debitoren- und kreditorenmanagement mit sap netweaver mdm bei fiege deutschland stiftung & co....
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Debitoren- und Kreditorenmanagement mit SAP NetWeaverEinführungsprojekt
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UnternehmenGeschichte
Eintritt 5. Generation
Neubau des 10. Mega Centers in Worms
Internationalisierung der Logistikaktivitäten
Eröffnung des 1. Mega Centers in Ibbenbüren auf 135.000 m²
„Erfindung“ des ersten Kontraktlogistik-Konzepts für einen internationalen Reifenhersteller
Eintritt des jetzigen Inhabers, Heinz Fiege
Gründung durch Joan Joseph Fiege
Weitere Expansion nach Osteuropa (rewico)
1873 1967 1974 1978 1992 1997 20072003 2004 2006
Gewinn: „Deutscher Logistikpreis"
der Bundesvereinigung Logistik e.V.
1992
Eintritt des jetzigen Inhabers, Dr. Hugo Fiege
2008
Neubau Mega Center Neuss
Preis „DVZ LEO“ für Heinz und Hugo Fiege: Logistik-Unternehmer des Jahres
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UnternehmenProfil• Familienunternehmen seit über 130 Jahren
• In 5. Generation inhabergeführt
• Standort in Greven, Westfalen
• Größter privater Kontraktlogistikdienstleister in Europa
• „Deutscher Logistikpreis“ der Bundesvereinigung Logistik (1992)
• „Ökomanager des Jahres 1996“
• Aufnahme in die Logistik Hall of Fame 2005
• DVZ LEO" Unternehmer des Jahres 2007
• Aufnahme in die Liste der „Hidden Champions“ 2007 von Prof. Simon
• Logistics Service Provider Award 2008 in Polen
• Award „Ausgewählter Ort“ 2009 des Wettbewerbs „365 Orte im Land der Ideen“ für das Medical Order Center, Ahlen
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Daten und Fakten
FIEGE KennzahlenGründung: 1873Beschäftigte: 20.000 in 18 LändernAuszubildende: 400Standorte: 210Lager- und Logistikfläche: 3,0 Mio. m2
Umsatz 2009: 1,5 Mrd. EUR(Stand Mai 2010)
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UnternehmenReferenzen
(Auszug aus mehr als 2.500 Kunden)
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Ausgangssituation
Zentrale Verwaltung und Pflege der allgemeinen
Daten der Debitoren- und Kreditorenstammdaten aller
Gesellschaften, deren Buchhaltung im zentralen
SAP R/3 geführt wird
Ca. 40 IT-Systeme im In- und Ausland
Anforderungen erfolgten per Excel-Formular & eMail
Lokale
Gesellschaften
Zentrale Finanz-
buchhaltung
Lokale
SystemeSAP ERP
Stammsatz-
Anforderungen
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Suche / Prüfung /
Erfassung 2
Rückmeldung SAP
Debitorennummer3a
Alternativ: Ablehnung
der Anforderung3b
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Ausgangssituation
Ca. 700 neue Stammdaten pro Monat
(dazu kommen noch Änderungsanforderungen)
Schwankende, zum Monatsende extrem
ansteigende Anzahl angeforderter Stammdaten und
Änderungen
5 Mitarbeiter der Buchhaltung waren für die Pflege
„nebenbei“ verantwortlich
Zum Monatsende wurde zusätzlich auf einen
externen Berater zur Unterstützung zurückgegriffen
Ziel war es, korrekte Stammdaten dublettenfrei im
System anzulegen
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Probleme mit dem alten Prozess
Beschwerden wegen zu langer Reaktionszeiten
Häufige Rückfragen, weil die Stammdaten-
(Änderungs-)Anforderungen unvollständig waren
Keine oder nur unvollständige Rückmeldung an
die Vorsysteme bei Stammdatenänderungen
Dies führte zu Mehraufwand beim Einspielen der
Schnittstellen
Statt Stammdaten anzufordern wurde auf CPD-
Konten gebucht
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Projektziele
Beschleunigung der Reaktionszeiten
