dỊch vỤ phi tƯ vẤn do bÊn vay cỦa adb quẢn …...13.dịch vụ phi tư vấn do bên...

40
DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN LÝ Hướng dẫn đấu thầu THÁNG 6/2018 NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á

Upload: others

Post on 09-Sep-2020

2 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

ASIAN DEVELOPMENT BANK

DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN LÝHướng dẫn đấu thầu

THÁNG 6/2018

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á

Page 2: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á

DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN LÝHƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU

THÁNG 6/2018

Page 3: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mại- Không phái sinh 3.0 IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) @2018 Ngân hàng Phát triển Châu ÁSố 6 Đại lộ ADB, Thành phố Mandaluyong, 1550 Metro Manila, PhilippinesĐT +63 2 632 4444; Fax +63 2 636 2444www.adb.org

Bảo lưu một số quyền. Xuất bản năm 2018.

ISBN 978-92-9262-019-6 (bản in); 978-92-9262-020-2 (bản điện tử)Số lưu chiểu: TIM189676-3DOI: http://dx.doi.org/10.22617/TIM189676-3

Quan điểm được trình bày trong tài liệu này thuộc về tác giả và không phản ánh quan điểm hay chính sách của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) hoặc Hội đồng Thống đốc ADB hay các chính phủ mà Hội đồng đại diện.

ADB không đảm bảo tính chính xác của số liệu trình bày trong ấn phẩm này và không chịu trách nhiệm về bất kỳ hậu quả nào của việc sử dụng các số liệu đó. Việc đề cập tên công ty hay sản phẩm cụ thể của nhà sản xuất trong tài liệu này không ám chỉ rằng ADB phê duyệt hay khuyến nghị sử dụng hơn so với các đơn vị hay sản phẩm có cùng tính năng không được đề cập.

Việc đề cập hay tham chiếu tới một lãnh thổ hay khu vực địa lý cụ thể cũng như sử dụng thuật ngữ “quốc gia” không ám chỉ bất kỳ đánh giá nào của ADB về tính pháp lý cũng như tình trạng khác của bất kỳ lãnh thổ nào.

Tài liệu này được xuất bản theo Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mại-Không phái sinh 3.0 IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/. Với việc sử dụng nội dung của tài liệu này, bạn đã đồng ý tuân thủ các điều khoản của giấy phép nói trên. Về bản quyền và giấy phép, vui lòng đọc các quy định và điều kiện sử dụng tại https://www.adb.org/terms-use#openaccess.

Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung sẽ không được áp dụng với những nội dung không thuộc bản quyền của ADB trong tài liệu này. Nếu tư liệu này cần phải ghi nhận tác quyền, xin liên hệ với chủ sở hữu bản quyền hoặc nhà xuất bản của nguồn tư liệu để xin phép sử dụng. ADB sẽ không chịu trách nhiệm pháp lý về bất kỳ khiếu nại nào do việc người đọc sử dụng những nguồn tư liệu nêu trên.

Nếu có nhận xét hoặc câu hỏi khác đối với nội dung tài liệu, hoặc nếu muốn xin phép bản quyền cho việc sử dụng nằm ngoài những phạm vi nêu trên, hay xin phép sử dụng biểu trưng của ADB, xin vui lòng liên hệ [email protected].

Ghi chú: Trong ấn phẩm này, “$” chỉ đồng Đô la Mỹ. Xem thêm nội dung hiệu đính của các ấn phẩm do ADB phát hành tại http://www.adb.org/publications/corrigenda.

In trên giấy tái chế.

Page 4: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

MỤC LỤC

Danh mục Bảng, Hình và Hộp iv

Giới thiệu về Tài liệu Hướng dẫn v

Danh mục từ viết tắt viii

Tóm tắt tổng quan ix

I. Giới thiệu chung 1

II. Lập kế hoạch đấu thầu 5

III. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và hồ sơ hợp đồng 9

IV. Đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và trao thầu 17

V. Thực hiện và quản lý hợp đồng 18

Phụ lục 1: Đặc điểm của năm phương thức đấu thầu 19 đối với các dịch vụ phi tư vấn

Phụ lục 2: Phác thảo thư mời nộp hồ sơ chào giá 21

Phụ lục 3: Mẫu mô tả công việc 23

Phụ lục 4: Ví dụ về mức độ dịch vụ và chỉ số thực hiện 28 trong thỏa thuận mức độ dịch vụ

Page 5: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

iv

DANH MỤC BẢNG, HÌNH VÀ HỘP

BẢNG

A4.1. Ví dụ về mức độ dịch vụ trong hợp đồng dịch vụ duy tu bảo dưỡng 28

A4.2. Ví dụ về chỉ số thực hiện trong hợp đồng 29 dịch vụ duy tu bảo dưỡng

HÌNH

1. Chu trình đấu thầu của ADB 2

2. Ví dụ về sự khác nhau của hoạt động dịch vụ 3 giữa loại thông thường và chuyên biệt, cũng như giữa loại hoạt động thực thể và trí tuệ

HỘP

1. Các ví dụ đơn giản về tiêu chí năng lực 10

2. Nội dung của bản mô tả công việc 14

3. Nội dung của thỏa thuận về mức độ dịch vụ 15

Page 6: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

v

GIỚI THIỆU VỀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

Tháng 4 năm 2017, Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) phê duyệt khung đấu thầu mới - Chính sách Mua sắm, Đấu thầu của ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo thời gian) và Quy chế Mua sắm, Đấu thầu cho Bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo thời gian). Các tài liệu này thay thế Hướng dẫn Sử dụng Tư vấn (năm 2013, được sửa đổi theo từng thời điểm) và Hướng dẫn Đấu thầu (năm 2015, được sửa đổi theo thời gian). Chính sách và Quy chế Đấu thầu điều chỉnh hoạt động đấu thầu của các cơ quan chủ quản và cơ quan thực hiện dự án được tài trợ một phần hay toàn bộ bằng khoản vay/viện trợ không hoàn lại của ADB và nguồn vốn do ADB quản lý. ADB thiết kế chính sách đấu thầu năm 2017 nhằm đảm bảo lợi ích và tính linh hoạt đáng kể trong chu trình đấu thầu dự án cũng như để cải thiện hiệu quả thực hiện dự án bằng cách tập trung vào các khái niệm chất lượng, giá trị đồng tiền đầu tư và phù hợp với mục đích.

Ấn phẩm này là một trong các tài liệu Hướng dẫn chi tiết mà ADB phát hành trong năm 2018 sau khi phát hành Chính sách đấu thầu và Các Quy chế Đấu thầu năm 2017. Mỗi tài liệu sẽ hướng dẫn cho bên vay (bao gồm cả các đơn vị nhận viện trợ không hoàn lại), nhà thầu, và các tổ chức xã hội dân sự về một chủ đề theo khung quy chế mới (xem danh mục bên dưới). Các Hướng dẫn có sự dẫn chiếu qua lại và cần được tham khảo đồng bộ. Tất cả tài liệu tham khảo cho “Các Hướng dẫn” đều là một phần không tách rời của những Hướng dẫn này. Các Hướng dẫn có thể được cập nhật, thay thế hoặc thu hồi bất kỳ lúc nào.

Danh sách các Hướng dẫn thực hiện Chính sách đấu thầu và Các Quy chế Đấu thầu của ADB ( 2017)

1. Giá trị Đồng tiền Đầu tư2. Khung Rủi ro Đấu thầu3. Lập Kế hoạch Đấu thầu Chiến lược4. Giám sát Đấu thầu5. Cơ chế Đấu thầu Thay thế6. Đấu thầu Cạnh tranh Rộng rãi7. Điều chỉnh Giá8. Hồ sơ Dự thầu Giá thấp Bất thường9. Ưu đãi Nội địa10. Sơ tuyển11. Thầu phụ12. Dịch vụ Tư vấn do Bên vay của ADB

Quản lý13. Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB

Quản lý

14. Công nghệ cao15. Chất lượng16. Khiếu nại liên quan đến Đấu thầu17. Không tuân thủ trong Đấu thầu18. Thời gian Tạm hoãn19. Doanh nghiệp có Vốn Nhà nước20. Đấu thầu Điện tử21. Thoả thuận Khung về Cung cấp Dịch

vụ Tư vấn22. Hợp tác Công - Tư (PPP)23. Quản lý Hợp đồng24. Các trường hợp dễ bị tổn thương, bị

tác động bởi xung đột và tình huống khẩn cấp

Page 7: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

vi Giới thiệu về tài liệu hướng dẫn

Những cải cách về đấu thầu của ADB hướng đến đảm bảo giá trị đồng tiền đầu tư thông qua cải thiện tính linh hoạt, chất lượng và hiệu quả trong quá trình đấu thầu (xem minh hoạ bên dưới và Hướng dẫn về giá trị đồng tiền đầu tư). Giá trị đồng tiền đầu tư là một phần của cấu trúc đấu thầu thống nhất với ba trụ hỗ trợ chính: hiệu quả, chất lượng và linh hoạt. Hai nguyên tắc chủ chốt là minh bạch và công bằng xuyên suốt tất cả các thành phần của cấu trúc.

Thời gianThời gian là một yếu tố quan trọng quyết định giá trị đồng tiền đầu tư. Khi một dự án hay quy trình được hoàn thành nhanh chóng, thời gian được rút ngắn đó sẽ tạo ra giá trị lớn hơn cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ, một dự án làm đường hoàn thành sớm sẽ mang lại lợi ích kinh tế, an ninh, hay những giá trị khác cho cộng đồng mà nó phục vụ. Điều này cũng làm tăng tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư cho cơ quan thực hiện và đẩy nhanh tiến độ dự án cũng như thanh toán cho nhà thầu được lựa chọn. Tương tự như vậy, một dự án chậm tiến độ sẽ làm giảm giá trị đáng kể cho các bên liên quan.

Khi xem xét giá trị đồng tiền đầu tư trong bối cảnh đấu thầu, cần lưu ý đến tất cả các yếu tố có thể (i) rút ngắn thời gian chu trình đấu thầu hoặc (ii) đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án phát triển.

Minh bạ ch

Giá trị đồng tiền đầu tưLà việc sử dụng có hiệu quả, hiệu lực và kinh tế các nguồn lực, việc này đòi hỏi phải thực hiện đánh giá các chi phí và lợi ích có liên quan đồng thời đánh giá các rủi ro, các yếu tố phi giá cả và/hoặc tổng chi

phí đầu tư một cách phù hợp

Hiệu quả Chất lượng Linh hoạt

• Giảm chi phí giao dịch• Cải thiện kỹ năng• Tăng cường hàm

lượng công nghệ cao• Cải thiện việc lập kế

hoạch đấu thầu• Hỗ trợ và khuyến

khích các hệ thống đấu thầu điện tử

• Hỗ trợ quản lý hợp đồng

• Giải quyết kịp thời các khiếu nại

• Cải thiện quy trình đấu thầu của các nước thành viên đang phát triển

• Cải thiện việc lập kế hoạch đấu thầu

• Quản trị tốt hơn• Hợp đồng có tiêu chí

thực hiện rõ ràng• Hạn chế tối đa khiếu

nại• Quy trình cải tiến của

ADB

• Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

• Đấu thầu phi tập trung• Thực hiện theo cơ chế

đấu thầu thay thế• Quyết định dựa trên

nguyên tắc• Cải thiện việc lập kế

hoạch đấu thầu• Phân cấp trong đấu

thầu• Đấu thầu với các tiêu

chí đánh giá theo trọng số

Công bă ng

Page 8: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

viiGiới thiệu về tài liệu hướng dẫn

Mục đíchTài liệu hướng dẫn này nhằm mục đích hỗ trợ người sử dụng thông qua việc diễn giải cụ thể và chi tiết các chính sách và Quy chế Đấu thầu ban hành năm 2017 của ADB cho bên vay (bao gồm cả các đơn vị nhận viện trợ không hoàn lại).

Hướng dẫn này đưa ra các thông tin bổ sung để người sử dụng xem xét khi áp dụng chính sách và Quy chế Đấu thầu của ADB trong từng trường hợp cụ thể.

Tài liệu sẽ tiếp tục được cập nhật, sửa đổiTài liệu hướng dẫn này sẽ tiếp tục được sửa đổi và cập nhật nếu cần thiết .

