dasar dasar manajemen · 2020. 12. 1. · dalam hal ini, louis e. boone dan david l. kurtz (1984)...
TRANSCRIPT
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 1
MODUL KULIAH
Dasar Dasar Manajemen
Program Studi
Manajemen Pendidikan Islam
Oleh:
Tim Penyusun
STAI Terpadu Yogyakarta
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 2
Daftar Isi
Halaman Judul ....................................................................................................... 1
Kata Pengantar ........................................................................................................ 2
Daftar Isi ................................................................................................................. 3
Materi 1 .................................................................................................................. 4
Materi 2 .................................................................................................................. 9
Materi 3 .................................................................................................................. 14
Materi 4 .................................................................................................................. 17
Materi 5 .................................................................................................................. 21
Materi 6 .................................................................................................................. 25
Materi 7 .................................................................................................................. 27
Ujian Tengah Semester ........................................................................................... 30
Materi 8 .................................................................................................................. 30
Materi 9 .................................................................................................................. 31
Materi 10 ................................................................................................................ 37
Materi 11 ................................................................................................................ 41
Materi 12 ................................................................................................................ 43
Materi 13 ................................................................................................................ 46
Materi 14 ................................................................................................................ 49
Materi 15 ................................................................................................................ 51
Ujian Akhir Semester .............................................................................................. 51
Sumber Rujukan ..................................................................................................... 52
Materi 1
Dasar Dasar Proses Pengawasan
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 3
1. Dasar – dasar proses pengawasan
Definisi pengawasan :
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
baik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasi dan mengambil tindakan korekasi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efiseien.
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 4
Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan
tentang pengawasan sebagai : “the process by which manager determine whether
actual operation are consistent with plans”.
2. Tipe – tipe pengawasan
Tipe pengawasan menurut Hani Handoko, merupakan proses dimana aspek
tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi
dulu sebelum kegiatan-kegiatan disa dilanjutkan, atau menjadi semacam “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. Ada tiga tipe
pengawasan, yaitu:
a. Kegiatan belum dilaksanakan (feedforward control)
b. Kegiatan sedang dilaksanakan (concurent control)
c. Kegiatan telah dilaksanakan (feedback control)
3. Tahap – tahap dalam proses pengawasan
A. Penetapan Standar
Standar berarti sebagai suatu pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan
untuk menilai hasil-hasil. Terdapat tiga bentuk standar yang umum, sebagai berikut:
a. Standar-standar phisik, mungkin kuantitas barang atau jasa, jumlah
langganan atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencangkup
biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan
sejenisnya.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan harus diselesaikan.
B. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
a. Penetapan standar adlah sisa-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk
mengukur pelaksanaan kegiatan nyata.
b. Tahap ini menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
C. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Nyata
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan :
a. Pengamatan(observasi)
b. Laporan-laporan, baik lisan dan tulisan
c. Metode-metode otomatis
d. Inspeksi,pengujian(test) atau dengan pengambilan sempel.
D. Pembandingan Pelaksanaan Kegiatan Dengan Standar dan Penganalisaan
Penyimpanan – Penyimpanan. Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau stanar yang telah ditetapkan.
E. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Perlu
Tindakan koreksi bisa berupa:
a. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau
kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan
penyimpangan-penyimpangan
4. Pentingnya Pengawasan
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 5
Adanya beberapa faktor yang membuat pengawasan selalu diperlukan oleh setiap
organisasi. Faktor-faktor itu adalah:
a. Perubahan lingkungan organisasi
b. Peningkatan kompleksi organisasi
c. Kesalahan-kesalahan
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasi wewenang
5. Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman telah mengemukakan prosedur untuk penempatan sistem
pengawasan. Pendekatan terdiri atas lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk
semua tipe kegiatan.
a. Merumuskan hasil yang diinginkan
b. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki
penyimpangan sebelum kegiatan
c. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
d. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
e. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
6. Alat bantu pengawasan
a. Management By Exception (MBE)
b. Management Information System (MIS)
1) Tahapan survei pendahuluan dan perumusan masalah
2) Tahapan disain konseptual
3) Tahapan disain terperinci
4) Tahapan implementasi akhir
c. Management perlu memperhatikan 5 pedoman, agar perancangan MIS
berjalan efektif:
1) Mengikut sertakan pemakai (unsur) kedalam tim perancang
2) Mempertahankan secara hati-hati biaya sistem
3) Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada
pertimbangan kuantitas belaka
4) Penyajian pendahuluan sebelum diterapkan
5) Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para
operator dan pemakai sistem.
7. Karakteristik- karakteristik Pengawasan yang Efektif
Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya : Mengawasi kegiatan-
kegiatan yang benar, Tepat waktu, Dengan biaya yang efektif, Tepat-akurat, Dapat
diterima oleh yang bersangkutan
Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai
berikut: Akurat, Tepat-Waktu, Obyektif dan menyeluruh, Terpusat pada titik-titik
pengawasan strategic, Realistik secara ekonomi, Realistik secara organisasional,
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, Fleksibel, Bersifat sebagai petunjuk dan
operasional, Diterima para anggota organisasi
BERBAGAI TEKNIK DAN METODE PENGAWASAN
1. Metode Pengawasan Non-Kuantitatif
a. Metoda pengawasan non-kuantitatif adalah metoda-metoda pengawasan yang
digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
b. Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi:
1) Pengamatan (control by observaton)
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 6
2) Inspeksi teraturdan langsung (control by regular and spot inspection)
3) Pelaporan lisan dan tertulis (control by report)
4) Evaluasi pelaksanaan
5) Diskusi antara manajer dan bawahan tentang suatu kegiatan
c. Sistem-sistem dan metoda-metoda manajemen yang digunakan untuk tujuan
pangawasan menvangkup juga management by objectives (MBO), manajement by
exception (MBE), dan manajement information system (MIS).
