1.6 planilla electrónica

La planilla electrónica es el registro de información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal de terceros, modalidades formativas y derechohabientes; este registro tiene la siguiente estructura:- El registro de información laboral

(T-Registro) y, - La planilla mensual de pagos (PLAME) En el T-Registro se consignan los datos de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal de terceros, modalidades formativas y derechohabientes; mientras que la PLAME contiene la información laboral de seguridad social. Asimismo, de la planilla electrónica se obtiene la información que debe consignarse en las boletas de pago.

I. MARCO LEGALLas normas que regulan lo concerniente a la planilla electrónica son:

- D.S. N° 001-98-TR, normas reglamentarias relativas a la obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago.

- D.S. N° 015-2005-TR, dictan disposiciones sobre el Registro de trabajadores y prestadores de servicios- RTPS.

- D.S. N° 014-2006-TR, modifican el D.S. N°015-2005-TR, mediante el cual se dictaron disposiciones sobre el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios- RTPS.

- R.M. N° 003-2007-TR, aprueban información mínima del Registro de Trabajadores y Prestadores de servicios-RTPS.

- D.S. N° 006-2007-TR, Decreto Supremo que prorroga la entrada en vigencia del Decreto Supremo N° 015-2005-TR.

- D.S. N° 018-2007-TR, Decreto Supremo que establece disposiciones relativas al uso del documento denominado “Planilla Electrónica”.

- D.S. N° 015-2010-TR, Decreto Supremo que modifica el Decreto Supremo N° 018-2007-TR que establece disposiciones relativas al uso del documento denominado “Planilla Electrónica”.

- D.S. N° 003-2012-TR, modifican el artículo 4 del Decreto Supremo N° 018-2007-TR, mediante el cual se establecen disposiciones relativas al uso del documento denominado “Planilla Electrónica”.

- R.M. N° 121-2011-TR R.M. Aprueban la información de la Planilla Electrónica, las tablas paramétricas, la estructura de los archivos de importación y se dictan medidas complementarias.

- R.M. 107-2014-TR, La obligatoriedad del registro de la situación educativa del trabajador.

- R.M. 231-2014-TR Amplían plazo señalado en el tercer párrafo del artículo 2 de la R.M. 107-2014.

- R.M. 019-2015-TR, Amplían plazo señalado en el artículo 1° de la R.M. 231-2014-TR.

II. OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL TRABAJADOR

1. ¿Debo denunciar en el caso que en la planilla electrónica figure un sueldo inferior al real?

Sí, el trabajador deberá denunciar ante la SUNAFIL dicha irregularidad a fin que se genere una orden de inspección y se requiera al empleador que consigne en la planilla electrónica el monto íntegro de la remuneración, lo cual servirá de base para el cómputo real de los beneficios sociales.

2. ¿Qué beneficios obtiene el trabajador por encontrarse registrado en planilla electrónica?

Encontrarse registrado en planilla electrónica le permite al trabajador:

● Calcular de manera correcta los beneficios sociales desde el registro en la planilla electrónica.

● Le otorga el reconocimiento como trabajador, incluyendo el goce de todos sus derechos laborales.

● Acceder a créditos en el sistema financiero.● Estar protegido contra el despido arbitrario y el derecho a la

indemnización en caso de producirse.

3. ¿Puede reclamar un trabajador si existe alguna equivocación en el monto pagado en su boleta de pago aun cuando ha sido firmada?

Sí, la firma del trabajador en la boleta no implica que pierda el derecho a reclamar las sumas adicionales que considere que no se encuentren dentro de la boleta, ya que los derechos laborales son de carácter irrenunciable.

4. ¿Debo encontrarme registrado en la planilla electrónica si emito recibos por honorarios?

El empleador tiene la obligación de registrar a los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal de terceros, modalidades formativas y derechohabientes en el registro que les corresponda dentro de la planilla electrónica; sin embargo, esto no quiere decir que el personal que emite recibo por honorarios adquiera los derechos que tiene un trabajador.

5. ¿Si trabajo horas extras deberán estar consignadas en la boleta de pago?

