daftar isi1
TRANSCRIPT
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................................
1
A. PENGANTAR ....................................................................................................................
2
B. APLIKASI MANAJEMEN STOK SPBU .................................................................................
2
1. Mengakses Website Manajemen Stok SPBU .............................................................
2
2. Login User .................................................................................................................
2
3. Permintaan Penyaluran Melalui SMS ........................................................................
4
4. Delivery Plan .............................................................................................................
5
a. Tahap I - Memilih LO dan/atau Memindahkan Shift, Download LO Manual........
6
b. Tahap II - Print Planning .....................................................................................
8
c. Tahap III - Broadcast Rencana Penyaluran .........................................................
10
5. Daftar SPBU yang tidak SMS ......................................................................................
10
1
6. Master Data Pemilik Mobil Tangki ............................................................................
11
7. Master Data Mobil Tangki .........................................................................................
13
8. Master Data Jam Ritase .............................................................................................
14
C. PENUTUP .........................................................................................................................
15
2
A. PENGANTAR
Aplikasi Manajemen Stok SPBU adalah Sistem Informasi berbasis Web yang menyajikan informasi tentang ketahanan stok SPBU berdasarkan hasil pengolahan data yang dikirim oleh pengawas SPBU melalui SMS. Melalui informasi tersebut, manajemen dapat mengetahui SPBU dengan kondisi stok kritis yang selanjutnya akan mendapatkan prioritas utama dalam Rencana Penyaluran BBM.
Pada level Layanan Jual terdapat Modul Penjadwalan yang digunakan untuk mengatur rencana penyaluran BBM H-1 dengan pola sebagai berikut:
1. SPBU mengirimkan permintaan penyaluran melalui SMS2. Sistem mengoptimalisasi data dan menampilkan urutan SPBU
berdasarkan kondisi stok dalam setiap Shift3. Layanan Jual mengatur rencana penyaluran dari data yang sudah optimal
sesuai dengan kebutuhan4. Rencana Penyaluran yang sudah matang selanjutnya di Print dan
ditandatangani oleh Layanan Jual & Transportir lalu diserahkan ke Distribusi
5. Layanan jual menyampaikan informasi Rencana Penyaluran BBM H-1 ke masing-masing SPBU melalui fasilitas Broadcast Rencana Penyaluran
B. APLIKASI MANAJEMEN STOK SPBU1. Mengakses Website Manajemen Stok SPBU
Dengan menggunakan browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera), ketik alamat http://10.1.34.56 pada address bar (Gambar 1) lalu tekan tombol Enter atau Icon Go
Gambar 1 – Alamat Web Aplikasi Monitoring Stok SPBU
Selanjutnya akan tampil halaman depan (Gambar 2) yang berisi menu-menu dan informasi lainnya.
2. Login UserPilih menu Monitoring SPBU (Gambar 2) untuk masuk pada halaman aplikasi. Isi Username & Password pada Form Login (Gambar 3) dan selanjutnya tekan Enter atau tombol Login
3
Gambar 2 – Halaman Depan
Gambar 3 – Form Login
Setelah Login berhasil maka akan tampil halaman awal Aplikasi Manajemen Stok SPBU yang menampilkan Rekapitulasi Ketahanan Stok (Gambar 4). Pada sisi kiri halaman web terdapat menu-menu yang dapat diakses untuk menampilkan informasi-informasi seputar Profil SPBU, Monitoring Stok per SPBU, Laporan Ketahanan Stok, Laporan Ketahanan Stok DO, Broadcast SPBU, Grafik dan Ritase Plan.
4
Untuk mengatur Rencana Penyaluran BBM H-1 pilih menu “Ritase Plan” pada Gambar 4
Gambar 4 – Rekap Ketahanan Stok
3. Permintaan Penyaluran melalui SMSPada menu Ritase Plan akan ditampilkan informasi permintaan penyaluran melalui SMS (Gambar 5) berdasarkan produk yang di supply oleh depot. Untuk memilih produk yang lain dapat dilakukan dengan cara memilih produk melalui drop down menu dan dilanjutkan dengan menekan tombol “Cari Data”. Jika ingin melihat histori permintaan penyaluran pada tanggal-tanggal sebelumnya dapat dilakukan dengan menulis tanggal pada field Tanggal dengan format MM/DD/YYYY atau memilih tanggal dengan mengklik icon kalender dan dilanjutkan dengan menekan tombol “Cari Data”.
