencia de un daño patrimonial al erario público anexo Dictamen de auditoría en original y Documentos comprobatorios en original que acrediten lo manifestado.

Elabora y firma Denuncia de hechos en original, obtiene dos fotocopias dela Denuncia de hechos, del Dictamen de auditoría y de los Documentoscomprobatorios que acrediten lo manifestado, entrega originales ante elMinisterio Público y recaba acuse de recibo en la segunda fotocopia de dichos documentos.

Envía una fotocopia de la Denuncia de hechos, del Dictamen de auditoría y de los Documentos comprobatorios que acrediten lo manifestado al Procurador General del Estado y la segunda fotocopia de dichos documentos la archiva como acuse de recibo de manera cronológica temporal junto con elOficio de conocimiento en original donde se señala la existencia de un daño patrimonial.

Pasa el tiempo.

Acude ante el Ministerio Público designado para conocer del avance de laaveriguación previa y la fecha de ratificación de la denuncia de hechos.

Pasa el tiempo.

Acude ante el Ministerio Público en la fecha acordada para ratificar la denuncia de hechos.

Pasa el tiempo.

Acude ante el Ministerio Público para conocer el avance de la averiguaciónprevia y verifica si éste consigna la denuncia de hechos ante el Juez correspondiente.

¿Se consignó la denuncia de hechos ante el Juez correspondiente?

DGCS/DJ

10NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO




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En caso de no haber sido consignada: Recibe del Ministerio Público Oficio de notificación en original señalando que la denuncia de hechos no ha sido consignada al Juez por falta de elementos y archiva de manera cronológica definitiva dicho documento.

Fin.

En caso de haber sido consignada: Elabora y entrega Documento de cuestionamientos en original y/o nuevos Documentos comprobatorios en original al Ministerio Público.


DGCS/DJ


JUICIO LABORAL INDIVIDUAL

Objetivo: conforme a derecho convenga o corresponda.


La Demanda laboral deberá ser atendida por el Director Jurídico en representación de la Dirección General de Comunicación Social.

El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas de audiencia ofrecidas por el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje.

La Dirección Jurídica tendrá la obligación de intervenir jurídicamente en lo que conforme a derecho corresponda.

Como Documentos comprobatorios deberán considerarse las pruebas que admita la normatividad en la materia (testimonial, documental, confesional, presuncional legal y humana y superveniente).

El Expediente de demanda deberá contar con copia de los Documentos comprobatorios para ser utilizados siempre y cuando se recurra al Juicio de Amparo Directo.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/DJ





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Recibe del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje original de la Notificación del acuerdo que admite la demanda laboral con fecha y hora de audiencia para conciliación, demanda, excepciones, ofrecimiento y recepción de pruebas.

Prepara la contestación de la demanda.

Integra Expediente de demanda y elabora en original y copia Solicitud de documentos comprobatorios, la cual envía al Departamento de Recursos Humanos en original y recaba sello de recibido en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Recursos Humanos los Documentos comprobatorios en original.

Elabora Contestación de demanda en original y anexa Documentos comprobatorios en original.

Acude con dichos documentos ante el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje en la fecha y hora indicada ante la Mesa del Escribiente que le corresponda acreditando su personalidad jurídica y trata de conciliar con el demandante.

¿Concilia con el demandante?

En caso de conciliar: Firma Convenio en original elaborado por el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje donde se estipula la forma en que se efectuará el pago de la indemnización o en su caso la reinstalación del demandante y recibe copia del Convenio.

Obtiene fotocopia del Convenio, elabora Oficio en original y copia dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa en original y copia, informando del resultado de la conciliación para su seguimiento correspondiente, firma Oficio y anexa la fotocopia del Convenio, turna ambos documentos al Titular de la Unidad Administrativa y recaba sello de recibido en la copia del Oficio.

DGCS/DJ





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Devuelve al Departamento de Recursos Humanos Documentos comprobatorios en original e integra la copia del Convenio, del Oficio y el original de la Contestación de demanda al Expediente de demanda quearchiva de manera alfabética definitiva.

Fin.

En caso de no conciliar: Entrega a la Mesa del Escribiente el original de la Contestación de demanda y ofrece Documentos comprobatorios teniendo uso de la voz para objetar lo que a su derecho convenga.

Recibe de la Mesa del Escribiente verbalmente fecha de audiencia.

Pasa el tiempo.

Acude al Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje en la fecha y hora indicada, recibe copia del Dictamen de sentencia definitiva del Magistrado Presidente del Tribunal y verifica el tipo de sentencia.

¿Qué tipo de sentencia es?

En caso de ser favorable: Integra copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda laboral que archiva de manera alfabética definitiva.

Fin.

En caso de ser desfavorable: Notifica verbalmente al demandante y ante la Mesa del Escribiente de que promueve el recurso de amparo directo ante el Tribunal Colegiado de Circuito e integra la copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda laboral que archiva de manera alfabética temporal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento Juicio de Amparo Directo.

DGCS/DJ


JUICIO DE AMPARO DIRECTO

Objetivo: Resolver una controversia de carácter constitucional entre el quejoso y la Dirección General de Comunicación Social.


Ante un juicio de amparo directo en contra de la Dirección General de Comunicación Social el Director Jurídico deberá acudir como representante legal de dicha dependencia cuando así lo requiera la autoridad competente.

El juicio de amparo directo deberá efectuarse ante el Juez de Distrito del lugar.

El Director Jurídico tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas de comparecencia para la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito del lugar.

Cuando la sentencia sea desfavorable para la Dirección General de Comunicación Social se cumplirá la obligación solicitada por el trabajador conforme al marco jurídico aplicable en la materia.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/DJ





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Recibe del Juez de Distrito Aviso de audiencia constitucional en original para rendir informe de acuerdo a derecho y prepara la contestación.

Extrae del Expediente de demanda la copia de los Documentos comprobatorios y obtiene del archivo alfabético temporal de la Dirección Jurídica Documentos jurídicos aplicables.

Analiza los Documentos jurídicos aplicables y copia de los Documentoscomprobatorios.

Elabora y firma al juicio de amparo en original y Documentos comprobatorios en copia, y archiva de manera cronológica alfabética temporal los Documentos jurídicos consultados.

Obtiene fotocopia de la Contestación al juicio de amparo así como de los Documentos comprobatorios, las cuales integra al Expediente de demanda.

Acude a la audiencia constitucional ante el Juez de Distrito y entrega fotocopia de la Contestación y de los Documentos comprobatorios.

Pasa el tiempo.

Recibe del Juez de Distrito copia del Dictamen de sentencia definitiva yverifica el tipo de sentencia.

¿Qué tipo de sentencia es?

En caso de ser desfavorable: Obtiene fotocopia del Dictamen de sentencia definitiva, elabora Oficio dirigido al Jefe de la Unidad Administrativa en original y copia, informando dela sentencia dictada para su seguimiento correspondiente.

DGCS/DJ





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Firma Oficio en original y copia, anexa la fotocopia del Dictamen de sentencia definitiva, turna el original del oficio y la fotocopia del Dictamen de sentencia definitiva al Jefe de la Unidad Administrativa y recaba acuse de recibo en la copia del Oficio.

Integra la copia del Dictamen de sentencia definitiva y del Oficio al Expediente de demanda que archiva de manera alfabética definitiva.

Fin.

En caso de ser favorable: Integra la copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda, el cual archiva de manera alfabética definitiva.


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DGCS/UA/RH


ELABORACIÓN DE GAFETES OFICIALES

Objetivo: Proporcionar al personal adscrito a la Dependencia el Gafete Oficial que lo identifique como servidor público de la Dirección General de Comunicación Social.


Los Gafetes oficiales del personal que expida la Dirección General de Comunicación Social, serán para identificarse como empleado de la misma.

Los Gafetes oficiales del personal que expida la Dirección General de Comunicación Social, serán elaborarse de acuerdo al Formato de Gafete establecido por el manual de identidad.

Los empleados de la Dirección General de Comunicación Social deberán portar a la vista durante la jornada laboral o en comisiones que se le encomienden su Gafete oficial.

El Gafete oficial del trabajador será válido si cuenta con la firma del Director General de Comunicación Social que se encuentre vigente y que presente la vigencia del mismo.

En caso de extravío del Gafete oficial Oficio o Tarjetadel mismo especificando el motivo de la solicitud.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RH


ELABORACIÓN DE GAFETES OFICIALES



1

2

3

4

5

Recibe al interesado y le toma una Fotografía digital y revisa en el Expediente Personal los datos del registro de alta.

Elabora e imprime el Gafete oficial del trabajador de acuerdo al Formato de Gafete establecido por el manual de identidad.

Recaba firma en el Gafete oficial tanto del trabajador como del Titular de la Dependencia.

Entrega al interesado el Gafete oficial y recaba firma en el Formato de responsiva en el cual debe poner el trabajador su nombre y firma de enterado de las condiciones y uso del mismo.

Archiva de manera cronológica definitiva la responsiva del Gafete oficial enel expediente de responsivas .


DGCS/UA/RH


REGISTRO Y CONTROL DE INCIDENCIAS

Objetivo: Registrar los descuentos que corresponden al trabajador por concepto de faltas, retardos o sanciones, para su aplicación en nómina.

Frecuencia: Diaria.

Los Titulares de las áreas de la Dirección deberán enviar semanalmente al Departamento de Recursos Humanos los Registros de entrada y salida del personal a su cargo.

Las incidencias deberán validarse con los Registros de entrada y salida, Solicitudes de permisoso Justificantes, presentadas en el mes, para determinar la aplicación o no de descuentos en el caso de retardos y faltas.

El control de las incidencias deberá apegarse a lo estipulado en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

El Oficio de Incidenciaárea a la que se encuentre adscrito, fecha de la incidencia, fecha de la aplicación del descuento e importe a descontar.

Las incidencias que representen sanción económica deberán aplicarse en el Sistema de Nómina, en la quincena o mes siguiente.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

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Recibe de las áreas de la Dirección el Registro de entrada y salida en original, debidamente requisitado, los Oficios de comisión en fotocopia y las Solicitudes de permisos o Justificantes en original, que correspondan al mes de verificación.

Coteja el Registro de entrada y salida contra los Oficios de comisión enfotocopia y Solicitudes de permisos o Justificantes en original y determina si existieron incidencias no justificadas.

¿Existen incidencias no justificadas?

En caso de que no: Organiza y archiva de manera cronológica definitiva el Registro de entrada y salida original, Oficios de comisión y las Solicitudes de permisos oJustificantes en original.

En caso de que si: Elabora y emite Reporte de incidencias en tres tantos.

Registra los descuentos en el Sistema de Control de Nómina que con fundamento en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y las Condiciones Generales de Trabajo que correspondan y archiva de manera cronológica temporal el Reporte de incidencias en un tanto.

Organiza y archiva de manera cronológica definitiva el Registro de entrada y salida original Oficios de comisión en fotocopia y las Solicitudes de permisos o Justificantes en original.


Conecta con el procedimiento: Captura, emisión y pago de Nómina quincenal o Captura, emisión y pago de Nómina de gratificación extraordinaria.

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

DGCS/UA/RH


REGISTRO Y CONTROL DE INCIDENCIAS

DGCS/UA/RH


REGISTRO Y CONTROL DE PERMISOS

Objetivo: Otorgar al personal de la Dirección General de Comunicación Social la autorización para ausentarse de las labores por permisos que por derecho le correspondan.

Frecuencia: Periódica.

El procedimiento para el registro y control de permisos procederá conforme a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

El formato de Solicitud de permiso deberá solicitarla de manera económica el interesado, en el Departamento de Recursos Humanos.

La Solicitud de permisos deberá tramitarse debidamente autorizada con un día hábil de anticipación en el Departamento de Recursos Humanos.

La Solicitud de permisos, procederá previa verificación del Departamento de Recursos Humanos.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

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2A

3

4

Recibe del interesado la Solicitud de permiso, en original y copia, debidamente requisitado.

Verifica si procede la Solicitud de permiso, en original y copia.

¿Procede la Solicitud de permiso?

No procede :Informa al interesado, con fundamento en Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y/o las Condiciones Generales de Trabajo, las razones por las que no procede y devuelve la Solicitud de permiso, en original y copia.

Si procede: Recaba firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Recursos Hu-manos en la Solicitud de permiso, en original y copia.

Devuelve al interesado la Solicitud de permiso en original, y la copia la archiva de manera cronológica temporal en su Expediente personal.


Conecta con el procedimiento: Registro y Control de Incidencias.


DGCS/UA/RH


REGISTRO Y CONTROL DE PERMISOS

DGCS/UA/RH


ALTA O REINGRESO AL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Normas

Objetivo: Presentar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los documentos oficiales y validados para que se tramiten los movimientos de alta y/o reingreso al Instituto Mexicanodel Seguro Social de los Trabajadores adscritos a la Dirección General de ComunicaciónSocial


El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social de un tra-bajador, sólo procederá si se cuenta con la autorización de su ingreso a la Dirección General de Co-municación Social

El trámite de alta o reingreso al servicio médico del Instituto Mexicano del Seguro Social deberárealizarse con apego en lo estipulado en la Ley del Seguro Social vigente, artículo 15, párrafo primero.

El Formato Precensal se debe llenar de acuerdo a los datos proporcionas en la Cédula de identificación.

El Formato Precensal, Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS legible seentregarán a la Secretaría de Finanzas y Planeación para que se tramite el alta y/o reingreso deltrabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social por medio de oficio en dos tantos.



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RH



Recibe del trabajador fotocopia de su Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSSde Finanzas y Planeación y se requisita el Formato Precensal.

Elabora y recaba firma en el Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS en original.

Integra un paquete del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS y el Formato Precensal en original, el Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS en copia.

Envía al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS, en original, Formato Precensal en original con el Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS ambos documentos en copias para que se realice el trámite correspondiente ante el Instituto Me-xicano del Seguro Social, distribuye la primera copia del Oficio de soli-citud de altas y/o reingresos al IMSS a la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica permanente la segunda copia del Oficio de solicitud de altas y/o reingresos al IMSS, Formato Precensal, Acta de nacimiento y Documento oficial con el número de IMSS como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Relación de ingreso de los trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social en original.


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DGCS/UA/RH



Establece contacto telefónico con el empleado y se le comunica que debe pasar al Departamento de Recursos Humanos para entregarle fotocopia de su Ingreso ante el IMSS y recaba firma de recibido en la fotocopia del mismo, la cual se archiva de manera cronológica definitiva.



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DGCS/UA/RH


ALTA DE PERSONAL ANTE TERCEROS INSTITUCIONALES

Objetivo: Elaborar y remitir la documentación necesaria a la Secretaría de Finanzas y Planeaciónpara que se realice el alta del personal ante terceros institucionales.

Frecuencia:

El procedimiento de alta de personal ante terceros institucionales deberá realizarse en base a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

El personal de base deberá darse de alta ante los siguientes Terceros Institucionales: Instituto dePensiones del Estado (I.P.E.), Sistema de Ahorro para el Retiro (S.A.R.) y Seguro Institucional. Si es sindicalizado ante el Sindicato correspondiente.

El personal eventual (contrato) sólo deberá darse de alta ante los siguientes Terceros Institucionales: el Sistema de Ahorro para el Retiro (S.A.R.) y Seguro Institucional.

El empleado deberá acudir al Departamento de Recursos Humanos para requisitar los Formatos defiliación a terceros institucionales que correspondan.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RH



Determina que tipo de contratación tiene el empleado que se deberá dar de alta.

¿ Qué tipo de contratación tiene?

En caso de ser eventual: Solicita al empleado requisite el Formato de Seguro Institucional enoriginal y copia.

Elabora Oficio de envío de documentación para terceros institucionales en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación el original del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales y el original del Formato de Seguro Institucional.

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales y en la copia del Formato de Seguro Institucional de la cual obtiene una fotocopia y la archiva de manera alfabética definitiva en el Expediente personal del empleado así como de manera cronológica definitiva como acuse de recibo la copia del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales .

Entrega al empleado la copia del Formato de Seguro Institucional.

En caso de ser base: Elabora y firma Formato de Movimiento de Personal en original y tres copias.

Solicita al empleado requisite el Formato de filiación al S.A.R y el Formato de Seguro Institucional ambos en original y copia.


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DGCS/UA/RH



Elabora Oficio de envío de documentación para terceros institucionales en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envíaa la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación los siguientes documentos: - Original del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales,- 1a. Copia del Formato de Movimiento de Personal - Copia de Acta de Nacimiento del empleado - Copia del Formato de Afiliación al S.A.R.- Original del Formato de Seguro Institucional

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío de documentación para terceros institucionales, en el original del Formato de Movimiento de Personal, original del y copia del Formato de Seguro Institucional.

Obtiene una fotocopia de la copia del Formato de Seguro Institucional.

Entrega al empleado la 3a. copia del Formato de Movimiento de Personaly la copia del Formato de Seguro Institucional.

Elabora Oficio de alta ante el IPE en original y copia y recaba firma del Jefede la Unidad Administrativa.

Envía al Instituto de Pensiones del Estado el original del Oficio de alta anteel I.P.E. y la 2a. copia del Formato de Movimiento de Personal

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de alta ante el I.P.E., y lo archiva de manera cronológica definitiva así como el Formato de Movimiento de Personal original de manera alfabética definitiva en el Expediente personal del empleado.



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DGCS/UA/RH


APLICACIÓN DE DESCUENTOS POR DEMANDAS JUDICIALES

Objetivo: Realizar los descuentos económicos correspondientes al personal de la Dependencia que ha sido objeto de una demanda judicial por pensión alimenticia.


La aplicación de descuentos por concepto de pensión alimenticia deberán ser ordenados por la autoridad judicial demandante, por lo que se deberá contar con el Oficio de notificación original remitido por dicha autoridad.

La aplicación de descuentos por concepto de pensión alimenticia deberá basarse en el Manual de Re-cursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ig-nacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

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3

Recibe de la Autoridad Judicial correspondiente Oficio de notificación enoriginal para la aplicación de descuento por concepto de pensión alimenticia y lo analiza.

Conecta con el procedimiento Captura, emisión y pago de nómina quincenal o Captura, emisión y pago de nómina de gratificación extraordinaria.

Elabora en original y copia Oficio de notificación de descuento y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, el original lo entrega al empleado demandado y en la copia recaba firma de recibido, posteriormente la archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente personal.

Elabora en original y copia Oficio de notificación de descuento aplicado yrecaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, el original lo entrega a la Autoridad Judicial respectiva y en la copia recaba firma y sello de recibido, posteriormente la archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente personal junto con el Oficio de notificación original recibido.



DGCS/UA/RH


APLICACIÓN DE DESCUENTOS POR DEMANDAS JUDICIALES

Objetivo: Preparar oportunamente, la integración y la emisión de las percepciones que por las jornadas laborales les correspondan a los servidores públicos de base y eventuales adscritos a la Dirección

Frecuencia: Quincenal .

La emisión de la nómina quincenal incluye el pago de las percepciones que corresponden al personal de base y eventual de la Dependencia.La integración y emisión de la nómina quincenal deberá apegarse al calendario establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.Para llevar a cabo el proceso de integración y emisión de la nómina, el Departamento de Recursos Humanos considerará el Marco Normativo de Percepciones y Deducciones establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.El envío del depósito a la institución bancaria a través del Sistema Pagel deberá efectuarse un día antes a la fecha de pago. En el caso de que se presente un pago por concepto de estímulo por años de servicio, se hará mediante la captura de pagos directos en el Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado de la Secretaría de Finanzas y Planeación. El reporte de pagos directos de estímulo por años de servicio deberá enviarse al Departamento de Seguridad Social de la Secretaría de Finanzas y Planeación, en el caso de no haber pagos por este concepto se notifica a través de oficio.Los Paquetes de pago

personal de base y eventual. personal de base y eventual.

Normas

DGCS/UA/RH


CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA QUINCENAL



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



1

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2A.1

2A.2

3

4

Obtiene del archivo alfabético definitivo el Expediente de personal y el Expediente de movimientos de personal y consulta los movimientos de altas y bajas del personal.

Accede al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado,actualiza las altas y bajas quincenales del personal y verifica los movimientos en la nómina.

¿Existen movimientos de afectación a la nómina?

En caso de existir pagos directos y bajas de personal:Consulta el Marco normativo de percepciones y deducciones de laSecretaría de Finanzas y Planeación que obtiene del archivo cronológico temporal y de acuerdo a las fechas de baja contenidas en el Expediente de movimientos de personal

Accede al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado ycaptura los datos requeridos para efectuar la baja de personal y archiva de manera cronológica temporal el Marco normativo de percepciones y deducciones.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No. 7.

En caso de existir altas y pagos retroactivos al personal: Accesa al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado yde acuerdo a las fechas de altas contenidas en el Expediente de movimientos de personal

Archiva de manera cronológica permanente el Expediente de personal y el Expediente de movimientos de personal.

Pasa el tiempo.

DGCS/UA/RH





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Elabora, firma y envía al Departamento de Recurso Financieros Oficio de solicitud de Formas valoradas y Notificaciones de depósito en original y copia en la cual recaba sello de recibido y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Caja del Departamento de Recurso Financieros las Formas valoradas en original y , en original y el Recibo de formas valoradas en original el cual archiva de manera cronológica definitiva.

Accede al Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado para llevar a cabo el proceso de nómina quincenal y emite Notificaciones de depósito en original y los Cheques en las Formas valoradas.

Emite del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado los siguientes productos de nómina en un tanto de cada uno: - Nóminaeventuales y de los beneficiarios de pensión alimenticia; - Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia; - Resúmenes programáticos de base y eventual; - Reporte de cifras control;- Reporte de cifras por lugar de pago; - Reporte por cuentas bancarias; - Reporte de depósitos a cuentas de inversión; - Reporte alfabético de verificación;- Reporte de partidas; y - Factura de nómina.

Genera del Módulo de Recursos Humanos del Sistema Desconcentrado,los Archivos de nómina en diskette para que el Departamento de Recursos Financieros verifique las afectaciones presupuestales.

DGCS/UA/RH





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Obtiene dos copias de cada uno de los tantos de Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Reporte de cifras control, Reporte por cuentas bancarias y yuna copia de los Resúmenes programáticos de base y eventual y Reporte de cifras por lugar de pago.

Elabora Oficio solicitud de ministración en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, lo envía a Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación junto con una copia de Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Reporte de cifras control, Reporte por cuentas bancarias y la copia del Oficio solicitud de ministración la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.

Elabora Oficio de notificación de solicitud de ministración en original y copia y envía el original al Departamento de Recursos Financieros junto con las copias restantes de los Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Resúmenes programáticos de base y eventual, Reporte de cifras control, Reporte de cifras por lugar de pago, Reporte por cuentas bancarias y Reporte de depósitos a cuentas de inversión yel diskette con los Archivos de nómina y archiva el Oficio en copia como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.

Accede al Sistema Pagelefectúa el envío de la nómina para el depósito del efectivo que corresponde a los empleados de la Contraloría.

Genera del Sistema Pagel, el Reporte general de grupo de transacciones en un tanto.

Verifica los importes totales que correspondan al pago de personal en el Reporte alfabético de verificación de depósito, en un tanto y en el Reporte general de grupo de transacciones en un tanto.

DGCS/UA/RH





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Elabora y firma Tarjeta de solicitud de protección de cheques en original y copia, el original lo envía al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.

Conecta con el procedimiento: Protección de cheques de nómina correspondiente a la Oficina de Caja.

Clasifica e integra los Paquetes de pago con el tanto de la Nómina, los Cheques y las Notificaciones de depósito y el tanto de la Factura de nómina.

Entrega a la Oficina de Caja los Paquetes de pago y archiva cronológicamente de manera definitiva los Resúmenes de nómina de base, eventual y pensión alimenticia, Resúmenes programáticos de base y eventual, Reporte de cifras control, Reporte de cifras por lugar de pago, Reporte por cuentas bancarias, Reporte de depósitos a cuentas de inversión, Reporte alfabético de verificación, Reporte de partidas yReporte general de grupo de transacciones en un tanto de cada uno.

Conecta con el procedimiento: Entrega de Cheques de nómina de base, eventual y pensión alimenticia de la Oficina de Caja.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Caja, Oficio de nómina firmada en original, la Nómina en un tanto, con las firmas de la entrega de cheques y de las notificaciones de depósito, revisa que esté completa y la archiva ambos documentos de manera cronológica definitiva .

Requisita el Formato de comprobación de formas valoradas en original y copia , el original lo envía al Departamento de Recursos Financieros junto con las Formas Valoradas y Notificaciones de Depósito no utilizadas y la copia la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.


DGCS/UA/RH



DGCS/UA/RH


CAPTURA, EMISIÓN Y PAGO DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA

Objetivo: Procesar y elaborar la Nómina de gratificación extraordinaria en tiempo y forma para que los empleados reciban sus percepciones de manera correcta y oportuna.

Frecuencia: Mensual.

El Requerimiento del recurso para el pago de Nómina de gratificación extraordinariaenviarse los días ocho de cada mes a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización.

Para la emisión de la Nómina de gratificación extraordinaria es necesario contar con disponibilidad del presupuesto en cada Unidad Presupuestal.

El pago de la Nómina de gratificación extraordinariadados de alta en el sistema.

Al terminar el proceso y generación de Nóminacada uno de los empleados.

Se deberán cuantificar las incidencias por concepto de retardos y/o faltas, así como las cuotas obreras del Instituto Mexicano del Seguro Social, aguinaldo en caso de baja y descuentos porpensión alimenticia.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Elabora en original y copia Requerimiento de recursos para partida 1502 en base a los movimientos de personal generados en el mes y recaba firma del Director General y del Jefe de la Unidad Administrativa.

El original y copia Requerimiento de recursos para partida 1502 se envía a la Dirección de Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación junto con el Requerimiento de recursos para partida 1502 original y en la copia recaba sello de recibido, la cual archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe vía correo electrónico de la Oficina de Nómina Compensaciones de la Secretaría de Finanzas y Planeación la autorización para capturar los movimientos en el Sistema CONVER.

Captura en el Sistema CONVER las incidencias, aguinaldo y pensión alimenticia, así como cuotas del Instituto Mexicano del Seguro Social y emite del Sistema CONVER en un tanto y dos copias de cada uno los siguientes reportes: - Plantilla de personal, - Listado de descuentos del IMSS,- Resúmenes programáticos, - Reportes de ISR diferencial, - ,- ,- Empleados con descuento de pensión alimenticia, - Ministración de recursos

Obtiene dos copias del tanto de la Ministración de recursos.

Elabora Oficio de ministración de recursos en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y se sacan cinco copias.



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Envía a Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de Ministración de recursos original junto con la Ministración de recursos entres tantos.

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de ministración de recursos y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con la primera copia de la Ministración de recursos.

Elabora y firma Oficio en original y copia, envía el original junto con la segunda copia de la Ministración de recursos al Departamento de Recursos Financieros y recaba sello de recibido en la copia del Oficio la cual archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva y crea el Archivo de dispersióntrabajadores así como el importe a depositar correspondiente a su nómina. Envía el archivo de dispersión vía Internet a la institución bancaria que realizará la dispersión del dinero depositado por la Secretaría de Finanzas y Planeación se imprime la confirmación del envió y se archiva en forma cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Accede al Sistema CONVER cinco días antes de la fecha de pago y genera archivos digitales de ISR y emite Póliza SIAFEV en un tanto, de la cual obtiene dos copias.

Elabora Oficio de envío en original y copia y recaba firma del Titular de la Unidad Administrativa.

Envía el Oficio de envío original junto con el tanto de la Póliza SIAFEV al Departamento de Recursos Financieros y recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío la cual archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva con la primer copia de la Póliza SIAFEV.


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CANCELACIÓN DE CHEQUES DE NÓMINA

Objetivo: Realizar la cancelación de cheques por pagos improcedentes al personal, porque no seancobrados oportunamente y otros motivos.

Frecuencia: Variable.

La cancelación de cheques deberá realizarse en base a lo establecido en el Manual de RecursosHumanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Los Chequesregistrar el movimiento en los tiempos establecidos o que el Sistema de Recursos HumanosDesconcentrado haya emitido alguna inconsistencia.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



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Accede al Sistema de Recursos Humanos Desconcentrado e identifica la quincena en la que se va a realizar la cancelación.

Emite en dos tantos el Reporte de cheques cancelados, Relación de personal, Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal y obtiene una copia de cada uno.

Genera Archivo digital de cheques cancelados para su respectiva desafectación presupuestal.

Elabora Oficio de notificación en original y dos copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía a Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de notificación original y el tanto de: Reporte de cheques cancelados, Relación de personal, Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal. La primera copia del Oficio de notificación la envía al Departamento de Recursos Financieros y en la segunda copia recaba el sello de recibido y la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.

Elabora y firma Oficio de notificación en original y una copia especificando el nombre del archivo digital generado para la desafectación presupuestal correspondiente y envía el original al Departamento de Recursos Financieros junto con las copias de Reporte de cheques cancelados, Relación de personal, Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal.

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de notificación y lo archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo así como en los tantos de Reporte de cheques cancelados, Relación de personal,Resumen de cheques cancelados, Resumen programático por unidad presupuestal y Relación por partida presupuestal.


DGCS/UA/RH


CANCELACIÓN DE CHEQUES DE NÓMINA

DGCS/UA/RH


TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE TERCEROS INSTITUCIONALES

Objetivo: Remitir la información necesaria para que la Secretaría de Finanzas y Planeación realice el trámite de liquidación a terceros institucionales.

Frecuencia: Quincenal.

Se deberá enviar quincenalmente a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas la información necesaria para realizar el pago correspondiente a terceros institucionales, con fundamento a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



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Elabora y firma en original y copia los reportes de Cuota sindical, Cuota del Instituto de Pensiones del Estado, Liquidación del ISPT y Seguro institucional.

Elabora en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el original del Oficio de envío y el original de los reportes de Cuota sindical, Cuota del IPE, Liquidación del ISPT y Seguro institucional.

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de envío, la cual archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con la copia de los de los reportes de Cuota sindical, Cuota del IPE, Liquidación del ISPT ySeguro institucional.


DGCS/UA/RH


TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN DE TERCEROS INSTITUCIONALES

DGCS/UA/RH


Objetivo: Gestionar el pago para ayuda de anteojos y aparatos ortopédicos para el personaladscrito a la Dirección General de Comunicación Social que cuenta con este tipo deprestaciones.


La prestación de apoyo para adquisición de anteojos y aparatos ortopédicos deberá realizarse deacuerdo a lo establecido en el Manual de Recursos Humanos para las Dependencias Públicas delPoder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de Trabajo del Sindicato de Trabajadores al Servicio de Poder Ejecutivo al Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

El empleado deberá tramitar en el Departamento de Recurso Humanos la prestación de apoyo para laadquisición de anteojos y aparatos ortopédicos y deberá entregar Orden médica expedida por elInstituto Mexicano del Seguro Social para se verifique si procede el trámite.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RH




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1A

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Recibe del interesado Orden médica en original y copia expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social y copia del último Comprobante de ingresos y verifica si procede el trámite.

¿ Procede el trámite ?

En caso de que no: Devuelve Orden médica original y copia expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social y copia del último Comprobante de ingresos e informa el motivo por el cual no procede el trámite.

En caso de que si:Requisita y firma el Formato de Autorización de ayuda para la adquisición de anteojos o aparatos ortopédicos en original y dos copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Informa al interesado los nombres los proveedores a los que podrá acudir a solicitar la prestación.

Entrega al interesado Formato de Autorización de ayuda para la adquisición de anteojos o aparatos ortopédicos en original y una copia, la Orden medica en original y copia y el último Comprobante de ingresos encopia. En la segunda copia del Formato de Autorización de ayuda para la adquisición de anteojos o aparatos ortopédicos recaba firma y fecha de recibido del interesado.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor la Factura en original y la copia de la Orden médica yverifica que los datos sean correctos.

¿ Son correctos los datos ?

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En caso de que no: Devuelve Factura original y copia de la Orden médica y solicita realice los cambios necesarios.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor la copia de la Orden médica y la Factura en original con los datos correctos.


En caso de que si: Obtiene fotocopia de la Factura original y de la copia de la Orden médica.

Elabora y firma Oficio de solicitud de trámite de pago en original y copia, anexa Factura original, copia de la Orden médica y envía al Departamento de Recursos Financieros.

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de solicitud de trámite de pago y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con las fotocopias de la Factura y de la Orden médica. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Conecta con el procedimiento Trámite de pago directo a proveedores de la Oficina de Cuentas por Pagar.

DGCS/UA/RH


ASIGNACIÓN Y CONTROL DE SERVICIOS SOCIALES

Objetivo: Ubicar el Personal de Servicio Social en las áreas de trabajo donde se requieran susservicios, además de dar seguimiento al desarrollo de las actividades que se les asignen.

Frecuencia: Diaria.

La aceptación y asignación de Personal de Servicio Social se realizará considerando que los es-tudios educativos correspondan al perfil requerido por las áreas de la Dependencia.

Los RequisitosHumanos son los siguientes: Oficio de solicitud de la institución educativa, fotocopia de Acta denacimiento, Credencial de elector, Comprobante de domicilio y dos fotografías a color.

El Personal de Servicio Social deberá concertar en el área de adscripción el horario y actividades adesarrollar en el período que le corresponda.

El Personal de Servicio Social se identificará con el Gafete que le expida el Departamento deRecurso Humanos de la Dirección General de Comunicación Social.

Los Reportes mensuales que presente el Personal de Servicio Social para acreditar las actividades realizadas, deberán estar autorizados y firmados por el jefe inmediato superior.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RH





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2A

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Recibe Oficio de solicitud de la institución educativa en original del interesado que desea realizar el Servicio Social en la Dirección General de Comunicación Social.

Verifica vía telefónica con las áreas de la Dirección si requiere de personal de servicio social de acuerdo al perfil académico del interesado.

¿ Las áreas requieren de Personal de Servicio Social?

En caso de que no: Informa al interesado verbalmente que su petición por el momento no puede ser aceptada y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio desolicitud en original.

En caso de que si: Informa al interesado verbalmente que su petición ha sido aceptada y entrega el Listado de requisitos en original que obtiene del archivo cronológico permanente además de indicarle las condiciones para realizar el Servicio Social en esta Dependencia.

Recibe del Personal de Servicio Social los Requisitos en copia para el control e integración del expediente y revisa que estén completos y correctos.

Elabora y firma la Carta de aceptación en original y copia en la que se indican las horas que va a cubrir, la fecha de inicio, fecha de término y en qué área estará adscrito y recaba sello de la Dirección General de Comunicación Social.

Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de aceptación en original, para iniciar sus trámites correspondientes en su institución educativa y archiva la copia con firma de recibido de manera alfabética permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social junto con el Oficio de solicitud de la institución educativa, en original .

DGCS/UA/RH





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12A.2

Elab ora Gafete oficial en original y obtiene una fotocopia.

En trega al Personal de Servicio Social Gafete oficial en original y en la fotocopia recaba fecha y firma de recibido.

Pasa el tiempo.

Recibe del Personal de Servicio Social el Reporte mensual de actividades firmado por su jefe inmediato superior en original y copia y los sella.

En trega al Personal de Servicio Social el original y la copia la archiva demanera cronológ ica temporal en el Expediente de Personal de ServicioSocial

Pasa el tiempo.

Recibe solicitud de liberación del servicio social de manera verbal por partedel interesado.

Obtie ne del archivo temporal el Expediente de Personal de Servicio Socialy revisa que cuente con los Reporte mensuales en copia completos de acuerdo al período de actividades solicitado.

¿ Cuenta con los Reporte mensuales completos ?

En caso de que no: Informa al Personal de Servicio Social y solicita entregue los Reportesmensuales pendientes de entregar.

Pasa el tiempo.

Recibe del Personal de Servicio Social los Reportes mensuales originalescompletos.

DGCS/UA/RH





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15

En caso de que si: Elabora y firma la Carta de liberación en original y copia mencionando el inicio y término del servicio social; y el área donde se realizó

Entrega al Personal de Servicio Social la Carta de liberación en original y archiva la copia de manera alfabética definitiva en el Expediente de Personal de Servicio Social.

Recibe del personal de Servicio Social el Gafete oficial en original y lo archiva de manera cronológica definitiva permanente en el Expediente de Personal de Servicio Social.


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TIFI

CACI

ÓN

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

DESC

UENT

O AP

LICAD

O

1

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

DESC

UENT

O AP

LICAD

O

O-1

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN

O

APLI

CACI

ÓN D

E DE

SCUE

NTOS

POR

DEM

ANDA

S JU

DICI

ALES

DGCS/UA/RH

42

INIC

IO

RECI

BEAN

ALIZ

A

AUTO

RIDA

D JU

DICI

AL

CAPT

URA,

EM

ISSÓ

N Y

PAG

O

DE N

ÓM

INA

QUI

NCEN

AL O

CAP

TURA

, EM

ISIÓ

N Y

PAG

O D

E NÓ

MIN

ADE

GRA

TIFI

CACI

ÓN

EXTR

AORD

INAR

IA

DEL

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MINI

STRA

TIVA

EMPL

EADO

DE

MAND

ADO

C

EXPE

DIEN

TE P

ERSO

NAL

ELAB

ORA,

RECA

BA F

IRMA

Y

ENTR

EGA

DEL

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MINI

STRA

TIVA AU

TORI

DAD

JUDI

CIAL

CEX

PEDI

ENTE

PER

SONA

L

FINOF

ICIO

DE

NOTI

FICA

CIÓN

DE

SCUE

NTO

O

-1

ELAB

ORA,

RECA

BA F

IRMA

Y

ENTR

EGA

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

ADE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

T

FACT

URA

DE

NÓMI

NA

T

REPO

RTE

DE P

ARTI

DAS

T

REPO

RTE

ALFA

BETI

CO D

EVE

RIFI

CACI

ON

T

REPO

RTE

DE D

EPÓS

ITOS

ACU

ENTA

S DE

IN

VERS

IÓN

T

RE

PORT

E PO

R CU

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SBA

NCAR

IAS

T

REP

ORTE

DE

CIFR

AS P

OR

LUGA

R DE

PAG

O

T

R

EPOR

TE D

E

CIFR

AS C

ONTR

OL

T

R

ESUM

ENES

PROG

RAMÁ

TICO

SDE

BAS

E Y

EV

ENTU

AL

T

RES

UMEN

ESDE

NÓM

INA

DE B

ASE,

EV

ENTU

AL Y

PE

NSIÓ

N AL

IMEN

TICI

A

NÓMI

NAT

MÓDU

LO D

E RE

CURS

OSHU

MANO

S DE

LSI

STEM

ADE

SCON

CENT

RADO

NOTI

FICA

CION

ES

DE D

EPOS

ITO

O

O

EN F

ORMA

S VA

LORA

DAS

MÓDU

LO D

E RE

CURS

OSHU

MANO

S DE

LSI

STEM

ADE

SCON

CENT

RADO

CHEQ

UE

ARCH

IVOS

DE

NÓMI

NA

CAPT

URA,

EMI

SIÓN

Y PA

GO D

E NÓ

MINA

QUI

NCEN

ALDGCS/UA/RH

48

C

ACCE

DEY

CAPT

URA

MÓDU

LO D

E RE

CURS

OSHU

MANO

S DE

LSI

STEM

ADE

SCON

CENT

RADO

EXPE

DIEN

TEDE

MOV

IMIE

NTOS

DE P

ERSO

NAL

EXPE

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TE D

E MO

VIMI

ENTO

S DE

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RSON

AL

¿ EX

ISTE

N MO

VIMI

ENTO

S DE

AF

ECTA

CION

A L

A NO

MINA

?