Sí, el empleador tiene la obligación de consignar las horas extras laboradas por el trabajador, a fin que pueda efectuarse el cálculo correcto para el pago de la remuneración.

6. ¿Cómo se computa la liquidación de beneficios sociales si mi empleador me incluye en la planilla electrónica después de unos meses de haber iniciado la relación laboral?

El empleador tiene la obligación de registrar a los trabajadores en la planilla electrónica desde el inicio de la relación laboral, dentro de las 72 horas del inicio de la prestación del servicio, sin embargo, esta inscripción tiene carácter declarativo, lo que configura que a partir del registro se reconocen formalmente los derechos laborales; en caso esto no suceda, se presume que es un trabajador a plazo indeterminado por aplicación del principio de primacía de la realidad, adquiriendo todos los derechos laborales desde la fecha real del inicio del trabajo.

III. OBLIGACIONES Y/O DERECHOS DEL EMPLEADOR

1. ¿Quiénes están obligados a llevar planilla electrónica?

Están obligados a llevar planilla electrónica los empleadores, sean personas jurídicas o naturales siempre que:● Cuenten con uno o más trabajadores.● Cuenten con uno o más prestadores de

servicios y/o personal de terceros.● Cuenten con uno o más trabajadores

o pensionistas, que sean asegurados obligatorios al Sistema Nacional de Pensiones - SNP.

● Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del impuesto a la renta de cuarta o quinta categoría.

● Tenga a su cargo uno o más artistas.● Hubieran contratado servicios de una entidad

prestadora de Salud-EPS.● Cuando hubieran suscrito con ESSALUD, un

contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo - SCTR.

● Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.● Cuenten con uno o más prestadores de servicios-

modalidad formativa.

2. ¿Quiénes se encuentran exceptuados de llevar planillas electrónicas?

● Los que empleen trabajadores del hogar.● Los que empleen trabajadores de construcción civil

eventuales.● Los que contraten prestadores de servicios que

generen renta de cuarta categoría y no tengan la calidad de agentes de retención de cuarta categoría.

3. ¿Si el empleador deja de tener trabajadores debe seguir declarando la planilla electrónica?

La obligación de presentar la planilla electrónica mensual se mantiene hasta que el empleador no haya presentado a SUNAT la baja de los conceptos tributarios y no tributaros que se declaren a través de la planilla electrónica.

4. ¿Si el empleador cuenta con sucursales, deberá declarar varias planillas electrónicas?

La planilla electrónica es una sola, por lo tanto las personas jurídicas como las naturales que cuenten con trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal de terceros, modalidades formativas y derechohabientes, deben registrar y enviar a la SUNAT en un solo acto su planilla electrónica, conforme al calendario emitido por la administración tributaria.

Exceptuados

Obligados

5. ¿Cuáles son los datos que se deben registrar en la situación educativa?

● Formación superior completa.● Indicador de estudios en una institución educativa del Perú.● Institución educativa.● Carrera profesional o técnica.● Año de egreso de la carrera.

6. ¿Cuánto tiempo tiene el empleador para registrar al personal contratado?

Los empleadores deberán registrar a sus trabajadores en la planilla electrónica, dentro de las 72 horas de haber ingresado a prestar sus servicios, independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado, sujeto a modalidad o a tiempo parcial.

7. ¿Cuál es el plazo para entregar las boletas a los trabajadores?

El original de la boleta será entregado al trabajador a más tardar al tercer día hábil luego de la fecha de pago.

8. ¿Cuánto tiempo debo conservar la planilla y las boletas de pago?

Los empleadores están obligados a conservar sus planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco años

después de efectuado el pago. Luego de transcurrido el plazo, la prueba de los derechos se encontrará a cargo de quien alegue el derecho.

9. ¿Cuál es la infracción por no registrar en la planilla electrónica a los trabajadores?

No registrar a los trabajadores en la planilla electrónica se encuentra considerada como una infracción muy grave en materia sociolaboral.La multa aplicable depende del número de trabajadores afectados, pudiendo oscilar desde 5 hasta 100 UIT.