Vui lòng kiểm tra trang web của ADB, phần Business Center để có phiên bản cập nhật mới nhất, https://www.adb.org/business/main.

Người sử dụng tài liệu Trong nhiều trường hợp, người đọc nên sử dụng hướng dẫn này tùy theo nhu cầu cụ thể. Để đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ Tài liệu hướng dẫn, những giả định sau đây sẽ được áp dụng về đối tượng sử dụng:

Người sử dụng là chuyên gia tham gia vào các dự án được tài trợ một phần hay toàn bộ bằng khoản vay/viện trợ không hoàn lại của ADB và nguồn vốn do ADB quản lý.

Câu hỏi thường gặpCác câu hỏi thường gặp, đề nghị giải thích làm rõ, ví dụ, thông tin bổ sung, liên kết đến trang đào tạo và các tài nguyên hữu ích khác sẽ được cung cấp trên trang web của ADB.

Hãy nhớ kiểm tra trang web của ADB, phần Business Center để tìm hiểu thêm thông tin, https://www.adb.org/business/main.

Giá trị Pháp lý và Thứ tự Ưu tiênBản hướng dẫn này giải thích và cụ thể hóa các điều khoản của Quy chế Đấu thầu cho bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017 và được sửa đổi theo từng thời điểm) áp dụng cho các cơ quan điều hành (và thực hiện) dự án tài trợ cấp Chính phủ (và cấp địa phương) được nhận một phần hay toàn bộ vốn đầu tư của ADB (nghĩa là ngoại trừ các khoản vay dựa trên kết quả đầu ra hoặc cho vay chính sách của ADB), các khoản viện trợ không hoàn lại (không bao gồm các dự án hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn chuyên gia do ADB quản lý), hoặc nguồn vốn do ADB quản lý.

Trong trường hợp có mâu thuẫn hay khác biệt giữa tài liệu hướng dẫn này và các Quy chế Đấu thầu, Quy chế Đấu thầu sẽ được ưu tiên áp dụng. Hiệp định tài trợ sẽ điều chỉnh mối quan hệ pháp lý giữa Bên vay và ADB. Quyền và nghĩa vụ giữa Bên vay và nhà cung cấp hàng hóa, xây lắp, hoặc dịch vụ sẽ tuân theo tài liệu mua sắm cụ thể do Bên vay phát hành và hợp đồng đã ký giữa Bên vay và nhà cung cấp chứ không phải theo Hướng dẫn này.

Page 9: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

viii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ADB — Ngân hàng Phát triển Châu Á

OCB — Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

RFP — Thư mời nộp đề xuất

RFQ — Thư mời nộp hồ sơ chào giá

SLA — Thỏa thuận mức độ dịch vụ

Page 10: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

ix

Hướng dẫn này xem các dịch vụ phi tư vấn là một hạng mục dịch vụ riêng mà bên vay (bao gồm bên nhận viện trợ không hoàn lại) có thể sử dụng cho các dự án của họ. Các dịch vụ phi tư vấn bao gồm (i) dịch vụ thiên về khía cạnh vật chất, được đấu thầu và trao hợp đồng trên cơ sở kết quả đầu ra cụ thể và đo lường được, có thể xác định rõ ràng và áp dụng thống nhất các tiêu chuẩn ngành hay tiêu chuẩn thực hiện; hoặc (ii) dịch vụ thông thường tuy yêu cầu sự đóng góp của các chuyên gia nhưng dựa trên những đề xuất tiêu chuẩn được công nhận sẵn có và không yêu cầu đánh giá các phương pháp hay kỹ thuật riêng biệt.

Hướng dẫn này liệt kê vai trò và trách nhiệm của bên vay và đơn vị cung cấp dịch vụ trong công tác mua sắm đấu thầu và triển khai các dịch vụ phi tư vấn. Hướng dẫn cũng nêu lên một số vấn đề bên vay cần cân nhắc trong lập kế hoạch, tiến hành đấu thầu và triển khai hợp đồng dịch vụ phi tư vấn.

Đấu thầu các dịch vụ phi tư vấn một cách hiệu quả có thể

Tăng hiệu quả, phù hợp với mục đích và giá trị đồng tiền đầu tư

• Đảm bảo quy trình đấu thầu các dịch vụ phi tư vấn tương xứng với giá trị và rủi ro của những kết quả dự kiến.

• Cho phép bên vay sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất thông qua các gói dịch vụ phi tư vấn được định nghĩa rõ ràng.

Nâng cao chất lượng• Bảo đảm các dịch vụ phi tư vấn được cơ cấu để huy động nguồn lực đầu

vào và mang lại kết quả đầu ra một cách hiệu quả và đúng tiến độ.

Cải thiện tính công băng và minh bạch• Cung cấp tài liệu phù hợp hướng dẫn bên vay đấu thầu dịch vụ phi tư vấn

và cách thức tham gia cho đơn vị cung cấp dịch vụ tiềm năng.• Hướng dẫn đầy đủ nhằm đảm bảo cơ hội công bằng cho các đơn vị cung

cấp dịch vụ tiềm năng.

Khuyến khích phát triển ngành nghề trong nước• Phần lớn các dịch vụ phi tư vấn có thể được huy động tại quốc gia của bên

vay.

TÓM TẮT TỔNG QUAN

Page 11: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

I. Giới thiệu chung

A. Phạm vi và Định nghĩa1.1 Tài liệu hướng dẫn này được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) trong hoạt động đấu thầu dịch vụ phi tư vấn và đưa ra lời khuyên về ưu khuyết điểm của những phương thức đấu thầu khác nhau. Tài liệu này làm rõ thêm các điều khoản trong Chính sách Đấu thầu của ADB đối với Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo từng thời điểm) và Quy chế Mua sắm, Đấu thầu cho Bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo từng thời điểm) liên quan đến việc lập kế hoạch, mua sắm và triển khai hợp đồng dịch vụ phi tư vấn của bên vay (bao gồm bên nhận viện trợ không hoàn lại) khi thực hiện dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý. Điều này áp dụng cho tất cả giai đoạn trong chu trình mua sắm đấu thầu của ADB (Hình 1).

1.2 Quy chế đấu thầu năm 2017 (đoạn 1.12) định nghĩa hai loại hình dịch vụ trong các dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý như sau:

(i) dịch vụ tư vấn,1 về bản chất là tri thức và tư vấn đòi hỏi cần có đánh giá các hồ sơ đề xuất kỹ thuật trong đó đề xuất các phương pháp luận, cách tiếp cận riêng và có chuyên gia có năng lực chuyên môn phù hợp, và

(ii) dịch vụ phi tư vấn,2(a) là các dịch vụ mà các hoạt động thiên về khía cạnh vật chất,

được đấu thầu và trao hợp đồng trên cơ sở thực hiện của một đầu ra có thể đo lường được, và hoạt động này áp dụng thống nhất các tiêu chuẩn ngành hay tiêu chuẩn thực hiện, hoặc

1 Tham khảo Tài liệu hướng dẫn về dịch vụ tư vấn do bên vay của ADB quản lý để biết thêm thông tin về lập kế hoạch, mua sắm và triển khai một hợp đồng dịch vụ tư vấn.

2 ADB lần đầu xác định dịch vụ phi tư vấn như một loại hình dịch vụ riêng biệt trong Chính sách đấu thầu và Quy chế đấu thầu năm 2017. Trước đây, một định nghĩa ngắn gọn của “Các hoạt động triển khai dịch vụ”, đấu thầu, các cơ quan kiểm tra và kiểm toán có nêu trong Hướng dẫn Sử dụng Tư vấn đối với Ngân hàng Phát triển Châu Á và các Bên vay vốn (năm 2013, được sửa đổi theo từng thời điểm). Hướng dẫn Đấu thầu (năm 2015, được sửa đổi theo từng thời điểm) cũng đề cập những “dịch vụ liên quan” đến hàng hóa và xây lắp. Tuy nhiên, khung hướng dẫn này chưa phân biệt các dịch vụ mang tính trí tuệ và tư vấn theo yêu cầu, thường được xem như dịch vụ tư vấn, và các dịch vụ tiêu chuẩn, được xác định cụ thể bằng những tiêu chuẩn ngành và thường được xem như dịch vụ phi tư vấn. Sự mơ hồ này dẫn đến việc áp dụng các thủ tục lựa chọn tư vấn phức tạp cho các dịch vụ tiêu chuẩn, gây giảm sút hiệu quả công việc, phản hồi không tích cực từ thị trường và chậm trễ trong triển khai dự án.

Page 12: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

2 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

Hình 1: Chu trình Đấu thầu của ADB

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

(b) dịch vụ thông thường tuy yêu cầu sự đóng góp của các chuyên gia, nhưng dựa trên những đề xuất tiêu chuẩn được công nhận sẵn có và không yêu cầu đánh giá các phương pháp hay kỹ thuật riêng biệt.

1.3 Ví dụ về dịch vụ tư vấn bao gồm các nghiên cứu chính sách và quản trị, tư vấn cải cách thể chế; thiết kế kỹ thuật; giám sát thi công; tư vấn pháp lý; kiểm toán; dịch vụ đấu thầu mua sắm; nghiên cứu môi trường và xã hội; xác định, chuẩn bị và triển khai dự án.

1.4 Ví dụ về loại hình dịch vụ phi tư vấn thứ nhất, có các hoạt động thiên về vật chất, thường bao gồm việc sử dụng trang thiết bị và các phương pháp cụ thể để đạt mục tiêu. Trong số đó phải kể đến sửa chữa và bảo trì thiết bị, dịch vụ triển khai công nghệ thông tin, vận chuyển giữa các đảo, dịch vụ lắp đặt và bảo trì quy mô nhỏ, dịch vụ hỗ trợ bằng lao động thể chất (thư tín, vệ sinh, ăn uống, bảo vệ, v.v.), khảo sát và điều tra thực địa.

1.5 Ví dụ về loại hình thứ hai, dựa trên các đề xuất tiêu chuẩn được công nhận, có thể bao gồm kiểm toán tiêu chuẩn (như tài chính và nội quy an toàn),

CHU TRÌNHĐẤU THẦU

Công bằngGiá trịĐồng tiền đầu tư

Chất lượng

E�ci

ency

Kinh tếM

inh bạch

ĐẤU THẦU

Xây dựng ý tưởng dự án

Lập kế hoạch đấu thầuLập kế hoạch đấu thầu

Đánh giá rủi ro đấu thầu dự ánSổ tay quản trị dự án

Hỗ trợ Kỹ thuật Thực hiện Dự ánPhân loại Rủi ro Đấu thầu

Hồ sơ mời thầuTrao hợp đồng

Kế hoạch quản lý hợp đồng

Phản hồi và đánh giá

Thực hiện vàquản lý hợp đồng

Báo cáo hoàn thành dự án Thanh lý hợp đồng

Bài học kinh nghiệm

Chiến lượcĐối tác Quốc gia

Đánh giá rủi ro đấu thầucủa quốc gia và ngành/cơ quan

Đánh giá hồ sơ dự thầuBáo cáo

Đánh giá hồ sơ dự thầu

Mời thầu

Page 13: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

Giới thiệu 3

giám định, khảo sát thiết kế và số lượng, chứng nhận bảo đảm chất lượng, đào tạo nghề theo các tiêu chuẩn chuyên môn được công nhận của quốc gia (thường được chứng nhận bởi cơ quan chuyên môn), khảo sát hộ gia đình tiêu chuẩn, dịch vụ y tế và chăm sóc sức khỏe cộng đồng, dịch vụ biên phiên dịch, hiệu đính/dàn trang/biên tập, nhiếp ảnh và/hoặc quay phim, quản lý sự kiện, tổ chức các chuyến tham quan học tập, dịch vụ mạng và/hoặc viễn thông, bảo trì trang web, đường dây tư vấn hay tổng đài hỗ trợ.

1.6 Đôi lúc dịch vụ tư vấn và phi tư vấn có thể hơi khó phân biệt khi cả hai đều yêu cầu dịch vụ chuyên gia. Hình 2 minh họa mức độ khác nhau của hoạt động dịch vụ giữa loại thông thường và riêng biệt, cũng như giữa loại hoạt động mang tính vật chất và trí tuệ. Những hạng mục thuộc phần giao nhau trong ảnh có thể được đấu thầu bằng phương thức dịch vụ tư vấn hoặc phi tư vấn.