PAGO

S DI

RECT

OS Y

BAJA

S DE

PER

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L

INIC

IO

ACCE

DE, A

CTUA

LIZA

Y VE

RIFI

CA

MÓDU

LO D

E RE

CURS

OSHU

MANO

S DE

LSI

STEM

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SCON

CENT

RADO

EXP

EDIE

NTE

DE

MOVI

MIEN

TOS

DE P

ERSO

NAL

ALTA

S Y

PAGO

S RE

TROA

CTIV

OSAL

PER

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L

ACCE

DE Y

CAP

TURA

MARC

ONO

RMAT

IVO

DEPE

RCEP

CION

ES Y

DE

DUCC

IONE

S

OBTI

ENE

YCO

NSUL

TA

EXPE

DIEN

TE D

E

PERS

ONAL

CONS

ULTA

Y

EFEC

TUA

C

MARC

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RMAT

IVO

DEPE

RCEP

CION

ESY

DEDU

CCIO

NES

MÓDU

LO D

E RE

CURS

OSHU

MANO

S DE

LSI

STEM

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SCON

CENT

RADO

OFIC

INA

DE C

AJA

EMIT

E

MÓDU

LO D

E RE

CURS

OSHU

MANO

S DE

LSI

STEM

ADE

SCON

CENT

RADO

GENE

RA 2

1

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

ADE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

C

FORM

AS

VALO

RADA

S

EXP

EDIE

NTE

DE M

OVIM

IENT

OSDE

PER

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L

EXPE

DIEN

TE D

E PE

RSON

ALARCH

IVA

C C

OFIC

IO D

E SO

LICIT

UD D

E FO

RMAS

VA

LORA

DAS

ELAB

ORA,

FIR

MA,

ENVÍ

A Y

RECA

BA S

ELLO

DE

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TO D

E RE

CURS

OS

FINA

NCIE

ROS

O-1

RECI

BE

NOTI

FICA

CION

ES D

E DE

PÓSI

TO

RECI

BO D

E FO

RMAS

VA

LORA

DAS

O

O O

ACCE

DE Y

PRO

CESA

1

NOTI

FICA

CION

ESDE

DEP

OSIT

O

O-1

DEL

ARCH

IVO

ALFA

BÉTI

CO D

EFIN

ITIV

O

2

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN D

E SO

LICIT

UD D

E MI

NIST

RACI

ÓN

1

C

ARCH

IVOS

DE

NOMI

NA

1

REP

ORTE

DE

CIFR

AS P

OR

LUGA

R DE

PAG

O

1RE

SUME

NES

PROG

RAMÁ

TICO

SDE

BAS

E Y

EV

ENTU

AL

T-1

R

EPOR

TE D

E

CIFR

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OR

LUGA

R DE

PAG

O

T-1

RESU

MENE

SPR

OGRA

MÁTI

COS

DE B

ASE

Y

EVEN

TUAL

T-2

RE

PORT

EDE

DEP

ÓSIT

OS A

CUEN

TAS

DE

INVE

RSIÓ

N

T-2

RE

PORT

E PO

R CU

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SBA

NCAR

IAS

T-2

REP

ORTE

DE

CIFR

AS C

ONTR

OL

T-2

RESU

MENE

SDE

NÓM

INA

DE B

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EV

ENTU

AL Y

PEN

SIÓN

AL

IMEN

TICI

A

CAPT

URA,

EMI

SIÓN

Y PA

GO D

E NÓ

MINA

QUI

NCEN

ALDGCS/UA/RH

49

1

O

N

OTIF

ICAC

IONE

S DE

DEPÓ

SITO

T

NÓMI

NA

CLAS

IFIC

A E

INTE

GRA

TPA

QUET

ESDE

PAG

O

O

CHEQ

UES

3

OBTI

ENE

COPI

AS

1

RE

PORT

EDE

DEP

ÓSIT

OS A

CUEN

TAS

DE

INVE

RSIÓ

N

1

REPO

RTE

POR

CUEN

TAS

BANC

ARIA

S

1

R

EPOR

TE D

E

CIFR

AS C

ONTR

OL

1

RES

UMEN

ESDE

NÓM

INA

DE B

ASE,

EV

ENTU

AL Y

PENS

IÓN

ALIM

ENTI

CIA

ELAB

ORA

RECA

BA F

IRMA

Y

ARCH

IVA

OFIC

IO D

E SO

LICIT

UD D

E MI

NIST

RACI

ÓNO-

1

TESO

RERÍ

A DE

LA S

EFIP

LAN

OFI

CIO

DE

SOLIC

ITUD

DE

MINI

STRA

CIÓN

1

C

2

RE

PORT

EDE

DEP

ÓSIT

OS A

CUEN

TAS

DE

INVE

RSIÓ

N

RE

PORT

E PO

R CU

ENTA

SBA

NCAR

IAS

2

R

EPOR

TE D

E

CIFR

AS C

ONTR

OL

2

RES

UMEN

ESDE

NÓM

INA

DE B

ASE,

EV

ENTU

AL Y

PENS

IÓN

ALIM

ENTI

CIA

ELAB

ORA,

ENV

IA

Y AR

CHIV

A

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN D

E SO

LICIT

UD D

E MI

NIST

RACI

ÓN

O-1

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

1

RE

PORT

EDE

DEP

ÓSIT

OS A

CUEN

TAS

DE

INVE

RSIÓ

N

1

REPO

RTE

POR

CUEN

TAS

BANC

ARIA

S

1

R

EPOR

TE D

E

CIFR

AS C

ONTR

OL

1

RES

UMEN

ESDE

NÓM

INA

DE B

ASE,

EV

ENTU

AL Y

PENS

IÓN

ALIM

ENTI

CIA

ELAB

ORA,

REC

ABA

FIRM

A Y

ARCH

IVA

OFIC

IO D

E SO

LICIT

UD D

E MI

NIST

RACI

ÓNO-

1

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MINI

STRA

TIVA

OFI

CIO

DE

SOLIC

ITUD

DE

MINI

STRA

CIÓN

1

C

2

VERI

FICA

TOTA

LES

REPO

RTE

ALFA

BETI

CO D

EVE

RIFI

CACI

ONDE

DEP

OSIT

O

REPO

RTE

GENE

RAL

T

T

GENE

RA SIST

EMA

PAGE

L

REPO

RTE

GENE

RAL

T

ACCE

DE Y

EFEC

TUA

ENVI

O

SIST

EMA

PAGE

L

C

TARJ

ETA

DE

SOLIC

ITUD

DE

PROT

ECCI

ÓN D

E CH

EQUE

S

ELAB

ORA,

FIR

MA,

ENVÍ

A DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS

FINA

NCIE

ROS

O-1

PROT

ECCI

ÓN D

E CH

EQUE

S DE

NÓM

INA

QUIN

CENA

L

O

FACT

URA

DE

NÓMI

NA

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

ADE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

CC

1

FOR

MATO

DE

COMP

ROBA

CIÓN

DE

FOR

MAS

VALO

RADA

S

T

T

REPO

RTE

GENE

RAL

T

REPO

RTE

DE P

ARTI

DAS

T

REPO

RTE

ALFA

BETI

CO D

EVE

RIFI

CACI

ONDE

DEP

OSIT

O

T

REPO

RTE

DE D

EPÓS

ITOS

ACU

ENTA

S DE

IN

VERS

IÓN

T

RE

PORT

E PO

R CU

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NCAR

IAS

T

REP

ORTE

DE

CIFR

AS P

OR

LUGA

R DE

PAG

O

T

R

EPOR

TE D

E

CIFR

AS C

ONTR

OL

T

R

ESUM

ENES

PROG

RAMÁ

TICO

SDE

BAS

E Y

EV

ENTU

AL

T

RES

UMEN

ESDE

NÓM

INA

DE B

ASE,

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ENTU

AL Y

PE

NSIÓ

N AL

IMEN

TICI

A

CAPT

URA,

EMI

SIÓN

Y PA

GO D

E NÓ

MINA

QUI

NCEN

ALDGCS/UA/RH

50

OFIC

INA

DE C

AJA

ENTR

EGA

T

2

RECI

BERE

VISA

OFIC

O DE

NOM

INA

FIRM

ADA

OFIC

INA

DE C

AJA

O

PAQU

ETES

DE P

AGO

C

ENTR

EGA

DE

CHEQ

UES

DE N

ÓMIN

A DE

BA

SE, E

VENT

UAL

Y PE

NSIÓ

NAL

IMEN

TICI

A

NOMI

NA F

IRMA

DA

FIN

O-1

FORM

ATO

DE

COMP

ROBA

CIÓN

DE

FOR

MAS

VALO

RADA

S

FO

RMAS

VA

LORA

DAS

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

NOTI

FICA

CION

ES

DE D

EPÓS

ITO

O O

REQU

ISIT

A

NO U

TILIZ

ADAS

UNID

AD A

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ISTR

ATIV

ADE

PART

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TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

PÓLIZ

A SI

AFEV

T-2

ARCH

IVOS

DIGI

TALE

S DE

ISR

SIST

EMA

SNC

DESC

ONCE

NTRA

DO

T-2C

MI

NIST

RACI

ÓN

DE RECU

RSOS

T-2C

EMP

LEAD

OS

CON

DESC

UENT

ODE

PEN

SIÓN

AL

IMEN

TICI

A

T-2C

REPO

RTE

DE

CRÉD

ITO

AL

SALA

RIO

PAGA

DO

T-2C

R

EPOR

TE D

E

CRÉD

ITO

AL

SALA

RIO

CALC

ULAD

O

T-2C

REPO

RTES

DE

I.S.R

. DI

FERE

NCIA

L

T-2C

RE

SUME

NES

PROG

RAMÁ

TICO

S

T-2C

LISTA

DODE

DES

CUEN

TOS

DEL

I.M.S

.S.

PLAN

TILL

A DE

PER

SONA

LT-

2C

SIST

EMA

SNC

DESC

ONCE

NTRA

DO

ARCH

IVO

DE

DISP

ERSI

ÓN

ARCH

IVO

DE

DISP

ERSI

ÓNC

C

T-2

MINI

STRA

CIÓN

DE RE

CURS

OS

CAPT

URA,

EMI

SIÓN

Y PA

GO D

E NÓ

MINA

DE

GRAT

IFIC

ACIÓ

N EX

TRAO

RDIN

ARIA

DGCS/UA/RH

54

INIC

IO

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FIR

MA

O-1

REQU

ERIM

IENT

O DE

RECU

RSOS

PAR

A PA

RTID

A15

02

RECI

BEAU

TORI

ZACI

ÓN

VÍA

CORR

EO E

LECT

RÓNI

CO

OFIC

INA

DE N

ÓMIN

A DE

COMP

ENSA

CION

ESDE

LA S

EFIP

LAN

DIRE

CTOR

GEN

ERAL

Y

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MINI

STRA

TIVA

JEFE

DE

LA U

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D AD

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STRA

TIVA

ELAB

ORA,

RE

CABA

FIR

MA

Y EN

VÍA

OFIC

IO D

E RE

QUER

IMIE

NTO

DE

RECU

RSOS

O-1

DIRE

CCIÓ

N DE

AD

MINI

STRA

CIÓN

DE LA

SEF

IPLA

N

REQU

ERIM

IENT

O DE

RECU

RSOS

PAR

A PA

RTID

A15

02

O

OFIC

IO D

E RE

QUER

IMIE

NTO

DE

RECU

RSOS

REQU

ERIM

IENT

O DE

RECU

RSOS

PAR

A PA

RTID

A15

02

1

1

C

CAPT

URA

Y EM

ITE

OBTI

ENE

COPI

AS

O-1

OFIC

IO D

EMI

NIST

RACI

ÓN

DE RECU

RSOS

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FIR

MA

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MINI

STRA

TIVA

ENVÍ

A

OFIC

IO D

E MI

NIST

RACI

ÓN D

E RE

CURS

OSO

TESO

RERÍ

ADE

LA S

EFIP

LAN

MINI

STRA

CIÓN

DE

RE

CURS

OS

O-3T

OFIC

IO D

E MI

NIST

RACI

ÓN D

E RE

CURS

OS

MINI

STRA

CIÓN

DE

RE

CURS

OS

RECA

BA S

ELLO

1

1

1

OFIC

IO

2MI

NIST

RACI

ÓN

DE

RECU

RSOS

ELAB

ORA,

FI

RMA,

ENV

ÍA,

RECA

BA

Y CR

EA

OFIC

IO

O-1

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

ENVI

AIM

PRIM

E

ACCE

DE, G

ENER

A EM

ITE

Y OB

TIEN

E

UNID

AD A

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ISTR

ATIV

ADE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

INST

ITUC

ION

BANC

ARIA

VIA

INTE

RNET

CONF

IRMA

CION

DE

ENV

IO

C

OFIC

IO D

EEN

VÍO

1

POLIZ

A SI

AFEV

1

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FI

RMA

OFIC

IO D

E EN

VÍO

O-1

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

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STRA

TIVA

ENVÍ

A Y

RE

CABA

SEL

LO

OFIC

IO D

E EN

VÍO

O-1

POLIZ

A SI

AFEV

T

SUBD

IREC

CIÓN

DE

RECU

RSOS

HUM

ANOS

DE

LA S

EFIP

LAN

C

FIN

RELA

CION

POR

PA

RTID

A PR

ESUP

UEST

AL

2T

-C

ARCH

IVO

DIGI

TAL

RESU

MEN

PROG

RAMÁ

TICO

PO

R UN

IDAD

PRES

UPUE

STAL

2T

-C

RESU

MEN

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

2T-

C

RELA

CIÓN

DE

PER

SONA

L

2T-

C

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

O

-2

REPO

RTE

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

2T

-C

SIST

EMA

DE R

ECUR

SOS

HUMA

NOS

DE

SCON

CENT

RADO

CANC

ELAC

IÓN

DE C

HEQU

ES D

E NÓ

MINA

DGCS/UA/RH

57

ACCE

DE E

IDEN

TIFI

CA

INIC

IO

EMIT

E Y

OBTI

ENE

GENE

RA

ELAB

ORA

Y

RECA

BA F

IRMA

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MINI

STRA

TIVA

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

2

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

1

RELA

CIÓN

POR

PART

IDA

P

RESU

PUES

TAL

1T

RESU

MEN

PROG

RAMÁ

TICO

PO

R UN

IDAD

PRES

UPUE

STAL

1T

RESU

MEN

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

1T

RELA

CIÓN

DE

PER

SONA

L

1T

REPO

RTE

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

1T

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

O

ENVÍ

A Y

REC

ABA

SELL

O

TESO

RERÍ

A DE

SEF

IPLA

N

C

RELA

CIÓN

POR

PART

IDA

P

RESU

PUES

TAL

1

RESU

MEN

PROG

RAMÁ

TICO

PO

R UN

IDAD

PRES

UPUE

STAL

1

RESU

MEN

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

1

RELA

CIÓN

DE

PER

SONA

L

1

REPO

RTE

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

1

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

O-

1

ELAB

ORA,

FIR

MAY

ENVÍ

A DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS F

INAN

CIER

OS

RELA

CIÓN

POR

PART

IDA

P

RESU

PUES

TAL

2T

RESU

MEN

PROG

RAMÁ

TICO

PO

R UN

IDAD

PRES

UPUE

STAL

2T

RESU

MEN

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

2T

RELA

CIÓN

DE

PER

SONA

L

2T

REPO

RTE

DE C

HEQU

ESCA

NCEL

ADOS

2T

OFIC

IO D

ENO

TIFI

CACI

ÓN

1

RECA

BA S

ELLO

C

FIN

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

ADE

PART

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TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

QUIN

CENA

PAR

ARE

ALIZ

ARCA

NCEL

ACIÓ

N

SEGU

RO

INST

ITUC

IONA

L

O

LIQUI

DACI

ÓN D

E IS

PT

O

CUOT

A DE

L IN

STIT

UTO

DE P

ENSI

ONES

DEL

ES

TADO

O

CUOT

A SI

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ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

Objetivo: Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de Racionalidad, Disponibilidad y Austeridad Presupuestal y en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar de cada una de las direcciones y unidades de la Dirección General de Comunicación Social.

Frecuencia: Anual.

Las diferentes áreas de la Dirección General de Comunicación Social, para la elaboración del Proyecto de Presupuesto Lineamientos de Presupuestación y Programación emitidos por la Secretará de Finanzas y Planeación.

El Departamento de Recursos Financieros asignará las claves necesarias a los usuarios, a fin de que cuenten con acceso directo al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poder realizar la captura de las partidas autorizadas.

La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para definir la integración y captura del Proyecto del Presupuesto de la Dependencia y coordinar las actividades a seguir.

La Oficina de Presupuesto proporcionará a las unidades presupuestales la capacitación y asesoría para el manejo del Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

La captura de las partidas correspondientes al Proyecto del Presupuesto de las unidades presupuestales deberán realizarse en el periodo establecido por el Jefe de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la entrega del Proyecto de Presupuesto.

Se deberán realizar reuniones previas con los titulares de las áreas o el personal que éste designe para la elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Presupuesto

1

2

3

4

5

6

Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio circularLineamientos de Programación y Presupuestación y lo archiva de manera definitiva.

Pasa el tiempo.

Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe los Lineamientos de Programación y Presupuestación y el Manual de Operación para el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto, ambos en original.

Pasa el tiempo.

Participa en reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y analiza los Lineamientos de Programación y Presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las direcciones y unidades de la Dirección General de Comunicación Social.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros copia del Oficio circular donde detalla fecha, lugar y número de áreas participantes en la reunión programada para dar a conocer a las direcciones y unidades los Lineamientos de Programación y Presupuestación.

Fotocopia los Lineamientos de Programación y Presupuestación y el Manual de Operación ambos en original para cada una de las áreas que participarán en la reunión programada por la Unidad Administrativa.

Elabora para cada una de las áreas participantes en la reunión, Cronogramade fechas de elaboración y entrega del Proyecto de Presupuesto.


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Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos de Programación y Presupuestación, el Manual de operación y el Cronograma de fechas para cada una de las áreas que participaran en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa.

Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos a cada una de las áreas de la Dirección que participan, donde se explicarán los Lineamientos para integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinación con el Departamento de Recursos Financieros y la Oficina de Presupuesto para la asignación de claves de acceso al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Pasa el tiempo.

Recibe de las áreas de la Dirección Oficio en original y firmado por cada Titular en el cual indica los usuarios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Determina las claves para cada uno de los usuarios del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa vía telefónica a las áreas de la Dirección las claves asignadas, para que inicien la captura en el Módulo del Proyecto de Presupuesto. Archiva de manera cronológica temporal el Oficio en original en el cual se indicaron los usuarios que operarán el Módulo.

Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura que las áreas de la Dirección realizaron en las partidas autorizadas.

Verifica en el Módulo de Elaboración de Proyecto de Presupuesto la captura de las partidas autorizadas y determina si las Unidades Presupuestales se apegaron a los montos autorizados.

¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados?


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En caso de exceder los montos autorizados:Solicita vía telefónica a las áreas de la Dirección que efectúen los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados.

Continúa con la actividad No. 12

En caso de no exceder los montos autorizados:Recibe de las áreas de la Dirección la notificación vía telefónica del término de captura.

Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto, revisa cadauna de las partidas capturadas de las áreas de la Dirección y realiza los últimos ajustes.

Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuestos los reportes del Proyecto de Presupuesto en original.

Elabora Reporte de Presupuesto concentrado comparativo a nivel sectorpresupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original.

Entrega al Jefe de Departamento de Recursos Financieros los siguientes documentos para su revisión: - Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector enoriginal,

- Reporte por capítulo de gasto en original.- Proyecto de Presupuesto en original.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de Presupuesto en originalcon observaciones y comentarios.


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Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúa los ajustes correspondientes al Proyecto de Presupuesto.

Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantos de los reportes del Proyecto del Presupuesto y entrega un tanto a la Unidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y el segundo tanto lo archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en éste se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y lo archiva de manera cronológica definitiva.



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VERIFICACIÓN Y CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Objetivo: Realizar la verificación periódica de disponibilidad presupuestal en los Programas, Subprogramas y Proyectos con la finalidad de calendarizar los pagos a cubrir en cada ministración.


La disponibilidad de recursos deberá consultarse en el Sistema de Presupuesto del SIAFEV.

Los recursos asignados a la Dirección General de Comunicación Social deberán de utilizarse en base al Calendario de radicación de presupuesto anual, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación del Estado así como en los demás lineamientos y políticas establecidas.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

3

3A

4

5

Accede al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite en original Consulta de fondos disponibles del mes correspondiente;

Obtiene del archivo temporal cronológico la Relación de sujetos original pendientes de pago en el mes correspondiente.

Verifica la Relación de sujetos original pendientes de pago contra la Consulta de fondos disponibles del mes por Partida, Programa, Subprograma y Proyecto.

¿Existe disponibilidad presupuestal?

En caso de que no: Consulta al Jefe de Departamento Recursos Financieros, quién determina si se mantiene pendiente el pago ó se da disponibilidad, vía recalendarización o transferencia de recursos para autorizar el pago.

Conecta con los procedimientos: Solicitud de recalendarización de recursos o Solicitud de Transferencia de Recursos.

Pasa el tiempo.


En caso de que si: Informa vía telefónica a la Oficina de Cuentas por Pagar que han sido autorizados los pagos pendientes y le entrega la Relación de sujetos enoriginal.

Archiva de manera cronológica definitiva la Consulta de fondos disponibles del mes.



DGCS/UA/RF


VERIFICACIÓN Y CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

DGCS/UA/RF


SOLICITUD DE RECALENDARIZACIÓN DE RECURSOS

Objetivo: Obtener suficiencia presupuestal en aquellas partidas y programas que presentan déficit de recursos financieros, de acuerdo al calendario de radicación del presupuesto, paracumplir con compromisos contraídos con terceros, por parte de la Dirección General de Comunicación Social.


Los recursos asignados a la Dirección General de Comunicación Social deberán utilizarse en base al Calendario de radicación de presupuesto anual, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeacióndel Estado así como en los demás lineamientos y políticas establecidos.

La recalendarización de recursos deberá solicitarse antes de los días 22 de cada mes.

La recalendarización de recursos sólo deberá de solicitarse dentro de un mismo programa.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Obtiene del archivo cronológico temporal el Presupuesto calendarizado Anual de la Dependencia, autorizado por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Revisa promedio de gasto mensual por partida presupuestal y compromisos contraídos.

Identifica en el mes, las partidas presupuestales y asignadas con recursos deficitarios, tomando como base: el gasto promedio mensual y los compromisos de pago a realizar durante los meses siguientes para cubrir el déficit y archiva de manera cronológica temporal el Presupuesto Calendarizado Anual de la Dependencia.

Elabora Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal en un tanto original y copia, donde justifica cada uno de los movimientos y Oficio de envío en original y cuatro copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de envío y el Formato de Solicitud de Transferecia y/o Recalendarización Presupuestal en original, y distribuye los documentos de la siguiente forma:

- Originales a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas para la autorización correspondiente.

- 1a. Copia de Oficio y del Formato para la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas,

- 2a. Copia del Oficio para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,

- 3a. Copia para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS, y

- 4a. Copia como acuse de recibo.


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Establece contacto telefónico con la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica si procede la recalendarización.

¿Procede la recalendarización?

En caso de que no: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de no autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original, de los movimientos solicitados y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal.

Fin.

En caso de que si: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original de los movimientos solicitados.

Accede al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite Consulta de fondos disponibles en el mes.

Valida los movimientos autorizados con el tanto del Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal y los archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de autorización original.



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SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS

Objetivo: Obtener suficiencia presupuestal en aquellas partidas y programas que presentan déficitde recursos financieros, para cumplir con compromisos contraídos con terceros, por partede la Dirección General.


Los recursos asignados a la Dirección General de Comunicación Social deberán utilizarse en base al Calendario de radicación de presupuesto anual, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeaciónasí como en los demás lineamientos y políticas establecidas.

La transferencia de recursos entre partidas deberá solicitarse a la Secretaria de Finanzas y Planeación antes de los días 22 de cada mes.

La transferencia entre partidas deberá realizarse dentro de un mismo programa, en caso de requerirsetransferencia entre partidas de programas diferentes, se deberá solicitar previamente la autorización de la Secretaría de Finanzas y Planeación .

Para ampliar una partida presupuestal vía transferencia deberá presentar déficit de recursos.

La partida presupuestal a la cual se le disminuirá el presupuesto no deberá quedar deficitaria para el ejercicio del recurso en la operación normal.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

3

4

5

6

Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite Consulta de fondos disponibles del mes correspondiente en original.

Revisa promedio de gasto mensual por partida presupuestal.

Identifica partidas presupuestales con recursos deficitarios y aquellas con disponibilidad excedente, tomando como base; el gasto promedio mensual y los compromisos de pago a realizar durante un mes.

Redistribuye los recursos entre las partidas deficitarias y las que presentan excedente.

Elabora en un tanto Formato de Solicitud de Transferencia de Recursos y/o Recalendarización Presupuestal justificando cada uno de los movimientos y Oficio de envío en original y cuatro copias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal en original, y distribuye los documentos de la siguiente forma:

- Originales a la Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas para la autorización correspondiente.

- 1a. Copia de Oficio y del Formato para la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas,

- 2a. Copia del Oficio para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,




DGCS/UA/RF



Establece contacto telefónico con la Secretaría de Finanzas y Planeación y verifica si procede la transferencia.

¿Procede la transferencia?

En caso de que no: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de no autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original, de los movimientos solicitados y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Formato de Solicitud de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal.

Fin.

En caso de si: Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros el Oficio de autorización emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, en original, de los movimientos solicitados.

Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite Consulta de fondos disponibles en el mes.

Valida los movimientos autorizados con el tanto del Formato de Transferencia y/o Recalendarización Presupuestal y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de autorización original.



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AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE BASE

Objetivo: Realizar la afectación presupuestal de la nómina quincenal.


Se deberá recibir del Departamento de Recursos Humanos los Reportes de nómina quincenalmente.

El Departamento de Recursos Humanos deberá indicar el nombre del archivo generado en el MóduloAfectanómina el cual se deberá transferir para el proceso de afectación.

En ocasiones, debido a movimientos de personal previamente informados por el Departamento deRecursos Humanos, se deberá solicitar a la Secretaría de Finanzas y Planeación la transferencia derecursos necesaria.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



1

2

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3A

4

5

Recibe del Departamento de Recursos Humanos copia de Reportes de nómina y analiza los archivos generados respaldados en disco flexible y se analiza la disponibilidad presupuestal, en caso de no tener se da disponibilidad, vía recalendarización o transferencia de recursos.


Pasa el tiempo.

Realiza el proceso de afectación de nómina en el Módulo Afectanómina.

Verifica si el proceso se realizó completa y correctamente.

¿ Se completó correctamente el proceso ?

En caso de que no: Analiza el motivo y realiza con Recursos Humanos las modificaciones necesarias.


En caso de que si: Realiza la impresión en dos tantos del Reporte generado en el sistema Afectanómina y elabora en original y cinco copias Oficio de notificación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, en el que especifica el importe de la nómina respectiva.

Distribuye el original y las copias del Oficio de notificación de la siguiente forma: - Original a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas para que importe el

archivo y realice la contabilidad correspondiente, - 1a. Copia para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social, - 2a. Copia para el Jefe del Departamento de Órdenes de Pago de la

SEFIPLAN,

DGCS/UA/RF





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Recaba sello de recibido en la 4a. copia del Oficio de notificación y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con Reportes de nómina en copia proporcionados por Recursos Humanos.


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AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE NÓMINA DE COMPENSACIÓN E ISR

Objetivo: Realizar la afectación presupuestal de la nómina de gratificación extraordinaria.


Se deberá recibir del Departamento de Recursos Humanos los Reportes de nómina mensualmente.

El archivo de nómina de gratificación mensual generado se deberá transferir del Módulo SNCSiaf.exe

En ocasiones, debido a movimientos de personal previamente informados por el Departamento de Recursos Humanos, se deberá solicitar a la Secretaría de Finanzas y Planeación la transferencia derecursos necesaria.

Antes de los días 17 de cada mes se deberá realizar el proceso de afectación de impuesto sobre la renta de la nómina de gratificación extraordinaria y deberá recibir del Departamento de Recursos Hu-manos el nombre del archivo generado en el Módulo SNCSiaf.exe para este concepto, siguiendo elmismo proceso de afectación que se realiza para el de la nómina de base.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



1

2

3

3A

4

5

Recibe del Departamento de Recursos Humanos copia de Reportes de compensación e I.S.R. y los archivos generados respaldados en disco flexible y se analiza la disponibilidad presupuestal, en caso de no tener se da disponibilidad, vía recalendarización o transferencia de recursos.


Pasa el tiempo.

Realiza el proceso de afectación de nómina en el Módulo SNCSiaf.exe.

Verifica si el proceso se realizó completa y correctamente.

¿ Se completó correctamente el proceso ?

En caso de que no: Analiza el motivo y verifica con Recursos Humanos las modificaciones necesarias.


En caso de que si: Elabora en original y dos copias Tarjeta de notificación y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros, en el que especifica el nombre del GROUP.ID generado, el importe y concepto de afectación.

Distribuye el original y las copias de la Tarjeta de notificación de la siguiente forma: - Original a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la

Secretaría de Finanzas para que importe el archivo y realice la contabilidad correspondiente,

- 1a. Copia para el Jefe de la Unidad Administrativa de la Dirección General de Comunicación Social,


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6 Recaba sello de recibido en la 2a. copia de la Tarjeta de notificación y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con Reportes compensación de I.S.R., en copia proporcionados por Recursos Humanos.


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AFECTACIÓN PRESUPUESTAL DE LA RENTA DE EDIFICIOS

Objetivo: Realizar la afectación presupuestal de la renta de edificios.


Se deberá cargar en el Sistema de Rentas vinculado a SIAFEV, al inicio de año, el padrón de arrendadores con los cuales se tiene contratado el bien inmueble.

Únicamente se darán de alta bienes inmuebles correspondiente a edificios y/o locales que se tengan arrendados, no se incluirán los destinados a estacionamiento.

Para realizar esta carga se deberá contar previamente con el dictamen de justipreciación de rentasque emite la Secretaría de Finanzas y el contrato de renta debidamente requisitado y firmado.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



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Recibe del Departamento de Recursos Materiales por única ocasión una copia del Dictamen de Justipreciación de Renta y del Contrato de Renta del Bien con los cuales se darán de alta los arrendadores en el sistema de rentas.

Realiza el proceso de alta en el sistema de Rentas, captura los datos de los arrendadores y de los bienes inmuebles, calendarizando en el mismo, el importe mensual a cubrir de renta, desglosando ISR e IVA.

Realiza el proceso de afectación de la renta del mes correspondiente en el sistema de Rentas y verifica si se realizó completa y correctamente.

¿Se completó correctamente el proceso?

En caso de que no: Analiza el motivo y verifica con el Departamento de Informática de la Secretaría de Finanzas las modificaciones necesarias que se deban realizar para que proceda correctamente.


En caso de que si: Realiza la impresión en dos tantos del Reporte de Rentas generado en el sistema Rentas.

Elabora en original y cuatro copias Oficio de notificación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa, en el que especifica el importe por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles.

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Distribuye los Reportes generados y las copias del Oficio de notificación de la siguiente forma: - Original del oficio, junto con un reporte original, a la Tesorería de la

Secretaría de Finanzas para que importe el archivo y realice la contabilidad correspondiente.

- 1a. Copia del oficio para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,

- 2a. Copia del oficio, con una copia del reporte generado, para el Jefe del Departamento de Órdenes de Pago de la SEFIPLAN,

- 3a. Copia del oficio para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS., y


Recaba sello de recibido en la 4a. copia del Oficio de notificación y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con Reportes de Rentas en copia.


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CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL

Objetivo: Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan entre el Sistema de Presupuesto del SIAFEV y el Sistema Interno de Presupuesto para contar con cifras confiables de los egresos totales del mes y los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal con que cuenta la Dependencia.


Las afectaciones y movimientos presupuestales deberán verificarse en el SIAFEV y en el INF_Análisis de Transferenciasinconsistencias.

En el Sistema Interno de Presupuesto deberán registrarse los trámites de ampliaciones, reducciones, transferencias y/o recalendarizaciones que autoriza la Secretaría de Finanzas y Planeación directamente en el Sistema de Presupuesto del SIAFEV.

Los ajustes presupuestales que se derivan de detectar inconsistencias en la validación de movimientos presupuestales, deberán realizarse con oportunidad para garantizar las disposición de recursos de las áreas de la Dirección General de Comunicación Social.

El cierre presupuestal del mes procederá una vez validados los movimientos que afectan el presupuesto de la Dirección General de Comunicación Social.

Se realizará la emisión de avances presupuestales para la Contraloría Interna, la Contraloría General y Secretaría de Finanzas y Planeación dentro de los primeros 10 días de cada mes inmediato posterior al mes de cierre.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

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3

3A.1

3A.2

4

Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV, emite y verifica el reporte INF_Avance Programatico en un tanto, con los movimientos de afectaciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en el mes y el INF_Avance Transferencias, en un tanto.

Verifica y compara las afectaciones que por concepto de egresos, recalendarización o transferencias se han registrado en el reporte de avance presupuestal INF_Avance Programático, en un tanto y en el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.

Determina la causa de las diferencias en los movimientos registrados en el reporte INF_Avance Programático, en un tanto y en el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.

¿Cuál es la causa de las diferencia?

En caso de que la causa corresponda a registros no considerados: Verifica que en el Sistema Interno de Presupuesto los movimientos de transferencias, ampliaciones y recalendarizaciones se encuentren debidamente registrados.

Realiza las actualizaciones pertinentes y archiva de manera cronológica temporal los reportes INF_Avance Programático, en un tanto y el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.


En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en Sistema de Presupuesto del SIAFEV:Verifica con la Oficina de Cuentas por Pagar, la Oficina de Contabilidad y la Secretaría de Finanzas y Planeación los ajustes o afectaciones que hayan realizado o que se encuentren pendientes de efectuar.


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Efectúa los ajustes pendientes y emite el reporte INF_ Sector por Partida,para validar a nivel sector los registros efectuados y archiva de manera cronológica definitiva el INF_Avance Programático, en un tanto y el INF_Análisis de Transferencias, en un tanto.

Accesa al Sistema de Presupuesto del SIAFEV y emite INF_Avance Sector a Nivel Partida, en tres tantos y el INF_Avance Programático, en dos tantos.

Elabora tres Oficios de envío en original para los siguientes destinatarios establecidos: Subsecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General y la Contraloría Interna en la Dirección General de Comunicación Social, mismos que entrega al Jefe de Departamento de Recursos Financieros junto con los avances generados para que recabe la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros los tres Oficios de envío y los Avances generados en original firmados y obtiene las fotocopias necesarias. Distribuye los originales y las copias de los documentos anteriores de la siguiente forma: - 1er Oficio de envío original, 1er tanto del INF_Avance Sector a Nivel

Partida para la Secretaría de Finanzas y Planeación. - 2° Oficio de envío original, 2°tanto del INF_Avance Sector a Nivel Partida y 1er tanto del INF_Avance Programático para la Contraloría General.

- 3er Oficio de envío original, con copia fotostática del INF_Avance Sector a Nivel Partida y del INF_Avance Programático para la Contraloría Interna.


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10 Recaba sello de recibido en las tres fotocopias de los Oficios de envío deacuerdo a cada destinatario y las archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva junto con el 3er tanto del INF_Avance Sector a Nivel Partida y el 2° tanto del INF_Avance Programático.



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AVANCE FÍSICO DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

Objetivo: Realizar mensualmente de manera pormenorizada la medición de las acciones y compromisos anuales para dar cumplimiento a los programas sectoriales y/o institucionales, en cumplimiento de las estrategias del Programa Operativo Anual y del Plan Veracruzano de Desarrollo.


La elaboración del Programa Operativo Anual debe apegarse a la

El Departamento de Recursos Financieros entregará los formatos necesarios a las diferentes áreas de la Dependencia, para que así puedan realizar el reporte de la información correspondiente actualizada de las actividades.

El Departamento de Recursos Financieros establecerá un Calendario de Entrega, de tal manera que

La entrega de la información generada por las diferentes áreas de la Dependencia, deberá realizarse en el periodo establecido por el Departamento de Recursos Financieros.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

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3

4

5

6

7

Envía a cada una de las áreas de la Dependencia, el formato del Programa Operativo Anual , formato del Informe Mensual de Actividades y el Calendario con fechas de entrega del Informe Mensual de Actividades,en forma impresa y respaldada en diskette.

Pasa el tiempo.

Recaba de cada una de las áreas de la Dependencia, de acuerdo con el Calendario de Entrega, los formatos Informe Mensual de Actividadescorrespondientes al mes a reportar, de forma impresa y respaldada en diskette.

Captura la información recabada en el formato Avance Físico de Actividades del POA

Registra en el sistema POASIAF las cifras porcentuales obtenidas, justificando las actividades en las metas programadas.

Valida la información de las actividades reportadas y emite el reporte Informe Mensual de Avance Físico de ActividadesPOASIAF, en tres tantos originales y una fotocopia;

Elabora tres originales del Oficio de envío y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Distribuye los originales y las copias de los documentos anteriores de la siguiente forma: - 1er Oficio de envío original con cinco copias y 1er tanto original del

Informe Mensual de Avance Físico de Actividadesde Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

- 2° Oficio de envío original con cuatro copias y 2° tanto original del Informe Mensual de Avance Físico de Actividades

- 3er Oficio de envío original con cuatro copias y 3er tanto original, con copia fotostática del Informe Mensual de Avance Físico de Actividadespara la Contraloría Interna.


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8 Recaba sello de recibido en las tres fotocopias de los Oficios de envío deacuerdo a cada destinatario y las archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva junto con una copia fotostática del Informe Mensual de Avance Físico de Actividades.



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REPORTES MENSUAL Y TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA

Objetivo: Realizar la emisión de reportes para cuenta pública.

Frecuencia: Mensual y Trimestral.

Deberá estar hecho cierre previo o definitivo del mes inmediato anterior.

Se deberá cargar en el archivo de REPTRIMque se obtienen de los reportes presupuestales y contables respectivos.

La Oficina de Contabilidad proporcionará en forma mensual los datos de cierre del mes anterior a través de los reportes necesarios para realizar la carga de datos.

El Informe sectorialestablecidas por la Secretaría de Finanzas, y se deberá incluir un narrativo del presupuesto de la Dependencia por cada uno de los programas y del avance del Programa Operativo Anual.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

3

4

4A

5

Recibe de la Oficina de Contabilidad el formato original del Estado de Situación Financiera y formato original del Flujo de Efectivo con datos al cierre de mes anterior y, en caso de ser cierre trimestral, el formato original Estado Analítico-Programático que elabora el personal responsable de llevar el Programa Operativo Anual y que incluye información presupuestal y de POA al cierre del mes inmediato anterior.

Emite en el sistema SIAFEV un tanto original de los reportes: inf_avance sector por partida e inf_estado del ejercicio del presupuesto por partida a nivel sector con cifras al cierre del mes inmediato anterior.

Analiza las modificaciones que se hayan efectuado en el mes inmediato anterior por motivo de ampliación y/o reducción al presupuesto de la Dependencia.

Captura en el archivo REPTRIM de los importes requeridos en la base de datos de los formatos establecidos por la SEFIPLAN, en base a los reportes emitidos en SIAFEV y los formatos proporcionados por la Oficina de Contabilidad, para la entrega de la información de cuenta pública.

¿La información contable y presupuestal coincide con el cierre del mes inmediato anterior?

En caso de que no: Analiza el motivo y procede a realizar las modificaciones necesarias dentro de la base de datos del archivo REPTRIM.

Continua con la actividad no. 5

En caso de que si: Imprime en un tanto original los reportes con información de cuenta pública que el archivo REPTRIM incluye:

- Estado del ejercicio de presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones.


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- Estado de ingresos y gastos. - Estado de situación financiera (cada trimestre).

- Flujo de efectivo (en caso de cierre trimestral). - Estado analítico-programático (en caso de cierre trimestral). - Informe sectorial (en caso de cierre trimestral).

Elabora en original oficio de envío con cinco copias y lo entrega junto con los originales de los reportes con información de cuenta pública al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que recabe firma del Titular de la Dependencia y del Jefe de la Unidad Administrativa.

Distribuye el original y las copias del oficio de envío junto con los originales de los reportes con información de cuenta pública de la siguiente forma: - Original del Oficio de envíoGubernamental de la Secretaria de Finanzas, junto con los siguientes formatos originales:

- Estado del ejercicio de presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones. - Estado de ingresos y gastos. - Flujo de efectivo. (cada trimestre) - Estado analítico-programático. (cada trimestre)

- 1a. Copia del oficio de envío para el Titular de la Dirección General de Comunicación Social,

- para el Subsecretario de Egresos de la SEFIPLAN,

- para el Jefe del Departamento de Recursos Financieros de la DGCS.,

- 4a. Copia del oficio de envíode los reportes, y


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8 Recaba sello de recibido en la 5a copia del oficio de envío y la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con los reportes con información de cuenta pública en copia.



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DE

SOLI

CITU

D DE

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ANSF

EREN

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DE

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1T

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FINA

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Y

PLAN

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ÓN

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ÓNIC

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NO

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DMIN

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A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

OFIC

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E NO

TIFI

CACI

ÓN

4

REPO

RTES

DE

NÓM

INA

C

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN

5

MÓD

ULO

AF

ECTA

NÓM

INA

OFIC

IO D

E

NOTI

FICA

CIÓN

O-

5

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN

3

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN

2

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN

1

REPO

RTES

DE

NÓM

INA

C

AFEC

TACI

ÓN P

RESU

PUES

TAL

DE N

ÓMIN

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E 91

RECI

BE Y

ANA

LIZA

INIC

IO

DEPA

RTAM

ENTO

DE

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URSO

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MAN

OS

TESO

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ÓN

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GENE

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VERI

FICA

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COM

PLET

Ó

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IZA

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VERI

FICA

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1

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IZA,

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1

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JEFE

DEL

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ANCI

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FICA

¿ SE

COM

PLET

Ó

CORR

ECTA

MEN

TE

EL P

ROCE

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NO

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ANAL

IZA

Y

REAL

IZA

RECU

RSOS

H

UMAN

OS

MOD

IFIC

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NES

ELAB

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Y RE

CABA

FI

RMA

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EFE

DE

DEPA

RTAM

ENTO

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RECU

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FIN

ANCI

EROS

AFEC

TACI

ÓN P

RESU

PUES

TAL

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ÓMIN

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COM

PENS

ACIÓ

N E

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95

TARJ

ETA

DE

NOTI

FICA

CIÓN

DEST

RIBU

YE

TARJ

ETA

DE

NOTI

FICA

CIÓN

TARJ

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DE

NOTI

FICA

CIÓN

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CION

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N

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COPI

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NOTI

FICA

CIÓN

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C

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F

F

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C

C

1

1

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UNID

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DMIN

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A

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ANCI

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S

SIST

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ÓN

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FICA

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NOTI

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CIÓN

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ICIO

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NOTI

FICA

CIÓN

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Y

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RENT

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CONT

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RENT

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L BI

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RESU

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99

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DEPA

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S

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CAP

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Y

CALE

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IZA

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IZA

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RIFI

CA

¿ SE

COM

PLET

Ó

CORR

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MEN

TE

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NO

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FIPL

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REAL

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OFIC

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CIÓN

ELAB

ORA

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CABA

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RECA

BA S

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LTA

CORR

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A

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JEFE

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O.

