definizione del budget in fase di proposta -...
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APRE 2013
Definizione del budget in fase di proposta
Claudia Zurlo
Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e finanziari-APRE
APRE 2013
PARTE A -BUDGET
CRITERI DI ELEGGIBILITA’
Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere:• REALI (non stimati) – eccezione: costi medi del personale!!!• SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO• DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL
BENEFICIARIO (legislazione nazionale)• SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO – eccezione: costi relativi ai rapporti
finali e alla certificazione dei costi!!!• UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI
PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi dieconomia, efficacia ed efficienza)
• REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO (e, nel caso di contributo diparti terze, nei libri contabili delle parti terze)
• INDICATI NELL’ANNEX II ‘ESTIMATED BUDGET’ DEL GA
APRE 2013
• Interessi passivi;• Debiti;• Accantonamenti per perdite o passività future• Perdite su cambi;• Costi bancari applicati dalla banca del coordinatore all’atto della
ricezione dei pagamenti UE;• Spese eccessive o sconsiderate;• Costi sostenuti durante la sospensione dell’azione;• Costi relativi ad altri progetti comunitari (eg. H2020, Fondi Strutturali,
JU, art.185, etc…)• IVA detraibile;• IRAP
PARTE A -BUDGET
COSTI NON ELEGGIBILI
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Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 300€)
NON IMPONIBILITA’ IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l’operazione imponibile
ESEMPI: Costi sostenuti in una RIA = IVA non imponibile al 100% Costi sostenuti nelle INNOVATION ACTION da parte di soggetti profit = IVA non
imponibile al 70%
CONDIZIONI: citare il riferimento all’art. nella fattura del fornitore
PARTE A -BUDGET
IVA
IVA ELEGGIBILE SE NON DETRAIBILE!!!
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COSTI ELEGGIBILI = COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI
Costi attribuibili direttamente al progetto
Costi NON attribuibili direttamente al progetto, ma sostenuti in
relazione ai costi diretti ESEMPI: costi connessi alle
infrastrutture (affitto, ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione,
assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc…
ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc…
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• Costs actually incurred, identifiable and verifiable, recorded in the accounts, etc.
• NEW: non-deductible VAT paid is also eligible
Actual costs
• A fixed amount per unit determined by the Commission Example: SME owners' unit cost
• For average personnel cost (based on the usual accounting practices – with or without COMUC)
Unit costs
• A percentage to be calculated on the eligible costs
Example: 25 % flat rate for indirect costsFlat rate
• A global amount to cover one or several cost
categories Example: Phase 1 of the SME instrumentLump sum
Forme di costo:
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Tipologie di costo & forme di costo
Personnel Subcontracting
Financial
support to 3rd
parties
Other
Actual
costs
Unit costs
Yes for
- Average
personnel costs
- SME owners &
natural persons
without a salary
Yes if
envisaged by
Comm.
Decision
Flat-rate
costs
Lump
sum costs
Yes if
envisaged by
Comm.
Decision
INDIRECT
COSTS
DIRECT COSTSSPECIFIC
CATEGORIES
OF COSTS
FORMS
OF
COSTS
BUDGET CATEGORIES
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PARTE A – STIMA DEL BUDGET
COSTI DEL PERSONALE
1.TIPOLOGIE DI COSTI e DI CONTRATTI ELEGGIBILI: personale strutturato (a tempo determinato/indeterminato)
proprietari di PMI/ persone fisiche che non percepiscono un
salario
personale distaccato da parti terze
2.METODOLOGIE DI CALCOLO
[Opzione standard: (COSTO ORARIO x NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO) +
REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA]
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Contracts with companies (e.g. temporary work agencies) to provide staff
Natural persons (e.g. consultants) not fulfilling the conditions mentioned in the previous slide.
e.g. working autonomously on the tasks assigned to them
Natural persons (e.g. consultants) paid for deliverables rather than for working time
In questi casi i costi sono eleggibili come 'Other goods and services' o 'Subcontracting' ma non come personnel costs!
