desarrollo de un business case para justificar un proyecto...
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Desarrollo de un Business Case para justificar un Proyecto de Inversión
Qué buscan los Tomadores de Decisiones?
o Cortos Tiempos para el logro de Beneficios
o Bajo/Justo Costo Total de los Proyectos
o Habilitar el Crecimiento y Agilidad
o Reducir Riesgos
o Resultados del Business Case (ej., Retorno sobre la Inversión - ROI)
o Autosuficiencia y Gente Preparada
o Simplicidad
o Aprovechamiento de la Organización
o Fundaciones para la Mejora Continua
Qué buscan los Tomadores de Decisiones:
Soluciones que sean:
o Apropiadas
o Justificadas
o Implementables
o Sustentables
Los tomadores de decisiones desean asegurarse de que las decisiones que toman son las correctas y proporcionarán los resultados esperados...
En ciertos casos, el Business Case para hacer algo simplemente se trata de “es necesario hacerlo” – sentido común
Algunas cosas debieran ser obvias…
Desafortunadamente, el “sentido común” es muchas veces el menos común de los sentidos
Definición de Business Case…
Qué es un Business Case?
• Un Business Case es parte de los entregables de un proyecto, generado previo al inicio de la implementación del mismo
• El Business Case responde a una necesidad de la empresa que el proyecto busca satisfacer. Incluye:
o Razón(es) del proyecto
o Beneficios esperados y métricas claves
o Opciones consideradas (con las razones para el rechazo o aprobación de cada opción)
o Costos / Inversiones esperados
o Análisis financiero
o Supuestos principales
o Riesgos esperados
o Cronograma de implementación
o Próximos pasos
• La comparación entre la “situación base" y el proyecto propuesto define la justificación
En su forma más simple, un Business Case se trata de justificar la inversión requerida en función del valor potencial de creación
Qué es un Business Case?
Valor Agregado
Inversión Requerida
Business Case
=
El Valor Cuantitativo y Cualitativo y los componentes de Inversión deben tenerse en cuenta para desarrollar un Business Case
Hay distintas formas de crear Valor, y todas deben ser tenidas en cuenta en un Business Case
Qué significa Valor Agregado?
Valor =
• Facturación • Crecimiento • Calidad • Servicio • Flexibilidad
Incrementar Estos
• Riesgos • Tiempos • Costos • Capital de Trabajo • Impuestos
Reducir Estos
Estos son los Drivers que impactan en el Business Case
Cuáles son los drivers que afectan el ROI?
Incrementar Retorno sobre
Inversión (ROI)
Incrementar Ingresos Netos
Incrementar Facturación
Reducir Costo de Bienes Vendidos Reducir Costo de Ventas Reducir Costos
Logísticos Reducir Costos
Administrativos
Incrementar Margen Bruto
Reducir Costos
Operativos
Incrementar Margen
Operativo Neto Antes de Imp.
Reducir Impuestos
Reducir Pago Intereses
Gast
os
e I
ngre
sos
Reducir Capital Neto Reducir
Costo de Capital Reducir
% Costo de Capital
Reducir Capital de Trabajo
Reducir Activos Fijos
Depreciación
Act
ivos
y P
asi
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“Si bien los beneficios intangibles son difíciles de cuantificar, no hay razón para valorarlos en cero en un análisis de gastos de capital. El cero es, al fin, no menos arbitrario que cualquier otro número.
Contadores conservadores que asignan valor cero a muchos beneficios intangibles prefieren estar equivocados con precisión para ser imprecisamente correctos. Los gerentes no deben seguir su ejemplo.”
Beneficios Intangibles
- Robert Kaplan, Harvard Business School
En conclusión Es un beneficio o no? Si lo es, cuantifíquelo, aunque sea en forma imprecisa.
Los distintos componentes de costos involucrados debe ser definidos y calculados…
Cuáles son los costos involucrados?
Costos Logísticos Totales
Costos de Transporte
Entrada
Salida
Inter- Bodegas
Rutas de Distribución
Costos Flota Mantenimiento
Arriendo Gasolina Peajes
Impuestos Seguros
Devoluciones
Costos de Inventario
Costo Producto Inventario- Compras
Cantidades Descuentos
Fletes Otros
Costos de Infraestr.