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INAN

CIER

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O

1

1

2T

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JEFE

DE

LA U

NIDA

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ADM

INIS

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O 4C

FIN

1C

2C

3C

4C

C

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UNID

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A

DEPA

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1

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RNO

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SECT

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EL

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I

NF_A

VANC

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MÁT

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2-T

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SIAF

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INF_

AVAN

CE

PROG

RAM

ATIC

O 1T

I

NF_A

VANC

E

TR

ANSF

EREN

CIAS

1T

SIST

EMA

DE P

RESU

PUES

TO

DEL

SIAF

EV

FIN

3C

OFIC

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E

ENVÍ

O

INF_

AVAN

CE

SECT

OR A

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EL

PART

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I

NF_A

VANC

E

PROG

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O

3

T

2T

3O

OFIC

IO D

E

ENVÍ

O

INF_

AVAN

CE

SECT

OR A

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EL

PART

IDA

CONT

RALO

RÍA

IN

TERN

A

I

NF_A

VANC

E

PROG

RAM

ÁTIC

O

3

T

3T

2O

OFIC

IO D

E

ENVÍ

O

INF_

AVAN

CE

SECT

OR A

NIV

EL

PART

IDA

CONT

RALO

RÍA

GE

NERA

L

I

NF_A

VANC

E

PROG

RAM

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O

2

T

2T

C

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AVAN

CE

PROG

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ATIC

O

1T

I

NF_A

NÁLI

SIS

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TRAN

SFER

ENCI

AS

1T

INF_

SECT

OR

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PART

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INF_

AVAN

CE

PROG

RAM

ATIC

O 1T

IN

F_AN

ÁLIS

IS

DE

T

RANS

FERE

NCIA

S

1T

CIER

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ENSU

AL P

RESU

PUES

TAL

104

INIC

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E

Y VE

RIFI

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VERI

FICA

Y C

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AFEC

TACI

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VERI

FICA

VERI

FICA

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I

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NÁLI

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1T

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A

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ITE

1T

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SA Y

EM

ITE

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3-O

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3C

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E EN

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SECT

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1T

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1

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GE

NERA

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A

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MA

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108

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E

ENVÍ

O

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MEN

SUAL

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ICO

DE

ACTI

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FORM

E M

ENSU

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E

ACTI

VIDA

DES

PR

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MA

OPER

ATIV

O AN

UAL

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A

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BA

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PLAN

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A

JEFE

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D

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L

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SE

LLO

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C

A LA

S AR

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A DI

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GENE

RAL

3-T

3-O

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IO E

INFO

RME

MEN

SUAL

AV

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FIS

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RME

MEN

SUAL

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DES

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UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

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DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

1

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RME

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L

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ESTA

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11

3

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ES

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FLUJ

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O

O

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O

EN C

ASO

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CIER

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1

O

O

O

O

O

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FORM

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CON

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FORM

ACIÓ

N DE

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A

O

2

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AD A

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ATIV

A

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11

4

CONT

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TITU

LAR

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GE

NERA

L DE

COM

UNIC

ACIÓ

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SOCI

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CONT

RALO

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TERN

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1

O

O

C1

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VÍO

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C5

FIN

OFIC

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C4

REPO

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CON

IN

FORM

ACIÓ

N DE

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PÚB

LICA

REPO

RTES

CON

IN

FORM

ACIÓ

N DE

CU

ENTA

PÚB

LICA

C5

OFIC

IO D

E EN

VÍO

DGCS/UA/RF


TRÁMITE DE PAGO DIRECTO A PROVEEDORES

Objetivo: Recibir, verificar y procesar la documentación que comprueba la obligación contraída con terceros por parte de la Dirección General de Comunicación Social al comprar o adquirir algún bien o servicio.


El trámite de pago directo a proveedores deberá dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente, así como a los establecidos para la clasificación del gasto y asignación de partidas presupuestales emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Los Documentos comprobatorios que deberán recibirse de las áreas autorizadas para realizar una compra o adquirir un servicio son: factura en original la cual deberá contener los requisitos fiscales establecidos por la ley así como demás controles que la normatividad vigente en la materia establezca; oficio de solicitud de compra o servicios en original firmada por el Titular del área solicitante.

Las Ordenes de compra, la Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).

La Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberá ir firmado por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.

Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad junto con el Listado de Ordenes de Pagos, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Cuentas por Pagar


1

1A

2

2A

3

Recibe de las áreas autorizadas para realizar una compra o adquirir un servicio Documentos comprobatorios en original y verifica que cuenten con los requisitos establecidos.

¿ Cumple con los requisitos establecidos ?

En caso de que no: Devuelve los Documentos comprobatoriosentregó y explica el motivo por el cual no procede el trámite.

Pasa el tiempo.


En caso de que si:Clasifica y asigna partida presupuestal a los Documentos comprobatoriosoriginales y verifica si existe disponibilidad presupuestal para tramitar el pago de la compra o servicio.

¿ Existe disponibilidad presupuestal ?

En caso de que no: Resguarda los Documentos comprobatorios originales y los archiva de manera cronológica temporal hasta que exista disponibilidad presupuestal para realizar el trámite de pago. Pasa el tiempo.


En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y captura los documentos y emite en un tanto la Orden de compra y valida la información capturada.

DGCS/UA/RF





3A

4

5

6

7

8

¿ Existe alguna inconsistencia ?

En caso que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.


En caso de que no: Envía vía correo electrónico al área de presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el detalle de la Orden de compra ya validada para la aprobación del documento en el sistema para realizar la reserva de fondos.

Aprueba la Secretaría de Finanzas y Planeación la Orden de compra?

En caso de que no: Analiza el motivo y espera hasta que el área correspondiente de la Secretaría de Finanzas y Planeación realiza la aprobación.

En caso de que sí: Realiza el proceso de recepción de la Orden de compra aprobada y emite la solicitud-comprobación de recursos.

Emite Listado de órdenes de pago, en dos tantos y recaba las firmas de autorización establecidas.

Conecta con los procedimientos: Afectación de pólizas de cuentas por pagar y Recepción y revisión de documentación comprobatoria correspondientes a la Oficina de Contabilidad.

Envía Listado de órdenes de pago a la Secretaría de Finanzas y Planeación y en el 2do tanto recaba sello de recibido.

Pasa el tiempo.

DGCS/UA/RF





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11

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Verifica en el SIAFEV que la Secretaría de Finanzas y Planeación haya realizado la transferencia de pago a proveedores de acuerdo al Listado de órdenes de pago que previamente se le envió.

¿ Fue realizada correctamente la transferencia por la Secretaría de Finanzas y Planeación?

En caso de que no: Informa al Jefe de Departamento de Recursos Financieros para que realice las gestiones necesarias ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Pasa el tiempo.


En caso que si: Valida las transferencias realizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación e informa vía telefónica a los proveedores correspondientes que su pago ha sido realizado.

Turna a la Oficina de Contabilidad el primer tanto de la Orden de compra, el original de la Solicitud comprobación de recursos, los Documentos comprobatorios originales y la copia del Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido.


DGCS/UA/RF



DGCS/UA/RF


TRÁMITE DE PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS Y DE TELEFONÍA TELULAR

Objetivo: Recibir, verificar y procesar la documentación que comprueba la obligación contraida con terceros por parte de la Dirección General de Comunicación Social al comprar o adquirir algún bien o servicio.


El trámite de pago directo a proveedores deberá dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente, así como a los establecidos para la clasificación del gasto y asignación de partidas presupuestales emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Los Documentos comprobatorios que deberán recibirse de las áreas autorizadas para realizar una compra o adquirir un servicio son: factura en original la cual deberá contener con los requisitos fiscales establecidos por la ley así como demás controles que la normatividad vigente en la materia establezca; oficio de solicitud de compra o servicios en original firmada por el Titular del área solicitante.

Para el pago de servicios de telefonía telular se reciben directamente del proveedor las facturas originales de los números autorizados a esta Dirección General de Comunicación Social, que servirán como Documentos soportecomo la normatividad establecida.

Para realizar el trámite de pago por concepto de pago de servicios básicos y de telefonía telular deberá procesar en el Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RF



Las Ordenes de pago, la Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV) y deberán ir firmadas por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.

Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad con el Listado de Ordenes de Pago, después de tramitarlos ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.


1

1A

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3

Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio de afectación de los servicios básicos en original y Documentos soporte en original y verifica que cumplan con los requisitos establecidos y del proveedor de telefonía telular las facturas originales.

¿ Cumplen con los requisitos establecidos ?

En caso de que no: Devuelve el Oficio de afectación de los servicios básicos en original o los Documentos soporte en original a la instancia que los entregó y explica el motivo por el cual no procede el trámite.


En caso de que si: Verifica con la Oficina de Presupuesto si existe disponibilidad presupuestal en los programas y partidas a afectar por concepto de pago de servicios básicos y de telefonía telular.

¿Existe disponibilidad presupuestal ?

En caso de que no: Resguarda el Oficio de afectación de los servicios básicos y los Documentos soporte en original y los archiva de manera cronológica temporal hasta que exista disponibilidad presupuestal para realizar el trámite de pago.

Pasa el tiempo.


En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y elabora y emite Orden de compra, en base al Oficio de afectación de los servicios básicos en original y los Documentos soporte en original, y valida la información, emite en dos tantos las Orden de Compra del servicio telular.


DGCS/UA/RF





3A

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6

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¿ Existe alguna inconsistencia ?



En caso de que no: Emite Solicitud comprobación de recursos en dos tantos de servicio telular y servicios básicos en un tanto y el Listado de ordenes de pago en dos tantos, recaba las firmas de autorización establecidas.

De telulares envía el 1er tanto de la Solicitud comprobación de recursos , en donde recaba sello de recibido, de la Orden de compra y copia de las facturas a la Subdirección de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Listado de ordenes de pago en un tanto para el Departamento de Órdenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba sello de recibido.

Turna a la Oficina de Contabilidad la copia del Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido, el 2° tanto de la Orden de Compra y de la Solicitud comprobación de recursos también con acuse de recibido y los Documentos soporte en original.


Archiva la fotocopia del Listado de órdenes de pago como acuse de recibo.


DGCS/UA/RF



DGCS/UA/RF


SOLICITUD DE SUJETOS A COMPROBAR

Objetivo: Solicitar y registrar los recursos necesarios para cubrir económicamente los eventos oacontecimientos promovidos por la Dirección General de Comunicación Social en loscuales los proveedores o montos financieros no se encuentran clasificados en una partida presupuestal definida.


El trámite de solicitud de sujetos a comprobar deberá basarse en los lineamientos que la Secretaríade Finanzas y Planeación emita para tal fin.

Para iniciar el trámite de solicitud de sujetos a comprobar deberá recibir instrucciones del Jefe de Departamento de Recursos Financieros del motivo, monto financiero y la asignación de programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal para comprometer los recursos que serán utilizados.

La Orden de compra, deberá obtenerse del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema de Administración Financiera para el Estado de Veracruz (SIAFEV).

El Recibo y la Orden de compra originales deberán ir firmados por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros.

Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad junto con el Listado de Órdenes de Pago, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros instrucciones de que inicie el trámite de solicitud de sujetos a comprobar y verifica con la Oficina de Presupuesto si existe disponibilidad presupuestal.


En caso de que no: Informa al Jefe de Departamento de Recursos Financieros para que se realicen las gestiones necesarias.

Pasa el tiempo.


En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y elabora y emite en dos tantos la Orden de compra

¿Existe alguna inconsistencia?

En caso de que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.



¿Aprueba la Secretaría de Finanzas y Planeación la Orden de compra?


1

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2B


DGCS/UA/RF




En caso de que si: Elabora dos Recibos de Recursos originales y recaba firmas del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.

Elabora dos Oficios de solicitud en originales y copias, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y distribuye de la siguiente manera:

- 1er original de Oficio de Solicitud, 1er. tanto de la Orden de compra y un Recibo de Recursos original para autorización del Secretario de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

- 2° original de Oficio de SolicitudFinanzas y Planeación.

Archiva de manera cronológica temporal copias de los Oficios de Solicitud, Orden de Compra y Recibo en original.

Pasa el tiempo.

Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y verifica que se encuentre aprobado el recurso solicitado.

¿Fue aprobado el recurso solicitado?

Oficina de Cuentas por Pagar 3

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DGCS/UA/RF



En caso que no: Informa al Jefe de Departamento de Recursos Financieros para que se realicen las gestiones necesarias.


En caso de que si: Confirma con el Jefe de Departamento de Recursos Financieros que el importe registrado sean igual al que él consultó en el banco.


Conecta con el procedimiento Comprobación de sujetos a comprobar.

Oficina de Cuentas por Pagar 7A

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DGCS/UA/RF



DGCS/UA/RF


COMPROBACIÓN DE SUJETOS A COMPROBAR

Objetivo: Registrar y verificar la correcta comprobación o reintegro de las solicitudes autorizadas de sujetos a comprobar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.


Las partidas presupuestales que se deberán utilizar para la comprobación y/o reintegro de sujetos a comprobar serán las que previamente hayan solicitado en la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El trámite de comprobación y/o reintegro de sujetos a comprobar deberán basarse en los lineamientos que la Secretaría de Finanzas y Planeación emita para tal fin.

Los Documento comprobatorios con los cuales se deberá contar para realizar la comprobación o reintegro del sujeto a comprobar son: facturas, recibos de gasto o aquellos comprobantes fiscales que avale alguna erogación, todos deberán ser en original y con los requisitos fiscales que marca la Ley así como los de control interno establecidos.


La Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberá ir firmado por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.

Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados a la Oficina de Contabilidad junto con el Listado de Ordenes de Pagos, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RF




1

2

2A

3

3A

4

Recibe de la Oficina de Caja Relación de facturas con asignación de programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal en original y Documentos comprobatorios originales.

Coteja que el tanto de la Relación de facturas tenga correctamente aplicadala asignación programática presupuestal y verifica que los Documentoscomprobatorios originales cuenten con los requisitos establecidos.

¿Cuentan con los requisitos establecidos?

En caso de que no:Devuelve los Documentos comprobatorios originales a la Oficina de Caja y exp lica el motivo por el cual no procede el trámite.


En caso de que si: Accede al Mód ulo de Cuentas por Pagar del SIA FEV y elabora y emite Orden de compra en base a la Relación de facturas original y valida información.


En caso de que si: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.


En caso de que no:Envía vía correo electrónico al área de presupuestos de la Secretaría de Finanzas y Planeación el detalle de la Orden de compra ya validada para laaprobación del documento en el sistema para realizar la reserva de fondos.




5

6

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En caso de que si: Emite Solicitud comprobación de recursos en dos tantos y Listado de órdenes de pago en dos tantos, valida datos y posteriormente archiva de manera cronológica definitiva la Relación de facturas original.

Envía Listado de órdenes de pago original a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba sello de recibido.

Obtiene del archivo temporal acuses de los Oficios de Solicitud del sujeto a comprobar, Orden de Compra original y Recibo original y los turna a la Oficina de Contabilidad junto con el primer tanto de la Orden de compra dela comprobación del sujeto, el original de la Solicitud comprobación de recursos, los Documentos comprobatorios originales y Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido.

Archiva de manera cronológica definitiva la fotocopia del Listado de órdenes de pago como acuse de recibo.



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DGCS/UA/RF


REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE

Objetivo: Recibir, verificar y procesar los documentos comprobatorios para la reposición económica del fondo revolvente asignado a la Dirección General de Comunicación Social.


Los Documentos comprobatorios con los cuales se deberá contar para realizar la comprobación o reintegro del sujeto a comprobar son: facturas, recibos de gasto o aquellos comprobantes fiscales que avale alguna erogación, todos deberán ser en original y con los requisitos fiscales que marca la Ley así como los de control interno establecidos.


La Solicitud comprobación de recursos y el Listado de Ordenes de Pago deberán ir firmado por el Jefe de la Unidad Administrativa, el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Jefe de Oficina de Cuentas por Pagar.

Los Documentos comprobatorios originales deberán ser entregados la Oficina de Contabilidad jun-to con el Listado de Ordenes de Pagos, después de que hayan sido tramitados ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

1A

2

2A

3

Recibe de la Oficina de Caja Relación de facturas con asignación de programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal en un tanto y Documentos comprobatorios originales y verifica que cuenten con los requisitos establecidos.

¿Cuentan con los requisitos establecidos?

En caso de que no: Devuelve los Documentos comprobatorios originales a la Oficina de Caja y explica el motivo por el cual no procede el trámite.

Pasa el tiempo.


En caso de que si: Verifica con la Oficina de Presupuesto si existe disponibilidad presupuestal.


En caso de que no: Resguarda los Documentos comprobatorios originales y los archiva de manera cronológica temporal hasta que exista disponibilidad presupuestal para realizar el trámite.

Pasa el tiempo.


En caso de que si: Accede al Módulo de Cuentas por Pagar del SIAFEV y elabora y emite la Orden de compra y valida la información.



DGCS/UA/RF




4

4A

5

6

7






En caso que si: Emite Solicitud comprobación de recursos y Listado de órdenes de pago en dos tantos y recaba las firmas de autorización establecidas.

Envía el Listado de órdenes de pago a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación y en el segundo tanto recaba sello de recibido.

Turna a la Oficina de Contabilidad el Listado de órdenes de pago donde recabó el sello de recibido, la Orden de Compra, la Solicitud comprobación de recursos y los Documentos comprobatorios en original.



DGCS/UA/RF




8 Archiva de manera cronológica definitiva el Listado de órdenes de pago como acuse de recibo.



DGCS/UA/RF



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1 2

DGCS/UA/RF


PAGO DE VIÁTICOS A PERSONAL COMISIONADO

Objetivo: Proporcionar recursos económicos al personal comisionado de la Dirección General de Comunicación Social para la cobertura de actividades.

Frecuencia: Diaria.

La asignación de viáticos a personal comisionado deberá basarse en el Manual de Viáticos vigente emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

La solicitud de viáticos deberá realizarse por escrito con la firma de autorización del Titular del área ala que se encuentre adscrito el personal que sea comisionado, deberá indicarse el puesto que ocupa el empleado, el lugar, periodo y objetivo de la comisión, así como la hora de salida y llegada apro-ximadas.

El pago de viáticos a personal comisionado deberá registrarse en el Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal.

El importe que egrese del fondo revolvente por concepto de viáticos deberá ser registrado en el Formato Corte Diario de Caja.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Caja


1

1A

2

3

4

5

Recibe del interesado Oficio comisión en dos copias y verifica que cumpla con los requisitos establecidos.

¿Cumple con los requisitos establecidos?

En caso de que no: Devuelve el Oficio comisión en dos copias al interesado y solicita recabe los requisitos faltantes.


En caso de que si:Elabora el Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal en dos tantos y asigna los importes que correspondan en base al Oficio comisión.

Recaba firma del interesado en los dos tantos del Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal, le entrega el Efectivo asignado, el 1er tanto del Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal y una copia del Oficio comisión con sello de recibido de la Oficina de Caja, la primera copia del Oficio comisión la archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente de Comisiones.

Registra en el Formato Corte Diario de Caja la cantidad de Efectivo entregada, el cual archiva de manera cronológica temporal.

Actualiza el archivo digital Listado de personal comisionado pendiente de comprobaren la Carpeta de comprobaciones pendientes junto con el 2° tanto del Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal y la segunda copia del Oficio comisión.


Conecta con los procedimientos Comprobación de viáticos y otros gastos.

DGCS/UA/RF


PAGO DE VIÁTICOS A PERSONAL COMISIONADO

DGCS/UA/RF


ENTREGA DE RECURSOS POR GASTOS SUJETOS A COMPROBAR

Objetivo: Proporcionar recursos económicos al personal autorizado de la Dirección General de Comunicación Social y cuyo concepto no se encuentra definido en el formato RegistroÚnico de Comisiones para Personal Estatal


La entrega de recursos por gastos sujetos a comprobar deberá solicitarse a través de Oficio o Tarjetade solicitud de recursos y deberá ir firmada por el Titular del área a la que se encuentre adscrito el personal que sea comisionado y deberá indicarse el concepto del gasto y monto solicitado, previa autorización y visto bueno del Jefe de la Unidad Administrativa.

La entrega de efectivo por concepto de gastos sujetos a comprobar deberá registrarse en el FormatoGastos Sujetos a Comprobar.

El importe que egrese por concepto de gasto sujeto a comprobar deberá ser registrado en el Formato Corte Diario de Caja.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Caja 1

1A

2

3

4

5

Recibe del interesado Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos en original y verifica que cumpla con los requisitos establecidos.


En caso de que no: Informa al interesado el motivo por el cual no procede el trámite y solicita recabe los requisitos faltantes.


En caso de que si: Elabora y requisita en original y copia el Formato Gastos sujetos a comprobar en base al Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos original.

Entrega al solicitante el Efectivo asignado, recaba firma de recibido en el original y la copia del Formato Gastos sujetos a comprobar y le entrega la copia, el original lo archiva de manera cronológica temporal en la Carpeta de comprobaciones pendientes junto con el original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos.

Registra en el Formato Corte Diario de Caja la cantidad de Efectivo entregada, el cual archiva de manera cronológica temporal.

Actualiza el archivo digital Listado de personal comisionado pendiente de comprobaren la Carpeta de comprobaciones pendientes junto con el original del Formato Gastos sujetos a comprobar y el Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos original.


Conecta con los procedimientos Comprobación de viáticos y otros gastos.


DGCS/UA/RF


ENTREGA DE RECURSOS POR GASTOS SUJETOS A COMPROBAR

DGCS/UA/RF


COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y OTROS GASTOS

Objetivo: Recibir y verificar la documentación que avale la comprobación de viáticos y otros gastos realizados por personal comisionado adscrito a la Dirección General de Comunicación Social.

Frecuencia: Diaria.

Los comprobantes fiscales que se presenten deberán cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente.

La comprobación de viáticos y otros gastos deberá apegarse a los lineamientos establecidos en el Manual de Viáticos vigente emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Las facturas, notas o recibos de gastos deberán contar con requisitos y controles internos por lo que deberán estar firmadas por el empleado que realizó el gasto y el Titular del área a la que se encuentre adscrito, pegarse en una hoja e indicar en la parte inferior, a modo de leyenda, el motivo, el lugar y la duración de la actividad realizada que originó la erogación.

Para la comprobación de viáticos y otros gastos deberá recibirse del personal comisionado el Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal y Facturas o Recibos de gastos en original, los cuales deberán cumplir con los requisitos fiscales y controles establecidos.

Se deberá elaborar una Cédula resumenpara cubrir alguna actividad de la Dirección General de Comunicación Social en la cual se debe indicar el nombre, períodos y lugares de la comisión y montos erogados, y que servirá de base para la elaboración de la constancia de viáticos anual.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Recibe del interesado en original y copia Formato Registro Único de Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar requisitado y Facturas, notas o recibos de gastos originales.

Verifica que la anterior documentación cumpla con los requisitos establecidos para cada caso.


En caso de que no: Informa al interesado el motivo por el cual no procede el trámite y solicita recabe los requisitos faltantes.


En caso de que si: Obtiene de la Carpeta de comprobaciones pendientes el original del Formato Registro Único de Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o el Formato de Gastos sujetos a comprobar originaly verifica que el importe comprobado sea igual al que fue asignado.

¿El importe comprobado es igual al asignado?

En caso que no: Determina si el importe comprobado es menor o mayor al importe asignado y reintegra a favor de la Dependencia o del empleado el Efectivo.

Registra en el Formato Corte Diario de Caja la cantidad de Efectivo quereintegró, el cual archiva de manera cronológica temporal.


Oficina de Caja 1

2

2A

3

3A.1

3A.2


DGCS/UA/RF



En caso que si: Sella de recibido el original y la copia del Formato Registro Único Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar, la copia se la entrega al interesado y el original lo archiva de manera cronológica en el Expediente de comprobaciones.

Obtiene de la Carpeta de comprobaciones pendientes que está en el archivo temporal la copia del Oficio comisión y/o original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos correspondiente, el original del Formato Registro Único Comisiones para Personal Estatal y/o Formato de Gastos sujetos a comprobar y el tanto del Listado de personal comisionado pendiente de comprobar.

Actualiza el archivo digital Listado de personal comisionado pendiente de comprobarjunto con la Carpeta de comprobaciones pendientes.

Archiva de manera cronológica temporal los siguientes documentos: - Copia del Oficio comisión, - Original del Formato de Gastos sujetos a comprobar, - Original del Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar.


Conecta con los procedimientos Solicitud y cobro de fondo revolvente.

Oficina de Caja 4

5

6

7


DGCS/UA/RF



DGCS/UA/RF


SOLICITUD Y COBRO DE REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE

Objetivo: Entregar la documentación comprobatoria a la Oficina de Cuentas por Pagar para solicitar la reposición de fondo revolvente.

Frecuencia: Diaria.

Los documentos que se presenten como comprobantes fiscales deberán cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente.

La solicitud de fondo revolvente se deberá realizar a la Oficina de Cuentas por Pagar y deberá entregarse clasificada por programa, subprograma, proyecto y partida presupuestal, de acuerdo al Clasificador del Gasto vigente emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, conteniendo la siguiente documentación comprobatoria:

- Relación de facturas, notas o recibos de gastos, en dos tantos. - Relación de Comprobaciones que incluyen: - Formato Registro Único de Comisiones para Personal Estatal;

- Formato Registro Único de Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal, en original;

- Oficios comisión en copia y/u Oficios o tarjetas de solicitud de recursos, en original; - Facturas o recibos de gastos en original.

Para cobrar el Cheque que se elabora por concepto de fondo revolvente se deberá recabar firmas de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.

La cantidad a reponer por concepto de fondo revolvente deberá ser igual al importe que se entregue en la Oficina de Cuentas por Pagar por concepto de las relaciones de viáticos y/o relaciones de notas, facturas y/o recibos comprobados de las diferentes áreas de la Dirección General de Comunicación Social para realizar sus actividades.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Caja

1

2

3

4

Obtiene del archivo temporal la siguiente documentación: - Copia de la relación de viáticos y/o facturas, notas y/o recibos que se recibieron por parte del área de Cuentas por Pagar, que contenian el Oficio comisión u original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos,

- Original del Formato Registro Único Comisiones para Personal Estatal y/o Formato de Gastos sujetos a comprobar,

- Original del Formato Registro Único Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar, y

- Facturas, notas o recibos de gastos originales.

Integra Paquete con los siguientes documentos: - 1er tanto de la Relación de facturas, notas o recibos de gastos, - Copia del Oficio comisión u original del Oficio o Tarjeta de solicitud de recursos,

- Original del Formato Registro Único Comisiones para Personal Estatal y/o Formato de Gastos sujetos a comprobar ,

- Original del Formato Registro Único Comprobaciones de Recursos para Personal Estatal y/o Formato de Comprobación de gastos sujetos a comprobar, y

- Facturas, notas o recibos de gastos originales.

Turna el Paquete a la Oficina de Cuentas por Pagar y recaba sello de recibido en el segundo tanto de la Relación de facturas, notas o recibos de gastos,

Conecta con el procedimiento Reposición de fondo revolvente correspondiente a la Oficina de Cuentas por Pagar.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar cheque para la reposición del fondo revolvente.


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Acude a la institución bancaria asignada, cobra el Cheque y recibe el Efectivo el cual debe ser igual a la cantidad registrada en el Cheque.

Ingresa el Efectivo al fondo revolvente y lo resguarda en la Caja fuerte asignada para tal fin.

Registra la cantidad del Efectivo que ingresó y requisita el Formato Arqueo diario a fondo revolvente y lo archiva de manera cronológica definitiva.


5

6

7

Oficina de Caja


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DGCS/UA/RF


RECEPCIÓN Y SUMINISTRO DE TARJETAS TELEFÓNICAS

Objetivo: Proporcionar al personal comisionado adscrito a la Dirección General de Comunicación Social, que por su actividad así lo requiera, tarjetas telefónicas prepagadas.

Frecuencia: Diaria.

Las tarjetas telefónicas deberán ser recibidas del Departamento de Recursos Materiales, quien hace la compra directa, previa solicitud del Departamento de Recursos Financieros.

Las Tarjetas telefónicas sólo deberán ser suministradas al personal comisionado que por la actividad que realice así lo requiera.

La entrega de Tarjetas telefónicas deberá ser registrada en el Formato Control de tarjetas telefónicas y deberá contener el folio que indica la Tarjeta telefónica, el nombre y firma de quien recibe y la fecha.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Caja


1

2

3

4

5

6

7

Recibe del Departamento de Recursos Materiales la dotación mensual de Tarjetas telefónicas y Relación de folios en original.

Valida la cantidad recibida de Tarjetas telefónicas y sus folios con la Relación de folios original.

Resguarda en la Caja fuerte asignada para tal fin, las Tarjetas telefónicas que recibió y archiva de manera cronológica definitiva la Relación de folios original.

Pasa el tiempo.

Recibe del interesado la petición de tarjeta telefónica y verifica la cantidad de Tarjetas telefónicas a utilizar.

Obtiene de la Caja fuerte la cantidad de Tarjetas telefónicas solicitadas y requisita el Formato Control de tarjetas telefónicas.

Entrega al interesado las Tarjetas telefónicas requeridas y recaba su firma en el Formato Control de tarjetas telefónicas, el cual archiva de manera cronológica temporal.

Resguarda en la Caja fuerte las Tarjetas telefónicas restantes.


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RECEPCIÓN Y SUMINISTRO DE TARJETAS TELEFÓNICAS

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SUMINISTRO DE VALES DE GASOLINA

Objetivo: Proporcionar al personal comisionado adscrito a la Dirección General de Comunicación Social, que por su actividad así lo requiera, vales de gasolina.

Frecuencia: Diaria.

Los Vales de gasolina deberán ser recibidos del Departamento de Recursos Materiales.

Los Vales de gasolina sólo serán suministrados al personal comisionado que por la actividad que realice así lo requiera y deberán ser solicitados por escrito con la firma del Titular del área solicitante.

La entrega de Vales de gasolina deberá estar sujeta al proceso de comprobación aplicado por la Oficina de Transportes del Departamento de Recursos Materiales.

La entrega de Vales de gasolina deberá ser registrada en un Recibo de otorgamiento de vales de gasolinafirma de quien los recibe.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Caja


1

2

3

4

4A

5

6

7

Recibe del Departamento de Recursos Materiales la dotación mensual de Vales de gasolina y Relación de denominaciones en original.

Verifica que la cantidad recibida de Vales de gasolina y sus denominaciones coincidan con la Relación de denominaciones original.

Resguarda, en la Caja fuerte asignada para tal fin, los Vales de gasolina que recibió y archiva de manera cronológica definitiva la Relación de denominaciones original.

Pasa el tiempo.

Recibe Solicitud de vales de gasolina en original de la Oficina de Transportes y verifica que no le falte alguna comprobación anterior.

¿Falta alguna comprobación de vales de gasolina?

En caso de que si: Informa al interesado el motivo por el que cual no procede el trámite.

Continua con la actividad No. 4

En caso de que no:Elabora y requisita Recibo de otorgamiento de vales de gasolina en dos tantos y recaba firma del interesado. Obtiene de la Caja fuerte la cantidad de Vales de gasolina solicitados, se los entrega al interesado junto con el primer tanto del Recibo de otorgamiento de vales de gasolina.

Archiva de manera cronológica definitiva la Tarjeta de solicitud de vales de gasolina en original y el segundo tanto del Recibo de otorgamiento de vales de gasolina .


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SUMINISTRO DE VALES DE GASOLINA

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REINTEGRO DE RECURSOS A LA SEFIPLAN

Objetivo: Realizar el trámite de reintegro de recursos económicos no utilizados por esta Dirección General de Comunicación Social ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, ya sea demanera directa o electrónica.


El reintegro de recursos se deberá realizar en base a los lineamientos y formatos establecidos por laSecretaría de Finanzas y Planeación.

El reintegro de recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación deberá realizarse por solicitud del Departamento de Recursos Humanos o por instrucciones del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Caja


1

1A

2

3

4

5

6

Recibe del Departamento de Recursos Humanos Tarjeta de solicitud de reintegro por cheques cancelados en original y Reporte de cheques cancelados en original o instrucciones de la instancia correspondiente para iniciar el trámite de reintegro de recursos a la Secretaría de Finanzas y Planeación y determina si será por transferencia bancaria electrónica o en efectivo / cheque.

¿Que tipo de proceso se seguirá?

Por transferencia bancaria electrónica: Realiza y procesa transferencia en el Sistema asignado para tal fin y emite Reporte de transferencia en un tanto.


En efectivo / cheque: Elabora Formato de Recibo de reintegro de fondos en original y cuatro copias.

Obtiene una copia del tanto del Reporte de transferencia o del tanto del Reporte de cheques cancelados.

Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y entrega el original y tres copias del Formato de Recibo de reintegro de fondos junto con el tanto del Reporte de transferencia o el tanto del Reporte de cheques cancelados o el Efectivo/cheque.

Recaba firma y sello de recibido en la cuarta copia del Recibo de reintegro de fondos.

Obtiene una fotocopia de la copia del Recibo de reintegro de fondos donderecabó el sello de recibido.

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Oficina de Caja


7 Turna a la Oficina de Contabilidad la copia del Recibo de reintegro de fondos y la fotocopia de manera cronológica definitiva como acuse de recibo junto con la copia del Reporte de transferencia o del Reporte de cheques cancelados y la Tarjeta de solicitud de reintegro por cheques cancelados original.


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ENTREGA DE CHEQUES DE NÓMINA A PERSONAL DE BASE Y EVENTUAL

Objetivo: Realizar la entrega de cheques por concepto de nómina a personal de base y eventual adscrito a la Dirección General de Comunicación Social.


La Factura de Cheques original, la Nómina de la quincena correspondiente y los Cheques deberán ser entregados por el Departamento de Recursos Humanos.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Caja


1

1A

1A.1

2

3

4

5

Recibe del Departamento de Recursos Humanos Nómina de la quincena correspondiente en un tanto, Factura de cheques en un tanto y Cheques/Notificaciones de depósito y verifica si existe alguna inconsistencia.


En caso de que si: Informa al Departamento de Recursos Humanos las inconsistencias detectadas para su respectiva corrección.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Recursos Humanos los anteriores documentos debidamente corregidos.


En caso de que no: Establece contacto telefónico con las diferentes áreas de la Dirección e informa que el personal de base y eventual puede pasar a recoger su Cheque o Notificación de depósito.

Entrega al personal de base y eventual, previa identificación, el Cheque o Notificación de depósito correspondiente y recaba firma de recibido en el tanto de la Nómina.

Pasa el tiempo.

Elabora Oficio de entrega de nómina firmada en original y copia dirigida al Departamento de Recursos Humanos y especifica el número de cheques / notificaciones de depósito cobrados, no cobrados, cancelados y devueltos en base al tanto de la Nómina firmada.

Firma el tanto de la Factura de cheques y obtiene una fotocopia.

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Oficina de Caja


6

7

Envía al Departamento de Recursos Humanos el original del Oficio de entrega de nómina firmada, el tanto de la Nómina firmada, el tanto de la Factura de cheques y los Cheques / Notificaciones de depósito no cobrados.

Recaba sello de recibido en la copia del Oficio de entrega de nómina firmadajunto con la copia de la Factura de cheques


DGCS/UA/RF



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ICIO

COM

ISIÓ

N

2

OF

ICIO

COM

ISIÓ

N

1

PAGO

DE

VIÁT

ICOS

AL

PERS

ONAL

COM

ISIO

NADO

14

1

INTE

RESA

DO

OF

ICIO

COM

ISIÓ

N

O-2

RECI

BE

Y VE

RIFI

CA

¿CUM

PLE

CON

LOS

REQU

ISIT

OS

EST

ABLE

CIDO

S?

NO

DEVU

ELVE

SOL

ICIT

A

REQU

ISIT

OS

FAL

TANT

ES

1

ELAB

ORA,

Y A

SIGN

A

SI

RECA

BA F

IRM

A Y

ENTR

EGA

DEL

INT

ERES

ADO

C EX

PEDI

ENTE

DE

COM

ISIO

NES

REGI

STRA

ACTU

ALIZ

A

Y EM

ITE

C

EN

LA C

ARPE

TA D

E CO

MPR

OBAC

IONE

S PE

NDIE

NTES

FIN

INIC

IO

1

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

INT

ERES

ADO

INT

ERES

ADO

LIST

ADO

DE P

ERSO

NAL

COM

ISIO

NADO

PE

NDIE

NTE

DE

COM

PROB

AR

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

1

OF

ICIO

O T

ARJE

TA D

E S

OLIC

ITUD

DE

REC

URSO

S

0

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

0

LI

STAD

O DE

PER

SONA

L

COM

ISIO

NADO

PE

NDIE

NTE

DE

COM

PROB

AR

1-T

OF

ICIO

O T

ARJE

TA D

E S

OLIC

ITUD

DE

REC

URSO

S

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

0-

1

EFEC

TIVO

OF

ICIO

O T

ARJE

TA D

E S

OLIC

ITUD

DE

RECU

RSOS

0

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

1

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

0-

1

ENTR

EGA

DE R

ECUR

SOS

POR

GAST

OS S

UJET

OS A

COM

PROB

AR

144

INIC

IO

INTE

RESA

DO

OF

ICIO

O T

ARJE

TA D

E S

OLIC

ITUD

DE

RECU

RSOS

RECI

BE

Y VE

RIFI

CA

1

¿CUM

PLE

CON

LOS

REQU

ISIT

OS

EST

ABLE

CIDO

S?

INFO

RMA

MOT

IVO

Y

SOLI

CITA

DA

TOS

FALT

ANTE

S

NO

ELAB

ORA

Y

REQU

ISIT

A

SI

ENTR

EGA,

REC

ABA

FIRM

A,

Y EN

TREG

A

SOLI

CITA

NTE

SOLI

CITA

NTE

C

EN

LA C

ARPE

TA D

E CO

MPR

OBAC

IONE

S PE

NDIE

NTES

EFEC

TIVO

FO

RMAT

O C

ORTE

D

IARI

O DE

CAJ

A

C

REGI

STRA

LIST

ADO

DE P

ERSO

NAL

COM

ISIO

NADO

PE

NDIE

NTE

DE

COM

PROB

AR

ACTU

ALIZ

A, E

MIT

E

EN

LA C

ARPE

TA D

E CO

MPR

OBAC

IONE

S PE

NDIE

NTES

FIN

1

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

C

EFEC

TIVO

FO

RMAT

O DE

COM

PROB

ACIÒ

N

DE

GAST

OS

SUJ

ETOS

A C

OMPR

OBAR

1

EFEC

TIVO

FO

RMAT

O C

ORTE

D

IARI

O DE

CAJ

A

FO

RMAT

O DE

COM

PROB

ACIÒ

N

DE

GAST

OS

SUJ

ETOS

A C

OMPR

OBAR

0-1

FO

RMAT

O RE

GIST

R ÚN

ICO

DE

COM

PROB

ACIÒ

N DE

REC

URSO

S

PARA

PER

SONA

L EST

ATAL

0-1

C

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

0

FA

CTUR

AS, N

OTAS

, O

REC

IBOS

DE

GAST

OS

0

FO

RMAT

O DE

COM

PROB

ACIÒ

N

DE

GAST

OS

SUJ

ETOS

A C

OMPR

OBAR

1

FO

RMAT

O DE

COM

PROB

ACIÒ

N

DE

GAST

OS

SUJ

ETOS

A C

OMPR

OBAR

0-1

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

PROB

ACIÒ

N DE

REC

URSO

S

PARA

PER

SONA

L EST

ATAL

1

COM

PROB

ACIÓ

N DE

VIÁ

TICO

S Y

OTRO

S GA

STOS

14

8

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

PROB

ACIÒ

N DE

REC

URSO

S

PARA

PER

SONA

L EST

ATAL

0-1

RECI

BE

Y VE

RIFI

CA

¿CUM

PLE

CON

LOS

REQU

ISIT

OS

EST

ABLE

CIDO

S?

1

INTE

RESA

DO

INFO

RMA

Y SO

LICI

TA

REQU

ISIT

OS

NO

AL

SOLI

CITA

NTE

1

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

PROB

ACIÒ

N DE

REC

URSO

S

PARA

PER

SONA

L EST

ATAL

0

OBTI

ENE

Y V

ERIF

ICA

C

CAR

PETA

DE

COM

PROB

ACIO

NES

PEND

IENT

ES

¿EL

IMPO

RTE

CO

MPR

OBAD

O ES

IGUA

L A

L AS

IGNA

DO?