Keine Unterstützung durch externe Berater
während der Stoßzeiten
Reduzierung der Rückfragen wegen unvollständiger
oder fehlerhafter Daten
Informationen über Stammdatenänderungen an alle
Vorsysteme, die den Stammsatz führen
Reduzierung der Probleme in der
Schnittstellenbearbeitung
Elektronische Verarbeitung der
Stammdatenanforderungen
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Projektziele
CPD-Konten dürfen nicht mehr verwendet werden
(Verbesserung der Aussagekraft des Reportings)
Automatische Übernahme der Daten aus den
Vorsystemen in eine Anforderungsmaske, um die
Akzeptanz zu fördern
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System- und Beraterauswahl
Da wir das Rechnungswesen im SAP R/3 abbilden
und weitere Rollouts planen, haben wir von Anfang
an auf eine SAP Lösung gesetzt
Als Beratungspartner wurde uns von der SAP
IBSolution empfohlen
Bereits beim ersten Kontakt mit IBSolution wurden
Lösungsalternativen vorgeschlagen
Von der Aufgeschlossenheit, dem Ideenreichtum und
dem unkomplizierten Auftreten der Berater von
IBSolution waren gleich alle Teilnehmer begeistert
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Projektherausforderungen
Im Standard keine vollständige Integration zum R/3-
System
Stammdatenprüfungen des R/3-Systems können im
Standard des MDM nicht verwendet werden
Zu Anfang extreme Systeminstabilität
Wechselnde Anforderungen hinsichtlich des
Datenmodells (Geschäftspartner vs.
Debitoren/Kreditoren)
Wechselnde Anforderungen aus den Vorsystemen
Verzögerungen in anderen Projekten bedingten eine
Änderung der bereits eingerichteten Prozesse
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Projektlösung
Die Stammdatenanforderung kann über ein Portal
oder unter Nutzung von Webservices erfolgen
Die Portalmasken sind als Web-Dynpros definiert
Die Integration zum R/3-System wurde von SAP und
IBSolution gesponsert
Jede Stammsatzanforderung durchläuft die
Prüfungen (inkl. eigener Stammdatenvalidierungen)
des R/3-Systems
Stammdaten werden jetzt mit allen notwendigen
Informationen angefordert
Alle Informationen die verprobt werden können,
liegen jetzt korrekt vor (erhebliche Reduzierung der
Rückfragen)
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Info an Anforderer
Prüfung/ ErgänzungStammsatz-anforderung
Freigabe & Info an Anforderer
abgelehnt
genehmigt
Bu
ch
halt
un
g
Projektlösung
Übersicht Prozess
ÜbernahmeStammsatz
SucheStammsatz in zentralemDatenbestand
AnforderungStammsatz
Anforderungsenden(inkl. automatische
Validierung)
gefunden
nicht gefundenDe
zen
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Projektlösung
Suche & Übernahme (dezentral)
SucheStammsatz in zentralemDatenbestand
• Früher wurden Stammdaten angefordert, die bereits angelegt waren aber im jeweiligen
Vorsystem fehlten
• Jetzt kann eine Suchfunktion benutzt werden
• Diese reduziert die Anforderungen, macht Wartezeiten für die gefundenen Stammdaten
überflüssig
ÜbernahmeStammsatz
gefunden
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Projektlösung
Suche & Übernahme (dezentral)
SucheStammsatz in zentralemDatenbestand
• Gefundene Stammsätze können ins Vorsystem übernommen werden
• Bei der Übernahme wird ein Mapping zur Stammsatz-Id des Vorsystems (Key
Mapping) aufgebaut, dadurch kann eine automatisierte Benachrichtigung bei
Stammsatzänderungen an die relevanten Vorsysteme erfolgen
• Die SAP-Nr. des Stammsatzes, die für die Vorsysteme für die Fakturierung benötigt wird,
wird erst nach der Übernahme bekannt gegeben.
• Automatisierte E-Mail Benachrichtigung mit Rückmeldung der SAP-Nr.
