definición y planificación de un proyecto

Gestión de Proyectos

Beatriz Román, febrero del 2011

INDICE

1. Inicio de la gestión de proyectos

a. Qué es un proyecto

b. El jefe de proyectos

2. Planificación de un proyecto

a. Definir un proyecto

b. Planificar un proyecto

1. Inicio de la Gestión de Proyectos

a. Qué es un proyecto

b. El jefe de proyectos

¿Qué es un Proyecto?

INICIO INTERMEDIO CIERRE INTERMEDIO CIERRE INICIO INTERMEDIO CIERRE Inicio Fase Intermedia Cierre

¿Qué es un proyecto?

PMI (Project Management Institute)

INICIO INTERMEDIO CIERRE

Una definición:

“Un esfuerzo temporal orientado a la creación de un producto o servicio único”

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Inicio

Cierre

Planificación

Ejecución

Control

Todos los proyectos incluyen un conjunto de cinco grupos de procesos

Funciones de un Jefe de Proyectos

• Planificador

• Organizador

• “Persona de referencia”

• Facilitador

• Persuasor

• Solucionador de problemas

• El “paraguas”

• Entrenador

Funciones de un Jefe de Proyectos

• “El bulldog”

• Bibliotecario

• Agente de seguros

• “El oficial de policía”

• Vendedor

Aptitudes de los Jefes de Proyectos

1. Capacidades fundamentales en la gestión de proyectos Manejar herramientas de productividad (Microsoft office).

2. Capacidades de gestión empresarial Presupuestos, dinámica organizacional, gestión del equipo

3. Conocimientos técnicos Experiencia y competencia en el campo del proyecto.

4. Capacidades de comunicación Comunicación escrita, comunicación oral, escucha activa .

5. Capacidades de liderazgo Habilidades interpersonales (trato con la gente, adaptabilidad, flexibilidad, gestión de personas, resolución de problemas,…)

2. Planificación de un Proyecto

a. Definir un proyecto

b. Planificar un proyecto

Definir un Proyecto

Se garantiza el acuerdo en lo que se va a hacer y quién se va a ver implicado

Definición del Proyecto

1. Propósito ¿por qué estamos haciendo esto?

2. Metas y objetivos ¿en qué objetivo de la organización se centra este proyecto?

3. Alcance, contexto del proyecto ¿cómo encaja este proyecto en otros proyectos que están en marcha?

4. Beneficios esperados ¿qué beneficios esperamos obtener de este proyecto?

5. Alcance ¿qué es lo que vamos a hacer?

6. Implicados ¿a quién va afectar esto y quién va a estar implicado?

7. Criterios de éxito ¿cómo sabremos cuándo se ha terminado/si el proyecto ha tenido éxito?

Definición del Proyecto (Documento de trabajo)

1. Propósito da respuesta al ¿por qué? y expresa el valor comercial esperado.

2. Metas y objetivos explica los resultados esperados del proyecto

3. Criterios de éxito resultados mensurables y verificables

4. Contexto del proyecto describe cómo se ajusta el proyecto a la organización

5. Dependencias del proyecto todo aquello que pueda afectar a los resultados del proyecto

Comprende la siguiente información:


6. Especificaciones del alcance indica las barreras específicas de la organización y del proceso

7. Asunciones establece los hechos a tener en cuenta como ciertos (relacionados)

8. Limitaciones listado de factores que pueden limitar el proyecto

9. Riesgos enumera cualquier suceso que puede tener impacto negativo

10. Implicados se exponen los individuos, unidades de negocio y organizaciones implicados



11. Enfoque recomendado para el proyecto las estrategias principales, metodologías y tecnologías necesarias


Planificar un Proyecto

Se centra en cómo se va a hacer el trabajo

Cuestiones sobre la Planificación

• ¿Cómo se van a producir los entregables exactamente?

• ¿Qué tareas deben de llevarse a cabo para producir el entregable?

• ¿Quién hará el trabajo?

• ¿Qué otros recursos (instalaciones, herramientas) necesitaremos?

• ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo?

• ¿Cuánto tiempo nos llevará hacer ese trabajo?


• ¿Cuándo estará hecho el trabajo?

• ¿Cuánto costará este proyecto?