Tipologie contrattuali NON eleggibili come personnel cost
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ACTUAL COSTS
Metodo di calcolodefinito nel model
Grant Agreement, in linea con le usuali
procedure contabilidell’ente
AVERAGE PERSONNEL COSTS
Se in linea con le usualiprocedure contabili dell’ente
SME OWNERS AND NATURAL PERSONS WITHOUT A SALARY
Definito dallaCommissione
UNIT COSTS
CALCOLO DEI COSTI DEL PERSONALE
COSTI DEL PERSONALE
METODOLOGIE
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SALARIO ANNUALE
ORE PRODUTTIVE ANNUALI
ACTUAL PERSONNEL COSTS=
ore lavorate sul progetto x costo orario
COSTO ORARIO =
ACTUAL PERSONNEL COSTS
CALCOLO
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PAGA BASE
COMPONENTI AGGIUNTIVE
• Previste dalla normative nazionale o dal contratto per remunerarel’attività principale
• Pagamento non soggetto alladiscrezionalità del datore di lavoro
• Non legate ad un progetto specifico
(esempi: tredicesima, indennità per lavori nocivi o pericolosi, etc…)
ALTRI BONUS
• Eleggibile solo per enti no profit
• Soggetta ai criteri di eleggibilità
• Potenzialmente scaturenteda un progetto specifico
REMUNERAZIONE AGGIUNTIVAREMUNERAZIONE STANDARD
COSTO ORARIO
REMUNERAZIONE TOTALE
COSTI DEL PERSONALE
ACTUAL COSTS
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ACTUAL PERSONNEL COSTS
ORE PRODUTTIVE ANNUALI
1720 ORE per personale full time (o pro-rata per personale part-time)
MONTE ORE INDIVIDUALE calcolate con la seguente formula: orelavorabili da contratto (workable) + straordinari – assenze (malattia e altricongedi)
MONTE ORE STANDARD (purché almeno il 90% delle ore lavorabili per anno)
POSSIBILITA’ DI COMBINARE LE TRE OPZIONIEsempio:Beneficiario X calcola il costo orario come segue:•Ore produttive annuali individuali per personale amministrativo•Ore produttive annuali standard per docenti•1720 per ricercatori e tecnici di laboratorio
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!
01/10/2014 31/03/2016
Hourly rate of 2015 also for these months
Reporting period (example)
2014 2015 2016
Hourly rate of 2014 Hourly rate of 2015
ACTUAL PERSONNEL COSTS
CALCOLO COSTO ORARIO
Il costo orario va calcolato in base all’anno finanziario, per cui non sarà più possibilerendicontare adjustments nel successivo reporting period.Se l’anno finanziario non è chiuso al momento della rendicontazione, si utilizzeranno gliimporti ultimi certificati disponibili alla fine del periodo di rendicontazione.
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COSTI DEL PERSONALE
SELF-DECLARATION (MODELLO CE)
DA UTILIZZARE IN ALTERNATIVA AL TIME SHEET
SOLO SE LA PERSONA LAVORERA’ ESCLUSIVAMENTE SULL’AZIONE PER UN PERIODO
SUFFICIENTEMENTE LUNGO(NO PERIODI DI ‘LAVORO
ESCLUSIVO’ INTERMITTENTI o SPORADICI)
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GENERALMENTE INELEGGIBILE
ECCEZIONE per ORGANISMI NO PROFIT se:1. rientra nelle pratiche usuali del beneficiario ed è riconosciuto tutte le volte in cui è richiesto lo
stesso tipo di lavoro/esperienza
ESEMPI:ACCETTABILE: Un salario normale è riconosciuto per attività di insegnamento, una remunerazione aggiuntiva per attivitàdi ricercaNON ACCETTABILE: Remunerazione aggiuntiva riconosciuta per l’utilizzo dell’inglese, la partecipazione ad azioniinternazionali o multi partner
2. I criteri utilizzati per calcolare la remunerazione aggiuntiva sono oggettivi e generalmente applicatidal beneficiario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento
ESEMPI:ACCETTABILE: Tutti I professori che svolgono attività di ricerca oltre alle attività di insegnamento, ricevono un pagamentoaggiuntivo pari al 10% del loro salarioNON ACCETTABILE: Il Direttore decide di pagare una remunerazione aggiuntiva (del 10% del salario) al professore chesvolge attività di ricerca
ACTUAL PERSONNEL COSTS
REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA
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Additional Remuneration
additional remuneration: eleggibile nella misuramassima di “ EUR 8 000 for a full-time employeeworking exclusively for the action during theentire year.”
!
Occupation
Contract
hired full time during the entire year
NOT hired full time during theentire year
working exclusively for theEU action during the entireyear
EUR 8 000 pro-rata amount of EUR 8 000
NOT working exclusively forthe EU action during theentire year
{8 000 / annual productive hours FTE} * hours worked for the action overthe year
The ceiling covers the additional remuneration + all additional taxes, costs and social
security contributions triggered by the additional salary.