• Im Anhang der E-Mail: XML-Datei mit den Stammsatzinformationen
(Einspielung in das Vorsystem möglich, falls kein Webservice genutzt wird)
ÜbernahmeStammsatz
gefunden
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Projektlösung
Suche & Übernahme (dezentral)
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Seite 18
Projektlösung
Neuanforderung (dezentral)
AnforderungStammsatz
Anforderungsenden(inkl. automatische
Validierung)
Stammsatz
nicht gefunden
• Wird der gesuchte Stammsatz nicht im zentralen Datenbestand gefunden kann er über
ein Web-Formular neu angefordert werden
• Jede Stammsatzanforderung durchläuft die Prüfungen des R/3-Systems (inkl. eigener
Stammdatenvalidierungen)
• Einbindung Prüfungsmöglichkeit der USt-Id. des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt)
• Bei der Anforderung wird ein Mapping zur Stammsatz-Id des Vorsystems (Key
Mapping) aufgebaut, dadurch kann eine automatisierte Benachrichtigung bei
Stammsatzänderungen an die relevanten Vorsysteme erfolgen
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Projektlösung
Neuanforderung(dezentral)
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Projektlösung
Prüfung & Ergänzung (zentral)
• Auch die Buchhaltungsmitarbeiter, die für die allgemeinen Daten zuständig sind,
arbeiten mit dem Portal
• Die Buchhaltungsmitarbeiter erhalten pro Anforderung ein Workitem in der Workflow
Inbox
• Das Item ruft die FiBu-Keyuser Pflegemasken auf, diese sind angelehnt an die
gewohnten Masken des SAP ERP
• Einbindung der R/3 Validierungen und der Prüfungsmöglichkeit der USt-Id. des
Bundeszentralamts für Steuern (BZSt)
• Es stehen alternative Dublettenprüfungen zur Verfügung
• Falls Buchungskreisdaten gepflegt werden sollen, erfolgt ein Absprung ins SAP ERP
Prüfung/ ErgänzungStammsatz-anforderung
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Projektlösung- zentraler Prozessteil -
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Projektlösung- zentraler Prozessteil -
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Projektlösung- zentraler Prozessteil -
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Projektlösung- zentraler Prozessteil -
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Seite 25
Projektlösung- zentraler Prozessteil -
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Projektlösung
Prüfung & Ergänzung (zentral)
• Eine Ablehnung einer Anforderung muss begründet werden
• Ablehnungsinformation werden via E-Mail an den Anforderer gesendet
• Bei der Genehmigung erfolgt ebenfalls eine automatisierte E-Mail Benachrichtigung, in
diesem Fall mit Rückmeldung der SAP-Nr.
• Im Anhang der E-Mail: XML-Datei mit den Stammsatzinformationen
(Einspielung in das Vorsystem möglich, falls kein Webservice genutzt wird)
Info an Anforderer
Prüfung/ ErgänzungStammsatz-anforderung
Freigabe & Info an Anforderer
abgelehnt
genehmigt
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Architektur der Lösung
SAP NetWeaver MDM SAP ERP
Suche Übernahme AnforderungPflege
A-Segment
Pflege
B-Segment
SAP Portal
Web Dynpro
Workflow
SAP NetWeaver PI
Vorsysteme (XML / eMail)
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Wurden die Ziele erreicht?
Beschleunigung der Reaktionszeiten
Keine Unterstützung durch externe
Berater während der Stoßzeiten
Reduzierung der Rückfragen wegen
unvollständiger oder fehlerhafter Daten
Reduzierung der Probleme in der
Schnittstellenbearbeitung
Elektronische Verarbeitung der
Stammdatenanforderungen
CPD-Konten dürfen nicht mehr
verwendet werden (Verbesserung der
Aussagekraft des Reportings)
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Seite 29
Wurden die Ziele erreicht?
Informationen über Stammdatenänderungen
an alle Vorsysteme, die den Stammsatz führen
Es sind noch nicht alle
Systeme angeschlossen
Automatische Übernahme der Daten aus den
Vorsystemen in eine Anforderungsmaske, um
die Akzeptanz zu fördern
Webservices werden zur
Zeit nur von einem System
genutzt
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Zusammenfassung
Nutzung aktueller Techniken zur
verteilten Bearbeitung von Stammdaten
Anhebung der Stammdatenqualität
(inhaltliche Ausprägungen und Aktualität)
Erfüllung rechtlicher Anforderungen
(Umsatzsteuerpaket 2010)
Einsatz ohne Schulungsmaßnahme
Reduzierung der Kosten für die
Stammdatenpflege
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Zusammenfassung
Ihre Fragen