Pada halaman ini terdapat 3 Sub Menu (pojok kanan atas ) yang terdiri dari:a. Delivery Plan – Untuk mengatur Rencana Penyaluran BBMb. Realisation – Melihat realisasi penyaluran BBM berdasarkan data yang di
download dari SAPc. Rekapitulasi – Melihat rencana penyaluran BBM dan realisasinya
Dan 3 Sub Menu (pojok kiri bawah) yang terdiri dari:a. Mobil Tangki – Untuk mengelola data mobil tangkib. Pemilik Mobil – Untuk mengelola data pemilik mobil tangkic. Jam Ritase – Untuk mengganti (update) data jam ritase
Ritase Plan
5
Gambar 5 – Permintaan Penyaluran Melalui SMS
4. Delivery PlanPada halaman ini (Gambar 6) akan ditampilkan rencana penyaluran BBM dengan data yang telah dioptimalisasi secara otomatis oleh sistem dan data kekuatan mobil tanki di depot (Tabel Kanan Atas). Proses optimalisasi dapat dilakukan dengan menekan tombol F5 (Refresh).
Untuk melihat data produk lainnya dapat dilakukan dengan memilih jenis produk pada drop down menu ”Produk” dan dilanjutkan dengan menekan tombol ”Cari Data”. Sedangkan untuk melihat histori Rencana Penyaluran pada tanggal sebelumnya dapat dilakukan dengan cara mengisi tanggal pada field Tanggal dengan format MM/DD/YYYY atau memilih tanggal dengan mengklik icon kalender dan dilanjutkan dengan menekan tombol “Cari Data”.
Sub Menu 2
Sub Menu 1
Pilih ProdukIsi Tanggal
Nomor SPBUWarna background menandakan Status SPBUKuning = Pasti PasAbu-abu = Reguler
Outline warna merah menandakan jika terjadi pemindahan shift (Gambar 6)
Kuantitas DeliveryNilai kuantitas BBM yang diminta oleh SPBUWarna background menandakan proses pemilihan LO sudah dilakukan atau belum.Biru Muda = Belum memilih LOPutih = Sudah memilih LO
Indikator Ketahanan StokMerah = Kritis, Stok < 0.5 hariKuning = Sedang, Stok < 1 hariHijau = Aman, Stok > 1 hari
Jumlah Loading Order (LO)Data jumlah LO Open
6
Gambar 6 – Delivery Plan
Gambar 7 – Edit Data Rencana Penyaluran
Setelah permintaan penyaluran dioptimalisasi, terdapat beberapa tahap lanjutan yang dilakukan oleh Layanan Jual dengan urutan sebagai berikut:
a. Tahap I – Memilih LO dan/atau Memindahkan Shift, Download LO ManualDalam tahap ini, proses yang dilakukan adalah memilih Loading Order (LO) dan memindahkan shift (jika diperlukan). Langkah yang dilakukan adalah mengklik angka ”kuantitas delivery” (Gambar 6) dan selanjutnya akan tampil halaman Edit Data Rencana Penyaluran (Gambar 7)
Pindah Shift
LO sudah di Flag
Sub Menu 1
Klik disini untuk Edit Shift
Pilih / Batalkan LO
Pindah Shift
No SHIP TO
7
Untuk memilih LO dilakukan dengan cara mencentang checkbox pada table berdasarkan nomor LO yang dipilih. Jika proses memilih LO sudah pernah dilakukan, untuk mengganti dengan nomor LO yang lain adalah dengan cara un-centang pada LO lama dan selanjutnya centang pada LO yang baru. Untuk membatalkan keseluruhan LO yang dipilih dilakukan dengan cara mencentang checkbox ”Batalkan LO”.
Untuk memindahkan shift dilakukan dengan cara memilih shift pada dropdown menu ”Ritase ke” dan HARUS disertakan alasan pemindahan yang dapat diisi pada field ”Alasan Perubahan Ritase”.
Seluruh proses diakhiri dengan mencentang checkbox simpan dan dilanjutkan dengan menekan tombol ”Simpan”.