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CALCOLO COSTI DEL PERSONALE
METODOLOGIA PROPRIETARI DI PMI/ PERSONE FISICHE
PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO
Calcolo dei costi del personale sulla base del costo orario unitario ricavato dall’utilizzo delle Monthly living allowance per i ricercatori esperti delle
azioni Marie Curie Individual FellowshipTempo produttivo annuale= 1720 ore
FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: 4650/143 x coefficiente correttivo del Paese/100*
(106,7%)= 34,69€/h
* http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2014_2015/msca/h2020-wp1415-msca-if_en.pdf
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PARTE A - BUDGET
ALTRI COSTI DIRETTI
TIPOLOGIE DI COSTI VIAGGI dello staff di progetto e degli esperti esterni coinvolti
nell’attività (se previsto in Annex I)
ATTREZZATURE (in alternativa: quota di ammortamento per % utilizzo; prezzo di acquisto se previsto dal WP; leasing; contributo in kind della parte terza)
ALTRI BENI o SERVIZI (consumabili, costi di disseminazione e di IPR, CFS, costi di traduzione)
COSTI OPERATIVI DELLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA DI VALORE SUPERIORE AI 20M€ (previo ex ante assessment della Commissione)
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ALTRI COSTI DIRETTI
GRANDI INFRASTRUTTURE di RICERCA
CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’:• La somma del valore storico di ciascuna infrastruttura di ricerca è uguale
o superiore a 20M€ e rappresenta almeno il 75% dei beni immobili(valore storico da ultimo bilancio oppure determinato sulla base delcosto di affitto/leasing);
• EX ANTE ASSESSMENT della CE (http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/large_infra/h2020-hi-large-infrastructures-ass_en.pdf)
• rendicontabile solo per la parte corrispondente alla durata/finalitàdell’azione
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GRANDI INFRASTRUTTURE DI RICERCA
EX ANTE ASSESSMENT
DOCUMENTAZIONE:1) Breve descrizione delle attività del beneficiario (eg. forma giuridica, organigramma, etc), in particolare quelle associate alle grandi infrastrutture di ricerca;2) Lista delle infrastrutture di ricerca per dislocazione, area di ricerca e valore storico
3) Ultimi due bilanci
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EX ANTE ASSESSMENT
EMAIL TIPODa: [email protected] [mailto:[email protected]] Inviato: sabato 6 settembre 2014 16:19 Oggetto: Horizon 2020 - Flag Large Research Infrastructure - [Name of the entity] Dear [Mr/Mrs name of the LEAR] I am writing to you in my capacity as member of the team for Large Research Infrastructure (Horizon 2020). It appears that [date of the flag], [Mr/Mrs name of the person who flag the LRI Box] flagged the tick box for “Large Research Infrastructure” in the update module for new entities in the H2020 Participant Portal. As you can note from the following pop up screens, flagging this box has a specific meaning : If your entity is indeed interested to apply the provisions of Article 6.2.D.4 of the H2020 Grant Agreement for Large Research Infrastructure , you – as the official Legal Entity Appointed Representative (LEAR) for [Name of the entity] (with validated n° PIC [PIC Number]) are expected:
– to confirm the choice of your organisation by replying to this email; – to confirm that your organisation complies with all the conditions and requirements as set-out
in the Horizon 2020 Multi-beneficiary General Model Grant Agreement and its associated Annotated model grant agreement ;
– to provide the appropriate supporting documents as defined in the procedure on requesting and performing the ex-ante assessment.