DETE

RMIN

A

Y

REIN

TEGR

A

NO

REGI

STRA

2

2

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

PROB

ACIÒ

N DE

REC

URSO

S

PARA

PER

SONA

L EST

ATAL

1

SELL

A DE

REC

IBID

O

Y E

NTRE

GA

C

EN

EL E

XPED

IENT

E DE

CO

MPR

OBAC

IONE

S

2

SI

SI

AL

INTE

RESA

DO

INIC

IO

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

LI

STAD

O DE

PER

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L CO

MIS

IONA

DO

PEN

DIEN

TE D

E CO

MPR

OBAR

T

LI

STAD

O DE

PER

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L CO

MIS

IONA

DO

PEN

DIEN

TE D

E CO

MPR

OBAR

T

FO

RMAT

O DE

CO

MPR

OBAC

IÓN

DE

GAS

TOS

SUJE

TOS

A CO

MPR

OBAR

0

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SUJE

TOS

A CO

MPR

OBAR

0

LIST

ADO

DE P

ERSO

NAL

COM

ISIO

NADO

PE

NDIE

NTE

DE

COM

PROB

AR

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

0

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

PROB

ACIÒ

N DE

REC

URSO

S

PARA

PER

SONA

L EST

ATAL

0

OF

ICIO

O T

ARJE

TA D

E S

OLIC

ITUD

DE

REC

URSO

S

0

OF

ICIO

COM

ISIÓ

N

0

1

COM

PROB

ACIÓ

N DE

VIÁ

TICO

S Y

OTRO

S G

ASTO

S 14

9

OBTI

ENE

ACTU

ALIZ

A Y

EMIT

E

C

EN

LA C

ARPE

TA D

E CO

MPR

OBAC

IONE

S PE

NDIE

NTES

OF

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COM

ISIÓ

N

C

ARCH

IVA

C

FIN

C

CAR

PETA

DE

COM

PROB

ACIO

NES

PEND

IENT

ES

CONE

CTA

CON

EL

PROC

EDIM

IENT

O S

OLIC

ITUD

Y

COBR

O DE

FON

DO R

EVOL

VENT

E

UNID

AD A

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ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

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RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

RE

LACI

ÓN D

E

FACT

URAS

, NOT

AS

O RE

CIBO

S DE

GAS

TOS

0

FO

RMAT

O CO

MPR

OBAC

IÒN

DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

0

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

PROB

ACIÒ

N DE

REC

URSO

S

PARA

PER

SONA

L EST

ATAL

0

FO

RMAT

O DE

GAS

TOS

SU

JETO

S A

COM

PROB

AR

0

FO

RMAT

O RE

GIST

RO

ÚNIC

O CO

MIS

IONE

S PA

RA P

ERSO

NAL

ESTA

TAL

0

OF

ICIO

O T

ARJE

TA D

E

SOLI

CTUD

DE

RECU

RSOS

0

OF

ICIO

COM

ISIÓ

N

C

RE

LACI

ÓN D

E

FACT

URAS

, NOT

AS

O RE

CIBO

S DE

GAS

TOS

1º

-T

INTE

GRA

PAQU

ETE

FA

CTUR

AS, N

OTAS

, O

REC

IBOS

DE

GAST

OS

0

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

PROB

ACIO

NES

DE

RECU

RSOS

PA

RA P

ERSO

NAL E

STAT

AL

0

RE

LACI

ÓN D

E

FACT

URAS

, NOT

AS

O RE

CIBO

S DE

GAS

TOS

2º

-T

PA

QUET

E

FORM

ATO

DE G

ASTO

S

SUJE

TOS

A CO

MPR

OBAR

0

FO

RMAT

O RE

GIST

RO Ú

NICO

DE

COM

iISIO

NES

PA

RA P

ERSO

NAL E

STAT

AL

0

OF

ICIO

O T

ARJE

TA D

E

SOLI

CTUD

DE

RECU

RSOS

0

SOLI

CITU

D Y

COB

RO D

E RE

POSI

CIÓN

DE

FOND

O RE

VOLV

ENTE

15

3

OF

ICIO

COM

ISIÓ

N

C

OBTI

ENE

C

TURN

A Y

RECA

BA S

ELLO

OFI

CINA

DE

CU

ENTA

S PO

R PA

GAR

C

REPO

SICI

ÒN

DE

FOND

O

REVO

LVEN

TE

2

INIC

IO

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

CH

EQUE

RECI

BE

OFI

CINA

DE

CU

ENTA

S PO

R PA

GAR

C

EFEC

TIVO

CAJA

FUE

RTE

ASIG

NADA

AR

QUEO

DIA

RIO

A

FON

DO R

EVOL

VENT

E

EFEC

TIVO

EFEC

TIVO

CH

EQUE

1

SOLI

CITU

D Y

COB

RO D

E RE

POSI

CIÓN

DE

FOND

O RE

VOLV

ENTE

15

4

ACUD

E,

COBR

A Y

RE

CIBE

INGR

ESA

Y

RES

GUAR

DA

REGI

STRA

Y

REQU

ISIT

A

FIN

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

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RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

CO

NTRO

L DE

TA

RJET

AS T

ELEF

ÒNIC

AS

C

ONTR

OL D

E

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

RE

LACI

ÒN D

E FO

LIOS

0

RE

LACI

ÒN D

E FO

LIOS

0

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

CAJA

FUE

RTE

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

OF

ICIO

COM

ISIÓ

N

0

RE

LACI

ÒN D

E FO

LIOS

0

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

TARJ

ETAS

TEL

EFÒN

ICAS

RECE

PCIÓ

N Y

SUM

INIS

TRO

DE T

ARJE

TAS

TELE

FÓNI

CAS

157

INTE

RESA

DO

RECI

BE

VALI

DA

RESG

UARD

A

C

RECI

BE

Y

VER

IFIC

A

OFIC

INA

DE C

UENT

AS

POR

PAGA

R

OBTI

ENE

Y

REQ

UISI

TA

CAJA

FUE

RTE

ENTR

EGA

Y

RECA

BA

C

RESG

UARD

A

INTE

RESA

DO

FIRM

A DE

L IN

TERE

SADO

FIN

INIC

IO

UNID

AD A

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ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

CAJA

FUE

RTE

RECI

BO D

E

OTOR

GAM

IENT

O

DE V

ALES

DE

GAS

OLIN

A

2°

T

RECI

BO D

E

OTOR

GAM

IENT

O

DE V

ALES

DE

GAS

OLIN

A

1

°T

RECI

BO D

E

OTOR

GAM

IENT

O

DE V

ALES

DE

GAS

OLIN

A

2°

T

RE

LACI

ÒN D

E

DENO

MIN

ACIO

NES

0

VALE

S DE

GAS

OLIN

A

CAJA

FUE

RTE

RELA

CIÒN

DE

DEN

OMIN

ACIO

NES

0

RE

LACI

ÒN D

E

DENO

MIN

ACIO

NES

0

VALE

S DE

GAS

OLIN

A

TARJ

ETA

DE

SOLI

CITU

D

DE V

ALES

DE

GASO

LINA

0

VA

LES

DE G

ASOL

INA

SUM

INIS

TRO

DE V

ALES

DE

GASO

LINA

16

0

RECI

BE

VALE

S DE

GAS

OLIN

A

VERI

FICA

RESG

UARD

A

TARJ

ETA

DE

SOLI

CITU

D

DE V

ALES

DE

GASO

LINA

0

RECI

BE

Y VE

RIFI

CA

INTE

RESA

DO

¿FAL

TA A

LGUN

A

COM

PROB

ACIÓ

N D

E VA

LES

DE

GAS

OLIN

A?

INFO

RMA

MOT

IVO

SI

ELA

BORA

, RE

QUIS

TA

Y RE

CABA

FIR

MA

OBTI

ENE

Y E

NTRE

GA

ARCH

IVA

C

FIN

INIC

IO

DEP

ARTA

MEN

TO D

E RE

CURS

OS

MAT

ERIA

LES

NO

CAJA

FUE

RTE

INTE

RESA

DO

INTE

RESA

DO

C

FO

RMAT

O DE

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

C

EFEC

TIVO

/CHE

QUE

RE

PORT

E DE

CH

EQUE

S CA

NCEL

ADOS

T

RE

PORT

E DE

TR

ANSF

EREN

CIA

T

FO

RMAT

O DE

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

3

FO

RMAT

O DE

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

2

FO

RMAT

O DE

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

1

FO

RMAT

O DE

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

0-3

RE

PORT

E DE

CH

EQUE

S CA

NCEL

ADOS

T

2

RE

PORT

E DE

TR

ANSF

EREN

CIA

1

ºT

SIST

EMA

RE

PORT

E DE

CH

EQUE

S CA

NCEL

ADOS

0

TA

RJET

A D

E SO

LICI

TUD

DE

REIN

TEGR

OS P

OR

CHEQ

UES

CANC

ELAD

OS

0

REIN

TEGR

O DE

REC

URSO

S A

LA S

EFIP

LAN

164

INIC

IO

RECI

BE

Y DE

TERM

INA

DEP

ARTA

MEN

TO D

E

RECU

RSOS

HUM

ANOS

PAR

A IN

ICIA

R TR

ÁMIT

E DE

RE

INTE

GRO

DE R

ECUR

SOS

¿QUÈ

TI

PO D

E

PROC

ESO

SE

SEG

UIRÁ

?

REAL

IZA,

P

ROCE

SA

Y E

MIT

E

POR

TRA

NSFE

RENC

IA B

ANCA

RIA

EL

ECTR

ÓNIC

A

2

EFE

CTIV

O CH

EQUE

ACUD

E Y

ENT

REGA

RECA

BA F

IRM

A

Y

SELL

O DE

REC

IBID

O

C

C FI

N

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

C

OB

TIEN

E

RE

PORT

E DE

TR

ANSF

EREN

CIA

C

OBTI

ENE

FO

RMAT

O DE

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

0-4

ELAB

ORA

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

TA

RJET

A DE

SOL

ICIT

UD

DE R

EINT

EGRO

POR

CH

EQUE

S CA

NCEL

ADOS

C

RE

PORT

E DE

CHE

QUES

CA

NCEL

ADOS

C

RE

PORT

E DE

TR

ANSF

EREN

CIA

C

R

ECIB

O DE

RE

INTE

GRO

DE

FOND

OS

0

TURN

A Y

ARCH

IVA

A

LA O

FICI

NA D

E CO

NTAB

ILID

AD

CHEQ

UES

NOTI

FICA

CION

ES

DE D

EPÓS

ITO

CHEQ

UES

NOTI

FICA

CION

ES

DE D

EPÓS

ITO

NOTI

FICA

CION

DE

DEP

OSIT

O NO

COB

RADO

T

NOM

INA

FIRM

ADA

T

FA

CTUR

A D

E C

HEQU

ES

T

OF

ICIO

DE

ENTR

EGA

DE N

OMIN

A FI

RMAD

A

O

ENTR

EGA

DE C

HEQU

ES D

E NÓ

MIN

A A

PERS

ONAL

DE

BASE

Y E

VENT

UAL

168

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FIN

ANCI

EROS

DEP

ARTA

MEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

FACT

URA

DE

CHE

QUES

1-T

NO

MIN

A

1

-T

RECI

BE Y

VER

IFIC

A

¿EXI

STE

ALG

UNA

INCO

NSIS

TENC

IA?

DEP

ARTA

MEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

SI

AL P

ERSO

NAL

DE B

ASE

RECO

JA N

OTIF

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ION

DE D

EPOS

ITO

NO

MIN

A

AL

PERS

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DE

BA

SE Y

EVE

NTUA

L

CH

EQUE

O

NOT

IFIC

ACIO

N D

E DE

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TO

ENTR

EGA

Y RE

CABA

F

IRM

A DE

R

ECIB

IDO

DEL

EM

PLEA

DO

OFIC

IO D

E EN

TREG

A DE

NOM

INA

FIRM

ADA

O

-1

ELAB

ORA

Y ES

PECI

FICA

C

ENV

IA

DEP

ARTA

MEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

FA

CTUR

A DE

CH

EQUE

1

OF

ICIO

DE

ENTR

EGA

DE

NOM

INA

1

RECA

BA S

ELLO

FIN

NO IN

ICIO

ESTA

BLEC

E C

ONTA

CTO

TE

LEFO

NICO

E

INFO

RMA

INFO

RMA

DEP

ARTA

MEN

TO D

E RE

CURS

OS H

UMAN

OS

F

ACTU

RA D

E C

HEQU

ES

1-

T

NO

MIN

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1

DGCS/UA/RF


AFECTACIÓN DE PÓLIZAS DE CUENTAS POR PAGAR

Objetivo: Verificar que los movimientos realizados por la Oficina de Cuentas por Pagar se registren en la contabilidad de la Dependencia de acuerdo a la documentación comprobatoria que los genere.

Frecuencia: Diaria.

Las Pólizas se generan cuando la Oficina de Cuentas por Pagar captura los movimientos por concepto de pago de fondo revolvente, sujetos a comprobar o pagos directos realizados por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Las Pólizas se deberán generar en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz

la Oficina de Cuentas por Pagar de esta Dependencia realice.

Los Documentos comprobatorios serán los que reciba de la Oficina de Cuentas por Pagar y deberán contar con los requisitos fiscales establecidos por la ley así como con los demás controles que la normatividad vigente en la materia establezca.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Contabilidad


1

2

3

3A

4

4A

Se reciben de la Oficina de Cuentas por Pagar los Listados de Órdenes de Pago, con sus correspondientes Órdenes de Compra (OC y detalle de la Orden de Compra) y documentos comprobatorios del gasto.

Emite el Reporte Análisis de Cuenta, Informe de Órdenes Tramitadas por Código Presupuestal y el Reporte de Ministraciones por fecha detallado.

Verifica por partida que el importe de cada una de las afectaciones del Detalle de las Órdenes de Compra generadas, sea igual a los importes que presenta la Contabilidad tramitadas por Código Presupuestal y Reporte de Ministraciones por fecha detallado).

¿Son iguales los importes?

En caso de que no: Analiza el motivo de la diferencia, elabora y emite Póliza de corrección.


En caso que si: Revisa que los Documentos comprobatorios que soportan los movimientos capturados por la Oficina de Cuentas por Pagar, estén completos y hayan sido codificados correctamente en sus cuentas y partidas de gasto.

¿Cuentan con el registro correcto?

En caso de que no: Elabora y emite Póliza de reclasificación.


DGCS/UA/RF





5 En caso que si: Clasifica por orden numérico consecutivo los Listados de Órdenes de Pago con sus correspondientes OCs, las y de reclasificación, generadas durante el proceso, las cuales archiva de manera cronológica definitiva así como los Documentos comprobatorios.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

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REVISIÓN DE AFECTACIÓN CONTABLE DE ARCHIVOS DE NÓMINA

Objetivo: Verificar que la afectación de nómina realizada por el Departamento de Recursos Hu-manos se efectúe de manera correcta a las partidas presupuestales y contables esta-blecidas para tal fin.


La afectación de nómina deberá ser verificada quincenalmente para la Nómina de personal de base yeventual, y de manera mensual para la correspondiente a la de gratificación extraordinaria.

La Oficina de Presupuesto de esta Dirección y la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación realizan el proceso de contabilización de archivos de nómina.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

2A

3

3A

4

Recibe del Departamento de Recursos Humanos los Reportes de nómina de base y de gratificación extraordinaria.

Emite la Balanza de comprobación y verifica que coincida la información con los

¿Coincide la información?

En caso de que no: Analiza el motivo de la diferencia y solicita aclaraciones a la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos.

Continúa con la actividad número 3

En caso de que si: Emite en el SIAFEV las Pólizas de nómina, y verifica que sea correcta.

¿Se generó correctamente la Póliza?

En caso de que no: Analiza el motivo y realiza correciones.

Continúa con la actividad número 3

En caso de que si: Archiva de manera cronológica las Pólizas generadas por concepto de nómina, los Reportes de nómina de base y de gratificación extraordinaria y el tanto de la Balanza de comprobación.



DGCS/UA/RF


REVISIÓN DE AFECTACIÓN CONTABLE DE ARCHIVOS DE NÓMINA

DGCS/UA/RF


REGISTRO DE PÓLIZAS MANUALES

Objetivo: Registrar los movimientos contables que se generan en la Dependencia y que el sistema no genera de manera automática o que provienen de una corrección o reclasificación.


Las Pólizas de diario manuales deberán realizarse por los siguientes conceptos: Registro de ministraciones de nómina base y de gratificación extraordinaria, I.M.S.S. de gratificación extraordinaria, Movimientos bancarios del fondo revolvente, I.S.R. de gratificación extraordinaria, Consumo y compra de materiales y suministros, Traspaso del Crédito al Salario Pagado de gratificación extraordinaria, Movimientos cuenta bancaria de Sujetos a Comprobar, Correcciones y reclasificaciones, Otros descuentos.

Las Pólizas de diario manuales deberán estar validadas y autorizadas con las firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros, el Jefe de la Oficina de Contabilidad y el Analista Contable que las elabora.

El número que se le otorgue a las Pólizas de diario manuales deberá estar integrado por seis dígitos, los dos primeros dígitos corresponden al número de sector que tiene asignado la Dependencia (29); los dos siguientes al mes en que se está registrando y los dos últimos dígitos indicarán el número progresivo de las mismas.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Obtiene los Documentos soporte que servirán para la elaboración de Pólizas de diario manuales.

Analiza la información y verifica que los Documentos comprobatorios cuenten con los datos necesarios.

¿Son correctos y completos los datos?

En caso de que no: Establece contacto con las áreas responsables de la información y solicita aclaraciones.


En caso de que si: Accede al Módulo de contabilidad del SIAFEV elabora Pólizas de diario manuales y valida datos.

¿Son correctos los datos?

En caso de que no: Analiza el motivo y realiza las modificaciones necesarias.


En caso de que si Verifica en el Módulo de contabilidad del SIAFEV que la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación haya contabilizado las Pólizas de diario manuales elaboradas. ¿Fueron contabilizadas las Pólizas de diario manuales?


1

2

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4


DGCS/UA/RF



En caso de que no: Establece contacto con la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación y realiza las aclaraciones necesarias para su incorporación a la Contabilidad.


En caso de que si: Emite la Balanza de comprobación y Análisis de cuenta y valida contra las Pólizas de diario manuales.

Emite las Pólizas de diario manuales generadas y recaba firmas de validación y autorización establecidas, posteriormente las archiva de manera consecutiva y cronológica.


Oficina de Contabilidad 4A

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DGCS/UA/RF



DGCS/UA/RF


EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMACIÓN TRIMESTRAL DE CUENTA PÚBLICA

Objetivo: Generar los Estados Financieros y la Información Trimestral de Cuenta Pública (Flujo de Efectivo y Estado de Posición Financiera) de la Dependencia, con la finalidad de contar con la información que refleje las operaciones que se realizan mensualmente y entregarlos oportunamente a la SEFIPLAN, Contraloría General y Contraloría Interna.

Frecuencia: Mensual y/o Trimestral.

Antes de emitir los Estados Financieros se deberá verificar que se encuentren registradas todas las Pólizas generadas durante el mes.

El cierre mensual se deberá realizar en los dos primeros días hábiles de cada mes.

La integración y preparación de los Estados Financieros se deberá realizar en base a los principios de contabilidad gubernamental así como en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Los Estados Financierosfinalidad de apoyar la toma de decisiones, la verificación y evaluación de las actividades realizadas.

La información Trimestral de Cuenta Pública se elaborarán después de haber emitido y validado los Estados Financieros.

El registro de operaciones deberá realizase de acuerdo al Catálogo General de Cuentas de la Contabilidad Gubernamental establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RF



Los Estados Financieros y Auxiliares deberán emitirse en forma inmediata después de haber concluido el cierre mensual y entregarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación de acuerdo al calendario establecido, que generalmente marca como último día de entrega el día 10 de cada mes.

Los Estados Financieros deberán contener las firmas autógrafas del Director General de Comunicación Social, del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros.

Los Estados Financieros estarán integrados de la información financiera siguiente: Balance General, Estado de Ingresos y Egresos, Balanza de Comprobación, Notas a los Estados Financieros, Avance Presupuestal y Arqueo del Fondo Revolvente.

Los Estados Financieros deberán ser entregados en original a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la Contraloría General y en copia a la Contraloría Interna.

El Balance General, el Estado de Ingresos y Egresos y la Balanza de Comprobación deberán emitirse en cuarto (información concentrada) y sexto nivel (información a detalle).



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

3

3A

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6

7

Confirma que se haya realizado el cierre mensual con la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Recibe de la Oficina de Presupuesto el Avance presupuestal y emite del Módulo de contabilidad del SIAFEV la Balanza de Comprobación, los Estados Financieros.

Concilia los Estados Financieros con el Avance presupuestal y verifica si existe alguna diferencia o inconsistencia en los saldos de cada una de las cuentas.

¿Existe alguna inconsistencia en los saldos?

En caso de que si: Establece contacto con la Oficina de Presupuesto o con la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación a fin de efectuar las correcciones y/o aclaraciones respectivas.


En caso de que no: Analiza los Estados Financieros y determina cuales son las partidas más relevantes del mes que requieren de una justificación.

Elabora y emite las Notas de los Estados Financieros en dos tantos.

Integra tres cuadernillos de Estados Financieros originales y recaba firma de autorización y validación de los funcionarios facultados para tal fin.

Con la información que proporciona la Balanza de Comprobación y el Estado de Resultados se elabora el Flujo de Efectivo y el Estado de Posición Financiera entrega a la Oficina de Presupuesto.


DGCS/UA/RF




8

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Una vez firmados, obtiene una fotocopia de los Estados Financieros originales e integra un cuadernillo para la Contraloría Interna.

Elabora Oficio de envío de Estados Financieros en original y cinco copias, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y distribuye de la siguiente forma: - Primer cuadernillo original de Estados Financieros y Oficio de envío de Estados Financieros original para la Secretaría de Finanzas y Planeación.

- Segundo cuadernillo original de Estados Financieros y Oficio de envío de Estados Financieros en original para la Contraloría General.

- Cuadernillo en copia de Estados Financieros y Oficio de envío de Estados Financieros original para la Contraloría Interna.

- Tercer cuadernillo original de Estados Financieros lo archiva junto con los oficios como su acuse de recibo de manera cronológica.



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ELABORACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Objetivo: Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el au-xiliar de bancos coincidan con los movimientos registrados en los estados de cuenta ban-carios y los registros contables de la Dependencia.


Todo ingreso o egreso de recursos en las cuentas bancarias que tenga la Dirección General de Comunicación Social deberá ser registrado en el Sistema de Contabilidad para su validación mensual contra los Estados de Cuenta que se reciban del banco.

Las aclaraciones de movimientos registrados por el banco deberán solicitarse por escrito para integrar la

La Conciliación Bancariadeberá enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la Contraloría Interna, dentro de los primeros diez días de cada mes.

La Conciliación BancariaRecursos Humanos, el Jefe del Departamento de Recursos Financieros y el Jefe la Oficina de Contabilidad, mientras que la de fondo revolvente y sujetos a comprobar sólo por los dos últimos y deberá incluirse en el formato establecido.

La Conciliación Bancaria Estado de Cuenta original y anexos para consultas y aclaraciones de uso interno y como comprobante ante auditorías.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

3

3A.1

3A.2

3A.3

4

Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Financieros los cortes de los Estados de cuenta mensuales obtenidos a través de internet y posteriormente los originales de las cuentas bancarias asignadas a la Dirección General de Comunicación Social para la administración de sus recursos.

Accede al Módulo de contabilidad del SIAFEV y emite los Auxiliares de las cuentas de bancos mensual.

Verifica que el registro de movimientos en los Auxiliares de las cuentas de bancos coincida con el registro de movimientos detallado en los Estados de cuenta mensuales.

¿Existen partidas en conciliación?

En caso de que si: Investiga y corrige en su caso, o elabora Oficio de solicitud de aclaración en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía a la Institución Bancaria el original y la copia la archiva como acuse recibo de manera cronológica.

Recibe de la Institución bancaria Aviso de aclaración o de corrección de partidas, accede al Módulo de contabilidad del SIAFEV y realiza los ajustes necesarios en su caso.

Emite Póliza de ajustes y la archiva de manera consecutiva y cronológica.


En caso de que no: Elabora y emite Conciliación Bancaria en original, con base en los Au-xiliares de cuentas y los Estados de cuenta mensuales.


DGCS/UA/RF




5

6

7

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Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Humanos y del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en la Conciliación Bancaria original.

Integra en un cuadernillo la Conciliación Bancaria original con los documentos siguientes: - Estados de cuenta mensuales en original,- Auxiliares de cuentas de bancos en original,- Reporte de cheques emitidos, pagados, cancelados y en tránsito en original.

Obtiene dos fotocopias del cuadernillo original de Conciliación Bancaria.

Elabora Oficio de envío de Conciliación Bancaria en original y cuatro copias, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y distribuye de la siguiente forma: - Cuadernillo original de Conciliación Bancaria y Oficio de envío de Conciliación Bancaria original para la Secretaría de Finanzas y Planeación.

- Primer cuadernillo en copia de Conciliación Bancaria y Oficio de envío de Conciliación Bancaria en origina para la Contraloría Interna.

- Segundo cuadernillo en copia de Conciliación Bancaria y Oficio de envío de Conciliación Bancaria los archiva como acuse de recibo de manera cronológica.



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RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE EGRESOS

Objetivo: Revisar y verificar que la documentación comprobatoria de egresos que entrega la Oficina de Cuentas por Pagar cumpla con los requisitos fiscales que marca la ley así como con la normatividad emitida por el Gobierno del Estado.


La Documentación comprobatoriacontar con los requisitos fiscales que señala la Ley del Impuesto Sobre la Renta, cumplir con la normatividad vigente y con disposiciones de control interno. Deberá contener la firma de autorización de las personas facultadas para ello así como coincidir con los importes de los Listados de folios registrados por la Oficina de Cuentas por Pagar.

Se deberá entender como Documentación comprobatoria las facturas, notas, recibos de honorarios, arrendamiento o cualquier comprobante fiscal que avalen egresos de la Dirección General de Comunicación Social.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

2A.1

2A.2

3

3A.1

Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar los Listados de Ordenes de Pago con sus correspondientes OCs y la Documentación comprobatoriatodo en original.

Verifica que la información contenida en los Listados de Ordenes de Pago coincida con las OCs que adjunta y que la Documentación comprobatoria se encuentre debidamente requisitada.


En caso de que no: Devuelve los Listados de Ordenes de Pago, OCs y la Documentación comprobatoria original que no sea correcta a la Oficina de Cuentas por Pagar para que realice las modificaciones necesarias.

Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar los Listados de Ordenes de Pago, OCs y la Documentación comprobatoria original corregida y con los ajustes requeridos.


En caso de que si: Revisa que la Documentación comprobatoria original no presente alteraciones, cuente con los requisitos fiscales y se apegue a la normatividad del Gobierno del Estado vigente, así como que tenga las firmas de autorización y se encuentre correctamente codificado de acuerdo a los programas y partidas autorizadas.

¿Cuenta con los requisitos establecidos?

En caso de que no: Devuelve la Documentación comprobatoria original que no sea correcta a la Oficina de Cuentas por Pagar.


DGCS/UA/RF




3A.2

4

5

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar la Documentación comprobatoria original con los ajustes requeridos.


En caso de que si: Confirma que el importe de las OCs y sus comprobantes correspondan al importe relacionado en el Listado de Ordenes de Pagodebidamente requisitazos y clasificados de acuerdo a los programas y partidas autorizadas.

Ordena y archiva en forma cronológica, de acuerdo a los folios del Listado de Ordenes de Pago y la numeración de las OCs, junto con la Documentación comprobatoria.



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ELABORACIÓN DEL FORMATO 1-D PAGOS PROVISIONALES, PRIMERA PARCIALIDAD Y RETENCIONES DE IMPUESTOS

Objetivo: Verificar que el Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y Retenciones de Impuestos Federalesy salarios, arrendamiento y honorarios de esta Dependencia, se enteren de manera correcta y oportuna.


Las retenciones de sueldo y salarios, arrendamiento y honorarios deberán realizarse en apego a las Disposiciones Fiscales vigentes.

El Formato 1-D¶ Anexo 7-A Resumen Mensual de Sueldos y Percepciones Gravables y Exentas,

resumen de cheques cancelados, resumen programáticoel Departamento de Recursos Humanos.

¶ Listado Mensual de Rentas que proporciona la Oficina de Presupuestos.¶ Tarjeta informativa de retenciones de honorarios

Pagar.

El Formato 1-Dde Finanzas y Planeación para su entero correspondiente.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


1

2

3

3A

4

5

Se recibe del Departamento de Recursos Humanos el Formato 7-A Resumen Mensual de Percepciones Gravables y Exentasde sus Resúmenes Programáticos correspondientes.

Se verifica contra las Cédulascontenida en el Formato 7-A Resumen Mensual de Percepciones Gravables y Exentas

Se recibe de las Oficinas de Cuentas por pagar y de Presupuesto, la Tarjeta Informativa de Honorarios y el Resumen Mensual de Rentas, procediendo a revisar contra los registros contables que los datos contenidos en las Cédulas mencionadas sean correctos

¿Es correcta la información de los puntos 2 y 3?

En caso de que no: Se realizan las aclaraciones correspondientes con el área emisora de la información y se devuelve para que sea corregida.

Pasa el tiempo.


En caso de que si: Se procede a elaborar el Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y Retenciones de Impuestos Federales.

Se elabora oficio de envíoFinanzas y Planeación, anexando el Formato 1-D Pagos Provisionales, Primera Parcialidad y Retenciones de Impuestos Federales para el entero correspondiente, archivando de manera definitiva el acuse de recibo.



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ELABORACIÓN DEL FORMATO 1-D PAGOS PROVISIONALES, PRIMERA PARCIALIDAD Y RETENCIONES DE IMPUESTOS

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DGCS/UA/RF


REGISTRO, VALIDACIÓN Y PAGO DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL

Objetivo: Solicitar a los diversos medios de comunicación la publicación y difusión y/o producción

de material de publicidad institucional con la finalidad de difundir la obra pública que realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal.


Para difundir publicidad institucional en medios impresos se deberá recibir de las dependencias y entidades Oficio de solicitud de publicación firmada por el Titular de la dependencia o entidad o el funcionario autorizado para tal fin e indicando el medio, el periodo y el motivo y deberá anexar el texto en disquete de 31/2 “ de lo que se desea publicar.

En base al Oficio de solicitud de publicación se deberá elaborar la Orden de inserción

correspondiente y deberá estar firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa. Los medios de comunicación o agencias publicitarias a los que se les solicitaré producción o difusión

de material de publicidad institucional, como prestadores de servicios, deberán estar dados de alta en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado y tener registrada una cuenta bancaria.

El trámite de pago por concepto de difusión y/o producción de material de publicidad institucional debe

basarse en los Lineamientos para la Contratación y Pago de Servicios de Difusión e Información Pública del Poder Ejecutivo del Estado.

Normas

Descripción General

Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros

Elaboró:


Revisó:

Director General de Comunicación Social

Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RF



Para dar trámite al pago por concepto de publicidad institucional se deberá recibir del proveedor y/o prestador del servicio contratado, debidamente integrado, el Paquete de documentos soporte que incluye lo siguiente: � Factura en original y dos copias, la cual deberá cumplir con los requisitos fiscales tales como:

número de factura, cédula de identificación fiscal, vigencia, importe, IVA, importe total con número y letra, concepto así como que corresponda a la dependencia o entidad a la cual se factura, verificando que la razón social de ésta, su R.F.C. y dirección sean correctas así como la aplicación correcta de la tarifa vigente.

� Testigo o soporte en dos tantos, el cual deberá ser la página del medio impreso donde fue

publicada el material o videocasetes, CD´s con campañas de publicidad, relación de spots transmitidos en radio o televisión en el periodo señalado.

� Orden de inserción en original, en el caso de haya sido solicitado el servicio de difusión.

El importe señalado en la Factura deberá estar acorde a las tarifas establecidas que maneja cada

uno de los medios por los servicios prestados. Se deberá capturar en el Sistema Interno de Control los siguientes datos de la Factura original :

� Nombre del proveedor que expide la Factura. � Dependencia y/o entidad a la cual deberá realizar el cobro. � Número de Factura. � Fecha de la Factura. � Importe a pagar. � Fecha de publicación. � Fecha de recepción. � Fecha de recepción de la Factura. � Concepto de publicación. � Tamaño de la publicación . � Mes que se paga.

DGCS/UA/RF



Oficina de Medios

1

1A

1A.1

2

3

3A

Recibe del prestador de servicios contratados Paquete de documentos soporte y verifica que cumplan con los requisitos y normas establecidas. ¿ Cumple con los requisitos establecidos ? En caso de que no: Informa al prestador de servicios el motivo por el cual no procede el trámite, devuelve el Paquete de documentos soporte y solicita realice las modificaciones o ajustes necesarios. Pasa el tiempo. Recibe del prestador de servicios el Paquete de documentos soporte con los ajustes solicitados. Continúa con la actividad No. 2. En caso de que si: Obtiene del Paquete de documentos soporte la Factura original, accede al Sistema interno de control captura los datos establecidos. Emite del Sistema interno de control el Listado por medio informativo en un tanto y valida en base a la Factura original. ¿Existen inconsistencias? En caso de que si: Analiza, realiza las modificaciones necesaria, destruye el primer tanto del Listado por medio informativo emitido y emite un tanto de dicho documento. Continúa con la actividad No. 4.


DGCS/UA/RF



Oficina de Medios

4

5

6

7

8

9

En caso de que no: Emite del Sistema interno de control en cuatro tantos los siguientes Listados: por dependencia, resumen por medios informativos y listado detallado por medios informativos, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa y respalda la información en disquete. Elabora tres Oficios en original para solicitar disponibilidad para los conceptos de inserciones, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros y Jefe de la Unidad Administrativa y obtiene una copia de cada original. Distribuye de la siguiente manera: � 1er. Oficio original y 1er tanto de Listados para la Subsecretaría de

Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, � 2° Oficio original y 2° tanto de Listados para la Dirección General de

Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, � 3er Oficio original, 3er tanto de Listados y Disquete para la Tesorería de

la Secretaría de Finanzas y Planeación, Recaba sellos de recibido en las tres copias y las archiva de manera cronológica definitiva. Pasa el tiempo. Recibe de Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio original con Relación de transferencias bancarias ejecutadas en original. Verifica que la Relación de transferencias bancarias ejecutadas coincida con el 4° tanto de los Listados. ¿Coincide la información?


DGCS/UA/RF



Oficina de Medios

9A.1

9A.2

10

11

12

En caso de que no: Elabora Oficio de aclaración en original y copia dirigido a la Tesorería de la Sefiplan, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía el original, la copia la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva. Pasa el tiempo. Recibe Oficio de respuesta original de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación, lo analiza y lo archiva de forma cronológica definitiva. Continúa con la actividad No. 10 En caso de que si: Accede al Sistema interno de control y captura el número de transferencia bancaria señalado en la Relación de transferencias bancarias ejecutadas en original, la cual archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio original. Recibe Oficio original de Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde se indican los importes que se tramitaron y a los medios que se pagaron mensualmente para la posterior validación presupuestal, verifica y lo archiva de manera cronológica definitiva. Clasifica por medio, mes y dependencia el Paquete de documentos soporte en original y copia y los archiva de manera cronológica definitiva así como el cuarto tanto de los Listados. FIN DE PROCEDIMIENTO.


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Objetivo: Llevar a cabo la planeación de las acciones que permitan a la Dirección calendarizar los procesos de adquisiciones, con el objeto de obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad durante el ejercicio fiscal.

Frecuencia: Anual.

Para la presupuestación del Programa anual de adquisicionesreales de valoración determinados en el Listado de precios unitarios.

El Listado de preciosinflación que determine la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación.

El Programa anual de adquisicionespara cubrir los objetivos institucionales.

Para la integración del Programa anual de adquisicionesde las unidades presupuestales de la Dependencia.

El Programa anual de adquisiciones, de la Dependencia, deberá ser integrado y entregado a la Secretaría de Finanzas y Planeación a más tardar el último día hábil del mes de enero, correspondiente al ejercicio fiscal.

La captura de la información en el Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), deberá llevarse a cabo antes de las fechas programadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de Programación y Presupuestación a fin de evitar el cierre del mismo.

Normas


Departamento de Recursos Materiales

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM


ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

Oficina de Adquisiciones e

Inventario


Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa los Lineamientos de programación y presupuestación en original incluyendo en los mismos el listado de partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación para elaborar el Programa anual de adquisiciones.

Pasa el tiempo.

Recibe del Titular de la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestales enoriginal, para que se incluyan los requerimientos de éstas en el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia.

Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de licitaciones simplificadas y de adjudicación directa y los analiza para determinar un historial de consumo.

Elabora un Historial de consumolicitaciones y adjudicaciones directas de un año anterior y lo analiza para determinar una lista de precios unitarios.

Elabora un Listado de precios unitariosadquiridos por la Depedencia, considerando un aumento del porcentaje de inflación determinado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en los Lineamientos de programación y presupuestación.

Concilia el Historial de consumo en original y el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de las unidades presupuestadas en original contra el Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, para poder determinar la captura del Anteproyecto del programa anual de adquisicionesde Inventarios del SIAFEV.

Elabora Listado de necesidades de consumo en original, con la información que se generó de la conciliación de documentos.

1

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Accede al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del SIAFEV y captura el Listado de necesidades de consumo en original programada para el ejercicio próximo.

Genera del SIAFEV, el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, revisa y detecta posibles inconsistencias en la captura de la información.

¿Existen inconsistencias en la captura?

En caso de existir inconsistencias en la captura: Accede al Módulo de Adquisiciones y Control de Inventarios del SIAFEV ymodifica las inconsistencias detectadas.

Continúa con la actividad número 10.

En caso de no existir inconsistencias en la captura: Entrega a la Unidad Administrativa el Anteproyecto del programa anual de adquisiciones de la Dependencia en original, para que sean integrados al Anteproyecto de Egresos de la Dependencia y archiva de manera cronológica permanente los originales del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones de las Unidades Presupuestales, del Historial de consumo, de los Lineamientos de programación y presupuestación y del Listado de necesidades de consumo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el primer mes del año, Reporte de montos y partidas autorizadas para el presupuesto de la Dependencia en el ejercicio fiscal.

Obtiene del archivo cronológico permanente y compara el Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones en original, contra los montos y las partidas autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación.


Inventario


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Accede al Módulo de Anteproyecto de Presupuesto instalado por la Secretaría de Finanzas y Planeación y ajusta las partidas presupuestales necesarias.

Genera del Módulo de Anteproyecto de Presupuesto el Programa anual de adquisiciones, en dos tantos.

Entrega a la Unidad Administrativa un tanto del Programa anual de adquisicionesel original del Anteproyecto del Programa Anual de Adquisiciones.


Conecta con los procedimientos: - Adjudicación Directa. - Licitación Simplificada. - Licitación Pública.


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Objetivo: Realizar la adquisición de bienes, contratación de servicios y arrendamientos, a través de la modalidad de adjudicación directa, de acuerdo a los montos establecidos en el Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, asegurando las mejores condiciones de precio y oportunidad.


Las adquisiciones, contratación de servicios y arrendamientos sólo procederán si se cuenta con disponibilidad presupuestal.

Las RequisicionesDirección y se consolidarán con base en las calendarizaciones del Programa anual de adquisiciones.

En caso de que las Requisicionesal Departamento de Recursos Financieros la disponibilidad presupuestal para la atención de los requerimientos.

La modalidad de adquisición, contratación de servicios y arrendamientos se determinará con base en los montos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

En la Solicitud de cotización deberán indicarse con claridad las características del bien, artículo, refacción o servicio; la cantidad requerida, las condiciones de pago y lugar de entrega a los que deberá ajustarse el proveedor o prestador de servicios.

Normas

DGCS/UA/RM


ADJUDICACIÓN DIRECTA



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


Inventario


Recibe de las áreas de la Dirección la Requisición en original con las especificaciones de los bienes, artículos y/o refacciones necesarios en un área y revisa la disponibilidad presupuestal en el Módulo de Adquisiciones del SIAFEV.

Analiza las características de los bienes y/o de los artículos solicitados en la Requisición, en original y con base en los montos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave vigente, determina la modalidad de la compra.

¿Qué modalidad de compra procede?

En caso de que proceda la modalidad de Licitación: Prepara los eventos de licitación con base en la Requisición en original.

Fin.

Conecta con los procedimientos: Licitación Pública, Licitación Simplificada y Emisión de Fallos de Licitación Pública y Licitación Simplificada.

En caso de que proceda la modalidad de adjudicación directa: Elabora la Solicitud de cotizaciónbienes requeridos, cantidad, condiciones de pago y lugar de entrega.

Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en original la Solicitud de cotización, en original.

Pasa el tiempo.

Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios, vía fax o en original las Cotizaciones, con las propuestas de precios y condiciones de pago y revisa las ofertas presentadas.

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Inventario


Accede y captura en el Módulo de Adquisiciones del SIAFEV las propuestas de precios y condiciones de pago que proveedores y/o prestadores de servicios presentan en las Cotizaciones, en original.

Emite del Módulo de Adquisiciones el Cuadro comparativo, en un tanto, con el registro por proveedor y/o prestador de servicios de las ofertas presentadas, para concentrar los montos, marcas y condiciones de pago y firma el documento.

Propone la oferta del proveedor y/o prestador de servicios que presente las mejores condiciones en cuanto a precio y oportunidad, y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Cuadro comparativo,en un tanto.

Emite, a través del Módulo de Adquisiciones del SIAFEV el Pedido, en dos tantos con base en la selección del proveedor y/o prestador de servicios y firma el documento.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Cotizador en el Pedido, en dos tantos.

Envía a los proveedores y/o prestadores de servicios, el Pedido en un tanto, vía fax, para solicitar la entrega de los bienes, artículos y/o refacciones en el almacén de la Dependencia.

Pasa el tiempo.

Conecta con el procedimiento: Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico.

Recibe de los proveedores y/o prestadores de servicios la Factura, en original y revisa que corresponda a los bienes, artículos y/o refacciones adquiridos a través de adjudicación directa.

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Inventario


Verifica que la Facturaque se indican en el Pedido, en un tanto.

¿Coinciden los datos de la factura?

En caso de que no coincidan: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicio la Factura, original y solicita que se realicen los ajustes.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura debidamente requisitada.

Continua con la actividad número 14.

En caso de que si coincidan: Elabora la Solicitud- , en original y tres copias para realizar el trámite de pago y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Envía al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos, en original y dos copias; el Pedido en un tanto, el Cuadro comparativo, en un tanto, la Solicitud de cotización, en original, la Requisición en original, las Cotizaciones, en original y la Facturapago, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de compra directa, los documentos siguientes: - Solicitud-Comprobación de recursos, en tercera copia, - Pedido, en un tanto, - en copia, - Solicitud de cotización, en copia, - Cotizaciones en copia y - Cuadro comparativo, en copia.


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Objetivo: Participar, a través de invitación dirigida a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones, para que presenten proposiciones solventes en sobre cerrado que será abierto en acto oficial para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamientos.


El Programa anual de adquisiciones, permitirá planear, programar y licitar públicamente las compras y contratación de servicios.

El desarrollo del proceso de licitación simplificada deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo VI, artículo 57.

Las Invitaciones y el Anexo técnicobienes o servicios, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia.

El Oficio de invitación y las Bases de licitación deberán contener los siguientes elementos: número de licitación, especificaciones del servicio o bien a adquirir, los datos de la convocante, descripción general, cantidad y unidad de medida; lugar, plazo de entrega de las propuestas y condiciones de pago, así como la forma en que deberán presentarse las propuestas; lugar, fecha y hora a partir de la cual se recibirán las propuestas en sobre cerrado y en su caso la presentación de muestras de los bienes; lugar, fecha y hora de la celebración del acto de apertura de propuestas; apercibimiento en caso de incumplimiento.

El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar al Departamento de Recursos Materiales las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el Anexo técnico.

Normas

DGCS/UA/RM


LICITACIÓN SIMPLIFICADA



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Las Invitaciones al evento de licitación simplificada deberán enviarse a la Cámara Industrial, Comercial o agrupación, así como cuando menos a tres proveedores, y a la representatividad de la Contraloría General.

La recepción de Propuestas técnicas y económicas se realizará conforme lleguen y/o se registren los invitados, respetando el horario establecido en la Invitación.

Los invitados a la licitación podrán remitir sus Propuestas técnicas y económicas, al domicilio señalado en la Invitación, la asistencia de los participantes es opcional.

El acto de apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y no han sido violentados.

En el acto de apertura de propuestas deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicasy posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, y se asientan en el acta circunstanciada.

El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la Dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes.

El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos Pedidosevaluaciones realizadas a las propuestas presentadas por las empresas participantes en el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas, con la participación de organismos del sector privado que integran el Subcomité de adquisiciones de esta Dirección General.

DGCS/UA/RM




Inventario


Determina los requerimientos a licitar con base en la Requisición, en original que obtiene del archivo cronológico temporal.

Elabora el Oficio de invitación y las Bases de licitación ambos en original y copia y el Anexo técnicosolicitante para indicar las características de los bienes o servicios; y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en todos los documentos.

Envía el Oficio de invitación en original, las Bases de licitación en copia yel Anexo técnico en copia, cuando menos, a tres proveedores y/o prestadores de servicios cuya actividad comercial corresponda al bien y/o servicio a adquirir, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo con el sello, fecha, nombre y firma de quien recibe el Oficio de invitación en copia, las Bases de licitación en original, el Anexo técnico en original y la Requisición.

Elabora, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el Oficio de evento en original y copia y envía, con las especificaciones de la licitación para informar a la autoridad representativa de la Coordinación los invitados a la licitación y fecha y lugar del evento, posteriormente archiva cronológicamente en forma definitiva en el Expediente de licitación, como acuse de recibo la copia del Oficio de evento.

Pasa el tiempo.

Inicia el acto de apertura de propuestas y elabora el Registro de participantes, en original.

Recibe de los proveedores, prestadores de servicio, por participante una Propuesta técnica en original y una Propuesta económica en original.

Realiza la apertura de Propuesta (s) técnica (s) en original y de Propuesta en original, da lectura al contenido de éstas y verifica que

cumplan con lo solicitado en el Oficio de invitación, Bases de licitación yen el Anexo técnico.

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¿Cumple con los requisitos?

En caso de que no cumplan con los requisitos: Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) en original asentándolo en el Acta de apertura propuestasen original, que al final del evento deberán incluirse en el Expediente de licitación .


En caso de que cumpla con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestas en original, con el registro técnico y económico de las propuestas.

Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestas,así como la (s) Propuesta (s) técnica(s) en original y la Propuesta (s) económica (s) en original.

Obtiene las fotocopias necesarias y entrega a los participantes el Acta de apertura de propuestas y sus respectivos anexos.

Pasa el tiempo.

Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) y la (s)(s) y elabora el Dictamen en original, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando la o las propuestas solventes que más convienen a la convocante.

Integra en el Expediente de licitaciónpermanente los documentos siguientes: - Antecedentes (requisición) en original,

- Registro de participantes en original,

- Propuesta (s) técnica (s) en original,

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- Propuesta (s) económica (s) en original,

- Acta de apertura de propuestas en original, con sus respectivos cuadros,

- Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo de análisis.


Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

DGCS/UA/RM



Objetivo: Convocar públicamente a proveedores, prestadores de servicios y agrupaciones para que presenten proposiciones solventes para asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad en la adquisición, contratación y arrendamiento.


El Programa anual de adquisiciones, arrendamientos y serviciospúblicamente las compras y contratación de servicios.

La calendarización de las etapas del proceso de licitación pública deberá apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, capítulo II, artículo 35.

Las Convocatoriasnecesidades de la Dependencia, con los datos que permitan identificar a la convocante; descripción general, cantidad y unidad de medida; indicaciones para venta de bases; fecha, lugar y hora de junta de aclaraciones y de los actos de recepción y apertura de ofertas; especificaciones de recepción de bienes, así como de las condiciones de pago.

La Convocatoría, Bases de licitación, avisos de modificaciones, Actas de juntas de aclaraciones, Fallos ygeneralidades de los Contratos -Ver, para su disposición en Internet.

Las Bases de licitacióndisposiciones reglamentarias a las que deberá apegarse el desarrollo del concurso, así como los criterios de adjudicación.

El área solicitante de bienes o servicios deberá entregar al Departamento de Recursos Materiales las características técnicas y cantidades de los bienes o servicios a licitar para integrar el anexo técnico de las Bases de licitación.

Normas

DGCS/UA/RM


LICITACIÓN PÚBLICA



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

De acuerdo a la normatividad general deberá enviarse participación del desarrollo de la licitación a la Secretaría de Finanzas y Planeación y a la representatividad de la Dirección General.

En la junta de aclaraciones únicamente se dará respuesta a las preguntas recibidas hasta un día antes de la junta, y pueden ser enviadas por fax, correo certificado con acuse de recibo u otro medio que pueda hacer constar que se recibieron en tiempo y forma.

En el Acta de la junta de aclaracioneslas preguntas y respuestas de los participantes.

En el Acto de la junta de aclaraciones los participantes que hayan adquirido las Bases de licitación en la Dependencia o por Compranet-Ver, deberán enviar o presentar el recibo por compra de bases.

En el acto de apertura de Propuestas técnicas y económicaso morales) se realizará con una hora antes a la celebración, presentando identificación con fotografía.

La recepción de Propuestas técnicas y económicasparticipantes y estos entregarán sus propuestas en sobres separados y debidamente cerrados. La asistencia de las empresas participantes es opcional por lo que previamente deberán remitir sus propuestas al domicilio señalado en las Bases, en el entendido de que toda propuesta extemporánea será descalificada.

El acto de recepción y apertura de propuestas será presidido por el servidor público designado por la convocante, facultado para aceptar o desechar propuestas, además deberá mostrar ante los asistentes que los sobres están debidamente cerrados y que no han sido violentados.

En el acto de recepción y apertura deberá realizarse primero, la apertura de Propuestas técnicas y posteriormente las Propuestas económicas, leyendo en voz alta los precios unitarios, los globales con y sin I.V.A., así como las condiciones de venta y garantía que ofrecen, asentándose en el acta circunstanciada.

Para el desarrollo del evento de licitación deberá integrarse el comité interno para analizar las Propuestas técnicas y económicas con base en el presupuesto autorizado.

El Dictamen deberá elaborarse considerando las propuestas en cuanto a calidad, rendimiento, precio, financiamiento, oportunidad, tiempo de entrega, servicios, garantías y demás estipulaciones favorables para la dependencia, indicando también las razones y causas por las que en su caso se descalifique a alguno de los participantes.

DGCS/UA/RM



El Dictamen deberá elaborarse por escrito y contener los puntos resolutivos para la celebración de Contratos y adjudicación de Pedidoslas propuestas presentadas por las empresas participantes en el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas, con la participación de organismos del sector privado que integran el Subcomité de Adquisiciones de esta Dirección General.

DGCS/UA/RM




Inventario


Determina los requerimientos que deben abastecerse a través de la modalidad de compra de Licitación Pública con base en la Requisición enoriginal que obtiene del archivo cronológico temporal.

Calendariza los eventos de la Licitación Pública indicando lugares, fechas y horarios para venta de bases, para junta de aclaraciones, para acto de recepción de apertura de propuestas técnicas y económicas, para su registro en el Compranet-Ver.

Elabora las Bases de licitación en original, en coordinación con el área solicitante con las especificaciones administrativas a las que va a ajustarse el procedimiento de licitación y las especificaciones técnicas de los bienes o servicios.

Accede al Sistema Compranet-Ver y captura los datos de la Dependencia, la descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios, lugares, fechas y horarios para venta de bases y su costo, así como la fecha, lugar y hora de la junta de aclaraciones y de los de recepción y apertura de proposiciones técnicas y económicas, de caracter nacional o internacional, la moneda y el idioma, lugar, plazo de entrega y condiciones de pago y emite la Convocatoria, en un tanto y las Bases de licitación en un tanto que corresponden al evento de la licitación.

Accede al Sistema Compranet-Ver y respalda la información que contiene la Convocatoria

Recaba firma del Titular de la Unidad Administrativa en la Convocatoria enun tanto y en las Bases de licitación en un tanto.

Elabora el Oficio para Compranet-Ver, en original y copia, dirigido a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General para solicitar la publicación de la Convocatoriarecaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en el documento.

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Inventario


Solicita la publicación de la Convocatoria y envía a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General, a través del Sistema Electrónico Compranet-Ver los archivos de la Convocatoria y las Bases de licitación Oficio para compranet en original, la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto, y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio para Compranet-Ver en copia.

Elabora Oficio de solicitud de publicación en medios oficiales original y copia, dirigida al Departamento de Recursos Financieros y la envía junto con la Convocatoriapermanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio de solicitud de publicación en medios oficiales, en copia.

Elabora y envía el Oficio del eventode la Coordinación que participarán en los actos de licitación, indicando lugar, fecha y horarios para solicitar su asistencia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación como acuse de recibo el Oficio del evento en copia.

Realiza la venta de Bases de licitación en un tanto a los proveedores y/o prestadores de servicios interesados en el evento de licitación y archiva de manera cronológica permanente la Convocatoria en un tanto y las Bases de licitación en un tanto en el Expediente de licitación.

Pasa el tiempo.

Realiza la junta de aclaraciones y elabora el Registro de participantes enoriginal y el Acta de junta de aclaraciones en original y las copias necesarias con las observaciones, modificaciones y aclaraciones relativas a plazos u otros aspectos técnicos establecidos en la Convocatoria o en las Bases de licitación.

Pasa el tiempo.

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Inventario


Recaba firma y entrega copia del Acta de junta de aclaraciones, a cada uno de los participantes y archiva de manera cronológica definitiva en el Expediente de licitación el Acta de junta de aclaraciones en original y el Registro de participantes en original.

Pasa el tiempo.

Realiza el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas y elabora el Registro de asistentes, en original, el acto es presidido por el servidor público designado por la convocante en la fecha, lugar y hora señalados.

Recibe por participante en sobre cerrado una Propuesta (s) técnica (s) enoriginal, la (s) Propuesta (s) económica (s) en original y el documento que conste de la Fianza

Realiza la apertura de los sobres de la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) económica (s) y verifica el cumplimiento de todos los requisitos solicitados en las Bases de licitación.


En caso de no cumplir con los requisitos: Descalifica la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económica (s)respectivo.


En caso de cumplir con los requisitos: Elabora el Acta de apertura de propuestasconstar las proposiciones recibidas y sus importes; las rechazadas con las causas que las motivaron y las observaciones que manifiesten los participantes.

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Obtiene la firma de los participantes en el Acta de apertura de propuestasen original, en la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta

en original.

Obtiene las fotocopias necesarias del Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas en original y las entrega a los participantes.

Analiza la (s) Propuesta (s) técnica (s) en original y la (s) Propuesta (s) Económica (s) en original, comparando las diferentes condiciones ofrecidas por los participantes de acuerdo con los criterios de adjudicación establecidos en las Bases de licitación.

Elabora el Dictamen Pedido yse señalan quiénes son los proveedores o prestadores de servicios cuyas ofertas presentan las mejores condiciones, así mismo se especifican los lugares que corresponden a los demás participantes, con el monto y la mención de las propuestas que hayan sido desechadas.

Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de licitación los documentos siguientes: - Antecedente en original, - Convocatoria en original, - Bases en original, - Registro de participantes al acto de apertura de ofertas, en original, - Acta de junta de aclaraciones en original, - Propuesta (s) técnica (s), en original, - , en original, - Acta de apertura de propuestas, en original, - Dictamen, en original.


Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

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Objetivo: Dar a conocer a los participantes en los eventos de Licitación Pública y Licitación Simplificada la adjudicación de los bienes o servicios concursados para formalizar la relación de compra-venta que realiza la Dirección.


La emisión de los fallos de licitación deberán apegarse a las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos y Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras Públicas.

La emisión de los fallos de licitación deberán realizarse conforme a los acuerdos establecidos por el Subcomité de Adquisiciones, de acuerdo a la responsabilidad de los servidores públicos a quienes compete su emisión.

La notificación del fallo de licitación se dará a conocer a los participantes en acto público o por escrito según se estipule en las Bases de licitación.

La comunicación del fallo deberá emitirse al proveedor y/o prestador de servicios adjudicados en un plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de la emisión del dictamen técnico económico, para Licitación Pública y dentro de los 3 días hábiles siguientes al acto de apertura de propuestas para Licitación Simplificada.

Normas

DGCS/UA/RM


EMISIÓN DE FALLOS DE LICITACIÓN PÚBLICA Y DE LICITACIÓN SIMPLIFICADA



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

La adjudicación de bienes se formalizará, a través de Pedido, o en su caso con un Contrato que deberá elaborarse en coordinación con la Dirección Jurídica.

En el caso que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) supere Contrato con las

especificaciones de los bienes o servicios, monto y condiciones establecidas en los eventos de licitación.

En el caso de que el importe adjudicado al o los proveedor (es) o prestador (es) de servicio (s) correspondan a más de 1,135 salarios mínimos vigentes en la Cd. de Xalapa, Veracruz derivada de cualquier procedimiento de adjudicación, además de elaborar el Contrato Fianza,de cumplimiento del contrato.

Los fallos de las licitaciones y los datos relevantes de los Pedidos y/o Contratosy transmitirse a través del Sistema Electrónico Compranet.Ver, con base en las disposiciones del Acuerdo que establece el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales, denominado Compranet-Ver, para Licitaciones Públicas y vía fax, correo electrónico o personal si es Licitación Simplificada, además de informarlo a través de la Página Web.

La Facturade conformidad de que los bienes cumplen con las especificaciones y cantidad establecidos en el Contrato o Pedido

DGCS/UA/RM




Inventario


Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de subcomité de adquisiciones y obras públicas en fotocopia y analiza los acuerdos relativos a las propuestas de fallo de los eventos de Licitación Pública o Licitación Simplificada.

Adecua Dictamen en original y Oficio de notificación de fallo en original y copia con la designación de adjudicación de los bienes y/o servicios licitados al proveedor o prestador de servicios y firma los documentos.

Recaba firma en el Dictamen, en original del Jefe de la Unidad Administrativa, Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Notifica con el Oficio de notificación de fallo en original a los proveedores y/o prestadores de servicios y a las cámaras participantes en el evento de licitación, podrá optarse por comunicar el fallo mediante escrito con acuse de recibo, en acto, vía fax, correo electrónico o bien colocar un anuncio en la tabla de avisos de la Dependencia, siempre que así se hubiere señalado en las Bases de licitación.

Elabora Contratodetermina si por el monto adjudicado se requiere que el proveedor o prestador de servicios presente Fianza que garantice la entrega oportuna de los bienes.

Obtiene visto bueno del Director Jurídico en el Contrato en original.

Recaba firma del Jefe del Jefe de la Unidad Administrativa y del proveedor o prestador de servicios en el Contrato en original

Accede al Sistema de Adquisiciones del SIAFEV y emite el Cuadro comparativo Pedido en un tanto con los datos del proveedor y/o prestador de servicios adjudicados, las especificaciones de los bienes y/o servicios y los importes a que asciende la adjudicación y firma los documentos.

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Inventario


Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Adquisiciones e Inventario en el Cuadro comparativo en un tanto y en el Pedido en un tanto.

Obtiene del Pedido en un tanto, dos fotocopias y envía al proveedor y/o prestador de servicio el Pedido

Pasa el tiempo.

Conecta con el procedimiento: Recepción de Material de Oficina, Papelería, Consumibles de Cómputo, Material Fotográfico y Artículos de Limpieza.

Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original con los datos de los bienes recibidos a conformidad, o en su caso con los datos de los servicios contratados.

Verifica que los datos de la Factura en original coincidan con los registros del Pedido en un tanto.

¿Coinciden los datos de la Factura?

En caso de que no coincidan los datos de la Factura: Devuelve al proveedor y/o prestador de servicios la Factura en original y solicita que se realicen los ajustes que permitan emitir el pago por la adquisición o contratación.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor y/o prestador de servicio la Factura en original con los ajustes solicitados.


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Inventario


En caso de que coincidan los datos de la Factura:Elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para que se realice la afectación presupuestal y se emita el pago que corresponda.

Obtiene una fotocopia de la Factura en original.

Turna al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos en original y copia, el Pedido en un tanto, el Oficio de notificación de fallo, en copia y la Factura en original para solicitar la emisión del cheque que permita realizar el pago al o los proveedores y/o prestadores de servicios.

Integra en el Expediente de licitacióndefinitiva los documentos siguientes: - Oficio de notificación de fallo, en original, - Pedido, en fotocopia, - Contrato, en original, - Cuadro comparativo, en original y - Factura, en fotocopia.


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Objetivo: Someter a consideración del Órgano Colegiado, el seguimiento de acciones tendientes a la optimización de recursos que se destinan a las adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacén relacionados con bienes muebles en la Dependencia.


Las sesiones del Subcomité podrán ser ordinarias o extraordinarias atendiendo a la relevancia y oportunidad de los asuntos correspondientes a su consideración.

Las sesiones ordinarias del Subcomité, podrán ser llevadas a cabo únicamente con la participación de los representantes del sector público siempre y cuando se traten asuntos relacionados a la planeación, programación, presupuestación, ejecución y evaluación de los aspectos que marcan las leyes de adquisiciones y de obras públicas.

En la primera sesión del Subcomité de cada año se deberán atender los asuntos relacionados con el Programa anual de adquisiciones, el Presupuesto autorizado para gasto corriente y el Calendario anual de sesiones.

El Expediente de documentosque se elabore la Síntesis

En la Síntesisde la Dependencia, se deberá considerar el resumen de las licitaciones, adquisiciones y la contratación de servicios que a las fechas se realicen.

En los casos en que resulte necesario, el Secretario Ejecutivo del Subcomité podrá entregar a los integrantes del mismo, información adicional a la presentada en la Síntesis de asuntos a tratar.

En los casos en que los vocales consideren conveniente remitir al Secretario Ejecutivo del Subcomité los asuntos que deban ser expuestos en la sesión mensual, estos asuntos deberán ser incluidos en la Orden del díase trate.

En el caso de que en las Sesiones Ordinarias no se cuente con quorum para su inicio, se convocará a una Sesión Extraordinaria para la atención de los asuntos que correspondan, dentro de los 30 minutos siguientes previstos para la hora de inicio de la Sesión Ordinaria.

Normas

DGCS/UA/RM


DESARROLLO DE SESIONES DEL SUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


Inventario


Obtiene del archivo cronológico permanente el Expediente de documentosoriginal y acuerda con el Titular de la Unidad Administrativa los puntos a considerar en la orden del día de la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones de la Dirección.

Elabora los Oficios de invitación personalizados en original y copias para cada uno de los integrantes del Órgano Colegiado, incluyendo en estos la orden del día determinada con anterioridad, la fecha y el lugar de la reunión y recaba firma del Presidente del Subcomité.

Elabora con base en la información contenida en el Expediente de documentos original, la Síntesis de asuntos a tratar en la reunión mensual del Órgano Colegiado en original para cada uno de los integrantes del Subcomité.

Turna a los integrantes del Subcomité los Oficios de Invitación y en su caso una Síntesis de asuntos a tratar por cada punto que contenga la orden del día, ambos documentos en original y las copias de los Oficios de invitaciónlas archiva como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de sesiones del subcomité de la Dependencia.

Pasa el tiempo.

Elabora la Lista de asistencia en original e integra folders personalizados con los reportes-resumen de los asuntos a tratar y hojas en blanco para cada uno de los asistentes a la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas de la Dependencia.

Acude a la sesión llevando consigo el Expediente de documentos original, la Lista de asistencia y los folders personalizados.

Entrega a los integrantes del Subcomité los folders personalizados para que estos efectúen anotaciones durante la reunión mensual del Subcomité de Adquisiciones de la Dirección.

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DGCS/UA/RM




Inventario


Inicia la reunión mensual del Subcomité y recaba firma de cada uno de los participantes de la sesión en la Lista de asistencia original.

Da lectura a la orden del día programada y desarrolla cada uno de los puntos a tratar en la sesión, sometiéndolos a consideración del Órgano Colegiado para que se tomen los acuerdos correspondientes.

Concluye la sesión una vez agotada la orden del día y asentados los acuerdos correspondientes.

Elabora Acta circunstanciada en original asentando todos los hechos expuestos y recaba firma de cada uno de los integrantes del Subcomité que asistieron a la reunión mensual.

Resguarda en el Expediente de sesiones del subcomité que archiva de manera cronológica permanente, la siguiente documentación: - Lista de asistencia en original. - Invitaciones en original. - Acta circunstanciada en original. - Síntesis de asuntos a tratar en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Emisión de Fallos de Licitación Pública y de Licitación Simplificada.

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DGCS/UA/RM



Objetivo: Registrar en el inventario de la Dirección General de Comunicación Social la adquisición de bienes muebles y controlar su asignación a través de la elaboración de resguardos.


La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos sólo procederá si cumplen con las especificaciones, marca, precio y cantidad que se indiquen en el Pedido.

El registro de alta en el inventario deberá realizarse considerando lo siguiente: - Que tenga un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Estado de Veracruz. - Los bienes con vida útil superior a un año, que no tengan la consideración de bienes de consumo. - Los bienes que incumplan uno de los dos preceptos anteriores, podrán ser registrados a través de un resguardo interno

por usuario.

El registro de bienes muebles en el inventario deberá realizarse de acuerdo al valor de adquisición, y en el caso de bienes muebles producidos de acuerdo al valor de producción.

La clasificación de los bienes muebles para su registro en el inventario deberá realizarse de acuerdo al catálogo establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El número de inventario se asignará a los bienes muebles a través de los Códigos de Barras que se reciben de la SEFIPLAN.

La asignación de mobiliario se realizará a través de los resguardos en forma individual.

Normas

DGCS/UA/RM


REGISTRO Y ASIGNACIÓN DE MUEBLES



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


Inventario


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Recibe del proveedor los bienes muebles y la Factura en original y copia; y obtiene del archivo cronológico temporal el Pedido en copia.

Verifica que los bienes muebles recibidos coincidan con lo especificado en el original y copia de la Factura y en la copia del Pedido.

¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total de bienes muebles de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido y le devuelve la Factura Pedido en copia de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.


En caso de coincidir: Sella como acuse de recibo y devuelve al proveedor la Factura en original.

Elabora la Relación de bienes en original y copia y el Oficio de solicitud dealta de bienes muebles en original y copia, para solicitar a la SEFIPLAN el registro de bienes y la emisión del Código de barras con los números del inventario asignados a cada bien.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original y copia.

Integra en Paquete 1 los documentos siguientes: - Relación de bienes en original, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en original, - Factura en copia.

DGCS/UA/RM




Inventario


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Integra en Paquete 2, los documentos siguientes: - Relación de bienes en copia, - Oficio de solicitud de alta de bienes muebles en copia, - Factura en fotocopia.

Envía el Paquete 1Secretaría de Finanzas y Planeación; y el Paquete 2 se archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación los Códigos de barra enoriginal con la clave del inventario y adhiere los mismos a los bienes muebles.

Elabora el Resguardo provisional en original y copia y el Pase de salidadel bien mueble en original y copia.

Recaba firmas de autorización de los servidores públicos responsables en el Pase de salida en original y copia.

Recaba firma del resguardatario de los bienes muebles en el Pase de salidaoriginal y copia y en el Resguardo provisional en original y copia.

Entrega al resguardatario el Resguardo provisional en copia y los bienes muebles asignados.

Accede y actualiza con el Resguardo provisional en original el Resguardo individual que obtiene del Sistema Desconcentrado de Inventarios.

Imprime del Sistema Desconcentrado de Inventarios el Resguardo individual en un tanto, lo entrega al resguardatario y archiva en forma cronológica temporal el Resguardo provisional en original y el Pase de salida en original.


DGCS/UA/RM



Objetivo: Modificar la asignación de los bienes muebles con base en los movimientos de personal y condiciones físicas del mobiliario, equipo y vehículos para mantener actualizado el control de inventarios de la Dirección General de Comunicación Social.


Con fundamento en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles, en su artículo 86, deberá realizarse la revisión de asignación de los bienes muebles para actualizar el inventario y los resguardos correspondientes.

Los bienes muebles que correspondan a la Dirección, sin excepción deberán registrar número de inventario y contar con el Resguardousuario.

La custodia o resguardo de bienes muebles representa la responsabilidad de conservar y mantener en perfecto estado los bienes asignados, en caso contrario deberá exigirse su reposición y resarcimiento del daño o perjuicio, independiente de las sanciones que se dispongan.

Los Resguardoscondiciones físicas de los bienes, así como indicar los datos generales del resguardatario y área de adscripción.

La actualización de Resguardosanteriores deberán cancelarse.

Mensualmente deberá corroborar en la lista de movimientos de altas, bajas o cambios de personal que emite el Departamento de Recursos Humanos, las actualizaciones de Resguardos.

Normas

DGCS/UA/RM


ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:


Inventario

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Recibe verbalmente de los Usuarios o del área la solicitud para actualizar Resguardos

¿Cuál es la causa de la actualización?

En caso de ser actualización de Resguardo por cambio de usuario: Verifica físicamente en el área los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse.


En caso de ser actualización de Resguardo por baja de personal: Recibe del Usuario la solicitud de liberación de adeudos de bienes muebles.

Verifica físicamente en el área de trabajo los cambios de bienes muebles que habrán de realizarse.

Elabora y recaba firma, del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el formato Constancia de no adeudos en original y entrega al usuario.

Solicita y recibe del Jefe del área de trabajo el nombre del usuario que será responsable de los bienes muebles.

Accede al Sistema Desconcentrado de Inventarios de la SEFIPLAN y emite el Resguardo individualSistema Interno.

Recaba firma del Usuario de los bienes en el Resguardo individual y se lo entrega en un tanto y archiva de manera cronológica permanente el segundo tanto del mismo documento.



DGCS/UA/RM


ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE BIENES MUEBLES

Objetivo: Registrar en el inventario la baja de bienes muebles deteriorados que no cumplan con el objetivo de su adquisición y asignación.


La baja de bienes muebles en el inventario de la Dirección procederá si trata de un bien obsoleto, con deterioro irreparable o cuando su mantenimiento correctivo represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención.

La baja de bienes muebles deberá presentarse para aprobación ante el Subcomité de Adquisiciones de la Dirección General de Comunicación Social.

Los bienes muebles sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el Almacén de la Dirección, hasta determinar su destino final.

La Oficina de Adquisiciones e Inventario deberá confirmar en el Sistema Desconcentrado de Inventarios el registro de baja de los bienes muebles que afectará la Secretaría de Finanzas y Planeación, en caso contrario solicitará vía telefónica la actualización de los registros.

Normas

DGCS/UA/RM


BAJA DE BIENES MUEBLES



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Detecta y reúne en Almacén los bienes muebles que se han reportado para baja del inventario de la Dirección.

Verifica la clasificación de los bienes muebles sujetos a bajas en el Almacén.

¿Cómo se clasifican los bienes?

En caso de que sean clasificados como Equipo de Cómputo: Recibe del Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y revisa el Dictamen en original.


En caso de que sean clasificados como Mobiliario: Elabora el Dictamen en original para determinar la baja del mobiliario de acuerdo a las condiciones físicas en las que se encuentra.

¿Procede la Baja?

En caso de no proceder la baja : Tramita con base en el Dictamenarchiva de manera cronológica permanente.

Fin.

Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Bienes Muebles.

En caso de proceder la baja: Elabora la Relación del mobiliario y equipo en original de los bienes que se procederán a dar de baja.

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen en original; para acuerdo de baja de inventario ante el Subcomité de Adquisiciones.


Inventario

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DGCS/UA/RM



Pasa el tiempo

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales el Acta de Subcomité en copia, con el acuerdo para la baja del mobiliario o equipo de cómputo, la Relación de mobiliario y equipo en original y el Dictamen enoriginal.

Elabora Oficio de solicitud de bajaFinanzas y Planeación y recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación; el Oficio de solicitud de baja en original y el Acta de Subcomité en copia y archiva de manera cronológica definitiva la Relación de mobiliario y equipo en original, el Dictamen en original y como acuse de recibo el Oficio de solicitud de bajaen copia.

Pasa el tiempo.

Accede al Sistema Desconcentrado de Inventarios y revisa que los movimientos de baja estén registrados.



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DGCS/UA/RM



Objetivo: Verificar la entrega de artículos por parte de los proveedores, de acuerdo a las condiciones y características establecidas en el Pedido y registrar la entrada del material al Almacén.


La recepción en el almacén de los bienes muebles adquiridos sólo procederá si cumplen con las especificaciones, marca, precio y cantidad que se indiquen en el Pedido.

La recepción de artículos en el Almacén procederá de acuerdo a las características físicas, precios y cantidades que se establecen en el Pedido.

La recepción de artículos deberá realizarse en forma completa, no deberán aceptarse entregas par-ciales, con la excepción de haberse establecido en el Pedido.

El proveedor deberá entregar la Factura en original y copia al Departamento de Recursos Materiales para obtener el sello de recibido.

Los artículos recibidos deberán detallarse en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén para mantener actualizada la información de existencias.

La entrada de artículos al Almacén deberá controlarse a través de la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén y del Sistema Interno de Almacén.

Normas

DGCS/UA/RM


RECEPCIÓN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM


RECEPCIÓN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO


Inventario


1

2A.1

2A.2

3

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5

Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedidotemporal.

¿Coincide lo recibido con lo solicitado?

En caso de no coincidir: Solicita al proveedor la entrega total del material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le devuelve la FacturaPedido

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedidotemporal.

Continua con la actividad número 3.

En caso de coincidir: Sella de recibido en la Factura original y copia, entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la Factura encopia y el Pedido en copia.

Registra el material recibido en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén, que se obtuvo previamente del archivo cronológico de facturas.

Recibe, clasifica y acomoda el material en los anaqueles correspondientes y se archivan los antecedentes de entrada de artículos de manera cronológica.


Objetivo: Proporcionar con oportunidad, a las áreas de trabajo de la Dirección, los artículos necesarios para el desarrollo de las funciones que les corresponden.


Las Requisicionesel caso de las RequisicionesRecursos Materiales.

Las áreas de trabajo sólo podrán requerir los artículos indicados en el catálogo que dará a conocer, al inicio del año presupuestal, el Departamento de Recursos Materiales.

La Oficina de Adquisiciones e Inventario podrá ajustar las cantidades de material a surtir, de acuerdo con las existencias físicas en el almacén.

Normas

DGCS/UA/RM


ABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM


ABASTECIMIENTO DE REQUISICIONES Y SUMINISTRO DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL , ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO


Inventario


1

2

3

4

5

Recibe de las área s de la Dirección, a través del Jefe de Departamento deRecursos Materiales la Requisición en original y copia, la cual devuelve previo acuse de recibo.

Analiza la Requisición Base de datos de los materiales y consumibles de almacén en copia la cual obtiene del archivo alfabético permanente; especifica las cantidades a surtir deacuerdo a las existencias del almacén.

Entrega el material a las diversas áreas previa revisión y obtiene firma derecibido en el formato de surtimiento Vale de material en dos tantos, uno espara el área que recibe el material y el otro lo archiva de manera cronológica definitiva,

Registra el material entregado en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén .

Registra en el Sistema In terno de Almacén el material entregado y archiva la Requisición


Conecta con el procedimiento:Levantamiento de Inventario Físico de Almacén, Material de Oficina, Papelería, Consumibles y Accesorios de Cómputo, Material Fotográfico y Audiovisual, Artículos de Limpieza y Material Eléctrico.

Objetivo: Verificar las existencias físicas de artículos en almacén contra los controles documentales para determinar las necesidades y situación de existencias.


El Departamento de Recursos Materiales se abstendrá de entregar a las diversas áreas el material solicitado en período de inventarios.

La verificación de las existencias físicas de artículos en el almacén, deberá realizarse considerando los registros en la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén.

El resultado del inventario deberá indicarse en la Minuta de trabajo con el registro del personal responsable del procedimiento.

El Reporte de consumo mensual valuado para el registro contable deberá enviarse a la Jefatura de la Unidad Administrativa, con copia para la Contraloría Interna y para el Departamento de Recursos Financieros.

Normas

DGCS/UA/RM


LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO EN ALMACÉN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM


LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO EN ALMACÉN DE MATERIALES DE OFICINA, PAPELERÍA, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO, MATERIAL FOTOGRÁFICO Y AUDIOVISUAL, ARTÍCULOS DE LIMPIEZA Y MATERIAL ELÉCTRICO


Inventario


1

2

2A

2A.1

3

4

Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento de inventario, el conteo de existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico en original.

Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original y la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén, con copia que obtiene del archivo alfabético permanente.

¿Existen diferencias?

En caso de existir diferencias: Investiga las diferencias encontradas contra la Base de datos de los materiales y consumibles de almacén en copia y las Requisiciones en original que obtiene del archivo cronológico permanente e identifica los ajustes.

Realiza los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Kardex por artículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente y de manera cronológica permanente las Requisiciones en original.


En caso de no existir diferencias: Elabora Reporte mensual de existencias en original y copia y la Minuta de trabajodel levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales al Jefe de Departamento de Recursos Materiales y archiva las copias de manera cronológica definitiva.

Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y turna el original al Departamento de Recursos Financieros, la copia la archiva de manera cronológica definitiva.


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URSO

S

REQU

ISIC

ION

COTI

ZACI

ONES

SOLI

CITU

D DE

CO

TIZA

CIÓN

C

UADR

O CO

MPA

RATI

VO

1

1

1

1

COTI

ZACI

ONES

O

2T

VERI

FICA

PEDI

DO

O FA

CTUR

A ELAB

ORA

Y RE

CABA

FIR

MA

O-3

DEVU

ELVE

Y

SOLI

CITA

AJU

STES

FACT

URA

O

1

FIN

ENVI

A

PEDI

DO

DEPA

RTAM

ENTO

DE

REC

URSO

S F

INAN

CIER

OS

¿ CO

INCI

DEN

LOS

DATO

S DE

LA

FACT

URA

?

NO

SI

- PRO

VEED

OR

- PRE

STAD

OR

DE

SERV

ICIO

- JEF

E DE

D

EPAR

TAM

ENTO

D

E RE

CURS

OS

MAT

ERIA

LES

- JEF

E DE

LA O

FICI

NA

DE

ADQU

ISIC

IONE

S

O-2

T

SOLI

CITU

D-

COM

PROB

ACIO

N DE

REC

URSO

S

SOLI

CITU

D-

COM

PROB

ACIO

N DE

REC

URSO

S

C

UADR

O CO

MPA

RATI

VO

T

O

SOLI

CITU

D DE

CO

TIZA

CION

O

REQU

ISIC

IÓN

ADJU

DICA

CIÓN

DIR

ECTA

JEFE

DE

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS

MAT

ERIA

LES

1

RECI

BE

FACT

URA

- PRO

VEED

OR

- PRE

STAD

OR

DE

SERV

ICIO

1

C EX

PEDI

ENTE

LI

CITA

CIÓN

LICI

TACI

ÓN S

IMPL

IFIC

ADA

220

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

REAL

IZA

Y VE

RIFI

CA

PROP

UEST

A TÉ

CNIC

A

PROP

UEST

A

ECON

ÓMIC

A

INIC

IO

ENVÍ

A

OBTI

ENE

FIRM

A

O

2

DETE

RMIN

A RE

QUER

IMIE

NTOS

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FIR

MA

REQU

ISIC

IÓN

OFIC

IO D

E IN

VITA

CIÓN

ANEX

O TÉ

CNIC

O

O-1

O-1

O

OFIC

IO D

E IN

VITA

CIÓN

O

BASE

S DE

LI

CITA

CIÓN

1

1

O

- PRO

VEED

ORES

- P

REST

ADOR

ES D

E SE

RVIC

IO

- DIR

ECCI

ON G

ENER

AL D

E C

ONTR

OL Y

EVA

LUAC

ION

REQU

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IÓN

O C

INVI

TADO

S

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MIN

ISTR

ATIV

A

EXPE

DIEN

TE D

E LI

CITA

CIÓN

ELAB

ORA

Y

RECA

BA F

IRM

A

O

OFIC

IO D

E EV

ENTO

O

INIC

IA

REGI

STRO

DE

PART

ICIP

ANTE

S

- PR

OVEE

DORE

S -

PRES

TADO

RES

DE

SER

VICI

O

RECI

BE

PROP

UEST

A TÉ

CNIC

A

PROP

UEST

A

ECON

ÓMIC

A

DESC

ALIF

ICA

1

¿ CU

MPL

E CO

N LO

S

REQU

ISIT

OS ?