Hình 2: Ví dụ về sự khác nhau của hoạt động dịch vụ giữa loại thông thường và riêng biệt, cũng như giữa loại hoạt động mang tính vật thể và trí tuệ

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

Dịch vụ tư vấn điển hình

Dịch vụ phi tư vấn điển hình

Hoạt động vật thể

Riêng biệt

Hoạt động trí tuệ

Thông thường

Vận chuyển giữa các đảo

Bảo trì trang web

Kiểm toán tiêu chuẩn

Kiểm toán pháp lý

Đánh giá tác động môi trường

Đào tạonghề

Dịch vụ lắp đặt và bảo trì

Khảo sát hộ gia đình chuẩn

Đào tạo chuyên môn

Nghiên cứu chính sách

Page 14: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

4 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

B. Vai trò và trách nhiệm

1. Bên vay

1.7 Đối với các khoản vay dự án đầu tư và viện trợ không hoàn lại do ADB tài trợ toàn bộ hoặc một phần, hoặc thông qua nguồn vốn do ADB quản lý, bên vay thực hiện lập kế hoạch, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng, quản lý hợp đồng và giải quyết khiếu nại cho dịch vụ phi tư vấn. Phần II đến phần V của tài liệu này trình bày chi tiết hơn về các quy trình Bên vay cần tuân thủ ở từng giai đoạn của chu trình đấu thầu.

1.8 ADB có thể giám sát hoạt động của Bên vay thông qua các bước chính trong quy trình tuyển chọn. Phương pháp giám sát – kiểm tra trước hay kiểm tra sau (lấy mẫu) - sẽ được xác định và trình bày trong kế hoạch đấu thầu dự án. Xem thêm thông tin về các phương pháp giám sát, các tài liệu cần xem xét và hệ quả của việc không tuân thủ quy trình trong tài liệu Hướng dẫn về giám sát đấu thầu và Hướng dẫn về không tuân thủ trong đấu thầu.

2. Đơn vị cung cấp dịch vụ

1.9 Những đơn vị cung cấp dịch vụ muốn cung cấp dịch vụ phi tư vấn nên kiểm tra kỹ lưỡng các tiêu chuẩn dịch vụ và các điều kiện thương mại, dịch vụ khác để tham gia vào quá trình tuyển chọn nếu muốn. Đơn vị cung cấp dịch vụ nên chuẩn bị hồ sơ chào giá, hồ sơ dự thầu hoặc đề xuất phù hợp và nên đề nghị bên vay giải thích làm rõ về các điểm khó hiểu, thiếu sót trong hồ sơ mời thầu, hoặc bất cứ điều khoản nào có vẻ quá hạn chế hoặc thiên vị, đặc biệt trong phạm vi dịch vụ hoặc yêu cầu chung, quy trình tuyển chọn, tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu và năng lực nhà thầu.

Page 15: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

II. Lập kế hoạch đấu thầu

2.1 Kế hoạch tốt là yếu tố then chốt đảm bảo đấu thầu và thực hiện hợp đồng thành công. Phần này thảo luận về những cân nhắc khi lập kế hoạch và chuẩn bị đấu thầu các dịch vụ phi tư vấn.

A. Kế hoạch đấu thầu

2.2 Bên vay chuẩn bị kế hoạch đấu thầu dự án theo Hướng dẫn về lập kế hoạch đấu thầu chiến lược. Điều này bao gồm xác định nhu cầu về dịch vụ phi tư vấn và tính chất các dịch vụ đó, điều kiện thị trường, khung pháp lý và quy định áp dụng cho việc cung cấp các dịch vụ, thời gian triển khai, giá trị hợp đồng và tác động dự kiến của quá trình triển khai dịch vụ đối với kết quả đầu ra của dự án.

2.3 Bên vay có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ thầu và hợp đồng chính cho các dịch vụ sẽ đấu thầu, bao gồm, nhưng không chỉ giới hạn trong, bản mô tả phạm vi dịch vụ, cơ cấu thanh toán đề xuất, thủ tục quản lý rủi ro (nếu có), và các biện pháp quản lý kết quả thực hiện. Các mục này có thể được chuẩn bị thành một hồ sơ yêu cầu chung, mô tả công việc và/hoặc thỏa thuận về mức độ dịch vụ. Phần III thảo luận thêm về vấn đề này.

2.4 Đối với các nhiệm vụ lớn hơn hoặc phức tạp hơn, bên vay có thể phân tích thị trường ở giai đoạn này để đánh giá đơn vị cung cấp dịch vụ tiềm năng. Quá trình này có thể bao gồm nghiên cứu, tư vấn chuyên gia, làm chuẩn đối sánh, tham vấn với ADB và yêu cầu thông tin từ các nhà thầu tiềm năng v.v. Tính chất của các thành phần tham gia thị trường được xác định trong bản phân tích sẽ định hướng cho bên vay trong việc lựa chọn hình thức đấu thầu thích hợp nhất để mang lại giá trị đồng tiền đầu tư tốt nhất. Phân tích cũng có thể xem xét liệu bên vay có được hưởng lợi từ các thỏa thuận chia sẻ rủi ro dự án và huy động nguồn vốn tư nhân hay không, trong trường hợp đó nhiệm vụ có thể được thầu tốt hơn thông qua hợp tác công-tư.3

3 Hợp tác công-tư không được coi là dịch vụ phi tư vấn và không nằm trong phạm vi của hướng dẫn này. Tham khảo Hướng dẫn về hợp tác công-tư để biết thêm chi tiết chung về hình thức hợp tác này.

Page 16: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

6 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

2.5 Dựa vào sự chuẩn bị và phân tích của mình, bên vay có thể xem xét để tuyển chọn các công ty và/hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ phi tư vấn, gọi chung là “đơn vị cung cấp dịch vụ”. Công ty thường tham gia vào các nhiệm vụ phức tạp hơn với tác động cao hơn, cần một nhóm để cung cấp nhiều dịch vụ và cũng cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm. Sự tham gia của công ty cung cấp dịch vụ có thể kéo dài trong thời gian lâu hơn và rủi ro gián đoạn giữa chừng cũng tương đối cao hơn. Ví dụ, tổ chức một sự kiện lớn có thể cần một nhóm chuyên gia chịu trách nhiệm về hậu cần, đi lại, ăn uống, sắp xếp an ninh, in ấn và lưu trữ website, trong trường hợp đó, một công ty quản lý sự kiện chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ trọn gói có thể thích hợp hơn. Tương tự, có thể trao hợp đồng nhiệm vụ kiểm toán tài khoản dự án cho một công ty kiểm toán có uy tín, đảm bảo tuân thủ Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận phổ biến (GAAS). Thị trường cũng có thể đưa ra những hạn chế chỉ cho phép các doanh nghiệp được kiểm soát hoặc được cấp phép cung cấp dịch vụ.

2.6 Cá nhân cung cấp dịch vụ thường phù hợp hơn với các nhiệm vụ được thực hiện một cách độc lập và không yêu cầu trách nhiệm bồi thường của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, cá nhân cung cấp dịch vụ phù hợp hơn do có sự linh hoạt cần thiết về tính cấp bách trong việc huy động, phân tán địa lý và/hoặc thời gian triển khai. Ví dụ, dịch vụ biên dịch và/hoặc phiên dịch được cung cấp thông thường bởi cá nhân cung cấp dịch vụ.

B. Các hình thức đấu thầu2.7 Các lựa chọn dịch vụ phi tư vấn hướng đến đạt được giá trị đồng tiền đầu tư đảm bảo cả chất lượng và giá cả phù hợp với dịch vụ. Điều này thường đạt được thông qua đấu thầu cạnh tranh rộng rãi. Tiểu mục này trình bày năm hình thức chính cho bên vay để đấu thầu các dịch vụ phi tư vấn. Đây là danh sách chưa đầy đủ và các hình thức khác có thể được ADB cân nhắc theo từng trường hợp cụ thể, xem xét các quy tắc thị trường và tính chất dịch vụ yêu cầu. Trong mọi trường hợp, ADB cần được đảm bảo rằng các yêu cầu của Chính sách Chống Tham nhũng (1998, được cập nhật gần đây)4 và Nguyên tắc & Hướng dẫn Liêm chính của ADB (2015, được sửa đổi theo từng thời điểm)5 được tuân thủ. Phụ lục 1 tóm tắt các đặc điểm của năm hình thức.

1. Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

2.8 Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi (OCB) tìm kiếm hồ sơ dự thầu từ đơn vị cung cấp dịch vụ đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật của bên vay, bao gồm đảm bảo thông báo kịp thời và đầy đủ các yêu cầu cho tất cả nhà thầu tiềm năng đủ điều kiện hợp lệ và cơ hội đấu thầu bình đẳng. OCB là hình thức ưu tiên cho các dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý.

4 ADB. 2010. Chiến lược chống tham nhũng và liêm chính. Manila. https://www.adb.org/sites/default/files/institutional-document/31317/anticorruption-integrity-policy-strategy.pdf.

5 ADB. 2015. Các nguyên tắc và hướng dẫn liêm chính (2015). Manila. https://www.adb.org/sites/default/files/institutional-document/32131/integrity-principles-guidelines.pdf.

Page 17: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

7Lập kế hoạch đấu thầu

2.9 OCB là một hình thức đấu thầu linh hoạt, cho phép lựa chọn các phương thức đấu thầu khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của nhiệm vụ, miễn là phù hợp với nguyên tắc đấu thầu cốt lõi của ADB, các yêu cầu về điều kiện hợp lệ và liêm chính. Việc tuyển chọn được quảng cáo trên phạm vi quốc tế hoặc trong nước.

2.10 Hầu hết các dịch vụ phi tư vấn có thể được thực hiện bằng nguồn lực của quốc gia bên vay và quảng cáo trong nước là lựa chọn hợp lý nhất trong trường hợp này. Quảng cáo quốc tế được khuyến nghị khi các dịch vụ được yêu cầu không có sẵn ở quốc gia của bên vay. Điều này có thể xảy ra ở các nền kinh tế quốc đảo nhỏ và các tình huống sau xung đột hoặc nhạy cảm khác. Ở một số lãnh thổ, khung pháp lý và thể chế hiện tại có thể tạo rào cản cho một số dịch vụ phi tư vấn được đấu thầu quốc tế sử dụng nguồn lực từ bên ngoài quốc gia bên vay - chẳng hạn như dịch vụ yêu cầu cấp phép địa phương (ví dụ dịch vụ y tế) hoặc được công nhận bởi địa phương (ví dụ: bằng cấp đào tạo nghề được công nhận trên toàn quốc).

2.11 Đối với các dịch vụ phi tư vấn, quy trình OCB để chọn công ty cung cấp có thể bao gồm sơ tuyển và có thể sử dụng phương thức (i) một giai đoạn, một túi hồ sơ; (ii) một giai đoạn, hai túi hồ sơ; (iii) hai giai đoạn; hoặc (iv) hai giai đoạn, hai túi hồ sơ, tùy thuộc vào tính chất của dịch vụ được yêu cầu. Xem Hướng dẫn về đấu thầu cạnh tranh rộng rãi để biết thêm chi tiết về các phương thức này.

2.12 Bên vay cũng có thể sử dụng cách thức tuyển dịch vụ tư vấn để đấu thầu các dịch vụ phi tư vấn phức tạp hơn thông qua Thư mời nộp đề xuất (RFP). Bên vay nên chọn phương thức sử dụng hồ sơ và quy trình phù hợp hơn với hoàn cảnh của mình. Quy trình yêu cầu nộp đề xuất (RFP) có thể bao gồm lập danh sách ngắn và sử dụng cơ chế (i) tuyển chọn dựa trên chất lượng và chi phí, (ii) tuyển chọn dựa trên chất lượng, (iii) tuyển chọn ngân sách cố định, (iv) tuyển chọn chi phí thấp nhất hoặc (v) tuyển chọn dựa trên năng lực chuyên gia tư vấn, tùy thuộc vào tính chất của dịch vụ yêu cầu. Xem Hướng dẫn dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý để biết thêm chi tiết về các thỏa thuận này.

