[de] ecm enterprise content management | universität hamburg | ulrich kampffmeyer | 09.12.2003
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Vortrag "Enterprise Content Management – zwischen Vision und Realität" von Dr. Ulrich Kampffmeyer im Rahmen des 12. Hamburger Kolloquium "Medien & Information" am 09.12.2003. (c) CopyRight und Autorenrechte: Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, 2003. Text (Juni 2003): http://www.project-consult.net/Files/IXOS_ECM_20030624.pdfTRANSCRIPT
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Agenda
• Einführung
• CM Content Management
• Merkmale von ECM Enterprise Content Management
• Komponenten von ECM Enterprise Content Management
• ECM als Unternehmensinfrastruktur
• MAM Media Asset Management
• ECM und XML – ein ideales Paar?
• Ausblick
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Einführung
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Babylonische Sprachverwirrung
• Die Begriffsvielfalt führt zu Verunsicherung und behindert eher Kaufentscheidungen.
• Einen neuen Begriff – wie ECM Enterprise Content Management – einzuführen, macht nur dann Sinn, wenn sich damit eine neue Qualität verbindet.
• Klare Definitionen sind gefordert.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002
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CM Content Management
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• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
Definition Content (1)
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• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
Definition Content (2)
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DefinitionContent-Management
• CM im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
• CM ist mehr als die Weiterführung von Dokumenten-Management mit Nutzung von Internet-Technologien
• Die Begriffe Content-Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt
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DefinitionContent-Management-System
• Content-Management-Systeme (CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)
• die Verwaltung von Content (CM im engeren Sinn)
• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)
• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)
• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
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DefinitionWeb-Content-Management (1)
• Web-Content-Management (WCM) umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen
• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet
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DefinitionWeb-Content-Management (2)
• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional gruppieren:
• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite
• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung
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Content-Managementals reines Redaktionssystem
Firewall
WebServer
Präsentation
Redaktions-Applikation
InhalteLayoutPublikationsprozess
ContentRepository
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Unstructured Content
DefinitionECM Enterprise Content Management
DataBusiness Processes
CUSTOMIZE
CAPTURE
DELIVER
MANAGE
CREATE
AIIM International, 2001
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Definition Enterprise Content Management
The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes.
AIIM International, 2003
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DefinitionEnterprise-Content-Management (1)
• Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Dokumenten-Technologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
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DefinitionEnterprise-Content-Management (2)
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumenten-redundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
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Merkmale von ECM Enterprise Content Management
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ECM als Unternehmensinfrastruktur
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
AP/AR RM/A CRM HRM
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ECM BasisideenIntegrative Middleware
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 1
Integrative Middleware
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
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ECM Basisideen Dienstekonzept
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 2
Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
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ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 3
Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
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Komponenten von ECM Enterprise Content Management
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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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CAPTURE
Human created Recogniton
Indexing
Input Designs
Categorization
• Office Documents • OCR
• Form • HCR
• Rich Media • ICR
• Microfilm • OMR
• Barcode
Application created Forms Processing
E-Forms/Web-Forms• ERP
• XML
• Finacial Applications Aggregation
• E-Billing COLD/ERM
Input
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MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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Document Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
DocumentManagement
• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung
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Collaboration
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab Collaboration
• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-
führung
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Web Content Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Web Content Management
• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung
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Records Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Records Management
• Ablagesystematik• Indizierung und
Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung
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Workflow / Business Process Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Workflow / Business Process
Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und
sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung
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STORE
Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses
Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail
Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM
• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc
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PRESERVE
Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE
Aussonderung
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DELIVER
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
DitributionSecurity
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Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
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Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
Security as ECM Infrastructure
Output
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ECM als Unternehmensinfrastruktur
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ECM als Unternehmensinfrastruktur Anforderungen
• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher
Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Client oder Einbindung in vorhandene
Anwendungen• Zentrale und verteilte Datenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Repositories• Integration in vorhandene Systeme
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ECM als Unternehmensinfrastruktur Aktuelle Themen
• Verlinkung von Technologien mit Anwendungen - e-Business Automation
• Effektives Management von Web Content –Internet, Intranet und Extranet Contentnutzung
• Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten
• Beschleunigung der „time-to-market“ – Überlegungen zu ASP-Lösungen
• Implementierungsfragen
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ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen
• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,
Back Office Integration• Prozess- und Workflow-Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online- versus Offline-Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?
(EAI Enterprise Application Integration)
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Integriertes ECM-System mit Einbindung von WCM und Applikationen
Firewall
Portal
InterfaceRedaktions-Applikation
Capture
Fachan-wendung
Groupware-Kommuni-
kation
ERPApplication
Portal
Intranet
Server
Content
Management
Classification
Knowledge
Management
Application
ServerGroupware
ServerERP
Content
RepositoryLegacy Groupware
RepositoryERP
Repository
Enterprise Records Management
(Archivierung)
DMSWorkflow
EA
I
WebServer
Präsentation
eBusiness-Transaktionen
Contentenabled
Contentenabled
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MAM Media Asset Management
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DefinitionMedia Asset (1)
• Ein Media Asset ist grundsätzlich eine Form von Content. Content ist Information in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird.
