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DEFESDEFESmelhorando a gestão e os resultados
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Gestão da Informação
Gestão dos Convênios e Ações Nacionais
Formulários e Instrumentos de Gestão
Gestão de Fluxos
PagamentoAlteração de PTProrrogação de OfícioVisitas TécnicasAnálise de Execução física do Objeto
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1. Compartilhar informações e dados
Pastas compartilhadas em Rubi/DEFES
Rubi/DEFES
Convênios Modelos(despachos, notas
técnicas, apresentações, apenas um de
cada)
Manuais(alteração de PT,
licitação, prestação de contas, etc.)
Leis(PI 127,
8666, etc.)
Gestão da Informação
Informações gerenciais
(planilha endereços,
dados, agendas)
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Convênios
Regras de organização e nomenclatura das pastas
Nome da entidade – objeto – n° SICONV(ex. Palmas – bancos comunitários - 748278 Palmas – banco dendê - 718181)
Projeto Básico (.doc, .pdf, etc, se mais de uma versão, colocar data)
Alteração de PT(formulário, notas técnicas)
Despachos(envio pra pagamento,
prorroga ofício, ofícios, etc.)
Relatórios(semestral, de visita – data
no nome do arquivo)
Gestão da Informação
Ações NacionaisMinuta (.doc, .pdf, etc)
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Gestão da Informação
DEFES
2. Ampliação dos canais de comunicação com os parceiros
convenentes
proponentes
movimento
sociedade
parlamentares
Comunicados DEFES
e-mails personalizados
press release
SENAES Acontece
portal MTE
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Gestão dos Convênios e Ações Nacionais
1. Especialização das atividades (núcleos)
Gestão e acompanhamentoApoio e suporte
Análise e Alteração de PTNotas Técnicas
Visitas de monitoramentoOrientação em geralAnálise de projetos
Análise execução física
Envio para pagamentoProrrogação de ofício
Verificação documentalAtualização de dadosDespachos em geral
Emissão de passagensOperação do SICONV
Coordenação
Análise e Alteração de PTNotas Técnicas
Orientação estratégicaElaboração de chamadas
Análise de projetosAnálise de resultados
e cumprimento do objetoTermos de cooperação
Articulações Institucionais
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2. Melhoria dos instrumentos de gestão
Gestão de Convênios
Formulário de ajuste de PT
Relatório de acompanhamento(inf. Consolidadas pelo gabinete)
Perguntas frequentes Tabela de referênciade preços
Relatório de visita
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3. Sala de situação
Gestão de Fluxos
Cronograma de reuniões semanais
Reuniões de troca com encaminhamentos
Identificação de problemas comuns e construção coletiva das soluções
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Fluxo dos processosPagamento
1. Núcleo de Apoio controla os cronogramas de desembolso
2. Com antecedência de um mês, Núcleo de Apoio envia comunicado à convenente para que providencie: a) prestação de contas da parcela anterior, b) extrato da conta bancária
3. Núcleo de Apoio verifica documentação recebida. Núcleo de acompanhamentoanalisa execução física do objeto e elabora parecer técnico.
4. Núcleo de Apoio faz o despacho e encaminha para pagamento.
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Fluxo dos processosAlteração de PT
1. Convenente solicita por email alteração de PT através do preenchimento do formulário
2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão analisa e orienta processo de preenchimento do formulário
2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão elabora parecer técnico aprovando alteração
4. Núcleo de Apoio faz o procedimento de alteração de PT no SICONV
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Fluxo dos processosProrrogação de Ofício
2. Núcleo de Apoio, após receber o processo de volta de um pagamento, realiza as contas do atraso, se houve, e elabora despacho para prorrogação de ofício
1. Núcleo de Apoio realiza levantamento de todos os processos para identificar os atrasos e efetuar as prorrogações de ofício
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Fluxo dos processosVisitas Técnicas
1. Núcleo de Apoio prepara formulários de visita com inserção das metas e etapas dos projetos, preenchendo etapas já verificadas em visitas anteriores
2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão agenda a visita com o convenente e envia previamente o formulário para que o proponente possa preparar as informações com antecedência.
3. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão realiza a visita técnica ao proponente e preenche todo o formulário de visita
4. Núcleo de Gestão realiza reunião com técnico que visitou ou discute o relatório elaborado para analisar o andamento do convênio e da política
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Fluxo dos processosAnálise de relatórios semestrais e prestação de contas (execução do objeto)
1. Núcleo de Apoio avisa, com um mês de antecedência, o prazo para envio do relatório semestral ou da prestação de contas por parte do convenente.
2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão analisa o relatório e emite parecer técnico