2.13 Đối với cá nhân cung cấp dịch vụ, quy trình sẽ mặc định sử dụng cơ chế lựa chọn một giai đoạn, thường thông qua yêu cầu nộp hồ sơ quan tâm và/hoặc sơ yếu lý lịch.

2. Đấu thầu cạnh tranh hạn chế

2.14 Theo mô tả ở đoạn 2.6 và 2.7 của quy chế đấu thầu 2017, đấu thầu cạnh tranh hạn chế về cơ bản là đấu thầu cạnh tranh rộng rãi thông qua mời thầu trực tiếp thay vì quảng cáo rộng rãi. Phương thức này có thể thích hợp khi

(i) chỉ có một số lượng hạn chế các nhà thầu tiềm năng,(ii) giá trị hợp đồng không đủ lớn để thu hút đủ số lượng nhà thầu thông

qua OCB,(iii) độ phức tạp của dịch vụ hạn chế sự tham gia chỉ cho các nhà cung

cấp tốt nhất trong ngành, hoặc(iv) những lý do ngoại lệ khác cho việc không quảng cáo rộng rãi.

Page 18: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

8 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

3. Yêu cầu nộp báo giá hay là phương thức chào hàng cạnh tranh

2.15 Yêu cầu nộp báo giá (RFQ) - hay là phương thức chào hàng cạnh tranh - so sánh báo giá từ một số nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng. RFQ phù hợp với những trường hợp khi các phương pháp cạnh tranh hơn như OCB không phù hợp xét về chi phí hoặc hiệu quả, chẳng hạn như khi đấu thầu các dịch vụ tiêu chuẩn hoặc phi tư vấn thông thường có giá trị nhỏ. RFQ chỉ áp dụng cho việc lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ, chứ không áp dụng cho cá nhân. Thông báo yêu cầu nộp báo giá có thể được quảng cáo ở phạm vi địa phương hoặc gửi trực tiếp đến các doanh nghiệp được mời. Đây thường là quá trình tuyển chọn một giai đoạn. Phụ lục 2 trình bày các đặc điểm chính về Yêu cầu nộp báo giá mà bên vay có thể điều chỉnh.

4. Chỉ định thầu hay tuyển chọn từ nguồn duy nhất

2.16 Chỉ định thầu là việc ký kết hợp đồng mà không có sự cạnh tranh. Hình thức này có thể được áp dụng trong trường hợp đặc biệt theo đoạn 2.17 của quy chế đấu thầu 2017 và chỉ khi phù hợp với mục đích và các cân nhắc về giá trị đồng tiền đầu tư. Chỉ định thầu áp dụng cho việc tuyển chọn các tổ chức và cá nhân. Quá trình tuyển chọn bao gồm xác định nhà cung cấp dịch vụ và giải thích lý do chỉ định thầu, sau đó mời họ chuẩn bị và nộp một bản đề xuất kỹ thuật và tài chính để thương thảo.

5. Thoả thuận khung

2.17 Thỏa thuận khung là thỏa thuận được ký giữa một hoặc nhiều cơ quan ký kết hợp đồng và một hoặc nhiều nhà cung cấp dịch vụ (doanh nghiệp hoặc cá nhân). Thỏa thuận này thiết lập các điều khoản chi phối các hợp đồng tiềm năng được trao trong một khoảng thời gian nhất định, đặc biệt là về giá cả và khi thích hợp, số lượng dự tính. Thỏa thuận đặt ra các điều khoản và điều kiện theo đó các lựa chọn cụ thể (“call-offs”) cho các hợp đồng tiềm năng có thể được thực hiện trong suốt thời hạn của thỏa thuận.

2.18 Việc đấu thầu và trao thỏa thuận khung có thể tuân theo thủ tục của bất kỳ hình thức đấu thầu cạnh tranh nào khác được thảo luận trong phần này khi phù hợp. Xem Hướng dẫn về các thỏa thuận khung cho dịch vụ tư vấn để biết các nguyên tắc chung có thể được điều chỉnh cho các lựa chọn dịch vụ phi tư vấn.

Page 19: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

III. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và hồ sơ hợp đồng

3.1 Sau khi hoàn thiện kế hoạch đấu thầu và quyết định hình thức đấu thầu, bên vay sẽ chuẩn bị hồ sơ mời thầu và hợp đồng để phát cho các nhà thầu. Hồ sơ mời thầu thường bao gồm các tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu và năng lực nhà thầu, bản mô tả dịch vụ - thường gọi là bản mô tả công việc – các chỉ số thực hiện yêu cầu, bản dự thảo các điều khoản và điều kiện hợp đồng, và có thể bao gồm thỏa thuận về mức độ dịch vụ (SLA). Bản mô tả công việc có thể dùng riêng lẻ cho các công việc đơn giản hoặc song song với SLA cho các công việc phức tạp. Các chỉ số thực hiện có thể được lồng vào bản mô tả công việc, SLA, hay các phần khác của hợp đồng nếu thích hợp. Ở giai đoạn này, bên vay cũng phải soạn thảo một kế hoạch quản lý hợp đồng, như đã đề cập trong Hướng dẫn quản lý hợp đồng.

A. Tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu và năng lực nhà thầu

3.2 Bên vay sẽ xây dựng các tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu và năng lực nhà thầu khi chuẩn bị phát hành hồ sơ mời thầu. Các tiêu chí năng lực nhà thầu giúp đảm bảo trao hợp đồng cho nhà thầu có đủ năng lực chuyên môn, tài chính, và kỹ thuật để thực hiện hợp đồng thành công. Yêu cầu năng lực chỉ nên bao gồm những tiêu chí có thể chứng minh năng lực của nhà thầu. Các tiêu chí đánh giá phải phản ánh yêu cầu của dịch vụ và các đặc tính quan trọng nhất đối với một đơn vị cung cấp dịch vụ để đạt được kết quả mong muốn, như đã xác định rõ trong bản mô tả công việc hoặc bản mô tả khác, và trong SLA (nếu áp dụng). Hộp 1 cung cấp những ví dụ đơn giản về các tiêu chí năng lực nhà thầu.

3.3 Bên vay cũng phải xem xét có cần hay không và bằng cách nào để đánh giá các nhà thầu phụ được nhà thầu đề xuất. Hướng dẫn về thầu phụ trình bày cách đánh giá và hạn chế rủi ro từ thầu phụ trong hợp đồng hàng hóa, xây lắp, và nhà máy mà bên vay có thể điều chỉnh phù hợp cho các công việc liên quan đến dịch vụ phi tư vấn.

3.4 Hướng dẫn của ADB về các tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu và năng lực nhà thầu dành cho các dịch vụ về hàng hóa, xây lắp, nhà máy, và các dịch vụ tư vấn có thể là tài liệu tham khảo để bên vay điều chỉnh, nếu thích hợp, trong đấu thầu các dịch vụ phi tư vấn. Hướng dẫn về đấu thầu cạnh tranh rộng rãi và Hướng dẫn về chất lượng cũng cung cấp nhiều thông tin cho việc thiết kế các tiêu chí đánh giá và tuyển chọn. Các tiêu chí này phải cụ thể, đo lường được, phù hợp với mục đích, và phải dùng một trong hai cách đánh giá “đạt/không đạt” (định lượng) hoặc thang điểm (định tính). Các tiêu chí phải tránh đề cập các nhãn hiệu cụ thể

Page 20: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

10 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

Hộp 1Các ví dụ đơn giản về Tiêu chí năng lực• Công việc quản lý sự kiện có thể sẽ yêu cầu nhà thầu chứng minh kinh nghiệm tổ

chức hoàn chỉnh ít nhất 5 sự kiện với hơn 500 người tham gia mỗi sự kiện, trong vòng 5 năm trở lại đây.

• Công việc đào tạo nghề có thể sẽ yêu cầu nhà thầu chứng minh chương trình của họ được Bộ Giáo dục cho phép triển khai trên toàn quốc, chứng minh là có ít nhất 20 người trong đội ngũ giảng dạy có bằng cấp sư phạm được công nhận trên toàn quốc, và chứng minh đã đào tạo ít nhất 500 học viên về chuyên môn được mời thầu trong suốt 5 năm qua.

• Công việc kiểm toán chuẩn có thể sẽ yêu cầu nhà thầu chứng minh họ có thể đưa ra ý kiến kiểm toán về các báo cáo tài chính theo Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận phổ biến (GAAS), rằng họ là thành viên của một mạng lưới kiểm toán quốc tế, và có kinh nghiệp kiểm toán các tổ chức nhà nước có giá trị tài sản lớn hơn 1 tỷ $ trong vòng 3 năm trở lại đây.

• Công việc về kỹ thuật ghi hình có thể sẽ yêu cầu nhà thầu sở hữu ít nhất một bộ thiết bị có thể ghi hình ít nhất 10 giờ với độ phân giải 4K.

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

của bất kỳ tài sản hay thiết bị cần thiết nào nếu không có cụm từ “hoặc tương đương” kèm theo. Khi chất lượng là một khía cạnh quan trọng để đánh giá và chọn lựa, có thể sử dụng bổ sung những tiêu chí khác để tìm hiểu về năng lực mang lại kết quả chất lượng của nhà thầu, để đạt được giá trị đồng tiền đầu tư tốt nhất.

B. Chiến lược hợp đồng, điều khoản và điều kiện hợp đồng

3.5 Chiến lược hợp đồng là một trong những kết quả của quá trình lên kế hoạch đấu thầu. Chiến lược hợp đồng bao gồm việc chọn ra mẫu hợp đồng và cơ chế đền bù thích hợp, dựa trên thông lệ trên thị trường cũng như đặc điểm của các dịch vụ được yêu cầu. Việc này nên cân nhắc những nhân tố như

(i) thông lệ phổ biến trong ngành hoặc trên thị trường;(ii) đặc điểm và độ dài thời gian của công việc;(iii) yêu cầu pháp lý quy định liên quan như giấy phép, sức khỏe và an

toàn lao động, trách nhiệm pháp lý, và bảo hiểm;(iv) mức độ có thể đạt được khi xác định đặc điểm và chất lượng sản

phẩm đầu ra;(v) phân bổ rủi ro cho bên thích hợp nhất trong việc giảm bớt rủi ro; và(vi) cần có chế độ thưởng phạt để quản lý chất lượng thực hiện và tiến

độ thực hiện.

3.6 Ví dụ, một thông lệ phổ biến là các kiểm toán viên phải ký một “thư cam kết” mô tả các dịch vụ được khách hàng thuê; vì thế trong trường hợp này, bên

Page 21: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

11Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và hồ sơ hợp đồng

vay được khuyến khích dùng mẫu hợp đồng này, miễn là đáp ứng các yêu cầu của ADB. Tương tự, phiên dịch viên thường được trả thù lao theo ngày công, biên dịch viên và biên tập viên được trả theo đơn vị tính (ví dụ trên mỗi 1.000 từ), và các mẫu hợp đồng phải phù hợp với các thông lệ này.

3.7 Hợp đồng trọn gói thường được dùng cho dịch vụ phi tư vấn và khi đã xác định rõ nội dung, độ dài thời gian, và đầu ra cần đạt được của các dịch vụ. Giá cả phải bao gồm tất cả các chi phí và mang tính ấn định. Các khoản thanh toán sẽ được dựa trên kết quả đầu ra.

3.8 Hợp đồng theo thời gian hay theo đơn giá sẽ được dùng khi khó xác định phạm vi, sản phẩm, và thời gian của dịch vụ. Hoặc là vì các dịch vụ này có liên quan đến các hoạt động của các bên khác và phải đợi họ hoàn thành trước, mà thời gian hoàn thành có thể thay đổi, hoặc vì đầu vào của đơn vị cung cấp dịch vụ rất khó đánh giá. Các khoản thanh toán được dựa trên yếu tố đầu vào, dựa trên các mức phí đã định cho nhân sự và tài liệu, và/hoặc dựa trên các khoản chi phí được bồi hoàn.

