DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO

 INGENIERÍA COMERCIAL

  

DISEÑO DE PROCESOS BAJO TECNOLOGÍA BPMN Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE ASESORÍA Y APOYO DE LA AGENCIA ECUATORIANA DE

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL AGRO – AGROCALIDAD

ANA CRISTINA JIMÉNEZ JÁCOMECARLA ALEJANDRA TOAPANTA GUERRERO

  

DIRECTOR: ING. JAIME CADENA

CONTENIDO

Antecedentes de AGROCALIDADProblemáticaObjetivosMarco TeóricoMetodologíaAnálisis de la Situación ActualPropuesta de MejoramientoConclusionesRecomendaciones

AGENCIA ECUATORIANA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO-AGROCALIDAD

Autoridad Nacional Sanitaria, Fitosanitaria y de Inocuidad de los Alimentos

Regula y controla las actividades productivas del agro

Entidad adscrita al MAGAP

Apoya el cuidado de la salud de los ecuatorianos 

Proyecta al país y sus productos hacia el mercado internacional

PROBLEMÁTICA

Los procesos de Asesoría y Apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD no están documentados, debido a que no se les da la misma importancia que los procesos técnicos, por lo tanto, no se encuentran claramente definidos, impidiendo llevar a cabo las posibles opciones de mejora continua para proporcionar un servicio de calidad.

OBJETIVOS

Objetivo GeneralRealizar la propuesta de mejoramiento de los procesos de asesoría y apoyo de la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de Calidad del Agro – AGROCALIDAD.

Objetivos EspecíficosAnalizar el direccionamiento estratégico de Agrocalidad.Realizar el levantamiento de la situación actual de los procesos de asesoría y apoyo de Agrocalidad.Diseñar los procesos de asesoría y apoyo actuales en Agrocalidad.Realizar una propuesta de mejora de los procesos de asesoría y apoyo en AgrocalidadDiseñar los procesos propuestos en BPMN (Bizagi)Diseñar un sistema de medición de los procesos propuestos.Elaborar la documentación para los procesos propuestos.

MARCO TEÓRICO

Direccionamiento Estratégico

Se fundamenta en la obtención de un criterio común en la empresa, que permita unificar criterios y prosperar, a su vez que permita aprovechar las oportunidades futuras apoyándose en el razonamiento y la experiencia.

Componentes Definición del Negocio Filosofía Corporativa.

Cadena de Valor

Conjunto de actividades que se desempeñan para diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos.

MARCO TEÓRICO

Gestión por Procesos

Es una forma de organización diferente de la clásica organización funcional, y en el que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización.

Proceso

Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente.

Fases de Gestión por Procesos

Mapa de procesos

Representación grafica de los procesos y sus interrelaciones

MARCO TEÓRICO

Modernización de procesosReducción de despilfarros y excesos, atención a cada uno de los detalles que pueden conducirnos al mejoramiento del rendimiento y de la calidad.

• Eliminación de la burocracia• Eliminación de la duplicación. • Evaluación del valor agregado• Simplificación• Reducción del tiempo del ciclo del proceso• Prueba de errores• Eficiencia en la utilización de los equipos• Lenguaje simple• Estandarización• Alianzas con proveedores• Mejoramiento de situaciones importantes• Automatización y/o Mecanización

BPM Consiste en administrar el ciclo de vida de los procesos, apoyándose en herramientas de automatización del flujo de trabajo.

BPMN

Estándar de aceptación mundial para modelar y documentar procesos de negocio.

METODOLOGÍA

1. Direccionamiento Estratégico 3. Mapa de Procesos

2. Cadena de Valor

4. Levantamiento de Procesos

METODOLOGÍA

5. Diseño de Procesos Actuales (Visio)

7. Caracterización de procesos

6. Diseño de Procesos propuestos (Visio y Bizagi)

8. Elaboración de indicadores

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Direccionamiento Estratégico

Misión redundante, extensa y hasta cierto punto confusa, por lo que no es fácil recordar y tampoco motiva a los miembros de la Agencia.

Visión es extensa y no aporta a fijar el camino a seguir en un periodo de tiempo.

Valores corporativos no definidos.

Mapa Estratégico inexistente.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Cadena de Valor

No muestra todas las actividades necesarias para la prestación de servicios

Mapa de Procesos

No es una buena representación grafica de los que hace la Agencia, no se ajusta a la teoría de la herramienta.

Procesos Actuales

Inventario de Procesos extenso y existe confusión entre procesos y procedimientos.