NO

PROP

UEST

A

TÉCN

ICA

PROP

UEST

A

ECON

ÓMIC

A

ELAB

ORA

ACTA

DE

APER

TURA

SI

1

O

PART

ICIP

ANTE

S

ACTA

AP

ERTU

RA

PROP

UEST

A TE

CNIC

A PROP

UEST

A EC

ONOM

ICA

OBTI

ENE

Y EN

TREG

A FO

TOCO

PIA

ACTA

AP

ERTU

RA

O

F

O

O

O

O

O

O

O

O

BA

SES

DE

LICI

TACI

ON

O-1

ANEX

O TÉ

CNIC

O

1

O

OFIC

IO D

E IN

VITA

CIÓN

BASE

S DE

LI

CITA

CIÓN

PART

ICIP

ANTE

S

ANEX

O TÉ

CNIC

O

C

221

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

FIN

O

DICT

AMEN

REGI

STRO

DE

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ICIP

ANTE

S

PROP

UEST

A

TÉCN

ICA

O

PROP

UEST

A

ECON

ÓMIC

A

ACTA

DE

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ERTU

RA

CONE

CTA

CON

EL P

ROCE

DIM

IENT

O:

EMIS

ION

DE F

ALLO

S DE

LIC

ITAC

IÓN

PÚBL

ICA

Y DE

LICI

TACI

ÓN S

IMPL

IFIC

ADA

O

O

O

1

INTE

GRA

O

ANAL

IZA

Y

ELAB

ORA

DICT

AMEN

ANTE

CEDE

NTES

� R

EQUI

SICI

ÓN �

O

C EX

PEDI

ENTE

LI

CITA

CIÓN

LICI

TACI

ÓN S

IMPL

IFIC

ADA

OFIC

IO P

ARA

COM

PRAN

ET

CONV

OCAT

ORIA

BASE

S DE

LI

CITA

CIÓN

O

FICI

O

P

ARA

CO

MPR

ANET

O

T

T

SIST

EMA

COM

PRAN

ET

CO

NVOC

ATOR

IA

SIST

EMA

COM

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ET-V

ER

T

BASE

S DE

LI

CITA

CION

T CO

NVOC

ATOR

IA

SIST

EMA

COM

PRAN

ET-V

ER

OFIC

IOS

SOLI

CITU

D DE

PU

BLIC

ACIÓ

N EN

M

EDIO

S OF

ICIA

LES

CO

NVOC

ATOR

IA

OFIC

IOS

SOLI

CITU

D DE

PU

BLIC

ACIÓ

N EN

M

EDIO

S OF

ICIA

LES

LICI

TACI

ÓN P

ÚBLI

CA

229

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

ELAB

ORA

BASE

S DE

LI

CITA

CIÓN

EN C

OORD

INAC

ION

C

ON A

REA

S

OLIC

ITAN

TE

O

ACCE

DE Y

RES

PALD

A

EXPE

DIEN

TE

DE L

ICIT

ACIO

N

INIC

IO

DETE

RMIN

A

REQU

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IÓN

O

CA

LEND

ARIZ

A

EVEN

TO

ACCE

DE, C

APTU

RA

Y EM

ITE

RECA

BA

FIRM

A

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ORIA

BASE

S DE

LI

CITA

CIÓN

T

T

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FIR

MA

OFIC

IO P

ARA

COM

PRAN

ET

O-1

SOLI

CITA

Y EN

VÍA

ELAB

ORA

PUBL

ICAC

ION

Y

TURN

A

CONV

OCAT

ORIA

O-1

T

ELAB

ORA

Y EN

VÍA

OFIC

IO D

E EV

ENTO

O

1

EXPE

DIEN

TE

DE L

ICIT

ACIO

N

DIRE

CCIO

N GE

NERA

L DE

CO

NTRO

L Y E

VALU

ACIO

N DE

LA

CO

NTRA

LORÍ

A GE

NERA

L DE

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STAD

O

DEPA

RTAM

ENTO

D

E RE

CURS

OS

FIN

ANCI

EROS

ÁREA

S DE

LA

COOR

DINA

CIÓN

Q

UE P

ARTI

CIPA

RÁN

EN E

L AC

TO

DE

LICI

TACI

ÓN

1

C

EXPE

DIEN

TE

DE L

ICIT

ACIÓ

N

EXPE

DIEN

TE

DE L

ICIT

ACIÓ

N

REAL

IZA

VENT

A

BASE

S DE

LI

CITA

CIÓN

CONV

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ORIA

- PRO

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ORES

- P

REST

ADOR

ES

DE

SERV

ICIO

S

BASE

S DE

LI

CITA

CIÓN

O

REAL

IZA

Y

ELAB

ORA

REGI

STRO

DE

PART

ICIP

ANTE

S

ACT

A DE

JUN

TA D

E AC

LARA

CION

ES

O-1

T

T

T

1

C

JEFE

DE

LA

UNID

AD

ADM

INIS

TRAT

IVA

JEFE

DE

LA

UNID

AD

ADM

INIS

TRAT

IVA

2

C

C

C

LICI

TACI

ÓN P

ÚBLI

CA

230

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

PROP

UEST

A TÉ

CNIC

A

PROP

UEST

A EC

ONÓM

ICA

A

CTA

DE

APER

TURA

DIC

TAM

EN

O

O

O

R

EGIS

TRO

DE

PART

ICIP

ANTE

S

1

¿ CU

MPL

E CO

N LO

S RE

QUIS

ITOS

?

NO

SI

ELAB

ORA

ACTA

DE

APER

TURA

DE

PROP

UEST

AS

O

DESC

ALIF

ICA

PROP

UEST

A TÉ

CNIC

A PROP

UEST

A EC

ONÓM

ICA

OBTI

ENE

FIRM

A

ACTA

DE

APER

TURA

DE

PROP

UEST

AS

PROP

UEST

A EC

ONÓM

ICA

OBTI

ENE

Y E

NTRE

GA

ACTA

DE

APER

TURA

PR

OPUE

STAS

TE

C. Y

ECO

N.

PROP

UEST

A TÉ

CNIC

A

O O

F

RECI

BE

PART

ICIP

ANTE

S

PROP

UEST

A TÉ

CNIC

A PROP

UEST

A EC

ONÓM

ICA

FIAN

ZA

REAL

IZA

APER

TURA

Y

VERI

FICA

PROP

UEST

A TÉ

CNIC

A PROP

UEST

A EC

ONÓM

ICA

REAL

IZA

Y EL

ABOR

A

REGI

STRO

DE

ASIS

TENT

ES

O O

O

O

O

O

O

O

O

O

INTE

GRA

FIN

CONE

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CON

EL P

ROCE

DIM

IENT

O:

EMIS

IÓN

DE F

ALLO

S DE

LIC

ITAC

IÓN

PÚBL

ICA

Y DE

LI

CITA

CIÓN

SIM

PLIF

ICAD

A

EXPE

DIEN

TE

DE L

ICIT

ACIÓ

N

C

EXPE

DIEN

TE

DE L

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ACIÓ

N

RECA

BA

FIRM

A Y

ENTR

EGA

ACTA

DE

JUNT

A DE

AC

LARA

CION

ES

PART

ICIP

ANTE

S

R

EGIS

TRO

DE

PART

ICIP

ANTE

S

O

C

O

A

CTA

DE JU

NTA

DE A

CLAR

ACIO

NES

PART

ICIP

ANTE

S

ANAL

IZA

PROP

UEST

A TÉ

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A O

PROP

UEST

A EC

ONÓM

ICA

O

ELAB

ORA

DICT

AMEN

O

ANTE

CEDE

NTES

CONV

OCAT

ORIA

BASE

S

O

O

O

ACT

A DE

JUNT

A DE

AC

LARA

CION

ES

O

O

O

C

PART

ICIP

ANTE

S

1 1

EMIS

IÓN

DE F

ALLO

S DE

LIC

ITAC

IÓN

PÚBL

ICA

Y DE

LIC

ITAC

IÓN

SIM

PLIF

ICAD

A 23

6

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

INIC

IO

F

RECI

BE Y

AN

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A

ACTA

DE

SUBC

OMIT

É

O

ADEC

UA

Y FI

RMA

O

RECA

BA

FIRM

A

DICT

AMEN

O

NOTI

FICA

OFIC

IO D

E

NOTI

FICA

CIÓN

DE

FAL

LO

- PRO

VEED

ORES

- P

REST

ADOR

ES

DE

SERV

ICIO

S - C

AMAR

A

JEFE

DE

DEPA

RTAM

ENTO

DE

REC

URSO

S M

ATER

IALE

S

DEPA

RTAM

ENTO

DE

REC

URSO

S

FINA

NCIE

ROS

DEVU

ELVE

Y

SOLI

CITA

AJU

STES

¿

COIN

CIDE

N DA

TOS

DE L

A FA

CTUR

A?

NO

FACT

URA

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FIR

MA

SOLI

CITU

D-

COM

PROB

ACIÓ

N DE

REC

URSO

S

SI

O-2 O

RECI

BE

FACT

URA

- PRO

VEED

OR

- PRE

STAD

OR D

E S

ERVI

CIOS

RECE

PCIÓ

N DE

MAT

ERIA

L D

E OF

ICIN

A, P

APEL

ERIA

, CO

NSUM

IBLE

S Y

ACCE

SORI

OS

DE C

OMPU

TO, M

ATER

IAL

FOTO

GRAF

ICO

Y A

IDIC

VISU

AL Y

AR

TICU

LOS

DE

LIM

PIEZ

A

VERI

FICA

DA

TOS

FACT

URA

PEDI

DO

O

T

- PRO

VEED

OR

- PRE

STAD

OR

DE

SERV

ICIO

S

O

1

OBTI

ENE

FOTO

COPI

A

FACT

URA

O-F

DICT

AMEN

OFIC

IO D

E

NOTI

FICA

CIÓN

DE

FAL

LO

O-1

ELAB

ORA

CONT

RATO

O

OBTI

ENE

CONT

RATO

O

RECA

BA

FIR

MA

CONT

RATO

O

EXPE

DIEN

TE

DE L

ICIT

ACIÓ

N

FIN

OFIC

IO

NOTI

FICA

CIÓN

DE

FAL

LO

O

PEDI

DO

CONT

RATO

CUA

DRO

COM

PARA

TIVO

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URA

F

F

O

O

C

TURN

A

SOLI

CITU

D-

COM

PROB

ACIÓ

N DE

REC

URSO

S O-

1

T

O

PEDI

DO

FACT

URA

INTE

GRA

OFIC

IO D

E NO

TIFI

CACI

ÓN

DE F

ALLO

1

T

PEDI

DO

RECA

BA

FIRM

A

PEDI

DO

CUAD

RO

COM

PARA

TIVO

ACCE

DE, E

MIT

E

Y FI

RMA

CUAD

RO

COM

PARA

TIVO

SIST

EMA

AD

QUIS

ICIO

NES

T

T

T

OBTI

ENE

FOTO

COPI

A Y

ENVI

A

T PE

DIDO

2F

- PRO

VEED

OR

- PRE

STAD

OR

DE

SERV

ICIO

VIA

FAX

JE

FE D

E LA

UNI

DAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

JEFE

DE

DEPT

O.

DE

RECU

RSOS

M

ATER

IALE

S

DIRE

CTOR

JU

RÍDI

CO

JEFE

DE

LA

UNID

AD

ADM

INIS

TRAT

IVA

JE

FE D

E LA

UNI

DAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

JEFE

DE

DEPT

O.

DE

RECU

RSOS

M

ATER

IALE

S

JE

FE D

E DE

PTO.

D

E RE

CURS

OS

MAT

ERIA

LES

O

RECI

BE

FACT

URA

- PRO

VEED

OR

- PRE

STAD

OR D

E S

ERVI

CIOS

1

DESA

RROL

LO D

E SE

SION

ES D

EL S

UBCO

MIT

É DE

ADQ

UISI

CION

ES

ARRE

NDAM

IENT

OS, A

DMIN

ISTR

ACIÓ

N Y

ENAJ

ENAC

IÓN

DE B

IENE

S M

UEBL

ES

240

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

FOLD

ERS FO

LDER

S

OFIC

IOS

DE

INVI

TACI

ÓN

C

O SÍ

NTES

IS

LIST

A DE

ASI

STEN

CIA

O

O

INIC

IO

OBTI

ENE

Y AC

UERD

A

EXPE

DIEN

TE D

E

DOCU

MEN

TOS

O

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FI

RMA

OFIC

IOS

DE

IN

VITA

CIÓN

INIC

IA Y

RE

CABA

FIR

MA

ACUD

E

EXPE

DIEN

TE D

E DO

CUM

ENTO

S O

ENTR

EGA

FOLD

ERS

ELAB

ORA

Y

RECA

BA F

IRM

A

O AC

TA

CIRC

UNST

ANCI

ADA

CON

EL JE

FE D

E LA

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

O-C

ELAB

ORA

TURN

A

OFIC

IOS

DE

INVI

TACI

ÓN

O

INTE

GRAN

TES

DEL

SUB

COM

ITE

EXPE

DIEN

TE D

E S

ESIO

NES

DEL

SUB

COM

ITE

LIST

A DE

AS

ISTE

NCIA

DA L

ECTU

RA

Y DE

SARR

OLLA

CONC

LUYE

RESG

UARD

A

O

O

LIST

A DE

ASI

STEN

CIA

INVI

TACI

ONES

C

EXPE

DIEN

TE D

EL

SESI

ONES

DEL

SU

BCOM

ITE

FIN

ELAB

ORA

E IN

TEGR

A

O LI

STA

DE

ASIS

TENC

IA

CONE

CTA

CON

EL P

ROCE

DIM

IENT

O:

EMIS

IÓN

DE F

ALLO

S DE

LIC

ITAC

IÓN

PÚBL

ICA

Y DE

LI

CITA

CIÓN

SIM

PLIF

ICAD

A.

SÍNT

ESIS

O

ACTA

CI

RCUN

S-

TANC

IADA

SINT

ESIS

O

O

SALA

DE

JUNT

AS

DEL

JEFE

DE

LA

UNID

AD A

DMIN

ISTR

ATIV

A

INTE

GRAN

TES

DE

L SU

BCOM

ITÉ

INTE

GRAN

TES

DE

L SU

BCOM

ITÉ

INTE

GRAN

TES

DEL

SUBC

OMIT

É

C C

BIEN

ES

MUE

BLES

BIEN

ES

MUE

BLES

FACT

URA

O-1

PEDI

DO

1

BIEN

ES

MUE

BLES

BIEN

ES

MUE

BLES

REGI

STRO

Y A

SIGN

ACIÓ

N DE

BIE

NES

MUE

BLES

24

4

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

INIC

IO

RECI

BE Y

OBT

IENE

FACT

URA

O-1

PEDI

DO

PROV

EEDO

R

C

RECA

BA Y

FIR

MA

C

VERI

FICA

ELAB

ORA

RELA

CION

DE

BIE

NES

O-1

O-1

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

O-1

ENVI

A

PAQU

ETE

1 SU

BDIR

ECCI

ON D

E AD

QUIS

ICIO

NES

E IN

VENT

ARIO

S DE

LA

SEFI

PLAN

C

RECI

BE Y

ADH

IERE

CODI

GOS

DE

BARR

A O

SECR

ETAR

IA D

E FI

NANZ

AS Y

PL

ANEA

CIÓN

INTE

GRA

RELA

CION

DE

BIEN

ES

1

1

F

FACT

URA

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

FACT

URA

SELL

A Y

DEVU

ELVE

FACT

URA

SOLI

CITA

Y D

EVUE

LVE

¿C

OINC

IDE

LO

RECI

BIDO

CON

LO

SOL

ICIT

ADO?

O

O-1

NO

SI

C

PEDI

DO

1

PROV

EEDO

R

PROV

EEDO

R

1

1 1

JEFE

DE

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

MAT

ERIA

LES

INTE

GRA

RELA

CION

DE

BIEN

ES

O

O

1

FACT

URA

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

RECA

BA F

IRM

A

PASE

DE

SALI

DA

O-1

RESP

ONSA

BLES

DE

AUTO

RIZA

CIÓN

ELAB

ORA

RESG

UARD

O PR

OVIS

IONA

L O-

1

O-1

PASE

DE

SALI

DA

2

PAQU

ETE

1

PAQU

ETE

2

PAQU

ETE

2

PASE

DE

SALI

DA

O

RESG

UARD

O IN

DIVI

DUAL

T

SIST

EMA

DE

SCON

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Objetivo: Efectuar las remodelaciones y reparaciones necesarias a las instalaciones de los bienes inmuebles con que cuenta la Dirección, a fin de mantenerlas en condiciones funcionales.

Frecuencia: Semestral.

El mantenimiento preventivo a los inmuebles, se realizará en las fechas determinadas en el Programa anual de mantenimiento

Las condiciones para cubrir los anticipos que requieran los prestadores de servicios, serán las establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave así como en la Ley de Obras Públicas para el Estado.

El mantenimiento preventivo a los bienes inmuebles comprenderá las actividades referentes al mantenimiento de pintura, carpintería, aire acondicionado, fumigación, telefonía y las que se requieran por su naturaleza en las diferentes áreas de la Dependencia.

Los servicios de mantenimiento se realizarán preferentemente en horas no laborables, a fin de no interrumpir en las funciones de cada área operativa.

Los prestadores de servicios de mantenimiento, serán seleccionados siguiendo los criterios de oportunidad, calidad y precio de los servicios requeridos.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM


MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS BIENES INMUEBLES

Oficina de Servicios Generales


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo a los inmuebles en original y verifica las fechas programadas.

Solicita vía telefónica a la compañía prestadora del servicio el Presupuestocorrespondiente al mantenimiento preventivo o correctivo de los inmuebles.

Pasa el tiempo.

Recibe a la compañía prestadora del servicio y realiza la visita a las instalaciones que requieren mantenimiento preventivo o correctivo para que presenten sus propuestas.

Pasa tiempo.

Recibe de la compañía prestadora de servicios los Presupuestos en original y los analiza.

Elabora Cuadro comparativo en original de los Presupuestos, recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y archiva de manera cronológica definitiva el Cuadro comparativo y los Presupuestos,ambos documentos en original.

Programa mantenimiento o remodelación de las instalaciones y avisa vía telefónica a la compañía prestadora del servicio las fechas programadas.

Elabora Oficio circular y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa en original, para informar a las áreas que conforman la Dirección, las fechas y el tipo de mantenimiento o remodelación.

Se envía fotocopia del Oficio circularel original lo archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.

Recibe al personal de la compañía prestadora del servicio para iniciar los trabajos y efectúa supervisión física en las áreas.

DGCS/UA/RM





10

10A.1

10A.2

11

12

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía prestadora del servicio una vez concluidos y aceptados los trabajos de mantenimiento o remodelación la Factura original y la revisa.


En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento a la compañía prestadora del servicio la Factura original y solicita una nueva facturación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la compañía prestadora del servicio la Factura original debidamente requisitada.


En caso de coincidir los datos: Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias para tramitar el pago de los servicios y recaba firma de autorización del Jefe de Departamento de Recursos Materiales así como en la Factura original.

Entrega al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos original y copia, anexando la Factura original; como acuse de recibo, archiva una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos


DGCS/UA/RM



Objetivo: Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones básicas con las que cuenta la Dirección General, a fin de conservarlas en buen estado.


El personal adscrito al área de Servicios Generales, deberá revisar e informar al responsable de la Oficina de Servicios Generales, las condiciones que guardan las instalaciones en cuestión, para que este a su vez proceda a pedir autorización y en su caso el material requerido para el mantenimiento.

La Oficina de Servicios Generales deberá atender con oportunidad y calidad el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones.

La Oficina de Servicios Generales, deberá elaborar un diagnóstico del mantenimiento a realizar, para solicitar el material, o en su caso la adquisición o contratación de personal especializado para el mantenimiento, al Departamento de Recursos Materiales.

Normas

DGCS/UA/RM


REPARACIÓN A LAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS, HIDRÁULICAS, SANITARIAS, TELEFÓNICAS, MOBILIARIO Y EQUIPO



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM




1

2

3

3A.1

3A. 2

4

5

Recibe del Departamento de Recursos Materiales la Solicitud de reparación de instalaciones en original, la revisa y la archiva de manera cronológica definitiva.

Acude a verificar el funcionamiento de las instalaciones eléctricas, hi-dráulicas, sanitarias y telefónicas, para detectar el desperfecto.

Determina el material necesario para efectuar la reparación y verifica con la Oficina de Adquisiciones e Inventario si hay existencias.

¿Se cuenta con el material necesario?

En caso de contar con el material necesario : Elabora, firma y entrega Requisición de material en original y copia al Departamento de Recursos Materiales, la copia la archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.

Recibe de la Oficina de Adquisiciones e Inventario el material solicitado.


En caso de no contar con el material necesario : Notifica verbalmente al Jefe del Departamento de Recursos Materiales la cantidad de material necesario para efectuar la reparación a las instalaciones.

Elabora Tarjeta de solicitud de recursos en original y copia firmada por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y envía al Departamento de Recursos Financieros para solicitar los recursos y efectuar la compra del material necesario, archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.


DGCS/UA/RM




6

7

Conecta con el procedimiento Entrega de recursos por gastos sujetos a comprobar correspondientes a la Oficina de Caja .

Pasa el tiempo.

Recibe Efectivo

Acude al área solicitante de los servicios y repara las instalaciones.



DGCS/UA/RM


ES DE ACONDICIONAMIENTO DE ÁREAS PARA SALA DE JUNTAS, DE PRENSA O CONFERENCIAS

Objetivo: Proporcionar a las diversas áreas de la Dirección General de Comunicación Social el servicio de acondicionamiento de áreas para sala de juntas, de prensa o conferencias, a fin de que se lleven a cabo reuniones oficiales.


La Solicituddeberá registrar la firma del titular del área que solicita así como especificar las características y servicios extras que requiere.

En los casos en que por diversos eventos o reuniones oficiales programadas, no se puedan atender las Solicitudesatenderse por nivel jerárquico y de importancia.

Los servicios de cafetería que sean solicitados por las áreas, se pondrán a disposición sólo cuando se de atención a personas externas o representantes de medios de comunicación.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM



Recibe de las áreas de la Dirección la Solicitud original y revisa las peticiones que contiene dicha Solicitud para el acondicionamiento de áreas para sala de juntas, de prensa o conferencias.

Establece contacto telefónico con el área solicitante y acuerda las fechas y requerimientos para llevar a cabo la reunión.

Determina los servicios que requiere para acondicionar el área y consulta con la Oficina de Adquisiciones e Inventario si cuenta con el material necesario para satisfacer los requerimientos.

¿Se cuenta con los materiales para satisfacer los requerimientos?

En caso de que si: Acondiciona el área para sala de juntas, de prensa o conferencia, e informa vía telefónica al área solicitante la disponibilidad de la sala para que haga uso de la misma en la fecha y hora acordada y archiva la Solicitud original de manera cronológica definitiva.

Fin.

En caso de que no: Solicita al Departamento de Recursos Materiales por escrito el material para satisfacer los requerimientos necesarios.

Elabora Tarjeta de solicitud de recursos en original y copia firmada por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y envía al Departamento de Recursos Financieros para solicitar los recursos y efectuar la compra del material necesario, archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal.

Conecta con el procedimiento Entrega de recursos por gastos sujetos a comprobar correspondiente a la Oficina de Caja .



1

2

3

3A

4

5

DGCS/UA/RM



Recibe el Efectivoque servirá para satisfacer los requerimientos, acondiciona el área para salade juntas, de prensa o conferencias, e informa vía telefónica al área solicitante la que podrá hacer uso de la sala de juntas en la fecha y horaacordada y archiva la Solicitud


Conecta con el procedimiento Comprobación de recursos por viáticos y otros gastos correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de RecursosFinancieros.



6

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DGCS/UA/RM


BAJA DE VEHÍCULOS

Objetivo: Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación los movimientos de baja de vehículos oficiales obsoletos que presentan reparaciones incosteables para el Estado.


La baja de los vehículos oficiales en el inventario de la Dirección procederá cuando la reparación de la unidad represente un gasto incosteable y no se cuente con disponibilidad presupuestal para su atención, que el modelo ya sea obsoleto, que por algún motivo cambie de Dependencia, por robo o destrucción parcial o total.

La baja de vehículos oficiales deberá presentarse para su aprobación ante el Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave de la Dirección General de Comunicación Social.

Los vehículos oficiales sujetos a baja en el inventario deberán concentrarse en el lugar que establezca la Dirección, hasta determinar la fecha para su traslado a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Los vehículos oficiales aceptados por la Secretaría de Finanzas y Planeación, para baja en el inventario deberán concentrarse en esa Dependencia para su destino final.

La Secretaría de Finanzas y Planeación determinará la baja definitiva de unidades oficiales con base en el documento que la soporte.

En el caso de destrucción parcial o total, robo o extravío de vehículos deberá integrarse al trámite de baja el acta de averiguación previa del Ministerio Público o de la autoridad competente que haya intervenido.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM


BAJA DE VEHÍCULOS

Oficina de Transportes


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Dete rmina los vehículos sujetos a baja con base en las verificaciones físicasy/o e n el Registro de gastos realizados a los vehículos, en original.

Elab ora Relación de vehículos propuestos para baja, en original y copia y turna al Jefe de Departamento de Recursos Materiales el original, para someter a consideración del Subcomité de Adquisiciones Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles los vehículos sujetos a baja y archiva de manera cronológica permanente la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Materiales el Acta del Subcomité en copia, documento en el que se acuerda la baja de vehículosoficiales, la revisa y archiva de manera cronológica temporal.

Informa al resguardatario que el vehículo asignado a su responsabilidad está sujeto a baja y solicita que lo concentre en el lugar que la Oficina de Transportes lo determine.

Recibe del resguardatario el vehículo y lo concentra en el lugar que se hayadeterminado.

Completa el Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y elabora el Álbum fotográfico del vehículo, en original.

Inte gra el Expediente de baja del vehículo, obteniendo las fotocopias necesarias de los documentos siguientes: - Reporte de baja de maquinaria y vehículos, en original y dos fotocopias, - Acta de Subcomité, en tres fotocopias, - Tarjeta de circulación en original y dos fotocopias,- Calca de los números de serie y de motor, en original y dos fotocopias, - Documento que ampare la propiedad del vehículo, en tres fotocopias,- Carátu la del Resguardo del vehículo, tres fotocopias, - Album fotográfico del vehículo, en original y dos fotocopias.

DGCS/UA/RM


BAJA DE VEHÍCULOS



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Elabora el Oficio de solicitud de baja, en original y copia dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de baja, en original y el Expediente de baja y archiva con acuse de recibo la copia del Oficio de solicitud de baja

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la notificación relativa a la aceptación del proceso de baja.

¿Acepta la Secretaría de Finanzas y Planeación la baja del vehículo?

En caso de que no acepte la baja del vehículo: Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la Exposición de motivos de que no procede la baja de vehículos oficiales.

Atiende las recomendaciones indicadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y elabora el Expediente de baja


En caso de que acepte la baja del vehículo: Concentra el vehículo en el lugar que determina la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas y Planeación la copia del Acta de entrega recepción


Objetivo: Asignar a las unidades oficiales los documentos de control vehicular necesarios para su tránsito.

Frecuencia: Anual.

El trámite de solicitud de Tenencia y derechos de control vehicularSecretaría de Finanzas y Planeación, en el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.

El procedimiento para renovar Tenencia y derechos de control vehicularque para la actualización establezca la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El pago que corresponde a los derechos de Tenencia y derechos de control vehicular de vehículos oficiales se realizará a través de afectación presupuestal que efectuará la Secretaría de Finanzas y Planeación, informando a la Unidad Administrativa de la Dirección General de Comunicación Social.

La Oficina de Transportes será responsable de que los vehículos oficiales asignados a la Dirección circulen de manera legal una vez atendido el pago de impuestos y derechos que corresponden.

En el caso de detectarse inconsistencias en las Tenencias y derechos de control vehicular tramitados por la Secretaría de Finanzas y Planeación y el Padrón Vehicular de la Dirección General de Comunicación Social deberán solicitarse las aclaraciones por escrito a esa Dependencia.

Normas

DGCS/UA/RM


TRÁMITE DE TENENCIA Y DERECHOS DE CONTROL VEHICULAR



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UA/RM





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Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Dirección el Resguardo del vehículo en un tanto y recaba firma del resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa.

Obtiene el Resguardo de vehículo en un tanto, cuatro fotocopias y entrega una de ellas al resguardatario.

Elabora el Oficio de envío de resguardosderechos de control vehicular, en original y copia y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de envío de resguardos enoriginal, el Resguardo del vehículo en un tanto y una fotocopia para el trámite de pago del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular; integra una fotocopia del Resguardo del vehículo al Expediente de resguardo de cada vehículouna copia del Oficio de envío de resguardos la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales, fotocopia de los siguientes documentos: - Oficio de envío de resguardosy derechos de control vehicular, en fotocopia.

- Recibo oficial de pagoderechos de control vehicular de las unidades propiedad del Gobierno del Estado, en fotocopia.

- Reporte de importes del impuesto sobre tenencia y derechos de control vehicular del ejercicio fiscal correspondiente, y obtiene el Resguardo del vehículovehicular de la Dirección General de Comunicación Social.

DGCS/UA/RM





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Obtiene del Expediente de mantenimiento del vehículo, archivado de manera cronológica definitiva, la Bitácora en original y registra en la misma el importe de pago de tenencia y derechos de control vehicular, de acuerdo al Reporte de importes en fotocopia.

Obtiene fotocopia del Reporte de importes.

Integra el Reporte de importes en fotocopia y la Bitácora en original, al Expediente de mantenimientocronológica definitiva y el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo de cada vehículo archivado de manera cronológica definitiva; el Recibo oficial de pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos y derechos de control vehicular y el Oficio de envío, ambos en fotocopia los archiva de manera cronológica definitiva.


Objetivo: Controlar la asignación de vehículos oficiales con el registro que permita identificar la responsabilidad de los servidores públicos sobre los bienes muebles.

Frecuencia: Anual y Eventual.

La actualización de Resguardosoficiales y se tramitará ante el Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

El Resguardo del vehículoresponsable de la unidad y con el registro de las características físicas del vehículo.

La actualización de ResguardosVehículos de la Dirección para mantener actualizada la plantilla vehicular oficial.

El Resguardo del vehículo Expediente de resguardo de cada vehículo para el control de su asignación.

Normas

DGCS/UA/RM


ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE VEHÍCULOS OFICIALES



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



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Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, instrucciones e información acerca de la reasignación del vehículo, para actualizar el Resguardo.

Obtiene el Resguardo del vehículo en fotocopia del Expediente de resguardo del vehículoverifica físicamente el vehículo.

¿Las características físicas del vehículo han variado desde la emisión del último Resguardo?

En caso de haber variado las características: Anota las actualizaciones en el Resguardo del vehículo en fotocopia.


En caso de no haber variado las características: Emite del Sistema Interno de Vehículos de la Dirección el Resguardo del vehículo en un tanto y lo completa con el nombre del nuevo resguardatario, área de adscripción y las condiciones en que se encuentra la unidad.

Recaba firma del nuevo resguardatario y del Jefe de la Unidad Administrativa en un tanto del Resguardo del vehículo y obtiene dos fotocopias del mismo, una se la entrega al resguardatario.

Elabora Oficio de solicitudSecretaría de Finanzas y Planeación, en original y cuatro copias en el que se incluye la información del vehículo del cual habrá de actualizarse su resguardo y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Envía el Resguardo del vehículo Oficio de solicitud de actualización del resguardo en original a la Subdirección de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y las cuatro copias del Oficio de solicituddestinos siguientes:

DGCS/UA/RM





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- Primera copia a la Dirección General de Administración de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

- Segunda copia al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

- Tercera copia a la Unidad Administrativa de la Dirección. - Cuarta copia se archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo; así como el Resguardo del vehículo en fotocopia de manera cronológica definitiva en el .

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, el Resguardo del vehículo actualizado en fotocopia.

Obtiene del archivo cronológico definitivo el Oficio de solicitud y verifica que coincida con los recibidos en fotocopia.

¿Coinciden los datos?

En caso de que no coincidan los datos: Devuelve al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Resguardo del vehículo en fotocopia y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud deactualización de resguardo en cuarta copia.


En caso de que si coincidan los datos: Integra el Resguardo del vehículo en fotocopia al Expediente de resguardo de cada vehículo y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud de actualización de resguardo en cuarta copia.


DGCS/UA/RM



Objetivo: Mantener en orden la documentación que requieran los vehículos oficiales para circular.


Los resguardatarios de los vehículos oficiales, deberán reportar a la Oficina de Transportes inmediatamente el extravío de la (s) placa (s) de circulación o bien de la Tarjeta de circulación.

Los vehículos oficiales que no cuenten con placas de circulación o Tarjeta de circulaciónser canalizados y permanecerán en el lugar que determine la Oficina de Transportes durante el período en el que se realice el trámite de reposición correspondiente.

Los resguardatarios de los vehículos oficiales que por robo de placas de circulación presenten su trámite para reposición de las mismas, deberán presentar la Constancia de no infracción del vehículo y el Acta

Normas

DGCS/UA/RM


TRÁMITE PARA REPOSICIÓN DE PLACAS Y TARJETAS DE CIRCULACIÓN



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



Recibe instrucciones del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, acerca del vehículo del cual deba solicitarse reposición de Placas y Tarjeta de circulación y determina la causa que lo origina.

¿Cuál es la causa que origina la reposición?

En caso de ser extravío o robo de Placas:Solicita al responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y que concentre el vehículo en el lugar que determine y obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original.

Recibe del responsable del vehículo la Constancia de no infracción en original y revisa que los datos coincidan con los de la Tarjeta de circulaciónen original.

Elabora en original y copia Oficio de solicitud de reposición de placas yrecaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Determina el importe por pago de reposición de placas y tramita ante el Departamento de Recursos Financieros la obtención de los recursos necesarios para el pago de los derechos que se deriven de la gestión correspondiente.

Entrega al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Constancia de no infracción en original, la Tarjeta de circulación en original y la Placa del vehículo.

Pasa el tiempo.

Recibe y revisa del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de pago en original y paga en la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación el importe especificado en el documento.

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DGCS/UA/RM





Integra el Recibo de pago en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo Oficio de solicitudExpediente de resguardo.

Pasa el tiempo.

Recibe notificación del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, de la fecha de entrega de las Placas y la Tarjeta de circulación.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Recibo de placas, Tarjeta de circulación en original y las Placas.

Incorpora en el vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas, e integra el Recibo de placas y Tarjeta de circulación en original en el Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera cronológica definitiva e informa al responsable del vehículo que éste ya cuenta con nuevas Placas y Tarjeta de circulación.

Fin.

Conecta con el procedimiento Actualización de resguardos de vehículos oficiales.

En caso de ser disposición oficial: Obtiene del vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas.

Elabora el Oficio de solicitud de placas en original y copia, en el que incluye una relación de las mismas que deben cambiarse y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

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DGCS/UA/RM





Envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud en original, la Tarjeta de circulación en original y las Placas; archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud en copia como acuse de recibo.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación, a través del Departamento de Recursos Materiales el Oficio de envío en fotocopia, el Recibo oficial de pago en fotocopia, el Reporte de importes en fotocopia, la Tarjeta de circulación en original y las Placas.

Emite del Sistema Interno de Vehículos el Reporte por matrícula de placasen un tanto y verifica con el mismo, los documentos recibidos del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.


En caso de que no coincida: Elabora Oficio informativo en original y una copia en el que se incluyen las diferencias entre lo recibido y el Reporte por matrícula de placas en un tanto; recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y envía al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte de la Secretaría de Finanzas y Planeación lo siguiente: - Oficio informativo en original, - Recibo oficial de pago en fotocopia, - Reporte de importes en fotocopia, - Tarjeta de circulación en original, - Las Placas, y Archiva la copia del Oficio informativo


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DGCS/UA/RM





En caso de que si coincida la información: Obtiene dos fotocopias del Reporte de importes e integra una fotocopia al Expediente de mantenimiento del vehículo archivado de manera cronológica definitiva y la otra con el Oficio de envío en fotocopia las archiva de manera cronológica definitiva.

Incorpora al vehículo la Tarjeta de circulación en original y las Placas.

Informa al responsable del vehículo, que este ya cuenta con lo necesario para estar en circulación y que puede recogerlo.


Conecta con el procedimiento: Actualización de Resguardos de Vehículos Oficiales.

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DGCS/UA/RM



DGCS/UA/RM


TRÁMITE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

Objetivo: Efectuar los trámites administrativos correspondientes para las reparaciones que corrijan las fallas de los vehículos oficiales asignados a la Dependencia.


La solicitud para el mantenimiento preventivo y/o correctivo deberá hacerla por escrito el resguardatario responsable del vehículo.

Es responsabilidad del resguardatario reportar cualquier anomalía que se presente en la unidad que tenga bajo su resguardo.

Cuando no sea posible efectuar varias cotizaciones debido a la gravedad y/o urgencia de las reparaciones, el Jefe del Departamento de Recursos Materiales autorizará las acciones correspondientes.

La Oficina de Transportes recibirá los vehículos de los talleres externos, para entregarlos al resguardatario correspondiente.

Normas



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



Recibe del Departamento de Recursos Materiales el original de la Solicitud de servicio y/o reparación presentada por el resguardatario de la unidad vehicular para que se efectúen las reparaciones necesarias.

Elabora Orden de servicio y/o reparación en original y copia, firma y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, y archiva de manera cronológica definitiva la Solicitud de servicio y/o reparación en original.

Remite al taller externo los vehículos oficiales junto con el original de la Orden de servicio y/o reparación para que efectúe las reparaciones correspondientes y acuerda fecha de entrega.

Pasa el tiempo.

Verifica dentro de las fechas acordadas con anterioridad si el taller externo terminó la reparación de la unidad, si es así, recoge la unidad y entrega al resguardatario.

Recibe del taller externo la Factura y la Orden de servicio y/o reparación ambos documentos en original y verifica que la Factura original registre los datos relevantes de la Dependencia.


En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento al taller externo la Factura original y solicita una nueva facturación por el servicio de reparación.

Pasa el tiempo.

Recibe del taller externo la Factura con los datos solicitados.


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DGCS/UA/RM





En caso de coincidir los datos: Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Titular del área a la que se encuentre asignada la unidad en la Factura en original que presentó el taller externo.

Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos, en original y dos copias para tramitar los pagos por el servicio que prestó el taller externo y recaba autorización del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y del Jefe de la Oficina de Transportes.

Envía al Departamento de Recursos Financieros la Solicitud Comprobación de recursos en original y copia anexando la Orden de servicio y/o reparación y la Factura del taller externo, ambos documentos en original, archiva como acuse de recibo una copia de la Solicitud Comprobación de recursosExpediente de mantenimiento del vehículo, la copia de la Factura y de la Orden de servicio y/o reparación las archiva de manera cronológica definitiva.


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DGCS/UA/RM



Objetivo: Atender con oportunidad las solicitudes de traslado de personal que presentan las diferentes áreas que conforman la Dirección para comisiones oficiales.

Frecuencia: Diaria.

El vehículo oficial que se proporcione para la comisión oficial deberá verificarse físicamente para garantizar el traslado oportuno y seguro del personal, además de elaborar el Resguardo provisional.

El personal comisionado como conductor deberá contar con Licencia de manejo vigente.

El personal comisionado como conductor deberá realizar el trámite para viáticos personales, así como verificar que el vehículo oficial cuente con gasolina y esté en condiciones óptimas para el traslado de personal.

Normas

DGCS/UA/RM


APOYO PARA TRASLADO DE PERSONAL COMISIONADO



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



Recibe vía fax de las áreas de la Dirección Solicitud de apoyo para realizar una comisión oficial.

Designa al conductor que realizará el traslado y elabora y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales en el Oficio de comisión, enoriginal y tres copias.

Informa al conductor del traslado oficial de personal y le entrega el Oficio de Comisión, en original y tres copias, la tercera copia la archiva como acuse de recibo de manera cronológica definitiva.

Conecta con el procedimiento Pago de viáticos a personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros.

Informa y acuerda con el área solicitante de la fecha, hora de salida y el conductor responsable de trasladar al personal y archiva de manera cronológica definitiva la Solicitud de apoyo, en original.


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DGCS/UA/RM


APOYO PARA TRASLADO DE PERSONAL COMISIONADO

Objetivo: Proveer con oportunidad el combustible necesario a los conductores de la Dirección General de Comunicación Social, a fin de que realicen las actividades oficiales a las que sean comisionados.

Frecuencia: Diaria.

El suministro de gasolina para los vehículos oficiales se determinará de acuerdo al destino de la comisión oficial y el consumo de gasolina durante las actividades oficiales diarias.

El control de la entrega de Vales de gasolina Bitácora de vales para mantener actualizado el consumo de gasolina y mantener las reservas que permitan el abastecimiento oportuno.

La administración en el consumo de gasolina es responsabilidad del resguardatario del vehículo oficial.

El responsable de la Oficina de Transportes deberá mantener actualizada la remesa de Vales de gasolina y solicitar con oportunidad al proveedor el abastecimiento.

El proveedor que surta los Vales de gasolinaestablecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles y normatividad vigente.

Normas

DGCS/UA/RM


CONTROL DE VALES DE GASOLINA



Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



Revisa los controles internos para determinar la cantidad de Vales de gasolina a solicitar y mantener las existencias que le permitan abastecer Vales de gasolina a las áreas de trabajo.

Analiza y determina, de acuerdo al consumo y kilometraje del vehículo registrados en la Bitácora de vales de gasolina la cantidad necesaria de gasolina, ya sea en pesos o en litros.

Elabora Oficio en original y copia indicando el número de vales de gasolina necesarios para atender los requerimientos de las áreas de la Dirección y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía al proveedor Oficio en original para solicitar una dotación de vales de gasolina.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor los Vales de gasolina en original y revisa en el Oficio en copia que correspondan con lo solicitado y posteriormente archiva de manera cronológica definitiva los documentos.

Obtiene del archivo cronológico temporal los Vales de gasolina.

Entrega Vales, registra la entrega en la Bitácora de vales de gasolina yrecaba firma del Jefe de la Oficina de Caja.