3.9 Hợp đồng khung được trao cho một đơn vị cung cấp dịch vụ duy nhất, với ngân sách cố định và không có cạnh tranh gián tiếp, thường đã đạt thỏa thuận về chi phí từ trước và sẽ thỏa thuận các chi phí bổ sung cho từng phần (call-off). Các hợp đồng này được dùng khi bên vay cần các dịch vụ từ một đơn vị cung cấp dịch vụ duy nhất, nhưng không thể quyết định chính xác thời gian và đặc điểm của các dịch vụ đó ngay từ đầu. Khi hợp đồng khung chính thức bắt đầu, bên vay có thể đưa ra các yêu cầu chi tiết theo từng phần (call-off), trong phạm vi quy định chung của dịch vụ. Hợp đồng khung không phải là thỏa thuận khung, dù cả hai khá giống nhau. Tham khảo Hướng dẫn thỏa thuận khung về cung cấp dịch vụ tư vấn để có thông tin tổng quát về những khác biệt giữa thỏa thuận khung và hợp đồng khung.

3.10 Hợp đồng hỗn hợp có một phần được tính theo hiệu quả công việc thì có thể được tính theo thời gian hoặc theo đầu ra, với một khoản thanh toán trong hợp đồng mang tính rủi ro, dựa vào mức độ đạt được các chỉ số thực hiện, các chỉ số này phải được quy định cụ thể và có thể xác minh được. Ví dụ, một hợp đồng đào tạo nghề có cách thanh toán dựa trên việc học viên đăng ký nhập học và hoàn thành khóa học, và khoản thưởng được tính trên khả năng kiếm việc làm của học viên sau khóa học (ví dụ quyết định thưởng có thể dựa trên “% số người tốt nghiệp được tuyển dụng trong 6 tháng sau khi hoàn thành khóa học”).

3.11 Hợp đồng tỷ lệ phần trăm sẽ bồi thường đơn vị cung cấp dịch vụ theo số phần trăm đã định trước trong giá trị của các dịch vụ được xử lý thay mặt khách hàng. Ví dụ, hợp đồng với đại lý đấu thầu hoặc giám định viên.

3.12 Khi lên kế hoạch và chuẩn bị lựa chọn và soạn thảo hồ sơ hợp đồng, bên vay có thể điều chỉnh các hồ sơ hợp đồng và hồ sơ mời thầu mẫu của ADB dành cho hàng hóa, xây lắp, nhà máy, hoặc các dịch vụ tư vấn, với điều kiện ADB không phản đối, hoặc có thể tham khảo hồ sơ mời thầu chuẩn cho các dịch vụ phi

Page 22: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

12 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

tư vấn của Ngân hàng Thế giới6 và hồ sơ hợp đồng chuẩn của các tổ chức uy tín quốc tế (ví dụ thỏa thuận dịch vụ theo mô hình khách hàng - tư vấn trong “Sách Trắng” (“White Book”) của FIDIC). Hình thức của hợp đồng phải tương quan với hình thức đấu thầu đã chọn (ví dụ thư mời thầu, RFQ, RFP) và với quy mô cũng như độ phức tạp của công việc. Bên vay nên điều chỉnh và sử dụng các mẫu hợp đồng chuẩn của ADB nếu có thể. ADB sẽ xem xét khi bên vay đề nghị sử dụng mẫu hợp đồng khác cho các dịch vụ đặc biệt, nếu điều kiện cho phép.

3.13 Trong bất kỳ trường hợp nào, các nguyên tắc và hướng dẫn liêm chính và chống tham nhũng của ADB sẽ yêu cầu bên vay và đơn vị cung cấp dịch vụ tuân theo những chuẩn mực đạo đức cao nhất trong quá trình đấu thầu và triển khai các hợp đồng thuộc các dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc nguồn vốn do ADB quản lý. Hồ sơ mời thầu và hồ sơ hợp đồng sẽ phải đề cập đến các nguyên tắc và hướng dẫn liêm chính và chống tham nhũng của ADB, bao gồm các điều khoản về vi phạm liêm chính và các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp.

3.14 Khi hợp đồng được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bởi ADB hoặc nguồn vốn do ADB quản lý, hồ sơ mời thầu và hồ sơ hợp đồng phải đề cập đến ADB và quan hệ của ADB với bên vay. Các điều khoản quy định việc này có thể được điều chỉnh từ Thư mời nộp đề xuất (RFP) chuẩn của ADB cho dịch vụ tư vấn hoặc các hồ sơ mời thầu chuẩn khác của ADB. Hồ sơ hợp đồng cũng phải có lời cam kết từ đơn vị cung cấp dịch vụ rằng không nhận – trao – hứa hẹn về các khoản phí, tiền thưởng, giảm giá, quà tặng, tiền hoa hồng, hay các khoản thanh toán khác ngoài những gì đã liệt kê trong hồ sơ dự thầu, đề xuất, hay hồ sơ chào giá liên quan đến quy trình mua sắm đấu thầu hoặc thực hiện hợp đồng.

3.15 Ngoài ra, trừ khi được miễn, hồ sơ mời thầu sẽ phải đề cập đến phần về các hạn chế điều kiện hợp lệ tham gia đấu thầu của ADB, như đã nêu ở các đoạn 1.14 đến 1.18 trong quy chế đấu thầu năm 2017.

3.16 Bên vay cũng có thể áp dụng các điều khoản hợp đồng đề cập đến các khía cạnh môi trường và xã hội có liên quan, các điều khoản về việc điều chỉnh giá cả cho các công việc dài hạn, và về việc giảm bớt rủi ro đến từ nhà thầu phụ. Những điều khoản này có thể được bổ sung để đảm bảo đơn vị cung cấp dịch vụ nào được chọn sẽ làm tốt nhất có thể, hoặc để đảm bảo tuân thủ luật pháp của nhà nước và Tuyên bố Chính sách An toàn của ADB (2009).7 Các điều khoản có thể được bổ sung để bắt buộc đơn vị cung cấp dịch vụ phải đưa các điều khoản về liêm chính và hiệu quả công việc tương tự vào các hợp đồng họ ký kết với các nhà thầu phụ. Hướng dẫn về thầu phụ giải thích chi tiết hơn về phương pháp hạn chế rủi ro này.

6 Ngân hàng Thế giới. 2017. Mẫu tài liệu đấu thầu chuẩn: Mời thầu—Dịch vụ phi tư vấn. Washington, DC. http://www.worldbank.org/en/projects-operations/products-and-services/brief/procurement-new-framework.

7 ADB. 2009. Tuyên bố về chính sách an toàn. Manila. https://www.adb.org/sites/default/files/institutional-document/32056/safeguard-policy-statement-june2009.pdf.

Page 23: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

13Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và hồ sơ hợp đồng

C. Bản mô tả công việc3.17 Nếu được sử dụng, bản mô tả công việc cần nêu rõ đặc điểm và phạm vi của công việc, bao gồm các đặc tính kỹ thuật, và hướng dẫn đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện công việc. Bản mô tả công việc phải trình bày rõ ràng, chính xác, và đầy đủ các nhu cầu của bên vay. Bản mô tả phải giúp nhà thầu hiểu được kỳ vọng với họ là gì và liệu họ có thể đạt yêu cầu không, và tạo điều kiện cho họ chuẩn bị hồ sơ thầu phù hợp. Bản mô tả này dựa trên các kết quả của hoạt động đánh giá nhu cầu là một phần của kế hoạch đấu thầu. Phụ lục 3 đưa ra mẫu bản mô tả công việc mà bên vay có thể tham khảo.

3.18 Bản mô tả công việc trở thành một phần tất yếu của hợp đồng, mô tả các nhiệm vụ mà đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện. Bản mô tả này đóng vai trò là cơ sở để đánh giá hiệu quả thực hiện của đơn vị cung cấp dịch vụ và góp phần xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên. Một bản mô tả công việc tốt sẽ

(i) mô tả yêu cầu kỹ thuật của bên vay cũng như vai trò và trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ một cách rõ ràng không mơ hồ, và liệt kê các kết quả hoặc đầu ra cần đạt được,

(ii) giúp bên vay ước tính chi phí của công việc và dựa vào đó dự thảo ngân sách,

(iii) thu hút đề xuất tài chính và đề xuất kỹ thuật cạnh tranh từ các đơn vị cung cấp dịch vụ đủ tư cách,

(iv) đóng vai trò là hồ sơ tổng để so sánh và đánh giá các đề xuất kỹ thuật và tài chính một cách minh bạch và công bằng,

(v) định hướng trong thương lượng hợp đồng,(vi) làm tham chiếu để đánh giá hiệu quả thực hiện, và(vii) làm căn cứ trước pháp luật nếu phát sinh tranh chấp.

3.19 Nếu thích hợp, bản mô tả công việc phải đủ linh loạt để giúp đơn vị cung cấp dịch vụ đề xuất phương pháp và chương trình của họ, đặc biệt là khi công việc mang tính phức tạp và được mời thầu theo RFP. Bản mô tả công việc phải xác định trách nhiệm hỗ trợ đối phương của bên vay, tài liệu, cơ sở vật chất, dữ liệu, và báo cáo mà sẽ được công bố cho đơn vị cung cấp dịch vụ (khi thích hợp). Xem Hộp 2 để biết thêm chi tiết.

3.20 Mức độ phức tạp và chi tiết của bản mô tả công việc phải tương ứng với quy mô và độ phức tạp của công việc. Ví dụ, bản mô tả của một công việc phức tạp và có quy mô lớn được mời thầu theo RFP phải có mức độ chi tiết và tiêu chuẩn nghiệm thu các giải pháp cụ thể của nhà thầu cao hơn nhiều so với bản mô tả của một công việc nhỏ và đơn giản hơn được mời thầu qua yêu cầu nộp báo giá (RFQ).

Page 24: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

14 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

D. Thỏa thuận về mức độ dịch vụ (SLA)

3.21 SLA là là văn bản chính thức nêu lên yêu cầu hiệu quả thực hiện, nêu rõ đặc điểm và mức độ của dịch vụ sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện. Mục tiêu chính của văn bản này là định ra mức độ chất lượng dịch vụ tối thiểu để đáp ứng nhu cầu của bên vay, làm cơ sở để theo dõi và duy trì mức độ dịch vụ. Các SLA sẽ giúp định lượng dịch vụ, làm rõ các kỳ vọng, trao đổi về các tiêu chí đánh giá, và ngăn chặn mâu thuẫn hay tranh chấp. SLA nhấn mạnh cách đo lường hiệu quả thực hiện và các hệ quả nếu không đạt hoặc vượt quá mức dịch vụ đã định. Phụ lục 4 đưa ra ví dụ về các mức độ dịch vụ có thể đưa vào làm một phần của SLA.

3.22 Khi được sử dụng, SLA trở thành một phần tất yếu của hợp đồng, mô tả mức độ dịch vụ cần đạt cũng như hiệu quả thực hiện và chất lượng mong muốn đối với các công việc đã được đề cập cụ thể trong bản mô tả công việc. SLA được đính kèm với bản mô tả công việc, làm cơ sở để đánh giá hiệu quả thực hiện của đơn vị cung cấp dịch vụ và đóng góp vào các quyền cùng nghĩa vụ của từng bên. Xem Hộp 3 để biết thêm chi tiết. Một SLA tốt cần

(i) tập trung chú ý vào nội dung và kết quả của dịch vụ,(ii) xác định các yêu cầu chính của bên vay,(iii) nhắc nhở hai bên xem xét mức độ dịch vụ trên thực tế có thể đạt

được với các nguồn lực có sẵn,(iv) cung cấp cơ sở để quản lý và theo dõi mối quan hệ dịch vụ thông

qua các chỉ số đánh giá hiệu quả thực hiện đã được hai bên đồng ý, và

(v) củng cố trao đổi thông tin và bồi đắp lòng tin giữa bên vay và đơn vị cung cấp dịch vụ.

Hộp 2Nội dung của bản mô tả công việcBản mô tả công việc thường bao gồm• giới thiệu chung về dự án;• phạm vi và mục tiêu của công việc (mối liên quan và những đóng góp đến các mục

tiêu chung của dự án);• tài liệu thích hợp hoặc tài liệu tham khảo để thực hiện công việc;• đầu ra chi tiết của công việc;• các yêu cầu quản lý quan trọng về báo cáo, họp hành, tiến độ và giao sản phẩm,

phương pháp giám sát đánh giá, nếu cần; và• các khía cạnh cụ thể khác của công việc, bao gồm các đặc tính về chức năng, kỹ thuật

hay hiệu quả hoạt động (nếu chưa đề cập trong thỏa thuận mức độ dịch vụ); các yêu cầu về nhân sự; hỗ trợ từ bên vay (nếu có); các cam kết mà đơn vị cung cấp dịch vụ cần đưa ra; độ dài thời gian và địa điểm tiến hành công việc; và các thông tin liên quan khác.