2. Sebagian besar teknik-teknik pangawasan kuantitatif cenderung untuk menggunakan data
khusus dan metoda-metoda kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan
kualitas keluaran (output). Metoda-metoda kuantitatif tersebut terdiri dari :
a. Anggaran (budget)
b. Audit
c. Analisa Break – Even
d. Analisa Rasio
e. Bagan dan teknik yang berhubung dangan waktu palaksanaan kegiatan
PENGGUNAAN ANGGARAN DALAM PENGAWASAM Anggaran adalah laporan-laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang
disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Selain menjadi
alat perencanaan dan pengawasan anggaran juga merupakan alat utama untuk pengkoordinasian
kegiatan-kegiatan organisasi.
Pengawasan anggaran (buget control) adalah suatu sistem penggunaan bentuk-bentuk
sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial,
denagn melakukan pembandingan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan sebagai
langkap pertama dalam pengawasan.
1. Pengawasan Anggaran dan Pusat-Pusat Tanggung Jawab
Sistem pengawasan dapat dilakukan untuk memonitoring fungsi-fungsi atau
proyek-proyek organisasional. Atas dasar bagaimana masukan dan keluaran itu diukur
melalui sistem pengawasan, ada 4 (empat) tipe utama pusat-pusat tanggung jawab:
a. Pusat Penghasilah (revenue centers)
b. Pusat Biaya (expense centers)
c. Pusat Penghasil Laba (profit cebter)
d. Pusat Investasi (investment center)
2. Proses Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima hasil
forecsat ekonomi, penjualan dan sasaran laba untuk tahun yang akan datang dari anajemen
puncak. Forecast dan sasaran ini menjadi pedoman penyusuan anggaran. Dalam beberapaperusahaan, anggaran disusun paramanajer puncak tanpa atau sedikit konsultasi
dengan manajer-manajer tingkat bawah.
3. Jenis – jenias Anggaran
Anggaran-anggaran organisasi datap dibagi dalam dua kelompok : anggaran
operasional (operational budgets) dan anggaran finansial (finansial budget)
4. Penggunaan Anggaran Variabel
Anggaran variabel adalah perkiraan yang menunjukan bagaimana tingkat biaya
bervariasi sesuai dengan tingkat kegiatan atau keluaran. Sehingga anggaran variabel
berguna dalam melakukan identifikasi dengan cara yang jelas dan realistik bagaimana
biaya-biaya dipengaruhi oleh jumlah kegiatan tang dilaksanakan.
Lembar Portofolio Mahasiswa
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 7
1. Saudara diminta mempelajari pengertian Manajemen dari berbagai sumber
Materi 2
Pengertian Manajemen
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 8
Kebutuhan Manajemen
a. Manajemen dibutuhkan untuk semua tipe organisasi dan dalam semua tipe organisasi.
b. Manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggota beberapa macam
organisasi (missal, olahraga, sekolah, danlainnya)
c. Walau organisasi yang digeluti berbeda tetap memiliki persamaan terutama dalam fungsi-
fungsi manajerialManajemen dibutuhkan untuk semua tipe organisasi dan dalam semua
tipe organisasi
Alasan Manajemen dibutuhkan
a. Untuk mencapai tujuan
b. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan
c. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
1) Efisiensi : kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar ini
adalah rasio antara keluaran (output) dan masukan (input).
seorang manajer yang efisien : yang dapat mencapai keluaran yang lebih tinggi
disbanding dengan masukan-masukan.
2) Efektivitas : kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan yang tepat
untuk mencapai tujuan
Menurut Ahli Manajemen Peter Drucker:
a. Efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things)
b. Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right)
DEFINISI MANAJEMEN
a. Mary Parker Follett, manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan
b. Stoner, manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan pengguna sumber daya-sumber daya
organisasi lainya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
Istilah manajemen dapat digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan:
a. Pengelompokan Pekerjaan. Manajemen berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan
tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial.
b. Seorang Individu. yang melaksanakan fungsi-fungsi manajerial atau bagian dari kelompok
secara keseluruhan dapat disebut bagian manajemen.
c. Suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi akademik, atausuatu
bidang studi.
d. Suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses; karena mencakup pelaksanaan
suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi.
Sumber Daya Dalam Manajemen
a. Man
b. Money
c. Mathodes
d. Materials
e. Machines
f. Market
MANAJEMEN DAN MANAJER
1. Pengaertian Manajer
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 9
Secara umum “manajer” berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab
atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya.Manajer dapat diklasifikasi
dengan dua cara : menurut tingkatan mereka dalam organisasi(rendah, menengah dan
tinggi). Dan kegiatan-kegiatan organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab (manajer
umum dan fungsional).
2. Tingkatan Manajer
a. Manajemen pertama merupakan tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang
memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional, dalam tingkatan ini para
manajer di sebut dengan kepala atau pemimpin, mandor (foremen), dan penyelia
(supervisors)
b. Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para
manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer
lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional.
c. Manajer Puncak. Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok
kecileksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan
manajemenorganisasi. Sebutan khas manajer puncak adalah direktur, presiden, kepala
divisi,wakil presiden senior, dan sebagainya.
3. Fungsi Utama Manajemen
Ada dua fungsi utama manajemen, yaitu manajemen administratif dan manajemen operatif,
yakni : Manajemen administratif dan Manajemen operatif.
4. Ruang Lingkuo Kegiatan
Manajer-manajer Fungsional dan Umum Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang
dikelola, paramanajer dapat pula diklasifikasi sebagai manajer fungsional dan manajer
umum. Manajer fungsionalmempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan
organisasi, seperti produksi, pemasaran,keuangan, kepegawaian, atau akuntansi. Fungsi-
fungsi yang dilaksanakan ManajerSalah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi
manajerial dibuat oleh Henri Fayol, yangmenyatakan bahwa perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, danpengawasan adalah fungsi-
fungsi utama.