• ¿Qué competencias, nivel de competencia y cuánta experiencia se necesita para cada función?

• ¿Cuándo necesitamos cada recurso? ¿Cómo los vamos a conseguir?

• ¿Quién es responsable de qué?

• ¿Cómo garantizar una calidad aceptable en los entregables y en el proceso?


• ¿Cómo mantener a los implicados informados, de qué manea conseguiré su respuesta y qué medios son los mejores para conseguirlo?

• Cómo haré un seguimiento de todos los temas? ¿Cómo podremos supervisar los principales problemas?

• ¿Qué hacemos con las posibles variaciones?

• ¿Cuáles son los posibles riesgos?

Creación de un Plan de Proyecto

• Validar la definición del proyecto

• Determinar lo que hay que hacer – Lista de entregables

– Estructura de desglose del trabajo

• Determinar los criterios de aceptación del proyecto

• Determinar las necesidades de recursos – Tipo y cantidad de recursos necesarios (personas, instalaciones,

herramientas).

– Recursos humanos • Descripción de la función

• Capacidades a priori necesarias

• Niveles de competencia

• Experiencia

Ejemplo Plan de Gestión de Recursos

Función Miembro del

equipo

Necesidades de formación

Fecha inicio

Fecha finalización

Jefe técnico B Gates • Desarrollo avanzado de webs para empresas

6/03/2011 6/10/2011

Jefe del proceso empresarial

S Jones •Modelado de procesos

•Usuario avanzado de PowerPoint

6/03/2011 6/10/2011


• Adquirir recursos

– ¿Podré conseguir la calidad que necesito?

– ¿Podré conseguir estos recursos en la misma empresa o tendré que obtenerlos de una fuente externa?

– ¿Los recursos estarán disponibles cuando se necesiten?

– ¿De qué manera afectará a las estimaciones de coste y presupuesto?

• Estimaciones de trabajo

– Esfuerzo y duración de cada actividad


• Desarrollar el calendario – Identificar las relaciones que hay entre las tareas y el tiempo

necesario para realizarlas.

Hito del Proyecto Est. original

Finalización

Est. Revisada Finalización

Variación


• Actualizar las funciones y las responsabilidades – Funciones: se ha de actualizar la “tabla de descripción de la función

del implicado”

a. nombre de la función requerida

b. Responsabilidades asignadas

– Para cada actividad se establece el nivel de responsabilidad que tiene cada función

Función Responsabilidad Miembro del equipo


• Actualizar la organización del proyecto – Individuos, unidades de negocio y organizaciones

implicadas.

– Función o funciones de cada uno de ellos.

– Interrelación entre todos.

• Determinar los costes y el presupuesto del proyecto

• Determinar el sistema de control del proyecto – Cómo se va a medir el rendimiento, con qué frecuencia y

cómo se va a informar de ello.

– Cómo se van a gestionar las variaciones en la realización del proyecto.


• Plan para cambios

• Plan para la información del proyecto

• Plan para los problemas

• Plan para la calidad

– Normas de calidad y políticas que los entregables y procesos deben reunir.

• Plan de comunicaciones

• Plan para la gestión del equipo

• Plan de adquisiciones

Resumen (I)

• La definición del proyecto se centra en lo que el proyecto hará.

• La planificación del proyecto se centra en la forma en que se va a realizar.

• Un plan de proyecto es un documento que sienta las bases de ejecución y control del proyecto (no es un archivo de Microsoft Project).

• El documento del plan del proyecto debe expresar claramente – Qué trabajo debe llevarse a cabo

– Quién lo realizará

– Cuándo se hará

– Quién es responsable de qué

– Cómo se gestionará

– Cómo se controlará

– Cómo se realizará el seguimiento del proyecto

Resumen (II)

• El documento del plan del proyecto y sus componentes son documentos vivos a lo largo del proyecto. Cualquier variación debe ser aprobada por sus integrantes.

• Las principales competencias que el jefe de proyectos debe utilizar al planificar un proyecto son – La facilitación

– La competencia analítica

– La competencia organizacional

– La negociación

– Las capacidades interpersonales y de liderazgo

• Todos los implicados claves deben aprobar el plan del proyecto.

¡Gracias por vuestra atención!

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