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SFC – Bureau des Ressources Extérieures – Novembre 2004 - 1
6ème PCRDT 2003-2006
Bureau des Ressources Extérieures
Novembre 2004
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Le 6ème PCRDT
1 Cadre général
2 Le démarrage du contrat
3 La vie du contrat
4 Le reporting de fin de période
5 La fin du contrat
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1.Cadre général
1.1 Structure du 6ème PCRDT1.2 Instruments1.3 Types d ’activités 1.4 Modèles de déclaration des coûts et contribution de
la CE1.5 Différentes formes de participation1.6 Bilan des projets du 6ème PCRDT à la DR14
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Structure du 6ème PCRDT
• Axe 1 : Concentrer et intégrer la recherche communautaire
Sept priorités thématiques:1 - Génomique et biologie pour la santé
2 - Technologies pour la société de l’information
3 - Nanotechnologies, matériaux intelligents, nouveaux procédés de production
4 - Aéronautique et espace
5 - Sûreté alimentaire et risques pour la santé
6 - Développement durable et changement planétaire
7 - Citoyens et gouvernance dans la société européenne de la connaissance
• Axe 2 : Structurer l’espace européen de la recherche (dont
Ressources Humaines et Mobilité - Réseau Marie Curie)
• Axe 3 : Renforcer les bases de l’espace européen de la recherche
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Instruments
Instruments existants déjà dans le 5ème PCRDT :– STREP– Actions Marie Curie– Actions de coordination – Actions spécifiques de soutien – Initiatives intégrées relatives aux infrastructures (I3)– Article 169
+ 2 nouveaux instruments :– Réseaux d’excellence (NoE) – Projets intégrés (IP)
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Types d’activités
• Research and technological development activities or innovation activities (dont activité de dépôt de brevets…)
• Demonstration activities (réalisation de prototypes)• Training activities (formation)• Management of the consortium activities• Other specific activities (dont Joint Program of Activities
dans l’instrument NoE)
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Récapitulatif des types d’activités par intruments
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Modèles de déclaration des coûts
• Additionnal Cost (AC)
• Full Cost (FC)
• Full Cost Flat Rate (FCF): cas du CNRS
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Participation de la CEpar type d ’activité et modèle de coûts
Insérer tableau
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Différentes formes de participation
(1/4)
• Contractant
- coordonnateur
- non coordonnateur
• Non contractant
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Différentes formes de participation
(2/4)
Contractant coordonnateur• signe le contrat avec la CE et fait signer les formulaires
d’accession aux membres du consortium• encaisse la contribution européenne et la répartit entre les
membres du consortium• collecte les rapports scientifiques, financiers, les
certificats d’audit et les transmet à la CE• est l’interlocuteur de la Commission pour les questions
administratives et financières liées au projet• s’acquitte de ses tâches en tant que partenaire au même
titre que les autres membres du consortium
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Différentes formes de participation
(3/4)
Contractant non coordonnateur• adhère au contrat via l’accession form • reçoit du coordonnateur sa part de la contribution CE• adresse à la CE, via le coordonnateur, les rapports
scientifiques et financiers ainsi que le certificat d’audit
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Différentes formes de participation(4/4)
Non contractant (= tiers)• Met des ressources à disposition d’une entité
contractante (cas d’une UMR)
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Bilan à mi-parcours de l’appel à projets
du 6ème PCRDT à la DR14
• Nombre de projets présentés : 264• Nombre de projets retenus : 79• Dont NoE : 23, IP : 24• Dont laboratoires CNRS DR14 coordinateur :7 • Priorités thématiques concernées à la DR14:
2. Technologies pour la société de l ’information >3. Nanotechnologies >
6. Développement durable et changement planétaire
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Bilan des contrats ouverts au Bureau des Ressources Extérieures (à fin oct
2004)
• Nombre de contrats ouverts : 26
• Dont DR14 coordinateur : 3 (1 IP, 1 NoE, 1 STREP)
• Dont transferts autres DR: 8 sur 26 contrats
• Dont IP : 10, NoE : 9, autres : 7
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Les informations données ci-après s’appliquent plus particulièrement aux Réseaux d’Excellence et Projets Intégrés dans le cas où le CNRS est partenaire contractant non coordonnateur
