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© Deloitte 2020
FACILITACIÓN VIRTUAL El arte de generar confianza a través de
plataformas virtuales
Capital Humano | Abril 2020
Contenido
La modalidad virtual como la nueva normalidad
Dificultades con lo virtual
Tips para la facilitación virtual
Resumen: Plataformas
Profundización: Herramientas
El apoyo de Deloitte
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La modalidad virtual como la
nueva normalidad Las reuniones virtuales se han convertido en nuestra forma habitual de trabajar en medio del
nuevo contexto
Talleres Virtuales
Check-ins Virtuales
Reuniones Virtuales
…pero no siempre es tan fácil
…y para ser exitosos virtualmente, ¡debemos superar un desafío fundamental!
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Dificultades con lo virtual
El nivel de confianza de los equipos está en riesgo de bajar hasta un 83% cuando experimentan “distancia virtual” y “se alejan físicamente”.1
EL GRAN RIESGO: FALTA DE
CONFIANZA
Lo que significa que los participantes podrían alejarse, desconectarse, dejar de compartir ideas y sentirse reacios a hablar y participar… disminuyendo el impacto que generan.
Si se logra generar un clima de confianza entre todos los participantes a través de las plataformas virtuales, ayudará a estimular la creatividad, la colaboración, la productividad y la innovación.
LA MODALIDAD VIRTUAL LLEGÓ PARA QUEDARSE de los colaboradores esperan que el uso de reuniones
presenciales para la colaboración disminuya en el
futuro.2
de los colaboradores esperan que el uso de
plataformas de colaboración en línea, aumente
en el futuro.2
1 Getting Virtual Teams Right, Harvard Business Review (2014) 2 Encuesta de Tendencias de Capital Humano, Deloitte (2018) © Deloitte 2020 4
44%
2
70%
Tips para la facilitación virtual
Hemos desarrollado ocho tips para apoyar la generación de confianza a través de plataformas virtuales.
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2 Recordar las
reglas básicas
1 Estar
preparado
3 Conectar con
los participantes
4 Utilizar el
video
5 Incorporar
herramientas
interactivas
6 Aprovechar al máximo las posibilidades
8 Utilizar pizarras
virtuales
7 Fomentar
pausas activas
Human Capital | Deloitte Tips para Facilitación Virtuall
Estar preparado
Una sesión VIRTUAL NO ES UNA REUNIÓN PRESENCIAL
REALIZADA ONLINE. Es una tarea exigente, con una
dinámica, energía y ritmo diferentes comparados con las
reuniones presenciales. Para tener éxito, se debe designar un
facilitador con anticipación a la reunión que pueda dirigir las
discusiones y el ritmo para asegurar que todos están
comprometidos e incluidos.
Subir la presentación con anterioridad
para evitar problemas técnicos.
Estar presente al menos 15 minutos antes
que los demás para realizar una prueba.
Determinar las reglas de participación: ¿se levanta la mano o es por turno?
Exagerar tu voz, pronunciación y tono para mejorar la escucha.
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Recordar las reglas básicas
✓ Ser puntual para iniciar y finalizar a tiempo
✓ Alinearse a un propósito y tener una agenda
definida
✓ Asegurar que todos los participantes sean
escuchados
✓ Designar un “experto” en tecnología para
brindar asistencia
Las reuniones virtuales son más difíciles de
facilitar que las presenciales. Establecer las
reglas básicas correctas es más importante
que nunca. Es fundamental prepararse para
el éxito desde el principio, recordando las
mejores prácticas que aplican en las
reuniones presenciales.
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Conectar con los participantes
3 preguntas concretas: • ¿Cómo te sientes?
• ¿Cuáles son tus expectativas?
• ¿Hay algo que te impida avanzar o estar presente?
Comenzar la reunión conversando de cómo se
sienten los participantes y creando un punto de
partida común.
… rompe el hielo y busca
crear sentido de
pertenencia pidiendo a
los participantes que
compartan una imagen
de su lugar de trabajo.
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Utilizar el video
El COMPROMISO, la PARTICIPACIÓN y el ENTUSIASMO aumentan considerablemente
si aceptamos encender la cámara y ¡mostrar una
cara feliz!
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¿Cuál
eres tú?
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Incorporar
herramientas
interactivas
Queremos estar
COMPROMETIDOS, queremos
ser ESCUCHADOS y
queremos ser INSPIRADOS.
Busquemos evitar reuniones monótonas
utilizando herramientas simples y poco atractivas. Por ejemplo:
• Mentimeter, Kahoot o Slido para encuestas rápidas, cuestionarios y nubes de palabras.