5. Fungsi-Fungsi yang Dilaksanakan Manajer
Salah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial dibuat oleh Henri
Fayol, yang menyatakan bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian,
pemberian perintah, dan pengawasan adalah fungsi-fungsi utama.
a. Perencanaan (planning)
adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasidan penentuan strategi,
kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran, danstandar yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan organisasi memiliki tujuan
yangmemungkinkan diantaranya :
1) Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2) Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiata-kegiatan yang konsisten
dengan berbagai tujuan prosedur terpilih
3) Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat
diambil bila tingkatan tingkatan kemajuan tidak memuaskan.
b. Pengorganisasian (organizing)
1) Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan
untuk mencpai tujuan organisasi
2) Perencanaan dan pengenbangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang
akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 10
3) Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk
melaksanakan tugas-tugasnya.
c. Penyusunan Personalia
Adalah penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan
produktif.
d. Pegarahan
Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana adalah untuk membuat atau
mendapatkan para karyawan melakukan apa yang dilakukan dan harus mereka
lakukan.
e. Pengawasan
Adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatanuntuk menjamin bahwa
rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi pengawasan
pada dasarnya mencakup empat unsure, yaitu :
1) penetapan standarpelaksanaan,
2) penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
3) pengukuran pelaksanaan nyata danmembandingkannya dengan standar yang
telah ditetapkan,
4) pengambilan tindakan koreksi yangdiperlukan bila pelaksanaan menyimpang
dari standar.
Tugas Manajer
1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan
danmenetapkan prioritas-prioritas.
3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan.
4. Manajer harus berpikir secara analitis dan konsepsual.
5. Manajer adalah seorang mediator.
6. Manajer adalah seorang politisi.
7. Manajer adalah seorang diplomat.
8. Manajer mangambil keputusan-keputusan sulit.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan Manajer
Pada dasarnya kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh para manajer dapat diklasifikasikan ke
dalam kelompk :
1. Pribadi
2. Teknis
3. Administratif
4. Interaksional
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Coba saudara diskusikan, bagaimana cara memutuskan suatu masalah yang sifatnya
urgen !
Contoh kasus : Anda adalah Gubernur daerah A. Ternyata di daerah A mengalami
lonjakan kasus covid-19 secara signifikan. Anda sebagai Gubernur, apa yang akan
anda lakukan?
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 11
Materi 3
Manajemen & Lingkungan Ekasternal Organisasi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 12
Manajemen dan Linhkungan Eksternal Organisasi
1. Manajer tidak hanya memusatkan terhadap internal perusahaanya saja
2. Harus menyadari pentingnya pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi yang
dikelolanya
3. Mempertimbangkan unsur-unsur dan kekuatan lingkungan eksternal
4. Contoh kondisi eksternal yang saat ini sangat bergejolak: menghadapi kondisi
ekonomi, pesatnya perkembangan teknologi dan informasi, perubahan prilaku
konsumen, peraturan-peraturan pemerintah
5. Jadi manajemen dituntut untuk selalu bersifat adaptif, mengikuti dan menyesuaikan
dengan lilngkungannya
Faktor-faktor Lingkungan Eksternal
1. Lingkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur diluar organisasi, dimana tidak dapat
dikendaikan dan berpengaruh dalam membuat keputusan oleh manajer
2. Organisasi mendapat masukan yang dibutuhkan: bahan baku, dana, tenaga kerja dan
energi, mentransformasikan menjadi produk dan jasa, memberikan keluaran-keluaran
pada lingkungan eksternal
3. Lingkungan eksternal mempunyai : Unsur-unsur yang berpengaruh langsung
(lingkungan ekstern mikro) dan yang berpengaruh tidak langsung (lingkungan ekstern
makro)
Lingkungan Ekstern Mikro
1. Komponen paling penting : para pesaing, langganan, pasar tenaga kerja, lembaga
keungan, para penyedia (suppliers), perwakilan pemerintah
2. Yang perlu diperhatikan lainya walau tingkat pengaruhnya bias sangat berbeda :
saluran distribusi, media, asosiasi bisnis, kelompok pecinta lingkungan, kelompok
politik tertentu
Lingkungan Ekstern Makro
1. Mempengaruhi organisasi dengan dua cara: kekuatan tersebut mempengaruhi
organisasi secara langsung atau tidak langsung melalui satu atau dua lingkungan
ekstern mikro, dan unsur-unsur lingkungan mikro menciptakan iklim
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 13
2. Lingkungan ini terdiri dari faktor-faktor, teknologi, ekonomi, politik, sosial dan
dimensi internasional sebagai kekuatan yang berada diluar jangkauan perusahaan dan
biasanya terlepas dari situasi operasional perusahaan, dengan organisasi jarang
memiliki kekuatan untuk memberikan pengaruh balik yang berarti.
Organisasi dan Lingkungan
1. Lingkungan ekstern mempengaruhi manajer bervariasi menurut tipe dan tujuan
organisasi
2. Usaha mempengaruhi lingkungan ekstern mikro
3. Peramalan (forecasting) dan lingkungan ekstern makro
4. Perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan
Tanggung jawab sosial Manajer
1. Berarti manajemen mempertimbangkan dampak social dan ekonomi didalam
pembuatan keputusanya.
2. Tanggungjawab sosial ini merupakan salah satu tugas yang harus di lakukan manajer
karena ini merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan terutama untuk jangka
panjang.
3. Dengan demikiann manajer dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha (the
ethics of managers) terutama dalam hubunganya dengan langganan, karyawan,
penemu teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lainya, para penyedia kreditur,
pemegang saham, pemerintah, masyarakat pada umumnya
5 Faktor yang Mempengaruhi Keputusan pada Masalah Etika:
1. Hukum
2. Peraturan-peraturan pemerintah
3. Kode etik industry dan perusahaan
4. Tekanan-tekanan social dan
5. Tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi
6. Faktor tersebut mempegaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang-bidang
fungsi yang berbeda-beda
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Sebutkan alasan perlunya perencanaan?