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DGCS/UA/RM


CONTROL DE VALES DE GASOLINA

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ORA

O

O

A

LBUM

FO

TOGR

ÁFIC

O

SUBD

IREC

CIÓN

DE

RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S Y

SE

RVIC

IOS

GENE

RALE

S

DE L

A SE

FIPL

AN

RECI

BE

NOTI

FICA

CION

SUBD

IREC

CIÓN

DE

RECU

RSOS

MAT

ERIA

LES

Y SE

RVIC

IOS

GENE

RALE

S DE

LA

SEFI

PLAN

¿ACE

PTA

LA S

EFIP

LAN

LA B

AJA

DEL

VEHÍ

CULO

?

NO

SI

CONC

ENTR

A

C

RECI

BE Y

RE

VISA

SUBD

IREC

CIÓN

DE

RECU

RSOS

MAT

ERIA

LES

Y SE

RVIC

IOS

GENE

RALE

S DE

LA

SEFI

PLAN

ACTA

DE

ENTR

EGA-

RE

CEPC

IÓN VE

HÍCU

LO

FIN

SUBD

IREC

CION

DE

RECU

RSOS

MAT

ERIA

LES

Y SE

RVIC

IOS

GENE

RALE

S DE

LA

SEFI

PLAN

RECI

BE

F

ATIE

NDE

Y EL

ABOR

A

EXPE

DIEN

TE

DE B

AJA

1

O

FICI

O DE

SO

LICI

TUD

DE B

AJA

JEFE

DE

DEP

ARTA

MEN

TO D

E R

ECUR

SOS

M

ATER

IALE

S

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MIN

ISTR

ATIV

A

INIC

IO

C C

C

C

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

EXPE

DIEN

TE D

E

BAJA

DEL

VEH

ÍCUL

O

EXPO

SICI

ÓN

DE M

OTIV

OS

TRÁM

ITE

DE T

ENEN

CIA

Y DE

RECH

OS D

E CO

NTRO

L VE

HICU

LAR

281

FIN

INIC

IO

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FI

RMA

OFIC

IO D

E

EN

VIO

DE

RESG

UARD

OS

O-1

RESG

UARD

ATAR

IO

OBTI

ENE

Y E

NTRE

GA

RESG

UARD

O DE

L VE

HÍCU

LO

T-3F

F

RESG

UARD

O DE

L VE

HÍCU

LO

T

EMIT

E Y

RECA

BA F

IRM

A

SIST

EMA

IN

TERN

O DE

VEH

ÍCUL

OS

1

ENVÍ

A E

INTE

GRA

OFIC

IO D

E EN

VÍO

DE

RESG

UARD

OS

O

T-F

RESG

UARD

O

OFI

CIO

D

E EN

VIO

DE

RESG

UARD

OS

F

F

RECI

BE, O

BTIE

NE Y

RE

VISA

OFIC

IO D

E EN

VÍO

DE R

ESGU

ARDO

S F

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CIBO

RESG

UARD

O DE

L

REPO

RTE

DE

IM

PORT

ES

F

DEL

VEHÍ

CULO

N

C

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SE

FIPL

AN

EXPE

DIEN

TE D

E RE

SGUA

RDO

DE C

ADA

VEHÍ

CULO

OFIC

IAL

DE P

AGO

VEHÍ

CULO

EXPE

DIEN

TE D

E

RESG

UARD

O DE

L VE

HÍCU

LO

REPO

RTE

DE

IMPO

RTES

OBTI

ENE

FOTO

COPI

A

F

BITÁ

CORA

OBTI

ENE

Y R

EGIS

TRA

O

EXPE

DIEN

TE D

E M

ANTE

NIM

IENT

O DE

L VE

HÍCU

LO

EXPE

DIEN

TE D

E RE

SGUA

RDO

DE C

ADA

VEHÍ

CULO

F

F

R

ECIB

O

OFIC

IAL

RESG

UARD

O

OFIC

IO

DE

D

E PA

GO

F DE

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HÍCU

LO

ENVÍ

O

N

INTE

GRA

REPO

RTE

DE

IMPO

RTES

EXPE

DIEN

TE D

E M

ANTE

NIM

IENT

O VE

HÍCU

LO

F

BITA

CORA

O

- RES

GUAR

DATA

RIO

- JEF

E DE

LA U

NIDA

D

ADM

INIS

TRAT

IVA

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE

DE L

A SE

FIPL

AN

COM

PROB

ANTE

FI

SCAL

JEFE

DE

LA U

NIDA

D

ADM

INIS

TRAT

IVA

C

C

N

C

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

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AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

RESG

UARD

O

DEL

VEHÍ

CULO

T

SIST

EMA

INTE

RNO

DE

VEH

ÍCUL

OS

ACTU

ALIZ

ACIÓ

N DE

RES

GUAR

DOS

DE V

EHÍC

ULOS

OFI

CIAL

ES

285

VEHÍ

CULO

INIC

IO

RECI

BE

¿HAN

VAR

IADO

LAS

CA

RACT

ERÍS

TICA

S DE

L VE

HÍCU

LO?

OBTI

ENE

Y V

ERIF

ICA

RESG

UARD

O

DE

L VE

HÍCU

LO

NO

SI

F

EXPE

DIEN

TE D

E RE

SGUA

RDO

DEL

VEHÍ

CULO

RESG

UARD

ATAR

IO

EMIT

E Y

COM

PLET

A

JEFE

DEL

DEP

ARTA

MEN

TO

DE R

ECUR

SOS

MAT

ERIA

LES

OBTI

ENE

Y VE

RIFI

CA

RESG

UARD

OS D

EL

VEHÍ

CULO

F

ANOT

A

RESG

UARD

O

DEL

VEHÍ

CULO

F

3

4

RESG

UARD

O D

EL

VEHÍ

CULO

F

SUBD

IREC

CIÓN

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SEF

IPLA

N

2

DIRE

CCIÓ

N GE

NERA

L D

E AD

MIN

ISTR

ACIÓ

N

DE L

A SE

FIPL

AN

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

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E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

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IPLA

N

UNI

DAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

O

RESG

UARD

O DE

VE

HÍIC

ULO EN

VÍA

T

OFIC

IO D

E

SOLI

CITU

D 1

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

4

RECI

BE

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SE

FIPL

AN

EXPE

DIEN

TE D

E R

ESGU

ARDO

DEL

V

EHÍC

ULO

RESG

UARD

O

DEL

VEHÍ

CULO

F

RESG

UARD

O DE

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HÍCU

LO

RECA

BA F

IRM

A,

OBT

IENE

Y E

NTRE

GA

F

T

- RES

GUAR

DATA

RIO

- J

EFE

DE LA

UNI

DAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

F

OFIC

IO

DE S

OLIC

ITUD

O-

4

ELAB

ORA

Y R

ECAB

A FI

RMA

JEFE

DE

DEPA

RTAM

ENTO

DE

REC

URSO

S M

ATER

IALE

S

4 OF

ICIO

DE

SOLI

CITU

D

FIN

DEVU

ELVE

RESG

UARD

O DE

L VE

HÍCU

LO

F

RESG

UARD

O DE

L VE

HÍCU

LO

INTE

GRA

¿COI

NCID

EN LO

S DA

TOS?

NO

SI

EXPE

DIEN

TE

DE R

ESGU

ARDO

DE

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HÍCU

LO

DEPA

RTAM

ENTO

DE

C

ONTR

OL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRA

NSPO

RTE

DE L

A SE

FIPL

AN

4

F

OF

ICIO

DE

SOLI

CITU

D

N

1

1

C

N

C

C

N

N

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

RESG

UARD

O DE

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HÍCU

LO

TARJ

ETA

DE C

IRCU

LACI

ÓN

O

CONS

TANC

IA D

E NO

IN

FRAC

CIÓN

O

TRAM

ITE

PARA

REP

OSIC

ION

DE P

LACA

S Y

TARJ

ETAS

DE

CIRC

ULAC

IÓN

291

PLAC

AS

RECI

BE Y

RE

VISA

RECI

BO D

E PL

ACAS

TARJ

ETA

DE

CIRC

ULAC

IÓN

O

O

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL

DE M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE

DE L

A SE

FIPL

AN

O

EXPE

DIEN

TE

DE M

ANTE

NIM

IENT

O

DE

L VE

HÍCU

LO

TES

ORER

ÍA D

E LA

S

EFIP

LAN

INTE

GRA

RECI

BO

DE P

AGO

1 OF

ICIO

DE

SOLI

CITU

D

PLAC

AS

ENTR

EGA

OFIC

IO

DE

SOLI

CITU

D O

CONS

TANC

IA

DE N

O IN

FRAC

CIÓN

TA

RJET

A

DE

CIRC

ULAC

IÓN

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SE

FIPL

AN

O

O

PLAC

AS

INIC

IO

RECI

BE Y

DET

ERM

INA

OBTI

ENE

TARJ

ETA

DE

CIRC

ULAC

IÓN

O

SOLI

CITA

Y

OBTI

ENE

¿CUÁ

L ES

LA

CAUS

A

QUE

ORIG

INA

LA

REPO

SICI

ÓN?

EXTR

AVÍO

O R

OBO

DE

PLAC

AS

DISP

OSIC

IÓN

OF

ICIA

L

RECI

BO D

E PA

GO

RECI

BE, R

EVIS

A Y

PA

GA

O

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E

MAQ

UINA

RIA

Y TR

ANSP

ORTE

DE

LA

SEF

IPLA

N

2

RESP

ONSA

BLE

DEL

VEH

ÍCUL

O

RECI

BE

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SE

FIPL

AN

ELAB

ORA

Y R

ECAB

A FI

RMA

O-1

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

EXPE

DIEN

TE

DE R

ESGU

ARDO

O RE

CIBO

DE

PLAC

AS Y

TA

RJET

A DE

CI

RCUL

ACIÓ

N

EXPE

DIEN

TE D

E M

ANTE

NIM

IENT

O DE

L

VEHÍ

CULO

PLAC

AS

FIN

RESP

ONSA

BLE

DEL

VEHÍ

CULO

CONE

CTA

CON

EL P

ROCE

DIM

IENT

O:

ACTU

ALIZ

ACIO

N DE

RES

GUAR

DOS

DE

VEHÍ

CULO

S OF

ICIA

LES

INCO

RPOR

A, IN

TEGR

A

E IN

FORM

A

O TA

RJET

A DE

CI

RCUL

ACIÓ

N

JEFE

DE

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

M

ATER

IALE

S

DEL

JEFE

DE

LA U

NIDA

D

ADM

INIS

TRAT

IVA

JEFE

DE

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

MAT

ERIA

LES

TAR

JETA

DE

CIRC

ULAC

IÓN

O

RECI

BE

Y RE

VISA

CONS

TANC

IA

DE N

O IN

FRAC

CIÓN

O

ELAB

ORA

Y RE

CABA

FI

RMA

OFIC

IO D

E

SOLI

CITU

D O-

1

RESP

ONSA

BLE

DEL

VEHÍ

CULO

DETE

RMIN

A Y

TRAM

ITA

EN E

L DE

PART

AMEN

TO

DE R

ECUR

SOS

FINA

NCIE

ROS

N

N

C

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

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TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

REPO

RTE

POR

MAT

RÍCU

LA

DE P

LACA

S

SIST

EMA

INTE

RNO

DE

VEHÍ

CULO

S

T

F

F OF

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DE

ENVÍ

O

TRAM

ITE

PARA

REP

OSIC

ION

DE P

LACA

S Y

TARJ

ETAS

DE

CIRC

ULAC

IÓN

292

1 OF

ICIO

IN

FORM

ATIV

O

FIN

RESP

ONSA

BLE

DEL

VEHÍ

CULO

CONE

CTA

CON

EL P

ROCE

DIM

IENT

O:

ACTU

ALIZ

ACIÓ

N DE

RES

GUAR

DOS

DE V

EHÍC

ULOS

OFI

CIAL

ES

PLAC

AS

1

PLAC

AS

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

ENVÍ

A

OFIC

IO D

E SO

LICI

TUD

O

O TA

RJET

A

DE

CIRC

ULAC

IÓN

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SE

FIPL

AN

1

¿COI

NCID

E

LA

INFO

RMAC

IÓN?

NO

SI

OBTI

ENE

A E

INTE

GRA

REPO

RTE

DE

IMPO

RTES

2F

O

OFIC

IO

INFO

RMAT

IVO

F RE

CIBO

O

FICI

AL

F DE

PAG

O RE

PORT

E DE

IMPO

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O

ELAB

ORA,

REC

ABA

FIRM

A Y

ENVÍ

A

TARJ

ETA

DE

CIRC

ULAC

IÓN

1 1

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SE

FIPL

AN

DEL

JEFE

DE

LA U

NIDA

D AD

MIN

ISTR

ATIV

A

C EXPE

DIEN

TE D

E

MAN

TENI

MIE

NTO

DE

L VE

HÍCU

LO

PLAC

AS

1

O

RECI

BE

OFIC

IO

DE E

NVÍO

F RE

CIBO

OF

ICIA

L F

DE

PAGO

RE

PORT

E DE

IM

PORT

ES

F

EMIT

E Y

VERI

FICA

CIRC

ULAC

IÓN

INCO

RPOR

A AL

VE

HÍCU

LO E

INFO

RMA

TARJ

ETA

DE

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ULAC

IÓN

O

DEPA

RTAM

ENTO

DE

CONT

ROL D

E M

AQUI

NARI

A Y

TRAN

SPOR

TE D

E LA

SE

FIPL

AN

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ETA

DE

C

C

C

C

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

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AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

TRÁM

ITE

DE M

ANTE

NIM

IENT

O PR

EVEN

TIVO

Y C

ORRE

CTIV

O DE

L PA

RQUE

VEH

ICUL

AR

296

ORDE

N DE

SER

VICI

O Y/

O R

EPAR

ACIÓ

N O

TALL

ER

EXTE

RNO

REM

ITE

Y AC

UERD

A

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CULO

S

OFIC

IALE

S

RECI

BE Y

VER

IFIC

A

O FA

CTUR

A

O

VERI

FICA

, REC

OGE

Y EN

TREG

A

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CULO

S

OFIC

IALE

S RE

SGUA

RDAT

ARIO

S

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ER

EXTE

RNO

ELAB

ORA,

FIR

MA

Y RE

CABA

ORDE

N DE

SER

VICI

O Y/

O RE

PARA

CIÓN

O-

1 OR

DEN

DE

SERV

ICIO

Y/O

RE

PARA

CIÓN

¿COI

NCID

EN LO

S DA

TOS

DE L

A FA

CTUR

A?

NO

DEVU

ELVE

Y S

OLIC

ITA

FACT

URA

O

TALL

ER

EXTE

RNO

SI

RECA

BA F

IRM

A

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URA

O

ELAB

ORA

Y RE

CABA

SOLI

CITU

D-CO

MPR

OBAC

IÓN

DE

RECU

RSOS

O-

2

INIC

IO

RECI

BE

SOLI

CITU

D DE

SE

RVIC

IO Y

/O

REPA

RACI

ÓN

O

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

MAT

ERIA

LES

JEFE

DEL

DEP

ARTA

MEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

ALES

DEL

JEFE

DEL

DEP

ARTA

MEN

TO

DE R

ECUR

SOS

MAT

ERIA

LES

Y DE

L JE

FE D

E LA

OFI

CINA

DE

TRAN

SPOR

TES

O

FIN

ENVÍ

A

SOLI

CITU

D-

COM

PROB

ACIÓ

N DE

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CURS

OS

O-1

O

ORD

EN D

E SE

RVIC

IO Y

/O

REPA

RACI

ÓN

DEPA

RTAM

ENTO

DE

RECU

RSOS

FI

NANC

IERO

S

EXPE

DIEN

TE D

E M

ANTE

NIM

IENT

O DE

L VE

HÍCU

LO

FACT

URA

2

SOLI

CITU

D-

CO

MPR

OBAC

IÓN

DE

REC

URSO

S

FACT

URA

1

O

RDEN

DE

SERV

ICIO

Y/O

RE

PARA

CIÓN

1

REPA

RACI

ÓN

O SO

LICI

TUD

DE

SERV

ICIO

Y/O

- TIT

ULAR

DEL

ÁRE

A A

LA

QUE

SE

ENCU

ENTR

A AS

IGNA

DA L

A UN

IDAD

- J

EFE

DEL

DEPA

RTAM

ENTO

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RECU

RSOS

MAT

ERAL

ES

C C

C

RECI

BE

O FA

CTUR

A

TALL

ER

EXTE

RNO

1

1

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

SOLI

CITU

D DE

AP

OYO

O

FIN

2

1

OFIC

IO D

E CO

MIS

IÓN

O-3

OFIC

IO D

E

COM

ISIÓ

N O-

3

APOY

O PA

RA T

RASL

ADO

DE P

ERSO

NAL

COM

ISIO

NADO

29

9

INIC

IO

RECI

BE

SOLI

CITU

D DE

APO

YO

O-3

INFO

RMA

Y AC

UERD

A

COND

UCTO

R CO

MIS

IONA

DO

ÁREA

S DE

LA

DIRE

CCIÓ

N

DESI

GNA,

EL

ABOR

A Y

REC

ABA

FIRM

A

INFO

RMA

Y E

NTRE

GA

3

PAGO

DE

VIÁ

TICO

S

A PE

RSON

AL

COM

ISIO

NADO

AL Á

REA

SOLI

CITA

NTE

FECH

A,

HORA

DE

SALI

DA

Y NO

MBR

E DE

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NDUC

TOR

COM

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C

C

UN

IDAD

ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

VÍA

FAX

VA

LES

DE

GASO

LINA

O BI

TÁCO

RA D

E VA

LES

DE G

ASOL

INA

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CORA

DE

VA

LES

DE G

ASOL

INA

CONT

ROL

DE V

ALES

DE

GASO

LINA

30

2

FIN

OFIC

IO

1

OFIC

IO

O-1

INIC

IO

ELAB

ORA

Y

RECA

BA F

IRM

A

PROV

EEDO

R

VALE

S DE

GA

SOLI

NA

OBTI

ENE

RECI

BE Y

REV

ISA

VALE

S DE

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SOLI

NA

PROV

EEDO

R

DEL

JEFE

DE

LA

UNID

AD

ADM

INIS

TRAT

IVA

ENVÍ

A

OFIC

IO

O

REVI

SA

ANAL

IZA

Y

DE

TERM

INA

OFIC

INA

DE C

AJA

VALE

S DE

GA

SOLI

NA

ENTR

EGA,

REG

ISTR

A

Y RE

CABA

FIR

MA

C

C

UN

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ADM

INIS

TRAT

IVA

DE

PART

AMEN

TO D

E RE

CURS

OS M

ATER

IALE

S

DGCS/UA/TI


SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO

Objetivo: Asistir de manera oportuna, para la verificación de alguna falla, física o de software de los equipos de cómputo asignados a los usuarios de la Dirección General de comunicación Social .


Proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo y periféricos, de la Dirección General de Comunicación Social manteniéndolos en óptimas condiciones de uso.

En caso de falla en los equipos, deberá reportarse a la Oficina de Tecnologías de la Información la cual hará una evaluación del daño y si es necesario hará las gestiones pertinentes para su reparación .

Si el usuario requiere instalar cualquier componente de software para una aplicación específica, es necesario solicitarlo a la Oficina de Tecnologías de la Información, quién hará la revisión previa.

El buen uso del equipo de cómputo es responsabilidad del usuario que resguarda el equipo.

Normas


Oficina de Tecnologías de la Información

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Oficina de Tecnologías de la

Información


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5

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7

8

Solicitan apoyo a la Oficina de Tecnologías de la Información, las áreas de la Dirección General de Comunicación Social de forma verbal o correo electrónico por parte del jefe o encargado del área referente a la falla que presenta el equipo de cómputo asignado a su área. Recibe la solicitud y se determina el tipo de problema.

Acude al sitio y verifica las condiciones del equipo.

¿Qué tipo de falla presenta el equipo?

En caso de que la falla que presenta el equipo no sea mayor: Corrige en el momento la falla.

En caso de que la falla que presenta el equipo sea mayor: Establece comunicación con el Departamento de Recursos Materiales para revisar la garantía de los equipos de cómputo.

¿Exite garantía?

En caso de que exista garantía: Solicita al Departamento de Recursos Materiales que haga valida la garantía ante el proveedor, siguiendo las indicaciones del mismo para su reparación.

En caso de que no exista garantía: Solicita al Departamento de Recursos Materiales, el movimiento del equipo a la Oficina Tecnologías de la Información para su reparación.

Pasa el tiempo.

Remite al usuario el comunicado vía telefónica, de un tiempo aproximado para su reparación.

DGCS/UA/TI



Oficina de Tecnologías de la

Información


9 Repara la falla del equipo de cómputo y entrega el equipo al usuario.


DGCS/UA/TI



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DGCS/UPS


DISEÑO DE SUPLEMENTOS, FOLLETOS, TRÍPTICOS, PLANAS PARA REVISTA, ANUNCIOS EN PRENSA, CARTELES Y LONAS

Objetivo: Informar y comunicar a la sociedad de las obras y actividades del Gobierno del Estado.


Deberán estar diseñados bajo los parámetros del Manual de Identidad Gráfica actual.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UPS


DISEÑO DE SUPLEMENTOS, FOLLETOS, TRÍPTICOS, PLANAS PARA REVISTA, ANUNCIOS EN PRENSA, CARTELES Y LONAS



1

2

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11

Recibe de la Di rección General de Comu nicación Social la Solicitud de Diseño y el Tema a elaborar.

Prop orcionar información e imágenes de obras y acciones de obras y acciones de un tema en específ ico a la Coordinación de Ase sores.

So licita a la Oficina de Fo tografía banco de imágenes de un tema en específico.

Dise ña propuestas bajo lo s paráme tros del Man ual de Ide ntidad Grá fica actual del producto Revista, Anuncios de Prensa y Carteles).

Muestra propuestasevalucación.


En caso de que no:Diseña nuevas propuestas y continua con la actividad 5.

En caso de que si: Termin a y ajusta el diseño final Cd y se entrega dommy final al proveedor.

Ve rifica fecha de entrega del material y fecha de pago.

¿La in serción es para prensa?

En caso de que no:Se entrega el materialcolocación.

En caso de que si: Entrega Cd y dommy al Jefe de la Unidad Administrativa.


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DGCS/URP


CONVOCATORIA Y ATENCIÓN A REPRESENTANTES DE

Objetivo: Garantizar la cobertura y difusión por parte de los representantes de medios de comunicación de los eventos y actos públicos del Gobierno Estatal, a través de la invitación y atención personalizada antes y durante dichos eventos.


Las dependencias y/o entidades estatales deberán solicitar por escrito el apoyo a la Unidad de Relaciones Públicas de la Dirección General de Comunicación Social para la convocatoria y atención a medios de comunicación a eventos, giras de trabajo y/o actos públicos.

La Invitación a mediosde Información de los medios de comunicación quienes deberán confirmar la asistencia de un representante para realizar la respectiva acreditación.

Para la atención a los representantes de medios acreditados, la Unidad de Relaciones Públicas deberá solicitar por escrito a la Unidad Administrativa, de acuerdo al tipo de actividad, insumos como los siguientes: transporte, alimentación, hospedaje, instalación de sala de prensa, entre otros, cuando el evento así lo requiera.

Normas

Unidad de

Relaciones Públicas

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/URP




1

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3

4

5

5A

Recibe vía electrónica Oficio de solicitud de apoyo del Enlace Institucional correspondiente.

Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional y confirma los datos del Oficio de solicitud de apoyo.

Elabora y envía vía electrónica Invitación a medios en original, a los medios de comunicación en base al Oficio de solicitud de apoyo el cual archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Establece contacto telefónico con los medios de comunicación, confirma la asistencia del representante y elabora Listado de medios de comunicación acreditados para cubrir el evento.

Designa al personal que atenderá a los medios de comunicación durante la realización del evento y analiza que tipo de evento es.

¿Es evento foráneo o local?

En caso de ser foráneo: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a

copia la archiva de manera cronológica definitiva.

Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.


DESCRIPCIÓN ÁREA ACTIVIDAD

DGCS/URP



Unidad de Relaciones Públicas 6

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9

En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.

Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.

Pasa el tiempo.

Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.

Acude al lugar de la actividad en la fecha y hora señaladas y atiende a los representantes de medios de comunicación acreditados.

Pasa el tiempo.

Regresa con los representantes invitados al lugar de partida y elabora Informe de resultados original al cual anexa el Listado de medios de comunicación invitados y archiva ambos documentos de manera cronológica definitiva.


DESCRIPCIÓN ÁREA ACTIVIDAD

DGCS/URP


GESTIÓN DE SOLICITUDES DE ENTREVISTA CON EL GOBERNADOR DEL ESTADO

Objetivo: Atender y dar trámite a las solicitudes de entrevistas con el Gobernador del Estado que realizan los diversos medios de comunicación locales, estatales, nacionales y/o extranjeros.


Los datos de los medios de comunicación que soliciten una entrevista con el Gobernador del Estado deberán ser registrados en el Formato solicitud de entrevista.

La Unidad de Relaciones Públicas de la Dirección General de Comunicación Social deberá gestionar las solicitudes de entrevistas que reciban la Secretaría Particular del Gobernador, quien notificará la resolución basada en la agenda de trabajo del mandatario.

La Unidad de Relaciones Públicas de la Dirección General de Comunicación Social deberá verificar en caso que un representante se acredite bajo el nombre de un medio si éste pertenece al mismo antes de gestionar la solicitud de la entrevista.

Normas

Unidad de


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/URP


GESTIÓN DE SOLICITUDES DE ENTREVISTAS CON EL GOBERNADOR DEL ESTADO



1

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3A

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Recibe llamada telefónica del medio solicitante y recaba datos en el Formatosolicitud de entrevista en original.

Elabora y envía Oficio Solicitud de entrevista en original y una copia, el original para la Secretaría Particular del Gobernador del Estado y en la copia recaba el sello de recibido, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva junto con el Formato solicitud de entrevista original.

Pasa el tiempo.

Recibe Oficio de notificación en original de la Secretaría Particular del Gobernador donde se especifica la resolución de la solicitud de entrevista.

¿Qué tipo de resolución es?

En caso de ser negativa: Establece contacto telefónico con el medio de comunicación solicitante, notifica la resolución y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de notificación original.

Fin.

En caso de ser positiva: Establece contacto telefónico con el medio de comunicación solicitante y acuerda los términos bajo los cuales se realizará la entrevista.

Pasa el tiempo.

Elabora Reporte de seguimiento de la entrevista realizada y lo archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de notificación original.


DGCS/URP


ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS DE GOBIERNO

Objetivo: Contar con un documento que incluya los datos de los Funcionarios de Gobierno, con la finalidad de proporcionar información precisa a los organismos gubernamentales y no gubernamentales que soliciten información al respecto.


El Directorio de Funcionarios de Gobierno deberá incluir cargo, nombre, ubicación física y números telefónicos de las oficinas de los titulares que ocupan los niveles de Gobernador, Secretarios, Subsecretarios, Directores Generales y Directores de Área a nivel estatal; los titulares de las dependencias y entidades representativas del nivel federal, así como los datos de los Presidentes Municipales de cada uno de los Ayuntamientos que integran la Entidad Veracruzana.

El Directorio de Funcionarios de Gobierno deberá ser actualizado semanalmente, ya sea por investigación directa o indirecta, la cual puede ser a través de: lectura diaria de periódicos, análisis de noticieros de radio y televisión, entre otras actividades.

Los organismos que deseen contar con un ejemplar del Directorio de Funcionarios de Gobierno deberán solicitarlo por escrito en papel membretado, mismo que deberá incluir el nombre de quien lo solicita, teléfonos de contacto y correo electrónico en caso de que se requiera enviar por este medio.

El Directorio de Funcionarios de Gobierno deberá ser entregado en archivo digital, ya sea de manera directa en disquete de 3 1/2

Normas

Unidad de


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/URP


ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS DE GOBIERNO



Recibe del organismo solicitante Oficio de solicitud de Directorio de Funcionarios de Gobierno en original, vía fax o de manera directa.

Verifica que el Oficio de solicitud de Directorio de Funcionarios de Gobierno incluya los datos del solicitante requeridos.

¿Cumple con los datos requeridos?

En caso de que no:Notifica vía telefónica y solicita datos completos al organismo solicitante.

Pasa el tiempo

Recibe la información solicitada del organismo y complementa el Oficio de solicitud de Directorio de Funcionarios de Gobierno en original.


En caso de que si: Investiga y verifica si existen modificaciones que realizar al Directorio de Funcionarios de Gobierno.

¿Se requiere realizar modificaciones al Directorio?

En caso de que si: Realiza modificaciones al archivo digital del Directorio de Funcionarios de Gobierno y respalda en el sistema informático.


En caso de que no:Elabora Acuse de recibo en original y envía por correo electrónico el Directorio deFuncionarios de Gobierno.

Pasa el tiempo.

Establece contacto telefónico con el organismo solicitante, confirma la recepción del archivo y recaba datos de quien le atiende en el Acuse de recibo, el cual archi vade mane ra cronológi ca defin iti va junto con el Oficio de solicitud de Directorio deFuncionarios de Gobierno.


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DGCS/URP


ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Objetivo: Contar con un documento que incluya los datos de los directivos y representantes de los medios de comunicación, con la finalidad de estar en posibilidad de proporcionar información precisa a los organismos gubernamentales y no gubernamentales que la soliciten.

.


El Directorio de Medios de Comunicación deberá incluir los siguientes datos: nombre del medio, de los directivos y sus principales fuentes, ubicación física, números telefónicos, correos electrónicos y cualquier otro medio que facilitará el contacto directo.

El Directorio de Medios de Comunicación deberá ser actualizado semanalmente, ya sea por investigación directa o indirecta, la cual puede ser a través de: lectura diaria de periódicos, análisis de noticieros de radio y televisión, contacto directo con los representantes de los medios durante giras de trabajo, entre otras actividades.

El Directorio de Medios de Comunicación deberá incluir los datos tanto de medios impresos como electrónicos (radio y televisión).

Los organismos que deseen contar con un ejemplar del Directorio de Medios de Comunicación deberán solicitarlo por escrito en papel membretado el cual deberá incluir el nombre de quien lo solicita, teléfonos de contacto y correo electrónico en caso de que se requiera enviar por este medio.

Los Directorios de Medios de Comunicación deberán ser entregados en archivo digital, ya sea de manera directa en disquete de 3 1/2

Normas

Unidad de


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/URP


ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL DIRECTORIO DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN



Recibe del organismo solicitante Oficio de solicitud de Directorio de Medios de Comunicación en original, vía fax o de manera directa.

Verifica que el Oficio de solicitud de Directorio de Medios de Comunicación enoriginal incluya los datos del solicitante requeridos.

¿Cumple con los datos requeridos?

En caso de que no:Notifica vía telefónica y solicita datos completos al organismo solicitante.

Pasa el tiempo

Recibe la información solicitada del organismo y complementa el Oficio de solicitud de Directorio de Medios de Comunicación en original.


En caso de que si: Investiga y verifica si existen modificaciones que realizar al Directorio de Mediosde Comunicación.

¿Se requiere realizar modificaciones al Directorio?

En caso de que si: Realiza modificaciones al archivo digital del Directorio de Medios de Comunicación y respalda en el sistema informático.


En caso de que no:Elabora Acuse de recibo en original y envía por correo electrónico el Directorio deMedios de Comunicación.

Pasa el tiempo.

Establece contacto telefónico con el organismo solicitante, confirma la recepción del archivo y recaba datos de quien le atiende en el Acuse de recibo, el cual archi vade mane ra cronológi ca defin iti va junto con el Oficio de solicitud de Directorio deMedios de Comunicación.


1

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2A

2A.1

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Objetivo: Mantener y renovar la relación gobierno-estado de comunicación a través de actividades de relaciones públicas.

.

Frecuencia: Semanal.

Las Cartas de felicitación deberán ir firmadas por el Gobernador del Estado y/o el Director General de Comunicación Social.

Los aniversarios de los medios de comunicación así como las fechas de cumpleaños se verificarán en el archivo digital Aniversarios de medios de comunicación y sus representantes.

Las Cartas de felicitación deberán ser enviadas a firma y autorización por lo menos diez días antes del mes que termina.

En caso de que las Cartas de felicitación sean foráneas se utilizará el servicio de mensajería con que cuenta la Dirección General de Comunicación Social y si fueran locales se solicita vehículo y conductor para su entrega, ambos servicios a la Oficina de Servicios Generales y Transportes.

En caso de que las Cartas de felicitación sean enviadas con motivo de aniversarios de medios de comunicación se les deberá dar seguimiento para verificar si fueron publicadas.

Normas

DGCS/URP


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CARTAS DE FELICITACIÓN

Unidad de


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/URP





1

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3

4

4A

5

5A

Revisa el archivo digital Aniversarios de medios de comunicación y de sus representantes.

Elabora Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores en original y valida información.

Envía el Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores original en forma económica al Director General de Comunicación Social para su visto bueno y autorización.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General de Comunicación Social el Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores original y verifica si existen modificaciones.

¿Existen modificaciones?

En caso de que si: Realiza las modificaciones necesarias.


En caso de que no: Determina quien firmará las Cartas de felicitación si el Gobernador del Estado o el Director General de Comunicación Social.

¿Quién firmará las cartas de felicitación?

En caso de que las firme el Gobernador : Elabora Oficio de solicitud de Cartas de felicitación en original y copia, el original lo envía junto con el Listado mensual de aniversarios de medios de comunicación y cumpleaños de comunicadores a la Dirección de Documentación y Atención Ciudadana de la Secretaría Particular del Gobernador, y en la copia recaba sello de recibido, la cual archiva de manera cronológica definitiva.

DGCS/URP





5A.1

6

7

8

9

10

Pa sa el tie mpo.

Recibe de la Di rección de Docume nta ción y Aten ción Ci ud adana de la Se creta ría Particula r del Go be rnado r Cartas de felicitación firmadas por el Gobernador del Estado.


En caso de que las firme el Director General de Comunicación Social: Elabora y recaba firma del Director General de Comunicación Social en las Cartas de felicitación.

Obtie ne dos cop ias d e ca da una de las Cartas de felicitación originales, laprimera copia es para el Director General de Comunicación Social.

Elabora Tarjeta de solicitud de distribución original y copia y Acuses de recibo originales donde se recabará el sello y firma de quien reciba las cartas.

Envía la Tarjeta de solicitud de distribución original, las Cartas de felicitación originales y los Acuses de recibo originales a la Oficina de Servicios Generales para su respectiva distribución.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Servicios Generales los Acuses de recibo originalesy los archiva de manera cronológica definitiva junto con la copia de la Tarjetade solicitud de distribución y la segunda copia de las Cartas defelicitación.


DGCS/UEI


COORDINACIÓN DE LAS REUNIONES DEL CONSEJO ESTATAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Objetivo: Mantener comunicación con los Enlaces Institucionales de las distintas Dependencias y Entidades estatales con la finalidad de dar seguimiento a los acuerdos tomados durante las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación Social, vigilar su cumplimiento y establecer criterios que coadyuven a promover los programas y acciones que realiza el Estado.


Las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación Socialnecesidades de difusión y promoción de las obras y acciones del Gobierno Estatal.

Los servidores públicos autorizados para participar en las Reuniones del Consejo Estatal de Comunicación SocialInstitucionales de las Dependencias y Entidades Estatales así como los Directivos de la Dirección General de Comunicación Social.

Normas

Unidad de Enlaces

Institucionales

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UEI


COORDINACIÓN DE LAS REUNIONES DEL CONSEJO ESTATAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Unidad de Enlaces

Institucionales


1

2

3

4

4A

5

6

Elab ora y enví a Oficio de invitación en original, a los Enlaces Institucionales correspondientes

Pasa el tiempo.

Confirma la asistencia de los participantes y elabora Orden del día en original la cual archiva de manera cronológica temporal hasta la fecha de lareunión.

Pasa el tiempo.

Acude al lugar de la Reunión del Consejo Estatal de Comunicación Social y obtiene del archivo cronológico temporal el Orden del día.

Redacta la Minuta de trabajo en base a los acuerdos tomados en la reunión,imprime los tantos necesarios y los envía a los asistentes que participaron para su aprobación.

¿Fue aprobado el documento?

En caso de que no:Recibe comentarios y corrige la Minuta de trabajo original.


En caso de que si: Envía la Minuta de trabajo en original y recaba firmas de aprobación de losque participaron en la reunión.

Pasa el tiempo.

Obtiene las copias necesarias de la Minuta de trabajocada uno los asistentes que participaron en la reunión, la original se archiva de manera cronológica definitiva junto con el Orden del día original.


Objetivo: Canalizar a las instancias correspondientes, invitaciones a medios de comunicación para asistan a conferencias de prensa, eventos y/o actividades del Gobierno del Estado con la finalidad de que sean difundidas en forma oportuna a la sociedad.


Los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades deberán solicitar vía fax o correo electrónico a la Unidad de Enlaces Institucionales, apoyo para convocar a los medios de comunicación a cubrir actividades de Gobierno, a través del formato Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación.

La solicitud de apoyo que realice el Enlace Institucional podrá ser para que personal de la Dirección General de Comunicación Social apoye en la cobertura de la actividad, para que se extienda la invitación a los diversos medios de comunicación o para ambos casos.

DGCS/UEI


APOYO A LOS ENLACES INSTITUCIONALES

Normas

Unidad de Enlaces

Institucionales

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UEI


APOYO A LOS ENLACES INSTITUCIONALES

Unidad de Enlaces

Institucionales

1

2

2A

3

4

5

Recibe vía correo electrónico del Enlace Institucional correspondiente Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación aeventos o actividades de gobierno.

Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente yconfirma los datos de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación para cubrir actividades.

¿Están completos los datos?

En caso de que no: Solicita datos completos.


En caso de que si: Obtiene cuatro tantos de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación original y distribuye de la siguiente forma: el primer tanto para la Dirección de Prensa, el segundo para la Dirección de Radio, el tercero para la Dirección de Televisión.

Establece contacto telefónico con cada una de las Direcciones a las que envió los tantos de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación y confirma los nombres de los medios de comunicación a los que se convocó.

Pasa el tiempo.

Elabora Listado de medios convocados en original y copia, el original lo envía al Enlace Institucional correspondiente y archiva la copia de manera cronológica definitiva junto con el tanto restante de la Solicitud de apoyo para convocatoria a medios de comunicación original.



DGCS/UEI


ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA ENVIADOS POR LOS ENLACES INSTITUCIONALES

Objetivo: Apoyar a los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades estatales en la difusión oportuna de actividades de gobierno a través de la distribución de comunicados de prensa.

Frecuencia: Diaria.

Los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades estatales deberán elaborar y redactar los comunicados de prensa que deseen difundir.

Los Enlaces Institucionales de las Dependencias y Entidades estatales deberán solicitar la distribución de comunicados de prensa a través del formato Solicitud de difusión de comunicados de prensa.

Para que las Direcciones de Prensa, Radio y Televisión difundan el comunicado de prensa, éste deberá ir acompañado de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa firmada por el Jefe de la Unidad de Enlaces Institucionales.

Normas

Unidad de Enlaces

Institucionales

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/UEI


ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA ENVIADOS POR LOS ENLACES INSTITUCIONALES

Recibe del Enlace Institucional correspondiente Solicitud de difusión de comunicados de prensa y Comunicado de prensa vía Internet.

Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente yconfirma los datos de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa y Comunicado de prensa .

¿Son correctos los datos?

En caso de que no: Solicita datos correctos.


En caso de que si: Elabora y firma Solicitud de difusión de comunicados de prensa en original y tres copias y obtiene cuatro tantos del Comunicado de prensa.

Distribuye el original de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa y un tanto del Comunicado de prensa para la Dirección de Prensa, y los demás documentos de la siguiente forma:

1a. copia de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa tanto del Comunicado de prensa2a. copia de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa y 3er. tanto del Comunicado de prensa3ra copia de la Solicitud de difusión de comunicados de prensa tanto del Comunicado de prensadefinitiva.


Unidad de Enlaces

Institucionales

1

2

2A

3

4


3

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313

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BLEC

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ELAB

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1

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O

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MIS

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1

2

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ICAC

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ICA

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M

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UNIC

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LICI

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1

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TUD

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NARI

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NO

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CTOR

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NCIO

NARI

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NO

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NCIO

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CIÓN

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1

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2

2

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OFIC

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M

EDIO

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E

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1

1

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2

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NISM

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LICI

TANE

VÍ

A TE

LEFÓ

NICA

CORR

EO E

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RÓNI

CO

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NISM

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1

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ELAB

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2

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1

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1

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2

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2

1

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ORA

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USES

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DEN

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M

INUT

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INIC

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33

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1

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ES A

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REUN

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N DE

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CCIÓ

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L

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BLEC

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A

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1

SO

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STIT

UCIO

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TEL

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LICI

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DIFU

SIÓN

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MUN

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N

3

CO

MUN

ICAD

O DE

PRE

NSA

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2

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TUD

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D

IFUS

IÓN

1

CO

MUN

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O DE

PR

ENSA

1T

SO

LICI

TUD

DE

DIFU

SIÓN

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UCIO

NALE

S

DIR

ECCI

ÓN D

E RA

DIO

DIR

ECCI

ÓN D

E TE

LEVI

SIÓN

1 1


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Objetivo: Coadyuvar en la difusión de las actividades que realiza el Gobierno del Estado a través de los medios impresos y electrónicos, con la finalidad de mantener informada oportuna y verazmente a la ciudadanía.