• YouTube o Vimeo para videos cortos e inspiradores que agreguen valor al contenido (¡Monty Python siempre es un éxito!).
• Aplicaciones de música para animar a medida que los participantes se unen a la reunión.
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Human Capital | Deloitte Tips para Facilitación Virtuall
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Aprovechar al máximo las
posibilidades
Una de las cosas geniales que tienen algunas
plataformas virtuales es la posibilidad de crear
fácilmente salas de reuniones para los
participantes (por ejemplo, Zoom o WebEx). Para
comenzar rápidamente, se puede aprender
mirando pequeños tutoriales en lugar de leer
tediosas instrucciones.
Cómo comenzar: 1. Decidir la cantidad de
salas de reuniones y
darles un nombre.
2. Invitar a las
personas y asignar a
las diferentes salas.
3. Unirse y dar
instrucciones. © Deloitte 2020 1
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Fomentar pausas activas
En las reuniones virtuales, los participantes no
podrán ver si los demás no muestran sus
emociones o pensamientos. Utilizando pausas
activas, ¡SE PUEDE AUMENTAR EL SENTIDO DE
PERTENENCIA!
Antes de realizar una pausa:
✓ Evaluar el funcionamiento de la reunión solicitando
a los participantes que compartan una o dos
impresiones.
✓ Pedir a los participantes que brinden un breve
feedback sobre el contenido de la reunión.
✓ Testear el conocimiento obtenido hasta el
momento.
Luego de la pausa:
Compartir con los participantes el
resultado, por ejemplo, presentado las
respuestas en una nube de palabras e
invitarlos a compartir otras reflexiones.
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Utilizar pizarras virtuales
Ir más allá de "Bla, Bla, Bla". Varias
plataformas virtuales ofrecen pizarras que
sirven para capturar e impactar información y
conocimientos manejados durante la reunión
(por ejemplo, Teams, Zoom, WebEx). Esto nos
habilita a mantener claro el propósito de la
reunión, oficia como minuta y nos permite ver
el avance de la misma.
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Resumen: Plataformas
Existe un amplio espectro de plataformas disponibles que se pueden y deben aprovechar para la colaboración virtual.
Las diferentes plataformas proporcionan diversas ventajas
y para determinar qué plataforma se adapta mejor a su
propósito, compartimos la siguiente tabla con
funcionalidades:
Puntajes Funciones
Usabilidad Servicio completo Video Pizarra Salas
Skype for
Business
Sí Sí No
Microsoft
Teams
Sí Sí Sí
Zoom
Sí Sí Sí
WebEx
Sí Sí Sí
Klaxoon
No Sí No
Miro
Sí Sí No
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Profundización: Herramientas
Mentimeter, Slido y Kahoot son tres simples herramientas que pueden ayudar a una mejor interacción con los participantes
Herramienta Información
Mentimeter
Herramienta fácil de usar para
personalizar encuestas dirigidas a
diferentes propósitos y audiencias.
Comience aquí: www.mentimeter.com
Slido
Plataforma que permite interactuar
con los participantes a través de
preguntas y respuestas, encuestas e
información, todo combinado en una
sola herramienta.
Comience aquí: www.sli.do
Kahoot
Permite realizar preguntas a los
participantes y equipos y generar
competencias entre ellos.
Comience aquí: www.kahoot.com
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El apoyo de Deloitte
Nuestro equipo especializado de Capital Humano brinda apoyo para fortalecer sus habilidades para la facilitación virtual y crear una reunión adecuada a su propósito.
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Lucía Muñoz
Socia Consultoría | Capital Humano
Florencia Gorlero
Gerente Consultoría | Capital Humano
Virginia Portugal
Top Senior Consultoría | Capital Humano
Renata Blaya
Top Senior Consultoría | Capital Humano
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Sobre Deloitte Deloitte se refiere a una o más de las firmas miembros de Deloitte Touche Tohmatsu Limited, una compañía privada del Reino Unido limitada por garantía, y su red de firmas miembros, cada una como una entidad única e independiente y legalmente separada. Una descripción detallada de la estructura legal de Deloitte Touche Tohmatsu Limited y sus firmas miembros puede verse en el sitio web www.deloitte.com/about. Deloitte presta servicios de auditoría, impuestos, consultoría y asesoramiento financiero a organizaciones públicas y privadas de diversas industrias. Con una red global de firmas miembros en más de 150 países, Deloitte brinda sus capacidades de clase mundial y su profunda experiencia local para ayudar a sus clientes a tener éxito donde sea que operen. Aproximadamente 312.000 profesionales de Deloitte se han comprometido a convertirse en estándar de excelencia. ©2020 Deloitte S.C.