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 14
Materi 4
Proses Perencanaan
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 15
Pengertian Perencanaan
Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang akan
dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Dengan pertimbangan waktu yang akan datang dalam
perencanaan dan kegiatan diputuskan akan di laksanakan. Dalam perencanaan dipengaruhi oleh
besarnya dan tujuan organisasi. Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan akan
meningkat pada tingkatan ang paling potensia. Perencanaan tidak akan berakhir bila rencana terebut
telah ditetapkan karena rencana harus diimplementasikan Alasan Perlunya Perencanaan
1. Perencanan tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang
2. Salah satu maksud perencanaan untuk melihat bahwa program-program dan penemuan-
penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian
tujuan-tujuan diwaktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang
lebih baik
3. Perencanaan harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif agar manajemen tidak
hanya akan bereaksi atas lingkungan tetapi lebih menjadi peran aktif
Manfaat Perencanaan
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
2. Membantu dalam mengkristalisasi penyesuaian dalam masalah utama
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu menempatkan tanggungjawab lebih tepat
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroprasi
6. Memudkan koordinasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
8. Meminimumkan kerja yang tidak pasti
9. Menghemat waktu usaha dan dana
Kelemahan Perencanaan
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yng tidak konsisten
Tipe Perencanaan dan Rencana Pengelompokan perencanaan akan mentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu
dapat dilakukan. Meskipun proses dasar perencanaan sama bagi setiap manajer, dalam praktek
perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk, hal ini disebabkan :
1. Perbedaan tipe organisasi, mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan
yang digunakan berbeda
2. Bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe perencanaan dan untuk waktu
yang berbeda-beda
3. Manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda
Dua Tipe Utama Rencana
1. Rencana-rencana strategik : yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih
luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 16
2. Rencana-rencana operasional : penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana
stategic dicapai. Dalam rencana operasional digabi menjadi dua,
a. Rencana sekali pakai : dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak
digunakan ketika sudah tercapai
b. Rencana tetap : merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang
dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
Rencana Strategic
Adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan
program-program yang diperlukan untuk tujuan tersebut atau merupakan proses perencanaan jangka
panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencaai tujuan organisasi, terdapat 3
alasan pentingnya rencana strategic : 1) memberikan kerangka dasar dalam semua bentuk
perencanaan lainya, 2) pemahaman perencanaan strategic akan memudahkan pemahaman atas bentuk2 perencanaan lalinya, 3) merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian
kegiatan-kegiatan manajer organisasi.
Kelebihan dan Kelemana Perencanaan Strategik
1. Kelebihan
a. Dalam memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi
b. Membantu para manajer dalam membuat keputusan
c. Meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran strategi
dirumuskan dengan sangat cermat
2. Kelemahan
a. Semua kebaikan akan dapat dicapai jika melakukan proses perencanaan strategic
formal, kelemahannya memerlukan invetasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup
besar
b. Penetapan dan pemeliharaan melibatkan banyak biaya
c. Bahwa perencanaan stategic kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya
terhadap pilihan paling rasional dan bebeas risiko
Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif
1. Penolakan Internal
Hambatan bersumber pada ketidaksediaan dan ketidak mampuan individu perencana
2. Bukan didalam tapi diluar perencana
Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan karena
perubahan yang ditimbulkan
Hambatan Pembuatan Rencana Efektif
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi2 yang tidak berulang
5. Biaya
6. Takut gagal
7. Kurang percaya diri
8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 17
Materi 5
Penetapan Tujuan Organisasi dan Pembuatan Keputusan
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 18
PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
1. Hubungan Misi, Tujuan dan rencana lainnya
Teoritik : Misi organisasi – tujuan umum dan menyeluruh – tujuan khusus, strategi kebijaksanaan,
program dan rencana pada tingkat lebih rendah
Contoh pada lembaga pendidikan : mencetak sarjana-sarjana yang berkualitas – meningkatkan
pelayanan kepada mahasiswa – mutu dosen ditingkatkan fasilitas disediakan birokrasi dipermudah
dan kerja sama dengan lembaga terkait
2. Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
a. Pedoman bagi kegiatan
b. Sumber legitimasi
c. Standar pelaksanaan
d. Sumber motivasi
e. Dasar rasional pengorganisasian
3. Tipe-tipe Tujuan
a. Tujuan kemasyarakatan (societal goals)
b. Tujuan keluaran (output goals)
c. Tujuan system (system goals)
d. Tujuan produk (product goals)
e. Tujuan turunan (deived goals)
4. Proses Penetapan Tujuan
a. Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai
manfaat paling sedikit sama dengan harganya
b. Bahwa barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 19
c. Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang
dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
d. Bahwa dengan kerja keras dan dukungan sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi
dengan lenih baikdari sekedar menjaga kelangsungan hidup (survive), yaitu untuk
pertumbuhan (growth) dan dapat menghasilkan laba
e. Bahwa pelayanan manajemen akan membarikan public image yang menguntungkan,
sehingga mereka bersedia menanamkan modalnya dan menyumbangkan tenaganya
untuk membantu sukses organisasi
f. Bahwa perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan
dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi
5. Bidang-bidang Tujuan
Tujuan
a. Posisi pasar
b. Produktivitas
c. Sumberdaya fisik dan keuangan
d. Profitabilitas
e. Inovasi
f. Prestasi dan pegembangan manajer
g. Prestasi dan sikap karyawan
h. Tanggungjawab social dan public
6. Agar Perumusan Tujuan Efektif
a. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang
bertanggungjawab terhadap pencapaian tujuan
b. Menajer puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggungjawab untuk
menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih randah
c. Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik
sekarang maupun waktu yang akan datang
d. Tujuan harus jelas, beralsan dan bersifat menantang para anggota organisasi
e. Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami
dan diingat oleh plaksana
f. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
g. Majemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah ditetapan, dan bila perlu
mengubah dan memperbaiki seusia perkembangan lingkungan
7. Pembuatan Keputusan
a. Kegiatan ini memerankan peran penting terutama bila manajer melaksanakan fungsi
perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting
danjangka Panjang yang dibuat manajer
b. Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui nama
serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu
8. Tipe-tipe Keputusan
Tipe-tipe keputusan Teknik-teknik membuat keputusan
Tradisional Model
Diprogram : keputusan-
keputusan rutin dan
berulang-ulang.