Only after having received these confirmations and documents, the ex-ante assessment team will be able to process your request. In the meantime the ex-ante assessment team remains at your disposal should have any further question. Best regards, The ex-ante assessment team Email : [email protected]
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CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 34)
AL RAGGIUNGIMENTO DELLA SOGLIA CUMULATIVA DI
CONTRIBUTO UE ≥ 375.000€(oppure un unico CFS alla fine del progetto se ≤ 2 reporting
period)
ALLA FINE DEL PROGETTO, PER CONTRIBUTO UE
(RELATIVO SOLO a real costs e average personnel costs, NO
lump sum, unit costs e flat rate )
≥ 325.000€
NEW
APRE 2013
CERTIFICATE on FINANCIAL STATEMENT: esempio
Il beneficiario A alla fine del progetto X (rimborsato al 100%) dichiara un totale di costi eleggibili pari a 427.500€, di cui:
• Costi medi del personale=250.000€• Subcontratti= 40.000€• Ammortamento relativo all’acquisto di attrezzature= 60.000€• Costi indiretti= 77500€
IL TOTALE DEI COSTI REALI E DEL RELATIVO CONTRIBUTO E’ 350.000€, PERTANTO SARA’ NECESSARIO UN CFS SULLE CATEGORIE DI COSTO:
personale, subcontratti e attrezzature (ma NON sui costi indiretti calcolati al 25%)
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PARTE A - BUDGET
SUBCONTRATTI
CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’ no ‘core task’, ma ‘limited part of the action’ Non possono riguardare i task di coordinamento (es. distribuzione
pagamenti, report, etc…)
Vanno indicati nell’Allegato I Stipulati “on business conditions”, "best value for money“ Trasparenza, parità di trattamento, motivazione no subcontraenza tra beneficiari o affiliati
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PARTE A - BUDGET
SUBCONTRATTI vs ALTRI BENI/SERVIZI
SUBCONTRATTI ACQUISTO ALTRI BENI O SERVIZI
Implicano l’esecuzione di task di progetto, così come previsti nell’Annex
I
Necessari ai fini dell’implementazione di task di progetto
Vanno evidenziati in fase di proposta e successivamente indicati nell’Annex I
del GA
Non vanno necessariamente specificati in fase di proposta, né indicati
nell’Annex I del GA
Colonna C) del budget in fase di proposta
Colonna B) del budget in fase di proposta
Non sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti
Sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti
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PARTE A - BUDGET
COSTI DI PARTI TERZE
TRE TIPOLOGIE DI PARTI TERZE.IL BENEFICIARIO PUO’:1. SOSTENERE COSTI DIRETTI ASSOCIATI AL SUPPORTO
FINANZIARIO EROGATO A PARTI TERZE – colonna D
2. UTILIZZARE CONTRIBUTO IN KIND (a titolooneroso/gratuito) DI PARTI TERZE
3. ASSEGNARE PARTE DEL LAVORO AD UNA LINKED THIRD PARTY
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COSTI DI PARTI TERZE
1. SUPPORTO FINANZIARIO (CASCADING GRANTS)
SOLO SE PREVISTO SPECIFICAMENTE DAL TOPIC lista delle attività previste/categorie di soggetti criteri di attribuzione criteri di calcolo max contributo UE per parte terza (generalmente non più di 60.000€ per ciascuna
parte terza) il support finanziario può assumere anche la forma di un premio a seguito di una
gara competitiva
ESEMPIO
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COSTI DI PARTI TERZE
2. CONTRIBUTO IN KIND
A TITOLO ONEROSO[ES. ospedale mette a disposizione di
un’università un’attrezzatura medica per svolgere attività di ricerca]
• DISCIPLINA ART.11 GA• IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL
PAR. 4.2 DELLA PARTE B• COSTO ELEGGIBILE = PAGAMENTO RISORSA
MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZAPARTE (≤ costo terza parte)
• EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTETERZA
• I COSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI INQUELLO DEL BENEFICIARIO
GRATUITAMENTE
• DISCIPLINA ART.12 GA• IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL
PAR. 4.2 DELLA PARTE B• COSTO RENDICONTABILE = VALORE
RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLATERZA PARTE
• EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTETERZA
• SE SPECIFICO PER PROGETTO= RECEIPT
• I COSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI INQUELLO DEL BENEFICIARIO
COSTI INDIRETTI:• Risorse utilizzate presso il beneficiario (Colonna F)• Risorse utilizzate presso parte la terza. In tal caso, il costo della parte terza verrà evidenziato nella
colonna E e non incluso nel computo dei costi indiretti del beneficiario. La parte terza tuttavia puòrendicontare i costi indiretti sostenuti al beneficiario che li imputerà tra i suoi costi diretti .
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COSTI DI PARTI TERZE
3. LINKED THIRD PARTIES
• DISCIPLINA ART.14 GA• REQUISITI PARTE TERZA: LINK GIURIDICO CON IL BENEFICIARIO; STESSE
CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’ H2020 DEL BENEFICIARIO• LA PARTE TERZA SVOLGE PARTE DEL LAVORO DEL BENEFICIARIO E
RENDICONTA DIRETTAMENTE I SUOI COSTI DIRETTI e INDIRETTI• IN FASE DI PROPOSTA,
o SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE Bo IL BUDGET (per tipologia di costo) VA INCLUSO IN QUELLO DEL
BENEFICIARIO PER LE RIA vs IA: sezione specifica nel budget form
[ES. Affiliati, Joint Research Units, Associazioni/Fondazioni e loro membri, etc…, ma anche accordi di collaborazione, purchè non limitati all’azione]
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New! Budget form specifico for Innovation Action (70% funding rate, eccetto No profit entities -
100%)
NEW! Stima costi per linked third partiesseparata da quella del beneficiario!