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

Page 25: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

15Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và hồ sơ hợp đồng

Hộp 3Nội dung của Thỏa thuận về mức độ dịch vụMột SLA thường bao gồm• phạm vi và mục tiêu của công việc, bao gồm các điều khoản và điều kiện về thực hiện dịch

vụ;• mô tả dịch vụ (mô tả các dịch vụ cần thực hiện và các dịch vụ không cần thực hiện, hoặc

chỉ thực hiện khi yêu cầu và có chi phí bổ sung);• các tiêu chuẩn hay mức độ thực hiện cho từng công việc để dựa vào đó đánh giá đơn vị

cung cấp dịch vụ, bao gồm các chỉ số đánh giá;• phân công nhân sự chịu trách nhiệm về các hoạt động, rủi ro, và chi phí;• hệ quả nếu thực hiện chưa đạt hoặc vượt quá tiêu chuẩn (các hình thức thưởng phạt);• cách theo dõi và đánh giá các dịch vụ và mức độ dịch vụ thông qua các cuộc họp đánh giá

dịch vụ, và cách giải quyết các vấn đề;• cách xử lý khiếu nại và tranh chấp; và• thời gian và cách thức chỉnh sửa SLA nếu thay đổi yêu cầu dịch vụ.

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

3.23 Ví dụ, SLA cho việc điều hành tổng đài cuộc gọi hay đường dây hỗ trợ thông tin có thể xác định các mức độ dịch vụ như báo cáo tổng kết cuộc gọi hàng tháng trình trong vòng 3 ngày làm việc sau mỗi cuối tháng, các câu hỏi hay khiếu nại đơn giản của khách hàng được xử lý trong vòng 2 ngày sau khi tiếp nhận, và các câu hỏi hay khiếu nại phức tạp được xử lý trong 7 ngày sau khi tiếp nhận (“đơn giản” và “phức tạp” cần được định nghĩa chi tiết trong trường hợp này, dựa vào đặc điểm của dịch vụ).

3.24 Không nhất thiết phải dùng SLA cho mọi hợp đồng dịch vụ phi tư vấn, và mức độ chi tiết hay độ phức tạp của SLA phải thiết kế theo quy mô và độ phức tạp của công việc. Để thiết kế và theo dõi một SLA tốt có thể rất tốn thời gian. Vì thế SLA được khuyên dùng cho các hợp đồng dài hạn thực hiện trong nhiều năm; các hợp đồng có giá trị từ 500.000 $ trở lên; các hợp đồng phức tạp; và/hoặc hợp đồng quan trọng mà nếu như thực hiện không thành công sẽ gây ra rủi ro hoặc thiệt hại lớn.

E. Chỉ số thực hiện3.25 Đối với dịch vụ phi tư vấn, rất nhiều trường hợp cần phải định nghĩa tỉ mỉ về chất lượng dịch vụ bằng bản mô tả công việc và SLA, chứ không chỉ đơn giản là xét xem dịch vụ có được thực hiện theo đúng mức độ và tiến độ đã thỏa thuận hay không. Các hợp đồng dịch vụ sẽ khó quy định và đo lường chất lượng hơn các hợp đồng hàng hóa hay xây lắp vì dịch vụ mang tính phi vật thể, việc đo lường mức độ tuân thủ quy cách có thể sẽ mang tính chủ quan, và không thể xem thử dịch vụ trước khi mua.

Page 26: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

16 Dịch vụ phi tư vấn do bên vay của ADB quản lý

3.26 Tuy nhiên, quan trọng là phải thống nhất được đối tượng cần đo lường và cách thức đo lường khi dùng các chỉ số thực hiện. Các chỉ số này phải cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, phù hợp, và có thời hạn. Các chỉ số này phải là những thước đo thiết thực, vừa để kiểm tra chất lượng dịch vụ tối thiểu có thể chấp nhận được, vừa phản ánh được sự hài lòng của bên vay dành cho dịch vụ. Hướng dẫn về chất lượng cung cấp những thông tin giúp xác định các thước đo hiệu quả công việc. Phụ lục 4 cũng đưa ra ví dụ về cách xây dựng các chỉ số thực hiện và cách lồng ghép vào SLA.

Page 27: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

IV. Đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng

4.1 Sau khi chuẩn bị xong, hồ sơ mời thầu được phát hành rộng rãi để nhà thầu theo đó chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo thời hạn đã đề ra, tùy theo phương thức đấu thầu đã chọn. Sau khi nộp, các hồ sơ được đánh giá theo tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu và năng lực nhà thầu, sau đó nội bộ bên vay lập và duyệt đề xuất trao hợp đồng, nếu cần, ADB sẽ rà soát lại đề xuất này. Để biết thêm thông tin về quá trình, xin vui lòng tham khảo thêm các Hướng dẫn về (i) Giám sát Đấu thầu, (ii) Hồ sơ Dự thầu Giá thấp Bất thường, (iii) Đấu thầu Điện tử, (iv) Đấu thầu Cạnh tranh Rộng rãi, (v) Dịch vụ Tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý, (vi) Khiếu nại liên quan đến đấu thầu, (vii)Thời gian Tạm hoãn, và (viii) Không Tuân thủ trong Đấu thầu và các tài liệu khác.

Page 28: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

V. Thực hiện và quản lý hợp đồng

5.2 Sau khi trao hợp đồng, bên vay cần rà soát và cập nhật danh mục rủi ro của dự án được lập trong giai đoạn lên kế hoạch đấu thầu, bổ sung những rủi ro mới có thể có từ các bên cung cấp dịch vụ được chọn, hay từ quá trình triển khai hợp đồng. Trong quá trình cập nhật, cần đồng thời xác định các biện pháp để giảm thiểu rủi ro mới. Vui lòng tham khảo Hướng dẫn khung rủi ro đấu thầu và Hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu chiến lược để biết thêm thông tin.

5.3 Bên vay cần chủ động quản lý hợp đồng để đảm bảo đơn vị cung cấp dịch vụ hoạt động đạt yêu cầu, các bên liên quan tham gia đầy đủ, và tất cả yêu cầu và sản phẩm theo hợp đồng phải được đáp ứng. Về cơ bản, điều này có thể thực hiện thông qua việc xây dựng kế hoạch quản lý hợp đồng và quản lý quá trình triển khai dịch vụ cung cấp theo kế hoạch và hợp đồng. Điều này đặc biệt quan trọng với những hợp đồng giá trị cao và nhiều rủi ro. Ngoài các nội dung quan trọng khác, kế hoạch cần liệt kê các biện pháp đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị cung cấp dịch vụ, tùy theo hợp đồng dịch vụ và biện pháp triển khai. Vui lòng tham khảo Hướng dẫn về quản lý hợp đồng để biết thêm thông tin.

Page 29: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

Phụ lục 1: Đặc điểm của năm hình thức đấu thầu

đối với các dịch vụ phi tư vấn

Hình thức đấu thầu Quy trình chuẩn

Đối tượng áp dụng

Loại hợp đồng chuẩn

Trường hợp áp dụng

Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

Quảng cáo rộng rãi trong nước hay quốc tế

Sơ tuyển/ lập danh sách ngắn (nếu cần)

Mời thầu:- Một giai đoạn, một túi hồ sơ - Một giai đoạn, hai túi hồ sơ- Hai giai đoạn- Hai giai đoạn, hai túi hồ sơ

hayMời thầu nộp đề xuất:- Tuyển chọn dựa vào Chất lượng và Chi phí- Tuyển chọn dựa vào Chất lượng- Tuyển chọn trên ngân sách cố định- Tuyển chọn theo chi phí thấp nhất- Tuyển chọn theo năng lực tư vấn

hayTuyển chọn cá nhân:- Thư mời nộp hồ sơ quan tâm một giai đoạn

- Tổ chức

- Tổ chức

- Cá nhân

- Trọn gói- Theo thời gian hay đơn giá- Theo hiệu quả thực hiện kết hợp

Mời thầu:- Bên vay mong muốn đạt hiệu quả cao và thông tin rộng rãi trong thị trường qua hình thức đấu thầu công khai- Chất lượng dịch vụ tương đương nhau giữa các đơn vị cung cấp đáp ứng yêu cầu tối thiểu về năng lực tối thiểu

Yêu cầu nộp đề xuất:- Bên vay mong muốn đạt giá trị đồng tiền đầu tư bằng cách đưa yếu tố chất lượng dịch vụ vào đánh giá đề xuất

Tiếp trang sau

Page 30: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

20 Phụ lục 1

Hình thức đấu thầu Quy trình chuẩn

Đối tượng áp dụng

Loại hợp đồng chuẩn

Trường hợp áp dụng

Đấu thầu cạnh tranh hạn chế

Quảng cáo giới hạn trong nước hay quốc tế, hay mời thầu trực tiếp

Quy trình cũng giống như đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

- Tổ chức- Cá nhân

- Trọn gói- Theo thời gian hay đơn giá- Theo hiệu quả thực hiện kết hợp

- Thị trường chỉ có một vài đơn vị chủ lực, ví dụ, cung cấp dịch vụ Internet, vận chuyển giữa các đảo- Dịch vụ yêu cầu đã được chuẩn hóa và chất lượng dịch vụ là tương đương nhau giữa các đơn vị cung cấp đáp ứng yêu cầu năng lực tối thiểu

Yêu cầu nộp báo giá

Quảng cáo ở địa phương hay mời thầu trực tiếp

Thư mời nộp nộp báo giá một giai đoạn

- Tổ chức - Hợp đồng dịch vụ đơn giản- Trọn gói- Theo thời gian hay đơn giá- Thư cam kết- Hợp đồng tỷ lệ phần trăm

- Công việc đơn giản, ngắn hạn

- Kiểm toán tài chính

- Đại lý đấu thầu hoặc giám định

Chỉ định thầu hay Tuyển chọn từ nguồn duy nhất

Xác định và lý giải về việc chọn đơn vị cung ứng dịch vụ mong muốn

Nộp đề xuất tài chính, kỹ thuật- Hồ sơ dự thầu, đề xuất, hay báo giá- Sơ yếu lý lịch và giá ngày công

- Tổ chức

- Cá nhân

Một trong các loại trên, nếu phù hợp

- Tình huống khẩn cấp- Tính tiếp nối của dịch vụ là cần thiết- Chỉ có một đơn vị cung cấp- Khối lượng rất nhỏ

Thỏa thuận khung

Có thể theocác bước trong đấu thầu cạnh tranh rộng rãi/hạn chế, hay yêu cầu nộp báo giá nếu phù hợp và thuyết phục

- Tổ chức- Cá nhân

- Khung thỏa thuận, yêu cầu dịch vụ, cung cấp không giới hạn

- Dịch vụ có tính chất lặp lại và được đấu thầu theo thỏa thuận đã tồn tại trước đó

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

Bảng (tiếp theo)

Page 31: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

Phụ lục 2: Phác thảo Yêu cầu nộp báo giá

A2.1 Biểu mẫu sau đây là phác thảo Yêu cầu nộp báo giá từ thị trường cho các dịch vụ phi tư vấn. Đối với những dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý, phác thảo này cần phải được điều chỉnh để bao gồm các nội dung tối thiểu sau: các điều khoản và điều kiện hợp đồng bắt buộc của ADB như được quy định trong Tiểu mục B, Phần III. Bên vay có thể xây dựng phác thảo này trong lúc lập kế hoạch đấu thầu hay chuẩn bị hồ sơ mời thầu trong các giai đoạn mua sắm đấu thầu và gửi đến ADB để nhận được thư không phản đối từ ngân hàng. Bên vay nên sử dụng các hồ sơ mẫu của ADB đối với hàng hóa và dịch vụ (có trên trang web của ADB), khi phù hợp, để căn cứ vào đó chuẩn bị Yêu cầu nộp báo giá.