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2.Le démarrage du contrat
2.1 Documents constitutifs du contrat
2.2 Analyse d ’un contrat
2.3 Qui fait quoi au démarrage du contrat ?
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Les documents constitutifs du contrat
• Le contrat (= core contract) signé entre la CE et le partenaire coordonnateur au nom du consortium
• Annexe 1 : description des travaux • Annexe 2 : conditions générales des contrats européens• Annexe 3 : conditions spécifiques au type d’instrument• Annexe 4 : form A ou accession form signée entre chaque
partenaire et le coordonnateur• (Annexe 5 : form B par laquelle de nouvelles entités adhèrent
ultérieurement au contrat)• Annexe 6 : form C ou financial statement propre à chaque type
d’instrument• Consortium agreement obligatoire pour IP et NoE
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Le contrat
• En anglais (langue officielle)• Conclu entre la CE et le partenaire coordonnateur• Le contrat fixe notamment :
– L’objet du contrat et la liste de tous les participants au contrat (art 1)
– la date d’entrée en vigueur du contrat, la date de début et la durée du projet (art 4)
– le montant maximum de la contribution financière de la communauté (art 5)
– les périodes de rapport et les rapports à remettre (art 6 et 7)– les modalités de paiement par la CE (art 8) – AvanceAddendum clause 23
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Gros plan sur le participant CNRS
Derrière le partenaire CNRS signataire du contrat, onpeut trouver :• Un « nœud » CNRS
Plusieurs laboratoires de plusieurs DR• Une UMR
Plusieurs entités juridiques : CNRS et une ou plusieurs cotutelles S’il y a une clause 23:
- les coûts de la cotutelle sont éligibles- il faut les déclarer et les certifier
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Qui fait quoi au début du contrat ? (1/2)
Le laboratoire et le SPV • fournissent les documents nécessaires au Bureau des
Ressources Extérieures– copie du contrat signé par les deux parties– Annexe 1– Original de notre accession form signé par les deux
parties– Copie du consortium agreement signé (pour IP et
NoE)– Eventuellement PV du Kick Off Meeting indiquant la
répartition financière entre partenaires
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Qui fait quoi au début du contrat ? (2/2)
Le Bureau des Ressources Extérieures• ouvre un CDP 511xxx à justifier• met en place les crédits
Le gestionnaire de laboratoire• créé dans Xlab des sous-parties au CDP 511xxx
correspondant aux types d’activités et aux WP
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3.La vie du contrat
3.1 Le modèle du Full Cost Flat Rate3.2 Les coûts non éligibles3.3 Les coûts éligibles
3.3.1 Coûts directs3.3.2 Coûts indirects
3.4 Les recettes3.5 Qui fait quoi pendant le contrat ?
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Déclaration des coûts:Au CNRS, utilisation du modèle FCF
coût déclaré =
coût direct +
coût indirect
(20% des coûts directs hors charges de sous-traitance)
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Les coûts non éligibles
Ne peuvent être imputés au projet :• les impôts indirects identifiables notamment la TVA • les intérêts débiteurs• les provisions pour pertes ou charges futures éventuelles (mais
la PPE est éligible)• les pertes de change• les coûts déclarés, encourus ou remboursés pour un autre
projet communautaire• les dépenses démesurées ou inconsidérées• tout autre coût ne remplissant pas les conditions d’éligibilité
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Les coûts éligibles (1/2)
Les coûts éligibles, doivent remplir toutes les conditionssuivantes :• ils doivent être réels, économiques et nécessaires à la
réalisation du projet,• ils doivent être déterminés conformément aux principes
comptables usuels du contractant • ils doivent être encourus pendant la durée du projet• ils doivent être régulièrement inscrits dans les comptes du
contractant,• Idem pour les contributions fournies par des tiers dans le
cadre d’UMR par exemple
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Les coûts éligibles (2/2)
Coût direct
Coût indirect
Coût total éligible
20%Hors sous-traitance
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Les coûts directs (1/3)
Salaires du personnel permanent• Valorisé au coût réel • Le nombre d’heures travaillées sur le projet est justifié par les
feuilles de temps (time-sheet)
• Chaque personnel indique les heures consacrées au projet européen en détaillant par workpackage et par type d’activité