Organisasi
mengembangkan proses-
1. Kebiasaan
2. Kegiatan rutin:
prosedur-prosedur
pengoprasian
standar
1. Teknik-teknik
riset operasi:
analisis
matematik:
model-model simulasi komputer
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 20
proses khusus bagi
penanganannya
3. Struktur
organisasi,
pengharapan
umum, sistem
tujuan, saluran-
saluran
2. Pengolahan data
elektronik
Tidak diprogram :
keputusan-keputusan
sekali pakai, disusun tidak
sehat, kebijakan susunan.
Datangi dengan proses
pemecahan masalah
umum
1. Kebijakan institusi
dan kreativitas
2. Coba-coba
3. Seleksi dan latihan
para pelaksana
Teknik pemecahan masalah
yang diterapkan pada :
1. Latihan membuat
keputusan
2. Penyususnan
program-program
“heuristic”
9. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Kelebihan
a. Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahuan yang lebih
besar
b. Dalam pengembangan alternatif, usaha-usaha individual para anggota kelompok dapat
memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.
c. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih
lebar
d. Dalam pemilihan alternatif, kelompok lebih dapat menerima risiko dibanding pembuat
keputusan individual
e. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok
secara individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan
f. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai
pandangan yang berbeda-beda
10. Kelemahan
a. Implementasi suatu keputusan, apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, harus
diselesaikan oleh para manajer secara individual. Karena kelompok tidak diberikan
tanggung jawab, keputusan-keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi di mana
tidak jawab dan saling melempar tanggung jawab.
b. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi,
keputusan kelompok sangat memakan biaya
c. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efisien bila keputusan harus dibuat
dengan cepat.
d. Bila atasan terlibat, atau bila salah atu anggota mempunyai keprobadian dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataanya bukan keputusan kelompok.
Materi 6
Pengorganisasian dan struktur organisasi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 21
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
1. Pengorganisasian (organizing)
Merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur
serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 22
2. Proses Pengorganisasian
a. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat
dilaksanakan oleh satu orang
c. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan
para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
3. Faktor Penentu Perancangan Struktur Organisasi
a. Strategi organisasi
b. Teknologi yang digunakan
c. Anggota dan orang yang teribat
d. Ukuran organisasi
4. Unsur Struktir Organisasi
a. Spesialisasi kegiatan
b. Standarisasi kegiatan
c. Kordinasi kegiatan
d. Sentralisasi dan disentralisali pembuatan keputusan
e. Ukuran satuan kerja
5. Aspek Utama Suatu Struktur Oorganisasi
a. Pembagian kerja
b. Manajer dan bawahan satu rantai perintah
c. Tipe pekerjaan yang dilaksaakan
d. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
e. Tingkat manajemen
6. Bentuk Bagan Organisasi
7. Kelompok Kerja Formal
a. Kesatuan tugas khusus
b. Panitia tetap dan panitia ad hog
c. Dewan dan komisi
Materi 7
Penyusunan Personalia Organisasi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 23
PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI
Penyusunan personalia organisasi merupakan fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan,
penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
PENENTUAN KEBUTUHAN JABATAN
Penentuan tujuan dan rencana organisasi – spesifikasi jabatan – mengetimasi jumlah karyawan –
mempertimbangkan persediaan karyawan yang sudah tersedia – penentuan spesifikasi jabatan
melalui proses analisis jabatan, menentukan keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan hasil ini disebut deskripsi jabatan dan spesifikasi
jabatan.
JABATAN
Jabatan adalah penrnyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas wewenang, tanggung
jawab dan hubungan.
Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan-pernyataan tertulis yang menunjukan kualitas minimum
karyawan yang dapat diterima diterima agar mampu menjalankan suatu jabatan dengan baik; berisi
identifikasi jabatan, kondisi pekerjaan suatu jabatan, kualifikasi-kualifiksai personalia.
PENGEMBANGAN SUMBER-SUMBER PENAWARAN PERSONALIA
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 24
PENARIKAN PERSONALIA
(RECRUITMENT)
Berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebtuhan organisasi. Menyangkut perolehan karyawan dalam
jumlah yang tepat dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang
tersedia. Metode yang digunakan pasif dan agresif.
SELEKSI PERSONALIA
Adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk
melaksanakan suatu jabatan tertentu.
PROSEDUR SELEKSI
a. Wawancara pendahuluan
b. Pengumpulan data pribadi
c. Pengujian (testing)
d. Pemeriksaan kesehatan
e. Pemeriksaan referensi prestasi
f. Wawancara yang lebih mendalam
g. Kebutuhan pribadi
h. Orientasi jabatan
BEBERAPA FAKTOR KARYAWAN POTENSIAL
a. Latar belakang pribadi
b. Bakat dan minat
c. Sikap dan kebutuhan
d. Kemampuan analitis dan manipulatif
e. Keterampilan dan kemampuan teknik
f. Kesehatan
ORIENTASI KARYAWAN BARU
Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan peyesuaian karyawan baru dengan
organisasi
LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
a. On the job : dilakukan dengan coaching, planned progression, rotasi jabatan,
penugasan sementara, system penilaian dan prestasi formal
b. Off the job : dilakukan dengan program-program pengembangan eksekutif, latihan
laboratorium, pengembangan organisasi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 25
PEMBERIAN KOMPENSASI KEPADA KARYAWAN
Penentuan kompensasi : kesediaan membayar, kemampuan membayar, persyaratan-
persyaratan pembayaran.
Materi 8
Ujian Tengah Semester
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 26
Materi 9
Motivasi Dan Komunikasi Dalam Organisasi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 27
PENGERTIAN
Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilakumanusia. Motivasi ini merupakan subyek yang penting bagi manajer,
karena menurut definisi manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer
perlu memahami orang-orang berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk
bekerja sesuai denganyang diinginkan organisasi.motivasi adalah juga subyek
membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus
disimpulkan dari perilaku orangyang tampak.