Jika data LO tidak muncul, dapat dilakukan cara memilih Link ”Download LO Manual” (lihat Sub Menu 1 pada Gambar 6) yang selanjutnya akan menampilkan Form Login (Gambar 8)
Gambar 8 – Form Login Download LO Manual
Isi User Id & Password dengan data yang sama untuk mengakses Website Manajemen Stok SPBU, dan selanjutnya akan tampil halaman Form Download LO Manual (Gambar 9). Isi form tersebut dengan data-data sesuai dengan kebutuhan. Jika akan men-download LO milik SPBU tertentu maka field “Ship To” atau “Sold To” harus diisi.
8
Gambar 9 – Form Download LO Manual
b. Tahap II – Print PlanningSetelah Tahap I dilakukan dan Rencana Penyaluran dianggap sudah matang, tahap berikutnya adalah mencetak draft Rencana Penyaluran yang dapat dilakukan dengan cara memilih jenis Produk yang akan di print dan diakhiri dengan tombol ”Cari Data”. Setelah data tampil, klik pada link ”Print Planning” (lihat Sub Menu 1 pada Gambar 6) yang akan menampilkan draft Rencana Penjadwalan Distribusi BBM/BBK
Gambar 10 – Print Planning
9
Sebelum draft dicetak, ganti variabel –NAMA KOTA– dan –NAMA– dengan cara arahkan cursor pada kata tersebut lalu Blok dan ketik dengan kata yang sesuai. Selanjutnya cetak halaman dengan cara sebagai berikut:- Browser Mozilla Firefox:
Gambar 11 – Page Setup FireFox
Ganti setting halaman seperti pada Gambar 11. Lalu tekan OK. Pilih menu File Print atau tekan tombol Ctrl+P untuk mencetak draft tersebut. Pilih jenis printer & ganti ukuran kertas menjadi kertas A4 lalu tekan tombol ”Print”
- Browser Internet Explorer
Gambar 12 – Page Setup IE
10
Ganti setting halaman seperti pada Gambar 11. Lalu tekan OK. Pilih menu File Print atau tekan tombol Ctrl+P untuk mencetak draft tersebut. Pilih jenis printer lalu tekan tombol ”Print”
c. Tahap III – Broadcast Rencana PenyaluranTahap akhir adalah menginformasikan Rencana Penyaluran kepada SPBU yang dapat dilakukan dengan cara mengirimkan pesan SMS melalui fasilitas ”Broadcast Rencana Penyaluran” (lihat Sub Menu 1 pada Gambar 6.) Draft pesan yang akan dikirim dapat dilihat pada kolom ”Pesan Rencana Penyaluran” (Gambar 13)
Langkah yang dilakukan dalam proses Broadcast adalah dengan mencentang checkbox di sebelah kolom Nomor. Lalu tekan tombol ”Broadcast SMS”. Untuk memudahkan proses centang seluruh data dapat dilakukan dengan cara mengklik link ”Check All”.
Tombol ”Optimalisasi” digunakan jika dalam tabel terdapat data dengan background warna kuning yang menandakan 1 atau beberapa produk belum dioptimalisasi. Langkah yang dilakukan adalah klik tombol ”Optimalisasi” yang akan mengarahkan user ke halaman Delivery Plan (Gambar 6), pilih jenis BBM untuk data yang belum optimal lalu tekan tombol ”Cari Data”.
Gambar 13 – Broadcast Rencana Penyaluran
5. Daftar SPBU yang tidak SMSLangkah untuk menampilkan daftar SPBU yang tidak SMS adalah dengan mengklik menu “Daftar SPBU yang tidak SMS” (lihat Sub Menu 1 Gambar 6). Secara default akan ditampilkan 20 data SPBU yang dapat diganti dengan nilai 20, 40, 50 dan 100 dengan cara memilih nilai pada drop down menu “Tampilkan”.
Dari daftar ini, Layanan Jual dapat mengirimkan informasi menggunakan fasilitas broadcast yaitu dengan cara mengisi pesan SMS pada form di bawah tabel dan selanjutnya tekan tombol “Broadcast” untuk mengirimkan pesan tersebut (Gambar 14).
Catatan:
11
Proses broadcast akan memakan waktu lama bergantung dari isi pesan dan jumlah penerima (SPBU). Untuk itu, harap menunggu sampai proses selesai dan dilarang menutup browser, menekan tombol X (Stop) atau tombol F5 (Refresh).