• Le salaire du personnel des cotutelles fait partie des dépenses éligibles si une clause 23 est insérée au contrat
Salaires du personnel temporaire• Ventiler les heures entre WP et activités (time-sheet). La PPE est
éligible.• Embauche de préférence sur 18 mois (durée du préfinancement)
puis avenants
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Les coûts directs (2/3)
Les consommables• Appliquer les règles usuelles sur la frontière fonct./équipement
Les missions• Appliquer les règles usuelles
Les amortissements• Appliquer les règles usuelles (le coût d ’installation peut être pris en
compte)• Amortissement à compter de la date de la facture et au prorata
temporis sur la période• Appliquer si nécessaire un pourcentage d’affectation du matériel • Une quote-part d’amortissement peut être déclarée sur des matériels
dédiés au projet et acquis avant le démarrage
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Exemple de calcul d’amortissement
• Contrat valable du 01/01/04 au 31/12/07• Matériel de 3000 € amortissable sur 5 ans• Facture datée du 10/03/04• Matériel affecté à 40% au projet
Amortissement éligible en année 1:3000 x 20% x 10/12è x 40% = 200 €Amortissement éligible en année 2:
3000 x 20% x 40% = 240 €
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Les coûts directs (3/3)
La sous-traitance• interdite sur les tâches clé• autorisée sur des tâches très limitées• accord CE préalable requis• consultation obligatoire (avoir au moins trois devis)• exclue de l’assiette de calcul des coûts indirects
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Les coûts indirects
• Représentent 20% des coûts directs hors sous-traitance
• Couvrent :– les frais généraux d’administration– la dépréciation des infrastructures, coûts de
maintenance, d’assurance, de sécurité– les fluides, le téléphone– les équipements communs (informatique …)
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Exemple
– Personnel 60– Consommables 10– Missions 20– Amortissement 10– Sous-traitance 20
• Coût direct 120• Coût indirect (100 x 20%) 20• Coût total 140
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Les recettes
• Transferts financiers et contributions en nature opérées par des tiers spécifiquement pour le projet
Nécessité d’ajouter une clause 23
• Revenus engendrés par le projet (frais d’inscription à une conférence organisée par le consortium, vente des proceedings …)
Elles peuvent limiter la participation de la CE (si
contribution CE + recettes > coûts éligibles)
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Qui fait quoi pendant le contrat ? (1/2)
Les scientifiques• tiennent leurs feuilles de temps et ventilent leurs heures
dans les différents WP et les différents types d’activité• le responsable scientifique recense et suit les agents de
son unité participant au projet
Les gestionnaires de laboratoire• ventilent les dépenses entre les différents WP et les
différents types d’activité sur indication du responsable scientifique
• gardent un double des factures et des ordres de mission relatifs au projet
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Qui fait quoi pendant le contrat ? (2/2)
Les gestionnaires de la DR • gardent un double de la liquidation des frais de
mission enregistrés sur le CDP
Le Service des Ressources Humaines • embauche sur la durée du préfinancement puis
avenants de prolongation
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4.Le reporting de fin de période
4.1 Documents à produire lors du reporting de fin de période
4.2 Le periodic management report4.2.1 Section 1: la justification des principaux
coûts et ressources4.2.2 Section 2: les Forms C et les certificats
d’audit4.2.3 Section 3: le tableau synthétique
4.3 Qui fait quoi au moment des reportings ?4.4 Les délais4.5 Le paiement de la contribution de la CE
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Documents à produire pour le reporting (1/2)
Le consortium doit produire les documents suivants:
• un rapport d’activité périodique (scientifique) : periodic activity report
• un rapport de gestion périodique : periodic management report
• un rapport sur la répartition de la contribution financière entre les différents partenaires et la date des virements
• une nouvelle annexe technique (annexe 1) pour la période suivante avec budget prévisionnel
• tout rapport supplémentaire demandé dans les annexes
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Documents à produire pour le reporting
(2/2)
A quel moment doit-on produire ces documents ?