Motivasi bukan hanya satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi
seseorang. Dua faktor lainnya yang terlibat adalah kemampuan individu dan pemahaman
tentang perilaku yang diperlakukan untuk mencapai prestasi yang tinggi atau disebut
persepsi peranan. Motivasi, kemampuan, dan persepsi peranan adalah saling berhubungan.
Jadis alah satu faktor rendah, maka tingkat prestasi akan rendah, walaupun faktor-faktor
lainnya tinggi.
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 28
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 29
TEORI DUA FAKTOR HERZEBERG’S
Terdapat dua macam faktor kebutuhan:
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 30
1. Kebutuhan akan kesehatan atau pemeliharaan. Kebutuhan ini akan kembali nol apabila
setelah dipenuhi
2. Faktor pemeliharaan yang menyangkut kebutuhan psikologis seseorang. Meliputi kondisi
instrik yang dapat mengggerakan motivasi kuat untuk menghasilkan prestasi yang baik.
PERBEDAAN PANDANGAN MASLOW DAN HERZBERG
Teori Kebutuhan Teori Pemeliharaan
Faktor motivasional Aktualisasi diri/ pemenuhan diri dan penghargaan
Pekerjaan yang kreatif dan menantang, seperti prestasi,
penghargaan, tanggung jawab
dan jenjang karier
Faktor pemeliharaan Penghargaan Status
Sosial Hubungan antara probadi-
atasan, bawahan dan rekan
sejawat,
Keamanan/rasa aman Keaman kerja dan kendisi
kerja
Fisiologis Pengupahan dan kehidupan
pribadi
TEORI HARAPAN/TEORI EKSPEKTASI (Victor Vroom)
Teori ini menyatakan bahwa intensitas kecenderungan untuk melakukan dengan cara tertentu
tergantung pada intensitas harapan bahwa kinerja akan diikuti dengan hasil yang pasti dan pada
daya tarik dari hasil kepada individu. Bahwa orang-orang akan termotivasi untuk melakukan hal-hal tertentu guna mencapai tujuan apabila mereka yakin bahwa tindakan mereka akan mengarah
pada pencapaian tujuan tersebut.
Faktor yang mempengaruhi tingkat harapan atau ekspektansi seseorang yaitu:
a. Harga diri.
b. Keberhasilan waktu melaksanakan tugas.
c. Bantuan yang dicapai dari seorang supervisor dan pihak bawahan.
d. Informasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas
e. Bahan-bahan baik dan peralatan baik untuk bekerja.
PEMBENTUKAN PERILAKU
W. Clay hammer telah mengidentifikasikan 6 (enam) pedoman penggunaan teknik-teknik
pembentukan perilaku, atau disebut teori belajar (learning theory), yaitu :
1. Jangan memberikan penghargaan yang sama kepada semua orang.
2. Perhatikan bahwa kegagalan untuk memberi tanggapan dapat juga mengubah perilaku.
3. Beritahu karyawan tentang apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan penghargaan.
4. Beritahu karyawan tentang apa yang dilakukan secara salah.
5. Jangan member hukuman di depan karyawan lain.
6. Bertindak adil.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau
informasidari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih darisekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi,titik putus vokal
dan sebagainya. Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud
memberikanpengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat
menghubungkanpara anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda
pula,sehingga sering disebut rantai pertukaran iniformasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
1. suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti,
2. suatu sarana pengaliran informasidan
3. suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 31
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah.
Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian
mengalir ke bawah melalui tingkatakan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan
personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan,
informasi, instruksi nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi
kepadapara anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Fungsi utama
komuniksasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan
manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatanbawah.
Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
a. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
b. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen padatingkatan
organisasi yang sama.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi Diagonal Merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai
perintahorganisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen linidan staf.
Pedoman Komunikasi Yang Baik
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi
akandilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selamaberkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantuatau
umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapiuntuk
mengerti
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Sebutkan Perbedaan Wewenang dan Delegasi beserta contohnya !
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 32
Materi 10
Wewenang Dan Delegasi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 33
WEWENANG DAN DELEGASI
Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau
tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Ada 2 pandangan berlawanan:
1. Teori formal/ pandangan klasik, wewenang adalah dianugrahkan ada karena dilimpahi
2. Teori penerimaan, wewenang muncul hanya jika diterima oleh kelompok atau individu.
JENIS WEWENANG
1. Wewenang lini (line authority) merupakan wewenang dimana atasan melakukan atas
perintah bawahan langsung yang diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara
langsung tercermin sebagai rantai perintah, serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan
organisasi.
2. Wewenang staff (staff authority) merupakan hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf
untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini.
3. Wewenang staf fungsional (fuctional staff authority) merupakan hubungan terkuat yang
dapat dimiliki staff dengan satuan-satuan lini.
DELEGASI
Delegasi merupakan pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orag lain untuk
melaksanakan kegiatan tertentu.
Delegasi wewenang merupakan proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah
kepada orang-orang yang melaporkan kepadanya.
Ada 4 kegiatan ketika delegasi dilakukan:
1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan
2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang dperlukan untuk mencapai tujuan
3. Penerimaan delegasi menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab
4. Pendelegasian menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
Pedoman Klasik untuk Delegasi Wewenang, yaitu:
1. Prinsip skalar, harus ada garis wewenang yangjelas
2. Prinsip kesatuan perintah, setiap bawahan seharusnya melapor kepada seorang atasan
3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas
PENYUSUSNAN PERSONALIA ORGANISASI Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia, orang-orang yang
memberikan tenaga, bakat, kreatifitas dan usaha mereka kepada organisasi. Penyusunan personalia,
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 34
fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan
pengembangan anggota-anggota organisasi.
Proses penyusunan personalia (staffing process) serangkai kegiatan yang dilaksanakan terus
menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat
dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat.