Gambar 14 – Daftar SPBU yang tidak SMS
6. Master Data Pemilik Mobil TangkiUntuk mengakses halaman ini dapat dilakukan dengan memilih menu “Pemilik Mobil” (Lihat Sub Menu 2 pada Gambar 5). Pada halaman ini (Gambar 15) dilakukan proses pengelolaan data master pemilik mobil yang terdiri dari proses-proses sebagai berikut:a. Tambah Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik menu “Tambah Data Pemilik” yang selanjutnya akan tampil form tambah data pemilik mobil (Gambar 16). Isi field yang terdapat pada form tersebut, lalu tekan tombol “Tambah Data”. (Field bertanda * harus diisi)
b. Edit DataLangkah yang dilakukan adalah mengklik link “E” pada Daftar Pemilik Mobil Tangki (Gambar 15) yang selanjutnya akan tampil form edit data pemilik mobil
12
(Gambar 17). Ganti data pada field-field yang terdapat pada form tersebut, lalu tekan tombil “Update Data”. (Field bertanda * harus diisi)
13
c. Hapus DataLangkah yang dilakukan adalah mengklik link “D” pada Daftar Pemilik Mobil Tangki (Gambar 15) yang selanjutnya akan dilakukan proses Hapus Data.
Gambar 15 – Daftar Pemilik Mobil Tangki
Gambar 16 – Tambah Pemilik Mobil
Gambar 17 – Edit Pemilik Mobil7. Master Data Mobil Tangki
Edit DataTambah Data
Hapus Data
14
Untuk mengakses halaman ini dapat dilakukan dengan memilih menu “Mobil Tangki” (Lihat Sub Menu 2 pada Gambar 5). Pada halaman ini (Gambar 18) dilakukan proses pengelolaan data master mobil tangki yang terdiri dari proses-proses sebagai berikut:a. Tambah Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik menu “Tambah Data Mobil” yang selanjutnya akan tampil form tambah data mobil tangki (Gambar 19). Isi field yang terdapat pada form tersebut, lalu tekan tombol “Tambah Data”. (Field bertanda * harus diisi/dipilih)
b. Edit DataLangkah yang dilakukan adalah mengklik link “E” pada halaman Data Mobil Tangki (Gambar 18) yang selanjutnya akan tampil form edit data mobil tangki (Gambar 20). Ganti data pada field-field yang terdapat pada form tersebut, lalu tekan tombil “Update Data”. (Field bertanda * harus diisi/dipilih)
c. Hapus DataLangkah yang dilakukan adalah mengklik link “D” pada halaman Data Mobil Tangki (Gambar 18) yang selanjutnya akan dilakukan proses Hapus Data.
Master data Mobil Tangki ini akan mempengaruhi proses optimalisasi pada pengelolaan rencana penyaluran (Delivery Plan). Untuk itu, data harus disesuaikan dengan kondisi setiap hari berdasarkan perencanaan mobil tangki yang dikeluarkan oleh Transportir.
Gambar 18 – Data Mobil Tangki
15
Gambar 19 – Tambah Mobil Tangki
Gambar 20 – Edit Mobil Tangki
8. Master Data Jam RitaseUntuk mengakses halaman ini dapat dilakukan dengan memilih menu “Jam Ritase” (Lihat Sub Menu 2 pada Gambar 5). Data Jam Ritase akan tampil pada halaman Ritase Plan, Delivery Plan, Realisation, Rekapitulasi dan Print Planning. Untuk mengganti data jam dapat dilakukan dengan cara mengklik link “E” pada tabel dan selanjutnya ganti data yang tampil pada form lalu tekan tombol “Submit”
Gambar 20 – Jam Ritase
16
C. PENUTUP
Demikian penjelasan mengenai cara pengoperasian Aplikasi Manajemen Stok SPBU untuk level user Layanan Jual. Apabila masih terdapat hambatan mengoperasikan fasilitas-fasilitas yang terdapat pada website, pengguna dapat menghubungi programmer bagian IT Solution (CSS) Pertamina Pusat agar mendapat bantuan sesuai dengan permasalahan yang muncul.
Besar harapan agar Layanan Jual di depot dapat memahami dan menguasai pengoperasian Aplikasi ini agar proses penjadwalan dapat berjalan dengan lancar. Terima Kasih.
17