A la fin de chaque période, soit tous les 12 mois pourles NoE et les IP
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Le periodic management report (1/2)
Le « periodic management report » fourni par le consortiumcomprend :• section 1 : une justification des principaux coûts et
ressources• section 2 : un bilan financier par activité = form C et
certificat(s) d’audit de chaque partenaire• section 3: un tableau synthétique des coûts et recettes
déclarés par les différents partenaires
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Le periodic management report (2/2)
• Pour les sections 1 et 3 du periodic management report, chaque contractant complète les documents demandés pour la part qui le concerne
• Pour la section 2 du periodic management report, chaque contractant fournit une form C et un certificat d ’audit (ou plusieurs si UMR)
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Section 1: la justification des principaux coûts et ressources
(1/2)Donne la justification des principaux coûts et ressources duconsortium en les reliant aux activités et en justifiant leurnécessité
Ceci comprend :• un tableau retraçant les coûts budgétés et les coûts
réellement encourus par les différents partenairesComparaison coûts réels/coûts budgétés
• un tableau retraçant les mois/hommes budgétés et réalisés par les différents partenairesComparaison hommes/mois réels -hommes/mois budgétés
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Section 1: la justification des principaux coûts et ressources
(2/2)
• une explication des « déviations » par rapport aux coûts et aux hommes/mois budgétés et leur impact sur l’avancement du projet
• une brève description du travail réalisé pendant la période et justifiant des moyens déployés
• une note explicative sur tout coût important
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Section 2: La form C
• Chaque partenaire produit une form C• Un type de form C par instrument FormC IP-FormC Noe • Au CNRS, les form C sont cosignées par le responsable du
projet et par le Délégué Régional• Dans le cas d’une UMR, chaque cotutelle active produit une
pseudo-form C signée par son responsable du service financier
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Section 2: Le certificat d’audit
• Le certificat d’audit est joint à la form C• Il atteste de la réalité des dépenses et du fait qu’elles
sont régulièrement comptabilisées• Le temps consacré à l’établissement du certificat
d’audit fait partie des dépenses éligibles (en activité Management)
• Au CNRS, l’Agent Comptable établit le certificat d’audit pour les dépenses CNRS
• Dans le cas d ’une UMR, un certificat d’audit est établi par l ’Agent Comptable de chaque cotutelle active
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Section 3:Tableau synthétique des coûts déclarés par les différents
partenaires
Ce tableau consolide les coûts déclarés par les différents
partenaires et mentionne les apports des tierces parties
Tableau récapitulatif des coûts déclarés par le consortium
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Qui fait quoi au moment des reportings? (1/5)
Le responsable scientifique• signe les feuilles de temps et les transmet au gestionnaire du
laboratoire• donne au gestionnaire les indications nécessaires à la
préparation des pseudo-form C des cotutelles (UMR)• aide le gestionnaire dans l ’établissement de la form C• signe la form C• complète, avec le gestionnaire, les différents documents
demandés dans les sections 1 et 3 du management report
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Qui fait quoi au moment des reportings? (2/5)
Le gestionnaire de laboratoire• rassemble pour chaque période les pièces justificatives des
dépenses affectables au projet (cf note DFI du 21/06/04):– « copie des factures mandatées et payées– copie des frais de déplacement– feuilles de temps établies chaque mois par les agents et
signées du responsable– historiques du CDP »
• prépare et transmet aux cotutelles les éléments nécessaires à l ’établissement des pseudo-form C (UMR)
• récupère auprès des cotutelles la pseudo-form C signée par le responsable financier et le certificat d ’audit établi par l ’Agent Comptable des cotutelles (UMR)
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Qui fait quoi au moment des reportings? (3/5)
Le gestionnaire de laboratoire (suite)• établit la form C avec l ’aide du responsable scientifique• fait signer la form C au responsable scientifique• complète, avec le responsable scientifique, les différents
documents demandés dans les sections 1 et 3 du management report
• transmet l’ensemble de ces documents au Bureau des Ressources Extérieures
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Qui fait quoi au moment des reportings ? (4/5)
Le Bureau des Ressources Extérieures• récupère auprès des gestionnaires de la DR la liquidation des frais
de mission• vérifie l’ensemble des documents transmis par le laboratoire • fait signer la form C par le Délégué Régional• transmet, pour audit, la form C et les pièces justificatives à l’Agent
Comptable du CNRS • récupère auprès de l ’Agent Comptable le certificat d’audit établi
pour les dépenses CNRS• transmet les documents (sections 1 et 3, form C et certificat(s)
d’audit) au coordonnateur• conserve l’ensemble des pièces justificatives du contrat
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Qui fait quoi au moment des reportings? (5/5)
Les cotutelles (UMR)
• établissent et signent les pseudo-form C reçues du gestionnaire du laboratoire
• établissent un certificat d’audit pour les coûts leur revenant
• transmettent ces documents au gestionnaire du laboratoire
L’Agent Comptable de la Délégation Régionale• effectue un contrôle global et par sondage des pièces
justificatives• établit le certificat d’audit pour les dépenses CNRS
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Circuit des documents
LaboCotutelle 1 + pièces justif.