Fungsi ini dilaksanakan dalam 2 tipe lingkungan yang berbeda, yaitu:
1. Lingkungan Eksternal
2. Lingkungan Internal
Langkah-langkah Proses Penyusunan Personalia
1. Perencanaan sumber daya alam
2. Penarikan
3. Seleksi
4. Pengenalan dan orientasi
5. Latihan dan pengembangan
6. Penilaian pelaksanaan kerja
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier (promosi,demosi,lateral)
Penentuan Kebutuhan Jabatan
1. Penentuan tujuan-tujuan dan rencana organisasi
2. Penentuan spesifikasi jabatan
3. Mengestimasi jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa
yang akan datang
4. Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan
berbagai pekerjaan
Sumber Penawaran Personalia
Eksternal Internal
1. Lamaran pribadi Manajer Personalia 1. Promosi
2. Organisasi buruh 2. Transfer
3. Kantor penempatan TK 3. Penataran
4. Sekolah sekolah
5. Perusahaan pesaing
6. Migran & Imigrasi
Penarikan Personalia
Penarikan (recruitmen) untuk mencari dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan
diseleksi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi
Metode penarikan :
1. Pengiklanan
2. Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja
3. Penarikan lewat lembaga pendidikan
4. Kantor penempatan TIK
5. Serikat buruh
6. Penggunaan komputer atau internet.
Seleksi Personalia
Seleksi merupakan pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan potensial untuk
melaksanakan suatu jabatan tertentu Prosedur seleksi:
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 35
5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi
8. Orientasi jabatan
METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN
1. On the job
a. Coaching
b. Planned progression
c. Rotasi jabatan
d. Penugasan sementara
e. Penilaian prestasi
2. Off the job
a. Program-program pengembangan eksekutif
b. Latihan laboratorium
c. Pengembangan organisasi
PEMBERIAN KOMPENSASI
Kompensasi merupakan pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas
jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di
waktu yang akan datang
Penentuan Kompensasi
1. Kesediaan membayar
2. Kemampuan membayar
3. Persyaratan-persyaratan pembayaran
Bentuk-bentuk pembayaran
1. Unpah harian
2. Gaji tetap mingguan
3. Upah insentif (bonus, komisi)
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Sebutkan tipe-tipe gaya kepemimpinan beserta contohnya !
Materi 11
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 36
Manajemen Kepemimpinan
KEPEMIMPINAN
Didalam pelaksanaannya para pemimpin dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, keamanan,
kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi. Para pemimpin juga
memainkan peranan kritis dalam membantu kelompok, organisasi, atau masyarakat untuk mencapai
tujuan mereka. Bagaimanapun juga, kemampuan dan ketrampilan kepemimpinan dalam pengarahan
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 37
adalah faktor penting efektifitas manajer. Menurut Stoner, kepemimpinan menejerial merupakan
suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota
yang saling berhubungan tugasnya. Dari pendefenisian diatas terdapat tiga implikasi yang penting
yaitu:
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain, bawahan atau pengikut;
2. Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara
para pemimpin dan anggota kelompok;
3. Selain dapat memberikan pengarahan kepada bawahan atau pengikut, pemimpin juga dapat
memperggunakan pengaruh.
Kepemimpinan adalah bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen.
Kepemimpinan adalah kemampuan yang dimiliki seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar
bekerja mencapai tujuan dan sasaran.
FUNGSI-FUNGSI KEPEMIMPINAN
Agar kelompok berjalan dengan efektif, seseorang harus melaksanakan dua fungsi utama :
1. fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (“task-related”) atau pemecahan masalah,
dan
2. fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (“groupmaintenance”) atau sosial.
3. Fungsi pertama menyangkut pemberian saran penyelesaian,informasi dan pendapat. Fungsi
kedua mencakup segala sesuatu yang dapat membantukelompok berjalan lebih lancar,
persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.
PENTINGNYA FLEKSIBILITAS
Dalam organisasi, seperti juga dalam kehidupan lainnya, dibutuhkan fleksibilitas. Ini membantu
untuk menanggapi terhadap orang-orang dan situasi-situasi secara tepat danmembuat penyesuaian
bila terjadi penyimpangan dari antisipasi. Sebagai manajer, semua orang harus berhati-hati terhadap
berbagai macam gaya kepemimpinan yang tersedia.
Materi 12
Manajemen Konflik
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 38
PENYEBAB TERJADINYA KONFLIK
1. Komunikasi
2. Struktur
3. Pribadi
KONFLIK DALAM ORGANISASI
Adalah ketidak sesuain antara dua atau lebih anggota yang timbul adanya kenyataan bahwa mereka
harus membagi sumber daya yang terbatas dan/atau karena kenyataan bahwa mereka mempunyai
perbedaan status, tujuan, nilal atau persepsi. Sedangkan persaingan ada bila tujuan pihak-pihak yang
terlibat adalah tidak sesuai tetapi pihak-pihak tersebut tidak dapat saling mengganggu.
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 39
JENIS-JENIS KONFLIK
1. Konflik dalam diri individu
2. Konflik antar individu
3. Konflik antara individu dan kelompok
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
5. Konflik antar organisasi
PENGELOLAAN KONFLIK
1. Metode simulasi konflik
2. Metode pengurangan konflik
3. Metode penyelesaian konflik
Tiga metode 1). Dominasi dan penekanan, 2). Kompromi, 3). Pemecahan masalah
integratif KONFLIK STRUKTURAL
Dalam organisasi klasik terdapat :
1. Konflik hirarki
2. Konflik fungsional
3. Konflik lini-staff
4. Konflik formal-informal
KONFLIK LINI-STAFF
Pandangan Lini Pandangan Staff
Staff melangkahi wewenangnya Lini kurang memanfaatkan staff
Staff tidak memberi nasihat yang bermanfaat Lini menolak gagasan baru
Staf menumpang keberhasilan lini Lini memberi wewenang terlalu kecil kepada
staff
Staf memiliki pandangan sempit
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 40
PENANGGULANGAN KONFLIK LINI-STAFF
1. Tanggungjawab lini dan staff harus ditegaskan
2. Mengintegrasikan kagiatan-kagiatan lini staff
3. Mengajarkan lini untuk menggunakan staff
4. Mendatkan pertanggungjawaban staff atas hasil-hasil
Materi 13 Manajemen Kinerja
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 41
Definisi kinerja
Menurut Amstron dan Baron, kinerja merupakan hasil pekerjaan yang mempunyai hubungan kuat dengan tujuan strategis organisasi kepuasan konsumen dan memberikan kontribusi ekonomi.