Phác thảo Yêu cầu nộp báo giá

Chi tiết dịch vụ và hạn nộp hồ sơ

Ngày/ giờ nộp [Ghi rõ ngày và giờ cần phải nộp báo giá]

Phương thức nộp [Ghi rõ phương thức nộp, ví dụ, qua e-mail, hay hệ thống mua sắm đấu thầu trực tuyến][Ghi rõ địa chỉ e-mail nộp báo giá, thông tin liên hệ chi tiết của cán bộ đầu mối phía chủ dự án]

Mô tả dịch vụ [Tham chiếu đến bản mô tả công việc đính kèm nếu có.Nếu chưa có thì mô tả dịch vụ cần cung cấp, các sản phẩm bàn giao, khối lượng của từng cấu phần dịch vụ, địa điểm cung cấp dịch vụ, yêu cầu kỹ thuật và/hoặc bất cứ thông tin nào cần thiết để đơn vị cung ứng có thể tính chi phí và nộp báo giá chính xác. ]

Yêu cầu thực hiện [Tham chiếu đến mức độ dịch vụ và các thông số về chỉ số thực hiện nếu có.Nếu không có thì ghi rõ mức độ thực hiện được yêu cầu.]

Liên hệ nếu có thắc mắc

Nếu có thắc mắc về Yêu cầu nộp báo giá này, vui lòng gửi e-mail về [tên cán bộ đầu mối] tại địa chỉ [địa chỉ e-mail] trước ngày[Ghi rõ mốc thời gian trước hạn chót nộp báo giá]

Điều khoản, điều kiện của nộp báo giá

Điều khoản và điều kiện có thể được tham khảo ở link sau: [chèn linkđến điều khoản và điều kiện, trong đó có các điều khoản của Ngân hàng Phát triển Châu Á như Tiểu mục B, Mục III]

Tiếp trang sau

Page 32: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

22 Phụ lục 2

Phác thảo Yêu cầu nộp báo giá

Báo giá

Hợp phần dịch vụ Đơn vị Đồng tiền Đơn giá

[Ghi rõ hợp phần dịch vụ]

[Ghi rõ đơn vị tính] [Ghi rõ đồng tiền]

[Ghi rõ hợp phần dịch vụ]

[Ghi rõ đơn vị tính] [Ghi rõ đồng tiền]

[Ghi rõ hợp phần dịch vụ]

[Ghi rõ đơn vị tính] [Ghi rõ đồng tiền]

Chi tiết liên hệ cán bộ đầu mối tại đơn vị

Bảng (tiếp theo)

Page 33: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

Phụ lục 3: Mẫu Mô tả công việc

A3.1 Mẫu mô tả công việc này nhằm hỗ trợ bên vay hay chủ dự án thiết lập bản mô tả công việc rõ ràng, cô đọng và có cấu trúc để tiện kết hợp bất cứ hình thức đấu thầu nào được nêu ra trong Mục II và Phụ lục 1.

A3.2 Bản mô tả công việc rõ ràng và có cấu trúc rất quan trọng vì hai lý do:

(i) Giúp làm rõ những yêu cầu bên trong và cung cấp thông tin quan trọng cho đơn vị cung cấp dịch vụ để điều chỉnh phạm vi, tính chất và tiến độ của dịch vụ cung cấp.

(ii) Giúp đơn vị cung cấp dịch vụ hiểu được các yêu cầu một cách rõ ràng để triển khai dịch vụ theo đúng mục đích và chi phí đáp ứng theo yêu cầu năng lực và chất lượng đề ra.

A3.3 Nhìn chung, khi dự thảo bản mô tả công việc, cần tuân theo một số nguyên tắc sau:

(i) Dùng ngôn ngữ đơn giản, viết rõ ràng dễ hiểu, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn.

(ii) Định nghĩa thuật ngữ, ký hiệu và viết tắt.(iii) Súc tích trong khả năng cho phép mà không ảnh hưởng đến cách

hiểu.(iv) Không lặp lại cùng một yêu cầu ở các phần khác nhau.

A3.4 Hướng dẫn đưa ra trong mẫu mô tả công việc được in nghiêng và đặt trong ngoặc vuông. Cần đính kèm bản mô tả công việc trong hồ sơ mời thầu gửi đến đơn vị cung cấp dịch vụ.

A3.5 Mô tả công việc cần phù hợp với mục đích. Những phần nào bên dưới đây không liên quan đến dịch vụ yêu cầu cung cấp cần phải bỏ, và đánh số lại các phần.

Page 34: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

24 Phụ lục 3

Mô tả công việc cho [ghi vắn tắt tên dịch vụ]

1. Thông tin cơ bản[Đưa ra thông tin chung về chủ dự án (mục đích hay nhiệm vụ, giá trị, hoạt động, khách hàng, chức năng, v.v.) để cung cấp bối cảnh chung cho những đơn vị cung cấp dịch vụ nào quen làm việc với chủ dự án.]

[Đưa ra thông tin chung về bối cảnh có liên quan đến dịch vụ yêu cầu (để làm rõ thêm).

Ví dụ: “(Chủ dự án) đã hoàn thành một dự án làm đường lớn ở một tỉnh phía bắc và hiện có nhu cầu khảo sát trên toàn tuyến và khu vực phụ cận để đảm bảo hệ thống thoát nước mưa trên toàn hành lang tuyến hoạt động hiệu quả, giảm nguy cơ ngập cục bộ. Dựa trên nhu cầu đó, bản mô tả công việc này được chuẩn bị để mời nộp đề xuất cho dịch vụ khảo sát 50 km hàng lang tuyến đường.”]

[Ghi rõ lý do yêu cầu dịch vụ. Điều này cũng có thể được nêu trong mẫu Đề bài thầu, với các phần sau đây:

Hiện trạng (Mô tả tình hình hiện tại và những thách thức)

Tác động (Mô tả tác động của tình hình hiện tại)

Mong muốn (Mô tả trạng thái mong muốn sau khi dịch vụ hoàn tất)

Ví dụ:

Hiện trạng

Hệ thống thoát nước của tuyến đường mới xây dựng và hành lang tuyến chưa đúng như thiết kế.

Tác động

Dẫn đến tình trạng ngập cục bộ ở các điểm lân cận hành lang tuyến.

Mong muốn

Hiểu biết về tình trạng thoát nước của hành lang tuyến theo thiết kế hiện tại.]

2. Phạm vi dịch vụ

2.1 Trong phạm vi dịch vụ

[Mô tả rõ ràng và súc tích dịch vụ yêu cầu. Nếu dịch vụ bao gồm lắp đặt, chạy thử, tập huấn, lập hồ sơ báo cáo, duy tu, hay hỗ trợ gì khác thì nêu ra cụ thể ở đây. Thông tin chi tiết hơn có thể viết ở phần Yêu cầu cụ thể bên dưới.]

2.2 Không thuộc phạm vi dịch vụ

[Ghi rõ tất cả những khía cạnh nào không thuộc phạm vi dịch vụ, nếu cần làm rõ, nếu không thì bỏ phần này.]

2.3 Nhu cầu về dịch vụ

[Nếu dịch vụ liên quan đến mức độ nhu cầu sử dụng (ví dụ, các cuộc gọi nội địa cho dịch vụ tư vấn qua điện thoại), hãy nêu nhu cầu dự kiến cho dịch vụ đó, và cho biết số liệu đó chỉ là dự tính và không ràng buộc. Lượng nhu cầu có thể là khối lượng trong quá khứ, hay dữ liệu sử dụng trước đây, ví dụ, số lượng người sử dụng đầu cuối có bản quyền của phần mềm.

Ghi rõ mức nhu cầu tối thiểu, trung bình và tối đa nếu điều này ảnh hưởng đến nguồn lực đầu vào và chi phí dịch vụ.

Nếu thông tin về nhu cầu là đầy đủ và toàn diện, cần đưa thành một phụ lục trong hồ sơ mời thầu và dẫn chiếu đến phụ lục đó trong phần này.]

Tiếp trang sau

Page 35: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

25Phụ lục 3

Mô tả công việc cho [ghi vắn tắt tên dịch vụ]

3. Yêu cầu dịch vụ

[Mức độ chi tiết trong Yêu cầu dịch vụ sẽ thay đổi tùy theo giá trị và tính phức tạp của dịch vụ đó.]

3.1 Mục tiêu của dịch vụ

[Ghi rõ dịch vụ thực hiện nhằm đạt được điều gì. Mục tiêu cần được ghi rõ vì đây là căn cứ rõ ràng cho bên chủ dự án lẫn đơn vị cung cấp dịch vụ, đảm bảo thống nhất giữa hoạt động của đơn vị cung cấp dịch vụ và ý định của chủ dự án.]

3.2 Sản phẩm đầu ra của dịch vụ

[Đây là kết quả hay sản phẩm đầu ra mà đơn vị cung cấp dịch vụ cần phải cung cấp theo hợp đồng. Đây phải là các sản phẩm cụ thể của dịch vụ (không chỉ là các hoạt động) và thường là các sản phẩm hữu hình. Các sản phẩm này có thể bàn giao theo từng mốc dự án hay bàn giao cuối cùng.

Ví dụ:

• “Bản đồ địa chất của khu vực khảo sát• Báo cáo tóm tắt các phát hiện từ bản đồ địa chất• Các mẫu chính được lưu theo các điều khoản trong phần Yêu cầu cụ thể”]

3.3 Hệ thống thông tin hay Yêu cầu kỹ thuật

[Ghi rõ bất kỳ hệ thống thông tin, kỹ thuật, dữ liệu, hay yêu cầu báo cáo đi kèm với dịch vụ, đặc biệt là yêu cầu về bảo mật thông tin.

Ví dụ: “Đơn vị cung cấp dịch vụ phải trình kế hoạch đảm bảo và đánh giá rủi ro để duy trì tính bảo mật của dữ liệu cần xét duyệt của chủ dự án trước khi bắt đầu triển khai dịch vụ.”

Ghi rõ tất cả phương cách chủ dự án có thể yêu cầu để tiếp cận vào hệ thống thông tin của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Ghi rõ tất cả yêu cầu đối với đơn vị cung cấp dịch vụ để xây dựng kế hoạch vận hành liên tục và/hoặc kế hoạch phục hồi sau sự cố.]

3.4 Yêu cầu kỹ thuật.

[Ghi rõ các yêu cầu thử nghiệm và giám định, cấp phép, yêu cầu an toàn, môi trường, tiêu chuẩn thiết kế và các bộ quy tắc, yêu cầu kỹ thuật vận hành, đảm bảo chất lượng, yêu cầu hồ sơ, v.v.]

3.5 Năng lực

[Ghi rõ tất cả các yêu cầu về lĩnh vực chuyên môn, hồ sơ chứng minh, chứng nhận năng lực chính.

Ví dụ 1: “Công ty luật phải có chuyên môn về khiếu nại bồi thường trách nhiệm bên thứ ba.”

Ví dụ 2: “Tư vấn kế toán làm việc cho dịch vụ này phải có bằng Kế toán viên công chứng được cấp phép (CPA).”]

3.6 Tính sẵn sàng

[Ghi rõ thời gian cung cấp dịch vụ cần thiết, nếu cần, ghi rõ giờ làm việc, định nghĩa rõ “giờ làm việc” và “ngoài giờ làm việc”, ngày nghỉ lễ, v.v.

Ví dụ: “Dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại luôn sẵn sàng 24/7, 365 ngày một năm.”]

Bảng (tiếp theo)

Tiếp trang sau

Page 36: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

26 Phụ lục 3

Mô tả công việc cho [ghi vắn tắt tên dịch vụ]

3.7 Điều kiện làm việc và địa điểm triển khai dịch vụ

[Phác thảo điều kiện làm việc hay những hạn chế có thể có đối với đơn vị cung cấp dịch vụ, ví dụ, dịch vụ được yêu cầu phải triển khai tại trụ sở của chủ dự án.]

[Ghi rõ yêu cầu công tác xa.]

3.8 Yêu cầu duy tu bảo dưỡng và hỗ trợ

[Ghi rõ tất cả yêu cầu đối với đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc cung cấp dịch vụ bảo dưỡng hay sửa chữa mang tính ngăn ngừa hay tức thời, hay cung cấp linh kiện.]

