demo interne audits systeem - inception.nl · document- en informatiebeheer/ procesmanagement...
TRANSCRIPT
![Page 1: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/1.jpg)
Welkom bij de systeem demonstratie van
Interne Audits
![Page 2: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/2.jpg)
Borgen
Verbeteren
Systemen van Inception
![Page 3: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/3.jpg)
Borgen
Verbeteren
Systemen van Inception
![Page 4: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/4.jpg)
Document- en informatiebeheer/ procesmanagement
ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen vastleggen, beheren en communiceren.
Verbeter-/ managementinformatie
Klachten en Meldingen Registreren, onderzoeken, afhandelen, controleren, bewaken en analyseren van klachten, afwijkingen, incidenten etc..
Interne audits De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen gestructureerd doorlichten/ toetsen en verbeteren.
Managementdashboard De prestaties van de organisatie meten, analyseren, presenteren en verbeteren.
Systemen van Inception
![Page 5: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/5.jpg)
ALGEMENE KENMERKEN
![Page 6: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/6.jpg)
Algemene kenmerken
Een volledig webbased (inter-/ intranet)systeem voor het managen van het totale auditproces; van auditplan tot auditopvolging. Interne audits wordt voornamelijk ingezet ten behoeve van de volgende systemen:
kwaliteit ISO 9001, HKZ
milieu ISO 14001
arbo Ohsas 18001
(voedsel)veiligheid VCA*/**, Haccp, GMP
integraal management INK managementmodel
Het interne audits systeem voldoet aan de eisen die gesteld worden in bovenstaande normen.
Het systeem is ook geschikt voor het beheer van externe audits Door het zelf kunnen invoeren van normen en andere specifieke audit gegevens is het systeem volledig branche onafhankelijk.
![Page 7: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/7.jpg)
Belangrijke kenmerken van Interne Audits
Persoonlijk portaalgedachte, informatie op maat en afgeschermd
Flexibel zelf aanpassingen maken / inrichting zelf te kiezen
Koppelingen met andere systemen mogelijk
Digitaal koppeling / import van word, excel, pdf, foto’s, etc..
Actief automatisch informeren bij acties (koppeling met e-mail)
Op maat instellen van autorisaties wie mag wat?
Uniformiteit door vaste workflow
![Page 8: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/8.jpg)
Webbased – intra- / internet
Elke medewerker kan het systeem benaderen vanaf een PC in het netwerk, via een browser (Internet Explorer, Firefox) .
De gebruiker kan inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Of dit wordt afgevangen middels een “Single Sign On”, de gebruiker logt dan direct in.
![Page 9: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/9.jpg)
De “homepage”
Zodra de gebruiker inlogt krijgt hij/zij te zien wat alleen voor hem/haar relevant is: openstaande acties,mededelingen over audits, etc.
Wat centraal op de voorpagina komt te staan, bepaalt u zelf, zo wordt het al heel eenvoudig een eigen systeem!
![Page 10: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/10.jpg)
De audits
Zodra wordt doorgeklikt naar de audits zelf, wordt in een ruimer overzicht de openstaande audits voor deze gebruiker getoond.
![Page 11: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/11.jpg)
Persoonlijk en op maat per gebruiker
Belangrijk om te weten, het systeem herkent de gebruiker en laat in de menu-structuur (links) alleen die onderdelen zien waartoe de gebruiker toegang heeft.
![Page 12: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/12.jpg)
DE AUDIT
In de volgende slides doorlopen we samen met u het volledige audit proces. Van het opstellen van het auditplan tot de uiteindelijke auditbevinding.
![Page 13: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/13.jpg)
Het audit proces: kort uitgelegd
Opstellen auditplanning
Opstellen van auditdefinities – wat gaan we auditen?
Plannen van de audit – in welke periode vindt de audit plaats?