Centros de Distribución
Servicios de Apoyo
Costo Tierra
Mantenim. Parques Edificios
Equipamiento
Servicios Eléctrico
Gas Agua
Equipos de Manejo de Materiales
Costos de Mano Obra
Cendis Directa
Indirecta
Soporte Operaciones
Directo Indirecto
Indemnizac.
Capacitación
Otros Costos
Impuestos Aranceles
IVA Renta Otros
Seguros Propiedad
Responsabilidad
Costos de Transición
Personal Materiales Inventario
Apertura/Cierre Edificios
Incentivos
Servicios Profesionales
Contingencias
Ilustrativo
Costos de Sistemas
WCS
WMS
TMS
Otros Sistemas de Ejecución y
Planeación de Cadena de Suministro
LMS
ERP
En general existen 2 razones típicas para proyectos logísticos estratégicos y de diseño e implementación de Centros de Distribución
Por qué las Compañías invierten en Logística?
1. Re-alineación con Cambios en el Negocio 2. Cambio del trade off Costo vs. Servicio
Dónde estamos
Dónde debemos
estar
Cambio requerido en Capacidades
Crecimiento en Volumen (o Reducción) Nuevos Clientes Cambios en Requerimientos de Clientes Cambios en capacidades de distribución Nuevos Servicios Nuevos Mercados / Áreas Geográficas Cambios en portafolio de productos Fusiones y Adquisiciones Decisión de tercerización o insourcing de operaciones
Cambios Negocio Objetivos Negocio
Nivel de Servicio
Costos Logísticos
Reducción Costos
Mejora Servicio T
2
T1
Racionalización de Inventarios Minimización Costos de Transporte Minimización Costos de Infraestructura Minimización Costos de Mano de Obra Minimización Costos Administrativos / Planeación Minimización de Impuestos Minimización de nivel de errores Incremento de Fill Rate Incremento de Flexibilidad Incremento de Seguridad
Ejemplos Ejemplos
Una serie de preguntas clave que deben ser respondidas para definir el enfoque de Business Case...
Enfoque del Business Case – Preguntas Clave
Por qué se está
realizando el
proyecto?
Cuál es el resultado esperado?
Qué define el éxito del proyecto?
Cuál es la “situación base” para justificar el proyecto?
Preguntas del
Business Case
Qué drivers justificarán
el proyecto?
Cuáles son los Indicadores
para la justificación?
Cuál es el enfoque, roles
y responsa- bilidades?
Debemos definir “por qué” se está realizando el proyecto y “qué” define el éxito del mismo…
Preguntas Clave (continuación)
• Qué define el éxito del proyecto?
o Logro de Capacidades (capacidad, productividad, servicios, etc.)?
o Costos (ej. costo por unidad)?
o Velocidad de implementación?
o Facilidad de Implementación?
o Otros?
• Por qué se está realizando el proyecto?
o Habilitar crecimiento (ej. limitaciones capacidad, adquisiciones)?
o Habilitar cambios (ej. Nuevos canales, cobertura geográfica, cambios en perfil de pedidos de clientes)?
o Reducir costos (ej. eficiencia, consolidación, tercerización, reducción de inventarios (capital de trabajo), transporte)?
o Combinaciones?
Tenemos que saber que “esperar” del proyecto y cuál es la “situación base” para comparar distintas alternativas…
Preguntas Clave (continuación)
• Cuál es el resultado esperado (cuál es la hipótesis)?
o Instalaciones Actuales: Mejoras operacionales, cambios operativos (ej. servicios), expansión, reingeniería, combinación?
o Nuevas Bodegas: Incrementar capacidades (SKUs, Volúmenes, Almacenamiento), consolidación de operaciones existentes, etc.?
o Viabilidad de Tercerización (parcial o total) de operaciones?
• Cuál es la “situación base” para justificar el proyecto?
o Enfoque actual (equipamiento, procesos, sistemas, mano de obra) extrapolado para soportar el crecimiento?
o Alternativas manuales o de mínima tecnología (equipamiento, procesos, mano de obra) extrapolado para soportar crecimiento?
o Tercerización parcial o total de operaciones?
o Otros?
o TIR?
o VAN?
o Otro?