• Ein Media Asset besteht zum einen aus multimedialen unstrukturierten Informationsobjekten wie Bildern, Grafiken, Präsentationen oder Rich-Media-Inhalten wie Audio und Video, zum anderen aus strukturierten Metainformationen.
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DefinitionMedia Asset (2)
• Durch das Hinzufügen der strukturierten Metadaten wird aus einem Medieninformationsobjekt, welches lediglich Informationen darstellt, ein „wertbehaftetes Asset“, welches verfügbar, recherchierbar, wiederverwendbar und kommerziell handelbar wird.
Die strukturierten Metadaten beinhalten beispielsweise Informationen zum Autor, zu Urheberrechten, Erstellungsdatum und Formatinformationen sowie Informationen zum Farbmanagement und Inhaltsbeschreibungen.
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DefinitionMAMS Media Asset Management System (1)
• Ein Media Asset Management System verwaltet beliebige Inhalte über Metadaten und Datenbanken.
• Ein MAMS kontrolliert Zugriffe und Nutzung. In Verbindung mit Digital Rights Management und Accounting Systemen erlaubt es die kommerzielle Nutzung der Inhalte.
• Media Asset Management Systeme sind auf hohe Skalierbarkeit zur Speicherung sehr großer Datenmengen ausgelegt.
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DefinitionMAMS Media Asset Management System (2)
• Ein MAMS auf die Konvertierung der Inhalte eingerichtet, um den gespeicherten Content in unterschiedlichen Formaten für die Online-Nutzung und die Distribution zur Verfügung zu stellen.
• Media Asset Management Systeme verwalten nicht nur elektronisch vorliegende Informationen sondern können auch als Referenzsystem für physisch vorliegende Objekte mitgenutzt werden. Dies erlaubt eine einheitliche, medientypunabhängige Verwaltung von Assets.
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MAM Media-Asset-ManagementMerkmale
• Variante des Content-Managements mit besonderen Anforderung an eine sichere Speicherung
• Grosse Bestände / Volumina
• Spezielle Formate (Video, Sprache, eBooks, etc.)
• Performanceanforderung (Download, Streaming, etc.)
• eBilling
• DRM Digital-Rights-Management (Signaturen, Wasserzeichen, etc.)
• Kopierschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Rendition-Management
• Navigation / einfache User-Interfaces
• Content Syndication
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ECM und XML – ein ideales Paar?
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XML eXtensible Markup LanguagePrinzip
InhaltDTD,
SchemaXSL
XML
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Die Rolle von XML für ECM (1)
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
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lisie
rter
Co
nte
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Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenFederated repository
Au
tom
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Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
Te
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Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Document bases
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Die Rolle von XML für ECM (2)
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
rter
Co
nte
nt
Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenGemeinsamer Speicher
Au
tom
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ED
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ervi
ces
Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
Vo
rlag
en &
Stil
e
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sig
n &
dev
ice
s
Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Dokumenten Grundlage
Eine
zukünftige Basis-
Technologie
XML
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Ausblick: 10 Thesen
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Ausblick These 1:ECM nur eine Vision?
• ECM mit seinem allumfassenden Anspruch ist kein Produkt, sondern eine Vision, eine Strategie und allenfalls ein Lösungsportfolio.
Der Anspruch, eine Lösung für alle Anwendungen aus einer Hand zu erhalten, ist kaum umsetzbar.
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Ausblick These 2:Konvergenz
• WCM, ECM, Portale und andere Dokumenten-Technologien verschmelzen.
Nur wenige Anbieter werden mit Ihrem Portfolio dem ECM-Anspruch gerecht.
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Ausblick These 3:Konsolidierung
• Der Markt ist mit Produktangeboten der CM-Einzelkomponenten übersättigt.
Der CM-Markt wird sich analog zu anderen Software- und IT-Marksegmenten konsolidieren.
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Ausblick These 4:Der Wert von Information
• Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht.
Dem Wert von Information muss bei der Planung und beim Betrieb mehr Rechnung getragen werden.
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Ausblick These 4:Die Abhängigkeit von Information
• Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig.
Unternehmen, Verwaltungen und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden.
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Ausblick These 5:Information Overflow
• Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.
Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu.
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Ausblick These 6:Information Gap
• Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf. Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen.
Die geordnete und nutzbare Bewahrung wertvoller Information wird zunehmend wichtiger.
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Ausblick These 7:Information Divide
• Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung.
Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung.
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Ausblick These 8:Nutzen von ECM
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• Der reale Nutzen von ECM-Lösungen wird nicht ausreichend kommuniziert.
Die Marktschwäche ist zum Teil selbst gemacht, da die Effizienzpotentiale und die Notwendigkeit von ECM nicht genug herausgestellt werden.
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Ausblick These 9:Bedeutung von ECM
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• „Wir ertrinken in Informationenund dürsten nach Wissen.“
John Naisbitt, Megatrends 2000
ECM-Lösungen leisten einen wichtigen Beitrag zur Lösung dieses Problems!
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Ausblick These 10:Warten hilft nicht
• Anfangen, nicht warten:
Die wachsenden Probleme werden durch Zuwarten nicht kleiner!
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Enterprise Content
Management – zwischen Vision und
Realität
Dr. Ulrich Kampffmeyer
12. Hamburger Kolloquium "Medien & Information"
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