Voorbereiden audit
Opstellen en voorbereiden van een audit - toevoegen van de daadwerkelijke interviews
Uitvoeren audit
Interview uitvoeren en rapportage opstellen –
vastleggen van de auditbevindingen
Afhandelen audit Afhandelen van de auditbevindingen
![Page 14: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/14.jpg)
Het vertrekpunt
In de auditdefinitie wordt o.a. aangegeven welke onderwerpen/ processen/ afdelingen er geaudit zullen worden, hoe vaak en tegen welke normen/
-elementen, procesbeschrijvingen etc.. Dit doet u eenmalig, de auditdefinities kunnen vervolgens worden doorgekopieerd naar opvolgende jaren
![Page 15: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/15.jpg)
Plannen van audits
Nadat vastgelegd is hoe vaak een onderwerp (proces, afdeling etc.) geaudit zal worden, kunnen de audits ingepland worden.
Er wordt aangegeven in welke maand / week / periode de audit uitgevoerd dient te worden door welke (lead-)auditor.
In het jaaroverzicht is de gehele auditplanning te volgen.
![Page 16: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/16.jpg)
De daadwerkelijke audit
Om een audit vorm te geven, worden één of meerdere interviews aangemaakt.
Er wordt aangegeven met wie het gesprek zal plaatsvinden, waar, door wie en wanneer.
Alle betrokkenen worden tijdig vooraf door het systeem geïnformeerd.
![Page 17: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/17.jpg)
Uitwerken van het interview
Zodra het interview heeft plaats gevonden, stelt de auditor het rapport hiervan op. De algemene gegevens van de audit worden automatisch voor u ingevuld.
![Page 18: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/18.jpg)
Uitwerken van het interview
Belangrijk onderdeel van de audit rapportage, zijn de bevindingen. Er kan geduid worden welke zaken voor verbetering vatbaar zijn, maar ook zeker de positieve aspecten kunnen vastgelegd worden.
![Page 19: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/19.jpg)
Afhandelen auditbevindingen
Zodra het audit rapport is goed gekeurd, krijgt elke verantwoordelijke zijn auditbevindingen toegestuurd.
Het is aan deze persoon om de bevinding af te handelen; de rapporteigenaar kan ondertussen overzicht houden op de status van alle bevindingen.
![Page 20: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/20.jpg)
Verschillende overzichten
Bewaking
Rapportage
Analyse
Met de ingebouwde rapportage generator, maakt u zelf eenvoudig de gewenste overzichten aan. Deze slaat u vervolgens op, en kunt u met 1 druk op de knop weer benaderen. U kunt een onbeperkt aantal overzichten aanmaken, wij raden aan om in elk geval de volgende 3 aspecten te volgen:
![Page 21: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/21.jpg)
De mogelijkheden om overzichten samen te stellen zijn zeer uitgebreid. De resultaten zijn naar wens weer te geven in tekst, cijfers of grafieken. Gedurende de implementatie zullen wij de eerste rapporten samen opstellen. Vervolgens kunt u hier zelf met alle gemak mee aan de slag.
Bewaking en analyse
![Page 22: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/22.jpg)
Verschillende typen grafieken zijn mogelijk. De data kunt u ook exporteren naar Excel om zo uw eigen bewerkingen erop uit te kunnen voeren.
Bewaking en analyse
Afdeling # Bevindingen
Inkoop 24
Productie 32
Logistiek 58
Sales 15
![Page 23: Demo Interne Audits Systeem - inception.nl · Document- en informatiebeheer/ procesmanagement ManageMent Systeem De organisatie, haar beleid, activiteiten en werkwijzen/ processen](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021614/5c75387909d3f231488b7c42/html5/thumbnails/23.jpg)
Inception BV
Marconilaan 8
5621 AA Eindhoven
) 040-23 64 920 6 040-23 64 917
Meer informatie?
Bedankt voor uw aandacht.
Bent u geïnteresseerd in een vrijblijvende demonstratie of meer informatie?
Neem dan contact met ons op: 040-23 64 920 of [email protected]