+ doc sect° 1 et 3+ Form C
Pseudo-Form CCertificat d’audit
Agent comptable
Gestionnaire DR SPRH
Bureau des RE Coordonnateur CECertificatd’audit
Liquidation missionsCopie des contrats
de travail
Pièces justificatives +
form C
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Les délais pour le reporting
Des délais très courts
A la fin de la période, les rapports doivent parvenir :• dans les 45 jours à la CE• dans les 30 jours au coordonnateur• dans les 20 jours à la DR
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Le remboursement des dépenses éligibles par la CE
• En fonction des rapports scientifiques et financiers, la CE participe aux dépenses éligibles en appliquant aux montants déclarés, un taux de remboursement par activitéTaux de remboursement par activité(Rmq: Activité Management remboursée à 100% dans la limite de 7% de la contribution versée au consortium)
• La contribution prévue au contrat constitue un maximum• La subvention CE versée constitue un paiement définitif
uniquement si un certificat d’audit a été fourni• L ’avance de la période suivante est ajustée pour tenir
compte du règlement de la CE
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5.La fin du contrat
5.1 Documents supplémentaires
5.2 Suites du contrat
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Documents supplémentaires à produire lors du reporting final
En plus des documents à produire au titre de ladernière période, production de documentsétablis pour l’ensemble du projet dans toute sadurée :• un rapport d’activité final• un rapport de gestion final• (un rapport sur la répartition de la contribution
financière pour le coordonnateur)
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Suites du contrat
• les engagements du contractant continuent après la fin du projet ...
• un audit de la CE est possible pendant les cinq ans qui suivent la fin du contrat
• des sanctions peuvent s’appliquer en cas de contribution indûment perçue
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Plus d ’informations ... (1/2)
• Sur le site www.cordis.luTraduction en français des contrat et annexes:www.cordis.lu/Find/European Union-Funded Research/FP6/Find a document/Model contractGuide financier et documents de reporting:www.cordis.lu/Find/European Union-Funded research/FP6/Find a document, puis Financial guideline ou project reporting
• Sur intranet Secrétariat Général/Finances/RéglementationNote DFI du 21/06/04Modèle de feuille de temps
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Plus d ’informations (2/2)
• Bureau Ressources Extérieures: 05.61.33.60.27.MJ Balandraux: [email protected]éatrice Collard: [email protected] Desor: [email protected] Devidal: [email protected]
• Service Partenariat Valorisation: 05.61.33.60.70/80Jean-Paul Swerts: [email protected]écile Barat: [email protected]
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Glossaire
A AC Additionnal Cost - coûts additionnels avec coûts indirects forfaitaires
Accession form -Formulaire d'accession (signé entre le coordonnateur et les partenaires)
C Coordonnateur - Signe seul avec la CE
Consortium agreement - Accord de consortium
CDP Centre de dépenses
Core task Tâches-clé (tâches essentielles du contrat qui ne peuvent être proposées à une sous-traitance)
CE Commission Européenne
F FC Full Cost - Coût complet avec coûts indirects au taux réel
FCF Full Cost Flat Rate - Coût complet avec coûts indirects au taux forfaitaire de 20%
Financial statement Bilan financier
I IP Integrated project - Projet intégré
I3 Integrated initiatives for Infrastructures
K Kick off Meeting Réunion de démarrage du projet (Coordonnateur + partenaires)
N NoE Network of excellence - Réseau d'excellence
P 6ème PCRDT 6ème programme cadre de recherche et développement technologique
PPE Provision pour perte d'emploi
Proceeding Actes du colloque
Periodic activity report Rapport d'activité périodique
Periodic management report Rapport de gestion périodique
R Reporting Rapport périodique (financier)
S STREP Specific Targeted Research Project
T Time Sheet Feuille de temps
W Workpackage (WP) Ensemble de tâches (prévues dans le cadre d'une activité rattachée à un instrument)