Frecuencia: Diaria.

El proceso se desarrollará con base en las Agendas de actividades de las dependencias y entidades del Gob ierno Esta tal o Fed eral cuando realice activid ades de manera coordinada.

La Agenda de actividades

La Agenda de actividadeslos Enlaces Institucionales correspondientes.

El Oficio de comisión del personal designado para cubrir la actividad deberá ser autorizado por el Titular el área.

Los insumos requeridos para respaldar la cobertura de prensa de actividades de gobierno son: audiocasete, minicasete, pilas AA, AAA, grabadoras digitales y análogas.

Normas

DG CS / DP


COBERTURA DE PRENSA DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO



1

2

2A

2A.1

3

3A

Recibe del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del funcionario o Solicitud de apoyo en original, para programar la cobertura de prensa de la actividad.

Verifica si la información recibida está completa y correcta.

¿Está completa y correcta la información?

En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente y solicita los datos necesarios para completar la información.

Pasa el tiempo

Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía correo electrónico la información solicitada y complementa la Agenda de actividades del funcionario en original.


En caso de que si: Designa al reportero que cubrirá la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades o la Solicitud de apoyo original.

¿Es actividad foránea o local?

En caso de ser foránea: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a


Conecta con el procedimiento Pago de viáticos al personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Caja del Departamento de Recursos Financieros de la Unidad Administrativa.

DGCS / DP



DGCS / DP





4

5

6

Contin úa con la activida d No. 4

En caso de ser local: Elab ora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, el cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.

Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.

Pasa el tiempo.

Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativoasignado que proporcionará el servicio de traslado.

Acude al lugar de la actividad y realiza la cobertura de la misma, la cual respalda en audiocasete.


Conecta con el procedimiento Elaboración y emisión de comunicados deprensa, correspondiente a la Dirección de Prensa.

DGCS / DP


ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA

Objetivo: Informar a la ciudadanía en forma objetiva y oportuna, a través de los medios impresos, las actividades y obras que realiza la Administración Pública Estatal en beneficio de la sociedad.

Frecuencia: Diaria.

La información que se utilizará para redactar el Comunicado de prensacobertura de prensa de actividades de gobierno.

El Comunicado de prensa deberá redactarse e incluirse en el formato establecido.

Antes de emitir un Comunicado de prensa, éste deberá ser revisado y autorizado por el Titular del área.

La emisión del Comunicado de prensa vía correo electrónico deberá realizarse en base al listado de medios impresos establecidos.

Para verificar la publicación del Comunicado de prensa en los medios impresos, éstos deberán ser revisados diariamente.

Mensualmente se deberá enviar a la Unidad Administrativa el Registro mensual de comunicados, discursos, entrevistas y fotografías generadas por las actividades del C. Gobernador, para la integración del Informe Mensual de Actividades de la Dirección General de Comunicación Social.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



1

2

2A

3

4

5

Elabora y redacta Comunicado de prensarecabada en la cobertura de prensa de actividades de gobierno.

Analiza y verifica que el Comunicado de prensa esté redactado correctamente.

¿Es correcta la redacción?

En caso de que no: Realiza las correcciones necesarias al Comunicado de prensa y revisa los cambios.


En caso de que si : Realiza el respaldo del archivo del Comunicado de prensa en el sistema informático y lo imprime en tres tantos, los cuales distribuye de la siguiente manera: 1er

Televisión y el 3ero

para su difusión, posteriormente lo archiva en forma cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Revisa diariamente en los Medios impresos que el comunicado de prensahaya sido publicado.

Pasa el tiempo.

Elabora, con base en la revisión realizada, el Informe mensual de comunicados de prensa publicados en dos tantos, uno integrado al Programa Operativo Anual (POA) de actividades, el cual se envía a la Unidad Administrativa y el segundo lo archiva de manera cronológica definitiva como acuse de recibo.


DGCS / DP


ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA

Objetivo: Difundir y promover los programas y acciones emprendidas por el Gobierno del Estado, con objeto de mantener informada a la sociedad.

Frecuencia: Diaria.

Las dependencias y entidades confirmarán a la Dirección General de Comunicación Social la existencia de un Comunicado de prensa en el correo electrónico, dirigido al Titular del área.

La información que se incluya en el sitio web deberá ser revisada y autorizada por el Titular del área.

La información a publicar deberá ser incluida previamente en el Formato de Comunicado de prensa establecido.

La información que en el sitio web de la Dirección General de Comunicación Social se registre, deberá ser oficial y exclusivamente para la difusión de programas y actividades del Gobierno Estatal y de la propia Dependencia.

Normas

DGCS / DP


PUBLICACIÓN DE COMUNICADOS DE PRENSA EN EL SITIO WEB


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DP





1

1A

1A.1

2

2A

3

Recibe vía internet del Enlace Institucional correspondiente, Aviso de envío de un Comunicado de prensa en el correo electrónico de la Dirección General de Comunicación Social y verifica su existencia.

¿Existen Comunicados de prensa en el correo electrónico de la Dirección General de Comunicación Social?

En caso de que no existan: Solicita vía telefónica al Enlace Institucional correspondiente, envíe la información necesaria para publicarla en el sitio web.

Pasa el tiempo.

Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía correo electrónico Comunicado de prensa para que sea publicado en el sito web.


En caso de que existan: Analiza que el contenido del Comunicado de prensa esté completo y correcto para su difusión y posteriormente se archiva de manera cronológica definitiva.

¿Es correcto y completo el contenido?

En caso de que no: Establece contacto vía telefónica con el Enlace Institucional correspondiente, solicita información con la cual completa y corrige el Comunicado de prensa antes de que sea publicado en el sitio web.


En caso de que si: Incluye el Comunicado de prensa en el sitio web y verifica que aparezca publicado.

DGCS / DP





¿Aparece publicado?

En caso de que no : Analiza el motivo y corrige errores.

Conecta con la actividad No. 3.

En caso de que aparezca publicado: Realiza el respaldo del archivo del Comunicado de prensa en la carpeta de comunicados, el cual posteriormente archiva de manera cronológica temporal.


3A

4

DGCS / DP


ELABORACIÓN Y EMISIÓN DE FOTOGRAFÍAS DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO

Objetivo: Registrar en imágenes fotográficas los eventos y actividades públicas o privadas del Gobierno Estatal, para después difundirlas a través de los medios impresos y electrónicos en el sitio web.

Frecuencia: Diaria.

Para cubrir fotográficamente la actividad se deberá recibir del Enlace Institucional correspondiente el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico.

Los negativos, contactos y fotografías deberán ser archivados diariamente en forma cronológica definitiva.

Las FotografíasTitular del área.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:



1

2

2A

2A.1

3

3A

4

Recibe del Enlace Institucional correspondiente Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original, para programar la cobertura fotográfica de la actividad.

Verifica que la información recibida esté completa y correcta.



Pasa el tiempo.

Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax los datos solicitados y complementa el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original.


En caso de que si: Verifica la disponibilidad de fotógrafos para cubrir la actividad.

¿Hay fotógrafos disponibles?

En caso de que no: Notifica vía telefónica al Enlace Institucional correspondiente y archiva de forma cronológica definitiva el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original.

Fin.

En caso de que si: Asigna fotógrafo para cubrir la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de solicitud de apoyo fotográfico original.

DGCS / DP



DGCS / DP





4A

5

6

7

8

¿Qué tipo de actividad es?





En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, el cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.

Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.

Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.

Pasa el tiempo.

Acude al lugar de la actividad y realiza la cobertura fotográfica de la misma, la cual respalda en un rollo fotográfico y tarjeta digital, según sea el caso.

Revela el Rollo fotográfico e imprime el Contactoque servirá para seleccionar las fotografías que se publicarán sobre la actividad cubierta.

DGCS / DP





9

10

10A

11

12

13

14

Selecciona e imprime las Fotografíasdefinitiva el Contacto

Digitaliza y verifica que las Fotografías tengan calidad digital.

¿Las fotografías tienen calidad digital?

En caso de que no : Corrige la calidad digital de las Fotografías y las archiva de manera alfanumérica definitiva.


En caso de que si : Incluye las Fotografías digitalizadas en el sitio web, las envía por correo electrónico a los medios impresos establecidos y respalda el archivo de las mismas en CD, el cual archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo

Revisa diariamente en los Medios impresosde la actividad gubernamental fueron publicadas y obtiene una copia de las Páginastemporal.

Obtiene del archivo cronológico temporal las copias de las Páginas y las ordena en formar cronológica descendente.

Integra el Cuadernillo mensual de fotografías publicadas y envía a la Unidad Administrativa


Objetivo: Presentar en forma sintetizada las notas publicadas por los medios impresos (locales, estatales y nacionales) acerca de la actividad gubernamental, con la finalidad de que los Funcionarios de Gobierno estén enterados del panorama diario que pudiera o no repercutir en sus actividades.

Frecuencia: Diaria.

Las temáticas de la síntesis deberán clasificarse de la siguiente forma: Gobernador, Política, Fotos y Cartones, Gobierno del Estado, Justicia, Legislatura, DIF Estatal, Columnas, Editorial y Desplegados, asimismo deberán separarse en local, estatal, matutina y vespertina, respectivamente.

La síntesis local y estatal matutina deberá estar lista antes de las 8:00 horas y la vespertina antes de las 14:00 horas. La síntesis nacional se deberá recibir vía correo electrónico de la Representación de Comunicación Social en México,D.F., y se deberán incluir en el formato establecido.

La Síntesis informativa sólo deberá distribuirse a los funcionarios públicos autorizados, de acuerdo a los Lineamientos para el ejercicio de los recursos públicos bajo criterios de disciplina, racionalidad y austeridad presupuestal vigentes.

La Síntesis informativa deberá ser revisada y autorizada por el Jefe de Departamento de Síntesis y Archivo de la Dirección de Prensa de la Dirección General de Comunicación Social.

Normas

DGCS / DP


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DP


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA



1

2

3

4A

5

6

Recibe de los diferentes medios impresos locales y estatales los Periódicosdel día en un tanto de cada uno.

Analiza los Periódicos, selecciona, recorta y pega en el formato establecido las notas que integrarán la sínte sis informativa.

Cla sifica las Notas originales seleccionadas de acuerdo a la temática establecida y archiva de manera cronológica definitiva los Periódicos.

Verifica que las Notas originales estén en el orden correspondiente.

¿Están correctamente ordenadas?

En caso de no estar correctamente ordenadas: Corrige el orden de las Notas.

Contin úa con la activida d No. 5.

En caso de estar correctamente ordenadas: Inte gra la Síntesis Informativa en original y fotocopia los tantos establecidospara su distribución, la original la archiva en forma cronológica definitiva.

Distribuye y entrega en forma económica los tantos fotocopiados de la Síntesis Informativa a los Funcionarios públicos autorizados. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

3

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DGCS/DR


ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE COMUNICADOS DE RADIO

Objetivo: Difundir las actividades de gobierno a través de los noticieros radiofónicos de la entidad veracruzana, así como en los de nivel nacional o internacional, cuando así sea requerido.

Frecuencia: Diaria.

La información para elaborar el Comunicado de radio se deberá obtener de la cobertura que se realice de las actividades y eventos que estén programadas en las Agendas de actividades de los Funcionarios del Gobierno Estatal.

La Agenda de actividades del Gobernador deberá ser recibida de la Dirección General de Eventos Especiales y de los Enlaces Institucionales correspondientes para las actividades de la Presidenta del DIF Estatal y Secretarios de Despacho.

Los Comunicados de radio deberán ser transmitidos por teléfono cuando los noticieros más importantes de la Entidad se transmitan en vivo; en caso de que no se realice de esta forma deberán grabarse para ser distribuidos posteriormente.

Los Comunicados de radio deberán ser escritos y grabados y ambos deberán ser distribuidos en los noticieros establecidos así como incluidos en el sitio web.

Si los Comunicados de radio se elaboran en actividades foráneas deberán de enviarse por correo electrónico a la Dirección de Radio para que sean aprobados por el Titular del área antes de difundirlos.

Normas

Dirección de Radio

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

Dirección de Radio


1

2

2A

2A.1

3

3A

Recibe de la Dirección General de Eventos Especiales o del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del funcionario, en original.




Pasa el tiempo

Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax la información solicitada y complementa la Agenda de actividades del funcionario en original.


En caso de que si: Designa al reportero que cubrirá la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades original.

¿Qué tipo de actividad es ?




DGCS / DR



Dirección de Radio


4

5

6

7

7A

8

En caso de ser local: Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Servicios Generales y Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.

Conecta con el procedimiento Apoyo para traslado de personal comisionado, correspondiente a la Oficina de Transportes y Servicios Generales del Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Administrativa.

Establece contacto telefónico con la Oficina de Servicios Generales y Transportes y confirma el lugar, fecha y hora de salida así como el nombre del conductor operativo asignado que proporcionará el servicio de traslado.

Pasa el tiempo.

Acude al lugar de la actividad y realiza la cobertura de la misma, la cual respalda en audiocasete.

Elabora y redacta el Comunicado de radiorecabada en la cobertura de la actividad y verifica que contenga las características establecidas.

¿Cuenta con las características establecidas?

En caso de que no: Realiza las modificaciones necesarias.


En caso de que si: Imprime en tres tantos el Comunicado de radio, el cual distribuye de la siguiente manera: primer tanto para el Titular del área, segundo tanto para el reportero que lo elaboró y el tercero lo envía vía fax a los noticieros, mismo que posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.

DGCS / DR



DGCS / DR



Dirección de Radio


9

9A

10

10A

11

Establece contacto telefónico con los noticieros establecidos y verifica si existe la posibilidad de transmitir Comunicado de radio en vivo durante la emisión del noticiero.

¿Es posible transmitirlo en vivo?

En caso de que si : Transmite en vivo, vía telefónica, el Comunicado de radio.


En caso de que no: Incluye el Comunicado de radio (grabado y escrito) en el sitio web y verifica que aparezca la información.

¿Aparece la información completa y correcta?

En caso de que no: Analiza el motivo y realiza modificaciones.


En caso de que si: Realiza respaldo del archivo impreso y grabado del Comunicado de radio en el sistema informático.


Conecta con el procedimiento Monitoreo y análisis de información difundida por los noticieros de radio sobre la actividad gubernamental, correspondiente a la Dirección de Radio.

DGCS / DR


PRODUCCIÓN DE SPOTS RADIOFÓNICOS

Objetivo: Promover las actividades y acciones que el Gobierno Estatal realiza en beneficio de los veracruzanos y contribuir en la difusión de campañas preventivas de diversas índoles.


Las Dependencias y/o Entidades del Gobierno Estatal deberán solicitar por escrito la producción de spots, dos semanas antes de la fecha de inicio de transmisión, así como especificar el tema y las características que requieren que se incluyan en el contenido de los spots.

Los SpotsComunicación Social.

Los Spotscon el Enlace Institucional correspondiente.

Los SpotsComunicación Social tenga convenios o acuerdos establecidos para tal fin.

Las estaciones de radio a donde se enviarán los spots para su difusión, se definirán de acuerdo a la cobertura que se requiere realizar, la cual puede ser local, estatal o regional, así como en base al mensaje y el tipo de audiencia que se desea alcanzar.

Normas

Dirección de Radio

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DR



Dirección de Radio


1

1A

1A.1

2

2A

3

4

Recibe Oficio de solicitud de producción de spots original del Enlace Institucional correspondiente y verifica que especifique las características que requiere que se incluyan en el contenido de los spots.

¿Incluye las características requeridas?

En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional correspondiente y solicita especifique las características completas.

Pasa el tiempo.

Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax la información solicitada y complementa el Oficio de solicitud de producción de spots original.


En caso de que si: Elabora Guión del spot, verifica si cumple con las características requeridas y archiva el Oficio de solicitud de producción de spots original de manera cronológica definitiva.

¿Cumple con las características requeridas?

En caso de que no: Realiza las modificaciones necesarias.


En caso de que si: Imprime Guión del spot en dos tantos, uno para el analista de radio que operará el equipo técnico durante la grabación y el otro posteriormente lo archiva de manera cronológica definitiva.

DGCS / DR



Dirección de Radio


4A

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¿Requiere de modificaciones?

En caso de que si: Analiza que cambios requiere y realiza modificaciones.


En caso de que no: Realiza respaldo del Spot en el sistema informático y obtiene las copias

radio establecidas.

Elabora Oficio de orden de transmisión en original y una copia y determina si el carácter de envío es normal o urgente.

¿Qué tipo de envío es?

En caso de ser urgente: Envía a las estaciones de radio establecidas, a través del servicio de mensajería contratado por la Dirección General de Comunicación Social, el Oficio de orden de transmisión contienen las copias del spot. La copia del oficio la archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.


En caso de ser normal: Designa al personal que realizará la distribución de las copias del spot a las estaciones de radio.

Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a


DGCS / DR



Dirección de Radio


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Distribuye el original del Oficio de orden de transmisión junto con los discos compactos que contienen las copias del spot en las estaciones de radio establecidas, y en la copia recaba el sello de recibido, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Recibe de las estaciones de radio a las que se enviaron las copias de los spots el Pautado de transmisión de spots en original y verifica que la transmisión de los mismos se realice de acuerdo al documento recibido.

¿ Se está cumpliendo con la transmisión acordada?

En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Gerente(s) de la(s) estacion(es) de radio que no haya(n) cumplido con la transmisión acordada y solicita explique el motivo del incumplimiento.


En caso de que si: Obtiene una copia del Pautado de transmisión de spots original, la cual envía de manera económica al Enlace Institucional correspondiente y notifica el cumplimiento de la misma. El original lo archiva de manera cronológica definitiva.


Objetivo: Informar inmediata y oportunamente a los veracruzanos, las obras y acciones que realiza el Gobierno Estatal en beneficio de la comunidad a través de la difusión directa e instantánea de las mismas por la radio.


Las transmisiones de controles remotos se deberán solicitar por escrito dirigido al Director General de Comunicación Social, en caso de que sea una actividad programada de último momento, se podrá realizar la solicitud vía telefónica.

Cuando se realice inauguración de obras o entrega de apoyos, tendrá prioridad para transmitirse a control remoto.

La Dirección de Radio será la responsable de supervisar y coordinar que la transmisión en vivo se realice de manera oportuna y eficaz.

En caso de que las estaciones de radio no puedan realizar la transmisión desde el lugar del evento se deberá utilizar el equipo técnico y humano de la Dirección de Radio para que se envíe la señal vía telefónica a la estación transmisora establecida.

En caso de no existir línea telefónica se deberá grabar el evento en audiocasete y hacerlo llegar a la estación de radio establecida para que en ese momento inicie la transmisión del mismo.

Normas

DGCS / DR


TRANSMISIÓN DE CONTROLES REMOTOS

Dirección de Radio

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DR



Dirección de Radio


1

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3

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Recibe Oficio de solicitud de transmisión en original del Enlace Institucional correspondiente.

Establece contacto con el Enlace Institucional correspondiente y propone las estaciones disponibles para realizar la transmisión.

¿Aprueba la propuesta el Enlace Institucional ?

En caso de que no: Archiva el Oficio de solicitud de transmisión original de manera cronológica definitiva.


En caso de que sí: Elabora y envía Orden de Transmisión en original y dos copias, el original para la(s) estación(es) de radio transmisora(s), una copia para el Enlace Institucional y la segunda copia la archiva de manera cronológica definitiva.

Establece contacto telefónico con la estación transmisora y confirma la programación de espacios y tiempos.

Designa al personal que supervisará la transmisión y analiza si el control remoto es foráneo o local.

¿Es un control remoto foráneo o local ?

En caso de ser foráneo: Elabora Oficio de comisión en original para el interesado y tres copias que distribuye de la siguiente forma: 1a y 2a copia para la Oficina de Caja y la 3a



DGCS / DR



Dirección de Radio


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8


En caso de ser local: Acude al lugar de la transmisión y supe rvisa la realización y transmisión delcontrol remoto.

Monito rea y graba en audiocasete dos copias de la transmisión en vivo, unose lo envía de forma económi ca al En lace In stitucional y el otro lo archiva de manera cronológ ica definitiva.

FIN DEL P ROCEDIMIENT O.

DGCS / DR


PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA VERACRUZ EN LA HORA NACIONAL

Objetivo: Difundir y promover la historia, música, cultura y actividades de los municipios que conforman la entidad veracruzana.

Frecuencia: Semanal.

Los temas a tratar en el programa se deberán realizar de acuerdo a la agenda de eventos o actividades representativas de cada municipio o en su caso solicitarlo por escrito dirigido al Director de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.

El contenido de cada emisión del Programa Veracruz en la Hora Nacional deberá ser autorizado por el Director de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.

El Guiónestablecidos.

El Programa Veracruz en la Hora Nacional deberá pre-producirse durante la semana previa a la fecha de transmisión.

El programa se producirá durante la semana previa a la emisión y se enviará a la estación piloto establecida que lo transmitirá en horario de 22:30 a 23:00 hrs.

Normas

Dirección de Radio

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DR



Dirección de Radio


1

2

3

3A

4

5

5A

6

Establece contacto vía telefónica con los participantes que asistirán al programa y define los temas y la información que se brindará al auditorio.

Recaba la información y redacta el Guión que se seguirá durante el programa.

Verifica que el Guión cumpla con los elementos establecidos.

¿Cumple con los elementos establecidos?

En caso de que no: Analiza que cambios requiere y realiza las modificaciones necesarias.


En caso de que si: Selecciona la música y las producciones de radio que complementarán el programa.

Conecta con el procedimiento Realización de reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas, correspondiente a la Dirección de Radio.

Produce, edita y verifica que el Programa reúna el formato y los tiempos establecidos.



Continua con la actividad No. 6.

En caso de que si: Realiza respaldo del Programa en CD y en el sistema informático.

DGCS / DR



Dirección de Radio


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Elabora Oficio de solicitud de transmisión en original y copia, el original junto con el CD los envía a la estación piloto y en la copia recaba sello de recibido, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Escucha y monitorea la transmisión del Programa y confirma que se haya cumplido satisfactoriamente.

¿Se cumplió satisfactoriamente la transmisión?

En caso de que no: Establece contacto telefónico con la estación de radio piloto y solicita explique el motivo del incumplimiento.


En caso de que si: Elabora Reporte de seguimiento de transmisión en original y una copia, la original para el Titular del Área y la copia la archiva de manera cronológica definitivo.


DGCS / DR


PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA EL LATIR DE VERACRUZ

Objetivo: Establecer contacto directo con los veracruzanos a través de la transmisión en vivo porRadio Televisión de Veracruz todos los viernes de 11:00 a 12:00 horas, así como de difundir las obras y acciones que el Gobierno del Estado realiza en beneficio de la ciudadanía.

Frecuencia: Semanal

El contenido de cada emisión del Programa El Latir de VeracruzDirector General de Comunicación Social y el Director de Radio quién será el Productor Ejecutivodel programa así como el responsable del diseño y realización del mismo.

El Guión del Programa El Latir de Veracruzy será revisada y autorizada por el Titular del área.

El programa se transmitirá en vivo a través de la señal de Radio y Televisión de Veracruz los días viernes en horario de 11:00 a 12:00 horas.

La Dirección de Radio será la encargada de canalizar al área de atención ciudadana, dar seguimiento y atención a las llamadas telefónicas que se registren durante y después de la emisión del programa,a través de un correo de voz.

El programa se preproducirá durante la semana previa a la fecha de transmisión.

Normas

Un id ad Admi nis tr ativ a

El aboró:

Un id ad Admi nis tr ativ a

Re vi só:

Di rect or Gene ral d e

Comu nic ació n S ocia l

Au torizó:

Ab ril d e 20 09

Fe cha:

Dirección de Radio


1

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4

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6

Recibe del Director General de Comunicación Social instrucciones sobre el tema y contenido de la emisión.

Programa entrevistas con los participantes de la emisión y define las producciones de radio que complementarán la misma.

Conecta con el procedimiento Realización de reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas correspondiente a la Dirección de Radio.

Elabora y redacta el Guión que se seguirá durante el programa y verifica que cumpla con el formato establecido. ¿Cumple con el formato establecido?



En caso de que si: Imprime el Guión del programa en tres tantos, uno para el analista de radio que operará el equipo técnico durante la grabación, otro para el Productor Ejecutivo y el restante posteriormente lo archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Coordina la transmisión del Programasupervisa el proceso de la misma.

Monitorea y graba la emisión del Programa en CD y lo archiva de manera cronológica definitiva.


DGCS / DR


PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROGRAMA EL LATIR DE VERACRUZ

DGCS / DR


REALIZACIÓN DE REPORTAJES, CÁPSULAS INFORMATIVAS, SEMBLANZAS Y/O ENTREVISTAS

Objetivo: Producir material de radio para mantener informada a la ciudadanía de las actividades que realiza la Administración Pública Estatal, a través de las diferentes radiodifusoras de la entidad veracruzana así como para complementar los programas o emisiones que realice la Dirección General de Comunicación Social a través de la Dirección de Radio.


La información que se incluya en los reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas deberá ser revisada y autorizada por el Titular del área.

Los reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas deberán ser las producciones de radio que se realicen para complementar los programas de radio: Veracruz en la Hora Nacional y Alta Fidelidad, así como algunas transmisiones a control remoto.

Los reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas deberán contar con las características de audio y contenido establecidas.

Los insumos que se utilizan para la elaboración de reportajes, cápsulas informativas, semblanzas y/o entrevistas son: audiocasete, minidisc, micrófono, CD, grabadora portátil, pilas AA y audífonos.

Normas

Dirección de Radio

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DR



Dirección de Radio 1

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3A

4

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Recibe del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del Funcionario, en original.

Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional y acuerda las producciones de radio que se realizarán.

Designa al reportero que recabará la información, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades original.

¿Qué tipo de actividad es ?









DGCS / DR



Dirección de Radio

6

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7A

8

9

9A

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Pasa el tiempo.

Acude al lugar de la actividad, recaba información y la respalda en audiocasete o CD. .

Pasa el tiempo.

Analiza la información recabada y elabora el Guión que se seguirá para las producciones de radio y verifica si cumple con el formato establecido.

¿Cumple con el formato establecido?



En caso de que si: Selecciona la música e imprime el Guión en tres tantos, uno para el locutor, otro para el analista de radio que operará el equipo técnico durante la grabación y el restante lo archiva de manera cronológica definitiva.

Produce, edita y verifica que las Producciones de radio cuenten con las características de audio y contenido establecidas.

¿Cuenta con las características de audio y contenido establecidas?



En caso de que si: Realiza respaldo de las Producciones de radio en el sistema informático y en minidisc, el cual archiva de manera cronológica temporal hasta el día que se requiera para su inclusión en las transmisiones establecidas.



La Síntesis de monitoreofotocopiarse para que sea entregada al C. Gobernador y los Secretarios de Despacho.

Al final del mes, los monitoreos se deberán capturar en el Formato Tendencias de Notas Radiofónicas sobre la Actividad Gubernamental, integración del Informe Mensual de Actividades de la Dirección General de Comunicación Social.

Los noticieros radiofónicos (matutino, vespertino y/o nocturno) así como los programas de análisis que se monitoreen deberán ser determinados por el Director de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.

Se deberán monitorear las notas y/o comentarios que se relacionan con la actividad gubernamental, algún funcionario o alguna problemática social, económica o política que pudiera afectar o requiera la intervención del Gobierno Estatal.

Con base en el tipo de información que se emita deberá analizarse si se requiere de una respuesta inmediata por parte de algún funcionario(s) estatal(es).

Los monitoristas ubicados fuera de la ciudad de Xalapa deberán enviar vía fax la información obtenida de las estaciones locales.

Los monitoreos de noticieros o programas de radio que son transmitidos en la Ciudad de México y que no se escuchan en la entidad, deberán ser solicitados a la Agencia especializada en monitoreo de medios que la Dirección General de Comunicación Social tiene contratada para tal fin.

Las emisiones diarias son grabadas y sólo deberán archivarse máximo un mes para utilizar los audiocasetes como material reciclable. En caso de alguna grabación, que por su importancia así lo requiera, deberá mantenerse en el archivo de la Dirección de Radio de la Dirección General de Comunicación Social.

Objetivo: Conocer y evaluar el impacto noticioso de las actividades de gobierno que difunden los noticieros radiofónicos más importantes del Estado.

Frecuencia: Diaria.

Normas

DGCS / DR


MONITOREO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DIFUNDIDA POR LOS NOTICIEROS DE RADIO SOBRE LA ACTIVIDAD GUBERNAMENTAL

Dirección de Radio

Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS / DR


MONITOREO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DIFUNDIDA POR LOS NOTICIEROS DE RADIO SOBRE LA ACTIVIDAD GUBERNAMENTAL

Dirección de Radio


1

1A

2

3

4

Grab a los noticieros de radio establecidos y verifica si requieren de atención inmediata.

¿Requ ieren de atención inmediata?

En caso de que sí:Info rma vía telefónica al Director Gen eral de Comunicación So cial y elabora yenvía Tarjeta informativa en original.

Continua con la actividad No. 2

En caso de que no:Concluye grabación de los noticieros establecidos la cual respalda en audiocasete y elabora la en el formato establecido.

Imprime la Síntesis de monitoreos en original y la respalda en el sistemainformático, obtiene las fotocopias necesarias y las envía a los Funcionariosestablecidos. La original la archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Elabora el Formato Tendencias de notas radiofónicas sobre la actividadgubernamental en dos originales, uno para la Unidad Administrativa y el otrose archiva de manera cronológica definitiva.


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1 1

DGCS/ DTV


COBERTURA DE TELEVISIÓN DE ACTIVIDADES DE GOBIERNO

Objetivo: Realizar la cobertura de actividades de gobierno para difundirlas a la ciudadanía a través de las diferentes televisoras.

Frecuencia: Diaria.

El proceso se desarrollará con base en las Agendas de actividades de las dependencias y entidades del Gobierno Estatal o Federal cuando realicen actividades de manera coordinada.

La Agenda de actividadesEspeciales.

La Agenda de actividadesEnlaces Institucionales correspondientes.

El Oficio comisión del personal designado para cubrir la actividad deberá ser autorizado por el Titular del área.

Los insumos requeridos para respaldar la cobertura de televisión de actividades de gobierno son: cámara de video, videocasetes en formato DVCam, micrófono, cables de entrada de audio y video, tripie, audífonos.

El material de video recabado deberá integrarse diariamente en el stock de video que forma parte de la Videoteca de la Dirección General de Comunicación Social.

El material de video que se recabe servirá para la elaboración del Corte Informativo.

Cuando la actividad sea foránea y quede cerca de la ciudad de Veracruz deberá acudirse a las televisoras para que obtengan una copia del material recabado para su respectiva difusión.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/ DTV





Recibe de la Dirección General de Eventos Especiales o del Enlace Institucional correspondiente la Agenda de actividades del funcionario, en original.




Pasa el tiempo.

Recibe del Enlace Institucional correspondiente vía fax la información solicitada y complementa la Agenda de actividades del funcionario en original.


En caso de que si: Designa al reportero que cubrirá la actividad, analiza si el tipo de actividad es foránea o local y archiva de manera cronológica definitiva la Agenda de actividades original.

¿Es actividad foránea o local ?





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3

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DGCS/ DTV








Pasa el tiempo.

Acude al lugar de la actividad, realiza la cobertura y obtiene el Master de la misma, el cual respalda en videocasete.

Determina si distribuirá a las televisoras establecidas una copia del Master al termino de la cobertura o más tarde.

¿ Cuándo realiza la distribución ?

En caso de realizar la distribución al termino de cubrir la actividad : Acude a las televisoras establecidas les entrega el Master y espera para que obtengan una copia del mismo.


En caso de realizar la distribución más tarde : Regresa a la Dirección de Televisión y archiva de manera cronológica temporal el Master, hasta el momento que se requiera para la elaboración del corte informativo.


Conecta con el procedimiento Elaboración y distribución de cortes informativos, correspondiente a la Dirección de Televisión.

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DGCS/ DTV


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORTES INFORMATIVOS

Objetivo: Enviar, para su difusión, material de videograbación que contenga acciones y obras realizadas por el Gobierno Estatal.

Frecuencia: Diaria.

El Titular del área deberá dar visto bueno y autorizar los Cortes Informativos, que se enviarán a las televisoras estatales.

El material que se utilizará para elaborar los Cortes Informativos deberá ser del Master que se obtenga durante la cobertura de televisión de actividades de gobierno.

Los Cortes Informativos deberán elaborarse en formatos DVC, DVCPro, Betacam, 3/4 y VHS.

Los Cortes Informativos deberán enviarse diariamente a las televisoras que establezca el Titular del área y deberán ser entregados diariamente no más tarde de las 18:00 horas.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/ DTV



Dirección de


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2

2A

3

4

5

6

Revisa el Master obtenido durante la cobertura de televisión de actividades de gobierno y selecciona las imágenes que se incluirán en el corte informativo.

Realiza, edita y verifica el contenido del Corte informativo original.

¿El contenido requiere de alguna modificación?

En caso de que sí: Analiza errores y realiza modificaciones.


En caso de que no: Obtiene del Corte informativo original, las copias necesarias en los formatos para video establecidos para su distribución. El original lo archiva de manera cronológica definitiva.

Elabora y envía vía fax Oficio de solicitud de transporte en original para la Oficina de Transportes, la cual posteriormente archiva de manera cronológica definitiva.


Elabora Acuse de recibo de acuerdo al número de copias que se distribuirán.

Establece contacto telefónico con la Oficina de Transportes y confirma el nombre del conductor operativo que distribuirá las copias de los cortes informativos.

Pasa el tiempo.

DGCS/ DTV



Dirección de


7

8

Entrega al conductor operativo las copias de los Cortes Informativos quedistribuirá a las televisoras establecidas y los Acuses de recibo donde recabará el sello de recibido.

Pasa el tiempo

Recibe del conductor operativo los Acuses de recibode recibido y los archiva de manera cronológica definitiva.


DGCS/ DTV


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAUTAS DE NOTICIEROS DE TELEVISIÓN

Objetivo: Informar oportunamente al Gobernador del Estado y Secretarios de Despacho sobre la información que difunden los noticiarios estatales y que es inherente a la actividad de gobierno.

Frecuencia: Diaria.

Las Pautas de noticiarios de televisión deberán obtenerse del monitoreo diario que se realice a los noticiarios de televisión estatales en sus emisiones matutinas, vespertinas y nocturnas, los cuales deberán respaldarse en formatos de videocasete VHS.

Las Pautas de noticieros de televisión deberán elaborarse en el formato establecido, así como transcribirse completamente y resaltarse de las demás notas o comentarios cuando se refieran a la actividad de gobierno.

Los noticieros que deberán monitorearse son los transmitidos por las televisoras estatales, y si fuese requerido se realizará el monitoreo de televisoras nacionales e internacionales.

Las Pautas de noticiarios de televisión deberán ser distribuidas al Gobernador del Estado y a los Secretarios de Despacho a través de Internet y de manera directa. Asimismo, deberá analizarse si se requiere de una respuesta inmediata por parte de algún funcionario(s) estatal(es), en base a la información que los noticieros difundan.

Al final del mes, los monitoreos se deberán capturar en el Formato Notas Monitoreadas de Televisión, mismo que se enviará mensualmente a la Unidad Administrativa para la integración del Informe Mensual de Actividades de la Dirección General de Comunicación Social.

Normas


Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/ DTV


ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAUTAS DE NOTICIARIOS DE TELEVISIÓN



1

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2

2A

3

4

Graba los noticiarios de televisión establecidos y verifica si requieren de atención inmediata.

¿Requieren de atención inmediata?

En caso de que sí: Informa vía telefónica al Director General de Comunicación Social y elabora y envía Tarjeta informativa en original.


En caso de que no: Concluye la grabación de los noticiarios de televisión establecidos, los cuales respalda en videocasete y elabora las Pautas en el formato establecido.




En caso de que si: Imprime las Pautas en original y respalda el archivo en el sistema informático, obtiene las copias necesarias y las envía a los funcionarios establecidos. La original la archiva de manera cronológica definitiva.

Pasa el tiempo.

Elabora, con base en las pautas, el Formato Notas monitoreadas de televisión en dos originales, uno para la Unidad Administrativa y el otro se archiva de manera cronológica definitiva.


Objetivo: Reforzar la difusión de las actividades del Gobierno del Estado en beneficio de la ciudadanía, a través del uso de la televisión.


La información que se incluya en los promocionales, cápsulas y reportajes deberá ser revisada y autorizada por el Titular del área solicitante o el Enlace Institucional correspondiente, así como por el Director de Televisión de la Dirección General de Comunicación Social.

Toda la información recibida para difusión debe ser incluida en el formato de de televisión establecido.

El tiempo de duración de las producciones de televisión es según el formato que seleccione: la cápsula es de un minuto como máximo, el promocional de treinta segundos y el reportaje puede variar desde uno a cuatro minutos.

Los insumos requeridos en la consecución de los videos promocionales, cápsulas o reportajes de televisión son: pilas y cintas de video en los formatos DVCam, Beta Cam, VHS, DVC Pro y/o 3/4.

Normas

DGCS/ DTV




Elaboró:


Revisó:

Director General de


Autorizó:

Abril de 2009

Fecha:

DGCS/ DTV



Determina, de acuerdo a las actividades que se desarrollan en las Dependencias y/o Entidades, la información a promover.

Establece contacto telefónico con el Enlace Institucional y acuerda las producciones de televisión que se realizarán.

Analiza si se requiere recabar información en una actividad foránea o local y designa al personal que la obtendrá.

¿Es actividad foránea o local ?








1

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3A

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DGCS/ DTV




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7A

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9A

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Pasa el tiempo.

Acude al lugar de la actividad, recaba información y la respalda en videocasete.

Pasa el tiempo.

Analiza la información recabada, elabora el Guión que servirá para realizar la producción de televisión y verifica si cumple con el formato establecido.




En caso de que si: Selecciona la música y el locutor e imprime el Guión en tres tantos, uno para el locutor, otro para el analista de televisión que editará la producción y el restante, lo archiva de manera cronológica definitiva.

Realiza, edita y verifica que la Producción de televisión cuente con las características de imagen, audio y contenido establecidas.

¿Cuenta con las características de imagen, audio y contenido establecidas?



En caso de que si: Elabora Pizarra de identificación de la Producción y Oficio de pautado enoriginal y una copia.


DGCS/ DTV




11

12

12A

13

Emite las copias necesarias de la Producción de televisión y las respalda en vidoecasetes, las cuales envía junto con el Oficio de pautado en original a las televisoras que los difundirán.

Pasa el tiempo.

Verifica que la transmisión se realice de acuerdo a la copia del Oficio de pautado

¿ Se está cumpliendo con la transmisión acordada?

En caso de que no: Establece contacto telefónico con el Gerente(s) de la(s) televisora(s) que no haya(n) cumplido con la transmisión solicitada.


En caso de que si: Elabora Reporte de seguimiento de transmisión en original para el Enlace Institucional correspondiente y una copia, la cual archiva de manera cronológica definitiva.



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407

DIRECTORIO

NOMBRE Y CARGO

Lic. Alfredo Gándara Andrade Director General de Comunicación Social

Lic. José Antonio Rodríguez Villalvazo Jefe de la Unidad de Acceso a la Información Pública

Lic. Roberto Jaime Colorado Moreno Director Jurídico

L.E. Arnulfo Pancardo Hernández Jefe de la Unidad Administrativa

L.C.T.C. Luis Gabriel Vásquez Moctezuma Jefe de la Unidad de Publicidad Social

Lic. Verónica Adriana Reynaud Ornelas Jefa de la Unidad de Relaciones Públicas

C. Manuel Márquez Ortiz Jefe de la Unidad de Enlaces Institucionales

Lic. Arturo Reyes Isidoro Director de Prensa

Lic. Demetrio Ruiz Sordo Director de Radio

Lic. Carlos Omar Barranco Aguirre Director de Televisión

Lic. Ángel José Trinidad y Ferreira Representante de la DGCS en Distrito Federal

Lic. Monserrat Castillo Sánchez Representante de la DGCS en la Ciudad de Veracruz

408

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

_____________________________________Lic. Roberto Jaime Colorado Moreno

Director Jurídico

_____________________________________L.E. Arnulfo Pancardo Hernández Jefe de la Unidad Administrativa

_____________________________________L.P.R.P. Luis Gabriel Vásquez Moctezuma Jefe de la Unidad de Publicidad Social

_____________________________________Lic. Verónica Adriana Reynaud Ornelas

Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas

_____________________________________C. Manuel Márquez Ortiz

Jefe de la Unidad de Enlaces Institucionales

_____________________________________Lic. Arturo Reyes Isidoro

Director de Prensa

Lic. Alfredo Gándara Andrade

409

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

_____________________________________Lic. Demetrio Ruiz Sordo

Director de Radio

_____________________________________Lic. Carlos Omar Barranco Aguirre

Director de Televisión

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