• Cuáles son los indicadores de justificación del proyecto?
o Tasa mínima de retorno?
o Período de Repago?
o Flujo de caja descontado?
Debemos saber cuáles son los drivers de valor que justificarán el proyecto y los indicadores a medir?
Preguntas Clave (continuación)
• Cuál es la base para la justificación (drivers de valor)?
o Reducción de costos (ej. costo por unidad)?
o Margen operativo incremental?
o Reducción de costos de transporte?
o Ahorro de inventarios por cross docking?
o Cumplir con un presupuesto pre-definido?
o Costo más bajo? …comparado con qué?
o Otros?
De ser así, qué parte de este valor es posible asociar con el proyecto logístico?
Debe haber un claro entendimiento respecto a cómo va a desarrollarse el Business Case…
Preguntas Clave (continuación)
• Cuál será la metodología, roles y responsabilidades para el desarrollo del Business Case?
o Quién hará qué cosa?
o Cómo será comunicado el Business Case y por Quién?
− Plantillas existentes para desarrollo de Business Case?
− Presentación a la Junta Directiva?
− Otros?
o Qué metodología y enfoque se utilizará?
− Business Case “todo incluido” (inversiones esperadas y retorno asociado)?
− Proveer componentes del Business Case (ej. Equipamiento, Sistemas, Mano de Obra)?
Las respuestas a estas preguntas clave que proporciona una base sólida para el desarrollo de un Business Case
Desafortunadamente, el mundo cuenta con muchos proyectos que no han sido exitosos – estas son las 10 principales razones:
10 Principales Razones de Fracaso de Proyectos!
1. La falta de apoyo de la Alta Dirección.
2. Demasiado trabajo, muy pocos recursos, sin tiempo suficiente y con limitaciones presupuestarias.
3. La falta de miembros del equipo dedicados y conocedores del proyecto con clara responsabilidad y empoderamiento.
4. Falta de metodología, documentación, reportes y planes probados.
5. Trabajo en "Silos", falta de integración de flujos de trabajo, con impacto en gente, procesos, tecnología y activos.
6. La falta de participación transversal y del usuario final – no se cuenta con voces y visiones (lentes) de las distintas áreas de la empresa.
7. Cronograma del proyecto y el alcance no está bien definido o administrado.
8. Falta de Planes de Transición a tiempo.
9. Expectativas sin alineación referentes a las aplicaciones (ERP, WMS, WCS, etc.).
10. Falta de voluntad y/o capacidad de cambiar el “status quo”.
Conclusiones de la presentación…
Resumen
• El Business Case debiera basarse en el Retorno sobre la Inversión (ROI)
o En general se pone mucho foco sobre la “I” (Inversión) y un menor tiempo es dedicado a analizar la “R” (Retorno)
o Los tomadores de decisiones se van a enfocar en la “R” (Retorno sobre el Capital Invertido) – deben creer y apoyar el valor de los factores involucrados en la “R”
o Ejemplo: En un proyecto de 8 años de vida útil que tiene un repago simple de 2 años, un error del 10% en el cálculo de la “R” es igual a un 40% de error en la “I” – es importante dedicarle suficiente tiempo a validar el cálculo de las “Rs”!
• En última instancia, un Business Case se enfoca en ayudar a los responsables de las empresas a la toma de las mejores decisiones
• Una vez aprobado el proyecto, el foco debe orientarse a garantizar el cumplimiento de dicho Business Case!
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Acerca de Fortna
Algunas Cifras
• Más de 240 asociados en el mundo
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Fortna diseña, implementa y soporta soluciones de Cadena de Suministros, garantizando soluciones exitosas, compartiendo riesgos con sus Clientes
Ubicaciones
La Promesa de Fortna
• Foco en objetivos del negocio
• Garantía de cumplimiento del Business Case
• Responsabilidad sobre las soluciones
• Acuerdos de riesgo compartido
• Mayor aprovechamiento de su gente
• Brindando autosuficiencia en su organización
• Simplicidad y Flexibilidad
Información adicional sobre los servicios y herramientas discutidos se encuentra disponible en www.fortna.com.
Para mayor información:
Juan Recondo
Vice Presidente LATAM
Teléfono: 314.299.7722
Email: [email protected]
Web-site: www.fortna.com