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

Gestión Administrativa, Financiera y Tecnológica

Gestión de Recursos Humanos

Gestión de Asesoría Jurídica

Gestión de Planificación

Gestión de Comunicación y Relaciones Internacionales

CADENA DE VALOR

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

MAPA DE PROCESOS

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

La propuesta aplicada a las 4 Direcciones de Asesoría y Apoyo además del proceso de Planificación Institucional se basa en:

Diagramas de flujo Caracterización

Indicadores

Manejar un lenguaje simple

Eliminar tareas repetitivas

Estandarizar los procesos

Clasificar procesos y

procedimientos

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PR

OC

ES

OS

AC

TU

AL

ES

Planificación de diseño y desarrollo (E.4.1)

Gestión de entradas de diseño y desarrollo (E.4.2)

Revisión de diseño y desarrollo (E.4.3)

Verificación de diseño y desarrollo (E.4.4)

Validación de información de proyectos (E.4.5)

Seguimiento de Proyectos de Inversión (E.4.6)

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

HOJA 1 DE 2

CÓDIGO: E.4.MACROPROCESO: GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN (E)

PROCESO: GESTIONAR PROYECTOS DE INVERSIÓN (E.4.)

TODAS LAS DIRECCIONES PLANIFICACIÓN DIRECCION EJECUTIVA

Inicio

Emitir solicitud de realización de

proyecto

Solicitud

Enviar solicitud

Recibir solicitud

Revisar proyecto para desarrollo

Enviar para aprobación Aprobar

Identificar necesidades del

proyecto

Elaborar cronograma de

actividades

Asignar recursos

Presentar borrador

Analizar factibilidad

Enviar convocatoria socializaciónRecibir convocatoria

Realizar check list

Existen cambios

Ajustar proyecto

Emitir solicitud de aprobación

Solicitud

Enviar solicitud

si

Ano

si

no

A

B

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

HOJA 2 DE 2

CÓDIGO: E.4.MACROPROCESO: GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN (E)

PROCESO: GESTIONAR PROYECTOS DE INVERSIÓN (E.4.)

TODAS LAS DIRECCIONES PLANIFICACIÓN DIRECCION EJECUTIVA

Recibir solicitud

Aprobar

Recibir aprobación

Enviar proyecto para aprobación

MAGAP, MCPEC

Esperar aprobación

Recibir informe de validación

Enviar proyecto para revisión

SENPLADES

Esperar aprobación

Recibir informe final

Emitir dictamen de inicio

Elaborar plan de inversión

Plan

Enviar plan

Recibir plan

Aprobar

Realizar seguimiento

Emitir informe de gestión

Informe Enviar a órganos de control

Fin

Asi

si

no

B

no

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOSDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

APORTE PARA LA AGENCIA

ELEMENTOS ACTUAL PROPUESTA

Misión ExtensaSe ajusta a las características de una misión

Visión Redundante Se establece un periodo de tiempo

Valores Estratégicos

No definidosDefinidos

Mapa Estratégico

InexistenteDefinido acorde a la teoría

Cadena de Valor Incompleta Completa

Mapa de Procesos

ConfusoRedefinición de procesos Agregadores de Valor

Procesos

Confusión con procedimientos, procesos mal

definidos

Propuesta de mejoramiento

CONCLUSIONES

Uno de los problemas encontrados en AGROCALIDAD está en la definición de la Cadena de Valor y el Mapa de Procesos que no se ajustan a la teoría con la que se debe construir estas herramientas, por lo tanto no reflejan la verdadera situación de la Institución.

El inventario de procesos actual es demasiado extenso, debido a que, en este se describen procesos y procedimientos que confunden y dificultan la gestión.

No todos los procesos descritos en el inventario actual de la Agencia son ejecutados.

En el levantamiento de la información se evidencio una actitud hermética respecto al manejo de los datos, además del desconocimiento de los parámetros de la gestión por procesos.

CONCLUSIONES

Existen demasiadas personas asignadas para la realización de un mismo proceso ya que la innovación y utilización de tecnología es muy deficiente.

No existe comunicación horizontal entre los responsables de un proceso y la delegación de responsabilidades es deficiente lo que dificulta la toma de decisiones por parte de los dueños del proceso y genera tiempos muertos.

Se encontró duplicidad de procesos y un gran número de actividades repetitivas e innecesarias.

RECOMENDACIONES

Es necesario implementar el mejoramiento realizado junto con un manual de procedimientos que normen, respalden y estandaricen las actividades de los procesos habilitantes de asesoría, apoyo y planificación institucional además que permitan el uso eficiente de los recursos del Estado.

Capacitar a todos los funcionarios con respecto al tema de gestión por procesos y el uso de las herramientas que facilitaran la gestión.

Crear un sistema efectivo de difusión de la cultura organizacional para lograr que los colaboradores se sientan identificados con los objetivos y conviertan en propias las metas de la institución.

RECOMENDACIONES

Realizar una delegación de funciones efectiva donde todos los funcionarios sin importar el nivel jerárquico posean capacidad de decisión sobre sus procesos.

  Mejorar la infraestructura tecnológica de la institución que permitirá

automatizar los procesos y mejorar la interacción con el usuario.

GRACIAS