DECREASING NUMBER OF PATIENTS LOST TO FOLLOW UP AT FHCJ 

FELLOWS Joe Collins OPIO Michael KAKINDA 

SUPERVISORS DR. Alex  Riolexus ARIO DR. Carole SEKIMPI 

DECREASING NUMBER OF PATIENTS LOST TO FOLLOW UP AT FHCJ 

FELLOWS Joe Collins OPIO Michael KAKINDA 

SUPERVISORS DR. Alex  Riolexus ARIO DR. Carole SEKIMPI

BACKGROUND I •  Family Hope Centre Jinja(FHCJ) Fund(CAF)‐Uganda Clinic 

•  CAF’s  mission goal  is to HIV disease to children and 

•  FHCJ serves clients from the focus are patients within the facility. 

BACKGROUND I Jinja(FHCJ) is a Children’s AIDS Clinic. 

to  limit suffering caused by and their families. 

from all over the country but within a 40 km radius from

BACKGROUND II •  CLINIC STATSTICS ( as of 30 

Total No of Patients 

No on HAART 

No on G/C 

Adults in care 

Children in care 

BACKGROUND II CLINIC STATSTICS ( as of 30‐06‐2012) 

2916 

2485 

431 

2685(90.4%) 

281(9.6%)

PROBLEM INDENTIFICATION •  Brainstorming 

•  Multi‐voting 

•  Theme Selection 

PROBLEM INDENTIFICATION

PROBLEM STATEMENT I •  Initially little emphasis was 

it was time for preparing 

the donor. 

•  The  pts.  who  had  accumulated 

would be  called up  to  categorise 

dead, transferred out or 

•  Then an attempt would 

near the 90 day mark. 

PROBLEM STATEMENT I was placed on pts. LTFU till 

preparing the quarterly reports to 

accumulated  over  90  days 

categorise  them as  either 

or LTFU. 

be made to contact those

PROBLEM STATEMENT II •  During  the  fellowship 

patients who miss their 

•  But due to practical reasons 

intensify  14  days  after 

appointment. 

•  These patients could either out or will be  LTFU. Pts 

are at high risk of mortality 

PROBLEM STATEMENT II fellowship  we  were  monitoring 

appointments daily. 

reasons the follow up would 

the  pt.  has  missed  their 

either be dead, Transferred 

Pts. LTFU and not on ARV’s 

mortality and morbidity.

OBJECTIVES MAIN OBJECTIVES •  Decrease  the  number  of 

their  appointments  >  14 reduce the number of patients 

SPECIFIC OBJECTIVES •  Redefine the M&E timelines 

their appointments from quarterly •  Increase  the  number  of 

appointments  from  the  current 2012. 

•  Incorporate  the monitoring who miss their appointments 

OBJECTIVES 

patients  who  have  missed days  by  75%  in  a  bid  to 

patients eventually LTFU. 

timelines for those who have missed quarterly to daily. of  patients  who  keep  their current  90%  to  95%  by  June 

monitoring  and  follow‐up  of  patients appointments in the daily clinic events.

INTERVENTIONS I PROBLEM  DRIVERS  INTERVENTIONS 

Increasing Number of Patients LTFU 

Improper systems of monitoring patients LTFU 

The files are withdrawn the day before the patients appointment. 

The patients who have missed their appointments are called that day. 

INTERVENTIONS I INTERVENTIONS  PROCESSES BEFORE 

INTERVENTIONS 

The files are withdrawn the day before the patients appointment. 

Files withdrawn when patient came for care. 

The patients who have missed their appointments are 

day. 

The patients LTFU followed up when preparing the quarterly report.

INTERVENTIONS II PROBLEM  DRIVERS 

Increasing number of patients lost to follow up. 

Improper system of monitoring patients LTFU 

INTERVENTIONS II INTERVENTION  PROCESS BEFORE 

INTERVENTION Updating patient’s phone numbers and socio‐demographics. 

Phone numbers were only updated when the patient reported a change in numbers. 

Appointment days have been incorporated into the patient database. 

The patient database used the pill count to approximate the appointment day. 

An SMS remainder was being sent automatically from the database a day to the appointment. 

Most of the patients who missed their appointments used to claim they forgot.

INTERVENTIONS III INTERVENTIONS III

PROJECT OUTCOMES I •  The  number  of  clients 

appointments  >  14  days 

2012 from the 51 in July 

•  The number of patients 

per month yet  it used to 

month. 

•  The  average  %  of  patients 

appointments Increased 

2012 to 94.76% at the end 

PROJECT OUTCOMES I clients  who  are  missed  their 

days  are  now  10  as  of  June 

July 2011. 

LTFU is now an average 1 

to be an average of 6 per 

patients  who  kept  their 

Increased from 90.87% in February 

end of the project.

A line graph showing the number of clients that missed ARV’s by > 14 days and Number of clients lost to follow 

up from Jul‐2011 to June 2012 

A line graph showing the number of clients that missed ARV’s by > 14 days and Number of clients lost to follow 

2011 to June 2012

Key Challenges •  It was  initially difficult  to win 

give the project full backing. 

We  had  to  go  through 

them. The decrease in the 

help. 

•  Most patients were not providing 

it  was  difficult  to  do  a  home 

found not to be reliable. 

We had to re‐audit all existing 

win over  Senior management  to 

through  the  CQI  principles  with 

the patients LTFU also  did 

providing clear home directions so 

home  visit  if  their  contacts  were 

existing home direction forms

LESSONS LEARNT 

•  Team work is paramount since very body brings on board different expertise. 

•  Simple system checks can go a long way in 

improving the quality of care offered. 

LESSONS LEARNT 

Team work is paramount since very body brings on board different expertise. 

Simple system checks can go a long way in 

improving the quality of care offered.

STANDARDIZATION 

•  We  have  been  able monitoring  patients  who appointments. 

•  Monitoring  patients appointments  is  now  part the clinic. 

•  There  has  been  an  incorporation used  to monitor  the  patients their appointments into monitor the programme 

STANDARDIZATION 

to  develop  S.O.P’s  for who  have  missed  their 

who  missed  their part  of  the  daily  fabric  of 

incorporation  of  the  tools patients  who  have missed 

into those which are used to programme.

FUTURE PLANS 

The CQI team is re‐evaluating  the project with 

eventual replication to other facilities. This 

evaluation will inform senior management to 

tailor future projects to suite other facilities. 

FUTURE PLANS 

evaluating  the project with 

eventual replication to other facilities. This 

evaluation will inform senior management to 

tailor future projects to suite other facilities.

CONCLUSION 

•  This  project  was number of patients LTFU 

• We  were  able  to patients who missed 

•  The  number  of  patients appointments  increased 94.76% by the end of 

CONCLUSION 

able  to  decrease  the LTFU by 83.3%. 

reduce  the  number  of missed by >14 days by 80.4 %. 

patients  who  kept  their increased  from  90.84  %  to 

of the project.

Acknowledgment 

•  Makerere School of Public Health 

•  Management of Children’s Aids Fund 

•  Mentors 

•  CQI fellows 

cknowledgment 

Makerere School of Public Health‐CDC Staff 

Management of Children’s Aids Fund

“Quality  is  not  a  noun, 

process, Quality requires measuring, 

retooling over and over again” 

Richard D. Farrar 

Vice President, Owner and Franchise Services 

Marriott International, Inc. 

Washington D.C 

but  a  verb,  an  action,  a 

measuring, monitoring and 

again”. 

Vice President, Owner and Franchise Services