3.9 Tài liệu tham khảo

[Thông tin, tài liệu, văn bản hỗ trợ như bản vẽ có thể được bao gồm trong phụ lục của bản mô tả công việc nếu cần. Ghi rõ mục đích của tài liệu tham khảo và dẫn chiếu đến phụ lục ở phần này.]

4. Mốc thời gian, hậu cần và chuyển giao4.1 Mốc thời gian

[Ngày kết thúc cung cấp dịch vụ có thể đã được ghi rõ trong văn bản thỏa thuận. Tuy nhiên, nếu có mốc bàn giao một phần của dịch vụ hay sản phẩm cụ thể nào, hay có các “mốc phân đoạn”, ví dụ thời hạn hoàn thành một phần dịch vụ và cần phải có phê duyệt của chủ dự án mới được triển khai tiếp phần còn lại, tất cả đều phải được liệt kê ra đây.]

4.2 Yêu cầu hậu cần

[Ghi cụ thể tất cả yêu cầu hậu cần như các hoạt động điều phối và lên kế hoạch, và thời gian bàn giao như yêu cầu.]

4.3 Yêu cầu chuyển giao nội bộ

[Ghi cụ thể công tác tổ chức chuyển giao nội bộ và bất kỳ chuyển giao nào về sở hữu trí tuệ, tài sản, hay nguồn lực. Xem xét đòi hỏi về thỏa thuận bảo mật, tổ chức chuyển giao từ đơn vị cung cấp dịch vụ hiện tại sang cho đơn vị mới, hay kế hoạch và hoạt động chuyển giao, ví dụ, lập lưu đồ quy trình, chính sách, thủ tục, tài liệu tập huấn chi tiết, v.v.]

4.4 Yêu cầu bàn giao

[Ghi cụ thể yêu cầu bàn giao tại thời điểm hoàn thành dịch vụ, ví dụ, bàn giao tài liệu hồ sơ hay sở hữu trí tuệ từ đơn vị cung cấp dịch vụ sang chủ dự án.]

5. Chất lượng và Nghiệm thu [Ghi rõ tất cả các hệ thống chất lượng hay yêu cầu đảm bảo chất lượng quan trọng đối với dịch vụ.

Ví dụ: “Đơn vị cung cấp dịch vụ phải có hệ thống đảm bảo chất lượng tuân thủ theo ISO 9001:2008 về Hệ thống Đảm bảo chất lượng và áp dụng hệ thống này cho dịch vụ cung cấp.”]

[Ghi rõ tất cả yêu cầu tuân thủ, đặc biệt là những nguyên tắc bên trong cũng như bên ngoài cần phải tuân theo, ví dụ, tuân thủ với luật pháp, quy định nội bộ, hay thủ tục cụ thể nào.]

[Ghi rõ tiêu chuẩn chất lượng được dùng để nghiệm thu sản phẩm bàn giao.]

Bảng (tiếp theo)

Tiếp trang sau

Page 37: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

27Phụ lục 3

Mô tả công việc cho [ghi vắn tắt tên dịch vụ]

6. Quản lý rủi ro [Ghi rõ tất cả rủi ro vật chất liên quan đến dịch vụ cần phải được đơn vị cung cấp dịch vụ chú trọng quản lý.

Ví dụ:

“Đơn vị cung cấp dịch vụ phải đảm bảo sẵn có các quy trình quản lý rủi ro phù hợp cho việc triển khai dịch vụ, đặc biệt trên những khía cạnh sau:

• Bảo mật thông tin khách hàng• Tích hợp hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ vào hệ thống của chủ dự án

Đơn vị cung cấp dịch vụ phải báo cáo về các biện pháp quản lý, đảm bảo và đánh giá kiểm soát rủi ro cho những rủi ro trên theo tần suất được chủ dự án yêu cầu.”]

7. Báo cáo[Ghi rõ yêu cầu báo cáo tình trạng dự án hay báo cáo tiến độ.

Ví dụ 1 (dự án):

“Đơn vị cung cấp dịch vụ được yêu cầu phải cung cấp báo cáo tiến độ hàng tháng cho chủ dự án trong đó nêu ra tiến độ chung theo các mốc chính của dự án, các hoạt động triển khai trong tháng trước, hoạt động dự kiến triển khai trong tháng sau, rủi ro dự án và các khoản chi cho đến nay trên tổng kinh phí.”

Ví dụ 2 (quá trình):

“Đơn vị cung cấp dịch vụ phải cung cấp báo cáo quá trình triển khai cho bên chủ dự án vào ngày 5 của mỗi tháng nếu không có quy định khác. Báo cáo cần nêu rõ hoạt động theo mức dịch vụ yêu cầu và chỉ số thực hiện chính (KPI) và tập trung, giải trình bất kỳ sai lệch nào so với yêu cầu đồng thời đưa ra biện pháp đề nghị để khắc phục.”]

8. Các yêu cầu khác[Ghi rõ tất cả các yêu cầu khác phù hợp với giá trị và tính chất của dịch vụ mà chưa được nêu ra ở các phần trên, ví dụ:

• Yêu cầu về an toàn vệ sinh lao động mà đơn vị cung cấp dịch vụ phải tuân theo• Yêu cầu bảo vệ môi trường]

9. Hóa đơn thanh toán [Trong điều khoản và điều kiện của hợp đồng có thể đã có quy định về hóa đơn thanh toán, hay có thể thêm vào bất cứ điều khoản đặc biệt nào về hóa đơn thanh toán trong phần về hóa đơn thanh toán trong tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu không, có thể ghi ra bất kỳ hướng dẫn thêm nào về hóa đơn thanh toán hoặc bỏ phần này.]

Bảng (tiếp theo)

Page 38: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

Phụ lục 4: Ví dụ về mức độ dịch vụ và chỉ số thực hiện

trong Thỏa thuận mức độ dịch vụ

A. Mức độ dịch vụ4.1 Mức độ dịch vụ là mức độ của dịch vụ mà đơn vị cung cấp dịch vụ phải cung cấp. Mức độ dịch vụ thường áp dụng cho dịch vụ đang triển khai, nhưng cũng có thể cụ thể hóa theo dự án. Bảng A4.1 cho ví dụ về mức độ dịch vụ.

B. Chỉ số thực hiện4.2 Chỉ số thực hiện (hay chỉ số thực hiện chính) dùng để đo lường hiệu quả thực hiện theo mức độ dịch vụ và các khía cạnh quan trọng khác đối với hoạt động của đơn vị cung cấp dịch vụ. Chỉ số thực hiện thông thường bao gồm chỉ số về số lượng, chất lượng, việc đúng hạn, chi phí, và độ hài lòng, và có thể bao gồm cả chỉ số về tính cải thiện liên tục.

Bảng A4.1: Ví dụ về Mức độ dịch vụ trong hợp đồng dịch vụ duy tu bảo dưỡng

Nội dung dịch vụ Mức độ dịch vụThời gian bắt máy Không quá 60 giây

Nhanh chóng điều tra các vấn đề bảo dưỡng

Điều tra trong vòng 4 giờ kể từ sau khi nhận vụ việc

Giải quyết vấn đề bảo dưỡng Giải quyết trong vòng 3 ngày sau khi điều tra

Phúc đáp cho yêu cầu thông tin của chủ dự án

Trong vòng một ngày làm việc sau khi nhận yêu cầu

Trình báo cáo tháng Vào ngày mùng 5 mỗi tháng

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

4.3 Chỉ số thực hiện phải ghi cụ thể nếu được giám sát trong suốt quá trình triển khai cung cấp dịch vụ. Các chỉ số cần bám sát tiêu chí “SMART,” tức là, cụ thể - specific, đo lường được - measurable, khả thi - attainable, phù hợp - relevant, và có thời hạn - timebound.

4.4 Bảng A4.2 đưa ra chỉ số thực hiện ví dụ, gồm thông số về mức độ dịch vụ và các chỉ số khác.

Page 39: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

29Phụ lục 4

Mục tiêu hoạt động Tiêu chí thực hiện Chỉ số thực hiện Tần suất báo cáoSố lượngLịch kiểm tra duy tu bảo dưỡng được triển khai như kế hoạch

Số cuộc kiểm tra thường kỳ đã triển khai

90% số cuộc kiểm tra thường kỳ được triển khai

Quý

Biện pháp phòng ngừa triển khai như kế hoạch

Số lần triển khai biện pháp phòng ngừa

85% các biện pháp phòng ngừa được triển khai

Quý

Chất lượngTiến hành sửa chữa theo chuẩn yêu cầu

Số lần phải tái sửa chữa

<5% các vụ sửa chữa cần phải tái sửa chữa trong vòng 6 tháng sau lần sửa đầu tiên

Quý

Đúng giờNhanh chóng bắt máy trả lờia

Thời gian bắt máy 95% các cuộc gọiđược bắt máy trong vòng 60 giây

Tháng

Vấn đề bảo dưỡng được nhanh chóng điều traa

Thời gian điều tra 90% vụ việc được điều tra trong 4 giờ kể từ khi nhận vụ việc

Tháng

Vấn đề bảo dưỡng được nhanh chóng giải quyếta

Thời gian giải quyết 90% vụ việc được giải quyết trong vòng 3 ngày sau khi điều tra

Tháng

Chi phíKhông vượt quá ngân sách cho duy tu bảo dưỡng

Chi phí/ngân sách Tổng chi phí < 105%Ngân sách

Quý

Dịch vụ khách hàngChủ dự án hài lòng với hiệu quả hoạt động của Đơn vị cung cấp dịch vụ

Khảo sát khách hàng chính trong đơn vị của chủ dự án

Mức độ hài lòng trung bình của khách hàng > 3,5 trên thang điểm 5

Năm

a Những tiêu chí thực hiện này cũng có trong Bảng A4.1 về mức độ dịch vụ.

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

Bảng A4.2: Ví dụ về Chỉ số thực hiện trong hợp đồng dịch vụ duy tu bảo dưỡng

Page 40: DỊCH VỤ PHI TƯ VẤN DO BÊN VAY CỦA ADB QUẢN …...13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lý 14.Công nghệ cao 15.Chất lượng 16.Khiếu nại liên

Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB Quản lýHướng dẫn đấu thầu

Hướng dẫn này xem các dịch vụ phi tư vấn là một hạng mục dịch vụ riêng mà bên vay của ADB có thể sử dụng cho dự án của mình. Dịch vụ phi tư vấn bao gồm các hoạt động mang tính vật thể hay trí tuệ có tính chất thông thường và đo lường được (ví dụ, lắp đặt và duy tu bảo dưỡng, khảo sát hộ gia đình, kiểm tra tuân thủ tiêu chuẩn, duy trì trang web, quản lý sự kiện, vận chuyển giữa các đảo và đào tạo nghề). Hướng dẫn này liệt kê ra vai trò và trách nhiệm của bên vay và đơn vị cung cấp dịch vụ trong công tác mua sắm đấu thầu và triển khai các dịch vụ phi tư vấn. Hướng dẫn cũng nêu lên một số vấn đề bên vay cần cân nhắc trong lập kế hoạch, tiến hành mua sắm đấu thầu và triển khai hợp đồng dịch vụ phi tư vấn.

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU ÁSố 6 đại lộ ADB, thành phố Mandaluyong 1550 Metro Manila, Philippineswww.adb.org

Giới thiệu về Ngân hàng Phát triển Châu Á

Tầm nhìn của ADB là phát triển khu vực Châu Á và Thái Bình Dương không có đói nghèo. Nhiệm vụ của Ngân hàng là hỗ trợ các quốc gia thành viên đang phát triển giảm nghèo và cải thiện chất lượng cuộc sống của người dân. Mặc dù đạt được nhiều thành công, khu vực này vẫn là nơi cư trú của tỷ lệ lớn người dân nghèo của thế giới. ADB cam kết giảm nghèo thông qua phát triển kinh tế toàn diện, tăng trưởng bền vững về môi trường và hội nhập khu vực.

ADB có trụ sở đặt tại Manila với 67 quốc gia thành viên, bao gồm 48 quốc gia trong khu vực. Công cụ chính để Ngân hàng hỗ trợ các quốc gia thành viên đang phát triển là đối thoại chính sách, cho vay vốn, đầu tư cổ phần, bảo lãnh, viện trợ không hoàn lại và hỗ trợ kỹ thuật.