Menurut Indra Bastian, kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu
kegiatan/program/kebijakasanaan dalam wujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi yang
tertuang dalam perumusan skema strategis suatu organisasi. Secara umum kinerja dalah hasil yang
diperoleh suatu organisasi baik organisasi tersebut bersifat profit oriented dan non profit oriented
yang dihasilkan selama satu periode tertentu.
Definisi Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja adalah suatu ilmu yang mendukung seni di dalamnya untuk menerapkan suatu
konsep manajemen yang memiliki tingkat fleksibilitas yang representatif dan aspiratif guna
mewujudkan visi dan misi perusahaan dengan cara mempergunakan orang yang ada di organisasi
tersebut secara maksimal. Arti kata fleksibilitas yaitu mewujudkan suatu perusahaan yang profesional dan disegani oleh para mitra bisnis serta pesaing.
Definisi Kinerja Organisasi
Menurut Chaizi Nasucha, mengemukakan kinerja organisasi adalah sebagai efektifitas organisasi
secara menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan yang ditetapkan dari setiap kelompok yang
berkenaan dengan usaha-usaha yang sistematik dan meningkatkan kemampuan organisai secara
terus menerus kebutuhanya secara efektif.
Manajemen Kinerja dan Kepemimpinan
Sebuah kinerja bisa mengalami fluktuatif berdasarkan kondisi dan situasi yang turut
mempengaruhinya. Ada beberapa variabel yang bisa dilihat sebagai penyebab terjadinya fluktuatif
kinerje tersebut, yaitu:
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 42
1. Latar belakang pendidikan dan pengalaman (background education and experinece)
2. Kondisi persaingan yang terjadi begitu tinggi dan pihak pimpinan perusahaan selama ini
tidak memiliki keputusan yang memiliki nilai terobosan
3. Financial reserve (cadangan keuangan) dan dana hedging yang dimiliki tidak keputusan
yang memiliki nilai terobosan.
4. Pimpinan telah menempatkan orang-orang yang tidak sesuai dengan konsep
profesionalisme atau tidak sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
Tujuan Manajemen Kinerja
Dalam hal ini Michael Armstrong mengatakan, “tujuan menyeluruh manajemen kinerja adalah untuk
menumbuhkan suatu budaya di mana individu dan kelompok bertanggung jawab atas kelanjutan
peningkatan proses bisnis dan peningkatan keterampilan dan krobusi mereka sendiri”.
Adapun tujuan spesifik diterapkan manajemen kinerja, Michael Amstrong mengatakan bahwa
tujuan spesifik manajemen kinerja adalah untuk:
1. Mencapai peningkatan yang dapat diraih dalam kinerja organisasi
2. Bertindak sebagai pendorong perubahan dlaam mengembangkan suatu budaya yang
berorientasi pada kinerja.
3. Meningkatan motivasi dan komitmen karyawan
4. Memungkinka individu mengembangkan kemampuan mereka, meningkatkan kepuasan
kerja merka
5. Mengembangkan hubungan yang konstruksi dan terbuka antas individu dan maanjer.
6. Memberikan suatu kerangka kerja bagi kesepakatan sasaran
7. Memusatkan perhatian pada atribut dan kompetensi
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 43
Materi 14
Hambatan Penerapan Manajemen Kinerja
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 44
Hambatan – hambatan dalam Penerapan Manajemen Kinerja
Dalam menerapkan suatu model manajemn kinerja yang profesional maka sering ditemui berbagai
hambatan. Adapun bentuk hambatan sebagai berikut:
1. Masih kurangnya pemahaman pihak manajemen perusahaan dalam mengenal secara lebih
komprehensif tentang manajemen kinerja
2. Sarana dan prasarana yang terdapat di organisasi tersebut baik organisasi yang bersifat
profit oriented dan non profit oriented belum mendukung ke arah penegakan konsep
manajemen kinerja yang baik.
3. Research,pelatihan, jurnal dan buku teks yangmendukung pemahaman serta percepatan
berbagai pihak dalam memahami dan menafsirkan tentang manajemen kinerja belum
tersedia lengkap
4. Keberadaan berbagai buku referensi baik yang tertulis oleh penulis asing dan domestik
masih lebih bersifat umum dan belum bersifat khusus
5. Dukungan pihak terkait seperti pemerintah dan lembaga terkait lainnya yang belum
begitu maksimal dalam fungsinya sebagai kontrol sosial.
Solusi dalam Menyelesaikan Masalah Bidang Manajemen Kinerja
1. Menempatkan penilaian kinerja dengan ukuran-ukuran yang bersifat objektif
2. Penyediaan fasilitas sarana dan prasarana yang menunjang
3. Mengadakan pelatihan dan diskusi secara rutin untuk membahas apa-apa saja yang menjadi
persoalan dalam bidang manajemen kinerja.
4. Perusahaan harus menyediakan buku-buku yang lengkap.
5. Membangun kerjasama yang harmonis dengan berbagai pihak baik pemerintah, lembaga
swadaya masyarakat dll.
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 45
Materi 15
Ujian Akhir Semester
Dasar-dasar Manajemen
STAI Terpadu Yogyakarta | Manajemen Pendidikan Islam 46
Referensi
Manajemen Kepemimpinan Teori dan Aplikasi, Alfabeta(2017) : Irham Fahmi
Dasar-dasar Manajemen, Grasindo : Yayat M. Herujito
Pengantar Manajemen,Wilis(2017) : Hari Sucahyowati, S.Pd., M.Si.