De impact van inkoop

Minor inkoopmanagement

Even voorstellen

• Ondernemer met passie voor inkoop

• 12 jaar in het inkoopvak

• Inkoper, adviseur, EU aanbestedingen,

contractmanagement

• Meubelmaken, mindfulness en golf

Agenda voor vandaag

• Wat is inkoop?

• Actuele ontwikkelingen in inkoop

• Van theorie naar praktijk EU aanbesteden met

een business case

• Impact van inkoop op een organisatie

Wat is inkoop?

Specificeren Selecteren Contracteren

Bestellen

Voorbereiding

Tactisch inkoopproces

Business en

inkoop

Inkoopproces

Business en inkoop Business en

inkoopinkoop

Bewaken Nazorg

Operationeel inkoopproces

Nieuwe aanbestedingswet

• Vertaling van de EU richtlijn naar NL

wetgeving

• Poging om proportionaliteit vast te leggen in

wetgeving

• Lappendeken vol verwijzingen

• Complex

Belangrijkste veranderingen

• Objectiviteit = motivatieplicht

• Maatschappelijke waarde creeren

• Samenvoegen en splitsen

• Beperking adminstratieve lasten

• Proportionaliteit

• Geschiktheidseisen (omzet-eis)

• EMVI verplicht, tenzij

• Verlengde Alcateltermijn (20 kalenderdagen)

Drempelbedragen 2012 - 2013

• Werken € 5.000.000,-

• Diensten € 200.000,-*

• Leveringen € 200.000,-*

• * Voor de centrale overheid € 130.000,-

Best Value Procurement

• Van controleren en beheersen van

leveranciers naar ‘loslaten en vertrouwen’

• Maak gebruik van de kennis en kunde van je

leveranciers

• Geef de leverancier de ruimte om in de

offertefase en interview aan te tonen dat hij

de meeste toegevoegde waarde heeft

• BVP heeft aantoonbaar succes vnl. in de

bouwsector en facilitair.

1e filter (selectiefilter)

(Past performance)

voorbereiding

Het BVP proces

Insturen

propositie

door

leveranciers

Risico

dossier

Toegevoegde

waarde

dossier

Beoordeling

risico en dossier

door team

Beoordeling

toegevoegde

waarde dossier

door team interviews

Beoordeling dossier

door klantteam

Risicodossier

Toegevoegde waarde

dossier

Interviews

Prijs

Pre-award fase contract uitvoering

Best Value procurement (2)

• Voorbereiding en selectieproces

• Selectiecriteria

• Past performance (maar let op..)

• Risico’s en toegevoegde waarde

• Bewaar de prijs tot het laatst

• De pre-award fase is de cruciale fase in de BVP

aanpak (kick off, periode, meeting)

Inkoop ontwikkelingen bij de

Rijksoverheid

• Centralisatie van inkoop

• IUC’s (inkoop uitvoering centra)

• Van 300 inkooppunten naar 20

• Haagse Inkoop Samenwerking is de eerste UIC

• Wat betekent dit?

EU aanbesteden

Wat is aanbesteden voor een aanbestedende

dienst?

Een proces met een aantal spelregels:

• Wees duidelijk in de publicatie wat je wil en voor wie

• Zorg dat iedereen beschikt over dezelfde informatie

• leg goed uit hoe je de offertes gaat beoordelen.

• En tenslotte, zorg er voor dat je achteraf goed

gemotiveerd kan uitleggen waarom een inschrijver

het niet geworden is

EU aanbesteden (2)

Wat is aanbesteden voor een leverancier?

• Een kostbaar traject. Gemiddeld € 40k

• Dus, een investering die terugverdiend moet

worden

• Een traject met een onzekere uitkomst

• Risicomanagement. Wel of niet meedoen

Inkoop uitdagingen

• Contact houden met de business

• De business vraagt om een bedrijfskundige

aanpak van organisatievraagstukken

• Softskills van de inkoper worden steeds

belangrijker

• Inkoop houdt de markt scherp en actief om

deel te nemen in aanbestedingen

De aanschaf van e-procurement

functionaliteit

Marktpartijen

• Negometrix

• Oracle

• SAP

• CTM

• E-size

• Tenderned

• Ariba

• …… en nog veel meer partijen die totaalpakketten of deelfunctionaliteit bieden

Specificatie van de ‘wat’ vraag

• bepaal de kaders (ICT, financiën, archief)

• Bepaal de gewenste functionaliteit in een

Programma van Eisen (PvE)

• Kies je voor een webbased oplossing (SaaS),

een pakket of maatwerk

De aanbesteding

• EU aanbesteding

• Publicatie

• Informatiebijeenkomst

• Nota van Inlichtingen

• Sluitingsdatum

• Beoordeling

• Proof of Concept (PoC)

• Gunning

Implementatie

• Begint niet bij het live gaan van de tool

• Cultuurverandering begeleiden

• klassikaal opleiden

• niet alleen zenden wat de tool kan maar zelf

aan de slag ondersteund door een expert

• Continue de aandacht houden op de

afgesproken kaders en gebruik van de tool

Wanneer is e-procurement succesvol

voor de organisatie?

• toegevoegde waarde voor het inkoopproces

• voordelen zijn zichtbaar voor de business

• Acceptatie door de gebruikers

• van reactief naar pro-actief in inkooptrajecten

(EU aanbestedingen, scenario’s vooraf

naspelen)

• management informatie

VRAGEN