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ENTRATE GENERATE DAL PROGETTO
(fatta eccezione per i risultati)
ENTRATE GENERATE DALLA VENDITA DI ASSETS GENERATI DAL PROGETTO
CONTRIBUTI IN KIND:
- Specifici per il progetto- A titolo gratuito
CONTRIBUTI FINANZIARIspecificamente diretti al finanziamento
dei costi eleggibili del progetto
RECEIPT
REGOLA NO PROFIT DA APPLICARE A LIVELLO DI PROGETTO E NON PER BENEFICIARIO
COSTI DI PARTI TERZE
RECEIPT
APRE 2013
Types of third parties
CHARACTERISTICS
Does work of the action
Provides resources or
services
What is eligible?
Must be indicated in
Annex 1
Indirect costs
Selecting the third party Articles
Linked third party
YES NO Costs YES YESMust be affiliated or have a legal link
Article 14
Subcontractors YES NO Price YES NOBest value for money, avoid conflict of interest
Article 13
Third party providing
in-kind contributions
NO YES Costs YES YES Not used to circumvent the rules
Articles 11 and 12
Contractors NO YES Price NO YESBest value for money, avoid conflict of interest
Article 10
Financial support to third
parties
Only if allowed in the call
The beneficiaries’ activity consists in providing financial support to the target population
YES NOAccording to the conditions in Annex 1
Article 15
APRE 2013
COSTI INDIRETTI (Art. 29)
STANDARD FLAT RATE (20%)SPECIAL FLAT RATE (60%)SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL INDIRECT COSTS
UNICO TASSO FORFETARIO DEL 25% DEI COSTI DIRETTI
(ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE RISORSE MESSE A
DISPOSIZIONE DA TERZI CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI DEL BENEFICIARIO, NONCHÉ DEL SOSTEGNO FINANZIARIO A TERZI)
NEW
APRE 2013
PARTE A - BUDGET
UNIT COST
TIPOLOGIE DI UNIT COST(comprensivi di costi diretti+indiretti) MISURE ENERGETICHE AGGIUNTIVE STUDI CLINICI ACCESSO ALLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA
CALCOLO SPECIFICO PER CIASCUNA TIPOLOGIA DI UNIT COST
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FINANZIAMENTO DELL’AZIONE (Art. 28)
UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO, SENZA DISTINZIONE
TRA BENEFICIARI •fino al 100% dei costi eleggibili per
progetti R&S (cd. RESEARCH & INNOVATION action)
• fino al 70% per progetti dimostrativi cd. INNOVATION action (fatta
eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%)
NEW
APRE 2013
PARTE A -BUDGET
PARTNER SENZA CONTRIBUTO UE
COME VANNO GESTITI I PARTNER CHE NON POSSONO/NON VOGLIONO UN
CONTRIBUTO UE?
SI COMPILANO TUTTE LE SEZIONI AMMINISTRATIVE E NON, COSI’ COME PER GLI ALTRI PARTNER.
MA SI INSERISCE ‘0’ NELLA COLONNA DEDICATA ALLA REQUESTED EC CONTRIBUTION
APRE 2013
Cover page
1. Excellence
1.1 Objectives
1.2 Relation to work programme
1.3 Concept and methodology
1.4 Ambition
2. Impact
2.1 Expected impacts
2.2 Misure to maximase impact
a) Dissemination and exploitation of results
b) Communication activities
3. Implementation
3.1 Work plan – work packages and deliverables
3.2 Management structure, milestones and procedures
3.3 Consortium as a whole
3.4 Resources to be committed
4. Members of the consortium
5. Ethics and Security
STRUTTURA DELLA PROPOSTA
PARTE B
APRE 2013
PARTE B - IMPLEMENTATION
RESOURCES TO BE COMMITTED
MESI UOMO
ALTRI COSTI DIRETTI (solo se > 15% dei costi del
personale)
COSTI GRANDI INFRASTRUTTURE DI
RICERCA
APRE 2013
TIME TO GRANT (art.20)
ESITO DELLA VALUTAZIONE = 5 MESI DALLA SOTTOMISSIONE dellaPROPOSTA
FIRMA DEL GRANT AGREEMENT = 3 MESI DALLA COMUNICAZIONEDEGLI ESITI DELLA VALUTAZIONE (fatta eccezione per i progetti ERC, dovel’elevato numero di proposte presentate potrebbe richiedereun’estensione)
TEMPISTICA
NEW